redenen om het project uit te voeren - web viewvermeld bij de tabel en bij de toelichtingen verderop...

Toelichting op de Business Case template

Auteur: <projectleider>Datum: <dd-mm-jjjj>

Versie: <versienummer>Status:


DocumentgegevensDoel van de business caseEen business case is een projectdocument waarin de zakelijke afwegingen om een project of taak te beginnen of voort te zetten beschreven worden. In de business case worden de kosten tegen de baten afgewogen. Baten kunnen financieel van aard zijn, maar ook kwaliteitsverbeteringen kunnen grondslag zijn om kosten te maken. Aan de hand van de business case wordt besloten om wel of niet te starten en/of verder te gaan met een project

Tijdens de opstartfase bevat de business case de eerste grove ramingen, om helderheid te geven in de financiering van een project en een beeld te verschaffen van te verwachten kosten. Deze versie wordt opgeleverd voorafgaand aan het project of vroeg in de opstartfase.Bij oplevering van het Projectplan (of Projectinitiatiedocument of PID) is de business case aangescherpt en uitgebreid. Hij bevat een samenvatting van de kosten. De baten worden grondig beschreven: die vormen tenslotte de reden om het project uit te voeren.

Het is verstandig de business case tijdens een project te herijken, wanneer zich wijzigingen voordoen in de kosten, benefits of belangrijke risico’s van het project.

VersiehistorieIn de versiehistorie is de geschiedenis van de business case terug te lezen. Door de stuurgroep goedgekeurde versies worden onder een nieuw versienummer bewaard.

Versie

Datum Auteur(s) Opmerkingen

0.2 Bijv.: Eerste globale versie, ter review door FEZ opdrachtgever en ICTS

0.3 Bijv.: Eerste globale versie, goedgekeurd door stuurgroep0.9 Bijv.: Uitgewerkte versie bij einde initiatiefase. Ter review

door stuurgroep1.0 Bijv.: Versie bij Projectplan. Goedgekeurd door stuurgroep

op d-m-jjjj.2.0 Bijv.: Gewijzigde versie na verandering van scope van het

project. Nu wordt ook … meegenomen. Goedgekeurd door stuurgroep op d-m-jjjj.

BrondocumentenVersie

Datum Auteur(s) Titel

1.0 dd-mm-jjjj

Bijv. de opdrachtgever

Projectintake

Inhoudsopgave1 Redenen om het project uit te voeren...........................................................................................3

2 Kosten............................................................................................................................................3

3 Uren................................................................................................................................................3

3.1 Gevolgen voor exploitatie.......................................................................................................4

4 Benefits..........................................................................................................................................4

Bestandsnaam: document.docx Auteur: 2/6

Versie: Datum opgeslagen:Project: ICTS projectdocumentatie


4.1 Financiële baten.....................................................................................................................4

4.2 Kwalitatieve voordelen...........................................................................................................4




1 Redenen om het project uit te voeren<<Om tijdens de looptijd af te wegen of het project nog de moeite waard is, en om projectleden helder te maken waarvoor inspanningen en resultaten worden geleverd, worden hier altijd de redenen opgenomen.Dit kunnen bijv. zijn: wetgeving, efficiency, kwaliteitsverbetering. Maak expliciet wat de argumentatie is.Eventuele aannames duidelijk vermelden!>>

2 Overzicht kosten en batenDe tabel hieronder moet een overzicht bevatten van alle financiële gevolgen van het project. Vermeld bij de tabel en bij de toelichtingen verderop in het document duidelijk welke aannames er eventueel zijn gedaan.

Maak een opsplitsing naar incidentele kosten en structurele kosten (waaronder licentiekosten, extra personeel, extra apparatuur/hardware, etc.).

Denk bij incidentele baten bijv. aan eenmalige opbrengsten van te verkopen apparatuur, of op te zeggen licenties.

Denk bij incidentele kosten ook aan eventuele vervroegde afschrijvingen van niet meer te gebruiken hardware of licenties.

In de kolom budget wordt vermeld welke organisatorische eenheid wordt geraakt. Het kan bv. voorkomen dat kosten op een andere plaats vallen dan opbrengsten. Eenmalige baten en kosten zijn meestal direct gerelateerd aan de uitvoering van het project. De structurele kosten zijn jaarlijkse kosten die ten laste zullen komen van de meerjaren exploitatiekosten-begroting van de aangegeven organisatorische eenheid. Eventuele aannames duidelijk vermelden.

De tabel is een Excel worksheet, binnen een Word-document. Je kunt deze in Word bewerken, of in Excel.

Werken in Word: dubbelklilk op de tabel (toepasbaar bij kleine wijzigingen)Werken in Excel (makkelijker bij grotere wijzigingen)

1. Klik met de rechtermuisknop op de tabel2. Kies Worksheet Object>Open3. Nu kun je in Excel wijzigingen aanbrengen4. Als je Excel afsluit, wordt de tabel automatisch bijgewerkt in het Word-document.

Voor het afsluiten: plaats de cursor helemaal linksboven in de tabel!!!Verdere aanwijzingen zijn te vinden op internet, of vraag een collega.




Baten Budget 2014 2015 2016 2017 2018 TotaalEenmalige baten

ICTS 1,250 1,250Totaal eenmalige baten € 1,250 € 0 € 0 € 0 € 0 € 1,250

Structurele batenBesparing licenties ICTS 12,000 12,000 12,000 12,000 48,000Uitfasering servers ICTS 1,000 1,000 1,000 1,000 4,000Totaal structurele baten € 0 € 13,000 € 13,000 € 13,000 € 13,000 € 52,000

Totaal baten € 1,250 € 13,000 € 13,000 € 13,000 € 13,000 € 53,250

Kosten Budget 2014 2015 2016 2017 2018 TotaalEenmalige kostenInitiele licentie nw syst UIM 40,000 40,000Externe consultancy UIM 20,000 20,000Kosten pilot omgeving ICTS 1,000 1,000Onvoorzien UIM 7,500 7,500Totaal eenmalige kosten € 68,500 € 0 € 0 € 0 € 0 € 68,500

Structurele kostenJaarlijkse licentie nw syst. ICTS 10,000 10,000 10,000 10,000 40,000servers SSM ICTS 8,000 1,000 1,000 1,000 1,000 12,000Totaal structurele kosten € 8,000 € 11,000 € 11,000 € 11,000 € 11,000 € 52,000

Totale kosten € 76,500 € 11,000 € 11,000 € 11,000 € 11,000 € 120,500

Baten - kosten -€ 75,250 € 2,000 € 2,000 € 2,000 € 2,000 -€ 67,250

Verkoop overbodige apparatuur

Tabel 1: out-of-pocket kosten project

3 Toelichting kostenpostenJe kunt deze paragraaf in de business case opnemen, of in je Projectplan/projectvoorstel/PID. Geef hier in ieder geval duidelijk aan waar de toelichting is te vinden en welke documentversie het betreft.Geef per kostenpost een toelichting. Waarom is de kostenpost nodig? Hoe is deze opgebouwd?

3.1 Eenmalige kosten (projectkosten)

3.2 Structurele kosten (op te nemen in meerjarenbegroting)

4 UrenIn de tabel hieronder is per afdeling het aantal uren weergegeven dat benodigd is om het project te doen slagen. De gedetailleerde uitwerking van de uren kun je opnemen in de business case, of het Projectplan, of het projectvoorstel. Geef hier dan wel duidelijk aan waar deze zijn te vinden.




4.1 Gevolgen voor exploitatie (uren)Hier wordt gevraagd naar de gevolgen voor de urenbesteding, bv. door een meer efficiënte werkwijze of juist meer uren-inzet door eisen vanuit wet-en-regelgeving. Een besparing in uren levert ook financiële baten op wanneer er een FTE reductie wordt gerealiseerd, of wanneer bespaard kan worden op externe uren. Eventuele aannames apart vermelden.

Doe dit voor alle eenheden die door het project worden geraakt.

5 VoordelenDe baten van het project zijn de redenen om het project uit te voeren. Dit hoofdstuk moet dan ook altijd worden gevuld. Baten kunnen kwalitatief zijn, bijv. kwaliteitsverbetering of kwantitatief, indien een efficiencyslag behaald wordt, of beide.

5.1 Financiële batenGeef bij financiële baten altijd aan HOE ze daadwerkelijk gerealiseerd worden. Een urenbesparing bijvoorbeeld is nog geen financiële besparing, dat is hij pas als er een vermindering in fte’s wordt doorgevoerd.Geef ook helder aan WIE verantwoordelijk is voor de acties en zorg dat dit is afgestemd. Baten kunnen binnen het project worden gerealiseerd of in de lijnorganisatie.

5.2 Kwalitatieve voordelenWaar ligt de winst voor de eindgebruikers? Of in de kwaliteit van het proces?



redenen om het project uit te voeren - web viewvermeld bij de tabel en bij de toelichtingen verderop...

Documents