Linnéuniversitetets personal- och lönesystem Primula

SystembeskrivningStyrsystem, kontroller och dess hantering

Fastställd 2012-10-29Inger Thörnqvist. pch

Primulas systemgrupp 2012

Innehåll

Löneprocessen__________________________________________________3

Primulas styrdata________________________________________________4Övriga styrtabeller och styrtabeller lönerutin________________________4Löneartskatalogen_____________________________________________5Behörigheter_________________________________________________6Flöden______________________________________________________7Roller_______________________________________________________8

Kontroller_____________________________________________________9Behörighetskvittensen__________________________________________9Flödet kontrollerar ärendet______________________________________9Två-stegshantering____________________________________________10Kontrollista lönekörning_______________________________________11Ekonoms kontokontroll________________________________________11Stickprovskontroll ärenden_____________________________________11Flagglistor__________________________________________________12Kontroll specifik löneart_______________________________________12Lönematerialskontroll_________________________________________12Ändring fast data_____________________________________________12Lönerevision________________________________________________13Rutin för att granska loggar av ändring i styrtabeller_________________13Behörighetskontrollen_________________________________________13Lönebemyndigande___________________________________________13Uppdatering av systemet_______________________________________14Utbildning__________________________________________________14

BilagorBilaga 1 Mall ändring i styrtabellerBilaga 2 Mall ändring i lartskatalogBilaga 3 Begäran om förändring i behörighetssystemetBilaga 4 BehörighetskvittensBilaga 5 Mall för lönebemyndigande

Sida 2 av 15

Löneprocessen

För lönesättning och lönepåverkande händelser ansvarar avdelningschef eller prefekt alternativt dekan eller rektor. Lönesättning sker i samråd mellan avdelningschefer eller prefekter alternativt dekaner eller rektor och personalkonsulter/personalchef.

Utgångspunkterna för arbetet i löneprocessen är rättssäkerhet, effektivitet och transparens. Rättssäkerhet uppnås genom att ärenden handläggs av den som har rätt kompetens att göra det. Som exempel hanteras ärenden av mer arbetsrättslig natur, t ex ledigheter och sjukskrivningar, av handläggare med arbetsrättsliga kunskaper, i vårt fall av så kallade personalkonsulter. Dessa ärenden har visserligen också ekonomiska konsekvenser, men dessa finns redan angivna i anställningens kontering.

Effektiviteten uppnås genom eliminering av dubbelarbete och minskning av uppstartstider. Med dubbelarbete menas, som exempel, att någon begär en ersättning på papper och att någon annan ”skriver av” detta och för in det i ett system för utbetalning. Dubbelarbetet elimineras genom att använda system med egenrapportering dvs att varje anställd initierar sitt ärende direkt i systemet och sänder det elektroniskt vidare till den som ska bevilja, kontrollera, kontera, attestera det för att slutligen gå till löneberäkning utan att någon behövt registrera det en andra gång.

Med uppstartstider menas den tid det tar att hämta ett ärende och sätta sig in i vad ärendet gäller. Uppstartstiderna minimeras så långt som möjligt genom att en handläggare, som exempel, granskar ett rese- eller ersättningsärende för att försäkra sig om att det följer gällande avtal, att nödvändiga underlag exempelvis kvitton finns med och att rätt konton belastas. Detta istället för att flera handläggare bidrar med olika delar i handläggningsfasen med ökad mängd uppstartstider som konsekvens. De flesta ärenden handläggs av personer med anknytning till den institution eller avdelning som ärendet gäller och som då har kunskap om gällande förhållande och omständigheter vilket också minskar uppstartstiden.

Transparensen skapas genom att ge anställda och andra möjlighet att följa ärendens gång samt att ha tillgång till personanknuten information. Prefekter, avdelningschefer ekonomer m.fl. får enkelt tillgång till statistik och rapporter som ger information direkt ur databasen vilket gör att informationen alltid är uppdaterad. Tillgången till all denna information görs möjlig i ett digitalt löne- och PA system med egenrapportering och egenservice.

För att uppfylla målen med rättssäkerhet, effektivitet och transparens blir Linnéuniversitetets val och hantering av löne-och PA system centralt.

Sida 3 av 15

Linnéuniversitetet använder Primula från leverantören Evry (tidigare SYSteam). Nedan beskrivs de mest centrala delarna i detta system och hur de hanteras och följs upp samt viktiga kontrollmoment för systemet som helhet.

Primulas styrdata

Övriga styrtabeller och styrtabeller lönerutin

Förutom lönearter, behörigheter, flödet och roller innehåller Primula en mängd andra styrtabeller med information och regler om hur systemet skall bete sig som är specifik för Linnéuniversitetet. Dessa data kan ändras. Syftet är att tabellerna alltid skall spegla de lagar, avtal och regler som styr Linnéuniversitetets förhållande till sina anställda och andra personer som får ersättning samt andra myndigheter till vilka universitetet skall lämna information, betala avgifter, skatter m.m. Om det lokalt inte är möjligt att styra systemet så som krävs kan leverantören Evry göra detta via ändring i Primulas programkod.

Förvaltningsorganisationens hantering

Ändring i styrtabellerna görs av behöriga systemadministratörer enligt Primulas systemförvaltningshandbok. Om leverantören Evry skall göra ändring i någon styrtabell sker detta på uppmaning av och i samråd med behörig systemadministratör.

Systemadministratören utför den krävda ändringen i systemet. Den beskriver förändringen enligt checklista1 och signerar. Checklistan sänds till systemadministratör nummer två, enligt Primulas systemförvaltningshandbok för kontroll och signering. Checklistan arkiveras för spårbarhet.

I vissa fall kan en ändring av styrdata initieras av leverantören, exempelvis då fel upptäckts. Detta sker normalt genom att leverantören levererar en ny version av systemet för installation. Ett leveransdokument levereras till Linnéuniversitetet som beskriver den tänkta ändringen. Dokumentet granskas av behöriga systemadministratörer vid Linnéuniversitetet. Om uppdateringen anses säker och nödvändig godkänner systemadministratören Primulas leverantör att installera uppdatering. Leveransdokumentet signeras och arkiveras.

Löneartskatalogen

1 Bilaga 1

Sida 4 av 15

Löneartskatalogen är en övergripande styrtabell som är lönerutinens ryggrad där alla villkor, regler och beräkningsformler är beskrivna. Alla lönearter som används av Linnéuniversitetet måste finnas inlagda i löneartskatalogen. Exempel på lönearter är semester, vård av barn och ersättning för friskvård Vid förändring av lagar, förordningar, centrala och lokala avtal skall informationen i löneartskatalogen ändras så de anställda får rätt lön och korrekta löneavdrag samt att rätt ackumulatorer (räkneverk), t ex avseende pensionsrätt eller underlagssummor, uppdateras. Om ändringen inte går att göra i styrtabell eller löneartskatalog måste ändring utföras av Evry i Primulas programkod. Syftet är att löneartskatalogen alltid ska spegla de lagar/avtal/regler som styr Linnéuniversitetets förhållande till sina anställda och andra personer som får ersättning.Målet är att lön och ersättningar alltid kan beräknas korrekt av Primulas löneberäkningsmodul och att Linnéuniversitetet alltid följer gällande lagar/avtal/regler i praktiken.

Förvaltningsorganisationens hantering

Ändring i löneartskatalogen och dess styrtabeller görs av behöriga systemadministratörer enligt Primulas systemförvaltningshandbok. Om leverantören Evry skall göra ändring i någon styrtabell sker detta på uppmaning av och i samråd med behörig systemadministratör.

Systemadministratören utför den krävda ändringen i systemet. Den beskriver förändringen enligt checklista2 och signerar. Checklistan sänds till systemadministratör nummer två, enligt Primulas systemförvaltningshandbok för kontroll och signering. Checklistan arkiveras för spårbarhet.

I vissa fall kan en ändring av styrdata initieras av leverantören exempelvis då fel upptäckts. Detta sker normalt genom att leverantören levererar en ny version av systemet för installation. Ett leveransdokument levereras till Linnéuniversitetet som beskriver den tänkta ändringen. Dokumentet granskas av behöriga systemadministratörer vid Linnéuniversitetet. Om uppdateringen anses säker och nödvändig godkänner systemadministratören Primulas leverantör att installera uppdatering. Leveransdokumentet signeras och arkiveras.

Behörigheter

Det finns två typer av användare i Primula vid Linnéuniversitetet; anställda och handläggare. För att vara användare krävs att du tilldelas en behörighet. 2 Bilaga 2

Sida 5 av 15

En behörighet består normalt av en behörighetsmall, ett behörighetsområde och en roll.

En behörighetsmall beskriver vilka rättigheter som finns för den eller de användare som har tillgång till mallen. Rättigheten kan styras ner på fältnivå. En och samma mall kan användas av flera användare. En användare kan ha tillgång till flera mallar. Varje mall har ett unikt namn. Primula innehåller ett antal olika behörighetsmallar. Anledningen till detta är att handläggare har olika behörighetsbehov utifrån arbetsuppgifter och en handläggare skall varken ha mer eller mindre behörighet än vad som krävs.

Ett behörighetsområde är en typ av ärende, en organisatorisk del, en informationsyta, en funktion eller en listutskrift. Ett behörighetsområde berör alltid någonting som finns som valmöjlighet i Primulas huvudmeny. Alla behörighetsområden är bestämda av vad som går att göra i Primula och är därför, av leverantören, fast inlagda.

För att ärenden skall kunna skickas i förutbestämda flöden i primula tilldelas olika handläggare roller. Exempel på roller är pa-specialist, handläggare och chef/prefekt. En handläggare kan ha en behörighetsmall till ett visst behörighetsområde utan att ha en roll i något flöde.

Alla anställda med månadslön får behörighet till Primula. Behörigheten gäller endast dem själva. De kan se information om sin egen anställning, frånvaro, löneutbetalningar m.m. Anställda kan inte ändra någon kritisk information om sig själv eller annan i systemet. Behörighetsadministrationen sköts via IT-avdelningen.

En handläggare tilldelas en behörighetsmall, ett behörighetsområde och i förekommande fall en roll. Vilken behörighet en användare skall ha bestäms av dennes chef i samråd med personalavdelningens personalkonsulter.

Förvaltningsorganisationens hantering

Nyuppläggning eller ändring av en behörighet görs av behöriga systemadministratörer enligt Primulas systemförvaltningshandbok. Om leverantören Evry skall göra ändring i någon behörighet sker detta på uppmaning och i samråd med behörig systemadministratör.

Behovet av nyuppläggning, borttag eller ändring av behörighet uppstår oftast i verksamheten. Ibland uppkommer behovet från förvaltningsorganisationen själv exempelvis p.g.a. system- eller lagförändringar. I det första fallet går det till så att chef samråder med berörd personalkonsult om det nya behovet.

Sida 6 av 15

Beställningen av den nya behörigheten görs av personalkonsult i mall3. Mallen skickas till ansvarig systemadministratör som kontrollerar underlaget och utför begärd ändring. Mallen tillsammans med underlag om hur systemet var inställt innan ändringen sänds tillbaka till berörd personalkonsult för kontroll och signering. Underlaget arkiveras. I det fallet ändringen sker via förvaltningsorganisationen hanteras det som en ändring av en styrtabell.

Flöden

Primula hanterar olika typer av ärenden. Dessa är definierade och sorterade i grupper. För varje grupp bestäms hur ärenden tillhörande gruppen skall ”färdas” i systemet och vilka roller det skall passera samt vilken roll som är slutattestant för ärendet. En sådan bestämmelse för en viss ärendegrupp kallas flöde. Ärendegrupper och avdelningar och underavdelningar kan ha olika flöden. Syftet är att systemet skall stödja den lokala organisatoriska enhetens arbetssätt och beslutsordning och anpassas efter det.

Förvaltningsorganisationens hantering

Nyuppläggning eller ändring av ett flöde görs av behöriga systemadministratörer enligt Primulas systemförvaltningshandbok. Om leverantören Evry skall göra ändring i någon behörighet sker detta på uppmaning och i samråd med behörig systemadministratör.

Behovet av en nyuppläggning, borttag eller ändring av ett flöde uppstår oftast i verksamheten. Ibland uppkommer behovet från förvaltningsorganisationen själv exempelvis p.g.a. system- eller lagförändringar. I det första fallet går det till så att chef samråder med berörd personalkonsult om det nya behovet. Beställningen av den nya behörigheten görs i mall4. Mallen skickas till ansvarig systemadministratör som kontrollerar underlaget och utför begärd ändring. Mallen tillsammans med underlag om hur systemet var inställt innan ändringen sänds till berörd personalkonsult för kontroll och signering. Underlaget arkiveras. I det fallet ändringen sker via förvaltningsorganisationen hanteras det som en ändring av en styrtabell.

Roller

För att kunna skicka ärenden i ett flöde tilldelas mottagarna olika roller. En roll anger vad en handläggare har möjlighet att göra vid handläggning av ett ärende, t.ex. bryta arbetsflöde, att beslut är obligatoriskt, ärendet är endast för kännedom. Alla roller förutom den anställde tilldelas handläggarna av 3 Bilaga 34 Bilaga 3

Sida 7 av 15

systemadministratör. En handläggare kan ha en eller flera roller inom en organisatorisk nivå och även olika roller på olika organisatoriska enheter.

Förvaltningsorganisationens hantering

Nyuppläggning, borttag eller ändring av en roll görs av behöriga systemadministratörer enligt Primulas systemförvaltningshandbok. Om leverantören Evry skall göra ändring i någon behörighet sker detta på uppmaning och i samråd med behörig systemadministratör.

Behovet av en nyuppläggning eller ändring av en roll uppstår i verksamheten. Berörd chef samråder med berörd personalkonsult om det nya behovet. Beställningen av den nya behörigheten görs i mall5. Mallen skickas till ansvarig systemadministratör som kontrollerar underlaget och utför begärd ändring. Mallen tillsammans med underlag om hur systemet var inställt innan ändringen sänds till berörd personalkonsult för kontroll och signering. Underlaget arkiveras.

Primulas rollnamn

Roll 1 (pa spec)Roll 2 (sekreterare)Roll 3 (handläggare)Roll 4 (arbetsledare)Roll 5 (chef/prefekt)

Exempel på ärendetyper och flöden med rollmottagare

LedighetsärendeAnställd-pa spec-handläggare-arbetsledare-chef/prefekt

ErsättningsärendeAnställd-sekreterare-handläggare-arbetsledare-chef/prefekt

Anställnings konteringHandläggare-chef

Kontroller

För att säkerställa att systemet och dess processer fungerar som de ska vad gäller funktion och rättsäkerhet krävs att det kontrolleras och följs upp. Nedan anges de kontrollmoment som finns för Primula.

5 Bilaga 3

Sida 8 av 15

Behörighetskvittensen

I samband med att en anställd tilldelas handläggarbehörighet och i förekommande fall en roll i flödet skriver denna under behörighetskvittensblanketten6 som beskriver vad man som användare av Primula ansvarar för. Personalkonsult ansvarar för att berörd handläggare delges blanketten och att den fylls i. Blanketten arkiveras.

Flödet kontrollerar ärendet

Den elektroniska hanteringen sker enligt den institutions/avdelnings beslutsordning där personen ifråga har sin anställning placerad. Hanteringen innehåller moment enligt nedan. En och samma person/roll hanterar oftast flera av momenten, t ex granskning, kontering och attestering, men minst två personer måste hantera ett ärende. Handläggaren har möjlighet att bryta de förinställda flödena och välja att skicka ärendet till annan handläggare, t ex om annan institution/avdelning ska betala. När ett flöde är brutet måste även efterföljande handläggare aktivt välja mottagare, annars går ärendet tillbaka och börjar om i flödets början. Hanteringen kan göras i Primulas webb- eller klientapplikation beroende på vilken handläggaren föredrar.

RegistreringDen anställde registrerar sina anspråk i Primula-webben. Efter registrering skickar den anställde sitt ärende i det fördefinierade flödet.Registrering kan även göras av en handläggare, t ex gällande ersättning till personer som inte är anställda av universitetet.

GranskningGranskning innebär att granska så att underlag finns i de fall sådant erfordras, t ex att originalkvittot lämnats vid begäran om ersättning för utlägg; att momsen särredovisas; att ersättningen som begärs följer gällande lagar, avtal och universitetets policys i övrigt.

KonteringKontering görs av person med goda kunskaper om institutionens/avdelningens budget och kontering för att kunna kontera ärendet korrekt.

Attestering

6 Bilaga 4

Sida 9 av 15

Attest innebär att man garanterar att det finns pengar på den angivna kontosträngen. I de fall kontering och attest inte görs av samma person kan attestanten ändra kontering om den skulle vara felaktig.

GodkännandeÄven om ersättningen följer gällande regelverk och är konterad på en kontosträng där det finns pengar måste den godkännas. Godkännandet innebär att bekräfta att utgiften är något som universitetet ska betala, t ex att övertiden var beordrad eller att en resa verkligen var en tjänsteresa.

SlutattesteringNär slutattestanten får ärendet ska han/hon veta att det är granskat av någon som vet att pengarna finns, att originalkvitton lämnats och att utbetalningen följer gällande regelverk. Slutattestering innebär att ärendet slutligen är godkänt, att alla tidigare moment är gjorda enligt beslutad ordning och att kostnaden är relevant för verksamheten. När slutattestanten klickar på ”Verkställ” läggs ärendet ner i databasen och, som exempel, kommer den godkända ersättningen att betalas ut med nästa möjliga löneutbetalning.

Två-stegshantering

Den anställde registrerar själv anspråk på ersättning för t ex utlägg, tjänsteresa, övertid mm. Därefter följer ärendet flödet i Primula och minst en person granskar ärendet innan det avslutas. Kontroller skall utföras då ärendet passerar olika steg i attestkedjan enligt beskrivning under rubriken ”Flödet kontrollerar ärendet”.

Registrering kan även göras av en handläggare exempelvis gällande ersättning till personer som inte är anställda av universitetet. Också i dessa fall skickas ärendena i flödet innan det avslutas. En handläggare kan välja att inte skicka ett ärende i flödet, exempelvis om beslutsunderlag redan finns. Dock skall alltid minst två handläggare hantera ett ärende i Primula, en registrerar och en annan avslutar.

Personer som är anställda som personalkonsulter och som handlägger ärenden i Primula har nedan angivna undantag från två-stegshanteringen:

Semesterärenden för lärarpersonal Sjukärenden Schemaändringar BESTA-koder Sysselsättningsgrad

Sida 10 av 15

Kompetensuppgifter Personärendet SCB-uppgifter Ämnesinnehåll Placeringsort Avtal

Kontrollista lönekörning

Innan månadsomställning sker tar ansvarig personalkonsult fram kontrollista för respektive institution/avdelning. Kontrollistan tas ur Primula. Eventuella poster som skrivs på kontrollistan kontrolleras och i förekommande fall åtgärdas, antingen av personalkonsulten själv eller genom annan berörd handläggare. Kontrollistan signeras och arkiveras.

Ekonoms kontokontroll

Kontrollen utförs av ekonom i den organisation/-er den har funktionen som sådan i Primula. Syftet är att kontrollera att organisationen endast har belastats med kända anställda i posterna, att posterna är rimliga, att samtliga konton är kända och att total lönesumma är överensstämmande med summan av posterna. Kontrollen är möjlig att genomföra på två olika sätt. Antingen genom ekonomisystemet Agresso eller genom Primula. Ekonomen ska göra ett utdrag av en lönekostnadsspecifikation eller motsvarande. Kontrollen dokumenteras genom en utskrift av lönekostnadsspecifikationen eller motsvarande vilken skrivs under av ekonom för att skickas till personalavdelningen för arkivering.

Stickprovskontroll ärenden

Systemförvaltaren eller annan behörig beställer kontrollen av systemleverantören.

Flagglistor

Det finns systemgenererade och manuellt upplagda flagglistor vilka kan beställas i olika intervaller. Flagglistor är information från systemet som kommer vid givna tidpunkter till handläggaren. Informationen kan gälla storlek, tidsperiod, frekvens etc för givna poster. Följande flagglistor ska respektive personalkonsult prenumerera på:Anställning upphör, ledighet upphör, lönetillägg upphör liksom för bevakning av att gränserna för föräldrapenningtillägg och friskvård inte överskrids samt pensionsavgångar.

Sida 11 av 15

Kontroll specifik löneart

Kontroller av vissa lönearter i Primula skall göras fortlöpande. I första hand skall lönearterna för övertid, mertid samt arvode och timlön kontrolleras för att säkerställa att regelverken bl. a arbetstidsavtalet samt lokala föreskrifter och beslut beaktas, att underlagen är tillfredställande. Kontrollen görs av personalkonsult för respektive ansvarsområde månadsvis och signeras och arkiveras.

Lönematerialskontroll

Ansvarig personalkonsult gör kontroller på digitala ärenden samt insänt lönematerial som kommer till denne. Vid oklarheter eller felaktigheter kontaktas berörda personer på inst/avd för rättning eller kompletteringar. I samband med sortering och arkivering sker ytterligare kontroller. Eventuella oklarheter följs upp av ansvarig personalkonsult. Lönematerialet sorteras för arkivering i personnummerordning samt årsvis. Kontrollen görs månadsvis och arkiveras därefter.

Ändring fast data

Ändring av fast data kan bestå av olika saker. En av dessa kan vara rapportering av en ny lön. När ny lön för en anställd är beslutad rapporterar ansvarig personalkonsult in den nya lönen i Primula. Denna rapportering följer sedan det flöde som är bestämt sedan tidigare. Ett sådant flöde kan exempelvis vara : pa-specialist – handläggare – arbetsledare – chef/prefekt. Detta betyder att rapporteringen av den nya lönen blir kontrollerad i flera olika steg och att chefen är den som slutligen beviljar och avslutar ärendet. Ändring av fast data kan också vara ändring av en löneart. Rutinen är att ansvarig systemadministratör skriver ut dokumentet i löneartskatalogen som det ser ut innan ändringen gjorts. Sedan görs ändringen till det nya beloppet. Ny utskrift görs så att man kan se att nytt belopp är rapporterat. Dessa underlag skickas sedan till systemadministratör nummer två meden förklaring till ändringen. Dessa underlag är också underskrivna med datum och namn av den som gjort ändringen. Systemadministratör nummer två signerar underlagen och att kontroll är gjord. Dessa underlag arkiveras sedan.

Lönerevision

Systemet har en inbyggd kontrollstation och möjlighet att ta ut kontrollista samt att göra individuella ändringar i kontrollstationen innan buden förs över till databasen för löneberäkning. Detta kan behöva göras eftersom revisionen kan pågå under ganska lång tid och förändringar av lönen kan göras av andra orsaker under tiden, t ex att någon blir utnämnd till docent och då får lönen

Sida 12 av 15

justerad. Systemadministratören genomför dessa kontroller innan import till databasen görs.

Efter att förhandlingsresultatet är importerat för löneberäkning går respektive personalkonsult igenom ”sina” anställda. Speciellt kontrolleras personer med flera anställningar och personer där förändringar i anställningen gjorts sedan revisionen startade, man gör även stickprov på övriga. Att kontrollen är gjord dokumenteras och signeras av respektive personalkonsult. Dokumentationen arkiveras. Vid löneberäkning inför månadsomställning sker ytterligare kontroll då kontrollistan signalerar om personer med orimlig bruttolön.

Rutin för att granska loggar av ändring i styrtabeller

Det finns möjlighet att ta fram rapport över gjorda ändringar i styrtabellerna under viss period, via rapportgeneratorn i Primula webb. Eftersom alla ändringar som görs i styrtabellerna sker i två steg, enligt beskrivning ovan, görs inte regelmässiga kontroller utan endast stickprov. Stickproven arkiveras för spårbarhet.

Behörighetskontrollen

Rutinen för att få behörighet i Primula finns sedan tidigare redovisad i detta dokument. Om behörigheten ska ändras eller upphöra finns särskilda blanketter där detta ska beställas. Därutöver är varje personalkonsult ansvarig för att se över behörigheter vid sina institutioner och avdelningar, i syfte att fånga upp eventuella felaktigheter. Alla ändringar beställs på särskild blankett som skrivs under av beställaren. Efter gjord ändring skriver systemadministratören under och daterar. Underlaget arkiveras.

Lönebemyndigande

När månadsomställningen gjorts skickar Evry ett underlag som heter ”avstämning Linné” och där det framgår vilket år och månad som avses. I underlaget framgår också den totala nettolönen för månaden, det anges också om särskild lönehantering stämmer och om nettolönedifferens finns.

Efter detta skickar Evry ytterligare ett underlag som heter ”kvittens” där det framgår att de skickat nettolönefilen och datum, klockslag och när Nordea mottagit filen. Efter detta sker själva lönebemyndigandet vilket innebär att vi ger Nordea godkännande att betala ut pengarna till våra löntagare.

Systemadministratören använder E-legitimation för att logga in och komma åt själva länken där lönebemyndigandet görs. I denna rutin finns ett särskilt

Sida 13 av 15

underlag där vårt arbetsgivarnummer framgår som visar att det är Linnéuniversitetet som kommunicerar. Här står också systemadministratörens namn och telefonnummer förtryckt. Här fyller man i nettolönebeloppet och år samt månad som avses. Man får också ange utbetalningsdag. Innan själva bekräftandet görs måste man också signera med sitt särskilda lösenord. När detta är gjort får man ett godkännande på att bemyndigandet är genomfört.

Hanteringsrutinen är sådan att när systemadministratören presenterar aktuell lönebemyndigande med underlag och underskrifter för systemägaren eller annan handläggare(systemadministratör eller personalkonsult). Denne godkänner det aktuella lönebemyndigandet, signerar och returnerar till systemadministratören som, signerar underlaget7 och godkänner utbetalningen till Nordea enligt ovan. Underlaget arkiveras.

Uppdatering av systemet

Primula uppdateras till ny version ca 5-10ggr/år. Uppdateringarna gäller buggrättningar och nya/förbättrade funktioner. Leveransdokumentet kommer till systemförvaltaren som går igenom leveranspunkterna, oftast tillsammans Primulas systemgrupp. Om leveransen kan godkännas kontaktar systemförvaltaren leverantören och beställer uppdatering. Leveransdokumentet signeras och arkiveras.

Utbildning

Tre olika inriktningar av utbildning ges. En utbildning för anställda, en för handläggare och en för attestanter. För personalkonsulter ingår utbildning i Primula i introduktionen och ansvaras för av systemförvaltaren. Samtliga utbildningar har utbildningsmål att utbildningsdeltagaren efter genomgången utbildning ska veta vad som krävs för att dennes handhavande ska vara effektiv, korrekt och rättssäkert. En allmän kännedom om Primulas förvaltning och hur det är organiserat vid Linnéuniversitetet, var man vänder sig för att få stöd i frågor rörande systemet, kännedom om hur man navigerar i Primula, dess olika ärendetyper, vilken information som kan hämtas där ur och hur man gör det är andra exempel på utbildningsmål. Som ett led i att följa upp utbildningsbehovet finns nätverk för Primula där kunskaps- och handläggningsfrågor är i fokus.De olika utbildningarnas innehåll och genomförande presenteras fortlöpande på Linnéuniversitetets hemsida www.lnu.se.

7 Bilaga 5

Sida 14 av 15

Sida 15 av 15