rapor yazma teknikleri - wordpress.com...(kapak) celal bayar Üniversitesi - ssd 206 rapor...
TRANSCRIPT
Rapor Yazma Teknikleri
Yrd. Doç. Dr. Deniz KILINÇ
Celal Bayar Üniversitesi
1Celal Bayar Üniversitesi
BÖLÜM - 3
Rapor Yazma Tekniklerine Giriş
2
Bu bölümde;
Rapor Nedir?
Niçin Rapor Yazarız?
Rapor Yazma Aşamaları
Rapor Yazarken Nelere Dikkat Etmeliyiz?
Rapor Bölümleri
Raporun Kontrol Edilmesi
Gibi konular incelenecektir.
Celal Bayar Üniversitesi
3
Giriş
• Ülkemizde genel olarak okumayı sevmiyoruz.
– Kitap okumuyoruz
– Yönetmelik okumuyoruz
– E-posta okumuyoruz
– Doküman okumuyoruz
• ve dolayısıyla
– Rapor da okumuyoruz
Okunmayan raporu neden yazalım ?
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
4
Rapor Nedir?
• Herhangi bir konu ya da sorun
üzerine yapılan inceleme ile ilgili
durumu ve sonucu belirtmek üzere
yazılan yazılara rapor denir.
• İncelenmek istenen bir sorun; doğru, kesin,
güvenilir bilgi gerektiren bir iş hakkında, onu
araştırmakla görevlendirilen kişinin yaptığı
“araştırma, inceleme” sonucunu belli
kurallara göre yazdığı yazı, rapor türüne girer.
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
5
Rapor Nedir?
• Raporlar; doktor raporu, mühendis raporu,
hava raporu, bilirkişi raporu, deney raporu,
hakem raporu gibi çeşitli olabilir.
• Yazılım mühendisliğinde ise– ön analiz,
– proje,
– analiz,
– tasarım,
– tez,
– bildiri
gibi raporlar yazmamız gerekecektir.Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
6
Niçin Rapor Yazarız?
• Yönetimde karar vermek
• Danışmanlardan ve uzmanlardan bilgi ve
görüş almak
• Alt kurum ve birimlerin çalışma ve
etkinliklerini izlemek ve kontrol etmek
• Gerçekleştirilen uygulamaları ölçmek ve
değerlendirmek
• Çalışanları değerlendirmek ve gerektiğinde
hesap sormak
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
7
Niçin Rapor Yazarız?
• Ayrıca;
• bilgi vermek, herhangi bir konuda çözümü
kolaylaştıracak öneriler sunmak ve bir çözüm
üretmek için yazılabilir
“Bu nedenle işimizin her kademesinde rapor
yazmak önemli bir etkinliktir.”
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
8
Rapor Yazma Aşamaları
• Temel olarak 5 aşamadan oluşmaktadır:
1. Konuyu Belirlemek
2. Hedef Okuyucuyu Belirlemek
3. Bilgiyi Araştırmak
4. Ana ve Alt Başlıkları Sıralamak
5. Raporu Yazmak
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
9
Rapor Yazma Aşamaları
1. Konuyu Belirlemek
Konu size mutlaka verilir. Bir sabah uyanıp da şu konu
hakkında bir rapor yazayım demezsiniz
2. Okuyucuyu Belirlemek
Okuyucunun belirlenmesi önemlidir. Yazdığımız metin
teknik metin ise ve okuyucunun konuyu anlaması için
yeterli teknik bilgisi yoksa raporumuz teknik ibarelerden
uzak ve sade olmalıdır.
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
10
Rapor Yazma Aşamaları
3. Bilgiyi Araştırmak
Rapor hazırlamadan önce sorunlar derinlemesine
incelenmeli, konu ile ilgili tüm kaynaklardan yararlanılmalı
ve konu mantıklı bir şekilde sıralanmalıdır.
Raporu yazmadan önce konuyu iyice kavramamız ve
konuda uzmanlaşmamız? gereklidir, çünkü kişi konuyu
derinlemesine kavrayamamışsa, o konuda sonuca
ulaşabilmek için mantıklı düşünemez.
Kaynaklardan elde edilen malzemeyi etkili, çarpıcı,
inandırıcı ve doyurucu nitelikte hazırlamalıyız.
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
11
Rapor Yazma Aşamaları
4. Fikirleri ayıklamak, gruplandırmak,
düzenlemek, raporun içeriğini oluşturacak
ana ve alt başlıkları sıralamak
Raporların hazırlanmasında, görev yapılan kurum içinde,
rapor hazırlanan konu ile ilgili bir format (biçim kuralları)
var ise, bunlar önceden belirlenmelidir. Toplanan bilgiler
sırasına, sınıfına göre gruplandırılmalı ve kaynaklardan
alıntılanan metnin sayfa numarası, kaynak adresi gerekliyse
satır sayıları not edilmelidir.
5. Raporu YazmakNasıl?
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
12
Rapor Yazarken Nelere Dikkat Etmeliyiz?
1. Raporda kısa, net ve anlaşılır cümleler
kurulmalıdır.
2. Raporları belli bir plân dâhilinde hazırlamak
ve varılan yargıyı açıkça belirtmek önemlidir.
3. Akıcı bir dil kullanmak, raporun tamamını
okumaya niyetli kişinin işini kolaylaştıracağı
gibi raporun amacına ulaşmasını da
sağlayacaktır.
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
13
Rapor Yazarken Nelere Dikkat Etmeliyiz?
4. Bilimsel çalışmaları değerlendirirken
raporları bilimsel ölçüler içinde hazırlamak,
raporlarda ileri sürülen olumlu ya da olumsuz
görüşleri kesin deliller ile somut bir biçimde
açıklamak gerekir.
5. Eğer rapor, teknik bir konuda değilse,
yabancı kelimelerden ve teknik tanımlardan
kaçınılmalıdır.
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
14
Rapor Yazarken Nelere Dikkat Etmeliyiz?
6. Gereksiz ayrıntılara girmeden özlü bir
biçimde sınırlandırmak raporumuzun
amacına ulaşmasına dayanak sağlar. Yanlış
anlaşılmaya meydan vermemek için açık ve
net bir ifade kullanmak ve objektif olmak
rapor yazarken önemli bir etkendir, mümkün
olduğunca yorumdan uzak durulmalı ve
kesin ifadelere yer verilmelidir. Teorik ve
pratik bilgi delillerle desteklenmelidir.
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
15
Rapor Yazarken Nelere Dikkat Etmeliyiz?
7. Raporu sunacağımız kişinin
– kültür,
– teknik bilgi,
– ihtisas ve
– tecrübelerine hitap edecek
seviyede düzenlenmesi de amaçlarımıza
ulaşabilmek açısından önem arz eder.
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
16
Rapor Neden İşe Yaramaz?
• Hazırlanan raporların başarıya ulaşmasını
engelleyen faktörlere dikkat edilmelidir.
• Raporun konusu zayıfsa, yalnızca geçmişe
dair veri içeriyor ve çözüm önerileri açısından
yetersiz kalıyorsa, anlam bütünlüğü
kurulamadıysa veya ilgili kişiyi
yönlendirmekten uzaksa başarılı bir rapordan
söz edemeyiz.
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
17
Rapor Neden İşe Yaramaz?
• Aşağıdaki raporda hata nedir?
Tamamlamış olduğumuz ve ilginç sonuçlar elde
etmemize yardımcı olan Çalışan Memnuniyeti Anketine
göre çalışanların iş yerindeki motivasyonunu artırmak
için alınacak önlemleri tespit etmeden önce anket
sonuçları ile ilgili bulguların yönetime aktarılarak, çıkan
sonuçların onlar üzerinde ne gibi etkiler yapacağının da
dikkate alınması faydalı olacaktır. Bu nedenle yapılan
anketle ilgili sonuçlar, konu hakkındaki
değerlendirmelerimiz ve görüşlerimiz aşağıda
bilgilerinize sunulmaktadır.
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
18
Rapor Neden İşe Yaramaz?
• Raporun anlaşılabilirliğini artırmak için;
1. Kısa cümleler kullanın, bir fikir için bir
cümle.
2. Basit, bilinen kelimeleri kullanın.
3. Sade bir dil ile yazın.
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
19
Rapor Neden İşe Yaramaz?
ÇÖZÜM
– Çalışan Memnuniyeti Anketi sonuçları
motivasyonun düşük olduğunu göstermiştir.
– Motivasyonu artırmak için almamız gereken
önlemleri belirlemeden önce üst yönetimin
görüşünü almamız faydalı olacaktır.
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
20
Raporun İçeriği
• Raporun içeriğini oluşturmak için;
– Kapsanacak hususların listesini çıkar.
– Başlık ve alt başlıkları planla.
• Her başlığın altında bir-iki husus yer almalı.
– Kullanılacak temel verilerin bir listesini
oluştur.
• Tablo, grafik vb.
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
21
Kapsanacak Hususlar
• Ana Mesaj
– Anket sonuçlarına göre çalışanların
motivasyonları düşük ve bu nedenle bir şeyler
yapması gerekiyor. Bu durumu yönetimle
paylaşmalıyız.
• Yola Çıkış Nedeni
– İnsan kaynaklarını geliştirmek amacıyla
çalışanların motivasyon ve iş tatminleri
konusundaki iyileştirmeye açık alanları tespit
edebilmek.
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
22
Kapsanacak Hususlar
• Ne yapıldı?
– Çalışan memnuniyeti anketi
• Ne bulundu?
– Genel memnuniyet oranın üstünde olmakla
birlikte, geliştirilmesi gereken birtakım
hususlar var.
• İş ortamından memnuniyet düşük.
• Sosyal faaliyetler ve çalışma saatleri çalışanların
motivasyonunu etkiliyor.
• Şirket yönetimi konusunda…
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
23
Raporun Bölümleri
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
24
Raporun Bölümleri (Kapak)
• Kapak
– Raporun hazırlandığı kurumun adı
– Raporun adı
– Raporu hazırlayan kişinin adı
– Varsa raporu denetleyen kişi veya
grubun/kurumun adı
– Yazıldığı yer ve yıl bulunmalıdır
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
25
Raporun Bölümleri (Kapak)
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
26
Raporun Bölümleri (Özet)
• Özet
– Raporun geneli hakkında bilgi veren, birkaç
paragraflık yazılardır.
– Okuyan kişiyi raporun içeriği
hakkında kısaca bilgilendirir.
– Gerekli durumlarda özetin
yabancı dil versiyonu da bulunabilir.
– Özet, dolaylı olarak da bir sunuş yazısı
niteliğinde olduğu için net ve anlaşılır
yazılması çok önemlidir.
–Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
27
Raporun Bölümleri (Anahtar Kelimeler)
• Anahtar Kelimeler
– Raporların içeriklerini daha ayrıntılı olarak
taramak isteyen araştırmacıların, ilgili konulara
ulaşmasını sağlayan,
– Raporun içeriğiyle ilgili bilgi veren esas
kavramları temsil eden “anahtar kelimeler”
özetten hemen sonra yer almalıdır.
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
28
Raporun Bölümleri (Önsöz)
• Önsöz
– Önsöz, yazılması zorunlu bir bölüm değilse de,
okuyucularla bir bağ kurmak, çalışma
esnasında emeği geçenlere teşekkür etmek
– Raporun yazılma amacıyla veya eksik kalmış
noktalarla ilgili bilgi vermek için uygun bir
bölümdür.
– Kısa ve öz yazılmasında fayda vardır.
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
29
Raporun Bölümleri (İçindekiler)
• İçindekiler
– Rapor içerik olarak büyük ve geniş ise yer alır.
– Raporun içerini ve ilgili konu başlıklarını sayfa
numaralarıyla belirten bölümdür.
– Raporun kullanma kılavuzu gibidir.
– İçindekiler bölümünde konular ana ve ara başlıklarıyla
birlikte detaylı olarak yazılır.
– İçindekiler listesinin yazının (raporun) sonuna değil,
göze çarpması ve kolaylık sağlanması nedeniyle
yazının başına konması tercih edilmelidir.
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
30
Raporun Bölümleri (Kısaltmalar ve Simgeler)
• Kısaltmalar ve Simgeler
– Raporu yazan kişi eğer herkesin bildiği
kısaltmalar veya simgeler dışında öğeler
kullandıysa, bunu okuyucunun bilgisine bu
kısımda sunar.
– Yine de, raporun iç sayfalarında bu kısaltmalar,
ilk defa kullanıldıklarında açık hâlleriyle
belirtilirler.
– Daha sonraki kullanımlarda açıklamayı
yinelemeye gerek yoktur.
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
31
Raporun Bölümleri (Giriş)
• Giriş
– Giriş kısa bir sunuş ve tanıtma yazısı
olabileceği gibi uzunca bir açıklama biçiminde
de olabilir.
– Birkaç sayfadan fazla olan yazılara (raporlara)
bir "Giriş" kısmı konması uygun, hatta
gereklidir.
– Giriş, raporun içeriğinin bulunduğu bölümdür.
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
32
Raporun Bölümleri (Giriş devam…)
• 1. Giriş
• 2. Bölüm/konu ismi
– 2.1. Alt başlık
– 2.2. Alt başlık
– 2.3. Alt başlık
– 2.4. Alt başlık
– 2.5. Alt başlık
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
33
Raporun Bölümleri (Giriş devam…)
• Bölümlendirmede rakam ve/veya harf
kullanılabilir.
• Sonuç bölümünde ise yapılan incelemeler
sonucunda elde edilen bulgular sunulur.
• Çözüm önerileri, geliştirilen yöntem, varılan
nokta, elde edilen fayda gibi konular açık bir
biçimde dile getirilir.
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
34
Raporun Bölümleri (Bölümler…)
Bölümler
• 1. Giriş (Anketin amacı, ne zaman yapıldığı ve kaç kişinin
katıldığı yazılacak)
• 2.Anket Sonuçları (Ankette her bir bölümde alınan sonuç
hakkında bilgi verilecek)
– 2.1. Genel Değerlendirme
– 2.2 Anket Bölümleri Bazında Alınan Sonuçlar
• 2.2.1Genel Memnuniyet
• 2.2.2 Çalışma Durumu
• 2.2.3 Şirket Yönetimi
• 3. Anket Sonuçları Doğrultusunda Yapılacaklar (Anketten
sonra alınması gereken önlemler hakkında bilgi verilecek)
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
35
Raporun Bölümleri (Son Bölüm)
• Son Bölüm
– Son bölümde; Yorumlar ve Tartışmalar,
Tavsiyeler, Ekler ve Kaynakça bölümleri
bulunur.
– Raporun akıcılığını bozmaması açısından
metin kısmında verilmesi istenmeyen ancak
araştırmayı destekleyen bulgular, son kısımda
ekler bölümünde verilir.
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
36
Raporun Bölümleri (Son Bölüm)
• Son Bölüm
– Aynı şekilde ayrıntılı tablolar, anket formları
veya sonuçları da ekler kısmında yer almalıdır.
– Eklerin bölümlendirmesi ve adlandırılması da
“EK 1”, “EK 2” gibidir.
– Metin içerisinde eklere gönderme yaparken de
bu şekliyle referans verilmesi gerekir.
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
37
Raporun Bölümleri (Son Bölüm)
• Son Bölüm
– Kaynakça, bir raporun olmazsa
olmazlarındandır.
– Raporun tüm bölümleri için geçerli olmak
üzere, yararlanılan yayınlar, detaylı ve sistemli
olarak kaynakça bölümünde verilir.
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
38
Raporun Bölümleri (Son Bölüm)
• Son Bölüm
– Kaynakça bölümü, raporun içerisindeki
fikirlerin doğruluğuyla ilgili raporu
hazırlayana destek verdiği gibi, okuyucuyu da
konuyla ilgili yayınlara yönlendirir.
– Raporun veya makalenin güvenilirliğini artırır.
– Kaynakça da belirli bir sisteme göre yazılır.
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
39
Raporun Bölümleri (Son Bölüm)
• Son Bölüm
– Örneğin; tek yazarlı bir kitap için aşağıdaki format
geçerlidir:
– Uçan, A. (1994). İnsan ve Müzik, İnsan ve Sanat
Eğitimi. Ankara: Müzik Ansiklopedisi Yayınları.
• Yazar adı (soyadı, adının baş harfi)
• Yayın tarihi (ayraç içinde)
• Eser adı (koyu ya da italik)
• Basım kaydı (ayraç içinde; birinci basımlar belirtilmez)
• Yayın yeri (ardından “:” gelir)
• Yayınevi
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
40
Raporun Kontrol Edilmesi
• Raporu bitirdikten sonra kontrol için bazı
sorular sormamız gerekmektedir:
– Raporun hedef kitlesi kimdir? Rapor, bu hedef
kitleye göre yazıldı mı?
– Raporun hazırlanma süresi ne kadar?
– Zamanı doğru kullanmak için ne yapmalı?
– İletilmek istenen mesajlar net mi?
– Raporun kuvvetli olması için yeteri kadar veri
var mı?
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
41
Raporun Kontrol Edilmesi
– Raporun içeriğiyle ilgili eksik ve geri dönülüp
kontrol edilmesi gereken nokta var mı?
– Düşünceler gruplandırıldı mı?
– Düşüncelerde zayıf bir nokta var mı?
Kesinlikten yoksun mu?
– Hazırlayan, raporun içeriğine yeterince hâkim
mi?
– Rapor hazırlama kurallarına uyuldu mu?
– Rapor ile ilgili ne gibi sorular gelebilir? Hangi
cevaplar uygundur?
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
42
Yazım Kuralları
• Rapor yazmak, istenildiği kadar bölümleriyle,
kaynakça ve diziniyle okuyucunun işini
kolaylaştırmaya yönelik olsun; temel olarak
kendisini okutmayan bir yazım dili, tüm
çabaları boşa çıkaracaktır.
• Öncelikli raporu hazırlayan kişinin, raporu
yazdığı dile hâkim olması gerekir.
– Bağlaçlar (da, de, ki)
– Soru ekleri
– …Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri
43
İYİ ÇALIŞMALAR…
Yrd. Doç. Dr. Deniz KILINÇ
Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri