rapport de synthèse de l’atelier de formation sur la gestion opérationnelle des projets

Rapport de Synthèse de l’Atelier de Formation sur la Gestion Opérationnelle des Projets

Version Provisoire

05 Mars 2009

Yacouba Maiga Ibrahima Amadou Maiga

Dit Papus

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GESTION OPERATIONNEL



GESTION OPERATIONNEL L

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GESTION OPERATIONNELGESTION OPERATIONNELGESTION OPERATIONNELGESTION OPERATIONNELLE DES PROJETSLE DES PROJETSLE DES PROJETSLE DES PROJETS

REPRESENTATION DE L’ORGANISATION DES NATIONS UNIES POUR L’ALIMENTATION ET L’AGRICULTURE AU MALI

I.I.I.I. INTRODUCTIONINTRODUCTIONINTRODUCTIONINTRODUCTION : : : :

Du 02 au 05 mars 2009, s’est tenu à l’Hôtel SALAM l’Atelier de Formation de la Gestion Opérationnelle des Projets organisé par la Représentation de la FAO au Mali.

Cet Atelier de formation visait à faire acquérir aux participants une meilleure maîtrise des notions et outils essentiels à la gestion opérationnelle des projets (élaboration, préparation, examen préalable, surveillance et évaluation).

II.II.II.II. CÉRÉMONIECÉRÉMONIECÉRÉMONIECÉRÉMONIE D’OUVERTURE :D’OUVERTURE :D’OUVERTURE :D’OUVERTURE :

La cérémonie d’ouverture était placée sous la haute présidence de Mme Mariam Mahamat Nour, Représentante de la FAO au Mali qui avait à ses côtés :

- M. Cheick Bougadary Bathily, Chargé de programme a la FAO

Les participants, au nombre de 27, étaient, les responsables des structures suivants :

- Représentation de la FAO au Mali - Coordination Nationale des Projets Mali/FAO/Espagne/Venezuela pour la Sécurité

Alimentaire - Coordination Régional des Projets GCP/MLI/028/VEN, GCP/MLI/029/SPA,

GCP/MLI/030/SPA - Projet d'Appui aux organisations Paysannes du Plateau Dogon pour une meilleure valorisation

de leurs productions Maraichères – GTFS/MLI/030/ITA - Projet GIPD

Deux discours ont été prononcés, successivement par la Représentante de la FAO et le Formateur.

Dans son mot introductif, la Représentante de la FAO, Mme Mariam Mahamat NOUR a remercié tous les participants pour avoir accepté de prendre part à cet atelier.

Elle a souligné l’importance de l’atelier qui permettra aux participants de connaître l’essentiel en ce qui concerne la gestion opérationnelle des projets pour améliorer les performances des projets exécutés par la FAO et augmenter les déboursements (delivery) des projets qui pour le moment sont moyens. Ainsi chacun pourra jouer son rôle de sorte que l’on puisse parvenir à l’augmentation de la performance globale des projets au Mali pour que ceux-ci atteignent leurs objectifs.

Elle a indiqué que c’est une chance pour les participants d’avoir comme formateur Monsieur Salvini qui a une riche expérience et de grandes compétences en matière de gestion opérationnelle des projets. C’est sur cette bonne note qu’elle a déclarée ouvert l’Atelier de Formation sur la Gestion Opérationnelle des Projets.

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Comme propos préliminaires, le formateur Monsieur Salvini a, à son tour, souhaité la bienvenue aux participants et remercié la Représentation de la FAO au Mali qui a bien voulu accompagner le PNSA dans l’organisation du présent Atelier dont le thème central «gestion opérationnelle des projets » est d’une importance capitale et suscite beaucoup d’intérêt dans le système bureautique actuel.

III.III.III.III. DÉROULEMENTDÉROULEMENTDÉROULEMENTDÉROULEMENT DES TDES TDES TDES TRAVAUX :RAVAUX :RAVAUX :RAVAUX :

Conformément au programme adopté après la suspension, les travaux se sont déroulés sous la présidence de la Représentante de FAO.

Quatre thèmes, subdivisés en huit modules, ont été durant quatre jours exposés avec des cas pratiques à l’appui par le formateur, Monsieur Daniel Salvini, Chef de l’unité de coordination des projets Italiens

Le programme de l’Atelier se trouve en annexe 2.

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ACTIVITES DE LA FORMACTIVITES DE LA FORMACTIVITES DE LA FORMACTIVITES DE LA FORMATION JOUR PAR JOURATION JOUR PAR JOURATION JOUR PAR JOURATION JOUR PAR JOUR

Plusieurs exposés ont été présentés par le formateur, suivis par des discussions fructueuses. Des copies de toutes les présentations ont été distribuées aux participants pendant l’atelier et seront rassemblées dans un tome consacré à l’atelier. Les principales activités tenues durant les quatre jours de la formation sont décrites ci-après. Le programme de la formation se trouve en annexe 2.

Journée dJournée dJournée dJournée du 02 Mars 2009u 02 Mars 2009u 02 Mars 2009u 02 Mars 2009

SESSION 1SESSION 1SESSION 1SESSION 1 : : : : CYCLE DU PROJETCYCLE DU PROJETCYCLE DU PROJETCYCLE DU PROJET : QUI FAIT QUOI ET QUAND: QUI FAIT QUOI ET QUAND: QUI FAIT QUOI ET QUAND: QUI FAIT QUOI ET QUAND

L’exposé du premier thème intitulée « Cycle du projet : Rôles, Responsabilités, temps». Avait pour finalité de donner aux participants une idée synthétisée mais claire du Contrôle et de la gouvernance interne dans le cycle des projets. Les participants ont eu l’occasion d’appréhender le Mécanismes de contrôle et de supervision de l’exécution des projets :

- Règles et règlements Tous les projets, quelle que soit leur source de financement ou leur importance, sont soumis aux règles et règlements de la FAO applicables à l’achat d’intrants, au recrutement de personnel, à la gestion financière et à l’établissement de rapports.

- Vérification interne et externe Tous les projets, quelle que soit leur source de financement ou leur importance, sont soumis à des vérifications de la part du Bureau de l’Inspecteur général et du Commissaire aux comptes.

- Évaluation Tous les projets, quelle que soit leur source de financement ou leur importance, sont soumis à évaluation conformément aux dispositions du Bulletin 2001/33 du Directeur général

- Ressources humaines Groupe de sélection du personnel de terrain: approbation de postes du cadre organique affectés à des projets, pour une durée d’au moins 12 mois. Groupes locaux de sélection: approbation de postes d’agents nationaux affectés à des projets/agents des services généraux. Groupe de sélection du personnel de terrain de rang supérieur: approbation lorsque les postes comportent des responsabilités de gestion. Évaluation du comportement professionnel: au moins une fois par an pour tous les postes; mécanisme similaire pour les postes de courte durée.

- Achat de matériel et contrats de services Comités locaux d’examen des achats et contrats: comprennent d’habitude le représentant de la FAO, tout autre fonctionnaire autorisé, un cadre national, le conseiller technique principal ou le directeur national de projet/coordonnateur et ou un vérificateur des comptes.

- Gestion et contrôle du budget et des finances Le budget et les dépenses des projets sont contrôlés principalement à l’aide de la grande base de données d’Oracle et du Système d’information sur la gestion du programme de terrain (FPMIS). De plus, les dépenses de projets effectuées à l’aide du compte d’avances de caisse du

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représentant de la FAO ou d'un compte d'avances d'un projet sont soumises à un contrôle de la part de vérificateurs locaux.

- Suivi de la mise en œuvre Le Système d’information sur la gestion du programme de terrain (FPMIS) comprend des informations sur tous les projets financés à l’aide de ressources extrabudgétaires et de crédits du Programme ordinaire; il comprend des données financières détaillées sur les projets (états financiers des projets, rapports intérimaires, listes des transactions) et peut être consulté par tous les fonctionnaires de la FAO ayant accès à l’Intranet. Il permet de repérer les projets ne produisant pas les résultats escomptés afin de prévoir et d’entamer des mesures correctives, par l’intermédiaire de l’équipe spéciale du projet. Il alerte les responsables du budget ou des fonctionnaires techniques des dates limites les plus importantes (dates de présentation de rapports), du faible taux d’exécution du projet, etc., moyennant un système de messages automatiques. Il comprend tous les rapports et documents pertinents sur tous les projets, quels que soient leur taille, leur source de financement ou leur objectif (y compris projets du TeleFood): descriptifs de projet, révisions budgétaires, rapports de mission, comptes rendus ou rapports finals, rapports trimestriels sur l’exécution du projet, etc.

JournéJournéJournéJournée du 03 Mars 2009e du 03 Mars 2009e du 03 Mars 2009e du 03 Mars 2009

SESSION SESSION SESSION SESSION 2222 : SUIVI FINANCIER DES PROJETS : SUIVI FINANCIER DES PROJETS : SUIVI FINANCIER DES PROJETS : SUIVI FINANCIER DES PROJETS

La deuxième journée de formation était consacrée aux exercices pratiques sur la Gestion financière des projets avec l’objectif de donner aux participants les notions de bases du suivi financier d’un projet.

La session a été très opérationnelle avec la construction en salle de tableaux de bords, de compte de résultat prévisionnel et de pratique d’exercices sur la Révision budgétaire avec accompagnement à la mise en œuvre.

LES OUTILS DE GESTION ET CONTROLE DU BUDGET ET DES FINANCES DES PROJETS

Le budget et les dépenses des projets sont contrôlés principalement à l’aide de la grande base de données d’Oracle et du Système d’information sur la gestion du programme de terrain (FPMIS). De plus, les dépenses de projets effectuées à l’aide du compte d’avances de caisse du représentant de la FAO ou d'un compte d'avances d'un projet sont soumises à un contrôle de la part de vérificateurs locaux.

- FPMIS : Système d'information sur la gestion du Programme de terrain

- ORACLE : L'intégration de l'environnement d'Oracle de la FAO facilite l'échange de données entre diverses applications de gestion et, grâce à une fonction de gestion attentive des données, vise à éliminer les données superflues, à rationaliser le déroulement des opérations et les procédures administratives et à déléguer les pouvoirs aux responsables de la mise en œuvre des projets et programmes

- PIRES : Le système de planification de suivi de l'exécution et d'appui à l'évaluation du programme (PIRES) concerne la planification et la gstion du programme, notamment la préparation du Plan à moyen terme, du PTB biennal et d'importants documents de

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LE DES PROJETS

l'Organisation tels que le Rapport sur l'exécution du programme et le Rapport d'évaluation du programme.

- DWH : data warehouse, grande base de données de la FAO est conçu pour contenir l’information utile pour aider aux projections et aux prises de décision.

- SMIAR : Système mondial d'information et d'alerte rapide


SESSIONSESSIONSESSIONSESSION 3 : RAPPORT TRIMESTRIEL, RAPPORT SEMESTRIEL3 : RAPPORT TRIMESTRIEL, RAPPORT SEMESTRIEL3 : RAPPORT TRIMESTRIEL, RAPPORT SEMESTRIEL3 : RAPPORT TRIMESTRIEL, RAPPORT SEMESTRIEL

- RAPPORT TRIMESTRIEL D‘EXÉCUTION DU PROJET :

Le Rapport trimestriel d’exécution du projet est présenter par les responsables du budget: examen des résultats du projet au cours des trois derniers mois, prévision des activités des trois prochains mois, identification des questions ou problèmes qui pourraient gêner l’exécution du projet. Ces informations sont affichées sur le système FPMIS pour permettre aux bureaux régionaux ou au Siège de suivre les résultats des projets au niveau national et de fournir, le cas échéant, appui et orientations.

- RAPPORT SEMESTRIEL

Le rapport semestriel permet de surveiller les progrès accomplis en vue de la réalisation des résultats. Ce rapport doit être préparé deux fois par an, Chaque rapport doit être présenté dans les 30 jours qui suivent la fin de la période de six mois.

- ABSENCE D’UNIFORMITÉ DES RAPPORTS

L’absence d’uniformité est surtout attribuable au manque de directions précises à l'égard de la méthodologie à respecter par le personnel et au manque d'uniformité des questionnaires et du contenu des rapports trimestriels et annuels produits par les projets.

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SESSIONSESSIONSESSIONSESSION 4444 : : : : PLAN DE TRAVAILPLAN DE TRAVAILPLAN DE TRAVAILPLAN DE TRAVAIL

Les plans de travail initiaux et annuels constituent la base des rapports trimestriels financiers et des rapports narratifs semestriels (en d’autres termes, les rapports seront rédigés en fonction du plan de travail). Ils doivent énoncer les activités de l’année financière et les résultats escomptés. Le plan de travail doit alors être présenté par le partenaire responsable du projet. Un plan de travail doit être préparé au lancement du projet et ultérieurement chaque année. Le plan de travail annuel doit inclure :

• une courte introduction, qui résume les résultats accomplis jusqu’à présent et donne une explication qualitative des progrès réalisés en vue d’atteindre les résultats (le projet progresse-t-il selon les prévisions ?);

• une liste de toutes les activités du projet pour l’année suivante, les responsabilités de chaque partenaire vis-à-vis de l’exécution de chaque activité et la date approximative d’exécution;

• les résultats escomptés du projet pour la prochaine année, notamment les résultats ventilés par sexe (extrants et progrès attendus en vue des résultats et des effets), et raisons des changements par rapport à l’année précédente;

• une stratégie de gestion des risques (déterminer les risques majeurs et les stratégies à utiliser pour surmonter ou minimiser les risques);

• une stratégie d’information (comment les leçons tirées de l’expérience et les résultats du projet seront communiqués aux partenaires clés);

• un budget annuel par poste et des relevés des besoins d’encaisse conformément à l’accord de contribution, y compris les contributions attendues des partenaires locaux et d’autres sources.

Au terme de l'atelier, le consultant Salvini a remercié l'ensemble des participants, puis successivement Monsieur Bathily chargé de Programme à la FAO-MALI et Mme Mariam Mahamat NOUR ont à leur tour présenté les mots de remerciement à l'endroit du formateur et son assistant ainsi qu'à tous les participants.

RAPPORTEURS:

- Yacouba MAIGA Responsable Suivi-Evaluation des Projets Espagnols et Vénézuélien.

- Ibrahima Amadou MAIGA Consultant Juriste Email : [email protected]

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ANNEXE 1 :

LISTE DE PRESENCE FORMATION SUR LES ACTIVITES OPERATIONNELLES DE LA FAO HOTEL SALAM du 05 au 06 Mars 2009

N° NOMS &

PRENOMS

STRUCTURE FONCTION CONTACT

1 Mariam

Mahamat

NOUR

FRMLI Représentant 66 74 99 33

2 Fluvio

CENCI

FAO Sierra Leone Assistant ICC [email protected]

3 Mme

Mariko

Oumou

G.DIALLO

GTFS/MLI/030/IT

A

Coordinatrice Nationale 76 45 45 29

4 Mme

SISSOKO

MARIE

Bernadett

e TRAORE

FRMLI Assistante Programme 76 07 59 82

5 Gaoussou

A. Gadre

DIARRA

GCPS/MLI/030/SP

A

Coordinateur Régional

Mopti-Gao

76 23 34 79

6 Zan

Diarra

GCPS/MLI/029/SP

A


Koulikoro

66 89 74 60

7 KONATE

Mamadou

GCPS/MLI/028/VE

N


Yélimané

76 14 21 29

8 Rokiatou

DOUMBIA

Coordination

Nationale Projets

Espagnol et

Venezuelien

Secrétaire Coordination

PNSA

76 42 48 98

9 Yacouba

MAIGA

Coordination

Nationale Projets

Espagnol et

Venezuelien

Responsable suivi

évaluation-Coordination

PNSA

73 33 95 62

1

0

Ousmane

MAIGA

Coordination

Nationale Projets

Espagnol et

Venezuelien

Coordinateur National 76 32 27 50

8

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1

1

Sory CISSE Centre National de

Lutte contre le

criquet Pèlerin

Chef Département

Communication

76 46 69 94

1

2

Seyan

DOUMBIA

FRMLI Chargé d’administration-

FAO

66 78 69 81

1

3

Salvini

Daniele

FAO SENEGAL Formateur

1

4

Fatimata

SANGARE

FRMLI Reception/Communicatio

n

20 22 37 13

1

5

Mme Keita

Fatoumat

a

SIMPARA

FRMLI Administration

Secrétariat/Classement

20 22 37 13

1

6

Cissé

Safiatou

Diarra

FRMLI Assistante-Commis aux

Programmes

76 48 24 93

1

7

Siratigui

Diallo

FRMLI Assistant Programme 76 37 39 74

1

8

Ibrahim

MAIGA

FAO- ECTAD Assistant Operations 66 71 90 70

1

9

Ibrahima

Amadou

MAIGA

FRMLI Consultant Juriste [email protected]

m

66 73 71 83

2

0

Assékou

Guindo

GTFS/MLI/030/IT

A

Coordinateur Régional-

Bandiagara

76 01 46 72

2

1

Moustaph

a SISSOKO

Coordination

Nationale Projets

Espagnol et

Venezuelien

Responsable

Volet/Agriculture

79 03 03 08

2

2

Becaye

Sankhare

FRMLI Assistant Programme 76 41 12 93

2

3

Lamine

DIARRA

Coordination

Nationale GIPD

Assistant administration 65 51 78 61

2

4

Mohamed

SOUMARE

Coordination

Nationale GIPD

Coordinateur National 66 79 04 75

2 Cheick FRMLI NOA-Assistant - 66 78 69 79

9





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LE DES PROJETS

LE DES PROJETS

5 Bathily Représentant - Chargé de

programme

2

6

Cheick

Abou

KONE

Coordination

Nationale Projets

Espagnol et

Venezuelien

Comptable 66 85 16 08

2

7

Mme

DIABY

Fatoumat

a KANE

FRMLI Secrétaire Principale 76 45 97 95

ANNEXE 2 :

PROGRAMME DE FORMATION EN QUESTIONNES OPERATIONNELLES

QUOI FINALITE ELEMENTS TEMPS

Cycle du projet, rôles,

responsabilités,

temps ;

Donner aux participants une idée

synthétisée mais claire de ce que chacun

doit faire dans l’identification,

formulation et gestion d’un projet

1. Une présentation avec l’appui d’un PPP

2. Test de 10 questions 3. Analyse des tests et

récapitulation finale

Une matinée et

une demi-après-

midi

Suivi financier des

projets

Donner aux participants les notions de

base pour comprendre :

BUDGET et CODES BUDGETAIRS:

comment les lire

DELIVERY ESTIMATES: comment on les

calcule; a quoi ils servent; qui les

télécharges en FPMIS; comment les

utiliser

AOS: qu’est ce qu'ils sont et comment

on peut les estimer

1. Présentation théorique avec l’appui d’une PPP ;

2. Exercices ; 3. Tests ; 4. Analyse des tests et

récapitulation finale 5. Questions et réponses.

Une demi-après-

midi et une

matinée

FPMIS

Pour les participants que ont accès à

FPMIS, développer une connaissance des

informations plus importantes y

contenues.

FPMIS: qu'est-ce qu'il y a dedans,

comme le trouver, comment s'en servir

1. Une présentation générale avec l’appui d’un PPP

2. Pratique sur l’utilisation de FPMIS

3. Questions et réponses

Un après-midi

DWH

Pour les participants qu’ont accès à DWH

développer une connaissance des

différents rapports financiers qu’on y

trouve.

DATA WAREHOUSE: tous les types de

rapport financiers que sont disponibles.

1. Pratique sur l’utilisation de DWH ;

2. Exercices ;

Une demi-

matinée

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A quoi ils servent. Comment les lire

Révision Budgétaire

(RB)

Apprendre à préparer une révision

budgétaire

1. Finalités d’une RB ; 2. De que type d’informations on

a besoin ; 3. Formats ; 4. Routing de la RB ; 5. Exercices ;

Une demi-

matinée

Rapport semestriel

d’avancement

(6-month progress

report)

Apprendre à préparer le rapport 1. Finalités du rapport semestriel d’avancement ;

2. Qui est impliqué dans son élaboration ;

3. Formats et périodicité ; 4. Routing du rapport ;

Un demi-après-

midi

Rapport trimestriel

d’exécution de projet

(QPIR)

Apprendre à préparer le rapport 1. Finalités du rapport trimestriel QPIR ;

2. Qui est impliqué dans son élaboration ;

3. Formats et périodicité ; 4. Routing du rapport

Un demi-après-

midi

Plan de travail

Uniformisation des plans de travail 1. Périodicité ; 2. Formats ; 3. Routing du plan de travail

Une demi-

matinée

Questions et réponses Une demi-

matinée

rapport de synthèse de l’atelier de formation sur la gestion opérationnelle des projets

Education