Processus de paie Rapport daudit final

Rapport no 13/12

Le 30 aot 2012

Diffusion

Destinataires : Prsident et chef de la direction

Premier vice-prsident et chef de la direction financire Premier vice-prsident, Ressources humaines et Communications Vice-prsident et contrleur gnral

Vice-prsident, Services aux clients des RH Contrleur gnral adjoint Directeur de groupe, Rmunration et Avantages sociaux Directeur, Ressources humaines, Services dinformation et Oprations

c. c. : Premier vice-prsident, Affaires gnrales et secrtaire Premier vice-prsident, Dveloppement des affaires Premier vice-prsident, Assurances Premier vice-prsident, Financement Premier vice-prsident, Solutions daffaires et innovation Premier vice-prsident et chef de la gestion des risques Directeur de groupe, Planification et Relations extrieures

Directeur principal, Bureau du vrificateur gnral Directeur de groupe, Bureau du vrificateur gnral

quipe daudit Vice-prsidente, Vrification interne Lindsay Schoutsen Monica Ryan Allison Lowe

Table des matires

Introduction ........................................................................................................... 3

Objectif et porte de laudit .................................................................................. 3

Opinion de la Vrification interne ........................................................................ 3

Constatations et recommandations issues de laudit ........................................ 4

Conclusion ............................................................................................................ 5

Introduction

Conformment son plan de mission daudit pour lexercice 2012, la Vrification interne dEDC

a effectu laudit du processus de paie et de prestation davantages sociaux. Durant

lexercice 2011, EDC a dpens 154 millions de dollars en salaires et en avantages sociaux

(sans compter le rgime de retraite), ce qui reprsente 54 % de ses charges administratives,

dont la valeur slevait 284 millions de dollars.

Objectif et porte de la vrification

Cet audit avait comme objectif gnral dvaluer la conception et lefficacit oprationnelle des

contrles encadrant le processus de paie et de prestation davantages sociaux dEDC; ces

contrles assurent lexactitude des paiements verss aux employs et linscription exacte des

cots lis la paie. La vrification prvoyait des sondages dtaills des contrles touchant :

les donnes de rfrence des employs;

les paiements verss aux employs;

le rapprochement des comptes provisoires de la paie et du livre de paie au grand livre

gnral;

lanalyse des carts;

le signalement des anomalies.

Les contrles lis au rgime de retraite dEDC nentraient pas dans le cadre du prsent audit.

Opinion de la Vrification interne

Selon nous, le processus de paie et de prestation davantages sociaux est bien contrl1. Les

sondages daudit dtaills ont confirm que des contrles efficaces assurent lautorisation,

linscription exacte et le suivi des charges lies la paie. Deux problmes modrs2 ont

cependant t constats et sont dcrits ci-aprs.

1 Nos opinions daudit standard sont les suivantes : - Contrle fort : Des contrles cls ont t efficacement conus et fonctionnent comme prvu. Des contrles internes exemplaires existent.

Les objectifs du processus vrifi seront trs probablement atteints.

- Bien contrl : Des contrles cls ont t efficacement conus et fonctionnent comme prvu. Les objectifs du processus vrifi seront probablement atteints.

- Possibilits damlioration des contrles : Un ou plusieurs contrles cls sont absents, ne sont pas bien conus ou ne fonctionnent pas comme prvu. Il se peut que les objectifs du processus ne soient pas atteints. Du point de vue des finances et/ou de la rputation, lincidence sur le processus vrifi nest pas ngligeable. De promptes mesures simposent.

- Non contrl : De nombreux contrles cls sont absents, ne sont pas bien conus ou ne fonctionnent pas comme prvu. Les objectifs du processus ne seront probablement pas atteints. Du point de vue des finances et/ou de la rputation, lincidence sur le processus vrifi est importante. Des mesures doivent tre prises immdiatement.

2 Les constatations des audits sont tablies comme suit :

Problme majeur : Un contrle cl est absent, est mal conu ou ne fonctionne pas comme prvu, et le risque financier et/ou de rputation nest pas ngligeable. Lobjectif du processus sur lequel porte le contrle ne sera probablement pas atteint. Des mesures correctives simposent pour que les contrles soient rentables et/ou que les objectifs du processus soient atteints.

Problme modr : Un contrle cl est absent, est mal conu ou ne fonctionne pas comme prvu et le risque financier et/ou de rputation pour le processus nest pas ngligeable. Cependant, un contrle compensatoire existe. Des mesures correctives simposent pour viter de compter uniquement sur les contrles compensatoires et/ou pour sassurer que les contrles sont rentables.

Problme mineur : Faiblesse dans la conception et/ou dans le fonctionnement dun contrle qui nest pas un contrle cl. Il est peu probable que latteinte des objectifs en souffre. Il est recommand de mettre en place des mesures correctives pour rentabiliser les contrles.

Constatations de la Vrification et recommandations

1. Contrles de surveillance

Nos sondages dtaills nous ont permis dtablir que les salaires et les avantages sociaux sont

approuvs, et que les charges lies la paie sont inscrits avec exactitude et exhaustivit. Nous

avons toutefois constat que la responsabilit du traitement de la paie au sein dEDC incombait

actuellement une seule quipe. Celle-ci est notamment charge de crer et de tenir jour les

donnes de rfrence sur les employs, dexaminer et dapprouver les changements ces

donnes ainsi que de verser et dinscrire les paiements aux employs. Quune seule quipe soit

responsable de toutes ces activits cre un conflit sur le plan de la sparation des tches. Pour

remdier la situation, on assure une certaine surveillance des charges lies la paie. Ce suivi

nest cependant pas assez tendu pour prvenir tous les risques dcoulant de la sparation

insuffisante des tches. Par consquent, nous recommandons que le Groupe des finances ait

accs au livre de paie pour quil mette en place et effectue des contrles de surveillance

supplmentaires de faon assurer une surveillance et une valuation indpendantes du

processus de paie tout en prservant la confidentialit.

Constatation de la vrification : problme modr

Responsables de lintervention : vice-prsident, Services aux clients des RH avec le vice-

prsident et contrleur gnral

Date dchance : toutes les mesures doivent tre mises en uvre dici le quatrime trimestre

de 2012

2. Outil de planification des salaires annuels

Les chefs dquipe dEDC effectuent la planification des salaires annuels au moyen dun logiciel

conu cette fin. Laccs ce logiciel est restreint, et les mises jour dfinitives des salaires

sont approuves pour tre ensuite immdiatement verrouilles . Il nexiste toutefois pas

dinterface entre le logiciel et le systme de traitement de la paie. Par consquent, les donnes

rsultant de la planification salariale doivent tre exportes manuellement du logiciel vers le

systme de traitement de la paie. Ce transfert exige un contrle de validation des donnes, afin

de sassurer quil ny a aucun cart entre la paie verse et celle approuve dans le logiciel. Or,

ce contrle de validation est actuellement absent. Notre vrification par sondages prvoyait un

contrle de validation de lexercice de planification des salaires 2012, lequel na mis au jour

aucune anomalie. Nous recommandons quune validation soit effectue aprs chaque exercice

de planification des salaires annuels.

Constatation de la vrification : problme modr

Responsable de lintervention : directeur de groupe, Rmunration et Avantages sociaux

Date dchance : toutes les mesures doivent tre mises en uvre dici le troisime trimestre

de 2012

Conclusion

Les constatations et les recommandations de la vrification ont t communiques la

direction, qui les a acceptes et a labor des plans daction dont la mise en uvre devrait se

faire dici le quatrime trimestre de 2012.

Nous tenons remercier la direction de son soutien tout au long de laudit.