1

CABINET AUDIT INTERNMoldovan Ana

RAPORT DE AUDIT INTERN

Privind misiunea de audit intern desfasurata in anul 2009 la SC INDUSTRIALIZAREA LAPTELUI SA Bistrita

Subsemnata Moldovan Ana, membru persoana fizica a Camerei Auditorilor Financiari din Romania, posesoare a certificatului de auditor financiar nr 2377, in baza contractului de audit intern nr 363/2009 am efectuat auditul intern pe perioada 01.01.2009-31.12.2009 la SC. INDUSTRIALIZAREA LAPTELUI SA Bistrita.

Durata misiunii de audit: 09.10.2009- 30.03.2010Persoanele contractate in timpul misiunii de audit:

- DANILEL ZSOLT – presedinte CA,director general- CHIOREAN DOINA – contabil sef;

Cadrul legal al actiunii de auditare l-a reprezentat :-planul de audit intern pe perioada 01.01.2009-31.12.2009 aprobat de

conducerea societatii Industrializarea Laptelui SA Bistrita.-legea nr. 31/1990 republicata si modificata privind societatile

comerciale- legea contabilitatii nr 82/1991, republicata;- OMFP nr 1752/2005 pentru aprobarea reglementarilor contabile

conforme cu directivele europene cu modificarile si completarile ulterioare;- OMFP nr. 3512/2008 privind registrele si formularele financiar-

contabile;- OMFP nr 2861/09.10.2009 pentru aprobarea Normelor privind

organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii;

- hotararea Camerei Auditorilor Financiari din Romania nr 88/19 aprilie 2007 pentru aprobarea Normelor de Audit Intern;

- Codul Etic al Institutului Auditorilor interni.Scopul actiunii de auditare consta in:

- asigurarea completitudinii si corectitudinii conducerii registrelor de contabilitate;

- asigurarea respectarii principiilor generale ale contabilitatii;

2

- asigurarea respectarii regulilor de evaluare a elementelor de activ si pasiv;

- asigurarea aplicarii corecte a normelor metodologice privind elaborarea bilantului contabil pe anul 2009;

- asigurarea respectarii reglementarilor contabile in conformitate cu directivele europene.

Obiectivele actiunii de auditare au urmarit:1. Organizarea registrelor de contabilitate2. Conducerea contabilitatii3. Conducerea activitatii financiare4. Elaborarea bilantului contabil5. Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar- contabil catre

management6. Organizarea si efectuarea controlului intern care cuprinde controlul

operatiilor, controlul financiar preventiv si controlul financiar gestionar.

7. Fiabilitatea sistemului informatic-financiar-contabilTipul de auditare - audit de conformitate/regularitate.SC Industrializare Laptelui SA Bistrita este o societate cu capital

majoritar de stat reprezentata prin AVAS cu un procent de 50,86% care la 31.12.2009 este in curs de perfectare a contractului de vanzare-cumparare a pachetului majoritar de actiuni detinute de AVAS.

Raspunderea intocmirii situatiilor economico-financiare la 31.12.2009, precum si prezentarea adecvata a acesteia revine conducerii Societatii Comerciale Industrializarea Laptelui SA Bistrita.

SC Industrializarea Laptelui SA Bistrita la data de 31.12.2008 nu avea organizat auditul intern.

CONSTATARI SI RECOMANDARI

In baza auditului intern efectuat prin proceduri si tehnici specifice de audit (documentare, sondaj, examinare analitica etc.) cuprinse in Standardele de Audit Intern elaborate si publicate de Institutul Auditorilor Interni, asimilate de Camera Auditorilor Financiari din Romania, Norme Nationale de audit intern si a Procedurilor privind cadrul general de desfasurare a misiunilor de audit intern vom exprima o opinie profesionala independenta asupra concluziilor ce se pot desprinde pentru asigurarea ca operatiunile desfasurate in perioada auditata, sunt in conformitate si regularitate cu prevederile legale in vigoare si ca situatiile economico-financiare incheiate la 31.12.2009 nu contin erori semnificative.De asemenea, auditul include

3

evaluarea principiilor contabile folosite si a estimarilor semnificative facute de conducerea entitatii, precum si evaluarea prezentarii generale a situatiei economico-financiare la 31.12.2009.

Datorita utilizarii procedurilor si tehnicilor de audit ( documentare, sondaj, estimare analitica etc.) si a altor limitari inerente oricarui sistem contabil si de control intern, exista un risc inevitabil ca unele erori semnificative sa ramana nedescoperite.

Din analiza informatiilor financiare si operationale auditate se desprinde faptul ca informatiile relevante cu privire la societate la 31.12.2009 sunt adevarate, corecte si complete in toate privintele si nu sunt de natura a induce in eroare.

Situatiile financiar-contabile la 31.12.2009 cuprind date rezultate in urma inventarierii generale efectuate cu respectarea OMFP nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii.

Desi activitatea principala a societatii este inchirierea de bunuri imobiliare proprii, veniturile din chirii au scazut semnificativ fata de aceeasi perioada a anului precedent, ca urmare a rezilierii contractelor de inchiriereaspatiilor catre beneficiarii: SC BONISSIMO SA Bistrita, care in luna octombrie 2008 a intrat in lichidare judiciara si SC AMBIENT SA.Nu s-au mai incheiat contracte de inchiriere ca urmare a faptului ca in anul 2009 erain curs de perfectare contractul de vanzare-cumparare a pachetului majoritar de actiuni detinute de AVAS, ceea ce a pus sub semnul intrebarii continuitatea activitatii pentru eventualii chiriasi. Contractul de vanzare-cumparare a pachetului majoritar de actiuni detinute de AVAS s-a finalizat in 27 ianuarie 2010.

Veniturile totale din exploatare au crescut cu 75,02 % fata de aceeasi perioada a anului precedent, datorita vanzarilor de mijloace fixe si a obiectelor de inventar.

Referitor la realizarea veniturilor totale fata de Bugetul de venituri si cheltuieli – BVC - pe anul 2009 se constata o reducere cu 5,8% fata de prevederi, ca urmare a nerealizarii veniturilor din vanzari din active (87,60%)- Anexa nr. 1. Cheltuielile totale prevazute in BVC-ul pe anul 2009 au fost depasite cu 4,80% influentate de depasirea indicatorului “cheltuieli cu personalul” cu 13,7%, depasire inregistrata la fondul de salarii CIM-contract individual de munca. Majorarea salariilor CIM a avut loc incepand cu luna martie 2009 in baza Deciziei Consiliului de Administratie din 14.04.2009.

4

1. Organizarea registrelor de contabilitateAm testat existenta si completitudinea procedurilor de lucru privind

organizarea registrelor de contabilitate din care a rezultat ca completarea Registrului – jurnal se realizeaza cu ajutorul sistemelor informatice de preluare automata a datelor de intrare, de la fiecare utilizator al aplicatiei financiar- contabile si se editeaza lunar.

De asemenea s-a constatat ca operatiunile economico- financiare sunt intregistrate in mod cronologic, dupa data de intocmire sau de intrare a datelor in entitate. S-a mai constatat concordanta intre natura operatiunilor economico-financiare inregistrate si functiile conturilor utilizate pentru reflectarea in contabilitate a acestor operatiuni , in acest fel sunt respectate prevederile Legii contabilitatii nr 82/1991, republicata ,al OMFP nr 3512/2008 privind registrele si formularele financiar-contabile si OMFP 1752/2005.

Din auditarea modului de conducere a Registrului inventar a rezultat ca exista proceduri de lucru si completarea acestui registru a fost atribuita unei persoane responsabile care si-a insusit monografia privind modul de intocmire a acestuia, persoana cu pregatire adecvata. Din examinarea Registrului inventar rezulta ca acesta a fost sistematic actualizat.

Registrul inventar poate fi utilizat in concordanta cu destinatia sa, respectiv este posibil in orice moment identificarea si controlul tuturor elementelor patrimoniale inventariate in unitate in conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991 republicata si OMFP nr. 3512/2008.

Din observarea directa realizata pe teren s-a constatat corectitudinea completarii Registrului Cartea Mare.

2. Conducerea contabilitatii

La 31.12.2009 capitalul social subscris si varsat inregistrat in situatiilefinanciare in valoare de 835.083 lei reprezinta 8.350.825 actiuni nominative in valoare nominala de 0,10 lei / actiune.

Depozitarul central 44 Bucuresti str. Fagaras nr. 25 sector 1 a comunicat pe site-ul BVB la 31.12.2009 existenta numarului de actiuni de 8.350.825, in urmatoarea componenta:

- 4.247.620 actiuni detinute de A.V.A.S Bucuresti……….…...50,86%- 851.455 actiuni detinute de SCIL Bistrita -PAS Bistrita.…..10,20%- 854.250 actiuni detinute de Casa de Investii Alianta Bistrita.10,23%- 2.397.500 actiuni detinute de alti actionari ……….…….. ….28,71%

5

Prin incheierea civila nr. 7091/2002 SCIL BISTRITA-PAS a fost dizolvat iar actiunile detinute de catre acesta sunt incerte.

Auditorul recomanda clarificarea situatiei actiunilor detinute de SCILBistrita-PAS Bistrita.

Termen : 15 aprilie 2009.Pentru evaluarea activitatii contabilitatii imobilizarilor, auditorul a

solicitat un interviu adresat contabilului sef al SC Industrializarea Laptelui SA Bistrita din care a rezultat ca monografia privind evidenta imobilizarilor era cunoscuta de personalul de executie existent in anul 2009, personal responsabil desemnat pentru aceasta activitate.

Imobilizarile financiare la 01.01.2009 inregistrau suma de 92.000 lei reprezentand aport la capitalul social al SC BONISSIMO SA Bistrita, unde interesul de participare al SCIL Bistrita era de 99,45%. Incepand cu luna octombrie 2008 SC BONISSIMO SA intra in lichidare judiciara si actiunile detinute de SCIL Bistrita la aceasta societate devin incerte. Ca urmare, in luna iunie 2009 in baza Deciziei Consiliului de Administratie nr.243/10.07.2009, in contabilitatea Societatii de Industrializarea Laptelui se inregistreaza ajustari de valoare privind imobilizarile financiare in valoare de 92.000 lei, care a condus la inregistrarea la 31.12.2009 a unei pierderi din activitatea financiara de 43.604 lei, avand venituri din dobanzi la depozitele bancare de 48.396 lei.

Din analiza contabilitatii imobilizarilor si investitiilor s-a constatat ca activele imobilizate sunt inregistrate cronologic si pe grupe de active imobilizate in Registrul numerelor de inventar. Din recalcularea amortizarilor mijloacelor fixe rezulta ca sumele calculate si inregistrate in conturile de cheltuieli privind amortizarea imobilizarilor corporale sunt corecte. Amortizarea s-a calculat dupa metoda liniara in baza Legii nr 15/1994 modificata si republicata .

Mentionam ca la 31.12.2009 toate mijloacele fixe de natura terenurilor si constructiilor sunt reflectate in contabilitate la valoarea de piata(valoarea justa), valori estimate prin Raportul de evaluare din decembrie 2009 prezentat de Hurlui Monica – evaluator proprietati imobiliare, membru ANEVAR. In grupa “instalatii tehnice si masini” se regasesc mijloacele de transport prezentate la costul istoric.

Situatia mijloacelor fixe existente la 31.12.2009 se prezinta astfel: - terenuri …………… ………………. . 747.100 lei

- constructii ……………………………583.400 lei- instalatii tehnice si masini …………..260.796 lei din care: - masini auto………………………260.796 lei

6

TOTAL………………………1.591.296 lei In vederea obtinerii unor analize sintetice a datoriilor, s-au reconciliat

soldurile initiale ale conturilor in care sunt reflectate datoriile – cont 401 “Furnizori”, cont 462 “Creditori diversi”- cu cele ale datoriilor de platit la 31.12.2009 sau de recuperat printr-o analiza completa a soldurilor initiale a datoriilor platite/recuperate , a cheltuielilor/ datoriilor si a soldurilor finale.

Am examinat situatia datoriilor atat din exercitiul financiar precedent cat si cele create in anul 2009 si m-am asigurat ca datoriile, inclusiv datoriile privind impozitele si taxele,au fost platite la timp.

Pentru analiza creantelor am reconciliat soldurile initiale – la 01.01.2009 - ale conturilor in care sunt intregistrate creantele ( cont 411 “Clienti”, 461”Debitori diversi”) cu cele ale creantelor de incasat la 31.12.2009 sau de recuperat.

Din evaluarea indirecta a modului de contabilizare a datoriilor si creantelor se apreciaza ca functioneaza sistemul de control al contabilitatii datoriilor si creantelor.

In SC Industrializarea Laptelui SA nu s-au efectuat operatiuni in valuta, care sa necesite reevaluari la 31.12.2009 , datoriile si creantele prezentate in situatiile financiare reflecta o situatie reala.

Din esantionul de ordine de plati stabilit pentru testare se constata ca acestea contin date explicite referitoare la documentele justificative care au generat obligatiile de plata , specificandu-se numarul si data facturilor furnizorilor precum si natura bunurilor achizitionate.

Pe baza ordinelor de plata intocmite de entitate pentru achitarea datoriilor se poate realiza o situatie analitica si operativa a stadiului de achitare a furnizorilor precum si o situatie operativa a furnizorilor in functie de vechime.

Din controlul inregistrarilor datoriilor si creantelor in contabilitaterezulta ca acestea au fost corect evidentiate in conturi, cu respectarea Legii contabilitatii nr. 82/1991 republicata, modificata si completata prin Legea nr. 259/2007 si OUG nr 102/2007, cu reglementarile contabile conforme cu directivele europene aprobate prin OMFP nr. 1752/2005 modificat si completat prin OMFP nr. 2001/2006 si OMF nr. 2374/2007.

In anul 2009 s-au vandut mijloace fixe si obiecte de inventar care au adus societatii venituri de 524.634 lei din care :

- vanzari mijloace fixe…………………505.600 lei- vanzari obiecte de inventar…………...16.160 lei.Vanzarea activelor s-a efectuat pe baza de licitatie publica cu

respectarea dispozitiilor legale – vezi OUG nr. 88/23 decembrie 1997

7

privind privatizarea societatilor comerciale art. 53 si 58 si Legea nr. 571/2003 privind Codul Fiscal.

Veniturile din vanzarea mijloacelor fixe in suma de 505.600 lei sunt corect inregistrate in contul 7583 “Venituri din vanzarea activelor si alte operatii de capital”, iar veniturile din vanzarea obiectelor de inventar in suma de 16.160 lei au fost evidentiate in contul 7588 “Alte venituri din exploatare” cu respectarea normelor actuale de contabilitate.

Pe baza analizei efectuate a rezultat ca evidenta analitica si sintetica a bunurilor de natura stocurilor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar, la nivelul entitatii este condusa in conformitate cu reglementarile cadrului normativ in vigoare.

Din evaluarile indirecte realizate de auditorul intern s-a constatat ca sistemul de control al activitatii de trezorerie este functional si in urma testarilor efectuate nu s-au semnalat disfunctionalitati privind activitatea de caserie.

Din analiza operatiunilor din Registrul de casa se constata descarcarea distincta pentru fiecare operatie in parte, in cazul in care suma platita se refera la doua sau trei conturi corespondente.

La 31.12.2009 numarul mediu de salariati este de cinci angajati.Conducerea societatii este asigurata de un Consiliu de administratie

format din cinci membri. Conducerea executiva este asigurata de un director general.

Contabilitatea cheltuielilor cu salariile personalului se realizeaza cu ajutorul unui program informatic, program utilizat de personal calificat ce cunoaste functiile sistemului de prelucrare automata a datelor.

Programul informatic integrat privind activitatea financiar-contabila permite urmarirea cheltuielilor cu salariile personalului de la faza de stabilire a drepturilor salariale pana in momentul reflectarii acestor cheltuieli in Balanta de verificare.

Prin compararea datelor din statele de salarii aferente lunilor mai 2009 septembrie 2009 si decembrie 2009 cu cele inregistrate in contabilitate nu au rezultat diferente.

In perioada auditata cheltuielile privind contributia unitatii la Bugetul Asigurarilor Sociale de Stat calculate si inregistrate in contabilitate corespund cu cele raportate la Casa de Pensii a judetului Bistrita-Nasaud.

Pe baza testarilor efectuate, auditorul intern a constatat existenta unui sistem informatic integrat, la nivelul entitatii pentru elaborarea balantei de verificare. Acest sistem realizeaza prelucrarea automata a datelor preluate din documentele justificative si genereaza situatii finale in conformitate cu prevederile atat ale OMFP nr. 3512/2008 privind registrele si formularele

8

financiar-contabile, cat si ale Legi Contabilitatii nr 82/1991 republicata si ale Planului de conturi si Instructiunile de aplicare a acestuia.

3. Conducerea activitatii financiare

Din evaluarile efectuate de auditorul intern a rezultat ca sistemul de control al activitatii de plata si incasare este organizat si functioneaza.

Activitatea de plata a furnizorilor este urmarita operativ de o persoana desemnata de conducerea entitatii. Entitatea are organizata evidenta platilor pe scadente , conform contractelor incheiate. Evidenta datoriilor este organizata in conformitate cu Legea nr 469/2002 privind unele masuri pentru intarirea disciplinei contractuale.

Referitor la activitatea de stabilire si raportare a impozitelor si taxelor datorate statului se constata corespondenta intre obligatiile de plata catre bugetul general consolidat si cele inregistrate in contabilitate astfel:

- sumele reprezentand retinerea din salarii calculate si inregistrate in contabilitate sunt identice cu cele raportate de unitate la Administratia Finantelor Publice.

- datele raportate prin declaratiile fiscale privind obligatiile de plata la bugetul general consolidat corespund cu cele inregistrate in contabilitate, fara sa existe diferente la urmatoarele obligatii:

- Impozitul pe profi datorat- Impozitul pe venitul din salarii- Contributia datorata de asigurati la Bugetul Asigurarilor Sociale de Stat;- Contributia datorata de asigurati la Bugetul Asigurarilor Sociale de Somaj;- Contributia datorata de asigurati la Bugetul Asigurarilor Sociale de Sanatate.

Exista un sistem procedural privind activitatea de constituire si raportare a impozitelor si taxelor datorate statului si este stabilit un responsabil cu elaborarea si actualizarea acestor proceduri. De asemenea este implementat un program informatic integrat privind activitatea de raportare a impozitelor care respecta structura stabilita prin cadrul normativ.

4. Elaborarea bilantului contabil

Baza pentru intocmirea corecta a bilantului contabil pe anul 2009 a fost Balanta de verificare incheiata la 31.12.2009 si Registru inventar completat cu rezultatele inventarierii generale realizate la finele anului.

9

Stabilirea soldurilor conturilor sintetice s-a facut prin punerea de acord a acestor solduri cu balantele analitice.

Pentru eleborarea bilantului contabil s-a stabilit valoarea bilantiera a elementelor de activ si pasiv.

Analiza elaborarii Bilantului contabil s-a concretizat in:- examinarea preluarii soldului din anul anterior- examinare derularii procedurilor de inchidere a conturilor - verificarea corelatiilor din Bilantul contabil pe baza Normelor

metodologice pentru completarea bilantului contabil- compararea datelor din Bilantul contabil elaborate cu cele din

Balanta de verificare Se apreciaza activitatea de elaborare a bilantului contabil ca fiind

functionala deoarece, la nivelul entitatii, exista un sistem informatic integrat care furnizeaza informatiile necesare intr-un format electronic compatibil cu structura programului informatic pentru intocmirea situatiilor financiare anuale, furnizat de MFP.

Din evaluarea testarilor efectuate auditorul intern a constatat ca sistemul de control privind elaborarea bilantului contabil functioneaza prin respectarea Normelor metodologice de inchidere a bilantului contabil elaborate de MFP.

5. Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar-contabile catre management

In cadrul entitatii exista o persoana responsabila cu analiza informatiilor financiar-contabile necesare deciziilor manageriale, persoana cu pregatire profesionala adecvata si experienta in domeniu.

Informatiile pe care le primeste directorul executiv sunt sub forma unor indicatori economico-financiari stabiliti anticipat insotiti de un comentariu pentru interpretarea indicatorilor obtinuti in urma prelucrarii informatice. Periodic sunt analizate modalitatile de raportare in scopul actualizarii acestuia.

6. Organizarea si efectuarea controlului intern care cuprinde controluloperatiilor, controlul financiar preventiv si controlul financiar gestionar

Controlul financiar preventiv – una din formele controlului financiar propriu este organizat in virtutea actelor normative – Ordonanta Guvernului nr 119/31 august 1999 completata si republicata - alaturi de controlul ierarhic operatriv curent.

10

Controlul financiar preventiv exercitat la SC Industrializare Laptelui SA Bistrita prin continutul sau si momentul executarii, asigura ca operatiunile economice si financiare sunt legale, reale, economice, oportune si necesare si are scopul de a preintampina incalcarea dispozitiilor legale, imobilizarea fondurilor si pagubirea avutului public si privat.

Prin evaluarea testarilor asupra modului de organizare si exercitare a Controlului financiar preventiv, auditorul a constatat ca acesta este organizat si functioneaza in conformitate cu cadrul normativ in vigoare, pentru toate activitatile entitatii.

Controlul financiar preventiv la SC Industrializarea Laptelui SA Bistrita se efectueaza de catre conducatorul compartimentului financiar-contabil, respectiv directorul economic, care este imputernicit prin decizie sa exercite C.F. P.

Activitatea de C.F.P. in cadrul entitatii auditate este integrata in actiunea manageriala.

Sistemul de control intern este constituit ca un ansamblu de activitati puse in aplicare la nivelul societatii in vederea asigurarii unei gestionari riguroase si eficiente a operatiunilor desfasurate si se constituie ca parte integranta a activitatilor zilnice.

7. Fiabilitatea sistemului informatic financiar-contabil

Din analiza pe baza testarilor efectuate privind sistemul informatic al activitatii financiar-contabile nu au rezultat disfunctiuni in componenta de securitate a sistemului informatic.

Din evaluarea indirecta auditorul intern a stabilit ca atributiile persoanelor care au acces la sistemul informatic al activitatii financiar-contabile sunt cuprinse in fisele postului si acestea au pregatire profesionala de specialitate.

In vederea asigurarii securitatii sistemului informatic financiar-contabil s-au implementat proceduri privind schimbarea periodica a paroleleor de acces . De asemenea exista un responsabil care poate detecta accesul neautorizat la sistemul informatic.

CONCLUZII

Evaluarea activitatii financiar-contabile din cadrul SC Industrializarea Laptelui SA Bistrita, in baza testelor si analizelor efectuate, permit auditorului intern sa emita o asigurare rezonabila managementului general

11

privind calitatea sistemului de control intern al activitatii auditate, nefiind identificate obstacole in functionarea acesteia.

RECOMANDARI

Auditorul intern recomanda sa se clarifice situatia actiunilor detinute de SCIL Bistrita- PAS Bistrita.

Termen: 30 aprilie 2010Prezentul raport a fost intocmit in sapte exemplare originale cu

urmatoarea destinatie:- sase exemplare pentru beneficiar- un exemplar pentru auditor

Bistrita Auditor 29.03.2010 Ana Moldovan