quy trÌnh mua sẮm thiẾt bỊ trƢỜng hỌc...

BỘ CÔNG THƢƠNG

TRƢỜNG CAO ĐẲNG CÔNG THƢƠNG MIỀN TRUNG

QUY TRÌNH

MUA SẮM THIẾT BỊ TRƢỜNG HỌC

QT-HC-07

Ngƣời soạn thảo Ngƣời xem xét Ngƣời phê duyệt

Họ tên Lê Thanh Tùng Nguyễn Văn Đức Trần Kim Quyên

Chữ ký

(Đã ký)

(Đã ký) (Đã ký)

Chức vụ Chuyên viên Phó Hiệu trƣởng Hiệu trƣởng

QUY TRÌNH

MUA SẮM THIẾT BỊ

TRƢỜNG HỌC

Mã số tài liệu: QT-HC-07

Lần ban hành 04

Ngày hiệu lực: 25/3/2019

Trang: 2/13

1. Người có liên quan phải nghiên cứu và thực hiện đúng các nội dung của quy trình

này.

2. Nội dung trong quy trình này có hiệu lực thi hành như sự chỉ đạo của Hiệu trưởng.

3. Mỗi đơn vị được phát 01 bản (có đóng dấu kiểm soát). Các đơn vị khi có nhu

cầu bổ sung thêm tài liệu, đề nghị liên hệ với thư ký ISO để có bản đóng dấu

kiểm soát. Cán bộ công chức được cung cấp file mềm trên mạng nội bộ để chia

sẻ thông tin khi cần.

THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI

Trang Hạng mục sửa đổi Tóm tắt nội dung hạng mục sửa đổi

QUY TRÌNH


TRƢỜNG HỌC


Lần ban hành 04


Trang: 3/13

1. Mục đích:

Quy trình này quy định trình tự việc mua sắm tài sản, thiết bị trƣờng học phục vụ cho

các hoạt động của Trƣờng Cao đẳng Công Thƣơng miền Trung theo đúng các quy định

hiện hành.

2. Phạm vi áp dụng:

Áp dụng cho việc mua sắm các loại thiết bị phục vụ cho giảng dạy và các hoạt động

của các đơn vị, các đề tài nghiên cứu khoa học, các dự án tại Trƣờng Cao đẳng Công

thƣơng Miền Trung.

3. Tài liệu viện dẫn:

- Luật đấu thầu số 43/2013/QH13 ngày 26/11/2013 của Quốc hội;

- Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 của Chính phủ về hƣớng dẫn thi hành

Luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu;

- Thông tƣ số 58/2016/TT-BTC ngày 29/3/2016 của Bộ Tài chính quy định chi tiết

việc sử dụng vốn nhà nƣớc để mua sắm nhằm duy trì hoạt động thƣờng xuyên của cơ

quan nhà nƣớc, đơn vị thuộc lực lƣợng vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ

chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức

xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp;

- Thông tƣ số 05/2015/TT-BKHĐT, ngày 16/6/2015 quy định chi tiết việc lập hồ sơ

mời thầu mua sắm hàng hóa;

- Thông tƣ LT số 07/2015/TTLT-BKHĐT-BTC ngày 08/8/2015 quy định chi tiết việc

cung cấp, đăng tải thông tin về đấu thầu và lựa chọn nhà thầu qua mạng;

- Thông tƣ số 19/2015/TT-BKHĐT, ngày 27/11/2015 quy định chi tiết việc lập báo

cáo thẩm định trong quá trình tổ chức lựa chọn nhà thầu;

- Tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

4. Từ viết tắt:

BGH Ban Giám hiệu

HT Hiệu trƣởng

Phòng KH-TC Phòng Kế hoạch – Tài chính

Phòng QLĐT Phòng Quản lý Đào tạo

Phòng TCHC Phòng Tổ chức – Hành chính

HĐTV Hội đồng tƣ vấn mua sắm thiết bị

Bộ KH-ĐT Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ

Bộ CT Bộ Công Thƣơng

QUY TRÌNH


TRƢỜNG HỌC


Lần ban hành 04


Trang: 4/13

5. Nội dung quy trình

5.1 . Lƣu đồ mua tài sản qua hình thức đấu thầu

Ngƣời thực hiện Trình tự công việc Mẫu biểu,

tài liệu liên quan

Các đơn vị có nhu cầu

mua thiết bị

BM-HC-07-01

Phòng TC-HC

Các đơn vị có nhu cầu

BM-HC-07-02

Phòng TC-HC

Phòng KH-TC

BM-HC-07-02

BGH

HĐTV

BM-HC-07-03

Phòng TC-HC

HT

Bộ CT

Phòng QT

Nhu cầu mua sắm

Kiểm tra và tổng hợp danh mục yêu

cầu mua sắm

Thẩm định, đề xuất danh

mục mua sắm tài sản, thiết bị

Thông qua danh mục mua sắm

Lập danh mục đề nghị

mua sắm tài sản, thiết bị

Lập tờ trình đề nghị phê duyệt

kế hoạch mua sắm

Lập Tờ trình đề nghị phê duyệt kế

hoạch lựa chọn nhà thầu

Phê duyệt


Phê duyệt tờ trình


QUY TRÌNH


TRƢỜNG HỌC


Lần ban hành 04


Trang: 5/13

HT

Bộ CT

BGH

HĐTV

Tổ chuyên gia

Phòng TC-HC

HT

Bộ CT

HT

BGH

HĐTV

Đơn vị sử dụng

BGH

Phòng TC-HC

Phòng KH-TC

- Theo QT-TC-03

Chuẩn bị, tổ chức lựa chọn nhà thầu theo

kế hoạch lựa chọn nhà thầu đƣợc duyệt

Ký kết và thực hiện hợp đồng

Lập hồ sơ thanh toán

Thẩm định và chấp thuận kết quả

lựa chọn nhà thầu

Phê duyệt tờ trình kế hoạch


Lập tờ trình đề nghị

thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu

Phê duyệt tờ trình kết quả lựa chọn

nhà thầu

Phê duyệt kế hoạch


Phê duyệt kết quả


QUY TRÌNH


TRƢỜNG HỌC


Lần ban hành 04


Trang: 6/13

BGH

Phòng TC-HC

Phòng KH-TC


- BM-HC-07-04

Phòng TC-HC

Phòng KH-TC


5.2. Quy định về mua sắm qua đấu thầu

5.2.1. Nhu cầu mua tài sản, thiết bị

Căn cứ vào tình hình, nhiệm vụ đƣợc giao, nhu cầu về tài sản, thiết bị phục vụ cho

các hoạt động của đơn vị tổng hợp nhu cầu mua tài sản

5.2.2. Lập danh mục đề nghị mua sắm tài sản, thiết bị

Các đơn vị tiến hành lập Giấy đề nghị mua sắm thiết bị (BM-HC-07-01) gửi về

phòng TC-HC theo thời gian qui định hàng năm (Hoặc khi có nhu cầu đột xuất).

- Phòng QT thực hiện tiếp nhận yêu cầu từ các đơn vị gửi đến

5.2.3. Kiểm tra và tổng hợp danh mục yêu cầu mua sắm tài sản, thiết bị

- Phòng QT phối hợp với các đơn vị liên quan tiến hành kiểm tra tình trạng thiết bị

hiện có và nhu cầu của các khoa, tổ bộ môn, phòng, ban, trung tâm ... đề nghị, nếu phù

hợp đƣa vào kế hoạch mua sắm năm của đơn vị. Thời gian thực hiện: 30 ngày

- Tài liệu minh chứng:

Tổng hợp danh mục mua sắm thiết bị (BM-HC-07-02).

5.2.4. Thẩm định, đề xuất danh mục mua sắm tài sản, thiết bị

- Phòng TC-HC phối hợp với Phòng KH-TC thẩm tra và đề xuất danh mục mua

sắm thiết bị trƣớc khi thông qua HĐTV và BGH. Thời gian thực hiện: 30 ngày.


+ Tổng hợp danh mục mua sắm thiết bị. (Đã đƣợc sắp xếp theo thứ tự ƣu tiên)

5.2.5. Xây dựng tờ trình đề nghị phê duyệt kế hoạch mua sắm

Trên cơ sở danh mục thiết bị đã đƣợc thông qua, phòng TC-HC xây dựng tờ trình

kế hoạch mua sắm tài sản. Thời gian thực hiện: 5 ngày.

Bàn giao tài sản

Lƣu hồ sơ

QUY TRÌNH


TRƢỜNG HỌC


Lần ban hành 04


Trang: 7/13

5.2.6. Ký duyệt tờ trình đề nghị phê duyệt kế hoạch mua sắm của Hiệu trưởng

- Phòng QT trình Hiệu trƣởng ký duyệt tờ trình đề nghị phê duyệt kế hoạch mua

sắm tài sản. Thời gian thực hiện: 5 ngày..


+ Biên bản họp HĐTV

+ Tổng hợp danh mục mua sắm tài sản, thiết bị đã đƣợc HĐTV và BGH thông qua.

(BM-HC-07-03)

+ Tờ trình đề nghị phê duyệt kế hoạch mua sắm tài sản.

5.2.7. Phê duyệt chấp thuận tờ trình mua sắm của Bộ CT

Sau khi hiệu trƣởng ký duyệt tờ trình sẽ đƣợc chuyển lên Bộ CT, Bộ CT xem xét

tờ trình của Trƣờng và ra quyết định chấp thuận hay cần bổ sung, điều chỉnh chủ trƣơng

mua sắm tài sản..... Sau khi hoàn thiện hồ sơ Bộ CT ra quyết định phê duyệt chủ trƣơng

mua tài sản. Căn cứ vào quyết định của Bộ CT, Phòng TCHC thực hiện các công việc tiếp

theo.

5.2.8. Xây dựng tờ trình kế hoạch tổ chức đấu thầu

Sau khi có quyết định phê duyệt kế hoạch mua sắm tài sản, thiết bị của Bộ CT,

phòng QT xây dựng tờ trình kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Thời gian thực hiện: 10 ngày

5.2.9. Ký duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu của Hiệu trưởng

Hiệu trƣởng ký tờ trình đề nghị phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu mua sắm

trình Bộ CT. Thời gian thực hiện: 05 ngày.

5.2.10. Phê duyệt Kế hoạch lựa chọn nhà thầu của Bộ CT

Bộ CT phê duyệt Kế hoạch lựa chon nhà thầu mua sắm tài sản, thiết bị. Thời gian

thực hiện: theo quy định của Bộ CT.


+ Quyết định phê duyệt kế hoạch mua sắm thiết bị đào tạo, cải tạo cơ sở hạ tầng

của Bộ CT

+ Hồ sơ thẩm định giá thiết bị

+ Tờ trình đề nghị phê duyệt kế hoạch đấu thầu mua sắm

+ Hồ sơ xin phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu.

Mẫu biểu: Theo quy định hiện hành của Bộ KH-ĐT

QUY TRÌNH


TRƢỜNG HỌC


Lần ban hành 04


Trang: 8/13

5.2.11. Chuẩn bị, tổ chức lựa chọn nhà thầu theo kế hoạch lựa chọn nhà thầu

được duyệt

- Sau khi có Quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chon nhà thầu:

+ Phòng TC-HC lập hồ sơ mời thầu (Hoặc tổ chức thuê đơn vi tƣ vấn lập), Tổ

Thẩm định Hồ sơ mời thầu thẩm định (Hoặc thuê đơn vị tƣ vấn lập), BGH phê duyệt.

Thời gian thực hiện: 30 ngày

+ Mời thầu: Cung cấp, đăng tải thông tin trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia về

kế hoạch lựa chon nhà thầu, thông báo mời thầu.

+ Tổ chức lựa chọn nhà thầu: Phát hành hồ sơ mời thầu, mở và đánh giá hồ sơ dự

thầu theo quy định pháp luật.

+ Mẫu biểu: Theo quy định hiện hành của Bộ KH-ĐT

+ Thời hạn: Theo quy định của Nghị định số 63/2014/NĐ-CP


+ Quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chon nhà thầu.

+ Hồ sơ mời thầu

+ Báo cáo thẩm định hồ sơ mời thầu

+ Quyết định phê duyệt hồ sơ mời thầu

+ Báo đấu thầu đăng Thông báo mời thầu

+ Báo cáo kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu

5.2.12. Ký tờ trình đề nghị thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu của Hiệu trưởng

Căn cứ báo cáo kết quả của hồ sơ lựa chọn nhà thầu, Hiệu trƣởng ký tờ

trình gửi Bộ CT đề nghị thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu. Thời gian thực hiện:

07 ngày

5.2.13. Trình thẩm định, ra quyết định phê duyệt và thông báo kết quả lựa chọn

nhà thầu

- Gửi Hồ sơ đề nghị thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu đến Bộ CT.

- Khi có Thông báo chấp thuận kết quả lựa chọn nhà thầu của Bộ CT, Trƣờng ra

Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, Cung cấp, đăng tải thông tin trên kết quả

lựa chọn nhà thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và thông báo kết quả lựa chọn

nhà thầu đến các nhà thầu tham gia đấu thầu.

- Mẫu biểu: Theo quy định hiện hành của Bộ KH-ĐT

QUY TRÌNH


TRƢỜNG HỌC


Lần ban hành 04


Trang: 9/13

- Thời hạn: Theo quy định của Nghị định số 63/2014/NĐ-CP


+ Tờ trình đề nghị thẩm định, phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.

+ Công văn chấp thuận kết quả lựa chọn nhà thầu.

+ Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.

+ Thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu

5.2.14. Ký kết và thực hiện hợp đồng

- Thông báo mời nhà thầu trúng thầu đến hoàn thiện, ký kết hợp đồng

- Phòng TC-HC phối hợp HĐTV kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện hợp đồng.

Kiểm tra hồ sơ quản lý chất lƣợng, hồ sơ thanh toán trình BGH ký.

- Thời hạn: Theo cam kết các điều khoản của hợp đồng


+ Hợp đồng;

+ Bảo lãnh hợp đồng;

+ Biên bản nghiệm thu kỹ thuật;

+ Biên bản giao nhận hàng;

+ Biên bản phạt vi phạm hợp đồng (nếu có);

+ Biên bản nghiệm thu;

+ Biên bản thanh lý hợp đồng;

+ Hóa đơn thanh toán;

+ Cam kết bảo hành sản phẩm của nhà cung cấp;

+ Giấy xác nhận về nguồn gốc và chất lƣợng hàng hoá.

5.2.15. Lập hồ sơ thanh toán

- Phòng QT tập hợp hồ sơ và chuyển cho Phòng KH-TC thanh toán theo QT-TC-03

và các nội dung điều khoản trong hợp đồng.

5.2.16. Bàn giao, quản lý và theo dõi tài sản, thiết bị

- Bàn giao tài sản, thiết bị cho đơn vị sử dụng

- Phòng QT mở sổ theo dõi tài sản cố định, công cụ lao động.

- Các đơn vị sử dụng: Mở sổ theo dõi, tổ chức quản lý, khai thác hiệu quả.

QUY TRÌNH


TRƢỜNG HỌC


Lần ban hành 04


Trang: 10/13


+ Quyết định bàn giao tài sản

+ Biên bản giao nhận tài sản BM-TCHC-07-04

+ Phiếu giao nhận nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ BM -HC-07-05

+ Sổ theo dõi tài sản BM-HC-08-01

5.2.17. Lưu hồ sơ

- Phòng TC-HC tập hợp và lƣu tất cả các bộ hồ sơ, các quyết định, các biểu mẫu

- Phòng KH-TC lƣu hồ sơ thanh toán.

- Đơn vị sƣ dụng lƣu hồ sơ kỹ thuật

- Hồ sơ chất lƣợng cần đƣợc lƣu trong các cặp (file), trên các cặp phải có dấu hiệu

để nhận biết: Tên hồ sơ, Mã số (nếu có). Các cặp hồ sơ phải có tủ hoặc giá để lƣu trữ, bảo

quản để đảm bảo hồ sơ không bị hƣ hỏng, mất mát, đảm bảo nguyên tắc dễ thấy, dễ lấy

khi cần thiết.

Trong quá trình lƣu hồ sơ nếu bộ phận khác cần tìm hiểu hồ sơ. Thì ngƣời lƣu trữ

hồ sơ khi giao nhận, cho mƣợn phải có trách nhiệm cập nhật các thông tin cần thiết vào

Sổ mƣợn tài liệu/hồ sơ để đảm bảo các hồ sơ đƣợc kiểm soát.

- Thời hạn: Ngay sau khi kết thúc quá trình mua sắm tài sản, thiết bị đƣa vào sử

dụng.

6. Mua sắm không qua đấu thầu

Đƣợc thực hiện trong các trƣờng hợp đặc biệt, đột xuất, mua sắm nhỏ, lẻ không thể

tổ chức đấu thầu.

Khi các khoa, tổ bộ môn, phòng, ban, trung tâm có yêu cầu mua sắm, lập Giấy đề

nghị mua sắm theo biểu mẫu BM-HC-07-06 gửi về phòng TC-HC.

Quá trình này đƣợc tiến hành theo các bƣớc sau:

6.1. Các đơn vị có yêu cầu lập đề nghị mua sắm;

6.2. Phòng TC-HC tiếp nhận yêu cầu, kiểm tra, trình BGH duyệt.

6.3. Mua sắm từ 20 triệu đồng đến dƣới 100 triệu đồng

- Phòng TC-HC lập và gửi thông báo chào hàng cạnh tranh đến các đơn vị cung

cấp và lấy báo giá (tối thiểu là 3 bản báo giá). Lập biên bản mở xét giá và đề xuất nhà

cung cấp đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật nhƣng có giá thấp nhất.

QUY TRÌNH


TRƢỜNG HỌC


Lần ban hành 04


Trang: 11/13

- Khi đƣợc BGH chấp thuận nhà cung cấp, phòng TC-HC tiến hành mua sắm các

bƣớc quy định nhƣ sau:

+ Ban hành quyết định lựa chọn nhà cung cấp

+ Ký kết và thực hiện hợp đồng

+ Phòng TC-HC kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện hợp đồng. Kiểm tra hồ sơ

thanh toán trình BGH ký.

+ Tập hợp Lập hồ sơ thanh toán và chuyển cho Phòng KH-TC thanh toán theo

Theo QT-TC-03 và các nội dung điều khoản trong hợp đồng.

+ Bàn giao tài sản, thiết bị cho đơn vị sử dụng

+ Phòng TC-HC mở sổ theo dõi tài sản cố định, công cụ lao động.

+ Các đơn vị sử dụng: Mở sổ theo dõi, tổ chức quản lý, khai thác hiệu quả.


+ Giấy đề nghị mua sắm tài sản, thiết bị

+ Các báo giá

+ Quyết định chọn nhà cung cấp;

+ Hợp đồng;

+ Biên bản nghiệm thu kỹ thuật và giao nhận hàng

+ Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng.


+ Cam kết bảo hành sản phẩm của nhà cung cấp (nếu có);

+ Biên bản giao nhận tài sản BM-QT-07-04

+ Sổ theo dõi tài sản cố định BM-QT-08-01

+ Phiếu giao nhận nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ BM -QT -07-05

- Lƣu hồ sơ: nhƣ mục 5.2.11

6.4. Mua sắm từ 5 triệu đồng đến dưới 20 triệu đồng

- Phòng TC-HC lập và gửi đến đơn vị cung cấp và lấy báo giá (tối thiểu 01 bản báo

giá). Khi đƣợc BGH chấp thuận nhà cung cấp, phòng TC-HC tiến hành mua sắm các

bƣớc quy định nhƣ sau:

+ Ký kết và thực hiện hợp đồng

QUY TRÌNH


TRƢỜNG HỌC


Lần ban hành 04


Trang: 12/13

+ Phòng TC-HC kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện hợp đồng. Kiểm tra hồ sơ

thanh toán trình BGH ký.

+ Tập hợp lập hồ sơ thanh toán và chuyển cho Phòng KH-TC thanh toán theo

Theo QT-TC-03 và các nội dung điều khoản trong hợp đồng.

+ Bàn giao tài sản, thiết bị cho đơn vị sử dụng

+ Phòng TC-HC mở sổ theo dõi tài sản cố định, công cụ lao động.

+ Các đơn vị sử dụng: Mở sổ theo dõi, tổ chức quản lý, khai thác hiệu quả.


+ Giấy đề nghị mua sắm tài sản, thiết bị;

+ Báo giá nhà cung cấp;

+ Hợp đồng;

+ Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng;


+ Cam kết bảo hành sản phẩm của nhà cung cấp;

+ Biên bản giao nhận tài sản BM-HC-07-04;

+ Sổ theo dõi tài sản cố định BM-HC-08-01;

+ Phiếu giao nhận nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ BM-HC -07-05.

- Lƣu hồ sơ: nhƣ mục 5.2.11

6.5. Mua sắm dưới 5 triệu đồng

- Phòng TCHC liên hệ đơn vị cung cấp và lấy báo giá (tối thiểu 01 báo giá);

- Khi đƣợc BGH chấp thuận nhà cung cấp, phòng TC-HC tiến hành mua sắm, phối

hợp phòng KH-TC bàn giao cho đơn vị sử dụng;

- Tập hợp lập hồ sơ thanh toán và chuyển cho Phòng KH-TC thanh toán theo QT-

TC-03;

- Các đơn vị sử dụng: Mở sổ theo dõi, tổ chức quản lý, khai thác hiệu quả.


+ Giấy đề nghị mua sắm

+ Báo giá nhà cung cấp


QUY TRÌNH


TRƢỜNG HỌC


Lần ban hành 04


Trang: 13/13

+ Phiếu giao nhận nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ BM -QT -01-05

- Lưu hồ sơ: như mục 5.2.11

7. Hồ sơ - Phụ lục:

TT PL Tên hồ sơ/Phụ lục (PL) Mã số Thời

gian lƣu

trữ

Bộ phận lƣu

trữ

1. Hồ sơ mua sắm thiết bị Theo qui

định

Phòng TC-HC

2. Hồ sơ thanh toán về mua sắm

thiết bị

Theo qui

định

Phòng KH-TC

3. Giấy đề nghị mua sắm thiết bị BM-HC-07-01 01 năm Phòng TC-HC

4. Tổng hợp danh mục mua sắm

thiết bị BM-HC-07-02 01 năm Phòng TC-HC

5. Tổng hợp danh mục mua sắm


6. Biên bản giao nhận tài sản cố

định BM-HC-07-04

Theo qui

định

- Phòng TC-HC

- Các đơn vị

7. Phiếu giao nhận nguyên liệu,

vật liệu, công cụ, dụng cụ. BM-HC-07-05 01 năm

- Phòng TC-HC

- Các đơn vị

8. Giấy đề xuất vật tƣ, trang


quy trÌnh mua sẮm thiẾt bỊ trƢỜng hỌc...

Documents