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REFA ZeitEinsatzempfehlungen und Anwendererfahrungen zur neuen REFA-App

� Von Udo Böttger

Die Zeitaufnahme gilt vielfach als die REFA-Methode schlechthin – Stoppuhr und Aufnahmebrett sind beim Begriff „REFA“ immer noch geläufige Bildassoziationen. Wenngleich die Fachöffentlichkeit sehr wohl das REFA-Methodenspektrum viel weiter fasst, prozessorientierte Arbeitsorganisation, ganzheitliche Optimierung und Industrial Engineering zu charakteristischen Keywords der REFA-Arbeit geworden sind, so bleibt die Zeitauf-nahme eine REFA-Basismethode zur Datenermittlung. Mit der Bereitstellung der App „REFA Zeit“ ist dem REFA-Bundesverband ein guter Wurf gelungen. Dieses zeit-gemäße „Handwerkszeug“ steht jedem zur Verfügung, der mit aktueller Kommunikations- und Informations-technik arbeitet. REFA Zeit wird somit auch in den REFA-Seminaren eingesetzt. Unser Autor, selbst Trainer in der REFA-Grundausbildung, beschreibt die Zeitaufnahme mittels App und gibt hierzu einige Empfehlungen.

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Regeln beachten

„Zeitaufnahmen bestehen in der Beschreibung des Arbeits­systems, im besonderen des Arbeitsverfahrens, der Arbeits­methode und der Arbeitsbedin­gungen, und in der Erfassung der Bezugsmengen, der Ein­flussgrößen, der Leistungs­grade und Ist­Zeiten für ein­zelne Ablaufabschnitte; deren Auswertung ergeben Soll­Zei­ten für bestimmte Ablaufab­schnitte.“*

Wir erinnern uns: In der REFA­Grundausbildung (GA) haben wir kennengelernt, dass bei REFA­Zeitaufnahmen nicht nur gewisse Regeln zum Ablauf eingehalten werden müssen, die durchgeführte Zeitaufnahme ist auch ein Dokument, das reproduzierbar sein muss und nicht verändert werden darf.

Zunächst ein kurzer Exkurs zu den Regeln bei einer Zeitauf­nahme:

y Auswahl eines geeigneten REFA­Zeitaufnahmebogens

y Erfassen der 7 Systemele­mente auf der Vorderseite des Aufnahmebogens

y Benutzung eines dokumen­tenechten Schreibstiftes

y Im Nachhinein dürfen Zeit­aufnahmen weder verändert noch retuschiert werden.

Nach Durchführung der Zeitaufnahme wird diese ausgewertet und der Ver­trauensbereich ε, also die Übereinstimmung zwischen Grundgesamtheit und Zeitauf­nahme­Stichprobe ermittelt.

Bei der Zeitaufnahme mit der REFA­App gehen wir in ähn­licher Weise vor. Allerdings wird hierzu weder Schreib­stift noch Aufnahmebogen für die eigentliche Zeitauf­nahme benötigt. Dagegen wird

empfohlen, den klassischen REFA­Zeitaufnahmebogen zur Erfassung der Systemelemente sowie der Arbeitsbedingungen zu benutzen. So hat man einen Leitfaden und stellt sicher, dass auch an alles gedacht wird!

Zeitaufnahme mit der REFA-App

Nachdem die REFA­App ge­startet und der Button „Neue Zeitaufnahme“ (unten) be­rührt wurde, erscheint das Menü für neue Zeitaufnah­men (Bild 1).

Nun können wir

y den Titel der Zeitaufnahme,

y die Bezugsmenge und

y den gewünschten Vertrau­ensbereich ε‘

eintragen.

Über den „Fertig“­Button las­sen sich die bisherigen Einga­ben speichern.

Bild 1: Startmenü „Neue Zeitaufnahme“

Bild 2: Menü „Neuer Ablaufabschnitt“

Nun muss mindestens ein Ablaufabschnitt (AA) einge­geben werden. Über den But­ton „Neuer Abschnitt“ öffnet sich ein Fenster, in dem dann weitere Eingaben wie Titel des Ablaufabschnitts, Mess­punkt, Einflussgrößen und deren Messwerte vorgenom­men werden können. Wenn zum Ablaufabschnitt (Bild 2)alle Angaben gemacht wor­den sind, so kann man diesen über den Button „Überneh­men“ und dann „Hinzufügen“ zur Zeitaufnahme hinzufügen und einen weiteren AA anle­gen. Über den „Abbrechen­“ und „Zurück“­Button kom­men wir wieder in das Haupt­menü der Zeitaufnahme.

Wenn keine Änderungen bzw. Ergänzungen gemacht werden sollen, können wir über den „Fertig“­Button zurück ins Hauptmenü.

Jetzt lässt sich im Hauptmenü die angelegte Zeitaufnahme aufrufen.

Es erscheint nun ein Auswahl­menü, das verschiedene Funk­tionen zum weiteren Vorgehen zur Verfügung stellt (Bild 3). Neben dem Auslösen der Zeit­aufnahme (Studie durchfüh-ren) können die eingestellten Parameter wie Bezugsmenge, Vertrauensbereich geändert, Ablaufabschnitte hinzugefügt werden (Bearbeiten). Diese Funktion lässt sich allerdings regelkonform nur ausführen, wenn noch keine Messwerte erfasst worden sind.

Bild 3: Funktionen zur Auswahl

Komfortabel ist die Möglich­keit, eine Vorlage zu kopieren. Dies erspart Eingabeaufwand beim Anlegen einer ähnlichen Zeitstudie.

Mit der Export-Funktion (nur bei der Pro­Version verfügbar) wird die Zeitstudie als XML­Datei per E­Mail an einen Rechner übermittelt.

Soll die eigentliche Zeitauf­nahme durchgeführt werden, öffnet sich nach Berühren des Buttons „Studie durchführen“ das Fenster, in dem sich, ganz unten, die Steuerungstas­ten für die Durchführung der Zeitaufnahme befinden, darü­ber die Leiste zur Auswahl der Leistungsgrade (Bild 4).

Nachdem die Zeitaufnahme gestartet wurde, sehen wir im oberen linken Fensterbereich die Zeit laufen. Rechts dane­ben erscheint der Leistungs­grad, der aktuell beobachtet wird und mittels des jewei­ligen Leistungsgrad­Buttons eingestellt worden ist.

Mit dem Erreichen des Mess­punktes stoppen wir mit dem

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*) Definition der Zeitaufnahme, in: REFA (Hrsg.): Methodenlehre der Be­triebsorganisation, Band Datenermitt­lung. München: Hanser, 1997, S. 81

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Messpunkt­Button die Zeit für den jeweiligen Ablaufab­schnitt. Anhand des Hakens links neben den aufgelisteten Ablaufabschnitten erkennt man, welchem Ablaufab­schnitt die zuletzt erfasste Zeit zugeordnet wurde.

Mit jedem Berühren des Mess­punkt­Buttons wird nicht nur die Zeit des jeweiligen Ablaufabschnitts erfasst, der grau hinterlegte Abschnitts­balken rutscht dann immer ein Ablaufabschnitt tiefer und signalisiert somit auch die Ablauffolge.

Mit der REFA­App können ausschließlich die Zeiten von zyklischen Abläufen aufge­nommen werden, d. h. die Auf­nahme erfolgt in der Liste der Ablaufabschnitte von oben nach unten.

Die obere Zeile des Displays enthält die wesentlichen In­formationen während der Zeitaufnahme (Bild 5).

Wenn der Sollwert ε’ erreicht ist, wechselt die Schriftfar­be in der oberen Zeile von rot auf schwarz. Nun kann über den „Stopp“­Button die Zeitaufnahme angehal­ten werden. Nach Betätigen des „Beenden“­Buttons wird sicherheitshalber nochmals gefragt, ob die Zeitaufnahme wirklich beendet werden soll, weil weitere Messungen dann nicht mehr hinzugefügt wer­den können.

Über „Studie beenden“ springt das System ins Hauptmenü. Nach Auswahl „unserer“ Zeit­aufnahme kommt man zu ei­nem Auswahlmenü, über den Button „Auswertung“ lassen

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Bild 4: Beispiel einer Zeitaufnahme mit drei Ablaufabschnitten. Es wurden noch keine Zeitwerte erfasst.

Anhaltender Erfolg mit REFA-Apps & Co.

Im März 2012 wurden die REFA-Apps seit ihrem Erscheinen im Oktober 2011 über 10 000 mal heruntergeladen. In der Android-Hitliste standen die Apps zeitweilig bis auf Platz 13.

Dieser in solchem Ausmaß nicht erwartete, fulminante Er-folg nahm der REFA-Bundesverband zum Anlass, die Anwen-dung der Apps REFA Zeit (Free und Pro) auch international voranzutreiben und mehrsprachig zur Verfügung zu stellen. Ab sofort gibt es die Apps auch in Englisch, Französisch, Spanisch, Polnisch und Ungarisch. Die Spracheinstellung erfolgt einfach über die Grundeinstellung des Smartphones oder Tablets.

Auch bei der App REFA-Lexikon gibt es in Kürze einige Verbesse-rungen: Zum einen wird das Lexikon wie bisher auch zukünftig mit iOS-Produkten (also für iPod, iPhone und iPad) und Android-Geräten (Smartphones, Tablets) nutzbar sein. Zusätzlich wird das Lexikon jedoch auch als Website unter der Domain www.refa-lexikon.de zur Verfügung stehen.

Auf der Website können dann die Einträge kommentiert wer-den, so dass die Basis für eine konstruktive Kommunikation zu den Praktikern und Experten in Wirtschaft und Verwaltung geschaffen ist. Die Inhalte des „neuen“ REFA-Lexikons können von der Website-Administration gepflegt werden. Zu erwarten ist, dass die Anzahl der Einträge, deren Aktualität und Qualität stetig wachsen wird. Eine weitere Bereicherung der Lexikon-App besteht darin, dass zu den Einträgen Links auf themenspezi-fische Websites oder Angebote der REFA Group eingefügt wer-den können.

Übrigens: Die auf der Website der REFA Group unter www.refa.de präsentierten Seminare und Ausbildungen können demnächst nicht nur auf der Website, sondern auch auf mo-bilen Geräten, also Smartphones und Tablets, dargestellt und gebucht werden. Die mobile Anwendung wird nicht als App, sondern als mobile Website ausgeführt. Eine mobile Website wird mit dem im Gerät verfügbaren Browser aufge-rufen und berücksichtigt bei der Darstellung der Seiteninhalte die besonderen Anforderungen der mobilen Geräte. Dabei werden die gleichen Filterfunktionen wie auf der Website zur Verfü-gung stehen, so dass ein Seminarthema mit dem gewünschten Termin und Ort schnell gefunden und auch gebucht werden kann. – str –

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sich die Ergebnisse der Zeit­aufnahme anzeigen (Bild 6).

Hier sieht man die Anzahl der Zyklen sowie den erreichten Epsilonwert. Geht man wieder zurück ins Hauptmenü und berührt wieder „seine“ Zeit­aufnahme, so kann über das Auswahlmenü die Zeitauf­nahme exportiert werden (nur in der Pro­Version von REFA Zeit). Die Exportfunktion ist notwendig, wenn die Zeitauf­nahme gesichert und weiter ausgewertet werden soll. Der Export der Zeitaufnahme er­folgt per Eingabe einer Mail­adresse.

Exportiert wird die Zeitauf­nahme­Datei im XML­Format, das in Excel eingelesen wer­den kann und für die weitere Verwendung nun zur Verfü­gung steht. Aus Bild 7 lassen sich alle wesentlichen Daten in gleicher Ordnung wie auf dem Z2­Bogen ablesen, in der Excel­Datei sind zudem die statistischen Berechnungs­formeln hinterlegt.

Zeitaufnahme-Training im Seminar

Die Innovation schreitet vo­ran, deshalb sollte auch beim Training von Datenerfassungs­methoden stets dem „State­of­the­Art“ entsprechende Werk­zeuge eingesetzt werden. Als Trainer arbeitet der Verfasser bislang mit der konventionel­

Bild 7: Die aus der Pro-Version von REFA Zeit exportierte Zeitaufnahme als Excel-Tabelle

len Stoppuhr sowie mit ande­ren Zeitmessgeräten, nun auch mit dem REFA­App auf Tablet und Smartphone.

Der Einsatz zeitgemäßer Technik wird von den Semi­narteilnehmern sehr posi­tiv aufgenommen. Neben dem einfachen Umgang mit Touch­Screen­Bedienung von Smartphone und Tablet bei der Zeitaufnahme ist auch die komfortable Auswerte­funktion durch das REFA­App hervorzuheben. So muss bei­spielsweise der Vertrauensbe­reich der Zeitaufnahme nicht mehr in recht komplexen Berechnungen ermittelt wer­den, dies geschieht nun auf „Knopfdruck“!

Die Exportfunktion von REFA Zeit (nur in der Pro­Version) stellt sicher, dass die erfassten Daten mittels Excel effizient weiterverarbeitet werden kön­nen, um daraus Maßnahmen und Vorgaben für optimal gestaltete Arbeitsplätze und –abläufe, für die Kostenkal­kulation usw. entwickeln zu können.

Mit der App REFA Zeit steht somit dem Verband zum Methodentraining und den Betrieben für einfache An­wendungen ein zeitgemäßes und wirkungsvolles Instru­ment für die Datenerfassung zur Arbeitsgestaltung und Betriebsorganisation zur Ver­fügung.

Bild 5: Monitoring während der Zeitaufnahme

Bild 6: Auswertung der Zeitaufnahme

Dieser wichtige Meilenstein ist zudem ein Anlass, um über Weiterentwicklungen nachzu­denken. Hierzu wird auch der Verfasser seine Empfehlungen einbringen und im Sinne von „aus der Praxis – für die Pra­xis“ zu einer weiteren Verbes­serung beitragen.

� V E R F A S S E R

Udo BöttgerREFA-Trainer, UB Masterpiece, Flörsheim Kontakt: udo.boettger@refa.de