refonte de la paye des agents de la fonction publique d'etat
DESCRIPTION
Refonte de la paye des agents de la fonction publique d'Etat. Guide de transformation de la chaîne RH-GA-Paye dans les ministères (version V18 mars 2010). Pourquoi ce guide et pour qui ?. Quels sont les objectifs du guide de la transformation ?. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Refonte de la paye des agents de la fonction publique d'Etat
Guide de transformation de la chaîne RH-GA-Paye dans les ministères
(version V18 mars 2010)
2
Pourquoi ce guide et pour qui ?
Ce document a un premier objectif très opérationnel, donner une vision synthétique de l’ensemble des travaux à mener par un ministère :
▬ Il précise les éléments de démarche de chacun des chantiers▬ Il identifie les livrables majeurs attendus dans le cadre de la transformation de la
chaîne RH-GA-Paye dans les ministères ▬ Il met en avant les échéances incontournables des chantiers de l’ONP et les
échéances associées des ministères jusqu’à leur raccordement au SI Paye de l’ONP▬ Il donne des informations sur ce qu’apporte l’ONP en termes de méthodologie et
d’accompagnement
Il vise également à donner une vision d’ensemble de la transformation impliquée par le projet ONP pour les ministères, et à clarifier les enjeux du changement pour chaque niveau hiérarchique.
Ce document a un premier objectif très opérationnel, donner une vision synthétique de l’ensemble des travaux à mener par un ministère :
▬ Il précise les éléments de démarche de chacun des chantiers▬ Il identifie les livrables majeurs attendus dans le cadre de la transformation de la
chaîne RH-GA-Paye dans les ministères ▬ Il met en avant les échéances incontournables des chantiers de l’ONP et les
échéances associées des ministères jusqu’à leur raccordement au SI Paye de l’ONP▬ Il donne des informations sur ce qu’apporte l’ONP en termes de méthodologie et
d’accompagnement
Il vise également à donner une vision d’ensemble de la transformation impliquée par le projet ONP pour les ministères, et à clarifier les enjeux du changement pour chaque niveau hiérarchique.
Quels sont les objectifs du guide de la transformation ?
Le guide est construit pour les Chefs de projets miroirs, Directeurs des Ressources Humaines (DRH) et Secrétaires Généraux (SG) des ministères. Il peut également être utilisé par l’ensemble des personnes concernées par le projet ONP dans les ministères, comme à l’ONP.
Le guide de transformation est un des dispositifs d’accompagnement des projets ministériels
▬ Le guide de transformation alimente la construction puis la mise à jour des plans projet et les plannings des activités des ministères
▬ Les plans projet et planning des ministères sont également actualisés à l'occasion du suivi opérationnel et des bilatérales ONP / ministères
Le guide est construit pour les Chefs de projets miroirs, Directeurs des Ressources Humaines (DRH) et Secrétaires Généraux (SG) des ministères. Il peut également être utilisé par l’ensemble des personnes concernées par le projet ONP dans les ministères, comme à l’ONP.
Le guide de transformation est un des dispositifs d’accompagnement des projets ministériels
▬ Le guide de transformation alimente la construction puis la mise à jour des plans projet et les plannings des activités des ministères
▬ Les plans projet et planning des ministères sont également actualisés à l'occasion du suivi opérationnel et des bilatérales ONP / ministères
A qui est destiné ce guide ?
Guide de transformation
Description précise des travaux
(livrables) des ministères et de la démarche proposée Planning par ministère
Vision d’ensemble des échéances de la transformation
pour les ministères
Plan projet ministériel
Description de la cible du ministère ainsi que de la
trajectoire de transformation envisagée (livrables clés et
échéances)
Feuilles de route du ministère
Tableaux de bord et Colorix
Suivi partagé des livrables et des risques et mise en place de
plans d’actions correctifs
Instances et bilatérales
Partage sur l’avancement des projets et les risques associés, pour arbitrage et définition de plan d’action de sécurisation
Instances et outils de suivi opérationnel
3
Sommaire
1. Messages clés sur le modèle ONP
2. Fiches détaillées par chantier Livre Blanc Noyau et référentiels Veille juridique Mise en conformité Mise en qualité des données Organisation et processus Projet offre SIRH Système d’Information Décisionnel
3. Synthèse des modalités d'articulation entre les chantiers en phase de construction du modèle
• Le guide de la transformation est mis à jour régulièrement. • Les nouvelles versions sont mises à disposition des CPM au fil de l'eau
- Version de mars 2010 -
4
La mise en œuvre des cinq objectifs stratégiques portés par le programme ONP s’appuie sur un modèle rénové de la chaîne RH-GA-Paye
Cinq objectifs stratégiques
Pour répondre à ces objectifs et réaliser des gains qualitatifs et d’efficacité, un modèle a été construit qui comporte trois caractéristiques structurantes
Une chaîne intégrée de bout en bout (suppression de la pré-liquidation) fondée sur des référentiels partagés et évolutifs, permettant la mise en œuvre automatisée de règles de paye à partir d’événements de gestion fournis par les SIRH ministériels et assurant la traçabilité des enregistrements comptables assurés par un comptable unique
La responsabilisation des ministères employeurs sur la qualité des données et la réactivité de la chaîne paye, notamment par l’intégration des activités de gestion administrative et de paye
Un interlocuteur unique, porteur de la qualité réglementaire et comptable et des fonctions transverses. Il est chargé de la cohérence dans la durée de la chaîne.
Une chaîne intégrée de bout en bout (suppression de la pré-liquidation) fondée sur des référentiels partagés et évolutifs, permettant la mise en œuvre automatisée de règles de paye à partir d’événements de gestion fournis par les SIRH ministériels et assurant la traçabilité des enregistrements comptables assurés par un comptable unique
La responsabilisation des ministères employeurs sur la qualité des données et la réactivité de la chaîne paye, notamment par l’intégration des activités de gestion administrative et de paye
Un interlocuteur unique, porteur de la qualité réglementaire et comptable et des fonctions transverses. Il est chargé de la cohérence dans la durée de la chaîne.
La robustesse et l'évolutivité des SI supportant la chaîne RH-Paye1
L'excellence opérationnelle de la chaîne RH-paye (réactivité et qualité)2
La maîtrise du RSI du programme3
La maîtrise des délais de déploiement du SI paye en cohérence avec la criticité de PAY (application de paye du Trésor public)
4
La mise à disposition de nouveaux services nécessaires à l’amélioration de la GRH publique
5
Engagement du COS sur ce modèle lors du GO du programme le 24 juillet 2009
5
La mise en œuvre de ce modèle implique pour les ministères nécessité de réussir dans les délais la transformation métier et SI de la chaîne RH-GA-Paye
Les chantiers conjoints ONP / ministères ont été définis pour couvrir l'ensemble des activités à mener pour construire le modèle ONP cible
Les chantiers conjoints ONP / ministères ont été définis pour couvrir l'ensemble des activités à mener pour construire le modèle ONP cible
CONSTRUCTION & TRANSFORMATION DES
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TRANSFORMATION DES ORGANISATIONS & DES
METIERS
Mise en conformité des SIRH
Construction du SI Paye
Construction de l'OSIRH
Construction du SID
Construction de l'OGR
Chantier Organisation et Processus
Chantier Contrôle interne
Chantier réduction des écarts de pratiques
Chantier Veille juridique
CONSTRUCTION DES REFERENTIELS
NORMATIFS
Chantier Livre Blanc
Chantier Noyau RH FPE
Chantiers Référentiels
Chantier Organisation et Processus
Chantier Contrôle interne
Mise en qualité des données
Chantier Déploiement
• Les chantiers sont interdépendants • Afin de construire une cible cohérente (des points de vue organisationnel et
outils), il est indispensable de mener les actions de construction du modèle de manière :
• synchrone • anticipée
• Les chantiers sont interdépendants • Afin de construire une cible cohérente (des points de vue organisationnel et
outils), il est indispensable de mener les actions de construction du modèle de manière :
• synchrone • anticipée
6
En phase de construction du modèle, les chantiers s'alimentent mutuellement
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Sommaire
1. Messages clés sur le modèle ONP
2. Fiches détaillées par chantier Livre Blanc Noyau et référentiels Veille juridique Mise en conformité Mise en qualité des données Organisation et processus Projet offre SIRH Système d’Information Décisionnel
3. Synthèse des modalités d'articulation entre les chantiers en phase de construction du modèle
• Le guide de la transformation est mis à jour régulièrement. • Les nouvelles versions sont mises à disposition des CPM au fil de l'eau
- Version de mars 2010 -
06/11/09
Chantier Livre Blanc1. Définition
ENJEUX Pourquoi l’élaboration d’un Livre Blanc de paye
a-t-elle été nécessaire ?
DEMARCHEComment les objectifs sont-ils
atteints ?
OBJECTIFSQuels sont les résultats attendus ?
Il doit donc :
Etre exhaustif dans les règles de paye décrites
Etre précis et non univoque pour être paramétrable
Etre Articulé avec le noyau FPE
Conforme au corpus règlementaire
A chaque fois que cela est possible, permettre d'harmoniser les règles de gestion entre les ministères
Etre mis à jour au fil de l’eau
Françoise Tucoo
01.53.94.13.23
CONTACT ONP
La production du livre blanc et sa mise à jour s’inscrivent
dans une démarche itérative avec les ministères et les MOA (DGAFP DB DGFIP DLF et DSS pour la partie sociale et fiscale)
dans un processus de validation par chacun de ce partenaires
dans une démarche d’articulation entre les différents chapitres du livre blanc et avec le noyau RH FPE sur les populations et les données
DEFINITION Qu'est-ce que le Livre Blanc de
paye ?
Le livre blanc décrit l’ensemble des règles de paye applicables aux agents rémunérés par l’Etat (règles d'attribution, règles de calcul, valeurs de référence …) en lien avec leurs sources juridiques
Il comprend plusieurs chapitres: statutaire, indemnitaire, prestations sociales, cotisations et fiscalité, retenues oppositions complété tout à la fois des éventuels barèmes de gestion indemnitaires et des impacts des congés absences, modalités de service… sur les différentes composantes de rémunération
Le livre blanc à vocation à : Constituer une base documentaire pour les
gestionnaires ministériels Constituer le document de référence qui servira
au paramétrage des règles de paye Devenir en mode pérenne le référentiel de paye
En phase de dialogue compétitif, il a été annexé au programme fonctionnel pour permettre aux candidats éditeurs / intégrateurs d’évaluer au mieux leurs charges de paramétrage et de développement spécifique
En phase de conception, il sert de base aux travaux de spécifications détaillées réalisés par l’intégrateur
En phase post-démarrage, il est le document de référence des règles de paye autour duquel s’articulent la veille réglementaire et la maintenance évolutive
ADHERENCES Quels sont les chantiers avec lesquels le
chantier Livre Blanc interagit?
Les travaux sur le Livre Blanc doivent être articulés avec les travaux sur le Noyau, au niveau des populations et des données, afin de garantir, en cible l'interopérabilité entre le SI Paye et les SIRH
Le Livre Blanc est la base de paramétrage du règlementaire de paye dans le SI Paye
La réduction des écarts de pratiques se fera par rapport aux normes du Livre Blanc
06/11/09
Résultats attendus
Le livre blanc diffusé au 31 mars servira de base aux travaux de conception détaillée :
Sur l’étage interministériel Pour les ministères pilotes
Chaque composante entrant dans ce périmètre doit donc être parfaitement stabilisées
Livrables intermédiaires
Poursuite des travaux d’articulation entre le Noyau et le Livre Blanc Des travaux ciblés en lien direct avec la conception détaillée seront organisés avec les
pilotes pour mieux préparer les travaux de conception détaillés Ces travaux seront ensuite déclinés avec chacun des ministères en lien avec les vagues de
déploiement L’identification et la résorption des écarts seront également mis en œuvre
Points de vigilance
Mobilisation des ministères, en particulier des pilotes sur la complétude des travaux à réaliser et les travaux à ouvrir pour préparer les atelier de CD
Accompagnement proposé
Réunions bilatérales avec les Ministères sur des sujets les concernant de manière spécifique
Présentation aux Ministères des enjeux de l’articulation entre le Noyau RH/FPE et le Livre Blanc (présentation effectuée lors du COMUT du 16 février 2010)
Documents et outils ONP
Diffusion trimestrielle du Livre Blanc . La prochaine sera effectuée le 31 mars 2010 et intégrera les mises à jour suivantes:
Stabilisation des populations s’agissant des contractuels handicapés, des contractuels pactes et autres contractuels
Dispositif interministériel: CET Mise en qualité en lien avec les travaux
d’articulation Noyau/ Livre Blanc et les travaux menés dans le cadre de la conception
Chantier Livre Blanc2. Les livrables majeurs de la période
LIVRABLE MAJEUR
Prochaine livraison du LB au 31 mars 2010
06/11/09
Chantier Noyau RH FPE1. Définition
ENJEUX Pourquoi l’élaboration d’un Noyau
RH FPE a-t-elle été nécessaire ?
DEMARCHEComment les objectifs sont-ils atteints ?
OBJECTIFSQuels sont les résultats attendus ?
Assurer la complétude du noyau RH-FPE pour la construction du SI Paye :
Intégration des données et règles de gestion relatives à tous les types de personnels
Prise en compte des données RH nécessaires à la Paye
Mise à jour ou construction des référentiels nécessaires à la chaîne RH/Paye/Post-paye (Ex: constitution des référentiels de classification centraux)
Prendre en compte les évolutions juridiques dans le cadre des contrats de veille , afin d’éviter que le contenu du noyau ne devienne rapidement obsolète
Michèle Crépeau
01.53.94.13.04
CONTACT ONP
Pour la complétude du noyau, la démarche est la suivante:
Fourniture par les ministères des règles spécifiques à certaines populations relevant de leur périmètre
Analyse pas l’ONP et intégration dans le référentiel des règles de gestion du noyau
Validation par la DGAFP sur son périmètre de compétences avant publication officielle de la nouvelle version du noyau.
Pour la construction des référentiels centraux, les ministères sont sollicités pour:
le contrôle, la complétude, la correction des données ayant pu être récupérées automatiquement par l’ONP
la saisie des données n’ayant pu faire l’objet d’une reprise automatique
Pour la prise en compte des évolutions juridiques
DEFINITION Qu'est-ce que le Noyau RH FPE ?
Le noyau RH-FPE définit les spécifications fonctionnelles et techniques à l’ensemble des ministères, relatives à la GRH et à la gestion de la paye
Il doit permettre la convergence et l’harmonisation des SIRH de la fonction Publique d’Etat
Il est le support à la mise en conformité des SIRH ministériels
Le chantier Noyau constitue un des éléments du cœur du modèle du programme ONP. Les ministères et l’ONP partagent un intérêt commun quant à sa complétude
ADHERENCES Quels sont les chantiers avec
lesquels le chantier interagit?
Le Noyau et le Livre Blanc sont construits de manière à être exhaustifs et cohérents
Le Noyau RH FPE définit l'ensemble des éléments sur lesquels les ministères doivent mettre en conformité leur SIRH
La conception générale et la conception détaillée se font à partir des éléments du Noyau
Une partie des données nécessaires au SID sont contenues dans le Noyau
La construction du SI Paye peut mener à des évolutions du Noyau par inflexion des données des interfaces
06/11/09
Résultats attendus
Intégration au noyau notamment de toutes les données et règles RH relatives à l’ensemble des populations dérogatoires actuellement non décrites
Intégration des données nécessaires à la paye (articulation Noyau / Livre Blanc)
Prise en compte des évolutions juridiques Publication d’une nouvelle version du Noyau
Livrables intermédiaires
Poursuite des travaux de complétude des règles de gestion : Intégration des populations à achever pour les ministères pilotes Complétude des populations pour les ministères non pilotes Fourniture des justifications aux ministères pour les aider à élaborer leurs déclarations
CNIL Contenu des référentiels de classification centraux : 1ere phase :données clés sur le
périmètre interministériel et ministères pilotes (échéance 30/03/2010) Contenu des référentiels de classification ; 2eme phase : données clés sur les
ministères non pilotes (échéance 15/05/2010) Poursuite des travaux d’articulation entre le Noyau et le Livre Blanc
Points de vigilance
Mobilisation des ministères pour l’intégration des données et règles de gestion des populations manquantes
Construction des référentiels de classification
Accompagnement proposé
Réunions bilatérales avec les ministères pour les travaux de complétude des règles de gestion
Rencontres régulières et travaux conjoints avec les ministères pour mener à bien la complétude
Présentation de la démarche de construction des référentiels de classification centraux et formation à l’outil pour les autres ministères (12 janvier 2010)
Assistance aux travaux de construction des référentiels de classification
Points de rencontre réguliers avec les ministères pour suivre et accompagner les travaux tout au long de la phase de construction des référentiels
Documents et outils ONP
Dernière publication du noyau effectuée le 18.12.09 intégrant les mises à jour :
du dictionnaire des concepts du dictionnaire des Données , avec
l’intégration des travaux d’articulation Noyau/Livre Blanc et de complétude des populations
du répertoire des familles d’évènements du référentiel des règles de gestion, avec des
évolutions juridiques (ex. CET, mobilité ) et la prise en compte des travaux de complétude des populations avec les ministères pilotes. Au total, 56 familles d’évènements RH sur 92 ont été mises à jour
du référentiel des fiches fonctions suite à l’évolution de la définition des marqueurs de gestion
Chantier Noyau RH FPE 2. Les livrables majeurs de la période
PHASE CADRAGE DU RACCORDEMENT
LIVRABLE MAJEUR
Prochaine livraison du Noyau RH FPE au 30 mars 2010
06/11/09
Chantier Veille juridique1. Définition
ENJEUX Pourquoi la veille juridique est-elle
nécessaire ?
DEMARCHEComment les objectifs sont-ils atteints ?
OBJECTIFSQuels sont les résultats attendus ?
Mettre en œuvre dès maintenant un processus de veille afin de disposer avant le raccordement:
d’un dispositif de veille juridique opérationnel et éprouvé
permettant une bonne anticipation des évolutions à prendre en compte dans le Noyau FPE et les SIRH ministériels et le SI paye de l’ONP
Michèle Crépeau/01.53.94.13.04
Françoise Tucoo/01.53.94.13.23
CONTACT ONP
Un contrat de veille est d’ores et déjà mis en œuvre avec la DGAFP sur le périmètre interministériel
Des contrats de veille sont en cours de signature avec chacun des ministères. Ils déterminent :
le périmètre du contrat : règles, populations et entités concernées le dispositif de veille : les principes structurants et le responsable de la veille juridique les modalités organisationnelles : les différentes phases du processus de veille, les
modes d’intervention de la DGFIP et de la DGAFP Un interlocuteur unique côté ministère et côté ONP sont désignés: ils sont responsable s de
la veille et chargés d’en piloter le dispositif et de garantir le respect des engagements de leur entité
Le Livre Blanc et le Noyau RH FPE sont des référentiels en constante évolution
Ils doivent être mis à jour afin de permettre en mode pérenne la prise en compte à bonne date dans les systèmes d’information RH et paye des évolutions juridiques RH et / ou paye
06/11/09
Chantier Mise en conformité1. Définition
ENJEUX Pourquoi la mise en conformité des
SIRH est-elle nécessaire ?
DEMARCHEComment les objectifs sont-ils atteints ?
OBJECTIFSQuels sont les résultats attendus ?
Disposer de SIRH conformes à un ensemble de spécifications et de référentiels communs comprises dans le noyau RH-FPE
Exigences fonctionnelles : données, référentiels et nomenclatures, fonctions, règles de gestion
Exigences techniques : ergonomie, interopérabilité, auditabilité et traçabilité, évolutivité, etc.
Atteindre la conformité dans des délais contraints. Deux niveaux de conformité ont été définis :
un niveau de conformité cible, qui doit être atteint par l’ensemble des SIRH ministériels d’ici 2016 ;
un niveau de conformité dégradé, qui permet une transition avant d’atteindre le niveau cible
S’assurer du maintien dans le temps de cette conformité
Jean-Pierre
ESTEVENY
01.53.94.13.05
CONTACT ONP
Plusieurs stratégies sont possibles pour atteindre la conformité :
L’évolution de leur solution existante La montée de version de leur solution La mise en œuvre d’une nouvelle solution Le recours à l’offre SIRH
Une démarche en quatre temps1. Diagnostic de conformité2. Construction de la stratégie de mise en
conformité3. Mise en œuvre de la stratégie de
conformité4. Audit de conformité
Un calendrier à adapter en fonction des dates de raccordement de chaque ministère
Pour permettre une rénovation de la production des données de la chaîne RH-Paye reposant sur la suppression de la pré-liquidation dans les ministères au profit d’une gestion événementielle assurée par un raccordement direct des SIRH ministériels au SI Paye
Parce que l’ONP est engagé vis-à-vis de ses clients sur la qualité de service et que celle-ci dépend notamment de l’amont de chaîne dans les ministères
Pour garantir l’interopérabilité des SIRH ministériels avec les SI de l’ONP : leur conformité au noyau RH FPE est un pré-requis au raccordement aux SI de l’ONP
ADHERENCES Quels sont les chantiers avec lesquels le chantier mise en
conformité interagit?
Le Noyau RH FPE définit l'ensemble des éléments sur lesquels les ministères doivent mettre en conformité leur SIRH
Les SIRH ministériels doivent porter les nouveaux processus
Les travaux de mise en qualité portent sur le périmètre défini dans le cadre de la mise en conformité
La construction du SI Paye exige la mise en conformité
La conformité des SIRH est un pré requis au raccordement entre le SI Paye et le SIRH ministériel. C'est une étape nécessaire au déploiement
14
Chantier « mise en conformité »2. Planning
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06/11/09
Résultats attendus
Mesure par les ministères de l’écart de conformité entre leur SIRH et le noyau RH-FPE
Partage avec les ministères sur les moyens dont ils disposent pour conduire leur stratégie de mise en conformité
Premières préconisations de stratégie de conformité
Livrables intermédiaires
Diagnostic de conformité du SIRH aux exigences fonctionnelles du noyau Diagnostic de conformité du SIRH aux exigences techniques du noyau Analyse de la criticité du SIRH et de la situation du ministère pour mener une stratégie de
mise en conformité (capacité « à faire » le raccordement et capacité à maintenir la conformité du SIRH dans le temps)
Points de vigilance
Charge de travail : 86 j/h
Accompagnement proposé
Réunions bilatérales à la demande : préparation des livrables avec les ministères
Prise en charge par l’ONP de la totalité de l’analyse des grilles du diagnostic
Partage et discussion entre les ministères et l’ONP sur les résultats des différents diagnostics
Expertise fonctionnelle et technique sur le noyau RH-FPE
Documents et outils ONP
Publications trimestrielles des mises à jour du noyau RH-FPE
Grilles d’analyses sur les données, référentiels, règles de gestion et fonctions.
Questionnaire relatif à la criticité des SIRH Guide d’utilisation
Chantier Mise en conformité 2. Les livrables majeurs de la période
PHASE CADRAGE DU RACCORDEMENT
LIVRABLE MAJEUR
Diagnostic de mise en conformité des SIRH
06/11/09
Résultats attendus
Engagement des ministères sur une stratégie de mise en conformité et sur une date de raccordement associée : planning, moyens humains et financiers
Cohérence de la stratégie retenue avec : La nécessité de maîtrise des délais de déploiement du SI
Paye La nécessité de SI évolutifs et réactifs supportant la chaîne
RH-Paye
Livrables intermédiaires
Lettre d’engagement du SG sur une date de raccordement et une stratégie de mise en conformité associée
Intégration de la stratégie de mise en conformité au plan projet
Points de vigilance
Accompagnement proposé
Réunions bilatérales à la demande : préparation des livrables avec les ministères
Prise en charge par l’ONP de la totalité de l’analyse des grilles du diagnostic
Partage et discussion entre les ministères et l’ONP sur les résultats des différents diagnostics
Expertise fonctionnelle et technique sur le noyau RH-FPE
Documents et outils ONP
Résultats des analyses du diagnostic Plan type de stratégie (dans le cadre
du plan projet)
Chantier Mise en conformité 2. Les livrables majeurs de la période
PHASE CADRAGE DU RACCORDEMENT
LIVRABLE MAJEUR
Stratégie de mise en conformité des SIRH
06/11/09
Résultats attendus
Mise en œuvre de la stratégie de mise en conformité Partage de l’information avec les ministères afin que les
conditions nécessaires au démarrage du projet de mise en conformité soient réunies
Existence d’une feuille de route et mobilisation des moyens (humains et financiers) nécessaire à sa mise en œuvre
SIRH interopérable
Livrables intermédiaires
Plan de mise en œuvre de la stratégie de conformité du SIRH, dont: planification et description des projets en cours et à lancer
Reporting déclaratif de chaque ministre Analyse des risques
Points de vigilance
Accompagnement proposé
Réunions bilatérales Organisation d’échanges de bonnes
pratiques entre les ministères sur la mise en œuvre des projets de mise en conformité
Documents et outils ONP
Modèle de plan de mise en conformité Liste de conformité qui récapitule l’ensemble
des normes de conformité Fiche de suivi pour le reporting Grille d’analyse des risques FAQ
Chantier Mise en conformité 2. Les livrables majeurs de la période
PHASE PREPARATION DU RACCORDEMENT
LIVRABLE MAJEUR
SIRH conforme
06/11/09
Chantier Mise en qualité des données1. Définition
ENJEUX Pourquoi la mise en qualité des données
est-elle nécessaire ?
DEMARCHEComment les objectifs sont-ils atteints ?
OBJECTIFSQuels sont les résultats attendus ?
Disposer de données fiabilisées au moment de la reprise des données (un an avant le raccordement)
Des données complètes :
Toutes les données sont renseignées
Elles sont renseignées pour tous les agents payés
Des données exactes :
Elles correspondent à la situation réelle de l’agent
Elles sont cohérentes avec l’usage qui en est fait
Des donnés compatibles avec les valeurs des nomenclatures attendues par le SI-Paye (nomenclatures du noyau RH-FPE)
Une démarche en quatre temps :1. Diagnostic de qualité mesurant l’écart
de situation entre l’existant et la cible de qualité attendue
2. Plan de mise en qualité définissant la stratégie de fiabilisation des données, les moyens et le planning
3. Mise en œuvre de ce plan de mise en qualité
4. Audit de la qualité des données pré-raccordement
Calendrier à adapter en fonction des dates de raccordement de chaque ministère
Pour la sécurisation de la reprise des données, préparatoire à la production de la paye des ministères
Pour le bon fonctionnement de la chaîne RH-Paye : c’est un pré-requis du raccordement des SIRH aux SI de l’ONP, des données erronées ayant pour conséquence des erreurs de paye et un dysfonctionnement de la chaîne
Du fait de l’alimentation directe du SI Paye par les SIRH des ministères et l’augmentation du périmètre des données à transmettre
Pour l’atteinte des objectifs de modernisation portés par le programme : excellence opérationnelle, qualité comptable, élaboration de politiques RH, etc
ADHERENCES Quels sont les chantiers avec lesquels le
chantier interagit?
Les exigences de qualité des données imposent de définir et de sécuriser les processus de saisie et de production des données
La mise en qualité des données est un pré requis au déploiement et au raccordement au SI Paye
La qualité des données est indispensable pour alimenter correctement le SI Paye et le SID
Jean-Pierre
ESTEVENY
01.53.94.13.05
CONTACT ONP
06/11/09
Résultats attendus
Mesure entre l’existant et la cible en matière de qualité des données (complétude, exactitude, nomenclatures)
Identification des premiers éléments de réflexion quant aux pistes de fiabilisation envisageables
Livrables intermédiaires
Livrable sur la complétude des populations payées et des données Livrable sur l'exactitude des données (unitaire +cohérence globale) Livrable sur les nomenclatures
Points de vigilance
Délai de 3 mois pour la réalisation du diagnostic, délai de rigueur
Charge de travail élevée, estimée à 133 j.h environ
Accompagnement proposé
Bilatérales à la demande L’ONP prend en charge la totalité de
l’analyse des grilles, les ministères n‘ayant qu’à récolter les données nécessaires à celle-ci
Documents et outils ONP
L’analyse des formats de données (format des champ, taille des champs, etc.) fera l’objet de travaux ultérieurs après communication des spécifications d’interface
Chantier Mise en conformité 2. Les livrables majeurs de la période
PHASE PREPARATION DU RACCORDEMENT
LIVRABLE MAJEUR
Diagnostic de qualité des données réalisé par le ministère
06/11/09
Chantier Organisation &Processus1. Définition
ENJEUX Pourquoi la transformation des
organisations est-elle nécessaire ?
DEMARCHEComment les objectifs sont-ils atteints ?
OBJECTIFSQuels sont les résultats attendus ?
Mettre en place une nouvelle répartition des activités le long de la chaîne GA-Paye en intra-ministériel, caractérisée par deux éléments majeurs :
La mise en place de PESE positionnées au sein des ministères, responsables de la production de la plupart des actes de gestion administrative, ainsi que de la vérification et de la validation de toutes les payes produites par l'ONP ;
La mise en place d’une fonction de pilotage national de la paye, en charge notamment de coordonner et d'animer l'action de son/ses PESE, et de la relation contractuelle avec l'ONP. Définir les modalités de la transformation des métiers liée à la rénovation de la chaîne GA-Paye ;
Mettre en place l’organisation cible et permettre le déploiement des nouveaux métiers et processus auprès des gestionnaires.
Une démarche en trois temps pour la phase actuelle « avant le raccordement »
1. Analyse détaillée de l’organisation existante de la chaîne RH-Paye ministérielle ;
2. Affinage de la cible et élaboration du plan de mise en état organisationnelle ;
3. Mise en place de la nouvelle organisation.
Pendant la phase transitoire, une démarche de suivi de l’appropriation des processus transverses
Pendant la phase qui suit le passage en production, une démarche de suivi et d’accompagnement du maintien de la conformité des organisations et processus
Pour atteindre les objectifs portés par l’ONP en terme de qualité de la paye, de réactivité et de fluidité de la chaîne RH-Paye et de gains d’efficience. La transformation organisationnelle des ministères est un pré-requis au raccordement des ministères à l’ONP.
Pour mettre en œuvre les trois principes structurants du modèle :
l’intégration de la GA et de la paye ; la mutualisation des activités de gestion
; la séparation des activités de décision,
de pilotage et de production au sein de la chaîne GA-Paye.
La transformation organisationnelle s’inscrit sur un temps long, qui comprend :
le cadrage et la préparation de la mise en état organisationnelle du ministère ;
la phase transitoire (a minima la période de payes en double) ;
la phase qui suit le passage en production afin de garantir la stabilisation de l’organisation.
Par ailleurs, la transformation recouvre différents sujets sensibles nécessitant une vigilance particulière :
Un volet transformation des organisations (sur l’ensemble du périmètre RH-GA-Paye, y compris pour les agents restant sur leur poste actuel ) ;
Un volet transformation métier ; Un volet transformation logistique
(mobilité, mise à disposition des outils…) dans la plupart des cas.
Françoise
BERNARDIE
01.53.94.13.99
CONTACT ONP
06/11/09
Résultats attendus
Connaissance approfondie de l’existant organisationnel de chaque ministère
Identification des contraintes du terrain et des impacts de la nouvelle organisation
Anticipation des points de blocage éventuels Amorce de la conduite de changement sur des
bases concrètes
Livrables intermédiaires
Cartographie des activités de GA et de paye du ministère (processus GA-Paye, activités, acteurs (profils de gestionnaires), niveaux de gestion (services concernés de niveau central, déconcentrés, …)
Points de vigilance
Prendre en compte la charge de travail nécessaire pour remplir la grille d’analyse
Prendre en considération les réalisations du ministère sur le sujet
Prendre en compte les projets en cours susceptibles d’impacter la cible
Accompagnement proposé
Bilatérales à la demande des ministères ou sur proposition de l’ONP
Prise en charge par l’ONP du recueil des données pour les ministères ayant déjà réalisé un état des lieux (les autres renseigneront la grille ONP)
Réalisation de l’analyse des grilles faite par l’ONP qui formule des préconisations sur la trajectoire à mettre en œuvre pour atteindre la cible.
Documents et outils ONP
Processus transverses. Formations aux processus transverses Grille d’analyse de l’existant Indicateurs de suivi de la mise en état
ministérielle (mesurent l’évolution de la situation existante) sur 6 axes
Chantier Organisation & Processus 2. Les livrables majeurs de la période
PHASE CADRAGE DU RACCORDEMENT
LIVRABLE MAJEUR
Analyse détaillée de l’organisation existante
06/11/09
Résultats attendus
Description concrète, à un niveau approfondi, de la cible organisationnelle
Construction d’un plan de mise en état (détaillé et partagé) décrivant notamment :
les différentes étapes et la trajectoire de transformation ;
le calendrier de la mise en œuvre et les activités associées ;
les risques et les points de vigilance identifiés ; les ressources associées au projet tant au niveau du
pilotage que de la mise en œuvre ; Élaboration d’une trajectoire cohérente avec les dates de
raccordement et permettant la maîtrise des délais de déploiement
Livrables intermédiaires
Description des phases de la mise en état organisationnelle et des résultats attendus Description des jalons du plan de mise en état organisationnelle :
associés au dialogue social associés à la création des PESE et du pilote national de la paye associés à la montée en compétence des gestionnaires
Points de vigilance
S’assurer que le planningdu volet organisationnelest :
cohérent avec le planning des autres chantiers du projet ONP
réaliste et opérationnel
Accompagnement proposé
Suivi de l’avancement des travaux Réunions bilatérales d’échange sur la
trajectoire de mise en état Réunions avec le SG et le DRH pour acter
au plus haut niveau la stratégie à mettre en œuvre
Documents et outils ONP
Processus transverses. Formations aux processus transverses Tableau de bord de suivi Modèle de convention entre le PESE et ses
clients internes Fiches de postes types
Chantier Organisation & Processus 2. Les livrables majeurs de la période
PHASE CADRAGE DU RACCORDEMENT
LIVRABLE MAJEUR
Plan de mise en état organisationnelle
06/11/09
Résultats attendus
Suivi du planning et respect des échéances du plan de mise en état
Mise en place de l’intégration fonctionnelle, des PESE et de la fonction de pilotage nationale de la paye :
Validation et publication de l’organigramme ; Affectation et formation des agents ; Mise en place logistique (outils, schémas immobilier…)… Mise en œuvre de la réorganisation des services
impactés par la mise en place des PESE
Livrables intermédiaires
Dossiers de préparation des instances paritaires Organigramme du (ou des) PESE Fiches de postes pour le(s) PESE Plan d’accompagnement des agents Convention de service (du ou des) PESE Points d’avancement / points d’étape et plans d’action correctifs éventuels
Points de vigilance
S’assurer que tous les jalons sociaux ont été respectés et que le dialogue social a été conduit
S’assurer que la communication autour de la mise en place de l'ONP a été faite
Accompagnement proposé
Accompagnement dans la définition des postes et l’identification des nouvelles compétences
Vérification du respect des jalons, des livrables Suivi des indicateurs
Documents et outils ONP
Supports de formation Retours d’expérience d’autres
ministères en vue d’une mutualisation des bonnes pratiques
Chantier Organisation & Processus 2. Les livrables majeurs de la période
PHASE CADRAGE DU RACCORDEMENT
LIVRABLE MAJEUR
Création du PESE et du Pilote national de la paye
06/11/09
Chantier "Offre SIRH"1. Définition
ENJEUX Pourquoi développer une offre
SIRH ?
DEMARCHEComment les objectifs sont-ils atteints ?
OBJECTIFSQuels sont les résultats attendus ?
Proposer un service SIRH complet sous la forme d’une solution ASP
gérée techniquement et opérationnellement par l’ONP
Garantissant la confidentialité et la sécurité des données clients
Conforme au noyau FPE au départ comme dans la durée
Sur la base d’un financement partagé entre les ministères clients et l’ONP construit à partir d’un modèle économique
Être en mesure d’associer de nouveaux ministères candidats au fil du temps
Denis ROTH FICHET
01.53.94.13.88
CONTACT ONP
Une démarche en deux temps : Procédure de marché : ateliers de définition des besoins, rédaction et validation du CCTP
et du DCE, publication, analyse des offres, décision et délai de recours, notification Projet classique de construction d’un SIRH : conception générale, conception détaillée,
réalisation, recette, reprise des données, mise en exploitation Une organisation spécifique au sein du programme ONP :
Une organisation de travail mixte ONP-Ministères clients et collaborative Des instances spécifiques au projet OSIRH et intégrées dans la gouvernance globale ONP
Offrir une solution en réponse aux difficultés que certains ministères pourraient rencontrer pour faire évoluer leur SIRH selon les exigences et les délais définis par l’ONP. L’opérateur a prévu de développer une offre sous la forme d’une solution ASP répondant aux besoins des utilisateurs
L’offre SIRH doit contribuer pour les ministères qui en font le choix à la sécurisation du calendrier de raccordement au SI Paye et du RSI du programme
L’offre SIRH présente un périmètre fonctionnel étendu en conformité garantie avec le noyau FPE au départ comme dans la durée.
L’offre SIRH s’inscrit dans une logique d’unicité applicative SI RH – SI Paye
06/11/09
Chantier SID1. Définition
ENJEUX Pourquoi développer une offre
SIRH ?
DEMARCHEComment les objectifs sont-ils atteints ?
OBJECTIFSQuels sont les résultats attendus ?
Le Système d’Information Décisionnel de l’ONP devra :
proposer une visibilité cohérente, à un niveau fin ou agrégé, des emplois, des effectifs et de la masse salariale,
permettre d’effectuer des études et des analyses éclairant les choix en matière d’emploi public, de modernisation des administrations et de gestion globale des RH,
proposer aux ministères un outil de pilotage et de connaissance des éléments RH-paye issus de leur gestion,
compléter les SIRH (yc les clients de offre SIRH de l’ONP) par des fonctionnalités de requêtage opérationnelles et décisionnelles.
Thierry GERMA
01.53.94.14.17
CONTACT ONP
Le projet comporte deux volets : Une composante 3FP portant sur l’ensemble des
agents des 3 fonctions publiques, alimentée à partir du fichier SIASP de l’INSEE,
Une composante FPE portant sur le périmètre plus restreint de la fonction publique d’Etat alimentée à partir du SI Paye, de CHORUS et des SI RH des ministères.
La stratégie de construction du SID repose sur deux marchés :
un marché éditeur dédié aux suites logicielles dont la notification est prévue en juin 2010,
un marché intégrateur requérant une mobilisation des MOA ministérielles dans le cadre de la préparation du marché et de la préparation de la conception générale au cours de l’année 2010. Le démarrage des travaux de conception est planifié début 2011.
Répondre aux attentes et aux besoins des ministères, de la DB, de la DGAFP en termes de pilotage RH-paye et de pilotage des emplois et de la masse salariale en offrant un système décisionnel interministériel portant sur la fonction publique d’Etat, et au-delà, sur les trois fonctions publiques.
Compléter les SID ministériels existants en matière de RH-paye, en associant les données RH et paye et en proposant des fonctionnalités décisionnelles avancées.
Proposer une vision interministérielle et consolidée de la fonction publique d’Etat, ainsi qu’une vue extensive sur l’emploi public et l’inter-fonction publique.
Répondre à la croissance des exigences concernant la connaissance et l’étude de la fonction publique mais aussi l’analyse de ses évolutions possibles.
ADHERENCES Quels sont les chantiers avec
lesquels le chantier interagit?
Une partie des données nécessaires au SID sont contenues dans le Noyau
Le SID est interfacé avec le SI Paye : l'alimentation du SID par les résultats de paye nécessite un flux entre les 2 SI