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Proyecto
Reestructuración del sistema del control de inventarios y aspectos financieros.
Nombre de alumnas:
Sandra Yadira virgen Vázquez
María Guadalupe Zamora Páez
Contador Público
Asesor:
C.P German Fuentes Fuentes
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
CONTENIDO
Capítulo1. Generalidades del proyecto
1.1 Planteamiento del Problema………………………………………………………….…1
1.2 Justificación………………………………………………………….............................2
1.3 Objetivos……………………………………………………………………..…………3
General
Específico
1.4 Historia de la empresa………………………………….……………………………....4
Misión
Visión
Productos……………………………………………………...……………….................5
Capítulo 2. Marco teórico
2.1.1 Concepto de inventario…………………………………….………………..13
2.1.2 Funciones de los inventarios……………………………………….………..15
2.1.3 Razones por las cuales se requiere mantener un inventario…………………16
2.1.4 Razones por las cuales no se requiere mantener un inventario……………...17
2.1.5 Propósitos de las políticas de inventarios…………………………………...18
2.1.6 Planificación de las políticas de los inventarios…………………………….19
2.1.7 Normas legales aplicadas en el control de inventarios………………….......20
2.1.8 Requisitos que deberá cumplir los requisitos contables en 2014……...........22
2.1.9 Control de inventario………………………………………………….……23
2.1.10 Control interno del inventario……………………………………….…….25
2.1.11 Costo de almacenamiento………………………………………….……...26
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
2.2.1 Métodos de valuación de
inventarios……………………………………………………………………………….…27
2.2.2 Reglas de presentación de inventario……….………………………………………..34
2.2.3 Reglas de valuación de inventario……….…………………………………………...35
2.2.4Método de máximos y mínimos…………..…………….............................................36
2.2.5Método de administrar inventarios…..…………………………………….………...37
2.2.6 Método de registro de mercancía….……………………………………………..…..40
Capítulo 3. Aspectos financieros
3.1 Razones financieras…………………………………………………………………...43
3.2 Formulas de Razones financieras………………………………………………..........45
3.3 Método de inventario rotativo………………………………………………………...47
3.4 Razones financieras de la empresa conny del pilar montejo garay…………………...50
3.5 Balance General ……………………………………………………………………...52
Capítulo.4 Aplicación
4.1 Esquema del diseño de un control de inventarios para el cumplimiento de unas
exigencias legales y técnicas…………………………………………………………......53
4.2 Elaboración de registro de compras de mercancía (políticas y
procedimientos)…………………………………………………………………….….…55
4.3 Ejecución del sistema de venta de mercancía (políticas y
procedimientos)………………………………………………...……………………..….59
4.4 Acciones a seguir de control de inventario…………………...……………………...63
4.5 Medición del desempeño del control de inventario………………………………….64
4.6 Presentación de los inventarios en los estados financieros…………………………..65
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
4.1.1 Formatos propuestos para el control de inventario
4.1.2Formulario requisición de compras……………….………...………………………66
4.1.3Formulario de cotización………………..……………….…...……………………..67
4.1.4Formulario de orden de compra…………………………………………………….68
4.1.5Formulario de registro de inventarios………………………………………………69
4.1.6Formulario de libro de retaceo……………………………………………………...70
4.1.7Formulario de reporte basura y otros……………………………………………….71
4.1.8Formulario de requisición de mercancía……………………………………………72
4.1.9 Formulario de nota de envió………………………………………………………..73
Capítulo 5. Recomendaciones
5.1 Dar recomendaciones a los propietarios y gerentes………………………………….74
5.2 Dar indicadores para solucionar situaciones que pueden perjudicar la correcta
aplicación del sistema de
inventarios……………………………………………………………….........................75
5.3 Pasos a seguir para la ejecución del sistema de control de
inventario………………………………………………………………………………..76
Capítulo 6. Conclusiones
6.1 conclusiones……………..………………………………………………………….80
6.2 Bibliografía………………………...………………………………………………..81
6.3 Anexos……………………………………………………………………………....82
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
INTRODUCCIÓN
La reestructuración que se plantea en esta investigación tiene un gran valor, pues se
pretende mejorar las condiciones de la empresa Conny Del Pilar Montejo Garay,
proporcionándole una ventaja competitiva que le permita incrementar su rentabilidad y
poseer un desarrollo sostenible en el largo plazo.
El proceso de reorganización puede llevarse a cabo debido a una serie de factores como el
posicionamiento y a ser más competitiva, sobrevivir a un clima económico adverso en la
actualidad, o equilibrio para moverse en una dirección completamente nueva.
Esta es necesaria cuando necesita mejorar su eficiencia y rentabilidad y que requiere la
gestión de expertos. Una estrategia de reestructuración consiste en el desmantelamiento y la
reconstrucción de las áreas dentro de una organización que necesita atención especial de la
gestión. La forma de dirigir y administrar ha presentado cambios alrededor del tiempo pero
debido a factores económicos y sociales como la globalización, su administración debe
favorecer la adaptación a las nuevas tendencias del mercado mediante estructuras flexibles
que le permitan ser mucho más competitivas.
Hoy en día, el constante cambio de productos e innovaciones en el mercado, exigen a optar
una cultura de mejora continua; con esto les permite el autoanalizarse continuamente con el
fin de conseguir mejorar su productividad y rentabilidad de manera periódica, obteniendo
así un mejor posicionamiento en su mercado local, regional o global.
Uno de los problemas que se encuentra es que no cuenta con un buen control
del inventario esto es un paso muy importante para el desarrollo, ya que puede ser el
culpable de generar clientes descontentos por el no cumplimiento, además de
ocasionar problemas financieros que pueden llevar a la compañía a la quiebra.
Además financieramente no sabe cómo se encuentra. Para esto es necesario hacer
innovaciones, que permitan hacer el mejor uso de los recursos financieros.
Existen varias herramientas para hacer un análisis; como son las razones financieras, La
Empresa se encuentra ubicada en Ave. Francisco I. Madero #685 Col. el Móratele Colima,
Col.
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PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Desde hace 20 años la empresa CONNY DEL PILAR MONTEJO GARAY no lleva un
buen control de inventarios, ya que es de gran importancia para tener un buen control en la
empresa.
Una de la problemática que se da es el de que no se cuentan con un control de inventario en
los talleres de herrería, y como también en bodega.
Ya que cuando solicitan material para la elaboración de la lona el encargado de bodega no
anota cuanto material sacaron y cuanto fue lo que se ocupó en el taller de lona, solo
registran el rollo de plástico que sacaron pero no saben en si cuantos metros de plástico
enviaron a los talleres de elaboración de lonas y herrería .
Se observa como uno de los principales puntos a tratar el hecho de la inexistencia de un
inventario. Sin un control de entradas y salidas de los consumibles permite el descontrol de
sus bienes contables, el poder plantearse el robo hormiga de sus materiales de parte de los
mismos trabajadores y el incumplimiento de contratos con el cliente.
Así mismo se requiere el uso del inventario como una herramienta de cambio para crear
una entidad más organizada administrativamente, de esta manera creando un ambiente de
control incentivaría al personal un ambiente más confortable. Dando como resultado una
mayor eficiencia en el personal administrativo.
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JUSTIFICACIÓN
El proceso de reorganización de la empresa “Conny Del Pilar Mondejo Garay” puede
llevarse a cabo debido a una serie de factores, como el posicionamiento a ser más
competitiva sobresalir, o el equilibrio. La reestructuración es necesaria ya que la necesita
mejorar su eficiencia y rentabilidad. Ya que el manejo inadecuado de los inventarios y de
almacén, al igual que la adquisición de productos en el momento y cantidad incorrecta,
incurren siempre en el aumento de costos y la disminución de beneficios, necesitando
incluso un mayor esfuerzo de parte del personal para obtener una rentabilidad reducida. De
manera que con el desarrollo del busca obtener soluciones a la problemática a través de
estrategias que faciliten la gestión de aprovisionamiento, lo cual puede traducirse en una
reducción importante en los costos de adquisición, compra, almacenaje, transporte y
comercialización de los productos ofrecidos y garantizando el suministro en el tiempo y
lugar requerido por los clientes.
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OBJETIVO GENERAL
Realizar una restructuración del sistema del control de inventarios y aspectos financieros,
usándolo como un instrumento de consulta y orientación que tendrá en el desarrollo de su
actividad cotidiana.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Diagnosticar el estado actual de “Conny Del Pilar Montejo Garay” y levantar la
información necesaria para comenzar con la documentación de procesos.
Identificar los sistemas de control de inventarios que puedan adaptarse a los
procesos de la empresa.
Analizar la situación financiera de la empresa.
Implementar un control de inventario.
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HISTORIA
Conny Del Pilar Montejo Garay es una empresa con 40 años de experiencia, iniciando en
los 70’s con la comercialización de piel, carnaza, vaquetas y productos para zapateros. Sin
embargo, cuando se empezaron a comercializar en el mercado los materiales derivados del
petróleo, el negocio sufrió un cambio, dando la apertura a la venta de materiales de
tapicería, plásticos, hule espuma y "LONAS".
Pero fue hasta hace 20 años que se comenzó a diseñar y fabricar todo tipo de toldos y
cubiertas. Hoy en día el nuevo concepto de Arquitectura es conocido
como Arquitectura Textil.
La empresa es pionera en el estado de Colima y concibe que la Arquitectura Textil se
define como el arte o ciencia de proyectar y construir cubiertas que protejan de los
elementos naturales (sol y lluvia), tomando en su proceso nuestros pilares fundamentales.
MISIÓN
Satisfacer el mercado, mediante la aplicación de tendencias de construcciones modernas,
haciendo uso de la arquitectura, ingeniería y tecnología para la creación de Estructuras
Lonarias que cuenten con:
Funcionalidad, Dinamismo, Seguridad, Geometría descriptiva y Estética para cualquier
espacio o lugar.
VISIÓN:
Ser empresa líder en el estado de colima con la mejor calidad y servicio, proporcionándole
a su empresa diseños personalizados y adaptados a su contexto.
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PRODUCTOS
Toldos Tradicionales
Nuestra gama de toldos tradicionales te ofrecen protección solar y contra lluvia a bajo costo
y garantía.
Aplicación: Para Tiendas Comerciales y de Servicio, Restaurantes,
Instituciones Educativas, Lugares Recreativos, Casas, Residencias.
Propiedades: Hecho con lona nacional (PVC) ó importada (tela acrílica) de la más alta
calidad, soldadura y acero de alta calidad nacional, instalación en la localidad.
Estilo de toldos
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Tecno toldos
Tecno toldo (concepto nuestro) se define como el tipo de toldo diseñado con un toque de
estilo vanguardista y tecnológico.
No sólo somos fabricantes, además innovamos para ti.
Nuestra gama de Tecno toldos te ofrece protección solar y contra lluvia a bajo costo,
estética y garantía.
Aplicación: Para Tiendas Comerciales y de Servicio, Restaurantes,
Instituciones Educativas, Lugares Recreativos, Casas, Residencias.
Propiedades: Hecho con lona nacional (PVC) ó importada (PVC de la más alta calidad
mundial), soldadura y acero de alta calidad nacional, instalación en la localidad.
Estilos de Tecno toldos
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Toldos Retráctiles
Parte de nuestra misión es innovar, así que como empresa te presentamos la mejor opción
en toldos retráctiles importados.
Un Toldo Retráctil se define como un toldo fijo que puede abrir y cerrar a la comodidad del
cliente, ya sea manual ó motorizado y a control remoto.
Estilo de Toldos Retráctiles
Toldo Retráctil Tipo Caída Libre:
Consiste en un sistema motorizado a control remoto con el cual se controla la apertura de
este toldo. Esta apertura es solo vertical (de arriba a abajo ó viceversa). A este toldo
también se le llama Screen ó Pantalla.
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Toldo Retráctil Tipo Brazo:
Como su nombre lo dice, son toldos que se abren con un ángulo de apertura a través de la
guía de dos brazos en las partes laterales. Pueden ser Manuales ó Motorizados.
Toldo Retráctil Fijo:
Consiste no solamente en proteger la localidad del cliente, sino dar un toque de
decoración. Puede ser Manual ó Motorizado.
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Malla Sombra
La malla sombra es un material muy innovador que se aplica en todo tipo de toldo, tecno
toldo, cubierta ó cocheras. Su capacidad de sombra es de un 70%, 80% y 90%, dando a su
vez una muy, muy cálida, fresca y excelente presentación.
Las garantías de la malla sombra nacional rebasan los 3 años contra decoloración y
putrefacción y la malla de importación los 4 años.
Estilo de Maya Sombra
Toldo Fijo:
Consiste no solamente en proteger la localidad del cliente, sino dar un toque de decoración,
sombra y frescura.
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Malla Sombra Tipo "Geometría Irregular"
Este tipo de estilo de malla sombra rompe con una decoración común ó una figura
geométrica común. Especial para exteriores elegantes ó comercialmente de prestigio.
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Mega cubiertas
Mega cubiertas en Espacio Deportivo
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EMPRESA PLÁSTICOS MONTEJO
TALLER DE HERRERIA
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Capitulo2
Marco Teórico
CONCEPTO DE INVENTARIO.
Los inventarios son acumulaciones de materias primas en proceso y productos terminados
que aparecen en numerosos puntos a lo largo del canal de producción y de logística de una
empresa: almacenes, patios, equipo de transporte, entre otros. Al respecto, refieren además
que tener estos inventarios disponibles puede costar, al año, entre 20% y 40% de su valor.
Por lo tanto, administrar cuidadosamente los niveles de inventario tiene un buen sentido
económico.
TIPOS DE INVENTARIOS.
Inventarios es la cantidad de bienes o activos fijos que una empresa mantiene en existencia
en un momento determinado, el cual pertenece al patrimonio productivo de la misma. Los
inventarios de acuerdo a las características físicas de los objetos a contar, pueden ser de los
siguientes tipos:
Inventarios de materia prima o insumos: Son aquellos en los cuales se
contabilizan todos aquellos materiales que no han sido modificados por el proceso
productivo de las empresas, Ejemplo: En una tapicería su inventario de materia prima o
insumos está conformado por: Maderas, barniz, clavos, telas etc.
Inventarios de materia semi-transformada o productos en proceso: Como
su propio nombre lo indica, son aquellos materiales que han sido modificados por el
proceso productivo, pero que todavía no son aptos para la venta. Ejemplo: Ensambladora de
vehículos tiene como inventario asientos de cuero.
Inventarios de productos terminados: Son aquellos donde se contabilizan todos
los productos que van a ser ofrecidos a los clientes, es decir que se encuentran aptos para la
venta.
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REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
Inventario en mercancías: Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para
abastecer los canales que conectan a la empresa con sus proveedores y sus clientes,
respectivamente. Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro.
Inventarios de materiales para soporte de las operaciones, o piezas y
repuestos: Son los productos que aunque no forman parte directa del proceso productivo
de la empresa, es decir no serán colocados a la venta, hacen posible las operaciones
productivas de la misma, estos productos pueden ser: maquinarias, etc.
Inventario en Consignación: Son aquellos artículos que se entregan para ser
vendidos o consumidos en el proceso de manufactura pero la propiedad la conserva el
proveedor.
Inventario inicial: Es la relación detallada y minuciosa de las existencias de mercancías
que tiene una empresa al iniciar sus actividades, después de hacer un conteo físico.
Inventario final: Es la relación de existencias al finalizar un periodo contable.
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REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
FUNCIONES DE LOS INVENTARIOS.
Algunos inventarios son inevitables. Todo o cuando menos una parte del inventario
de manufactura en proceso es inevitable. Al momento de llevar a cabo el recuento del
inventario, parte de él estará en las máquinas otra parte estará en la fase de traslado de una
máquina a otra, o en tránsito del almacén de materias primas a la línea de producción o de
ésta, al almacén de artículos terminados. Si vamos a tener producción es inevitable tener
inventarios en proceso. Sin embargo, frecuentemente podemos minimizar este inventario
mediante una mejor programación de la producción, o bien mediante una organización más
eficiente de la línea de producción, o bien mediante una organización más eficiente de la
línea de producción.
Como una alternativa, podríamos pensar en subcontratar parte del trabajo, de tal manera
que la carga de llevar dicho inventario en proceso fuera para el subcontratista. En ocasiones
conviene acumular inventario en proceso para evitar problemas relacionados con la
programación y planeación de la producción. Si se trata de una política bien pensada, este
bien; sin embargo frecuentemente resulta ser un camino fácil para obviar una tarea difícil.
El resto del inventario que se tenga en accesorios, materias primas, artículos en proceso y
artículos terminados simplemente se mantiene por una razón básica. Principalmente se tiene
inventarios porque nos permite realizar las funciones de compras, producción y ventas a
distintos niveles.
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REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
RAZONES POR LAS CUALES SE REQUIERE MANTENER
INVENTARIO
Reducir costos de pedir. Al pedir un lote de materias primas de un proveedor, se
incurre en un costo para el procesamiento del pedido, el seguimiento de la orden, y para
la recepción de la compra en almacén. Al producir mayor cantidad de lotes, se
mantendrán mayores inventarios, sin embargo se harán menos pedidos durante un
periodo determinado de tiempo y con ello se reducirán los costos anuales de pedir.
Reducir costos por material faltante. Al no tener material disponible en inventario
para continuar con la producción o satisfacer la demanda del cliente, se incurren en
costos. entre estos costos mencionamos las ventas perdidas, los clientes insatisfechos,
costos por retrasar o parar producción. Para poder tener una protección para evitar
faltantes se puede mantener un inventario adicional, conocido como inventario de
seguridad
Reducir costos de adquisición. En la compra de materiales, la adquisición de lotes
más grandes pueden incrementar los costos de materias primas, sin embargo los costos
menores pueden reducirse debido a que se aplican descuentos por cantidad y a menor
costo de flete y manejo de materiales. Para productos terminados, los tamaños de lote
más grande incrementan los inventarios en proceso y de productos terminados, sin
embargo los costos unitarios promedio pudieran resultar inferiores debido a que los
costos por maquinaria y tecnología se distribuyen sobre lotes más grandes.
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REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
RAZONES POR LAS CUALES NO SE REQUIERE MANTENER UN
INVENTARIO.
Se desea reducir costos debido a que, el aumentar los niveles, ciertos costos
aumentaran, tales como:
Costo de almacenaje. Entre los costos en los que se incurren para almacenar y
administrar inventarios se encuentran: intereses sobre la deuda, intereses no
aprovechados que se ganarían sobre ingresos, alquiler del almacén, acondicionamiento,
calefacción, iluminación, limpieza, mantenimiento, protección, flete, recepción, manejo
de materiales, impuestos, seguros y administración.
Dificultad para responder a los clientes. Al existir grandes inventarios en proceso se
obstruyen los sistemas de producción, aumenta el tiempo necesario para producir y
entregar los pedidos a los clientes, con ello disminuye la capacidad de respuesta a los
cambios de pedidos de los clientes.
Costo de coordinar la producción. Inventarios grandes obstruyen el proceso de
producción, lo cual requiere mayor personal para resolver problemas de tránsito, para
resolver congestionamiento de la producción y coordinar programas.
Costos por reducción en la capacidad. Los materiales pedidos, conservados y
producidos antes que sean necesarios desperdician capacidad de producción. .
Costos por productos defectuosos en lotes grandes. cuando se producen lotes grandes se
obtienen inventarios grandes. Cuando un lote grande sale defectuoso se almacenen
grandes cantidades de inventario defectuoso. Los lotes de menor tamaño (y con ello una
reducción en los niveles de inventario) pueden reducir la cantidad de materiales
defectuosos.
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PROPÓSITOS DE LAS POLÍTICAS DE INVENTARIOS.
1.- Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios.
2.- A través de control, mantener los niveles óptimos tan cerca como sea posible de lo
planificado.
Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo que
causa costos de operación, riesgos e inversión insostenibles, y un nivel inadecuado que
tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rápidamente a las demandas de ventas
y producción.
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REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
PLANIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE INVENTARIO.
En la mayoría de los negocios, los inventarios representan una inversión relativamente alta
y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la empresa.
Cada función tiene a generar demandas de inventario diferente y a menudo incongruente:
Ventas. Se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las exigencias
del mercado.
Producción. Se necesitan elevados inventarios de materias primas para garantizar la
disponibilidad en las actividades de fabricación; y un colchón permisiblemente grande de
inventarios de productos terminados facilita niveles de producción estables.
Compras. Las compras elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de compras
en general.
Financiación. Los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversión (corriente
de efectivo) y disminuyen los costos de mantener inventarios (almacenamiento,
antigüedad, riesgos, etc.).
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REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
NORMATIVAS LEGALES APLICADAS EN EL CONTROL DE
INVENTARIO
El levantamiento físico de inventario es el procedimiento de auditoría mayormente
utilizado para verificar la existencia y la razonabilidad de las cifras del rubro inventario, sin
embargo, el Código Fiscal Federal y la Ley del Impuesto sobre la Renta también lo
consideran como una obligación de los contribuyentes.
El artículo 28, fracción IV, del Código Fiscal de la Federación (CFF) y el artículo 86,
fracción XVIII, de la LISR establecen la obligación de levantar el inventario al último día
del ejercicio de acuerdo con lo siguiente:
Código Fiscal de la Federación (CFF).
Las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar
contabilidad, deberán observar las siguientes reglas:
IV. Llevarán un control de sus inventarios de mercancías, materias primas, productos en
proceso y productos terminados, según se trate, el cual consistirá en un registro que permita
identificar por unidades, por productos, por concepto y por fecha, los aumentos y
disminuciones en dichos inventarios, así como las existencias al inicio y al final de cada
ejercicio, de tales inventarios. Dentro del concepto se deberá indicar si se trata de
devoluciones, enajenaciones, donaciones, destrucciones, entre otros.
Ley de impuesto sobre la renta (LISR)
Los contribuyentes que obtengan ingresos de los señalados en este Título, además de las
obligaciones establecidas en otros artículos de esta Ley, tendrán las siguientes:
Llevar un control de inventarios de mercancías, materias primas, productos en proceso y
productos terminados, según se trate, conforme al sistema de inventarios perpetuos. Los
contribuyentes podrán incorporar variaciones al sistema señalado en esta fracción, siempre
que cumplan con los requisitos que se establezcan mediante reglas de carácter general.
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REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
Por lo tanto se debe hacer el recuento físico del inventario el último día del ejercicio fiscal
siendo en algunos casos impráctico y complicado, por lo anterior la autoridad fiscal, vía
Reglamento de la LISR, a través de SU artículo 91 establece la posibilidad de adelantarlo:
Reglamento de la ley del impuesto sobre la renta (RLISR).
Para formular el estado de posición financiera a que se refiere la fracción V del artículo 86
de la Ley, los contribuyentes deberán realizar un inventario físico total de existencias a la
fecha en que se formule dicho estado. La práctica del inventario podrá anticiparse hasta el
último día del mes anterior a la fecha de terminación del ejercicio o efectuarse mediante
conteos físicos parciales durante el ejercicio. En ambos casos, deberá hacerse la corrección
respectiva para determinar el saldo a la fecha de terminación referida.
Cabe mencionar que con fundamento en el artículo 84, fracción II, del CFF la multa podrá
ser de 260 a 5,980 pesos por no llevar un control adecuado de los inventarios, además de
que las diferencias en dichos inventarios no justificados ni aclarados podría ser
consideradas enajenaciones no declaradas para efectos del ISR e IVA.
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REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
REQUISITOS QUE DEBERÁN CUMPLIR LOS REGISTROS O
ASIENTOS CONTABLES EN 2014.
XV. Los registros de inventarios de mercancías, materias primas, productos en proceso y
terminados, en los que se llevará el control sobre los mismos, que permitan identificar cada
unidad, tipo de mercancía o producto en proceso y fecha de adquisición o enajenación
según se trate, así como el aumento o la disminución en dichos inventarios y las existencias
al inicio y al final de cada mes y al cierre del ejercicio fiscal, precisando su fecha de entrega
o recepción, así como si se trata de una devolución, donación o destrucción, cuando se den
estos supuestos
Para efectos del párrafo anterior, en el control de inventarios deberá identificarse el método
de valuación utilizado y la fecha a partir de la cual se usa, ya sea que se trate del método de
primeras entradas primeras salidas, últimas entradas primeras salidas, costo identificado,
costo promedio o detallista según corresponda.
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REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
CONTROL DE INVENTARIOS.
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de
contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El
inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por
inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el
estado de resultados. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser
ésta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitarán
de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la
apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles.
Entre estas cuentas podemos nombrar las siguientes:
Inventario (inicial)
Compras
Devoluciones en compra
Gastos de compras
Ventas
Devoluciones en ventas
Mercancías en tránsito
Mercancías en consignación
Inventario (final)
El Inventario Inicial: representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que
comenzó el período contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el
Mayor General, se lleva en base al método especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta
finalizar el período contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por
Ganancias y Pérdidas directamente.
Compras: se incluyen las mercancías compradas durante el período contable con el
objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual
fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos,
Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Pérdidas o
Costo de Ventas.
Devoluciones en compra: se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda
aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque
esta cuenta disminuirá la compra de mercancías no se abonará a la cuenta compras.
Gastos: ocasionados por las compras de mercancías deben dirigirse a la cuenta titulada:
Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General.
Ventas: Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la Empresa y
que fueron compradas con éste fin. Por otro lado también tenemos Devoluciones en Venta,
la cual está creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa.
Mercancías en Tránsito: En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza
compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o
adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por mercancías que la empresa
compró pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aún no han sido
recibidas en el almacén. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta.
Mercancía en Consignación: que no es más que la cuenta que reflejará las mercancías que
han sido adquiridas por la empresa en “consignación”, sobre la cual no se tiene ningún
derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no está en la obligación de cancelarlas hasta
que no se hayan vendido.
El Inventario Actual (Final): se realiza al finalizar el período contable y corresponde al
inventario físico de la mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Al
relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se
obtendrá las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese período.
El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de
compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de
compras.
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REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
CONTROL INTERNO SOBRE INVENTARIOS
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato
circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran
cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los
inventarios incluyen:
Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual
sistema se utilice.
Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque
Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición.
Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros
contables.
Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.
Comprar el inventario en cantidades económicas
Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual
conduce a pérdidas en ventas
No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de
tener dinero restringido en artículos innecesarios.
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REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
COSTOS DE ALMACENAMIENTO.
Los costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesión del Stock, incluyen todos
los costos directamente relacionados con la titularidad de los inventarios tales como:
Costos Financieros de las existencias
Gastos del Almacén
Seguros
Deterioros, pérdidas y degradación de mercancía.
Dependen de la actividad de almacenaje, este gestionado por la empresa o no, o de que la
mercadería este almacenada en régimen de depósito por parte del proveedor o de que sean
propiedad del fabricante.
Para dejar constancia de esta complejidad, se incluye seguidamente una relación
pormenorizado de los Costos de almacenamiento, mantenimiento o posesión de los stocks
en el caso más general posible. No obstante, más adelante se expondrá un método
simplificado para calcular estos costos (la tasa anual "ad valorem") que se utiliza con
mucha frecuencia.
La clasificación de los costos de almacenamiento que seguidamente se incluye los clasifica
por actividad (almacenaje y manutención), por imputabilidades (fijas y variables) y por
orígenes directos e indirectos.
26
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
MÉTODOS DE VALUACIÓN DE INVENTARIOS
Los métodos de valuación son el conjunto de reglas que se utilizan para valuar
correctamente el costo de los artículos vendidos o bien para valuar adecuadamente las
existencias de un inventario con motivo de recuento físico.
“Tanto por costeo absorbente como por costeo directo y ya sea que se manejan por costos
históricos o predeterminados, los inventarios pueden evaluarse mediante los siguientes
métodos”.
a) P.E.P.S.
b) U.E.P.S.
c) Costos Promedios
II.I Primeras Entradas, Primeras Salidas
El método P.E.P.S. Se basa en la suposición de que los primeros artículos en entrar al
almacén o a la producción, son los primeros en salir de él, por lo que las existencias al
finalizar cada ejercicio quedan prácticamente registradas a los últimos precios de
adquisición, mientras que en resultados los costos de venta son los que corresponden al
inventario inicial y primeras compras del ejercicio.
Representa un método de costeo incurrido (original histórico) puesto que los costos son
asignados en orden de la adquisición de los artículos.
El razonamiento básico del método P.E.P.S. es la lógica del flujo físico de las mercancías,
ya que normalmente las empresas comerciales o tiendas de autoservicio manejan gran
cantidad de artículos de fácil descomposición, por lo que la aplicación de este método es
casi obligado.
27
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
El saldo de las existencias de inventario de mercancías está integrado de productos de
adquisición y costos más recientes, por otro lado el manejo físico de la mercancía no
necesariamente tiene que coincidir con la forma en que se valúan y que para una correcta
asignación del costo deben establecerse las diferente capas del inventario según las fechas
de adquisición o producción.
En tiempos de alza de precios el renglón de inventarios se ve afectado en incrementos
originados por los costos de adquisición o producción y no por aumentos en el número de
unidades existentes.
II.II. Ultimas Entradas, Primeras Salidas
Este método contrario al anterior consiste en valuar las salidas de mercancía a los precios
de costo de las últimas entradas, hasta agotar existencias de las últimas entradas. Cabe
aclarar que las últimas entradas serán las primeras salidas pero no físicamente sino a valor
de costo.
El método U.E.P.S. consiste en: “suponer que los últimos artículos en entrar al almacén o a
la producción, son los primeros en salir de él, por lo que siguiendo este método, las
existencias al finalizar el ejercicio quedan prácticamente registradas a los precios de
adquisición o producción más antiguos, mientras que en el estado de resultados los costos
son más actuales.
La aplicación de este método se utiliza generalmente en épocas inflacionarias donde los
precios constantemente tienden a subir y estas fluctuaciones en los precios de adquisición y
producción, el costo asignado al inventario difiera en forma importante de su valor actual.
Los artículos terminados cuando se venden el precio de acuerdo con este método, aplicado
a los costos de producción, la utilidad bruta representa el exceso de los ingresos sobre el
costo de las mercancías asentadas en los registros a la fecha de venta; por la tanto la
utilidad surge después de recuperar el costo de reposición de las mercancías vendidas.
El método U.E.P.S. se considera un costo de reposición puesto que los costos son asignados
en el orden de la adquisición de los artículos; Entendemos por “Costo de reposición” el
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
precio en que se puede adquirir los artículos de los proveedores de la empresa, en las
negociaciones manufactureras seria el precio que sacarían los artículos si se fabricaran en
esos momentos desechando el costo obtenido cuando fueron fabricados.
Inventario perpetuo, ya que este método es constante ya que cada entrada origina la
obtención del precio promedio y este método es periódico.
II.III Costo promedio
La forma de determinarlo es sobre la base de dividir el importe acumulado de las
erogaciones aplicables, entre el número de artículos adquiridos o producidos.
La fórmula empleada para calcular el precio promedio comprende "el importe acumulado
de las erogaciones aplicables", denominado saldo y "el número de artículos adquiridos o
producidos” denominados existencia. Ambos datos se obtienen de la tarjeta de almacén.
TARGETAS AUXILIAR DE ALMACÉN
UNIDADES COSTOS VALORES
ENTRADA SALIDA EXISTENCIA UNITARIO PROMEDIO DEBE HABER SALDO
100 $150.00 $15.000.00
200 300 $180.00 $36,000.00 51000.00
COSTO PROMEDIO = __SALDO__ = 5100 = $ 170.00
EXISTENCIA 300
Después de determinar el precio de costo, ya no se toman en cuenta artículos de$150.00 ni
de $180.00, sino que a todos ellos se les considera en promedio a un costo de $170.00. La
tarjeta de almacén después de haber hecho la determinación del costo promedio, queda
como sigue.
29
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
TARGETAS AUXILIAR DE ALMACÉN
UNIDADES COSTOS VALORES
ENTRADA SALIDA EXISTENCIA UNITARIO PROMEDIO DEBE HABER SALDO
100 $150.00 $15.000.00
200 300 $180.00 $36,000.00 51000.00
Método del promedio simple
Esta técnica consiste en determinar un promedio aritmético simple de los precios unitarios
del inventario inicial más los precios unitarios de todas las compras del ejercicio,
dividiendo este importe entre el número de compras más 1 (del inventario inicial).
Ejemplo.
PRECIOS DE COSTO
Inventario inicial
Primera compra:
Segunda compra:
Tercera compra:
$250.00
$260.00
$270.00
$280.00
COSTO UNITARIO = 250.00+260.00+270.00+280.00=1060= 265.00
4 4
Ventajas: El uso del método de promedio simple es fácil de aplicar, objetivo y no está
sujeto a manipulación de las utilidades como lo están otros métodos de valuación de
inventarios. Además quienes apoyan los métodos de costo promedio argumentan que
muchas veces es imposible medir un flujo físico y específico de inventario y que, por
consiguiente, es mejor costear las partidas sobre una base de precios promedios. Este
argumento es particularmente persuasivo cuando el inventario de que se trata es de
naturaleza relativamente homogénea.
30
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
Desventajas: Para determinar el costo unitario no se toma en consideración el número de
unidades vendidas, sino solo su costo. Por ello una desventaja de este método es que resulta
un tanto ilógico, porque al efectuar el cálculo se le otorga la misma importancia a las
compras de grandes volúmenes como a las de pequeñas cantidades.
Método del promedio ponderado
Este enfoque le da importancia relativa al volumen de unidades adquiridas para
determinar el costo.
Ejemplo.
UNIDADES COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL
Inventario
inicial
Primera
compra:
Segunda
compra:
TOTAL
6
5
6
7
24
$250.00 $260.00
$270.00
$280.00
$1,500.00
$1,300.00
$1,620.00
$1,960.00
$6380.00
COSTO PROMEDIO = SALDO =6380.00 = $265.8333
EXISTENCIA 4
31
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
Si consideramos que durante el ejercicio se vendieron 17 unidades en $5525.00 el costo de
venta lo determinaremos utilizando el precio de costo promedio de $265.83333.
Valuación del costo de ventas
COSTO DE VENTAS= 17 X 265.8333= $4519.16
La valuación del inventario final de 7 unidades se obtiene multiplicando el número de
unidades por el precio unitario de $ 26508333
Valuación del inventario final
INVENTARIO FINAL = 7 X 265.8333=$ 1860.84
Ventajas: En épocas donde los cambios de precios no son bruscos, este método limita las
distorsiones de los precios en el corto plazo, ya que normaliza los costos unitarios en el
período.
Desventajas: Técnicamente es ilógico porque se basa en la idea de que las ventas se
realizan en proporción a las compras y que el promedio ponderado es afectado por el
inventario inicial, las primeras y las últimas adquisiciones, lo que puede ocasionar un
retraso entre los costos de compra y la valuación del inventario, pues los costos iníciales
pueden llegar a influir tanto o más que los costos finales.
Promedio ponderado móvil: Una manera de reducir las desventajas del promedio
ponderado es mantener un procedimiento de inventarios perpetuos y determinar un nuevo
costo promedio por cada compra y ser más prolijos, después de cada operación realizada
con los inventarios.
La valuación del costo de venta se determinará aplicando a la salida de mercancías el
último costo promedio ponderado móvil determinado en la operación anterior y el
inventario final será determinado aplicando a las existencias el último promedio ponderado
móvil.
32
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
Ejemplo.
UNIDADES COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL
COSTO
PROMEDIO
PONDERADO
MÓVIL
Inventario
inicial
Primera
compra
Inventario
Segunda
compra
Inventario
Tercera
Compra
Inventarios
6
5
11
6
17
7
24
$250.00
$260.00
$270.00
$280.00
$1,500.00
$1,300.00
$2,800.00
$1,620.00
$4,420.00
$1,960.00
$6,380.00
$250.00
$254.5454
$260.00
$265.8383
La tarjeta auxiliar de almacén permite observar la determinación de este costo Promedio.
33
TARJETA AUXILIAR DE ALMACÉN
CONCEPTO UNIDADES COSTOS VALORES
ENTRADA SALIDA EXISTENCIA UNITARIO PROMEDIO DEBE HABER SALDO Inventario inicial 6 6 $250.00 $250.00 $1,500.00 $1,500.00 Primera
Compra
5 11 $260.00 $254.54 $1,300.00 $2,800.00
Segunda
Compra
6 17 $270.00 $260.00 $1,620.00 $4,420.00
Tercera
Compra
7 24 $280.00 $265.83 $1,960.00 $6,380.00
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
II.VI. REGLAS DE PRESENTACIÓN DE LOS INVENTARIOS
Para presentar una información de manera correcta es necesario, considerar las Normas de
Información Financiera.
“Revelación suficiente.- La información contable presentada en los estados financieros
debe contener en forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de
operación y la situación de la entidad”
“Importancia relativa.- La información que aparecen los estados financieros debe mostrar
los aspectos importantes de la entidad susceptibles de ser cuantificados en términos
monetarios. Tanto para efectos de los datos que entran al sistema de información contable,
como para la información resultante de su operación, se debe equilibrar el detalle y
multiplicidad de los datos con los requisitos de utilidad y finalidad de la información”
“Consistencia.- La información contable debe ser obtenida mediante la aplicación de los
mismos principios y reglas particulares de cuantificación para mediante la comparación de
los estados financieros de la entidad, conocer su evolución y mediante la comparación con
estados de otras entidades económicas, conocer una posición relativa. Cuando haya un
cambio que afecte la comparabilidad de la información debe ser justificado y es necesario
advertirlo claramente en la información que se presenta indicando el efecto que dicho
cambio produce en las cifras contables. Lo mismo se aplica a la agrupación y presentación
de la información”.
34
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
I.VII. REGLAS DE VALUACIÓN DE LOS INVENTARIOS
Para establecer las bases de cuantificación de las operaciones que se realizan en un ente
económico, relativas al rubro de inventarios, es necesario tomar en cuenta las siguientes
Normas de Información Financiera.
“Periodo Contable.-… Las operaciones y eventos así como sus efectos derivados,
susceptibles de ser cuantificados, se identifican con el periodo en que ocurren;… En
términos generales, los costos y gastos deben identificarse con el ingreso que originaron,
independientemente de la fecha en que se paguen.”
“Realización.-… Las operaciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica se
consideran por ella realizados:
(A) cuando ha efectuado transacciones con otros entes económicos,
(B) cuando han tenido lugar trasformaciones internas que modifican la estructura de
recursos o de sus fuentes.
(C) cuando han ocurrido eventos económicos externos a la entidad o derivados de las
operaciones de ésta y cuyo efecto puede cuantificarse razonablemente en términos
monetarios.
“Valor histórico original.-… Las transacciones y eventos económicos que la contabilidad
cuantifica se registran según las cantidades de efectivo que se afecten o su equivalente a la
estimación razonable que de ellos se haga al momento en que se consideren realizados
contablemente.
35
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
MÉTODO DE MÁXIMOS Y MÍNIMOS
El límite máximo de los inventarios se refiere a la cantidad de artículos que permita
coordinar y satisfacer las necesidades de venta, producción y financiamiento, límite mínimo
es lo que necesariamente debe existir en el almacén al fin de que las ventas no tengan
prejuicio alguno.
La determinación de máximos y mínimos de existencias para cada departamento o clase de
mercancías es un elemento de control de existencia. Lo ideal es solo llevar el mínimo de
existencias requeridas en cualquier tiempo, sin prejuicio de la posibilidad de especular en
mercancías tratando de anticiparse a los movimientos de precios, pero esto no puede
llevarse a cabo en la práctica. La táctica para la colocación de los pedidos, debe ser
mantener una existencia para hacer frente a la demanda a un precio satisfactorio. Para
determinar, hasta qué grado pueden bajar las existencias en un caso dado y dentro de los
límites de seguridad, antes de ser respuestas es necesario considerar el tiempo requerido a
partir de la iniciación del pedido hasta el momento en que pueden disponerse de las
mercancías para su venta.
Cuando el mercado se encuentra en condiciones excesivamente inciertas, puede ser
peligroso dejar bajar la existencia a un mínimo normal. Debe considerarse la cuestión de las
compras económicas. Es decir, que las mercancías pueden pedirse en cantidades suficientes
para obtener las mejores condiciones que sea posible lograr, sujetas al costo de
mantenimiento de la existencia.
La cantidad máxima que se almacena para un periodo dado no debe exceder de la cantidad
prevista en el presupuesto de ventas más cierta cantidad que se conserve para mayor
seguridad.
Las tarjetas de existencias deben llevar cuando menos una notación que indique el punto
mínimos “de hacer nuevo pedido”, y el empleado encargado de las existencias, en un
modelo destinado al efecto, debe avisar al departamento de compras cuando la existencia
desciende de la cifra mínima. 36
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
MÉTODO DE ADMINISTRAR LOS INVENTARIOS
El sistema ABC se usa para clasificar a los materiales de acuerdo al valor económico que
representan del inventario.
Los materiales A representan contienen 75% del valor del inventario. Representan sólo
el 20% de materiales que deben ir en inventario.
Los materiales B representan 20% del valor del inventario y el 30% de los materiales
en inventario.
Los materiales C representan el 5% del valor del inventario y el 50% de los materiales
en inventario.
Con este sistema se deduce que lo más conveniente que los materiales que mantienen
mayor volumen en inventario, sean los que menor costo representen del mismo. Deben
hacerse excepciones del sistema ABC para ciertos tipos de materiales:
Materiales críticos para producción
Materiales con vida de almacenaje corta
Materiales grandes y voluminosos
Materiales voluminosos sujetos a robo
MÉTODO DE CONTROL ABC
Clasificación A
1) Dentro de esta clasificación se incluyen aquellos artículos que debido a su elevado costo
de adquisición, por lo que representan dentro del costo total en el inventario un gran
porcentaje de este mismo, por tratarse de material de crítico o por su aportación a las
utilidades, debe ejercitarse sobre ellos un control al cien por ciento.45
2) Los artículos en este grupo deberán ser objeto de un inventario perpetuo, así como una
vigilancia constante de las políticas establecidas en relación con la frecuencia de efectuar
las compras, estar muy atento a las fluctuaciones en su uso, en el caso de empresas fabriles
o bien en la demanda en las comerciales; establecer cuándo y que cantidad comprar.
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
Normalmente es este grupo, por representar una gran inversión, las compras son frecuentes
y en ocasiones sólo se refieren a sustituir lo que entró a fabricación de acuerdo con un
programa establecido, o bien, se vendió en un lapso determinado.
Clasificación B
1) Esta clasificación comprende artículos de menor costo, valor e importancia que la clase
A, requiriendo menos dedicación y costo menor en su manejo.
2) Esta clasificación se encuentra en el punto medio entre la A y la C y por lo mismo
requiere de menos control que la primera y más que la segunda. Puede ser o no objeto de
un control mediante inventarios perpetuos, estableciéndose máximos y mínimos. Las
compras son menos frecuentes que en la clasificación A, pero más que en la clasificación.
Clasificación C
1) En esta clase se encuentra artículos de bajo costo, escasa inversión y poca importancia en
general, para ventas y producción, requieran una limitada supervisión sobre el nivel de
inventarios sólo para satisfacer las necesidades de ventas y producción.
2) En este sistema el control es el mínimo ya que suele llevarse mediante un colcho de
seguridad, representado por una o varias bolsas con artículos pertenecientes a esta
clasificación, mismas que se abren conforme es necesario. Cuando se abre la bolsa que
forma parte del colchón deberá formularse el pedido correspondiente, siendo la existencia
que queda.
3) suficientemente grande como soportar el paso del tiempo y la mercancía solicitada sea
recibida en la bodega. También pueden hacerse pedidos programados.
Las ventajas de dividir o clasificar las existencias en tres categorías: A, B y C son:
1. Economía en el personal necesario para la planificación y control de los inventarios.
2. Menores posibilidades de casos de desabastecimiento de artículos causados por faltas
internas de la empresa. 38
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
3. Mayor eficiencia en el manejo de las existencias.
Para lograr tener un adecuado control de los inventarios se ha establecido el método
ABC como sigue:
La clasificación ABC es aplicable a cualquier método de control de inventarios. Los
métodos son los siguientes:
Clasificación por costo unitario
Clasificación por valor de inventario
Clasificación por utilización y valor.
39
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
METODO DE REGISTRO DE MERCANCIAS
Un aspecto fundamental para un adecuado control de inventarios es un sistema de registro
que permita tener información constante y correcta sobre las existencias de mercancías en
el almacén. Este procedimiento de registro de las operaciones de mercancías, es el de
inventarios perpetuos, el cual tiene ventajas sustanciales sobre el procedimiento analítico o
pormenorizado.
PROCEDIMIENTO ANALÍTICO O PORMENORIZADO
Este procedimiento es principalmente utilizado por empresas con grandes volúmenes de
operaciones de compra venta, cuyos artículos tienen tales características que no se puede
determinar en cada operación de venta el importe del costo de venta respectivo. Este tipo de
entidades emplean una cuenta para cada operación de mercancías, tales como inventarios,
compras, gastos de compra, devoluciones sobre compra, ventas, devoluciones sobre venta y
rebajas sobre ventas.
Principales ventajas
En cualquier momento se puede conocer el importe del inventario inicial, las
compras, los gastos de compra, devoluciones, rebajas y bonificaciones sobre
compra, ventas, devoluciones sobre venta, rebajas y bonificaciones sobre venta;
pues existe una cuenta para cada uno de estos conceptos.
Se dispone de información más clara debido al registro que se hace de las
operaciones de las mercancías.
Facilita la elaboración del estado de resultados, pues se conocen cada uno de los
conceptos que integran la primera parte del mismo.
Principales desventajas
Para determinar el importe del inventario final, es necesario tomar un inventario
físico y valorarlo.
No se pueden determinar los errores, robos o extravíos en el manejo de las
mercancías, pues no existe ninguna cuenta que controle las existencias.
40
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
PROCEDIMIENTO DE INVENTARIOS PERPETUOS
Este método es empleado por empresas que manejan artículos de precios relativamente
altos, cuyo costo individual puede ser cotejado en el momento de su enajenación, pues
mediante tarjetas auxiliares de almacén se establece un control particular de los artículos
que se venden, lo que permite, en el momento requerido, contar con información respecto
de las unidades en existencia y sus costos, datos que deberán ser iguales a los reportados
por el departamento de contabilidad. Este sistema permite conocer en cualquier momento el
importe del inventario final de mercancías, por la cuenta de mayor que las controla, además
de que se cuenta con tarjetas auxiliares para cotejar los datos del mayor.
Cuando se emplea el método de inventarios perpetuos, auxiliado por tarjetas de almacén, al
momento de efectuar una compra, se le da entrada al almacén, se lleva a cabo un registro en
la tarjeta del artículo y se le contabiliza a nivel de mayor.
Cuando se realiza una venta, se le da salida del almacén, se opera la disminución en la
tarjeta auxiliar y se contabiliza en el mayor.
Además este procedimiento cuenta con otras ventajas, como saber el costo de ventas, la
detección de robos, extravíos, errores, malos manejos en el control de los inventarios, etc.
Principales ventajas
Control interno más riguroso. Al comparar el inventario físico con los registros
perpetuos, la gerencia se dará cuenta de cualquier faltante o error y podrá tomar una
acción correctiva.
Un inventario físico se puede tomar en fechas diferentes del fin de año o para
diferentes productos o diferentes departamentos en varias fechas durante el año, ya
que los registros perpetuos siempre muestran las cantidades que deben estar
disponibles.
Estados financieros mensuales o trimestrales pueden prepararse más fácilmente
debido a la disponibilidad de los valores en pesos del inventario y del costo de las
mercancías vendidas en los registros contables.
41
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
Principales desventajas
No se dispone de información clara debido al registro que se hace de las
operaciones de las mercancías, ya que todas las operaciones se engloban en la
cuenta de inventario.
Cuando se vende mercancía se requiere la elaboración de dos asientos:
1) Por la venta registrada a precio de venta.
2) Por la reducción en el inventario (registrado al costo).
42
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
Capítulo. 3 ASPECTOS FINANCIEROS
RAZONES FINANCIERAS
Concepto de Razones Financieras
Implica métodos de cálculo e interpretación de razones financieras para analizar y
supervisar el desempeño de la empresa.
El análisis de las razones financieras no es solamente el cálculo de una razón dada. Es más
importante la interpretación del valor de la razón.
Categoría de las Razones Financieras
Por conveniencia, las razones financieras se pueden dividir en cinco categorías básicas: las
razones de liquidez, de actividad y deuda miden principalmente el riesgo. Las razones de
rentabilidad miden los rendimientos. Las razones de mercado abarcan riesgo y rendimiento.
Razones de Liquidez
La liquidez de una empresa se mide por su capacidad para satisfacer obligaciones a corto
plazo conforme se venzan. La liquidez se refiere a la solvencia de la posición financiera
global de la empresa.
Razón del circulante.
Mide la capacidad de la empresa para cumplir con sus deudas a corto plazo.
Razón rápida (Prueba de ácido)
Esta fórmula mide la capacidad de pago, liquidez que tiene la empresa en ese momento.
Razones de Actividad
Mide la velocidad con que varias cuentas se convierten en ventas o efectivo, es decir
ingresos o egresos.
Rotación de inventario: Por lo general la rotación de inventario mide la actividad
o liquidez, del inventario de una empresa.
Periodo promedio de cobranza: Es el promedio de tiempo requerido para la
cobranza. Es muy útil para evaluar las políticas de crédito y cobranza.
43
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
Periodo promedio de pago: Es el periodo promedio de tiempo requerido para el
pago de las cuentas.
Rotación de activos totales: Indica la eficiencia con que la empresa utiliza sus
activos para generar ventas.
Ciclo financiero: Representa el número de días en rotación que tiene el efectivo,
inventario, ventas. El ciclo financiero muestra cuantos días tardas en comprar,
vender y recuperar.
Razones de Deuda.
La posición de deuda de una empresa indica la cantidad de dinero de otras personas que se
ha estado utilizando para generar ganancias.
Razón de deuda: Mide la proporción de activos totales financiados por los
acreedores de la empresa. Cuanto más alta es la razón mayor es la cantidad
de dinero de otras personas que se está usando para generar ganancias
Razones de Rentabilidad
Mide que tan rentable es la empresa
Margen de utilidad bruta
“Mide el porcentaje por cada peso de ventas queda después de que la empresa
ha pagado todos sus productos.”
Margen de utilidad operativa.
“Representa las utilidades puras pagadas por cada peso de ventas.
Margen de utilidad neta
“Mide el porcentaje de cada peso de ventas que queda después de que se han
deducido todos los gastos.”
Rendimiento sobre activos.
“Mide la efectividad para generar utilidades con los activos disponibles.”
Rendimiento sobre el capital contable.
“Mide el rendimiento obtenido sobre las inversiones de los accionistas en la
empresa.” 44
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
FORMULAS DE RAZONES FINANCIERAS
RAZÓN 0 ÍNDICE
FÓRMULA
UNIDAD
DE
MEDIDA
INTERPRETACIÓN
1.- Ciclo Fabricación
Inventario Prod. en Proceso (*) x 360 días
Costo de Producción
DIAS
Duración en días del ciclo
de producción
2.- Ciclo Inventario
Productos Terminados
Inventario Productos Terminados x 360 días
Ventas - Utilidades Brutas
DIAS
N° de días de ventas
asegurados en bodegas
3.- Rotación de
Existencias
Ventas
Inventarios
VECES
N° de veces que las
ventas hacen girar los
inventarios
4. Período de Pago
Cuentas por Pagar x 360 días
Compras
DIAS
N° de días que nos
demoramos en pagar alos
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
5.Gastos Financieros
Gastos Financieros
Ventas
%
proveedores
Proporción de las
ventas que es utilizado
para pagar intereses
46
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
METODO DE INVENTARIO ROTATIVO
1. Introducción
Podemos definir el concepto "inventario" como la relación detallada y valorada de las
existencias depositadas en un almacén. En realidad, el objeto es tratar sobre el control del
inventario en el sentido de verificación, mediante recuento, de las existencias físicas y
reales, para poder compararlas con las teóricas que constan en el ordenador y realizar los
ajustes en los casos en que sea necesario.
2. Necesidad del inventario rotativo
Es claro que las existencias deben coincidir con las registradas en el ordenador. Sin
embargo, surgen frecuentemente diferencias debidas a:
Errores de ubicación
Errores de despacho
Roturas no registradas
Entradas/Salidas no registradas
Devoluciones no registradas
En consecuencia, hay que comprobar las existencias reales y compararlas con las del
ordenador.
3. Objetivos:
Confirmar que las existencias de cada una de las referencias de que se compone el
stock real coinciden con las registradas en el ordenador.
Corregir las diferencias que se encuentren y analizar las causas que las produjeron.
47
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
4. Ventajas del inventario rotativo sobre el anual o general
Vigilancia más permanente y eficaz del inventario.
Mejor gestión de los pedidos y en un mejor servicio a los clientes, además de una
valoración más exacta
Reducción de costos en la realización del inventario. El anual debe realizarse
durante una o varias jornadas a puerta cerrada, mientras el rotativo se realiza cada
día de trabajo en un tiempo mínimo.
El inventario anual exige una preparación previa minuciosa y laboriosa; el rotativo
no.
En el anual, los conteos continuados pueden producir cansancio y, como
consecuencia, errores; en el rotativo no existe este riesgo, ya que el conteo diario
afecta a muy pocas referencias por persona.
CALCULO:
La rotación, o índice de rotación, IR, se calcula con la expresión:
IR= Ventas a precio de coste
Existencias medias
Ventas a precio de coste
Son las unidades vendidas durante el periodo, pueden expresarse en unidades físicas
o en unidades monetarias; en este último caso, la cifra debe reflejar el coste de las
ventas (o las ventas a precio de coste), no los ingresos por ventas, pues
distorsionaría el resultado.
Existencias medias
Son las unidades almacenadas por término medio durante el periodo, igualmente
pueden expresarse en unidades físicas o en unidades monetarias, a su valor en el
almacén.
48
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
Las dos cifras deben expresarse en la misma unidad.
Fórmula para determinar la rotación de inventarios
La rotación de inventarios se determina dividiendo el costo de las mercancías
vendidas en el periodo entre el promedio de inventarios durante el periodo.
(Coste mercancías vendidas/Promedio inventarios) = N veces.
IMPORTANCIA
La rotación es una parte importante de la rentabilidad. De forma abreviada:
Coeficiente de Rentabilidad= Margen * Rotación
En muchos casos, cuando el margen es ajustado, la mejor opción para Aumentar la
rentabilidad es incrementar la rotación. El mantener inventarios produce un costo de
oportunidad, pues para tenerlos se debe hacer una inversión de capital, por ello la
importancia de determinar adecuadamente su tamaño.
49
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
RAZÓN FORMULA RESULTADO
INTERPRETACIÓN VALOR PROMEDIO
RAZON CIRCULANTE
Activo Circulante Pasivo Circulante
23.35 Mide la capacidad de la empresa para cubrir sus deudas a corto plazo sólo con los activos que se convierten en efectivo a corto plazo Demuestra la proporción de lo que se debe contra lo que se tiene.
Debe de ser superior a 2 o 2.5. veces
PRUEBA ÁCIDO Activo Circulante -Inventarios Pasivo Circulante
18.35 Mide la capacidad de la empresa para pagar deudas a corto plazo sin tener que recurrir a la venta de Inventarios.
Se considera 1 como un buen valor. (veces)
ROTACIÓN DE INVENTARIO
Ventas inventarios
16.59 Calcula la razón de circulación de tu producto. El problema es aquí es la valuación de inventarios, así como el período de medición de ambos.
Comúnmente se acepta 9 veces como valor razonable.
ROTACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
Ventas netas Activos fijos
0.05 Tasa que muestra las veces en que el activo es capaz de generar los Ingresos de la explotación o ventas.
Valor aceptado para esta razón es de 2 veces.
RAZÓN DE DEUDA TOTAL
Pasivos totales Activos totales
0.06 Mide la proporción de activos totales financiados por los acreedores de la empresa. Cuanto más alta es la razón mayor es la cantidad de dinero de otras personas que se está usando para generar ganancias.
La compañía ha financiado con deuda el 5% de sus activos ó cada $1.00 de activos que tiene la empresa, ha sido financiado con $0.05 de pasivos.
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
RAZÓN DE DEUDA TOTAL CAPITAL CONTABLE
Pasivos totales Capital contable
1.06
FACTOR MULTIPLICADOR DE CAPITAL
Activos totales Capital contable
1.06 Por cada $1.00 de pasivo que se debe en el corto plazo, la empresa cuenta con $1.06 de activos circulantes para pagar, si la empresa decide pagar sus deudas a corto plazo, le quedara $0.06 de activo circulante.
MARGEN DE UTILIDAD
Utilidad Ventas netas
0.53 Corresponde al % de utilidad o pérdida obtenido por cada peso que se vende. Está implícita la suposición de que ambas se dan en el mismo momento
Se considera bueno entre 5 y 10%
RENDIMIENTOS EN ACTIVOS (ROA)
Utilidad Activos totales
0.88 Corresponde al % de utilidad o pérdida previo a los gastos financieros (resultado de la empresa sin deuda), obtenido por cada peso invertido en activos
Se considera bueno entre 5 y 10%. Depende mucho del sector de que se trate.
RENDIMIENTO EN CAPITAL CONTABLE (ROE)
Utilidad neta Capital contable
0.93 Corresponde al % de utilidad o pérdida obtenido por cada peso que los dueños han invertido en la empresa, incluyendo las utilidades retenidas Marca cuántos pesos se ganan por cada
El % debe de ser mayor a la tasa de interés bancaria.
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
ACTIVO
PASIVO
PASIVO CIRCULANTE
BANCOS 821,186.98 IMPUESTOS POR PAGAR 115,000.00
ALMACEN 400,000.00 ACREEDORES DIVERSOS 30,809.73
CLIENTES 200,700.00 TOTAL DE PASIVO CIRCULANTE 33,767.83
DEUDORES 568.09 PASIVO FIJO IVA ACREDITABLE 276,529.45 ACREEDORES HIPOTECARIOS 50,000.00
ANTICIPOS A PROVEEDORES 92,821.08 DOC X PAGAR A LARGO PLAZO 30,000.00
TOTAL DE ACTIVO CIRCULANTES 1,790,669.42 TOTAL PASIVO FIJO 80,000.00
ACTIVOS FIJOS
SUMA DEL PASIVO 113,767.83
EQUIPO DE OFICINA 92,599.51 CAPITAL EQUIPO DE COMPUTO 18,000.00 RESULTADOS DE EJERC.ANTERIORES 120,000.00
EQUIPO DE TRANSPORTE 3,278.47 UTILIDAD O PERDIDAD DEL EJERCICIO 1,752,977.57
TOTAL DE ACTIVOS FIJOS 113,877.98
SUMA DEL CAPITAL
1,872,977.57
ACTIVO DIFERIDO GASTOS DE INSTALACION 8,000.00
IMPUESTOS ANTICIPADOS 90,000.00 GASTOS POR AMORTIZAR 198.00 TOTAL DE ACTIVO DIFERIDO 82,198.00
TOTAL ACTIVO 1,986,745.40 SUMA DEL PASIVO MAS CAPITAL 1,986,745.40
52
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
Capítulo .4 APLICACIÓN
Esquema del diseño de un sistema de control de inventarios para el
cumplimiento de las exigencias legales y técnicas
El presente diseño del Control de Inventarios se resume en el presente esquema compuesto
por tres etapas:
Etapa I: Se muestra el esquema con los respectivos procedimientos a realizar para la
adquisición del material de trabajo
Etapa II: Se muestra el esquema con los respectivos procedimientos para registrar las
ventas de mercadería.
Etapa III: Se muestra el esquema de los procedimientos a llevar a cabo para la
implementación del diseño de control de inventarios.
53
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
Esquema del control de inventario para aplicar en la empresaConny Del
Pilar Montejo Garay.
54
ETAPA I
Elaboración de Registró de
Compras de Mercancía
2) Políticas de registro de
compras de mercancías
2) Procedimiento a seguir para
registrar compras de mercancías
en el exterior o interior del país
2.1) Requisición de compra de
mercancía
2.2) Autorización de compra de
mercancía
2.3) Pedido de mercancía
2.4) valuación de la mercancía
2.5) Recepción e ingreso de
mercancía a bodega
2.6) Registro contable de compras
ETAPA II
Elaboración de Registro de
Venta de Mercancía
Etapa III
Ejecución del sistema de
los inventarios
1) Políticas de registro de
ventas de mercancías
2) Procedimiento para registrar
ventas de mercancías
2.1) Solicitud de mercancías al
encarado de bodega
2.2) Envió de mercancías a bodega y
sucursales
2.3) Emisión de facturas
2.4) Despacho de mercancías o envío
de pedidos al cliente
2.5) Registro de salida de kardex
2.6) Registró contable de ventas
1) Políticas para la
ejecución del control
2) medición del
desempeño del control de
inventario
3) Presentación razonable
de los inventarios en los
estados financieros
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
DESARROLLO DE LA ETAPA I
ELABORACION DEL REGISTRO DE COMPRAS DE MERCANCÍAS
(POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS)
En ésta etapa se presentan las políticas y procedimientos a seguir para realizar las compras,
ya sea en el exterior como en el interior del país, con el fin de mejorar el control de los
ingresos de los productos a la bodega de la empresa.
1- Políticas de Registro de Compras
1. Realizar compras, previa revisión de existencias en Bodega.
2. El responsable de compras deberá solicitar al menos tres cotizaciones de diferentes
proveedores.
3. El encargado de compras deberá elaborar la respectiva orden de compra y solicitar la
autorización al Propietario o Gerentes.
4. Toda compra deberá estar respaldada por la documentación requerida.
5. El encargado de compra deberá analizar y seleccionar a los proveedores que les den las
mejores condiciones de pago y calidad en los productos.
6. Es responsabilidad del encargado del inventario de cada bodega verificar que los
productos ingresen en las condiciones solicitadas y de ser así firmara conforme.
7. Elaborar programación de adquisiciones, estableciendo mínimos y máximos de
existencias de productos.
8. El jefe inmediato del encargado de los inventarios (gerente o propietario) es el
responsable de verificar que se cumpla lo establecido en el procedimiento de compras.
2- Procedimientos a seguir para registrar las compras de mercancía, en el exterior o
interior del país.
Para que la compra de mercancía sea de manera ágil y las existencias suplan las
necesidades en los momentos requeridos por el cliente, presentamos el proceso de
adquisición de las mercaderías que debe de seguirse, mostrando así una serie de pasos y
requisitos que se necesitan para lograr el control sobre los movimientos de estos.
55
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
ppp
PROCEDIMIENTOS A SEGUIR PARA REGISTRAR LAS COMPRAS DE MERCANCÍA
Pasos Descripción de pasos Responsables
Propietario Encargado de
Inventarios
Encargado de
compras
Contador
Revisión de existencia en
bodegas
2.1
Tiene que existir una orden
de requerimiento de los
productos solicitados, esta
va a servir para saber qué y
cuánto comprar. Ejemplo de
una orden de requisiciones.
(Formulario 1)
El responsable de compras
deberá efectuar varias
cotizaciones de los
productos que se requieren,
para tener varias opciones
de compras y presentar a las
personas que autorizan las
compras la mejor opción.
(formulario2) Luego de
autorizada la cotización se
procederá a la emisión de
orden de compra.
(Formulario 3).
2.2
Al ser autorizada la compra
se solicita los productos al
proveedor seleccionado.
Cuando el proveedor nos
hace llegar la mercadería, el
encargado de los inventarios
antes de firmar y pasar el
documento de la compra
para su respectivo pago,
será de suma importancia
que la mercadería sea
revisada
cumplen la calidad
requerida.
2.3
2.4
Inicio
Requisición
de compra
Cotización
Orden
de
compra
Autorización
Pedido de
mercancía
Recepción de
pedido
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
Para tener la seguridad
que cumplen la calidad
requerida.
Después de haber
analizado los diferentes
métodos de valuación
recomendamos utilizar el
método Primeras Entradas
Primeras Salidas
(PEPS), pues este método
está contemplado dentro
de Código Tributario,
además el costo unitario
es más exacto por lo que
la utilidad también.
Para llevar el Control de
inventarios como lo exige
el Código Tributario en su
reglamento en el art. 81 se
utilizará la hoja de control
de inventarios (kardex)
(Formulario 4)
Este formulario es
utilizado por el encargado
de inventarios para
registrar las entradas y
salidas de mercadería, las
cuales serán registradas al
costo de adquisición.
2.5
El encargado de los
inventarios da ingresos a
la bodega la mercancía
para ubicarlas, de una
madera ordenada y fácil
de encontrar
Ingreso a
bodega
Valuación
2.6
Después de haber
analizado los sistemas de
inventarios existentes se
recomienda utilizar el
sistema de registro
perpetuo o continuo.
Registro contable
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
58
- Permite conocer en
cualquier momento el
importe de inventario
final de mercadería.
- Permite conocer el
costo de ventas.
La detección de
extravíos, errores y
malos manejos en los
inventarios.
- Un inventario físico se
puede tomar en fechas
diferentes del fin de año.
- Siempre muestran las
cantidades que deben
estar disponibles.
- Los Estados
Financieros
mensualmente o
trimestralmente pueden
prepararse más
fácilmente debido a la
disponibilidad de los
valores del inventario y
del costo de las
mercaderías vendidas en
el registro contable.
Fin del proceso de
compras
Fin
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
DESARROLLO DE LA ETAPA II
ELABORACION DEL REGISTRO DE VENTAS DE MERCANCÍAS.
(POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS)
En esta etapa se muestran las políticas y procedimientos a seguir para realizar operaciones
de ventas, de manera que exista un control eficiente de las salidas de inventario en las
sucursales.
1. Políticas de Registro de Ventas de Productos.
1. Elaborar y actualizar las listas de precios de todos los productos para la venta, debiendo
estar accesible al cliente y a los vendedores.
2. Cada vendedor deberá entregar al cliente el documento que ampare la venta ya sea una
factura o Comprobante de Crédito Fiscal antes que éste se retire de la sucursal de ventas.
3. Por cualquier error en facturación se hará la respectiva corrección en los próximos tres
días siguientes.
4. El encargado de inventarios deberá registrar la salida de los productos diariamente para
mantener actualizadas las existencias.
5. Solicitar la tarjeta de contribuyente al cliente con anticipación si necesita Comprobante
de Crédito Fiscal.
59
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
Los procedimientos se presentan en el diagrama de flujo de las
actividades siguientes:
PROCEDIMIENTOS A SEGUIR PARA REGISTRAR LAS VENTAS DE MERCANCÍAS
Pasos Descripción de Pasos Cliente Vendedor Encargado de
inventario
Cajero Contador
2.1
En el momento en que
el encargado de la
sucursal verifica que se
están agotando las
existencias de
determinados producto
este elaborará una
requisición de pedido a
bodega para abastecer la
sucursal. (Formulario 5)
El encargado de bodega
entrega los productos
para ser enviados a la
sucursal a través de una
hoja de envío.
(Formulario 6)
2.2
El encargado de sala
verifica la recepción del
producto enviado de la
bodega y luego que el
cliente compra el
producto, se elabora un
comprobante de crédito
fiscal o una factura
consumidor final
(Formulario 7 y 8)
2.3
Cuando el cliente
cancela el producto es
entregado el documento
correspondiente con el
sello de cancelado, o en
caso que sea cliente de
ruta se entrega el
documento y el
producto al motorista
que lo llevará.
2.4
INICIO
Solicitud a
bodega
Envió de
producto
Emisión de
factura
Despacho
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
61
2.5
El encargado de los
inventarios debe
quedarse con la copia
del envío
correspondiente para
luego hacer el registro
correspondiente en las
tarjetas Kardex, al
finalizar el día.
2.6
Al finalizar el día se
envía toda la
documentación de la
Sucursal al contador
para que se realice el
registro de las mismas.
Fin del proceso de
venta.
Registro en
kardex
Registro
Contable
FIN
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
ETAPA III
En esta etapa se muestran los pasos a seguir para la ejecución del sistema
de control de inventarios.
1. Políticas para la ejecución del control.
1. La contabilidad de los inventarios se hará tomando como base lo establecido en la
Normas de Información Financiera.
2. Asignar correctamente las funciones que debe cumplir el bodeguero, referente a los
controles que como encargado de bodega debe de realizar en cuanto al almacenamiento,
clasificación y al control de entradas y salidas de productos.
3. Verificar que se presente toda la documentación requerida en el departamento de
contabilidad, en la fecha correspondiente para evitar atrasos en los registros.
4. Verificar que los productos sean entregados, según lo descrito en factura por la cajera al
momento de realizar el cobro.
5. Verificar que el conteo físico de inventario se realice cada mes.
6. Revisar existencias de productos cada semana para abastecer la bodega.
7. Realizar los registros de control de inventarios según el sistema perpetuo o continuo.
8. El Costo a utilizar para la medición de los inventarios será el precio de compra.
9. Determinar e informar los costos de mantenimiento y almacenamiento del producto.
10. Determinar el costo de adquisición de las importaciones, registrando los costos de
compra en el registro de retaceo.
11. Asignar un espacio físico para resguardar y almacenar la documentación legal, donde se
preserve por un período de diez años.
62
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
Acciones a seguir para el control de
inventarios
Responsables
1. Designar un espacio de la empresa para
utilizarlo como bodega. Propietario
2. Contratación de una persona para el
control de los Inventarios Propietario
3. Adecuar los sistemas de control de
inventarios a las exigencias legales y
técnicas antes del primero de enero de 2015.
Según plazo establecido por el Código
Tributario.
Propietario
4. Restringir el acceso de personas no
autorizadas a la bodega Encargado de inventarios
5. No se debe ingresar los productos a
bodega sin antes haber sido evaluados por el
encargado de inventarios.
Encargado de inventarios
6. El encargado de inventario es el único
responsable de hacer anotaciones en la
tarjeta Kardex.
Encargado de inventarios
7. Al finalizar el día el encargado de
inventarios deberá actualizar las tarjetas de
kardex conforme a los movimientos dados.
Encargado de inventarios
8. Cada ingreso por compra de productos
deberá estar respaldado por documentación
respectiva.
Encargado de compras
9. El encargado de inventario debe hacer
una revisión constante de las existencias en
la bodega para verificar los productos para
pedir en la próxima compra
Encargado de los inventarios
10. Revisar los inventarios constantemente
para conocer cuales tienen lentitud de
movimientos para evitar la obsolescencia de
los productos.
Encargado de los inventarios
11. Realizar conteo físico del inventario
cada tres meses por el contador Contador
12. Las ventas de los productos deben de ser
respaldadas por documentos de factura o
comprobantes de créditos fiscales para
hacer la contabilidad.
13. Para entregar el producto se debe
verificar si cumple con los requisitos que el
cliente necesita.
Vendedor
Cajera
63
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
Medición del desempeño del control de inventario.
La forma en que debemos medir los resultados después de implementar el sistema de
control de inventarios, es a través de la revisión constante del desempeño de las personas
responsables de que se cumplan los procedimientos a seguir sobre el control de los
inventarios, por lo que se mencionan a continuación algunas acciones a seguir para medir el
desempeño:
El propietario de la empresa deberá asignar a una persona que verifique que la
implementación se lleve a cabo conforme a los procedimientos dados en cada una
de las etapas del esquema.
Verificar si la persona que se contrató para ocupar el puesto de encargado de
inventarios es el idóneo para realizar las actividades correspondientes.
Verificar que la documentación utilizada en el proceso de compras se esté
utilizando correctamente.
Verificar que se cumpla correctamente el proceso de ventas.
64
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
Presentación de los Inventarios en los Estados Financieros.
Para que las empresas logren la presentación razonable en los Estados Financieros será
necesario seguir los pasos siguientes:
Requerimientos para el Registro de las Operaciones.
1. Estructura de cuentas en base a Normas de Información Financiera.
2. Selección de un método de valuación de inventarios idóneo para el giro y actividades que
se dedica la empresa.
3. Utilizar el sistema periódico o perpetuo para el respectivo registro contable de los
inventarios.
4. Crear una base de datos computarizada o manual de controles de inventarios para
registrar los movimientos de los productos.
65
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
FORMATOS PROPUESTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS
A continuación se presentan un conjunto de formularios propuestos, con el fin de utilizarlos
como base o modelos para realizar los registros de control de inventarios. Estos formularios
están elaborados de acuerdo a las exigencias legales y técnicas y cada uno contiene una
explicación de las funciones que cumple.
FORMULARIO REQUISICIÓN DE COMPRAS
La función del presente formulario será de controlar las necesidades de mercaderías
solicitadas por el encargado de inventarios al encargado de compras, para que éste realice
las gestiones necesarias para su posterior adquisición. También este formulario permitirá
conocer los productos que tienen mayor demanda.
FORMULARIO COTIZACION
66
Formulario 1 No.1 CONNY DEL PILAR MONTEJO GARAY
Solicitante ______________ Fecha __________
CANTIDAD DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO
____________________ _________________________
Encargado del Inventario Encargado de compras
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
FORMULARIO COTIZACIÓN
La función del formulario de cotización como su nombre lo indica es de realizar las
gestiones de compra con diversas opciones que nos ofrecen los proveedores donde se
evalúa el precio, la calidad, medida o peso del producto.
67
Formulario 2 No. 1 COTIZACIÓN
FECHA _______ ATENCIÓN_________
CONNY DEL PILAR MONTEJO GARAY
CÓDIGO CONCEPTO MEDIDA PRECIO UNITARIO TOTAL
SUMAS
IVA 16%
TOTAL
NOTA:
__________________
GERENTE DE VENTAS
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
FORMULARIO DE SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA
La función de este formulario es la de solicitar la autorización de la compra de mercadería
requerida seleccionada por las cotizaciones realizadas.
68
Formulario 3 Orden
No. 1
CONNY DEL PILAR MONTEJO GARAY
Solicitud de Orden de Compra
Fecha de emisión ________ Proveedor: ______________________
Condiciones de pago: Contado Crédito
CANTIDAD DESCRIPCIÓN PRECIO UNITARIO VALOR NETO IVA 16% TOTAL
TOTAL
NOTA:
______________________ _________________________
Encargado de compras Autorización Gerencia
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
FORMULARIO DE REGISTRO DE INVENTARIOS
La función de este formulario es la de realizar la valuación de inventarios que registrará el
encargado de inventarios para las entradas y salidas de mercadería.
El encargado de Inventario después de revisar los productos, realiza la valuación por el
método del Primeras Entradas Primeras Salidas y hace su respectivo registro de acuerdo al
art.142 A del Código Tributario.
FORMULARIO: 4
TARJETA DE ALMACÉN CONNY DEL PILAR MONTEJO No.
ARTÍCULO CLAVE DEL ARTÍCULO
ALMACÉN CASILLERO No. UNIDAD
MÁXIMO MÍNIMO EXISTENCIA REVISADA EN:
FECHA
Rem. No. Orden No. Factura No.
UNIDADES
COSTO UNITARIO
COSTO PROMEDIO
VALORES
Entrada Salida Existencia DEBE
HABER
SALDO
69
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
FORMATO DE LIBRO DE RETACEO
La función de este formato es el de conocer los costos unitarios de importación de
mercadería con el fin de asignarle el precio real de venta.
No Folio retaceo: ___________ Mes: __________________ Proveedor: ________
FECHA
TIPO/N°
DOCUMENTO
DESCRIPCIÓN
CARGO
ABONO
SALDO
70
CODIGO CANTIDAD DESCRIPCIÓN FOB TRAMITE
ADUANAL
FLETE OTRO TOTAL COSTO
U.
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
FORMULARIO DE REPORTE DE BASURA Y OTROS
Este formulario permitirá el registro de basura y otros en la mercadería, para el conocer el
nivel de pérdidas en la compra de mercadería.
71
FORMULARIO 5 CONNY DEL PILAR MONTEJO GARAY
REPORTE DE BASURA
FECHA: _______ REPORTE N0________
CODIGO DESCRIPCION DEL PRODUCTO VOLUMEN OTROS TOTAL
TOTALES
_______________
BODEGUERO
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
FORMULARIO DE REQUISICION DE MERCANCIA
Este formulario permitirá conocer los productos que necesitan los talleres para el respectivo
abastecimiento.
Este formulario será enviado por cada taller a la bodega para que el encargado de bodega
verifique la existencia de dicha mercadería solicitada para luego elaborar su respectivo
envío.
FORMULARIO NOTA DE ENVIO
Este formulario pretende tener un mejor control de las salidas de inventario de las
bodegashacia los diferentes talleres.
72
FORMULARIO 6 No.1 REQUISICIÓN DE MERCANCIA
CONNY DEL PILAR MONTEJO GARAY
SOLICITANTE: ____________
FECHA: _____________
CODIGO MEDIDA DESCRIPCION DEL PRODUCTO CANTIDAD
____________________
FIRMA
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
FORMULARIO NOTA DE ENVIO
Este formulario pretende tener un mejor control de las salidas de inventario de las bodegas
Hacia las diferentes talleres
73
FORMULARIO CONNY DEL PILAR MONTEJO GARAY
NOTA DE ENVIO
No. 00135
DESTINO:______________ DIA MES AÑO
CODIGO MEDIDA DESCRIPCION DEL PRODUCTO CANTIDAD
______________________
FIRMA DE ENTREGADO
FIRMA DE RECIBIDO
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
Capítulo .5 Recomendaciones
Con el fin de facilitar la implementación del diseño de un sistema de control
de inventarios, se proporcionará un detalle de sugerencias que permitirán tener
una mejor apreciación del control y registro de los inventarios, para que esta
propuesta sea ejecutada de tal forma que genere información razonable sobre
los inventarios a los Estados Financieros.
1. Dar Indicaciones a los propietarios y gerentes:
Se presentará el contenido del diseño de un sistema de control de inventarios a
los propietarios y gerentes para que por medio de éste se pueda dar
cumplimiento a las exigencias legales y técnicas para las empresas del sector
comercio denominada CONNY DEL PILAR MONTEJO GARAY , cuya
actividad económica es la venta de lonas .
El sistema de control de inventarios propuesto constituye para la empresa una
inversión porque facilita los procesos de registros de entradas y salidas de
productos, también genera beneficios financieros puesto que minimiza las
pérdidas al conocer las existencias reales y así proporciona una información
confiable para la toma de decisiones, a la vez que proporciona información
razonable en los Estados Financieros.
74
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
2. Dar Indicaciones para solucionar situaciones que pueden perjudicar la
correcta aplicación del sistema de inventarios propuesto.
Seleccionar de forma adecuada el recurso humano necesario para la
implementación del sistema.
Supervisar constantemente los movimientos de inventarios en las
bodegas con el fin de descartar cualquier situación extraña en cuanto al
manejo de los inventarios.
Revisar que los movimientos de inventarios sean registrados en la
fecha cronológica correcta.
Realizar inventarios físicos en las fechas establecidas, para evitar la
acumulación de productos dañados y para verificar faltantes.
75
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
3. Pasos a seguir para la ejecución del sistema de control de inventarios.
Comunicación del sistema al personal: El propietario o gerente
comunicará la decisión de implementar el sistema al personal de la
empresa.
Selección de Personal: para implementar de forma adecuada el sistema
de control de inventarios será necesario contratar personal idóneo con
conocimientos en el manejo de los inventarios o capacitar el personal
existente, para que realicen los procedimientos correctamente.
Selección de Recursos materiales: para un óptimo manejo de los
inventarios es necesario la selección de los recursos materiales que
necesitará el personal encargado del control y registro de los
inventarios.
Responsable de la ejecución del sistema de control de inventarios:
El responsable de verificar que el sistema se desarrolle de forma
correcta será un experto que tenga conocimientos del manejo de los
inventarios.
La ejecución del sistema de control de inventarios debe ser revisado
periódicamente con el fin de observar si hay fallos para corregirlos y
retroalimentar las áreas que se estén desarrollando de forma equivocada.
Evaluación de la ejecución del sistema de control de inventarios: El
Propietario o gerente de la empresa debe realizar una evaluación una
vez finalizada la implementación del Sistema de control de inventarios,
para determinar los resultados obtenidos en la administración de los
inventarios, verificando que los resultados sean o no favorables, y
calcular si para la empresa han generado beneficios en el manejo de los
inventarios así como se esperaban..
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
Seguimiento de la implementación del sistema de control de
inventarios:
Una vez finalizada la ejecución del sistema de control de inventarios el
propietario, gerente o encargado de la ejecución del mismo se encargará de
incentivar a los empleados para que estos realicen un desarrollo eficiente
de las actividades designadas. De manera que el control de los inventarios
sea realizado de la forma correcta para darle cumplimiento a las exigencias
legales y técnicas.
Además el encargado de verificar su cumplimiento verificará los beneficios
obtenidos con la implementación del sistema propuesto, entre ellos
podemos mencionar el aumento de las utilidades, la disminución de
faltantes de productos, la disminución de productos obsoletos o dañados, la
obtención de información eficiente y confiable para la toma de decisiones,
y la obtención de información razonable para la elaboración de los Estados
Financieros.
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
77
ASPECTOS
SITUACIÓN
ACTUAL MEJORA
Ingresos y egresos de
artículos en el
almacén
Las entradas del material al
almacén no las registran,
solo registran la salida del
material que sacaron y no
anotan cuantos metros en
total fueron los que salieron.
Implementar un registro de
todo el material que entra y
sale y cuantos metros
corresponden. Esto ayudara
a tener un mejor control de
los artículos y saber cuánto
material es con el que
contamos en el almacén.
Capacitación del
personal de almacén
y de ventas.
El personal que labora en
estas áreas no recibe
capacitación de ningún tipo.
Se recomienda que el
personal de ventas y
almacén reciba la
capacitación necesaria para
poder manejar la
computadora y poder hacer
los registros de los
materiales que ingresan y
egresan.
Utilización de
Formatos de Control
Cuenta con formatos de
control tales como: orden de
trabajo, pero no llenan por
completo el formato
Capacitar a los encargados
de almacén de modo que
utilicen dichos formatos en
el momento oportuno y de
la manera adecuada para
que todos los movimientos
del almacén queden
registrados evitando riesgos
de pérdida de mercancía.
Acceso a almacén
El almacén no es un área
que se encuentre restringida
para personal únicamente
autorizado
El ingreso a almacén debe
ser exclusivo para el
personal autorizado, y de
este modo, poder
responsabilizar al mismo
por la totalidad de los
artículos que se encuentran
dentro de él.
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
Capítulo .6 conclusiones
Toma de Inventarios
La toma de inventarios se
realizó hace 20 años, y el
personal asignado a llevarla
a cabo, es el mismo que se
encarga de las ventas.
Para llevar a cabo la toma
de inventarios la empresa
debe establecer lo siguiente:
- Debe llevarse por lo
menos una vez al año.
- El personal asignado para
llevarla a cabo, debe ser
ajeno al área de almacén y
ventas.
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Capítulo .6 Conclusiones
La elaboración de este proyecto permitió elaborar una propuesta de un sistema de control
de inventario y aspectos financieros, para la empresa: Conny Del Pilar Montejo Garay, la
cual fue desarrollada como una manera de darle solución a las fallas que presentan al
realizar el manejo de inventarios, que se realiza en forma manual, como se constató en la
observación directa de las actividades que se cumplen en dicha entidad.
Los objetivos planteados en este proyecto se cumplieron. Describir el problema actual de
esta organización en el proceso de control de materiales que se realizaban en su momento
de la elaboración de lonas. No se lleva un control de inventario, y esto nos llevó a proponer
un sistema que permitiera controlar la totalidad de los artículos, para reducir costos del
inventario, con una mayor rotación. Con la información oportuna podemos tomar
decisiones optimizando la producción.
Para la recolección de datos se aplicó una encuesta a los miembros de dicha empresa, la
cual nos arrojó datos positivos para poder ratificar con el problema de la empresa.
Se llega a la conclusión de al haberse elaborado el sistema de control de inventario y
aspectos financieros, es capaz de resolver problemas con el fin de facilitar la
implementación del diseño de un sistema de control de inventarios, se proporcionará un
detalle de sugerencias que permitirán tener una mejor apreciación del control y registro de
los inventarios, para que esta propuesta sea ejecutada de tal forma que genere información
razonable sobre los inventarios a los Estados Financieros.
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CUESTONARIO DE CONTROL DE INVENTARIOS
PREGUNTA SI NO COMENTARIOS
1° ¿Existe un sistema de control para las entradas
y salidas de inventarios? X
2° ¿Existe algún método de valuación de
inventarios?
X
3° ¿La entidad tiene designada alguna persona
responsable de las órdenes de compra de
inventarios?
X
4° ¿Se cuenta con alguna medida de seguridad
para los registros de inventarios?
X
5° ¿Son consistentes y uniformes durante todo
el período contable el sistema de registro
contable del método de valuación de
inventarios
X
6° ¿La entidad utiliza algún sistema de control
para llevar al día los registros tanto de los
ingresos como los ya existentes en bodega?
X No lo llevan a cabo, porque los empleados no saben utilizar la computadora
7° ¿Cuenta la entidad con una bodega en buen
estado y que esté bien resguardada
físicamente para su seguridad?
X
8° ¿Existe alguna persona encargada de
bodega?
X
9° ¿Realiza inventarios físicos periódicamente
de las existencias, la persona designada para
llevar los registros contables?
X
10° ¿Se comprueba en la recepción de la
mercadería que la misma sea entregada en
su totalidad?
X
11° Existe un manual de procedimiento que descri
ba lo relacionado con autorización, custodia,
registro, control y responsabilidades en los
inventarios y en la mercancía.
X
12° ¿Se requiere alguna orden escrita y numerada
para la salida de mercancía del local? X
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y ASPECTOS FINCIEROS
Bibliografía
Guajardo C. Gerardo. Contabilidad Financiera. México, 2da. Ed. Editorial McGraw-Hill.
Presupuestos planificación y control de las utilidades. Welsch. Planificación y control de la
producción. Inicio página 217.
Gaither, Norman; Frazier, Greg . Administración de producción y operaciones. Editorial
Thomsom. p. 355.