raportimi, kontrolli dhe rimbursimi i shpenzimeve asistenca teknike shqiptare ipa adriatic
DESCRIPTION
Raportimi, kontrolli dhe rimbursimi i shpenzimeve Asistenca Teknike Shqiptare IPA Adriatic. Tiranë 31 Tetor 2012. Temat per tu trajtuar. Kriteret e vlefshmerise dhe rimbursimi i shpenzimeve Progress report Project progress report. Kërkesa themelore të ligjshmërisë së shpenzimeve. 3. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
The IPA Adriatic CBC Programme is co-financed by the Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA)
Raportimi, kontrolli dhe rimbursimi i shpenzimeve
Asistenca Teknike Shqiptare
IPA AdriaticTiranë 31 Tetor 2012
1
The IPA Adriatic CBC Programme is co-financed by the Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA)
Temat per tu trajtuar
Kriteret e vlefshmerise dhe rimbursimi i shpenzimeve
Progress report
Project progress report
2
The IPA Adriatic CBC Programme is co-financed by the Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA)
Kërkesa themelore të ligjshmërisë së shpenzimeve
Respekto kërkesat e PMCM “Programe managment and control manual” http://www.adriaticipacbc.org/download/Programme_Management_and_Control_Manual.pdf
Shoqëro me çdo dokument ligjor dhe financiar shpenzimet e kryera në çdo zë të buxhetit
Raporto në përputhje me shumat e parashikuara në buxhet dhe në afatet e “budget spending forecast”
Mos respektimi i kërkesave të PMCM, i jep të drejtë FLCO-së të mos rimbursojë shpenzimet e kryera
3
The IPA Adriatic CBC Programme is co-financed by the Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA)
Shpenzimet sipas zërave të buxhetit
- Staff costs- pagesat për stafin e punësuar për zbatimin e projektit (full time apo part time);
- Overheads – shpenzime të përgjithshme (telefon, energji elektrike, kancelari, etj…)
- Travel and Accomodation- kosto vetëm për staffin e punësuar për zbatimin e projektit
- External Expertise- të punësuar me kohë të plotë apo të pjesshme/ aplikim i rregullave të prokurimit publik
-
4
The IPA Adriatic CBC Programme is co-financed by the Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA)
Shpenzimet sipas zërave të buxhetit
- Meetings and Events- kosto te pjesmarrjeve në takime apo evente në funksion të projektit
- Promotion costs- shpenzime në ngarkim të WP2, por jo vetëm, shpenzimet per aktivitetet promovuese te projektit
- Equipment – kosto per blerje, marrjen me qera apo leasing te pajisjeve
qe do te perdoren ne funksion te zbatimit te projektit
- Investments – investime per rikonstruktion, blerje makinerish, deri në 10% blerja e pronës së paluajtshme, aplikim i rregullave të prokurimit
- Financial charges and guarantee costs- kur janë parashikuar në buxhetin e projektit (interesat bankare/ sigurimi i bashkefinancimit IPA)
The IPA Adriatic CBC Programme is co-financed by the Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA)
Kerkesat per promovimin dhe publicitet te projektit
6
-Flamuri europian (emblem) -Logo e programit-Logo e projektit
Website i programitLogo e projektit Materialet promovuese per konferencat, seminaret, ekspozitat, etj….
The IPA Adriatic CBC Programme is co-financed by the Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA)
a) Kontributi in-kindb) Detyrimet fiskale apo doganore apo detyrime te tjera qe nuk lidhen
drejteperdrejt me projektinc) Hubjet e shkembimit te monedhes si dhe cdo detyrim tjeter fiskal I
kesaj natyred) Gjobat fiskalee) Blerja, marrja me qera e tokes (deri ne 10%) apo objekteve
ekzistuese.f) TVSH g) Pajisjet/ Second hand equipmenth) Interesat bankarei) Kostot e papaguaraj) Mos zbatimi i rregullave te origjines
Lista e shpenzimeve jo te njohura
7
The IPA Adriatic CBC Programme is co-financed by the Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA)
Raportimi shpenzimeve online – M.I.S
* Guidelines for the use of the Programm Managment and Information System M.I.S
Udhezime si te plotesohet: Progress report Application for rembursment
* Dokumentat i gjeni të afishuara ne “REPORTING PACK” dhe “PROJECT MANAGEMENT TOOLBOX”
8
The IPA Adriatic CBC Programme is co-financed by the Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA)
Kërkesat për raportimin e shpenzimeve
Në përputhje me buxhetin total të projektit dhe të çdo partneri
Raportohen vetëm në monedhën euro Raportohen në sistemin online në çdo kohë por
jo më larg se: 31 janar 30 prill
30 qershor 31 tetor
9
The IPA Adriatic CBC Programme is co-financed by the Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA)
Anullimi – voiding i faturave të shpenzimeve
FB anullojnë faturat origjinale FLCO-së i dërgohen certifing copy
“corresponding to the original” firmoset, vuloset dhe vendoset data.
10
Expenditure incurred under IPA Adriatic CBC Programme, Project “<Acronym> - Code <Code>",
for a sum of <abbreviation of the original currency> <amount in the original currency>, equal to € <amount in euro>,
date…..
The IPA Adriatic CBC Programme is co-financed by the Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA)
Progress report (1)Perbëhet nga:
1. Financial report
2. Activity report
* I detyrueshëm për tu plotësuar nga çdo final beneficiary
* Upload vetem në sistemin M.I.S dhe plotësohet në anglisht
* I bashkangjiten teamplates të miratuara nga programi IPA Adriatik
11
The IPA Adriatic CBC Programme is co-financed by the Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA)
Progress report (2) Financial report
Lista e shpenzimeve që FB kërkon të rimbursojë
* Plotësohet vetëm nëpërmjet sistemit M.I.S (ndiq udhëzimet)
Shoqërohet nga “list of expenditure” (2 raste)
*** Në PR të parë raportohen shpenzimet e WP0, në rast të kundërt nuk rimbursohen si
shpenzime!!!12
The IPA Adriatic CBC Programme is co-financed by the Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA)
Progress report (3)
Activity report
* Shpjegimi narrativ i aktiviteteve të kryera në përputhje me AF dhe shpenzimet e raportuara në Financiar report.
* Plotësohet sipas template të afishuar në seksionin “Reporting pack”
Plotësohet vetëm në gjuhën angleze I bashkalidhen template (contract award declaration,
list of expenditure, timesheet template.... etj...)
13
The IPA Adriatic CBC Programme is co-financed by the Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA)
Progress report (4)
Hapa të detyrueshëm për tu ndjekur
1- Përpara se të upload në sistem AR i dërgohet LB për tu firmosur;
2- LB e dërgon AR të firmosur, me email versioni skan;
3- FB upload AR në sistemin M.S.I
* Mos plotësimi i hapave të mësipërm detyron FLCO të mos rimbursojë shpenzimet e FB
14
The IPA Adriatic CBC Programme is co-financed by the Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA)
Progress report (5)
* PR i dërgohet FLCO-së me postë dhe shoqërohet nga:
- Dokumenta financiarë (të anulluara)- Dok e procedures së prokurimi publik- Produktin/et nga aktivitete të kryera- List of expenditure- Faqja e “Info euro” (te printuar)- Çdo dokument tjetër plotësues
15
The IPA Adriatic CBC Programme is co-financed by the Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA)
Adrresa ku do te dergohen dokumentat Zarfi duhet te permbajeAcronym dhe numri i projektitInstitucioni publik apo privat qe e dergon
Zj. Elda KalajaSekretare e Pergjithshme
Ministria e Integrimit EuropianRruga Papa Gjon Pali i 2
Tirane
The IPA Adriatic CBC Programme is co-financed by the Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA)
Project progress report
Plotësohet vetëm nga LB Dërgohet në MA/ JTS me email dhe me postë Raportim çdo 6 muaj/ 31 Tetor – 30 Prill Plotësohet vetëm në anglisht sipas template
të publikuar në “Reporting pack” Duhet të respektohen rigorozisht afatet e
raportimit
17
The IPA Adriatic CBC Programme is co-financed by the Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA)
DVE nga FLCO FLCO brenda 3 muajve nga data e marrjes të
dokumentave “hard copy” lëshon DVE FLCO realizon administrative verification
(desk based checks) and on the spot checks LB nëpërmjet M.I.S kërkon AR MA- JTS, CA, AA mund të kërkojnë
shpjegime të mëtejshme nga FB gjatë zbatimit te projektit
18
The IPA Adriatic CBC Programme is co-financed by the Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA)
19
P Y E T J E