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DIRECCIÓN EJECUTIVA
Ref. DE-1770-2015
Guatemala, 03 de agosto de 2015
Regulro Nsci^de la, Persona,Licenciado
Dante Antonio Ávalos AguilarDirector de Gestión y Control Interno
Registro Nacional de las Personas -RENAP-Presente
Licenciado Avales:
DKCC
Firma;VCONTBOtlWTERNO
¡Z-OO
Adjunto al presente remito Manual Original de Normas y Procedimientos para laEmisión del Documento Personal de Identificación -DPI- de solicitudes realizadas en el
Extranjero, el cual se traslada debidamente firmado por las áreas correspondientes yaprobadas por este Despacho para que continúe con la divulgación e implementación delmismo.
Atentamente,
c.c. Archivo
RLGR/alsc
Lic. Rud^ Leonel Gallardo RosalesDirector Ejecutivo
Adjunto 01 Folder engargolado de 19 páginas
Calzada Rooseveit 13-46, zona 7
3 Nivel Edificio RENAP CENTRAL
PBX 2416-1900 CALI CENTER; 1516 www renap gob.gt
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APROBACION
DEL:
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5»S£DECEhtSí '̂;®iAP ^U4TE«41A lMvíl
REGISTRO CENTRAL DE LAS PERSONAS
DIRECCIÓN DE PROCESOS
DIRECCIÓN DE VERIFICACIÓN DE IDENTIDAD YAPOYO SOCIAL
DIRECCIÓN ADMINIS TRATIVA
DTA-MNP-08-15
Registro Nacional de las PefS/oaas^^AvahsAguuarDírectcí ds Gestión y Control Interno
MANUAL DÉ NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAEMISIÓN DEL DOCUMENTO PERSONAL DE
IDENTIFICACIÓN -DPI- DE SOLICITUDES^ REALIZADAS EN EL EXTRANJERO
-RENAP
CENTRAL
I DE US PERSONAS
P.egistro Nacional de las Personas
[iilio,2015Registro Notionol de los PejKÍnas -RENAP-" flÓN DE VERIFICACIÓtn APOYO SOCIALDlRÉCfÜ«^E VERIFICACIÓN
/ APOYO-SOCIAL
RENAPRegistro Nacional delasPersonas
Departamento de Planificación y OrganizacióniH^^ón de Gestióny Control Interno1 C^.adaRoosevelt 13-46, zona 7
%^fONOlESOS
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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS PARA LA EMISIÓN DEL DOCUMENTO PERSONAL DE IDENTIFICACIÓN-DPI- DE SOLICITUDES REALIZADAS EN EL EXTRAN|ERO
Julio 201SVersión 1
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Contenido
I. Introducción
IV.
V.
Vi.
1.
2.
3.
Objetivo del Manual 3
Campo deAplicación 3
Base Legal 4
Monitoreo y Seguimiento del Manual
Simbología Utilizada 5
Procedimiento para la emisión del DPI de las solicitudes realizadas en el extranjero 6
Procedimiento de enmienda solicitada desde la oficina consular 11
Procedimiento para el trámite de solicitudes de pre-registro de los guatemaltecosmigrantes cuyos datos regístrales nose encuentran digitados en SIRECI 14
4. Procedimiento para entrega de los DPI al MINEX 16
Control de Cambios
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA EMISIÓN DEL DOCUMENTO PERSONAL DE IDENTIFICACIÓN
•DPI- DE SOLICITUDES REALIZADAS EN EL EXTRANJERO
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I. Introducción
El presente documento técnico-administrativo contiene los lineamientos para el proceso deemisión del Documento Personal de identificación -DPi- de las solicitudes realizadas en ei
extranjero por guatemaltecos migrantes. En este documento se encuentran ios objetivos que sepersiguen con la elaboración del mismo, así como el campo de aplicación y la base legal.
La descripción de ios procedimientos muestra el número de pasos, actividades y responsablesde las mismas: también está representado de forma gráfica en un flujograma que muestra surecorrido lógico. Se utiliza ia simbología del instituto Nacional Estadounidense de Estándares(ANSI por sus siglas en inglés: American Nationai Standards Institute), que se presenta en uncuadro para facilitar ia comprensión del lector.
II. Objetivo del Manual
Proveer un documento técnico-administrativo que norme ios procedimientos para la emisión delDPi de las solicitudes realizadas en ei extranjero y que debe seguir ei personal de lasdependencias involucradas.
III. Campo de Aplicación
El presente Manual será de aplicación y observancia obligatoria para el personal de lasdependencias involucradas en la emisión del DPI para los guatemaltecos migrantes que residenen ei extranjero.
Elaborad por:
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VaRdado por: Validado por VaRdado por: Validadopor Aprc^aw por^
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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS PARA LA EMISIÓN DEL DOCUMENTO PERSONAL DE IDENTIFICACIÓN-DPI- DE SOLICITUDES REALIZADAS EN EL EXTRANJERO
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IV. Base Legal
Decreto número 90-2005 de! Congreso de la República de Guatemala, Ley del Registro Nacionalde las Personas y sus reformas.
Acuerdo de Directorio número 25-2011, inscripción de nacidos en el extranjero de padresguatemaltecos.
Acuerdos de Directorio números 76-2012, 24-2013 y 27-2013, "Criterios Regístrales".
Acuerdo de Directorio número 55-2014, Reglamento de Inscripciones del Registro Civil de lasPersonas.
Acuerdo de Directorio número 58-2014, solicitud del DPI de personas que residen en elextranjero.
Acuerdo de Directorio número 106-2014, Reglamento para la emisión del Documento Personalde Identificación -DPI- y sus reformas.
Acuerdo de Directorio número 32-2015, aprobación del "Convenio de cooperacióninterinstitucíonal para la documentación de los guatemaltecos en el extranjero".
Acuerdo de Directorio número 33-2015, aprobación del costo del DPI en el extranjero.
Acuerdo de Directorio número 34-2015, documentación de guatemaltecos en el extranjero.
Convenio de cooperación interinstitucíonal para la documentación de guatemaltecos que residenen el extranjero, suscrito por el Ministerio de Relaciones Exteriores, Registro Nacional de lasPersonas y Ministerio de Gobernación.
V. Monitoreo y Seguimiento del Manual
Para garantizar la vigencia y efectividad del Manual, el Jefe del Departamento de Atención alMigrante y Servicios en el Extranjero, el Subregistrador Central de las Personas, el RegistradorCentral de las Personas, Director de Procesos, Director de Verificación de Identidad y ApoyoSocial y Director Administrativo, deberán mantener un proceso constante de revisión y solicitar laactualización oportuna para realizar la inclusión de ajustes y modificaciones que se considerenpertinentes, debiendo efectuarse cada vez que cualquiera de las normas y procedimientosestablecidos lo requieran.
Etoboraho por: Revisado^: Revisado por: VaHdadoTCE: Validado por: VatIdad&Bor: Validada ppr: ^ Validada por: Aproado
.—
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•DPI- DESOLICITUDES REALIZADAS ENELEXTRANJEROJulio 2015Versión 1
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VI. Simbologia Utilizada
Con el fin de facilitar la representación visual de los procedimientos, se realizan los diagramas deflujo o flujogramas, los cuales se basan en la utilización de diversos símbolos para representarlas actividades. La simbologia utilizada para la construcción de los flujogramas del presenteManual es la siguiente:
Simbologia utilizada (ANSI)
Inicio y Fm
Actividad
Decisión
Archivo
Llamado de procedimiento
Conector
Conector de página
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-DPI- DE SOLICITUDES REALIZADAS EN ELEXTRANJEROJulio 2015Versión 1
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1. Procedimiento para la emisión del DPI de las solicitudes realizadasen el extranjero
1.1. Normas
1.1.1. La información capturada será cotejada por la Dirección de Procesos por medio del
Sistema Automático de Identificación de Huellas Dactilares (AFIS) y el Sistema de
Reconocimiento Facial (FRS):
La identificación 1:N^ se realizará cuando el tipo de trámite sea:
• Primer DPI.
La identificación 1:1^, se reaiizará cuando el tipo de trámite sea:
• Reposición del DPi por actualización de datos.
• Reposición del DPi por robo o pérdida.
• Renovación.
1.1.2. El DPI será emitido con base a ia información biográfica disponible en el Sistema de
Registro Civil -SIRECI-.
1.1.3. La información capturada a través del ID o Código Único de identificación -CUi-, será
cotejada por ia Dirección de Procesos a través del "Método automático de verificación",
que comparará los datos biográficos del solicitante.
1.1.4. Cuando el "Método automático de verificación" advierta inconsistencia en los datos
biográficos y/o biométricos del solicitante, la Dirección de Procesos o ei Registro Central
de las Personas según corresponda, ejecutará ia revisión a través del denominado
"Método de verificación manual", validando la información contra el SIRECI, la base de
datos del Padrón Electoral del Tribunal Supremo Electoral y otras bases de datos
disponibles.
^Uno a varios: (1 :N) Un registro se coteja con muchos registros.^Unb a Uno: (1:1) Ún registro se coteia con solo un registro.
HAS'* V/aJImÍ
MANUAL DE NORMASY PROCEDIMIENTOS PARA LAEMISIÓN DEL DOCUMENTO PERSONAL DE IDENTIFICACIÓN
-DPI- DE SOLICITUDES REALIZADAS EN ELEXTRANJERO
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1.1.5. La Dirección de Procesos o el Registro Central de las Personas a través de la
dependencia responsable, deberá informar al Departamento de Atención al Migrante y
Servicios en el Extranjero, en adelante DAMSE, los motivos de la suspensión del
trámite, procedimiento a seguir y documentación que fuera necesaria.
/Elaboradomr: Revisado pon Revisado por: Validado pon Validado por: Validado por Apnbbado
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DPI-DE SOLICITUDES REALIZADAS EN EL EXTRANJEROJulio 201BVersión 1
Ebl
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1.2. Descripción dei procedimiento para ia emisión dei DPi de las solicitudes realizadas en el
extranjero
H Responsable No. ^1
Dirección de Procesos através del métodoautomático deverificación
1Recibe solicitud del guatemalteco migrante en elextranjero para la emisión del DPI.
2 Verifica datos biométricos y biográficos.
2.1Si los datos biométricos y biográficos sonconsistentes, continúa en el paso No. 10.
2.2
Si los datos biométricos o biográficos soninconsistentes, traslada la solicitud a verificaciónmanual. Continúa procedimiento.
Dirección de Procesos
3Verifica si la inconsistencia corresponde a los datosbiográficos.
3.1
Si los datos biográficos son inconsistentes, traslada alRegistro Central de las Personas para el análisiscorrespondiente. Continúa en el paso No. 4.
3.2
Si los datos biográficos son consistentes, realiza elanálisis correspondiente a los datos biométricos einforma a DAMSE. Continúa en el paso No. 5.
Registro Central de lasPersonas
4Realiza el análisis correspondiente e informa aDAMSE.
DAMSE 5
Comunica al guatemalteco migrante cuál es elproblema y cómo resolverlo a través de correoinstitucional.
Guatemalteco migrante 6Completa documentos de respaldo y envía aDAMSE.
DAMSE 7
Traslada documentos de respaldo a la Dirección deProcesos o al Registro Central de las Personas segúncorresponda.
Dirección de ProcesosRegistro Central de lasPersonas
8Resuelve realizando el procedimiento correspondientesegún sea el caso y traslada al estatus "Verificado".
Dirección de Procesos
9Envía solicitud al estatus "Y-Lísto para ImpresiónORI".
10 Imprime el DPI.
11 Verifica el DPI y el contenido del chlp.
11.1 Si el DPI está correcto, continúa en el paso No. 12.
11.2Si el DPI contiene errores, solicita reimpresión.Regresa al paso No. 10.
Revisado poni f
Revisado pon Validadopon Validado por VsHdadopor. Validado por:
^ < 1\I' CÜKCMr Baaetto i
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-DPl- DE SOLICITUDES REALIZADAS EN ELEXTRANJERO
Responsable
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12Empaca el DPI que será enviado al extranjero yelabora el Manifiesto de Entrega.
13Traslada el DPl a la Dirección Administrativa einforma a DAMSE.
DAMSE 14Informa al guatemalteco migrante que su DPl fueimpreso y por ser enviado.
Fin del procedimiento.
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-DPI- DE SOLICITUDES REALIZADAS EN EL EXTRAN)EROJulio 201SVersión 1
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1.3. Flujograma del procedimiento para la emisión del DPI de las solicitudes realizadas en el
extranjero
RENAP
Radbe aofcdud
para la emtUn delDPI
Verinca datos
bioméirícosybiogrtfeos
Traslada
soicitudaverificación
maniial
Imprime ai DPI
Raabra al andtaia
cotraapondaMa aloa dato
biemétrtcos aInforma a DMdSE
Traslada al
Registro Cantnldalas Personas
Varncaalla
Inconsiatends
corraaponda a losdatos tioalfcos
Envía edídtud
al estatus-Y-
UstoparaImpresión OPf*
verifica el DPI yel conterMo del
ctilp
Empacsal DPI yelabora al
MartfeatodaEnOaga
Traslada al DPI ala Dirección
AdminMraliva a
informa a CMM5E
ÜMltlre'CiBlnl da lia
Realza al anMaia
corraapondanta ainforma a DAMSE
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Traslada
documantos de
respaldo a laDirección
Inionnaal
puatamataeonfgranla que tu
DPI fuá Impreso ypor sai enviado
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Completadocumentos de
respaldo
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA EMISIÓN DEL DOCUMENTO PERSONAL DE IDENTIFICACIÓN
-DPI- DESOLICITUDES REALIZADAS ENELEXTRANJERO
2. Procedimiento de enmienda soiioitada desde la oficina consuiar
2.1. Normas
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2.1.1. El guatemalteco migrante inscrito o interesado, deberá proporcionar la información
pertinente, según la enmienda que se solicite, utilizando el formulario establecido para el
efecto; siendo éstas:
a. Enmienda en tilde, letra o número.
b. Enmienda por error u omisión de datos para guatemaltecos de origen o
naturalizados, adjuntado al formulario, copla de cualquiera de los siguientes
documentos:
• Cédula de vecindad.
• Certificación de la resolución de guatemalteco naturalizado o de origen
emitido por el MINEX.
• Pasaporte.
• Carta de generalidades u otro documento significativo de la identidad de la
persona.
c. Enmienda por alteración de partida en un solo campo, adjuntado al formulario,
documentos de soporte.
2.1.2. Para el trámite de la enmienda, la documentación de soporte digitalizada será recibida
por la plataforma informática creada para el efecto; la cual, deberá cumplir con lo
establecido en el Reglamento para la emisión del DPI vigente.
2.1.3. En las enmiendas por alteración en la partida, se deberá recibir la declaración jurada
administrativa ante Embajador o Cónsul guatemalteco acreditado en el extranjero,
digitalizada por la plataforma Informática creada para el efecto.
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•DPI- DESOLICITUDES REALIZADAS ENELEXTRANJEROJulio 2015Versión 1
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2.2. Descripción del procedimiento de enmienda solicitada desde la oficina consular
Dirección de Procesos
1
Recibe solicitud de enmienda con documentos desoporte de conformidad con los Acuerdos deDirectorio vigentes.
2 Verifica si procede la enmienda registral.
2.1Si la enmienda registral procede. Continúa en el pasoNo. 6.
2.2
Si la enmienda registral no procede, traslada aDAMSE para que realice el análisis de la información.Continúa procedimiento.
DAMSE
3 Recibe información y la analiza.
3.1
Si soluciona caso, devuelve a la Dirección deProcesos para que realice la enmienda. Continúa enel paso No. 6.
3.2Si no soluciona el caso, traslada a la Dirección deVerificación de Identidad y Apoyo Social -DVIAS-.
Dirección de Verificaciónde Identidad y ApoyoSocial
4
Realiza el análisis de la información y establece elprocedimiento que deberá seguir el usuario parapoder solventar su situación.
5Informa a DAMSE para que este último informe alguatemalteco migrante. Continúa en el paso No. 8.
Dirección de Procesos6 Realiza la enmienda solicitada.
7 Informa a DAMSE que realizó la enmienda.
DAMSE 8 Informa al consulado y al guatemalteco migrante.
Fin del procedimiento.
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-DPI-DE SOLICITUDES REALIZADAS EN EL EXTRANJEROJulio 2015Versión 1
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2.3. Flujograma del procedimiento de enmienda solicitada desde la oficina consular
RENAPHAitv HeeiMQi M ^ ^lunot
Recibe solicitud
de enmienda
Vefiftca al
precédelaenmiendaregistral
¿Enniandaprocade?
TrasladaDAMSE pararaaSce elanáisis
da la Iniermación
Realiza la
enmiendasoldtada
Inrorma a
OAMSEquereaUzdla
enmienda
analiza
¿SMudonacaso?
Devuelve a la
Oirecddnde
Procesos
ireonna ai
cortsulado
guatemaltecomigrante
Trasladas
OVIAS
Versión: 1Página: 1 de 1
Ra^
proeadnSantoasagúnsaa al
caso
inrerma a
DAMSE
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•DPI- DE SOLICITUDES REALIZADAS EN EL EXTRANJEROJulio 201SVersión 1
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3. Procedimiento para el trámite de solicitudes de pre-registro de los guatemaltecos
migrantes cuyos datos regístrales no se encuentran digitados en SIRECI
3.1. Descripción del procedimiento para el trámite de solicitudes de pre-registro de los
guatemaltecos migrantes cuyos datos regístrales no se encuentran digitados en SIRECI
r Responsabi
1Recibe solicitud de pre-registro y documentos derespaldo si los hubiere.
2Realiza búsqueda de información del guatemaltecomigrante.
2.1 Si existe Información, continúa en el paso No. 3.
Dirección de Procesos2.2
Si no existe información, traslada el expediente aDAMSE para que indique el proceso que debe seguirel usuario. Continúa en el paso No. 4.
3 Verifica si la información es correcta,
3.1Si la Información es correcta, ingresa en SIRECI einforma a DAMSE. Continúa en el paso No. 6.
3.2
SI la Información presenta alguna inconsistencia decarácter registral, analiza y establece sí procedeenmienda.
DAMSE 4j Traslada a DVIAS para análisis de información y
asesoría al usuario.
DVIAS 5Indica procedimiento que debe seguir usuario ynotifica a DAMSE.
DAMSE 6 Notifica a Consulado y Usuario.
Fin del procedimiento.
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•DPI. DE SOLICITUDES REALIZADAS EN EL EXTRANJEROJulio 2015Versión 1
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3.2. Flujograma del procedimiento para el trámite de solicitudes de pre-registro de los
guatemaltecos migrantes cuyos datos regístrales no se encuentran digitados en SIRECI
IRENAP
^ INICIO ^
. mRaciba soicitud de
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MANUAL DE NORMASY PROCEDIMIENTOSPARA LAEMISIÓN DEL DOCUMENTO PERSONAL DE IDENTIFICACIÓN
-DPI- DESOLICITUDES REALIZADAS ENELEXTRANJERO
4. Procedimiento para entrega de los DPI al MINEX
4.1. Normas
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4.1.1. La Dirección de Procesos entregará a través de manifiesto a la Dirección Administrativa
los DPI emitidos que serán enviados al extranjero; quien a su vez, será la responsable
con el acompañamiento del DAMSE de entregar al MINEX.
4.1.2. El personal de la Dirección Administrativa y del DAMSE deberán revisar los DPI
individuales contra el Packing List de la bolsa de seguridad, de forma conjunta con el
delegado del MINEX.
4.1.3. El Manifiesto de Entrega original quedará en resguardado en la Dirección Administrativa,
debiendo entregar copia del mismo y del archivo electrónico al delegado del MINEX.
4.1.4. El personal de la Dirección Administrativa deberá actualizar y enviar vía correo
electrónico a la Dirección de Procesos y Registro Central de las Personas, el reporte
electrónico de entrega; el cual, indicará la fecha que fueron entregados al MINEX y
datos de quien recibió (nombre, cargo, fecha y hora, DPI, firma y sello).
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS PARA LA EMISIÓN DEL DOCUMENTO PERSONAL DE IDENTIFICACIÓN-DPl- DE SOLICITUDES REALIZADAS EN EL EXTRANJERO
4.2. Descripción del procedimiento para entrega de ios DPl al MiNEX
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Dirección Administrativa
1Recibe paquetes de los DPl de la Dirección deProcesos.
2Verifica que los paquetes estén en buen estado y sinalteraciones en su envoltorio.
3Coteja la información del Manifiesto de Entrega contrael archivo electrónico.
4
Elabora Manifiesto de Entrega según sea elConsulado y/o Estado al cual se dirigen los DPl paraser entregados al MINEX.
Dirección
Administrativa/DAMSE
5Realizan entrega de los paquetes y el Manifiesto deEntrega al MINEX.
6
Revisan con el delegado del MINEX, los DPlindividuales contra el Packing LIst de la bolsa deseguridad.
7Solicitan firma y sello de conformidad, al delegado delMINEX.
8Entregan copia de! Manifiesto de Entrega y delarchivo electrónico al delegado del MINEX.
Dirección Administrativa
9 Actualiza el reporte electrónico.
10
Envía el reporte actualizado por correo electrónico alas direcciones descritas en la norma No. 4.1.4 deeste Manual.
DAMSE 11Recibe del MINEX comprobantes de entrega del DPlal titular o de quien éste designe.
Fin del procedimiento.
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-DPl- DESOLICITUDES REALIZADAS ENELEXTRANJEROJulio 2015Versión 1
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4.1. Flujograma del procedimiento para entrega de los DPl al MINEX
RENAP
Piraoáón AdmiRietmUva
Recibe
paquetes de DPl
Verificapaquetes
CotaishiInformaóón del
manllesto de
entrega corrtnarchivo electrdnico
Elabora
manifiesto de
entrega
Actualiza el
reportaeiecbónico
Envía el reporteelectrónico
eclualzado porcorreo electrOnIco
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SoSdlan bme yueode
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delegedo del MINEX
Versión: 1Página: 1 de 1
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-DPI-DESOLICITUDES REALIZADAS EN ELEXTRANJERO
Control de Cambios
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Departamento de Atención alMigrante y Servicios en el
Extranjero.
Registro Central de las Personas.
Dirección de Procesos.
Dirección de Verificación deIdentidad y Apoyo Social.
Dirección Administrativa.
Descripción Diseño y elaboración del Manual de Normas y Procedimientos para laemisión del Documento Personal de Identificación -DPI- de solicitudesrealizadas en el extraniero.