redueix costos i reorienta els teus recursos interns mitjançant el bpo
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Com externalitzar el processos administratius de l'empresaTRANSCRIPT
BPO
INTRODUCCIÓN
¿QUÉ TIENEN EN COMÚN…
ADAM SMITH
MARGARET THATCHER
UNIVERSIDAD DE HARVARD
ESPECIALIZACIÓN
VENTAJA COMPARATIVA
EXTERNALIZACIÓN DE GRAN PARTE DEL S.PÚBLICO
ECONOMIAS DE ESCALA
TODOS ELLOS HAN CONTRIBUIDO DE FORMA SIGNIFICATIVA AL
DESARROLLO DEL BPO
El outsourcing se sustenta en tres pilares fundamentales:
CALIDAD
ECONOMIZACIÓN
ESPECIALIZACIÓN
Ventaja competitiva
Subcontrate el resto
Herramienta de gestión
BPO
¿QUÉ ES BPO?
PONER EN MANOS DE EXPERTOS
REORIENTAR LOS RECURSOS INTERNOS
REDUCIR COSTES
PROCESOS NO LIGADOS A LA NATURALEZA DEL NEGOCIO
AUMENTAR EL NIVEL DE COMPETITIVIDAD
BPO
EVOLUCIÓN
EXTERNALIZACIÓN
BPO
COMPONENTE TECNOLÓGICO
CAPITALHUMANO
BPOPROCESOS
ADMINISTRATIVOS
BPO
LA MAYOR CONTRIBUCIÓN ALDESARROLLO DEL BPO
Accesibilidad
Seguridad
UN NUEVO CONCEPTO
BPO
BPO DE PROCESOSADMINISTRATIVOS
BPO
SITUACIÓN ACTUAL
Descontento generalizado respecto a los procesos
internos de gestión.
TAREAS DIARIAS
CONTROL DE EXPEDIENTES Y
ARCHIVO
ATENCIÓN DEL TELÉFONO
ACUMULACIÓN
DE FACTURAS Y EXTRACTOS BANCARIOS
DOCUMENTACIÓN SIN ARCHIVAR
OPERACIONES SIN CONTABILIZAR
REMESAS SIN PRESENTAR
DEFICIENTE GESTIÓN
FINANCIERA
FALTA DE INFORMACIÓN ECONÓMICA
PROBLEMAS DE TESORERÍA
DEFICIENTE NEGOCIACIÓN
BANCARIA
IMPAGOS POR FALTA DE CONTROL
EMPRESA INEFICIENTE
COSTES ELEVADOS
MALA IMAGEN EXTERNA
BPO
VENTAJAS Y BENEFICIOSDE UN SISTEMA BPO
AGILIDAD/EFICACIAPRODUCTIVIDADBENEFICIOS
COSTES (administrativos y accesorios)
MEJORA EN LA ORGANIZACIÓNPROFESIONALIDAD E INNOVACIÓN
BPO
METODOLOGÍA
1.- CONTACTO CON LA EMPRESA
2.- PROPUESTA Y PRESUPUESTO
3.- FIRMA DEL CONTRATO
4.- IMPLANTACIÓN
5.- ÁREAS DE INCIDENCIA
1.- CONTACTO
• ¿Existe voluntad de externalizar?
–Positiva (total o parcial)
–Reticencia (SLA)–Rentabilidad (Presupuesto)–Reubicación
1.- CONTACTO
• Solicitud de datos para análisis:–Método de trabajo.–Factores claves/críticos–Condiciones de cobro/pago–Necesidades bancarias
• Identificar personas de contacto.
• Solicitud de documentación
ESTUDIO DEL ACTUAL MODELO
DETERMINACIÓN DE LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
EVALUACIÓN DE LA CONVENIENCIA DE EXTERNALIZAR
2.- PROPUESTA Y PRESUPUESTO
Se externaliza:
• TODA la gestión
• PARTE de la gestión
–Programa proveedor–Su programa (“traductor”)
2.- PROPUESTA Y PRESUPUESTO
3.- CONTRATO
Con la aceptación del presupuesto…
• SLA• Cliente
• KPIs (“smart”)
3.- CONTRATO
4.- IMPLANTACIÓN
Con la firma del contrato…
• Tareas previas:– Fichas de clientes/proveedores.– Envío de circulares (modelos)
• Traspaso de datos.
4.- IMPLANTACIÓN
5.- ÁREAS DE INCIDENCIA
• Circuito de VENTAS
• Circuito de compras y gastos
• Gestión bancaria
5.- ÁREAS DE INCIDENCIA
VENTAS COMPRAS OTROS
PEDIDO PEDIDO DIETAS
ALBARÁN ALBARÁN GASTOS VIAJES
EXPEDICIÓN RECEPCIÓN PAGO NÓMINAS
FACTURA FACTURA PAGO SEG. SOCIAL
CARTERA CARTERA PAGO TRIBUTOS
COBRO PAGO OTROS
ARCHIVO ARCHIVO
OTRAS GESTIONES
GESTIÓN BANCARIA COORDINACIÓN INFORMES
coordinación
• área laboral.
• área tributaria.
• otras áreas de práctica.
• otras empresas e instituciones.
informes
• mensuales:• tesorería, cobros y pagos.• desviaciones presupuestarias.• contabilidad de costes.
• anuales:• estados financieros.• flujo de efectivo del ejercicio.• presupuesto anual.
BPO
LA GESTIÓN DE EXTERNALIZAR
CORE BUSINESS
GESTIÓN FINANCIERA
GESTIÓN CONTABLE
GESTIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
¿QUÉ EXTERNALIZAR?
DETERMINACIÓN DE LA RELACIÓN
• ¿EXTERNALIZACIÓN PARCIAL?
• ¿EXTERNALIZACIÓN TOTAL?
SERVICE LEGAL AGREEMENTSSLA
SEGUIMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS
PROCESOS
CORRECTA DEFINICIÓN DE PARÁMETROS CLAROS Y DETALLADOS
SEGUIMIENTO DE LA RELACIÓN
• Si no se puede medir, no se puede controlar
• KPIS (SMART)
BPO
SÍNTESIS
EXTERNALIZAR REPRESENTA
• PONER EN MANOS DE EXPERTOS AQUELLOS PROCESOS NO LIGADOS A LA NATURALEZA DEL NEGOCIO.
• CENTRARSE EN AQUELLO QUE APORTA VALOR A LA EMPRESA.
IDEAS CLAVE
• TRABAJAR ON-LINE• REDUCIR COSTES• MEJORA LA ORGANIZACIÓN• INCREMENTO DE LA COMPETITIVIDAD• MEJORAR LA IMAGEN
BPO
EXPERIENCIAS
CONCEPTOS
• Romper el paradigma de la Pyme• Accesibilidad a la información• Seguridad (copias por duplicado)• Inversión inicial• Sharepoint (soporte a ventas)• Devolución de documentación
REDUCCIÓN DE COSTES
COMPRAS
CONTROL STOCKS
VENTAS
ADMINISTRACIÓN
AdministrativoContable
Financiero
Bº
Bº
Bº
REDUCCIÓN DE COSTES
ADMINISTRACIÓN
½ Administrativo
Financiero
Bº
BPO
REDUCCIÓN DE COSTES
• ESTRUCTURA INICIAL INEFICIENTE– Sobredimensión Departamento Administración– Falta de estructuración en Ventas– Costes de eficiencia elevados
• ESTRUCTURA BPO– Dimensión adecuada– Organización Ventas– Costes de eficiencia reducidos
COMPARATIVA COSTES
INICIAL• Administrativo:
» 15.600€
• Contable:» 25.400€
• Financiero:» 31.200€
• ½ Administrativo:» 7.800€
• TOTAL: 80.000€
BPO• ½ Administrativo:
» 7.800€
• Financiero:» 31.200€
• BPO:» 18.000€
• TOTAL : 57.000€
AHORRO COSTES
• Ahorro directo: 23.000€• Ahorro indirecto: 7.000€
– Bajas, vacaciones, formación,…– Costes accesorios (software, instalaciones,…) – La gran mayoría de costes ahora son variables
TOTAL AHORRO: 30.000€AHORRO: (30.000/ 80.000) = 40%; 23/80=30%
