radionica o međunarodnim - iu-travnik.com iut o menadzmentu.pdf · projektima menadžment, ......
TRANSCRIPT
Radionica o međunarodnim
projektima
Menadžment, Koncept i Finansiranje
Prof. dr. Azra Jaganjac
Travnik, 2012.
2
Sadržaj
1. Kako locirati finansiranje za potencijalne
projekte
2. Razvoj prijedloga projekta
3. Budžetiranje i format budžeta
4. Implementacija projekta
5. Oblikovanje projektnog tima
6. Izvještavanje
7. Studija slučaja (CARDS EPA 2005-2007)
3
Kako locirati finansiranje za
potencijalne projekte
Tipovi finansiranja
Metode lociranja finansiranja
Izvori finansiranja-primjeri
Odluka za aplikaciju
Primjer 1
4
Tipovi finansiranja
Javno vis-a-vis privatno
Grantovi vis-a-vis krediti
Strano vis-a-vis domaće
Vladino vis-a-vis NGO
5
Metode lociranja finansija
Web stranice donatora
Međunarodne organizacije
Fondacije
Ministarstva
Ambasade
Banke
Oglasi u medijima
Umrežavanje... “molbe za kišu”
6
Primjeri web stranica koje nude tendere
Međunarodne organizacije, banke
World Bank http://www.worldbank.org
European Bank for Reconstruction and Development
http://www.ebrd.com/oppor/procure/opps/index.htm
Organization for Security and Cooperation in Europe
http://www.osce.org/tenders/
Islamic Development Bank http://www.isdb.org/
United Nations Development Program
http://procurement-notices.undp.org/index.cfm
etc. etc.
7
Primjeri web stranica koje nude tendere
Fondacije
Ford Fondacija http://www.fordfound.org/grants
Dr. Scholl Fondacija
http://www.drschollfoundation.com/procedures.htm
Bill i Melinda Gates Fondacija
http://www.gatesfoundation.org/grantseeker/Pages/overview.aspx
Soros Fondacija http://www.soros.org/grants
etc. etc.
8
Primjeri web stranica koje nude tendere
Ambasade, itd.
USAID Bosnia: http://www.usaid.ba/
USAID Zagreb: http://croatia.usaid.gov/
Dutch Embassy in Bosnia:
http://bosniaherzegovina.nlembassy.org/development
Austrian Development Cooperation:
http://www.entwicklung.at/en/funding-and-tenders.html
9
Primjeri web stranica koje nude tendere
Lokalne institucije - Općine napr.
Općina Novi grad Sarajevo www.novigradsarajevo.ba/
link: Javni pozivi
Općina Centar Sarajevo www.centar.ba/
sa istim linkom
Na kojima se mogu naći obrasci za popunjavanje: Prijavni obrasci i Izjave
10
Odluka da se aplicira...
Određeno polje interesa?
Kvalificiran da aplicira i da bude izabran?
Format i kompleksnost?
Raspoloživost dostatnih sposobnosti/talenta?
Primjer...
11
Primjer 1
Naslov: Podrška za jačanje interesa civilnog društva u okolišnim aktivnostima
Tip: CARDS - Community Assistance for Reconstruction, Development and Stabilization
Pomoć društvenoj zajednici za obnovu, razvoj i stabilnost)
Donator/Fond: Europska komisija za pomoć Bosni i Hercegovini u procesu stabilizacije i ujedinjenja (SAP)
12
Primjer 1
Veličina fonda: 770.000 EUR: 20.000 –
100.000
Oblast: Podrška NVO-ima iz BiH
Cilj: Jačanje javnog učešća kroz
“praktične” projekte, obrazovanja i obuke,
praćenje i uticaj politike na lokalnim i
regionalnim nivoima
13
Primjer 1
Prikladni (pravni) kriteriji:
Biti neprofitno legalna stranka
Biti NVO ili visokoškolska institucija
Imati njihovu upravu u BiH
Biti direktno odgovoran za pripremu i
upravljanje aktivnostima, a ne djelovati kao
posrednik
14
Primjer 1
Motivacija projekta: Visoko rangirano pitanje u interesu EU
Za održivi razvoj i zaštitu okoliša u BiH, potrebno je da se: Razviju i ugrade upravljački alati
Poboljša efikasnost postojećeg prava u oblasti zaštite okoliša
Osigura puna implementacija budućih okolišnih zakona izgradnjom kapaciteta u vladi i NVO-ima, te širenje i obrazovanje korisnika i privrednog sektora;
Svijest BiH građana o okolišnoj problematici je površna a njihovo uključivanje vrlo slabo.
15
Primjer 1
Sveukupni ciljevi Jačanje interesa za okolišna pitanja
Unaprijeđenje i promicanje zaštite okoliša i održivog upravljanja prirodnim resursima u BiH
Specifični ciljevi Povećanje i jačanje javne svijesti i aktivnog
sudjelovanja civilnog društva u procesu donošenja odluka i planiranja procesa (Aarhus)
Razvoj profesionalizma NVO sektora
Podrška strateškim projektima koji su važni za budući razvoj i ustroj NVO-a (umrežavanje)
16
Primjer 1
Teme: Upravljanje čvrstim otpadom
Upravljanje vodama i efikasno korištenje vodnih resursa
Zaštita prirode
Atmosferske i klimatske promjene
Energetska efikasnost i obnovljivi izvori energije
Integracija brige o okolišu u ekonomskom sektoru
Ocjena uticaja na okoliš - Održivi razvoj
17
Primjer 1
Kvalifikacijske aktivnosti Trajanje projekta ne smije prelaziti 12 mjeseci
Da su pripremljene saglasno popisu prioriteta za grantove
Novesti grupu tema i cijeli sadržaj treba biti saglasan sa sveukupnim i specifičnim ciljevevima propisanim tenderom
Aktivnosti se moraju odvijati na teritoriji BiH
18
Primjer 1
Neprikladne (neprihvatljive) aktivnosti Individualno sponzorstvo za učešće na radionicama, seminarima,
konferencijama, kongresima;
Individualne stipendije za studije ili kurseve, obuke ili specifične istraživačke projekte, studije i istraživanja;
Projekti ili aktivnosti izvan BiH
Kupovina automobila, zgrada, ureda
Kupovina opreme (osim one koja je potrebna za implementaciju projekta)
Rektroaktivno finansiranje projekata koji se već odvijaju ili su već završeni;
Izgradnja ili obnova objekata
Isplata iz granta bilo kojem trećem licu
19
Ostalo
Voditi računa o rokovima i prednostima vremena za podnošenje projekta, kao i formalnih pitanja;
Odvojiti vrijeme za pripremu aplikacije;
Postaviti sebi lične rokove do kojih aplikacija mora biti kompletirana (tj. dva dana prije tenderskog roka)
Rasporediti odgovonosti pravovremeno(pisanje prijedloga projekta, prevođenje dokumenata u odgovarajući jezik (obično engleski), prikupljanje svih relevantnih dokumenata, itd.)
POČETI ODMAH!!!
20
Razmjena mišljenja i diskusije
tzv. Brainstorming
Pa šta biste vi uradili?
21
Razvoj prijedloga projekta
Projektni ciklus
Grananje problema
Mjere i indikatori
Razvoj logičnog okvira (log-frame)
Opis projekta
Elemenati dobrog prijedloga
Primjer 2 – vidjeti prilog III
22
Projektni ciklus
Programiranje
Finansiranje
Implementacija
Evaluacija
Procjena
Identifikacija
23
Identifikacija i procjene
Identifikacija “stakeholders” ključnih izvršilaca na koje će se odnositi projekat (obično bazirano na ranijim istraživanjima)
Identifikacija glavnih problema sa kojima se suočavaju ciljne grupe (korištenje metode kao što je “brain storming”- razmjena mišljenja)
Priprema “problemskog granjanja” da se prikaže odnos između uzroka i posljedice. Crtanje sheme problema po hijerarhijskom redu.
Razvoj stabla ciljeva “tree of goals”
Razvoj logičnog okvira i sažetka projekta (“Logframe” & “Project Summary”)
24
Metoda grananja problema
“problem tree”
Diskutira se svaki problem i kad se usaglase stavovi upisuje se. Pojedinačni problem izabran sa liste, slijedi ga drugi koji je sličan.
Nakon toga,
Ako je problem za uzroke, postavlja se na niži nivo;
Problem koji predstvlja posljedicu, postavlja se na viši nivo;
Ako ne predstavlja ni uzrok ni posljedicu postavlja se na isti nivo.
Problemsko stablo dalje se razvija dodavanjem problema u istom maniru.
Kad je problemsko stablo završeno, selektiraju se glavni problemi koji predstavljaju projekt. Razni ključni nosioci se trebaju usaglasiti oko glavnih problema sa kojima će se projekt baviti (sukcesivna analiza problema u kasnijoj fazi može identificirati druge probleme, ali oni ne utiču na vrijednost prvobitne analize).
Ustrojeno stablo problema predstavlja skraćenu verziju i usaglašenu predstavu aktuelne negative situaciju.
25
Primjer stabla ciljeva
Opravdanost
Sveukupni cilj (SC)
Glavni problem
Specifični cilj (PC)1 SC 2
PC 2
SC 3
PC 3
Aktivnost 1.1 Aktivnost 1.2 Aktivnost 2.1 Aktivnost 3.1
Rezultati 1.1 Rezultati 1.2 Rezultati 2.1 Rezultati 3.1
26
Elementi prijedloga
Opis projekta
Elementi opisa projekta (projekt = akcija!!)
Očekivani rezultati Uticaj na ciljne grupe
Publikacije i ostali produkti projekta
Uticaj multiplikatora
Kratkoročni i dugoročni uticaj
Budžet
Očekivani rezultati finansiranja
27
Opis pojekta 1. Naslov i lokacija
2. Budžet
3. Sažetak projekta
4. Sveukupni i specifični ciljevi Adekvatna prezentacija ciljeva
5. Opravdanost projekta Relevantnost projekta i odnos sa ciljevima i prioritetima granta
Identifikacija problema
6. Aktivnosti Raspored
7. Metodologija Objasniti izabrane metode implementacije, odnos sa ranijim
projektima, evaluacione metode, uloge partnera, projektni tim
8. Trajanje projekta
28
Indikatori Indikatori koji opisuju projektne ciljeve na operativno
mjerljiv način (kvantitet, kvalitet, ciljne grupe, vrijeme, mjesto).
Definisani indikatori imaju funkciju konotrole implementacije grupe ciljeva i oni predstavljaju osnovu za praćenje implementacije projekta.
Indikatori će biti mjerljivi na konzistentan način i u skladu sa raspoloživim sredstvima.
Dobri indikatori će imati MUDRE karakteristike: Specifični (da pokazuju upravo ono što trebaju prikazati)
Mjerljivi (kvantificirani i statistički određeni)
Raspoloživi – (unutar raspoloženih sredstava)
Relevantni – (relevantni u odnosu grupu ciljeva)
Vremenski vezani
29
Standardni logični okviri rada
Pretpostavka
Pretpostavka
Pretpostavka
Sveukupni cilj
Specifični cilj
Aktivnosti
Rezultati
Preduvjeti
Mjerljivo
Upućuje na
Mjerljivo
Upućuje na
Mjerljivo
30
Primjer logičnog okvira rada
Za projekt:
Poništavanje Odluke od strane Općine
Poljane o zatvaranju Omladinskog centra
31
Primjer logičnog okvira rada 2/1 Logični okvir projekta
Ciljevi projekta Ciljevi Intervencija Rezultati Objektivno
dokazivi
indikatori
Izvori
verifikacije
Pretpostavke
Sveukupni
cilj
Sveukupni cilj
projekta je
doprinijeti stvaranju
uvjeta održivog
razvoja u Bosni i
Hercegovini.
Politički i
zakonskih uslovi
se razvijaju u
korist održivog
razvoja.
Implementacija
slijedi vlasti i prati
se u javnoj
raspravi.
Zakonodavstvo
Podsticaj
Novinski izrezak
Politička odluka o novom
Zakonu o zaštiti prirode
prati druge zakone i
alokacije resursa u
relevantnim
administracijama.
Preporuke i rezultati su
saglasni sa
administracijom.
Osoblje u timu je sarađuje
na vrijeme.
32
Logični okvir projekta primjer 2/2
Logični okvir projekta
Ciljevi projekta
Ciljevi Intervencijska
logika
Rezultati Objektivno
provjerljivi
indikatori
Izvorni indikatori Pretpostavke
Sveukupni
ciljevi
Specifični ciljevi:
Osnažiti ulogu
civilnog društva
u procesu BiH
pridruživanje
Aarhus
konvenciji.
Civilno društvo
je postalo
svjesno
okolišne
problematike.
Objavljeno
najmanje 40
članaka,
Javnost
pokazuje svoju
ulogu u javnim
raspravama.
Najmanje 5 škola
je uključeno u
kurseve/aktivnosti
o okolišu u svom
nastavnom
procesu.
Kopije dokumentacije
na medijskom
djelovanju.
Kopije izvješća o
javnih debatama.
Lista škola koje
su uključene u
kurseve/aktivnosti o
okolišu u njihovim
nastavnim procesima
saglasno projektu.
Kao gore
33
Logični okvir projekta 2/3 Aktivnosti, rezultati,pretpostavke i rizici
Komponente
projekta
Intervencijska
logika
Rezultati Objektivno
provjerljivi indikatori
Izvorni
dokazi
Pretpostavke/rizici
1 Opće Podrška
obrazovanju,
medijima i NVO
platformama
Identificirani i registrirani
ključni učesnici u svakoj
ciljnoj grupi. Prepoznati
korisnici projekta su
upoznati sa detaljima
projekta.
Definisan broj članova Dostavljen
program rada,
članstvo i
fotografije.
Saradnja civilnih ciljnih
grupa.
2 Mediji Podrška medijima Održani treninzi Održani treninzi.
Objavljeni članci.
Informacije postavljene na
medijskoj mreži.
Kao gore
postavljeno na
WEB stranici
Uredništva ne pokazuju
dovoljno interesa.
Nedovoljan odaziv
medija.
3 Obrazovanje Podrška
obrazovnim ciljnim
grupama
Škole uključuju okolišnu
problematiku održavanim
treninzima.
Napisano 4000 izvještaja.
5 škola imaju
uključene
kurseve/aktivnosti.
Program Eko-škola
održao 8 treninga/
kurseva.
Dostavljeni svi
materijali i
izvještaji.
Izvještaj od AWG
Obrazovne ciljne grupe
sarađuju
4 NVO Podrška NVO
platformama
Izvještaj o studiji
slučaja i najboljih
slučajeva u
praksi.
NVO ciljne grupe
sarađuju
34
Primjer budžeta
Troškovi Br.
Traženi iznos
(KM) USAID
CCA
Sopstveni
doprinos Drugi iznosi UKUPNO (KM) Primjedba
1. Radni troškovi - 4.480 KM - - 4.480 KM Detaljno u aneksu
2. Direktni troškovi - 3.400 KM 2.550 KM - 5.950 KM - II -
3. Ostali troškovi - 1.800 KM - - 1.800 KM - II -
4. Putni troškovi - 4.536 KM - - 4.536 KM - II -
5. Štampani materijali - 700 KM - - 700 KM - II -
Ukupni projektni
troškovi 14.916 KM 2.550 KM - 17.466 KM
35
Karakteristike “dobrog projekta” Ciljevi: Projektni ciljevi će biti saglasni sa onim koji
traži grant, a također sa državnim/regionalnim razvojem, upustvima (ustanovljeno strateškim dokumentima, tj. CARDS programom, strategijom zemlje, itd.)
Interne logike: prikazane u logičom okviru. Posebno je važno da se definiraju indikatori za praćenje implementacije projekta-adekvatni i realni. Dodatne karakteristike dobrog projekta su: kvantificirani i izvršni ciljevi koji se mogu realizirati (tj. unutar vremenskog konteksta ili predviđenog budžeta) i mjerljivih rezultata.
Tehnički dobro pripremljen: sadrži svu projektnu dokumentaciju, cost-benefit analize i realan budžet sa jasno prikazanim izvorima finansiranja.
36
Priprema budžeta i njegov
format
Priznati vis-a-vis nepriznati troškovi
Direktni vis-a-vis indirektni troškovi
Primjer formata budžeta
Vidi primjere na 33 i 42 slajdu
37
Priznati troškovi
Samo se “troškovi koji priznaje investitor”
mogu uzeti u obzir. Zato se procjenjuju i
troškovi i plafon za “priznate troškove".
U interesu je aplikanta da obezbijedi
realan i efektivan budžet.
38
Priznati direktni troškovi/1
Da bi bili priznati saglasno pozivu za
prijedloge, troškovi moraju:
biti onephodni za izvođenje aktivnosti,
pripremljeni za ugovor priložen uputama uz
poziv na aplikaciju i
da se slažu sa principima finansijskog
menadžmenta, posebno novčanom i
troškovnom efektivnošću.
39
Priznati direktni troškovi/2
Da bi bili priznati troškovi moraju:
obezbjeđeni od strane korisnika ili njihovih partnera tokom perioda implementacije za akciju,
biti knjigovodstveno ili porezno uvedeni kod korisnika ili njegovih partnera,
da se mogu identificirati i provjeriti i
dokazivi sa originalima odgovarajućih dokumenata.
40
Priznati direktni troškovi/3
Priznati troškovi uključuju:
plate osoblja prihvaćenog za akciju
putni troškovi za osoblje i ostale uključene u
akciji,
troškovi za opremu i usluge,
materijalni troškovi,
troškovi podugovaranja,
troškovi koji prizilaze iz potrebe ugovora
41
Nepriznati direktni troškovi dugovi i provizije za gubitke ili dugove;
kamate;
pozicije koje su već finansirane u nekom drugom okviru;
kupovina zemljišta ili zgrada i vozila, osim ako je neophodno za direktnu implementaciju neke projektne akcije, a u tom slučaju vlasništvo se mora prenijeti na krajnje korisnike na kraju akcije;
gubici na promjeni valute;
porezi, uključujući PDV, osim ako korisnik ne može da izvrši povrat istih.
42
Priznati indirektni troškovi
Gotovina koja ne prelazi određeni iznos direktnih troškova za akciju može da se traži kao indirektni troškovi za pokrivanje administrativnih potreba koje može odobriti korisnik za akciju.
Indirektni troškovi su priznati sve dok ne uključuju troškove označene nekom drugom stavkom u ugovorenom budžetu. Indirektni troškovi se ne priznaju ako korisnik primi drugi operativni grant od istog donatora.
43
Primjer formata budžeta
pogledati englesku verziju
44
Implementacija projekta
Formiranje tima
Evaluacija ToR primjenljivosti na terenu
Planiranje aktivnosti
Ugovor između naručioca i agenta
Umrežavanje partnera
Redefiniranje opisa projekta
Realizacija aktivnosti
Primjer ... Vidi studiju slučaja...
45
Formiranje tima
Sposobnost i iskustvo (CV ili Rezime)
Upošljavanje i poticanje
Tipovi osoblja
Radne navike dobrih lidera
Primjer ... Vidi studiju slučaja...
46
Izvještavanje
Početni izvještaj
Izvještaji o napredovanju
Završni izvještaj
Primjer ... Vidi studiju slučaja...
47
Studija slučaja
(CARDS EPA 2005-2007) RAZLOZI ZA IZVJEŠTAVANJE
EKSTERNA KONTROLA INTERNA KONTROLA
48
Studija slučaja
(CARDS EPA 2005-2007) Predmet kontrole
Utrošak budžeta
Korištenje osoblja
Postupak implementacije
Ostvareni rezultati
Isporuka
Dostignuća ciljeva
Predviđeno - Dostignuto
49
Izvještavanje
Početni izvještaj
Izvještaji o napredovanju
Završni izvještaj
NARATIVNA SEKCIJA
FINANSIJSKA SEKCIJA
ANEKSI-izvještaji sa
sastanaka, fotografija, itd.
50
Izvještavanje
Početni izvještaj
Lista aneksa: Aneks 1: Izvještaji sa sastanaka
Aneks 2: Izvještaji sa pojedinih akcija, fotografije, te
kopije članaka i prezentacija
Aneks 3: Spisak imena i ostalih podataka o članovima
Savjetodavne radne grupe (AWG) , pisma potvrde za
članstvo u AWG i radni zadatci AWG-a
Aneks 4: TORs-Opisi radnih zadataka za članove
menadžment tima (PMT)
Aneks 5: CV-i članova PMT-a
Aneks 6: TOR
51
Izvještavanje Nekoliko mjeseci poslije početka projekta
Početni izvještaj
52
Izvještavanje (početni izvještaj)
Analiza trenutne situacije u odnosu sa onom predviđenom u TOR-u identifikacija potrebe promjene izvornog TOR-a, korištenja osoblja, itd.
Primjedba: Velike promjene nisu dozvoljene!
Jednom kad se prihvati postaje novi TOR
53
Izvještavanje
Izvještavanje o napretku Mjesečni ili kvartalni
Specificirati vrijeme izvještaja
54
Izvještavanje
Početni izvještaj
Kontrola:
Dostignuća
rezultata i
početnom
periodu
implementacije
55
REVIDIRANI PLAN
56
Detaljan plan uposlenosti osoblja Obaveze za dugoročno i kratkoročno lokalno i međunarodno osoblje
57
Detaljan plan uposlenosti osoblja Doprinos eksperata u glavnim aktivnostima
Period
(months)
1-3 1-24 4-7 7-8 8-2 4-24
11-12,13 16,
20-21
4-24
12-24
11
-
24
12-13,2 0
-21
9-10
11-24
15-
16,2
1-22
Total expert days
91
20
02
183 193 123 36 211 359 125 69 81 13
5 138 56
23
4 54
20
02
Long
term
experts 63 13
86
45
2
183 198 78 30 111 315 75 15 62 59 64 25 13
4 37
1
3
86
T
L TL 21 61 198 15 10 46 15 15 15 22 15 44 0 0 7
46
2
L
T
1
LT
NGO-
Expert 21
46
2 61 0 30 10 33 20 20 0 40 44 20 25
13
4 25
46
2
L
T
2
LT-
Media 21
46
2 61 0 33 10 33 280 40 0 0 0 0 0 0 5
46
2
58
Izvještavanje
Završni izvještaj
Konačna kontrola
PREDVIĐENO-POSTIGNUTO
1. Uvod
2. Ciljevi pomoći
3. Aktivnosti, rezultati i indikatori
4. Učinak
5. Rizici
6. Koristi
6.1. Iskorištenost personala
6.2. Nepredviđeni troškovi
7. Ko-ordinacija
8. Izlazna strategija
9. Preporuke za buduće akcije
10. Aneks 1: Logični okvir rada
11. Aneks 2: Korištenje osoblja
12. Aneks 3: Korištenje ostalih sredstava
59
HVALA NA PAŽNJI
? Case study (TOR, Izvještaji itd.) su na
engleskom i mogu se dobiti na uvid