Quy tắc Ứng xử Nhà cung cấp

QUY TẮC ỨNG XỬ NHÀ CUNG CẤP STORA ENSO THÁNG 5/2014

Giới thiệu Bộ Quy tắc Ứng xử Nhà cung cấp(gọi tắt là CoC) nhằm nêu

rõ các tiêu chuẩn tối thiểu mà Stora Enso yêu cầu các Nhà

cung cấp (xem định nghĩa Nhà cung cấp bên dưới ) phải tuân

thủ khi giao dịch với Stora Enso ngoài việc tuân thủ mọi luật lệ

và quy định áp dụng cho các hoạt động của họ. Các giải thích

và hướng dẫn thực hiện CoC này được cung cấp trong tài liệu

Hướng dẫn Thực hiện cho Nhà cung cấp của Stora Enso.

CoC này là một phần không thể tách rời của mọi hợp đồng

giữa Stora Enso với Nhà cung cấp.

1. Định nghĩa “Nhà cung cấp” là bất kỳ cá nhân hay pháp nhân nào cung cấp

sản phẩm hoặc dịch vụ cho Stora Enso. Bên cạnh những Nhà

cung cấp có quan hệ hợp đồng trực tiếp với Stora Enso, định

nghĩa này còn bao gồm các nhà cung cấp phụ của Nhà cung

cấp.

“Đại diện Stora Enso” bao gồm các nhân viên và đại diện pháp

lý của công ty.

2. Hệ thống quản lý Nhà cung cấp phải có các hệ thống quản lý phù hợp tại chỗ để

đảm bảo tuân thủ CoC này hoặc quy tắc ứng xử tương đương

của chính Nhà cung cấp - tùy quy tắc nào nghiêm ngặt hơn -

cũng như mọi luật lệ và quy định hiện hành và có liên quan

khác. Cách thức hoạt động và chất lượng của hệ thống quản

lý phải tương ứng với quy mô, độ phức tạp và môi trường kinh

doanh rủi ro của Nhà cung cấp. Như vậy tối thiểu thì điều này

có nghĩa là:

2.1 Nhà cung cấp phải chọn phương pháp tiếp cận có hệ

thống cho việc đánh giá, giảm thiểu và quản lý các rủi ro

liên quan đến nhân quyền và quyền lao động, sức khỏe

và an toàn nghề nghiệp, kinh doanh có trách nhiệm và

tác động môi trường (dưới đây gọi tắt là “Vấn đề Quy tắc

Ứng xử”),

2.2 Nhà cung cấp phải chọn các mục tiêu thực hiện khả thi

liên quan đến Vấn đề Quy tắc Ứng xử và xác định các

hành động liên quan để đạt được các mục tiêu này nhằm

bảo đảm liên tục nâng cao hiệu quả,

2.3 áp dụng và truyền đạt kịp thời mọi luật lệ, quy định hiện

hành và các điều khoản hợp đồng giám sát nhiệm vụ của

Nhà cung cấp đồng thời cung cấp đầy đủ chương trình

đào tạo cho các nhân viên và đối tác kinh doanh liên

quan,

2.4 Nhà cung cấp phải có các hệ thống tại chỗ để cho phép

báo cáo quy trình khiếu nại liên quan đến Vấn đề Quy tắc

Ứng xử (ví dụ như hệ thống báo cáo hành vi sai phạm),

2.5 Nhà cung cấp phải giám sát và đảm bảo hợp lý rằng các

Nhà cung cấp chính và phụ của họ tuân thủ CoC này

hoặc Quy tắc Ứng xử tương đương của họ. Nhà cung

cấp phải chịu trách nhiệm đối với việc thực hiện của các

Nhà cung cấp phụ về công việc của họ.

3. Nhân quyền và quyền lao động 3.1 Nhân quyền Nhà cung cấp phải:

3.1.1 tôn trọng nhân quyền và không được thỏa hiệp với các

hành vi vi phạm nhân quyền trong phạm vi ảnh hưởng

của mình,

3.1.2 hoạch định kịp thời các tác động nhân quyền của mình

bất cứ khi nào yêu cầu về những hành động đẩm bảo

nhân quyền được thống nhất,

3.1.3 có cơ chế khắc phục hậu quả phù hợp tại chỗ trong

trường hợp có hành vi vi phạm nhân quyền.

3.2 Quyền cơ bản của nhân viên Nhà cung cấp phải:

3.2.1 không được tuyển dụng bất kỳ nhân viên nào dưới 15

tuổi (14 tuổi ở một số nước phát triển) hoặc tuổi tối

thiểu theo luật pháp quốc gia, tùy độ tuổi nào cao hơn

(phù hợp với Công ước 138 của Tổ chức Lao động

Quốc tế (ILO) về lao động trẻ em),

3.2.2 đảm bảo tuyển dụng nhân viên trẻ trên độ tuổi tối thiểu

nhưng dưới 18 tuổi không gây ảnh hưởng đến việc học

tập, sức khỏe, sự an toàn hoặc tinh thần của họ,

3.2.3 công nhận đầy đủ quyền tổ chức, tham gia công đoàn

và quyền thương lượng tập thể của nhân viên,

3.2.4 không sử dụng mọi hình thức lao động cưỡng bức,

3.2.5 không phân biệt đối xử với bất kỳ nhân viên nào,

3.2.6 đối xử công bằng và tôn trọng với mọi nhân viên.

3.3 Lương bổng và giờ làm việc Nhà cung cấp phải:

3.3.1 trả cho nhân viên ít nhất là mức lương tối thiểu và

lương làm việc ngoài giờ áp dụng được quy định theo

luật pháp quốc gia hoặc theo mọi thỏa thuận tập thể

hiện hành,

3.3.2 áp dụng số giờ làm việc bình thường tuân thủ luật pháp

và các thỏa thuận tập thể hiện hành, và khi không có

luật pháp hoặc các thỏa thuận tập thể đó thì số giờ làm

việc sẽ không vượt quá 48 tiếng/tuần làm việc trên cơ

sở thường xuyên,

3.3.3 cho phép mọi nhân viên có ít nhất một ngày nghỉ trong

bảy ngày làm việc liên tiếp trừ khi được quy định khác

đi bởi luật pháp hiện hành.

4. Sức khỏe và an toàn nghề nghiệp (OHS) Nhà cung cấp phải:

4.1 tuân thủ mọi yêu cầu OHS hợp pháp hiện hành,

4.2 có chính sách OHS riêng bằng văn bản để chứng minh

cam kết của ban quản lý về OHS và phân công trách

nhiệm OHS trong tổ chức của mình,

4.3 đảm bảo kiểm soát hoạt động chẳng hạn như nội quy và

các quy trình hiện đang áp dụng và được truyền đạt đến

toàn thể nhân viên,

4.4 có sẵn quy trình chuẩn bị và ứng phó khẩn cấp,

4.5 nâng cao nhận thức của nhân viên về các vấn đề sức

khỏe và an toàn nhằm tăng cường văn hóa an toàn thông

qua hoạt động giao tiếp cởi mở và đảm bảo toàn thể

nhân viên được đào tạo về OHS phù hợp.

Quy tắc Ứng xử Nhà cung cấp

QUY TẮC ỨNG XỬ NHÀ CUNG CẤP STORA ENSO THÁNG 5/2014

4.6 đánh giá và giám sát việc thực hiện OHS cùng các nguy

cơ OHS với sự trợ giúp từ các hoạt động kiểm tra và

kiểm toán được tiến hành phù hợp tại nơi làm việc,

4.7 báo cáo và điều tra mọi sự cố sức khỏe và an toàn. 5. Tác động môi trường Nhà cung cấp phải:

5.1 tuân thủ mọi yêu cầu về môi trường quy định trong các

luật lệ, quy định và giấy phép môi trường liên quan,

5.2 phân công trách nhiệm về các sự cố môi trường trong tổ

chức của mình,

5.3 đảm bảo nhân viên đã biết cách thực hiện và có kinh

nghiệm phù hợp về các vấn đề môi trường cũng như có

các nguồn lực cho phép họ hoàn thành hiệu quả trách

nhiệm của mình,

5.4 đảm bảo có sẵn các văn bản hướng dẫn liên quan đến

mọi quy trình tiềm ẩn nguy cơ tác động đến môi trường,

chẳng hạn như bảo quản và xử lý các chất nguy hiểm, và

đảm bảo thông tin thích đáng đều được truyền đạt đến

mọi nhân viên liên quan,

5.5 tích cực hành động để phòng tránh sự cố khẩn cấp và

đảm bảo khả năng ứng phó thích hợp với các sự cố đó

bằng cách phân tích, xác định và áp dụng các biện pháp

phòng ngừa và khắc phục phù hợp,

5.6 xử lý có hệ thống các hành vi vi phạm và khiếu nại về

môi trường đồng thời truyền đạt đến toàn thể nhân viên

và các bên liên quan bên ngoài công ty kể cả Stora Enso

nếu bị ảnh hưởng,

5.7 cung cấp cho Stora Enso bảng dữ liệu an toàn hóa chất

(MSDS hoặc SDS) mới nhất - nếu áp dụng - cùng mọi tài

liệu và thông tin liên quan khác theo yêu cầu của Stora

Enso. 6. Kinh doanh có trách nhiệm Nhà cung cấp buộc phải tiến hành hoạt động kinh doanh tuân

thủ tuyệt đối Chính sách Thực tiễn Kinh doanh của Stora Enso

hoặc các quy tắc đạo đức tương đương của chính Nhà cung

cấp, tùy quy tắc nào chặt chẽ hơn. Điều này có nghĩa là, trong

số những hoạt động khác, Nhà cung cấp buộc phải:

6.1 tiến hành hoạt động kinh doanh tuân thủ tuyệt đối các

luật chống độc quyền và cạnh tranh bình đẳng hiện hành,

6.2 tránh các trường hợp xảy ra xung đột quyền lợi giữa

Stora Enso với Nhà cung cấp,

6.3 hành động theo toàn bộ luật chống tham nhũng hiện

hành, cùng với các luật khac, bằng cách từ chối nhận

hoặc đưa hối lộ, thanh toán tiền bôi trơn hay bất cứ thứ

gì có giá trị nhằm mục đích đạt được hoặc duy trì hoạt

động kinh doanh hoặc bất kỳ lợi ích hay lợi thế nào

không chính đáng,

6.4 hành động theo mọi quy tắc và quy định liên quan đến

yêu cầu an toàn và chất lượng của sản phẩm và dịch vụ,

kể cả các quy tắc mà Stora Enso đã quy định,

6.5 ghi lại và công bố rõ ràng và chính xác các chi tiết về

hoạt động kinh doanh, cơ cấu doanh nghiệp, tình hình tài

chính và việc thực hiện tuân theo các luật lệ và quy định

hiện hành.

Khi giao dịch kinh doanh với Stora Enso, điều này có nghĩa là

trong số những quy định khác thì: 6.6 Đại diện Stora Enso phải luôn tự thanh toán chi phí đi lại

và ăn ở khi đến thăm Nhà cung cấp, tham dự hội nghị,

tham quan nhà máy, v.v.,

6.7 Đại diện Stora Enso không được nhận bất kỳ quà tặng,

sự tiếp đãi hay khoản phí nào có thể được xem là không

hợp lý hoặc không thích hợp liên quan đến các giao dịch

kinh doanh tiềm năng. 7. Yêu cầu chung Nhà cung cấp phải:

7.1 báo ngay cho Stora Enso về mọi hành vi không tuân thủ

CoC này. Nhà cung cấp và mọi nhân viên của Nhà cung

cấp có thể bí mật báo cáo lo ngại của họ cho: Head of Internal Audit (Trưởng phòng kiểm toán nội bộ)

Stora Enso AB

P.O. Box 70395

SE-107 24 Stockholm, Sweden.

Truy cập trang web www.storaenso.com để biết thêm chi tiết.

7.2 công bố thông tin và dữ liệu về các vấn đề bao gồm trong

CoC này theo yêu cầu của Stora Enso, trừ khi điều này

mâu thuẫn với các trách nhiệm theo luật định về việc

công bố những thông tin đó.

7.3 cho phép Stora Enso hoặc bất kỳ bên thứ ba nào được

Stora Enso ủy quyền và có thể chấp nhận hợp lý đối với

Nhà cung cấp, tiến hành kiểm toán các hoạt động của

Nhà cung cấp có liên quan đến CoC này dưới sự chứng

kiến của Nhà cung cấp, bao gồm nhưng không giới hạn

ở các cơ sở của Nhà cung cấp và các nội dung liên quan

trích dẫn từ sổ sách và hồ sơ. Theo yêu cầu của Nhà

cung cấp, các bên tham gia vào mọi hoạt động kiểm toán

này phải ký kết thỏa thuận bảo mật liên quan đến các

trường hợp được công bố trong hoạt động kiểm toán. 8. Thực thi 8.1 Nếu Stora Enso nhận thấy Nhà cung cấp không đáp ứng

được các yêu cầu và kỳ vọng trình bày trong CoC này,

Stora Enso sẽ cung cấp hướng dẫn nêu rõ những vấn đề

cần khắc phục hoặc cải thiện. Sau đó, Nhà cung cấp phải

kịp thời thực hiện các hành động khắc phục mà Stora

Enso đã tư vấn. Tuy nhiên, Stora Enso có quyền hủy đơn

đặt hàng quá hạn, tạm dừng các đơn đặt hàng trong

tương lai hoặc chấm dứt hợp đồng với Nhà cung cấp nếu

vi phạm nghiêm trọng CoC này.

8.2 Nếu hợp đồng chính giữa Stora Enso với Nhà cung cấp

mà theo đó CoC này tạo ra một Phụ lục bao gồm các quy

định chấm dứt hợp đồng riêng thì hợp đồng vẫn được hai

bên hiểu rõ rằng việc vi phạm CoC này có thể được xem

là vi phạm nghiêm trọng hợp đồng, do đó Stora Enso có

quyền chấm dứt hợp đồng này.