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A “primeira” de todas as coisas que você precisa
saber antes de dar início no envio de informações do
eSocial é que a plataforma do governo vai cruzar as
informações dos empregados, e isso vem causando
bastante dor de cabeça para algumas empresas.
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Mas...
Por quê?Bom, certamente você já deve ter conhecido alguém
que casou e passou a usar o sobrenome do seu cônjuge
certo? Só que tem um porém!
Essa pessoa não alterou o nome em todos os seus
documentos, e isso vai dar problemas na hora de enviar
os Registros constando os dados desse empregado,
como por exemplo no Registro S-2200 (Admissão de
Trabalhador).
José da Silva Lopes
123.456.789
Maria da Silva
987.654.321
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Há, mas ai você olha no cronograma de implantação
do eSocial e fica tranquilo, porque ainda dá tempo
para enviar esse registro de acordo com os prazos, só
que, não é bem assim.
Quanto antes você começar melhor, pois se um
empregado estiver com problemas, você precisa
comunicá-lo, certamente ele terá que atualizar o
nome, e isso pode demandar tempo.
Fora isso, o prazo para o eSocial começar já está ai, por
exemplo, as empresas com faturamento superior a R$78
Milhões já entregaram, e agora em Julho começam as
empresas com faturamento menor, o prazo mais longo
é para os Órgãos Públicos que terão início somente em
2019. Parece longe, mas está logo ai!
Fique de olho nos Prazos
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Bom, vamos ao que interessa, o eSocial oferece aos
empregadores um aplicativo para Consulta direto no
Portal deles com o objetivo de identificar possíveis
divergências entre os cadastros internos das empresas.
O Cadastro de Pessoas Físicas - CPF e o Cadastro Nacional
de Informações Sociais - CNIS, para fazer isso de forma
manual acesse o Portal do eSocial, ou, você também
pode fazer esse procedimento em Lote de um jeito
muito mais rápido, e direto do sistema da Folha Phoenix.
Por onde começar então?
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Vamos por em prática?
Você também pode realizar todo o processo assistindo
o vídeo com a nossa consultora Carla Ferreira ou se
preferir, continue lendo que iremos abordar todos os
tópicos para você entregar a qualificação cadastral
com sucesso.
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Utilizando o Folha Phoenix
Para começar, acesse o sistema da Folha Phoenix e
clique na opção eSocial, Arquivo Envio - Qualificação.
Selecione a empresa ATIVA e marque UM ou todos
os Funcionários jogando o cadastro deles para o lado
esquerdo da tela, agora clique no botão GERAR
No rodapé da tela o sistema vai informar o local onde
o arquivo está sendo gerado, guarde essa informação,
pois você precisará dela para selecionar o arquivo lá no
portal do eSocial. Agora clique no botão EXPORTAR.
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Com o arquivo gerado você vai acessar o Portal do
eSocial e no canto esquerdo da tela, selecionar a
opção Consulta Qualificação Cadastral. Se você
preferir, clique aqui que eu redireciono você, mas
antes, certifique-se que o seu certificado digital está
configurado para acessar a página.
O portal do eSocial vai solicitar o certificado da empresa
que você está enviando e depois pedir que você informe
o CNPJ dessa Empresa.
Agora, selecione o arquivo e em seguida clique em
ENVIAR. O portal do eSocial vai apresentar a seguinte
mensagem “Aguarde enquanto os dados são carregados”.
Depois disso, o eSocial vai recepcionar o seu arquivo
podendo retorná-lo em até 48 horas e infelizmente
não existe um mecanismo próprio dentro do portal
do eSocial para que ele te avise quando o arquivo
retornar, ou seja, você precisa ficar de olho, clicar
em Download e ficar fazendo Consultas utilizando o
Certificado Digital que você também usou para enviar
esses dados.
Quando você receber o arquivo de retorno do eSocial,
pode ser que ele venha com a extensão ANSI ou ainda
UTF, se esse arquivo retornar para você como ANSI
você terá que renomeá-lo para que a Folha Phoenix
consiga ler suas informações.
Utilizando o Folha Phoenix
Dica:
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Para fazer esse procedimento é muito simples, clique
no arquivo e peça para “Salvar Como”, abra o arquivo
no bloco de notas e no campo de codificação altere
para UTF-8.
Assim que o arquivo retornar salve ele na sua máquina,
clique com o botão direito do mouse e clique no
botão “Enviar para”, em seguida selecione a opção
“Alimentar Robô”, esse procedimento faz com que o
seu arquivo vá para a pasta correta onde a Folha vai ler
todos os dados.
Utilizando o Folha Phoenix
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Como ver o Retorno da Qualificação?
Você está quase concluindo esse processo, agora acesse
a Folha Phoenix novamente, clique na opção eSocial e
em seguida clique em “Arquivo Retorno - Qualificação”.
Com a empresa ativa, clique no botão Validar. Se esse
lote não possuir nenhum erro o retorno será validado
com êxito.
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Depois que você validar o arquivo e der tudo certo, o
empregado em questão ficará como Aprovado.
Para visualizar essa informação, acesse a opção eSocial
e clique na opção Gerenciador – Qualificação, você vai
notar que os empregados que você enviou para fazer
a Qualificação e que já retornaram, vão ficar com o
Status de Aprovado.
Aqueles que ainda estiverem com situação “Pendente
envio” significa que você ainda não enviou para que o
eSocial faça a análise do cadastro dele.
Como Ver o Retorno da Qualificação
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Super DicaSe você já fez a Qualificação de um empregado direto pelo
Portal do eSocial e não quer mais enviar as informações
dele pela Folha, é só você modificar a situação dele para
Qualificado.
Para realizar é simples, acesse a opção eSocial na Folha
Phoenix e clique na opção Gerenciador - Qualificação,
o empregado vai estar marcado como “Pendente
Envio” na coluna Status Qualificação, marque ele
através da coluna Qualificar e clique no botão Aplicar
Qualificação Manual localizado no topo da tela
Pronto! Você definiu que esse empregado já foi
qualificado.
Como Ver o Retorno da Qualificação
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Se por um acaso um Empregado vier com o Status de
Qualificação como “Rejeitado”, você precisa efetuar o
ajuste dele e encaminhar novamente para o eSocial.
Enquanto não estiver com o Status de Aprovado o
eSocial recusará o recebimento e você não conseguirá
ir para as etapas seguintes que é o envio dos Registros
da Carga Inicial e Não Periódicos.
Status Rejeitado para um Funcionário, e agora?
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2º Passo para o eSocial
Analisando os
dados da empresa
3º Passo para o eSocial
Realizando a
Carga Inicial
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