regionale anskaffelsesprosesser helse sør Øst regionens og sykehuspartners rolle
DESCRIPTION
Regionale anskaffelsesprosesser Helse Sør Øst Regionens og Sykehuspartners rolle. Innkjøpsdirektør Reidar Løkken, Sykehuspartner Avdelingssjef MTA Øystein Jensen, Rikshospitalet HF. Medisinsk Teknisk Forenings Landsmøte Trondheim 6. mai 2008. Disposisjon. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Regionale anskaffelsesprosesser Helse Sør ØstRegionens og Sykehuspartners rolle
Innkjøpsdirektør Reidar Løkken, Sykehuspartner
Avdelingssjef MTA Øystein Jensen, Rikshospitalet HF
Medisinsk Teknisk Forenings Landsmøte Trondheim 6. mai 2008
M T F
DisposisjonMedisinsk-teknisk nettverk i tidligere Helse Sør etablert 1.1.2002, 7 sykehus nå 5 HF. Uformelt
nettverk, faglig samarbeid, samme type utstyrsdatabaser, benchmarking, felles nettportal, Forvaltning 2005: 40.000 enheter, akk. kostnad 3,4 mrd kr. MTAs rolle som et kompetent innkjøpsorgan videreutviklet.
2005 ØJ og RH MTA formalisert leder for MTU-nettverket fra Helse Sør
2004 Sykehuspartner etablert, forretningsidé og hovedaktivitet
2005 felles anbudsprosess for store MTU-anskaffelser i nettverket, koordinert av RH MTA
2006, 2007 felles anbudsprosess for store anskaffelser i nettverket, kravspec og evaluering fra nettverket og sykehusene, koordinert av Sykehuspartner
2007 kartlegging og benchmarking av MTU vedlikeholdsavtaler startet i nettverket
2008 felles anbudsprosess store MTU-anskaffelser Helse Sør Øst. ØJ og MTA RH valgt som faglig koordinator for MTU-anbudet 2008 på vegne av de medisinsk-tekniske miljøene i Helse Sør Øst, et fusjonert formalisert MTU-nettverk er under utvikling
Osloprosessen og veien videre
Viktige hovedpunkter:
Å ha et videre perspektiv enn innkjøp. Flere og flere kliniske prosedyrer avhenger av avansert MTU og integrasjon av systemer. Dette øker kompleksiteten i anskaffelsen.
Forvaltning av MTU (yte MTT) er en serie inngripende prosesser, helt inn i den medisinske kjernevirksomheten. Fra det amerikanske ACCE, American College of Clinical engineering finnes følgende definisjon på fagfeltet clinical engineering = medisinsk teknikk: “As clinical medicine has become increasingly dependent on more sophisticated technologies and the complex equipment associated with it, the clinical engineer, as the name implies, has become the bridge between modern medicine and equally modern engineering.”
Anskaffelse av MTU er en del av utstyrsforvaltningen, og skiller seg radikalt fra ”normale” innkjøp. Det må være tette samarbeidsrelasjoner mellom tekniske og merkantile .fag
Kapittel III. Bruk og vedlikehold
§ 11. Anskaffelse Det elektromedisinske utstyret som anskaffes til bruk, skal være i samsvar med de bestemmelser som gjelder for det aktuelle utstyret og være egnet til formålet.
Veiledning til § 11 Bestemmelsen innebærer bl.a. å påse at det elektromedisinske utstyret som anskaffes oppfyller gjeldende sikkerhetskrav. Dette innebærer kontroll av at CE-merket er påført og av samsvarserklæringen eller annen dokumentasjon som viser at de gjeldende sikkerhetskravene er oppfylt.Vurderingen av hvorvidt utstyret er egnet til formålet er en vurdering som også må foretas av teknisk kyndig personell for bl.a. å fastslå om de løsninger fabrikanten har valgt teknisk og sikkerhetsmessig svarer til de medisinske forutsetninger for bruken.Denne bestemmelsen samt §§ 13-18 gjelder også for elektromedisinsk utstyr som virksomheten leier, låner osv, jf § 2
MTAs rolle
RHs analyse av interne tjenester og organisering før ISE-dannelse (høst 2001), Hartmark.
RH ISEs tjenestekatalog og produksjonskostnader (vår 2002), Hartmark.
MTT nettverksgruppe H Sør tjenester 24.9.2002
R2006 strategiarbeid Helse Sør CG/EY, delrapporter P3 Teknologi og P7 Ikke-medisinske fellestjenester 25.10. 2002 avsnitt 6.4, rapport P3 og P7.
Helse Sør ”IBM-rapporten” april 2003
McKinsey ”Kjøp smart” RH høst 2003
McKinsey ”Fusjonsutredning RR” vår 2004
Noen utredninger:
Ko
Gr.
Lab 9
Lab 8
Lab 7
V
DammenHaugen
Gr
MR 1
Lab 1
Lab 3
Bibl
UL 3
Korridor
B-b.
B-b.
CT1
CT2
Gr.
Kløfta
Gr. Gr.
REVORT
MED
Kir Uro Gastro/TXDiv/PolHMA
Nevro- kirTKA
ØNHØye
Barn
Lab 2
M
L
L
LL L
L
Lab 12
Lab 13
GrDatarom
Datarom
Nevro
Skrivestue
Nærarkiv
HOVED- INNGANG
D2Ekspedisjonen
A
A
A
Glassgate06.sept 2002
D3
D
D
D
Lab 4
Lab 6Lab 5
Lab 11
Granskn
MR 3
MR 2
A/I1
A/I 2
Card
A/I 4
A/I 5 Card Card
UL 1
UL 2
Pers.
M
M
* *
*
Fysioterapi
PACS
UiOstud
Forskn.lab
Forskn.lab
Lunge
PP
ITLager
Gr
PI
Hage
Datarom
”Clustering” av tunge, ”like” utstyrsenheter er rasjonelt
Brukergrensesnitt standard
Brukergrensesnitt eksempel
Siemens Nevrostar 2GE advantix
Nr Kriterier Vekt Karakter (1-6)
Sum
a Totalkostnad 40 b Funksjonalitet/ opplevd brukervennlighet 40 c Oppetid / Teknisk bistand 15 d Opplæringsprogram 5 100
Vekting Helse sør felles 2006 - 2007:
Totalkostnad
Tidsklemma, eks. RH
Prioritert behovsliste fra
klinikkene
Kvalitetssikringdata
Organisering, systematiseringav søknadene
Prioritering Rangering Tilpasning til strategi
Innstilling til ISE-direktør
Tildelingsbrev med
godkjenning
Anskaffelse i henhold til
plan
Prioriteringsutvalget ISE-direktør MTA-PASKlinikkene
Beslutning om anskaffelse Til – fra Gj.snittUtarbeidelse av anbudsdokumenter 1 – 12 uker 5 ukerUtlysning og tilbudsfrist 3 – 8 uker 6 ukerBefaring, utprøving 0 – 8 uker 2 ukerEvaluering og innstilling 1 – 8 uker 4 ukerKlagefrist 2 uker 2 ukerKontraktsforhandling og -inngåelse 0 – 4 uker 2 ukerByggtilpasninger 0 – 36 uker 2 ukerLeveringstid 1 – 12 uker 8 ukerInstallasjon /opplæring av superbr 0 – 2 uker 1 ukeMottakskontroll 0 – 2 uker 1 ukePrøvedrift 4 – 16 uker 10 ukerFakturering 6 – 8 uker 7 uker
Sum 18 – 118 uker 50 uker
Historikk - Resept 2006
Omfattende strategiprogram i Helse Sør 2002– P1 Struktur- og oppgavefordeling– P2 Kapasitet og behovsdekning– P3 Teknologi og informasjonsflyt– P4 Forskning og utvikling– P5 Verdigrunnlag og visjon– P6 Pasientrelasjonen– P7 Ikke-medisinske fellestjenester– P8 Utdanning og kompetanseutvikling– P9 Kommunikasjon, kultur og endringsledelse
www.helse-sor.no (For Medarbeidere>Strategi Resept 2006)
Vedtatt i styret i Helse Sør høsten 2002
Mer helse for hver kroneMer helse for hver krone
Mindre til administrasjon og mer til pasientbehandling Mindre til administrasjon og mer til pasientbehandling
IKT, Innkjøp, Lønn, økonomi, personal
IKT, Innkjøp, Lønn, økonomi, personal
Hvorfor etablere Sykehuspartner?
Sykehuspartner - Tjenesteområder
2004
Lønn/personalLønn/personal
InnkjøpInnkjøp
2005 2006 2007
IKTIKT
Økonomi/regnskapØkonomi/regnskap
Storregionen Helse Sør - Øst Utgjør ca 60% av markedet i Norge
Omstillingsprosessen – Osloprosessen
Oppgavefordeling – Synergier
Spesialisering - spesialistfunksjoner
Konsekvenser for hvilket utstyr det enkelte HF skal ha?
Felles forsyningssenter for hele regionen for forbruksvarer
Driftes av DHL
Leverer bulkleveranser og avdelingspakket
All bestilling via e-handel og markedsplassen
NORKAT
Felles database for Katalogoppdatering og avtaleregister
- 14 -
NORKAT – Helse Sør-Østs løsning for felles varekatalogadministrering
NORKAT(MASTER)Leverandør
IBX
Ytterligere artikkel-info (T-PAK m.m.)
HF
HSØ varekatalog (xml)
FS/DHL
HF (direkte)katalog HF (direkte)katalog
HSØ varekatalog (T/L-PAK)
HSØ varekatalog (F/L-PAK)HSØ vare-
katalog (xml)
Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember
Første opplasting
Andre opplasting
Tredje opplasting
Fjerdeopplasting
01.05 01.06 01.09 01.10 01.1201.01 01.02 01.03
Leverandørs frist for innsending av prisfil til IBXLeverandørs frist for innsending av oppdatert prisskjema til HSØ
Dato for innlesing av varekatalog i innkjøpssystemer pr HFVirkningsdato for ny varekatalog
• Kontinuerlig endring av sortiment og katalog krever for mye ressurser for HSØ og HF
• HSØ vil derfor i framtiden tillate katalogoppdatering kun 4 ganger pr år (standard vedlegg til alle konkurransegrunnlag)
• Leverandør må utarbeide ny HSØ varekatalog• Pga manglende støtte i eHandel.no’s format må i
tillegg ytterligere artikkelinformasjon med pakningsstørrelsesinformasjon utarbeides
• NORKAT vil sammenstille og bearbeide disse to datakildene og produsere
• HSØ varekatalog for FS/DHL med typisk T-PAK eller L-PAK
• HSØ varekatalog for HF for kjøp fra lager, med typisk L-PAK eller F-PAK
• HSØ varekatalog for HF med avdelingspakkede varer (i dag kun AHUS) med typisk F-PAK eller minste enhet (ME)
SP og Anskaffelsesprosessen MTU Gamle Helse Sør startet samordningen av MTA anskaffelser i 2005
– RRHF stilte seg til disposisjon og gjennomførte den første samordnete anskaffelsen i Helse Sør. De to siste og årets anskaffelse kjøres av SP for alle foretakene i regionen i samarbeid med det medisintekniske nettverket i regionen.
– Samarbeidet mellom SP og det medisintekniske nettverket har funger meget bra sett fra SP side.
Resultat mhp gjennomføring
- Gjennomarbeidede dokumenter
- Kvalitetssikring av kontrakter
- Standardisering av spesifikasjoner, kontrakter m.m
- Profesjonalisering av innkjøpsprosessen
- Dokumenthåndtering
Resultat mhp besparelser
– Reduserte innkjøpspriser
– Volumrabatter
– Prosess synergier
Anskaffelse av MTU
Forespørsel for utprøving
Rutiner for: Mottakskontroll Merking/registrering Testing Prøvedrift Opplæring Klinisk drift
Anbud/ tilbudsåpning Protokoll
MTA Brukerinstilling skal
returneres MTA eller til Sykehuspartner.
Sykehuspartner/MTA/BU Leverandørforhandl.
Kontrakt.
Bestilling fra respektive institusjon
Sykehuspartner
Anbudsprosess
Sykehuspartner Sammenstilling.
Analyse.
Møte MTU - BU/brukere. Gjennomgang tilb.
Om mulig instilling.
Møte SP - MTU (alle HF) Koordinering av anskaffelser, gjennomgang av kravspesifikasjon m.m
Ved større tilbud/anbud kan MTU bli innkalt til møte ved åpning. Fordeling- Tidsplaner – utprøving m.m
Analyse av tilbud/anbud. Tidsplan.
Alternativ: Distribusjon av nødvendig info til kjøpende avdeling.
Ved større forhandlinger deltar hele brukerutvalget sammen med fagpersonell. Dette avklares ved anb./ tilb. åpningen.
Rutine for innlån og utprøving
Medisinteknisk avdeling/ brukere
Beslutning om anskaffelse, Prioritering
Investeringsbudsjett HF MTU
Teknisk og funksjonell kravspekk/andre forhold
Administrasjonen HF Kost/nytte analyse
Utfordringer
Tidsklemma
– Ulike prosesser for beslutning, godkjennelse og styrebehandling av hva som skal anskaffes
– Det regionale Helseforetaket har gitt klare føringer med hensyn til investeringsanskaffelsene, og det arbeides med å etablere en prosessen slik at alle HF har planen klar ved årsskifte
– Evalueringsprosessen er en utfordring grunnet bl.a. utprøving av utstyr. Gjør at vi ikke kommer i mål samtidig med evalueringen
– Påvirker det økonomiske resultatet av samordningen
– Standardisering, preferanser, opplæring – møter oss selv i døra
– Teknologisk konsekvens
Serviceavtaler– Kartlegging av alle serviceavtaler i gang
– Hvordan organiser servicen i framtiden og på hvilket nivå skal avtalene være m.m
MTU
–Takk for oppmerksomheten
- 18 -