Rainer G. Haselier

Microsoft PowerPoint 2010 Die offizielle Schulungsunterlage

Rainer G. Haselier: Microsoft PowerPoint 2010 – Die offizielle Schulungsunterlage Copyright © 2011 O’Reilly Verlag GmbH & Co. KG Das in diesem Buch enthaltene Programmmaterial ist mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art ver-bunden. Autor, Übersetzer und der Verlag übernehmen folglich keine Verantwortung und werden keine daraus folgende oder sonstige Haftung übernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieses Programmmaterials oder Teilen davon entsteht.

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13 12 11 ISBN 978-3-86645-074-5

© O’Reilly Verlag GmbH & Co. KG Microsoft Press Division c/o Microsoft Deutschland GmbH Konrad-Zuse-Straße 1 85716 Unterschleißheim mspressde@oreilly.de

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Korrektorat: Frauke Wilkens, München Layout und Satz: Haselier IT-Services Rainer G. Haselier, Übach-Palenberg Umschlaggestaltung: Hommer Design GmbH, Haar (www.HommerDesign.com) Gesamtherstellung: Kösel, Krugzell (www.KoeselBuch.de)

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Inhaltsübersicht

Lernziele . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Einleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

1 Präsentationen erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Leere Präsentationen erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Präsentationen aus Beispielvorlagen erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Neue Präsentation auf vorhandener basieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Präsentationen aus Gliederungen erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Präsentationen speichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Präsentationen in Fremdformate umwandeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Präsentationen schließen und öffnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

2 Arbeiten mit Folien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Folien einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Folien wiederverwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Folien organisieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Folienmaster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Orientierung und Größe der Folien ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

3 Arbeiten mit Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Mit Platzhaltern arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Textfelder einfügen und formatieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Textfelder formatieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Mehrspaltige Texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Text markieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Schnellformatvorlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Zeichenformatierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Aufzählungen und nummerierte Listen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 WordArts einfügen und bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Rechtschreibprüfung verwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

4 Visuelle Inhalte einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Allgemeine Hinweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Grafiken einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 ClipArts einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Formen einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Videos einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Sound einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 Fotoalbum erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Screenshots . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

Inhaltsübersicht 4

5 Illustrationen bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Farben einer Grafik bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Bildformatvorlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Bildform . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Bildeffekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 Raster- und Führungslinien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 Objekte überlappen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 Objekte ausrichten und gruppieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

6 SmartArts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 SmartArts erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 Aufzählungen in SmartArts konvertieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 Layout einer SmartArt bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

7 Tabellen und Diagramme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Tabellen einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Tabellenformatvorlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 Markieren in Tabellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 Texte in Tabellen ausrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 Bilder in Tabellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 Diagramme einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 Diagramme bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

8 Folienübergänge und Animationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 Folienübergänge festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 Animationen verwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 Der Aufgabenbereich für Animationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 Diagramme animieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128 Animationspfade verwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

9 Arbeiten im Team . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 Kommentare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 Präsentationen prüfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134 Präsentationen schützen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 Hinweise zur Kennwortwahl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140 Digitale Signaturen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

10 Präsentationen halten und veröffentlichen . . . . . . . . . . . . . . . . 147 Begleitmaterial ausdrucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147 Präsentationen vorbereiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150 Bildschirmpräsentationen steuern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

Hinweise zum Ablauf einer Zertifizierungsprüfung . . . . . . . 157

Stichwortverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

5

Microsoft Office Specialist Lernziele Examen 77-883 Microsoft PowerPoint 2010

Das Zertifizierungssystem Microsoft Office Specialist definiert einen Satz von Lernzielen, die sich wiederum in allgemeinere Fähigkeitsgruppen gliedern. Wenn Sie sich auf die Zertifizierungsprüfung vorbereiten wollen, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie die zugehörigen Lernziele erreicht haben. Sie werden vielleicht bemerken, dass die grundlegenden Techniken der Arbeit mit Microsoft PowerPoint in den Lernzielen nicht berücksichtigt wurden. Dieses Basiswissen wird aber in der Prüfung vorausgesetzt.

Lernziel Fähigkeit Seite

1 Die PowerPoint-Umgebung verwenden

1.1 Ansichten verwenden 12

1.2 Das PowerPoint-Fenster anpassen 28

1.3 Die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen 16

1.4 PowerPoint Datei-Optionen konfigurieren 18, 56, 67

2 Eine Präsentation erstellen

2.1 Fotoalben erstellen und bearbeiten 10, 12, 25, 30, 79

2.2 Foliengröße und Folienausrichtung einstellen 37, 39, 42

2.3 Folien einfügen und löschen 9, 15, 27, 28, 31, 32

2.4 Folien formatieren 10, 27, 33, 34, 36

2.5 Text eingeben und formatieren 51–53, 56–58, 61, 63

2.6 Textfelder einfügen und formatieren 42, 43, 45–48

3 Mit grafischen und multimedialen Inhalten arbeiten

3.1 Grafische Elemente verwenden 68–72, 82, 83, 86, 89, 91, 93, 95, 115

3.2 Bilder verwenden 83, 89

3.3 WordArts und Formen verwenden 64

3.4 SmartArt-Grafiken verwenden 93, 95, 97, 99–106

3.5 Video- und Audio-Inhalte verwenden 74, 77, 78

4 Diagramme und Tabellen verwenden

4.1 Tabellen einfügen und bearbeiten 107, 112, 114, 115

4.2 Diagramme einfügen und bearbeiten 116

4.3 Diagrammelemente verwenden 119, 121

4.4 Diagrammlayout modifizieren 120

4.5 Diagrammelemente modifizieren 119, 120

Examen 77-883, Microsoft PowerPoint 2010 6

5 Folienübergänge und Animationen verwenden

5.1 Eingebaute und benutzerdefinierte Animationen verwenden 123

5.2 Effekt- und Pfadoptionen verwenden 129

5.3 Animationen modifizieren 124, 127, 128

5.4 Folienübergänge verwenden und bearbeiten 121

6 Präsentationen gemeinsam bearbeiten

6.1 Kommentare verwenden 131, 132

6.2 Rechtschreibprüfung verwenden 66, 67

7 Präsentationen für die Verteilung vorbereiten

7.1 Präsentationen speichern 17, 19, 21, 142

7.2 Präsentationen gemeinsam nutzen 20, 134, 147, 148

7.3 Präsentationen drucken 148

7.4 Präsentationen schützen 134, 135, 137, 139, 142

8 Präsentationen verteilen

8.1 Präsentationswerkzeuge verwenden 155, 157

8.2 Präsentationen einrichten 150, 152, 154

8.3 Probelauf und Anzeigedauer der Folien einstellen 151

8.4 Präsentationen aufzeichnen 77

Examen 77-883, Microsoft PowerPoint 2010 7

Einleitung

An immer mehr Arbeitsplätzen ist der professionelle Umgang mit Microsoft Office-Produkten ein absolutes Muss. Diese Schulungsunterlage hilft Ihnen, das Programm PowerPoint 2010 in den Griff zu bekommen, das innerhalb der Office-Familie für den Bereich Präsentation verantwortlich ist.

Zielgruppe Diese Schulungsunterlage ist für Personen gedacht, die das Ziel haben, die Funktionen von Microsoft PowerPoint zu beherrschen. Sie ist in erster Linie als Begleitmaterial für den Unterricht in einer Schulung vorgesehen. Sie er-fahren darin auch, welche Techniken Sie beherrschen müssen, um den Zerti-fizierungstest für Microsoft PowerPoint 2010 erfolgreich abzuschließen und so Ihre individuellen Fähigkeiten durch Ablegen der Prüfung zum Microsoft Office Specialist bestätigen zu lassen. Der Nachweis einer solchen Kompe-tenz ist ein entscheidendes Kriterium für verbesserte Bewerbungs- und Auf-stiegschancen.

Voraussetzungen

Kenntnisse in PowerPoint 2010 werden für die Arbeit mit dieser Unterlage nicht vorausgesetzt. Um aber sinnvoll mit dem hier angebotenen Material arbeiten zu können, sollten die für die Arbeit am Rechner notwendigen Grundkenntnisse bei Ihnen vorhanden sein: Sie sollten die Arbeit mit dem Betriebssystem Microsoft Windows beherrschen. Dazu gehört, dass Ihnen Begriffe und Elemente wie Start-Menü, Computer (Arbeitsplatz), Desktop, Laufwerke, Ordner und Dateien geläufig sind und dass Sie mit den wesent-lichsten Werkzeugen zur Steuerung eines Programms vertraut sind. Sie soll-ten ferner wissen, wie man eine Verbindung zum Internet herstellt. Grund-sätzlich wird vorausgesetzt, dass Sie sich mit der Bedienung von Tastatur und Maus auskennen. Der Eingangstest, den Sie mitsamt den Beispieldateien her-unterladen können, gibt Ihnen zusätzliche Hinweise, welches Wissen diese Unterlage voraussetzt.

Dienlich – aber keine Voraussetzung – wäre es, wenn Sie bereits mit Power-Point oder mit einem anderen neueren Programm von Microsoft – möglichst mit einem der Office-Familie in der Version 2010 – gearbeitet hätten.

Software Um die in den Lektionen dieser Unterlage angesprochenen Übungen prak-tisch nachvollziehen zu können, müssen Microsoft Windows sowie Microsoft PowerPoint 2010 – oder eine Version von Microsoft Office 2010, die dieses Programm enthält – auf Ihrem Arbeitsrechner ordnungsgemäß installiert sein. Ausgegangen wird von der Standardeinrichtung des Programms, wie sie nach einer Neuinstallation vorhanden ist.

Examen 77-883, Microsoft PowerPoint 2010 8

Konventionen Dieser Unterlage liegen einige Konventionen zugrunde, mit denen Sie sich vor dem Durcharbeiten dieses Buches vertraut machen sollten.

Übungen

Die Anleitungen für praktische Übungen, die Sie unbedingt nachvollziehen sollten, werden in nummerierten Schritten angegeben. Sie finden in der Unter-lage aber auch zusätzliche Hinweise, die nicht als Übung gekennzeichnet sind. Diese Themenbereiche können ebenfalls Inhalt des Zertifizierungstests sein.

Tastatureingaben

Ein Pluszeichen zwischen zwei Tasten bedeutet, dass Sie die Tasten gleichzei-tig drücken müssen. Die Angabe (Strg)+(C) bedeutet beispielsweise, dass Sie die (Strg)-Taste gedrückt halten müssen, während Sie die (C)-Taste drücken.

Allgemeine Hinweise

Daten, die Sie eingeben sollen, Dateinamen und Internetadressen sind fett gedruckt. Oberflächenelemente, beispielsweise die Namen von Optionen und Befehlen, sowie andere wichtige Bezeichnungen sind kursiv gedruckt.

Mit diesem Symbol sind Abschnitte gekennzeichnet, in denen Lernziele der Zertifizierungsprüfung zum Microsoft Office Specialist behandelt werden. Eine Übersicht der Lernziele finden Sie auf Seite 5.

Herunterladen des Begleitmaterials Zu dieser Unterlage steht im Internet folgendes Begleitmaterial kostenlos bereit:

■ Eingangs- und Abschlusstest PDF-Datei. Zum Betrachten der Datei benö-tigen Sie das Programm Adobe Reader, das Sie unter www.adobe.de kos-tenlos herunterladen können.

■ Beispieldateien zu vielen Übungen dieser Unterlage

Zum Herunterladen des Begleitmaterials nehmen Sie folgende Schritte vor:

1. Starten Sie Ihren Browser und öffnen Sie die Seite http://www.microsoft-press.de/support.asp.

2. Tragen Sie in das untere der beiden Eingabefelder für die ISBN-Nummer die Ziffern 074 ein und klicken Sie auf Suchen.

3. Klicken Sie im Suchergebnis auf den Link unter Download und speichern Sie die Datei auf Ihrem Computer. Wählen Sie dabei direkt den Ordner, in dem Sie die Übungsdateien installieren möchten.

4. Öffnen Sie die Datei, bei der es sich um ein selbstentpackendes Archiv handelt. Beim Entpacken wird für jede Lektion ein eigener Ordner erstellt, der dann die zugehörigen Übungsdateien enthält.

Zusätzlich finden Sie die Übungsdateien auch unter msp.oreilly.de/support/9783866450745/630.

9

Präsentationen erstellen

Lernziele ■ Leere Präsentationen erstellen

■ Präsentationen aus Designs und Vorlagen erstellen

■ Fotoalbum erstellen

■ Präsentationen aus Word-Gliederungen erstellen

■ Verschiedene Präsentationsansichten verwenden

■ PowerPoint-Oberfläche anpassen

■ Präsentationen speichern

■ Präsentationen schließen und öffnen

In dieser Lektion lernen Sie zunächst die verschiedenen Verfahren kennen, mit denen Sie in PowerPoint 2010 eine neue Präsentation erstellen können. Anschließend erfahren Sie, welche Möglichkeiten es gibt, Präsentationen zu speichern.

Leere Präsentationen erstellen Wenn Sie beim Erstellen einer Präsentation im übertragenen Sinne mit einer leeren Folie beginnen wollen, haben Sie die Wahl zwischen zwei Varianten:

■ Sie erstellen eine Präsentation, die nur eine leere Titelfolie enthält, auf der sich lediglich zwei Platzhalter für den Titel und den Untertitel der neuen Präsentation befinden.

■ Falls Sie keine Zeit in die Gestaltung eines ansprechenden Folienlayouts investieren wollen, können Sie die Präsentation auf Basis eines Designs erstellen. Die Folien Ihrer Präsentation erhalten dann automatisch einen mehr oder weniger aufwendig gestalteten Hintergrund und verwenden dazu passende Schriftformatierungen.

Diese beiden Verfahren lernen Sie nun in den ersten beiden Übungen dieser Lektion kennen.

Übung 1: Leere Präsentation erstellen

Um eine neue, leere Präsentation zu erstellen, gehen Sie so vor:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, um die Backstage-Ansicht zu öff-nen.

1

Lernziel 2.3

Kapitel 1 10

2. Klicken Sie im Menü der Backstage-Ansicht auf Neu. PowerPoint zeigt den Bereich Verfügbare Vorlagen und Designs an.

Die verfügbaren Vorlagen und Designs sind in zwei Gruppen unterteilt:

■ Über die Symbole der oberen Gruppe erreichen Sie die Kategorien, mit denen Sie eine der lokalen Ressourcen als Grundlage für Ihre neue Präsentation verwenden können. Um in diesen Kategorien zu navigie-ren, können Sie die drei Schaltflächen verwenden, die sich auf der Leiste oberhalb der Gruppe befinden (zwei Pfeile und das Haus).

■ In der zweiten Gruppe sind Vorlagen von Office.com aufgeführt; das sind Vorlagen, die Sie kostenlos aus dem Office-Portal von Microsoft herunterladen können.

3. Achten Sie darauf, dass in der Liste der verfügbaren Vorlagen und De-

signs das Symbol Leere Präsentation markiert ist, und klicken Sie im rech-ten Bereich der Backstage-Ansicht auf Erstellen.

PowerPoint legt dann eine neue, leere Präsentation an. Diese ist jedoch nicht wirklich leer, sondern enthält bereits eine einzelne Folie. Sie ist da-für vorgesehen, den Titel und Untertitel Ihrer Präsentation aufzunehmen, und enthält zu diesem Zweck bereits entsprechende Platzhalter.

Wie Sie die neue Präsentation mit Inhalt füllen, erfahren Sie in der nächs-ten Lektion ab Seite 25.

Übung 2: Neue Präsentation aus Designvorlagen erstellen

Wenn Sie mit Ihrer neuen Präsentation nicht ganz „bei null“ anfangen möchten, können Sie auch von Anfang an Farbe ins Spiel bringen: Sie erstel-len die neue Präsentation auf der Basis eines installierten Designs.

Lernziele

2.1 und 2.4

Präsentationen erstellen 11

In diesem Fall stattet PowerPoint die Folien der neuen Präsentation auto-matisch mit einem mehr oder wenig aufwendig gestalteten Hintergrund aus. Außerdem wird durch ein Design, wie eingangs erwähnt, die Verwendung bestimmter Schriften und Farben vorgegeben.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Neu.

2. Klicken Sie in der Liste der verfügbaren Vorlagen und Designs auf das Symbol Designs. Sie sehen nun die Liste der installierten Designs.

3. Wenn Sie die Miniaturansichten der Designs anklicken, erscheint rechts im Fenster eine vergrößerte Vorschau.

4. Um eine neue, leere Präsentation zu erstellen, die das markierte Design verwendet, klicken Sie auf Erstellen.

Die neue Präsentation enthält ebenfalls eine Folie für den Titel bzw. den Untertitel, die bereits mit einem gestalteten Hintergrund ausgestattet ist (den Sie natürlich noch ändern können).

Wie Sie später sehen werden, lässt sich auch das gesamte Design einer Präsentation mit wenigen Mausklicks austauschen. Mit der Entscheidung für ein Design müssen Sie sich also nicht verbindlich festlegen.

5. Werfen Sie einen Blick auf die Statusleiste von PowerPoint: Dort wird der Name des ausgewählten Designs angezeigt.

Die Trennung von Inhalt und Gestaltung ist ein wichtiges Prinzip einer PowerPoint-Präsentation, das Ihnen immer wieder begegnen wird. Nur wenn Sie dieses Prinzip konsequent umsetzen, werden Ihre Präsenta-tionen optimal flexibel und wiederverwertbar!

Hinweis: Inhalt und Gestaltung

Kapitel 1 12

Präsentationen aus Beispielvorlagen erstellen Bei der Installation von PowerPoint werden mehrere Beispielvorlagen instal-liert, die Sie als Ausgangspunkt für neue Präsentationen verwenden können. Diese Vorlagen haben den Vorteil, dass sie bereits mehrere Folien mit vorge-fertigten Texten enthalten und Ihnen so eine Menge Arbeit ersparen können.

Zusätzlich stehen auf der Website Office.com weitere Vorlagen zum kosten-losen Download bereit. Sehen Sie also in jedem Fall auch dort nach, ob Sie eine geeignete Vorlage finden.

Übung 3: Beispielvorlagen verwenden

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Neu.

2. Wählen Sie im Bereich Verfügbare Vorlagen und Designs die Rubrik Bei-spielvorlagen.

3. Klicken Sie im mittleren Bereich eine der Miniaturgrafiken an, um im rechten Bereich eine Vorschau zu sehen.

4. Doppelklicken Sie dann auf das Symbol der Vorlage, die Sie verwenden wollen. Wählen Sie für diese Übung die Vorlage Rhea-Fotoalbum. Die neue Präsentation wird erstellt.

Die Beispielvorlage Rhea-Album enthält bereits einige Folien, auf denen Sie mehr über die Features zur Formatierung von Bildern, Fotos und Gra-fiken lernen können.

5. Führen Sie im Gliederungsbereich auf der linken Seite des PowerPoint-Fensters einen Bildlauf durch, um die vorhandenen Folien zu sehen. Kli-cken Sie auf eine Folie im Gliederungsbereich, damit sie im Folienbereich (rechts im PowerPoint-Fenster) angezeigt wird. Im Folienbereich bearbei-ten Sie Ihre Folien.

Lernziele

1.1 und 2.1

Präsentationen erstellen 13

6. Verwenden Sie die Zoomsteuerung am rechten Rand der Statusleiste, um den Zoomfaktor für die angezeigte Folie einzustellen:

■ Ziehen Sie den Schieberegler, um den Zoomfaktor stufenlos zwischen 10% und 400% einzustellen.

■ Klicken Sie auf die runden Schaltflächen links und rechts neben dem Schieberegler, um den Zoomfaktor in Schritten von 10% zu ändern.

■ Klicken Sie auf die Schaltfläche Größe anpassen, damit PowerPoint den Zoomfaktor so einstellt, dass die aktuelle Folie vollständig sicht-bar ist.

Die Ansichten für eine Präsentation verwenden

PowerPoint 2010 kann eine Präsentation in verschiedenen Ansichten anzei-gen, die jeweils für bestimmte Arbeitsschritte vorgesehen sind. Am schnells-ten schalten Sie zwischen den verschiedenen Ansichten hin und her, indem Sie die kleinen Schaltflächen in der Statusleiste verwenden, die sich links ne-ben der Zoomsteuerung befinden. Sollten diese Schaltflächen nicht sichtbar sein, können Sie sie über das Kontextmenü der Statusleiste mit dem (missver-ständlich bezeichneten) Befehl Tastenkombinationen anzeigen einblenden.

Lernziel 1.1

Durch Verschie-

ben der Begren-

zungslinien

können Sie die

Größe der Berei-

che ändern

Die Schaltfläche

Größe anpassen

Kapitel 1 14

Alternativ können Sie auf der Registerkarte Ansicht die Schaltflächen der Gruppe Präsentationsansichten verwenden.

■ Normalansicht Die Normalansicht ist die Standardansicht, in der Sie die Folien Ihrer Präsentation bearbeiten. In dieser Ansicht sieht der Bild-schirm so aus, wie es das Bild auf der vorigen Seite zeigt.

■ Foliensortierungsansicht In der Foliensortierungsansicht werden die Fo-lien der Präsentation als kleine Vorschaubilder angezeigt. Auf diese Weise können Sie sich schnell einen Überblick über die Präsentation verschaffen und einzelne Folien bequem mit der Maus umstellen. Sie können Folien aus der Präsentation löschen, indem Sie sie mit der rechten Maustaste an-klicken und im Kontextmenü den Befehl Folie löschen wählen. Außerdem können Sie sich in dieser Ansicht auch die Animationen anzeigen lassen, die Sie für die einzelnen Folienübergänge definiert haben.

■ Notizenseitenansicht Wenn Sie für eine Folie Anmerkungen in das No-tizenfeld eingegeben haben, können Sie diese gemeinsam auf einer Seite ausdrucken. Wie diese Seite im Ausdruck aussehen wird, zeigt Power-Point 2010 in der Notizenansicht auf dem Bildschirm an. Diese Ansicht ist jedoch keine reine Vorschaufunktion, sondern erlaubt auch eine Bear-beitung der Notizen.

■ Bildschirmpräsentationsansicht Die Bildschirmpräsentation ist der Mo-dus, in dem eine Präsentation direkt am Computer vorgeführt wird, also z.B. mit einem Beamer auf eine Leinwand projiziert wird. In dieser An-sicht nehmen die Folien den gesamten Bildschirm ein.

Präsentationen erstellen 15

Neue Präsentation auf vorhandener basieren In der Praxis kommt es gelegentlich vor, dass Sie eine Präsentation erstellen möchten, die sich nur in einigen Details von einer bereits vorhandenen un-terscheiden wird. Der einfachste Weg, um diese Aufgabe zu lösen, besteht darin, die bereits vorhandene Präsentation als Grundlage zu verwenden.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Neu.

2. Klicken Sie im Bereich Verfügbare Vorlagen und Designs auf das Symbol Neu aus vorhandenem. Das Dialogfeld Neu aus vorhandener Präsentati-on wird angezeigt.

3. Wechseln Sie zu dem Ordner, in dem sich die Präsentation befindet, die Sie als Basis für Ihre neue Präsentation verwenden wollen.

4. Markieren Sie das Symbol der gewünschten Präsentation und klicken Sie auf Öffnen.

Präsentationen aus Gliederungen erstellen Mit PowerPoint können Sie auch ein Textdokument als Grundlage für Ihre Präsentationen verwenden. Diese Möglichkeit bietet sich z.B. an, wenn Sie den Inhalt einer technischen Dokumentation als PowerPoint-Präsentation aufbereiten wollen. Die besten Ergebnisse erhalten Sie, wenn Sie mit einem Word-Dokument arbeiten, das die Formatvorlagen Überschrift 1, Überschrift 2 usw. verwendet. PowerPoint erstellt in diesem Fall für jede Überschrift der obersten Ebene eine eigene Folie und übernimmt den Text der untergeordne-ten Überschriften als Folientext. Der restliche Text des Dokuments wird von PowerPoint nicht berücksichtigt.

Übung 4: Präsentation aus Word-Gliederung erstellen

Für diese Übung haben wir ein kleines Beispieldokument vorbereitet, aus dem Sie eine Präsentation erstellen können. (Hinweise, wie Sie die Beispiel-dateien herunterladen und benutzen, finden Sie auf Seite 8.)

Lernziel 2.3

Lernziel 2.3

Die für die

Überschriften

verwendeten

Formatvorlagen

sind mit den

Abkürzungen

Ü1, Ü2 und Ü3

gekennzeichnet

Kapitel 1 16

Aus diesem Word-Dokument können Sie nun mit folgenden Schritten eine PowerPoint-Präsentation erzeugen:

1. Erstellen Sie eine neue, leere Präsentation, wie in Übung 1 beschrieben.

2. Wechseln Sie zur Registerkarte Start.

3. Klicken Sie in der Gruppe Folien die untere Hälfte der Schaltfläche Neue Folie an und wählen Sie in deren Menü den Befehl Folien aus Gliederung.

4. Navigieren Sie im Dialogfeld Gliederung einfügen zu dem Ordner, der das Dokument mit der Gliederung enthält, und öffnen Sie das Dokument. PowerPoint analysiert den Inhalt der Datei und fügt die entsprechenden Folien in die Präsentation ein.

Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen In den bisherigen Übungen haben Sie bereits gemerkt, dass Sie häufig zwi-schen den Registerkarten wechseln müssen, um eine benötigte Schaltfläche und deren Befehl auszuwählen. Um die Wege zu verkürzen, die Sie mit der Maus auf dem Bildschirm zurücklegen, können Sie oft benötigte Schaltflä-chen in die Symbolleiste für den Schnellzugriff aufnehmen.

Übung 5: Schaltfläche in die Symbolleiste einfügen

Mit den folgenden Schritten nehmen Sie eine Schaltfläche in die Symbolleis-te für den Schnellzugriff auf:

1. Klicken Sie die gewünschte Schaltfläche mit der rechten Maustaste an.

2. Klicken Sie im Kontextmenü auf Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. (Dieses Kontextmenü steht Ihnen bei den Befehlen der Back-stage-Ansicht, die sich nach dem Anklicken der Registerkarte Datei öff-net, nicht zur Verfügung.)

Lernziel 1.3

Diese Folien

wurden aus

der Gliederung

erzeugt