rada u novoj poslovnoj godini - progis · financije i knjigovodstvo financije i knjigovodstvo...

progIS d.o.o. POSLOVNO INFORMATIČKI SUSTAVI www.progis.hr

Sjedište: Bulićeva 3, 10 000 Zagreb, Ured: Vitezićeva 44, 10 000 Zagreb

Registriran kod Trgovačkog suda u Zagrebu, 27.12.1995., MBS: 080340006

Poduzeće za poslovno informatičke sustave

Vitezićeva 44, 10 000 Zagreb, Hrvatska

Tel +3851 3632 905 Fax+3851 3632 995

e-mail:[email protected] www.progis.hr

OIB: 32503182949 MB:03540731

exTra – upute za početak

rada u novoj poslovnoj

godini

Upute za otvaranja nove poslovne godine – exTra- 2




Poštovani korisnici,

u prilogu su upute za početak rada u novoj godini i otvaranje nove poslovne godine u

exTri.

Aplikacija exTra izvedena je tako da zadržava slijed poslovnih godina i u raznim je

segmentima poslovanja taj slijed organiziran na odgovarajući način.

Molimo da se pridržavate navedenih uputa u procesu otvaranja nove poslovne godine

i prijenosu početnih stanja jer su sve procedure navedene kao i redosljed postupaka.

U Zagrebu, 27.12.2012.,

Ivana Čuljak





Komercijalni dio poslovanja ( ulazni i izlazni računi ) uključuje sve prethodne kao i tekuću

godinu i pregled svih poslovnih promjena u kontinuitetu.

Početak nove godine zahtjeva i početak novog brojača dokumenata. Kako je pored broja u

obilježju dokumenta i poslovna godina u kojoj je nastao, prije unosa podataka iz nove

godine morate otvoriti novu poslovnu godinu bez obzira što planirate raditi ( nova

poslovna godina definira koja je trenutna tekuća godina i nema nikakvog utjecaja na

inventure ili otvaranja godina u sustavu SCD, SCK, GK, OS,...).

01.01.2013. ( ili prvi radni dan u novoj godini ) u

Administracija sustava – Parametri sustava – Godina

promjeniti poslovnu godinu u 2013.

Pri tome nitko od korisnika ne smije raditi u exTri.





Svi segmenti poslovanja koji i u novoj godini zahtjevaju da se dokumenti upisuju s datumom

iz prošle godine (npr. ulazni računi, izlazni računi, robni dokumenti,....)

brojeve će dobiti prema datumu i godini iz

dokumenta (iz prošle godine ako je datum

dokumenta iz prošle godine ) ili iz nove

godine ako je datum iz nove godine.

Dokumenti se mogu unositi paralelno i u staroj i u novoj godini!!!





Financije i knjigovodstvo

Financije i knjigovodstvo funkcioniraju na nešto različit način. Kako je potrebno da svaka

poslovna godina u salda conti kupaca i dobavljača i u glavnoj knjizi bude posebna cjelina u

tim segmentima postoji još dodatna podjela na poslovne godine koje su u tim segmentima

zasebne i neovisne. To znači da zasebice salda conti kupaca, salda conti dobavljača i glavna

knjiga prati svoju poslovnu godinu.

Bez obzira na promjenu poslovne godine u sustavu poslovna godina u ovim segmentima

ostaje tekuća ili prošla godina.

Nakon otvaranja Nove godine potrebno je obratiti pažnju da se kod upisa

dokumenata iz prethodne godine obavezno upisuje i stvarni datum iz prethodne

godine jer će se brojevi dodjeliti prema GODINI IZ DOKUMENTA .





Salda conti kupaca Prvenstveno je potrebno naglasiti da se u SCD/SCK/ i GK nova godina NE MORA

OTVARATI odmah.

Nova godina se NE OTVARA prije nego se ZAVRŠI KNJIŽENJE STAVAKA IZVODA IZ

PRETHODNE GODINE!!!!

Prijenos početnih stanja se može napraviti u bilo kojem trenutku kada su gotove

obrade podataka za prethodnu godinu. Pri tome se u novoj godini knjiženja može

nesmetano obrađivati nove podatke.

Nova poslovna godina u svakom od tih dijelova otvara se na sljedeći način:

Salda conti kupaca – Sustav – Izbor godine knjiženja – „Novi“ za upis nove

godine knjiženja. Za svaki od ovih segmenata se otvara posebno godina.





Napomena:

Pri ulasku u svaki od pojedinih modula aplikacija uvijek ulazi u (ZADNJU OTVORENU

GODINU) tekuću godinu. Promjena poslovne godine vrši se na sljedeći način:

Salda conti kupaca/Sustav /Izbor godine knjiženja - izabrati željenu godinu knjiženja

NE OTVARATI NOVU GODINU PRIJE NEGO

ŠTO SE PROKNJIŽE SVI IZVODI IZ

PRETHODNE GODINE – UPLATE/ISPLATE U

BANKAMA





Obračun tečajnih razlika

Prije prijenosa početnih stanja u Novu godinu potrebno je

izvršiti obračun tečajnih razlika za Ino kupce. Prije obračuna potrebno je u tečajnu listu

upisati tečajeve po kojima će se vršiti obračun tečajnih razlika.

Automatski obračun tečajnih razlika se vrši na sljedeći način:

1. Izabere se vrsta tečaja

2. Tečaj se prikazuje u tablici po valutama - prihvaća se ponuđeni tečaj ili upisuje ispravan izravno u tablicu. Sve valute u kojima ima otvorenih stavaka prikazati će se u popisu

– Ispiši F10 – pregled obračunatih razlika – ovo je samo izračun koji se može izvršiti

radi pregleda tečajnih razlika – može se raditi u bilo kojem razdoblju i služi kao

pregled trenutnih tečajnih razlika - ne mora se izvršiti i pokrenuti obračun.

– Pokreni F9 vrši se obračun tečajnih razlika i automatski se IZRAĐUJE OBAVIJEST O

KNJIŽENJU za obračunate tečajne razlike.





Prijenos početnih stanja

Nakon izvršenih knjiženja sve otvorene stavke se kroz pokretanje prijenosa početnih stanja

automatski prenose u novu poslovnu godinu.

Prijenosi početnih stanja vrše se automatskom procedurom nakon IZVRŠENIH

KNJIŽENJA za prethodnu godinu – obavezno je izvršiti sva knjiženja prije prijenosa

početnih stanja:

– zatvaranja uplata - banke,

– rasknjižavanja,

– zatvaranje računa,

– povezivanja računa,

– obavijesti o knjiženju,

– povezivanja odobrenja,

– casse, ...

Prijenos početnih stanja će izvršiti prijenos svih

otvorenih stavaka – SVE STAVKE kojima je SALDO

RAZLIČIT od 0,00 ( u plusu i u minusu ).





Ukoliko se nakon izvršenog prijenosa utvrdi da je potrebno neke stavke zatvoriti

u prethodnoj godini onda se sve promjene i naknadna zatvaranja u prethodnoj

godini knjiženja -

ručno se moraju ažurirati u NOVOJ godini ( obrisati ili

promjeniti )

( ako se zatvori neki račun u prethodnoj godini knjiženja, u novoj godini se mora

obrisati, ako se obriše zatvaranje nekog računa obavezno se mora prenijeti u

novu godinu,... ). Ova procedura se odnosi na slada conti kupaca i salda conti dobavljača.

Primjer 1 – ako je otvoreni račun prenešen u novu godinu, a isto tako i banka i ponovo se

vratite u prethodnu godinu i izvršite zatvaranje računa i banke onda se ta dva podatka

moraju OBRISATI u novoj godini gdje su prenešeni kao otvorene stavke ( jer su obadvije

stavke zatvorene).

Primjer 2 – ako se u prethodnoj godini napravi rasknjižavanje računa koji je otvoren za npr.

0,01 lipu nakon izvršenog prijenosa onda se mora u novoj godini obrisati taj račun jer je

zatvoren u cjelosti u prethodnoj godini knjiženja.

Primjer 3 – ako se u prethodnoj godini obriše zatvaranje računa u banci da bi se zatvorio

neki drugi račun onda se račun koji je zatvoren mora obrisati u novoj godini i pustiti ponovo

procedura prijenosa početnih stanja da se račun koji je ostao otvoren prenese u novu godinu

( prijenos se može puštati više puta – uvijek se prenose SAMO OTVORENE stavke koje

još nisu prenešene – ALI NIKADA SE NE BRIŠU STAVKE KOJE SU VEĆ PRENEŠENE, BEZ

OBZIRA NA TO DA LI SU U MEĐUVREMENU ZATVORENE U STAROJ GODINI!!!!).





Prijenos početnih stanja:

Ukoliko se nakon prijenosa početnih stanja vrše

bilo kakve promjene u STAROJ POSLOVNOJ

GODINI onda se to isto mora napraviti i u novoj

poslovnoj godini ručno!!!!





Salda conti dobavljača

Prvenstveno je potrebno naglasiti da se u SCD nova godina NE MORA OTVARATI

odmah.

Nova godina se otvara KADA SE ZAVRŠI KNJIŽENJE STAVAKA IZVODA IZ

PRETHODNE GODINE!!!!

Prijenos početnih stanja se može napraviti u bilo kojem trenutku kada su gotove

obrade podataka za prethodnu godinu. Pri tome se u novoj godini knjiženja može

nesmetano obrađivati nove podatke.


Salda conti dobavljača /Sustav – Izbor godine knjiženja – „Novi“ za upis nove

godine knjiženja. Za svaki od ovih segmenata se otvara posebno godina.





Napomena:

Pri ulasku u svaki od pojedinih modula aplikacija uvijek ulazi u (ZADNJU OTVORENU

GODINU) tekuću godinu. Promjena poslovne godine vrši se na sljedeći način:

Salda conti dobavljača/Sustav/Izbor godine knjiženja - izabrati željenu godinu knjiženja

NE OTVARATI NOVU GODINU PRIJE NEGO

ŠTO SE PROKNJIŽE SVI IZVODI IZ

PRETHODNE GODINE – ISPLATE U BANKAMA

( POTREBNO JE SAMO OTVORITI BANKE – NE MORA SE IZVRŠITI

ZATVARANJE ) !!!!





Obračun tečajnih razlika

Prije prijenosa početnih stanja u Novu godinu potrebno je

izvršiti obračun tečajnih razlika za Ino dobavljače u SCD. Prije obračuna potrebno je u

tečajnu listu upisati tečajeve po kojima će se vršiti obračun tečajnih razlika.

Automatski obračun tečajnih razlika se vrši na sljedeći način:

1. Izabere se vrsta tečaja

2. Tečaj se prikazuje u tablici po valutama - prihvaća se ponuđeni tečaj ili upisuje ispravan izravno u tablicu. Sve valute u kojima ima otvorenih stavaka prikazati će se u popisu

– Ispiši F10 – pregled obračunatih razlika – ovo je samo izračun koji se može izvršiti

radi pregleda tečajnih razlika – može se raditi u bilo kojem razdoblju i služi kao

pregled trenutnih tečajnih razlika - ne mora se izvršiti i pokrenuti obračun.

– Pokreni F9 vrši se obračun tečajnih razlika i automatski se IZRAĐUJE OBAVIJEST O

KNJIŽENJU za obračunate tečajne razlike.





Prijenos početnih stanja

Nakon izvršenih knjiženja sve otvorene stavke se kroz pokretanje prijenosa početnih stanja

automatski prenose u novu poslovnu godinu.

Prijenosi početnih stanja vrše se automatskom procedurom nakon IZVRŠENIH

KNJIŽENJA za prethodnu godinu – obavezno je izvršiti sva knjiženja prije prijenosa

početnih stanja:

– zatvaranja isplata banke,

– rasknjižavanja,

– zatvaranje računa,

– povezivanja računa,

– obavijesti o knjiženju,

– povezivanja odobrenja,

– casse, ...

Prijenos početnih stanja će izvršiti prijenos svih

otvorenih stavaka – SVE STAVKE kojima je SALDO

RAZLIČIT od 0,00 ( u plusu i u minisu ).





Ukoliko se nakon izvršenog prijenosa rade promjene i naknadna zatvaranja u

prethodnoj godini knjiženja -

ručno se moraju ažurirati u NOVOJ godini

( ako se zatvori neki račun u prethodnoj godini knjiženja, u novoj godini se mora

obrisati, ako se obriše zatvaranje nekog računa obavezno se mora prenjeti u novu

godinu,... ). Ova procedura se odnosi na salda conti kupaca i salda conti dobavljača.

Primjer 1 – ako je otvoreni račun prenešen u novu godinu, a isto tako i banka i ponovo se

vratite u prethodnu godinu i izvršite zatvaranje računa i banke onda se ta dva podatka

moraju OBRISATI u novoj godini gdje su prenešeni kao otvorene stavke ( jer su obadvije

stavke zatvorene).

Primjer 2 – ako se u prethodnoj godini napravi rasknjižavanje računa koji je otvoren za npr.

0,01 lipu nakon izvršenog prijenosa onda se mora u novoj godini obrisati taj račun jer je

zatvoren u cjelosti u prethodnoj godini knjiženja.

Primjer 3 – ako se u prethodnoj godini obriše zatvaranje računa u banci da bi se zatvorio

neki drugi račun onda se račun koji je zatvoren mora obrisati u novoj godini i pustiti ponovo

procedura prijenosa početnih stanja da se račun koji je ostao otvoren prenese u novu godinu

( prijenos se može puštati više puta – uvijek se prenose SAMO OTVORENE stavke koje

još nisu prenešene – ALI NIKADA SE NE BRIŠU STAVKE KOJE SU VEĆ PRENEŠENE, BEZ

OBZIRA NA TO DA LI SU U MEĐUVREMENU ZATVORENE U STAROJ GODINI!!!!).





Prijenos početnih stanja:

Ukoliko se nakon prijenosa početnih stanja vrše

bilo kakve promjene u STAROJ POSLOVNOJ

GODINI onda se to isto mora napraviti i u novoj

poslovnoj godini ručno!!!!





Glavna knjiga

U GK nova godinaknjiženja NE MORA se otvarati odmah. Prijenos početnih stanja

se može napraviti u bilo kojem trenutku kada su gotove obrade podataka za

prethodnu godinu. Pri tome se u novoj godini knjiženja može nesmetano

obrađivati nove podatke.


Glavna knjiga /Sustav – Izbor godine knjiženja – „Novi“ za upis nove godine

knjiženja.

Napomena:

Nakon upisa nove godine knjiženja u sustav, prilikom ulaska u GK uvijek

ulazite u posljednju otvorenu godinu

Promjena poslovne godine vrši se na sljedeći način: Glavna knjiga/Sustav/Izbor godine

knjiženja - izabrati željenu godinu knjiženja





Zaključenje godine

Prilikom završetka knjiženja za prethodnu godinu moguće je izvršiti automatsko zaključenje godine – zatvaranje klase 7 i klase 4. To se radi nakon izvršenih knjiženja. Ukoliko je potrebno nešto promjeniti mora se obrisati temeljnica zaključenja godine i ponovo pustiti izrada zaključenja. Zaključenje godine se radi u Financijsko poslovanje/ Glavna knjiga/ Sustav/ Zaključenje godine

U vrstu temeljnice se izabere temeljnica u koje će se upisati stavke (obično opća temeljnica). Nakon zakljuljučenja godine obavezno se mora prenjeti temeljnica zaključenja iz dnevnika knjiženja u glavnu knjigu i tek onda se radi prijenos početnih stanja!





Početna stanja

Temeljnica početnih stanja se izrađuje nakon zaključenja godine pokretanjem prijenosa početnih stanja u sustavu i kreira se u dnevniku knjiženja u novoj godini knjiženja. Ukoliko se vode subjekti po analitikama potrebno je uključiti opciju prijenosa početnih stanja analitika „S analitikama“.

Temeljnica početnih stanja se može brisati i ponovo zaprimati bez ograničenja.

rada u novoj poslovnoj godini - progis · financije i knjigovodstvo financije i knjigovodstvo...

Documents