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Registre des signatures | Forum SI (10 mai 2016) 1
Registre des signaturesForum SI – 10 mai 2016
Mandant : Philippe StaubCheffe de projet : Julie Carpentier Boullay
Registre des signatures | 10 mai 2016
Registre des signatures | Forum SI (10 mai 2016) 2Registre
ORDRE DU JOUR
Sommaire
Le projet Registre des signatures en quelques mots
Le registre des signatures : quelques rappels
Informations utiles
Questions / Réponses
Le nouveau registre des signatures :• Les grands changements• 4 principaux profils du registre des signatures• Attribution d’un droit de signature
Les points forts du projet
1ère partie
2ème partie
5ème partie
6ème partie
3ème partie
4ème partie
Registre des signatures | Forum SI (10 mai 2016) 3Registre 1ère partie
LE REGISTRE DES SIGNATURES
QUELQUES RAPPELS
PREMIÈRE PARTIE
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RAPPELS : RÈGLES FINANCIÈRES DE L’EPFL
Rappels
L’EPFL est constituée de 4 niveaux financiers :• Niveau 1 : correspondant à l’EPFL• Niveau 2 : correspondant aux facultés et vice-présidences• Niveau 3 : correspondant aux instituts / domaines / sections…• Niveau 4 : correspondant aux laboratoires et unités
Chaque faculté et vice-présidence (niveau 2) dispose d’un responsable finances
Chaque laboratoire / unité (niveau 4) correspond à un centre financier
Chaque centre financier comprend plusieurs fonds
Toute facture supérieure à CHF 5’000.-, doit être validée par 2 personnes
Art 36.2 du règlement financier : « Une personne au moins par unité (en principe le gestionnaire d’unité), devra disposer d’une délégation »
Registre des signatures | Forum SI (10 mai 2016) 5Registre
RAPPELS : REGISTRE DES SIGNATURES
Rappels
Le registre des signatures • s’appuie sur le règlement financier de l’EPFL• centralise tous les droits d’engager financièrement l’EPFL et les
signatures manuscrites correspondantes• est utilisé par les membres du service financier pour valider les
signatures apposées sur les factures et les notes de frais
Un droit d’engager financièrement l’école• peut-être donné pour un centre financier ou un fonds• pour un montant jusqu’à CHF 5’000.- ou CHF 50’000.-• est octroyé après les validations :
1. du responsable d’unité / professeur2. et du responsable finances
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LE PROJET REGISTRE DES SIGNATURES EN BREF
DEUXIÈME PARTIE
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LE PROJET REGISTRE DES SIGNATURES
Introduction
Le projet Registre des signatures a été :• initié par la VPRI (mandant : Philippe Staub)• réalisé en collaboration avec les responsables finances de
l’EPFL
Objectifs du projet Registre des signatures :• faciliter l’octroi d’un droit de signature • sécuriser l’octroi d’un droit de signature• faciliter le maintien des droits de signature (accès au registre)• première étape vers la dématérialisation des tâches
administratives
Lancement du nouveau registre des signatures : le 2 mai 2016
Registre des signatures | Forum SI (10 mai 2016) 8Registre 3ème partie
LE NOUVEAU REGISTRE DES SIGNATURES
TROISIÈME PARTIE
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LES GRANDS CHANGEMENTS
Changements
1. Plus aucun formulaire n’est à signer pour l’octroi d’un droit : la procédure d’octroi d’un droit de signature est dématérialisée
2. La demande de création d’un droit de signature (ACCRED) génère automatiquement un workflow de validation (SAP)
3. Le registre alimente automatiquement les droits d’achat (portail Sésame)
4. Accès au registre : droits sans signature manuscrite (ACCRED) / droits avec signatures manuscrites (SAP)
5. Le responsable d’unité / professeur et le gestionnaire d’unité ont accès aux droits de signatures de l’unité (ACCRED)
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LES PROFILS DU NOUVEAU REGISTRE DES SIGNATURES
Profils
OrganisationGESTIONNAIRE D’UNITÉ
Demande uniquementNiveau 4< CHF 5K
Par le resp. finances ou par le resp. d’unité
Rattachement Octroi de droit de signature
Unité< CHF 5K
Droit de signature par défaut
OrganisationRESPONSABLE
D’UNITÉ
Demande et validationNiveau 4
< CHF 50K
Automatiquement depuis les Structures
Unité< CHF 50K
Droit de visualisation par
défaut
Unité
Unité
OrganisationRESPONSABLE DE
FONDS
Demande uniquementPour fonds< CHF 5K
Automatiquement depuis la saisie du Service Financier
Fonds< CHF 5K -
RESPONSABLE FINANCES
Demande et validation Niveau 2
< CHF 50K
Faculté/ VP< CHF 50K
Faculté/VPImages signatures
Par le gestionnaire du registre
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ATTRIBUTION D’UN DROIT DE SIGNATURE
Attribution
Pas de changement dans les personnes validant l’attribution d’un droit de signature
OrganisationResponsable de fonds
Demande d’attribution d’un droit par
Responsable d’unité
1ère validation(mail automatique)
OrganisationGestionnaire d’unité Responsable d’unité
2de validation(mail automatique)
Responsable finances
Responsable finances
OrganisationResponsable d’unité - Responsable finances
- Responsable d’unitéResponsable finances
Notification de création
Gestionnaire d’unitéResponsable d’unitéResponsable finances
Gestionnaire d’unitéResponsable de fondsResponsable d’unitéResponsable finances
Gestionnaire d’unitéResponsable d’unitéResponsable finances
Gestionnaire d’unitéResponsable d’unitéResponsable finances
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POINTS FORTS DU PROJET
QUATRIÈME PARTIE
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POINTS FORTS DU PROJET
Points fort
1. L’équipe projet :• Mandant : Philippe Staub• COPIL : K. Arberer, R. Bugnion, E. Fontaine, S. Killias, E. Marclay, D.
Rey et B. Walther• Représentants des utilisateurs : les responsables finances
2. La collaboration entre ACCRED et SAP
3. L’aide de MEDIACOM :• rédaction des communications mails• rédaction d’un article pour le Flash
4. Communication générale autour du projet :• diffusion régulière des documents du projet aux parties prenantes• présentations / participation aux groupes de travail : GT-14, GT-Admin…• séance de lancement auprès des secrétaires
Registre des signatures | Forum SI (10 mai 2016) 14Registre 5ème partie
INFORMATIONS UTILES
CINQUIÈME PARTIE
Registre des signatures | Forum SI (10 mai 2016) 15Registre
INFORMATIONS UTILES
Informations
Accès au registre des signatures à partir du lundi 2 mai 2016 :accred.epfl.ch
Site dédié au registre des signatures (d’ores et déjà en ligne) :signatures.epfl.ch
Forum dédié au registre des signatures à partir du lundi 2 mai 2016 :tous les lundis matin, de 10h30 à 12h, dans la salle BI A2 458
Questions à adresser au Service Desk :par téléphone : 1234
par mail : [email protected]
Registre des signatures | Forum SI (10 mai 2016) 16Registre 6ème partie
QUESTIONS / RÉPONSES
SIXIÈME PARTIE