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REGULAMENTO MUNICIPAL DE

COMUNICAÇÃO E IMAGEM

REGULAMENTO MUNICIPAL DE COMUNICAÇÃO E IMAGEM

Estrada Nacional 16 * Apartado 15 * 6370-999 Fornos de Algodres Reg.CMFA.39.01 Tel. + 351 271 700 060 * Fax. + 351 271 700 068 2 / 16 [email protected] * www.cm-fornosdealgodres.pt


1. PLANO ESTRATÉGICO DE COMUNICAÇÃO

A comunicação assume um papel fundamental no desempenho de qualquer organização. Nunca como hoje

foi tão importante a arte de saber comunicar, em função da maior participação e exigência dos cidadãos

relativamente à qualidade dos serviços prestados.

O Município de Fornos de Algodres tem como objetivo principal do seu plano estratégico de comunicação,

a criação de um ambiente propicio ao diálogo e à partilha de opiniões. É para nós claro, que a qualidade

do trabalho efetuado em prol dos cidadãos de Fornos de Algodres, será tanto melhor, quanto mais

participadas forem as decisões tomadas pelo executivo municipal, pelo que, o contributo dos colaboradores

e das entidades externas com quem o município contacta, sobretudo os munícipes, é considerado um fator

crítico de sucesso da política de comunicação municipal.

Este plano procura igualmente desenhar orientações relativamente ao discurso oral, escrito, visual e

audiovisual junto do público alvo, tornando assim mais clara, harmoniosa e duradoura a relação com os

diferentes públicos com quem o município contacta.

As principais razões para a elaboração da política de comunicação são:

1. A necessidade de criar um modelo de comunicação para o Município;

2. Valorizar a comunicação interna;

3. Apresentar a comunicação como instrumento de gestão;

4. Controlar e avaliar os efeitos das ações planificadas;

Em síntese, este plano deve servir como farol orientador para comunicar mais e melhor em prol dos

cidadãos e do desenvolvimento do concelho.

mailto:[email protected]

http://www.cm-fornosdealgodres.pt/



1.1. Política de comunicação

A política de comunicação centra-se sobretudo na construção de identidade única de toda a organização.

Assim, a política de comunicação deverá ser conhecida de todos os colaboradores, de modo a normalizar

os comportamentos e melhorar a imagem corporativa do município.

Visão estratégica

A política de comunicação do Município de Fornos de Algodres tem como objetivo maior respeitar o projeto

institucional do município, pelo que, o seu desenho está sempre alinhado com a visão estratégica, a missão

e os valores do município.

Missão

Defender os interesses, promovendo a coesão e o sentido de servir todas as pessoas do concelho

de Fornos de Algodres, com o mesmo espirito de verdade, equidade, transparência e integridade

para e com a maior das causas: As Pessoas.

Para e com as pessoas ao serviço do bem comum.

Visão

A Câmara Municipal de Fornos de Algodres visa humildemente preservar e aprofundar a vontade

de todas as pessoas que serve, reconhecendo que a confiança depositada nos confere uma

responsabilidade acrescida na construção de uma vila centrada nas pessoas. A Câmara Municipal

de Fornos de Algodres cumpre a sua missão através de uma gestão dinâmica, prudente e ética,

respeitando os valores de solidariedade, integridade, responsabilidade, transparência, eficiência

e sustentabilidade, contribuindo para o desenvolvimento económico e social do concelho.

Valores

Solidariedade/ Integridade/ Equidade/ Responsabilidade/ Transparência/ Participação/ Eficiência

na Gestão/ Sustentabilidade.





2. PLANO OPERACIONAL DE COMUNICAÇÃO

2.1. Plano de Comunicação Interna

O Plano de comunicação interna deve cumprir seis funções básicas:

5. Investigar. Através da realização de reuniões ou inquéritos de opinião podemos auscultar o clima social

interno;

6. Orientar. Sensibilizar os colaboradores sobre determinados aspetos considerados importantes na ótica

da gestão da Política da Qualidade;

7. Informar. Criar uma política de informação, que dê resposta às necessidades de informação dos

colaboradores;

8. Organizar e Coordenar. Constituir uma rede de colaboradores com funções de input e output nos

diferentes contextos da organização;

9. Formar. Dar formação aos colaboradores sobre a política de comunicação interna e externa do

Município.

2.2. Plano de Comunicação Externa

A comunicação externa do município deve estar centrada no principal objetivo do Plano Estratégico de

Comunicação, ou seja, a criação de um ambiente propicio ao diálogo e à partilha de opiniões.

Assim, o plano de comunicação externa do município deve assentar na utilização das redes sociais –

Facebook, Twitter, Instagram – e na qualidade da informação prestada no site municipal – www.cm-

fornosdealgodres.pt.

Outro aspeto extremamente importante no plano de comunicação externa é o da aposta na harmonização

de todos os documentos em formato de papel, que resultam de uma interação entre o município e qualquer

entidade que lhe seja externa, como forma de melhorar a imagem corporativa da organização.







3. GESTÃO DA COMUNICAÇÃO

O coordenador da gestão da comunicação deverá ser um elemento que contribui de modo decisivo para o

cumprir da visão e missão definidas pelo município.

Assim, o coordenador da gestão da comunicação tem as seguintes funções:

1. Dirigir, coordenar e supervisionar a equipa de técnicos de comunicação

Consiste na direção, coordenação e supervisão do todo o esforço da equipa que intervêm nas áreas

da comunicação interna, comunicação institucional, comunicação organizacional, comunicação

corporativa e comunicação de marketing.

2. Elaborar o plano de comunicação do Município, em colaboração com todos os departamentos

municipais, sob orientação do Presidente da Câmara.

Consiste na elaboração de um plano de comunicação que agrupe todas as ideias dos diferentes

departamentos para melhorar a eficácia e eficiente da comunicação do município.

3. Dirigir e supervisionar o programa de comunicação do Presidente da Câmara Municipal.

Consiste em planificar e orientar as intervenções públicas do Presidente da Câmara, tendo

cumulativamente a responsabilidade de averiguar a eficácia das participações públicas da figura mais

representativa do concelho

4. Controlar a utilização da marca Município de Fornos de Algodres.

Consiste em verificar a aplicação das normas de identidade visual corporativa, por forma a garantir a

uniformidade e a estabilidade do registo visual da Instituição.

5. Gerir e controlar os suportes publicitários do Município.

Consiste na gestão e na programação da utilização dos suportes publicitários do Município de Fornos

de Algodres.

3.1. Definição organizacional e funcional

Uma correta definição dos perfis profissionais é fundamental para que não existam sobreposições

funcionais. O departamento de comunicação do Município de Fornos de Algodres é constituído por um

Coordenador da Gestão da Informação, um Responsável pela Comunicação Escrita e um Designer da

Comunicação.





Funções

Coordenador de Gestão da Informação

6. Conceber e formalizar o plano de comunicação 7. Controlar a implementação do plano de

comunicação 8. Coordenar os colaboradores de cada gabinete

municipal responsáveis por transmitir inputs e outputs da sua atividade;

9. Gerir os diferentes canais de comunicação corporativos

10. Conceber os mecanismos para a comunicação interna;

11. Coordenar e gerir as publicações impressas e eletrónicas como principal mecanismo de propagação da cultura corporativa

Responsável pela Comunicação Escrita

1. Apoiar a elaboração de discursos e guiões de apoio à comparência pública do executivo municipal;

2. Coordenar a conceção dos materiais promocionais impressos e eletrónicos (em várias línguas) para a implementação dos programas operacionais de comunicação;

3. Supervisionar a natureza dos conteúdos difundidos nos meios de comunicação;

4. Recolher, elaborar e distribuir informações provindas dos meios de comunicação social para a sua difusão interna;

5. Coordenar e gerir o dossiê de imprensa a disponibilizar aos meios de comunicação social;

6. Criar e manter uma base de dados dos profissionais dos diferentes de meios de comunicação social;

7. Organizar e coordenar as atividades protocolares do município;

8. Elaborar e distribuir os comunicados de imprensa;

Designer da Comunicação

1. Controlar a aplicação das normas gráficas da identidade visual do município;

2. Definir e gerir a produção dos artefactos comunicativos de natureza audiovisual, gráfica e interativa

3. Desenvolver uma linha gráfica uniforme e estável para todas as publicações do Município e gerir o merchandising do Município;

4. Planificar e coordenar a participação do Município nas feiras e nas exposições;





4. NORMAS GERAIS DE COMUNICAÇÃO

4.1. A forma e o conteúdo da informação

No âmbito das normas gerais de comunicação, pretendemos apresentar um conjunto de manifestações

comunicativas que permitam identificar e diferenciar o município a nível regional e nacional. Para que tal

seja alcançável é necessário atuar a três níveis:

1. O Conteúdo da informação;

2. A forma da informação;

3. A praxis da comunicação.

Todos os atos e ações de comunicação devem transportar o estilo de comunicação do município

impregnado com a identidade corporativa e estar de acordo com o plano estratégico inicialmente

apresentado neste documento.

Assim, devemos construir diferentes sínteses de identidade corporativa com 250, 350 e 450 palavras para

que possam ser utilizadas conforme as necessidades, as conveniências e as oportunidades de divulgação.

A estabilidade argumentativa é uma condição sine qua non para o alcance da eficácia comunicativa. A

influência das atitudes dos sujeitos implica uma regularidade nos eixos argumentativos, não querendo dizer

que não seja possível uma certa flexibilização na ordem discursiva.

Identidade Visual Corporativa

Uma outra realidade a ter em conta na construção da personalidade é a identidade visual corporativa. Esta

rubrica é essencial na normalização e uniformização das manifestações comunicativas do Município.

Neste contexto, a implementação das normas de identidade visual corporativa e a gestão da marca

Município de Fornos de Algodres são preocupações diárias da equipa do Gabinete de Comunicação e

Imagem, na regulação e na normalização do comportamento comunicativo da organização.

Tanto os logótipos, símbolos e demais atributos (cores, tipografias e aplicações) devem ser

escrupulosamente respeitados – conforme a informação que se disponibiliza seguidamente – ficando sob

a responsabilidade do Gabinete de Comunicação e Imagem o controlo da sua utilização.





Unidade Especializada de design de comunicação

O assunto da identidade corporativa e da normalização gráfica é uma preocupação básica na

implementação deste plano de comunicação. Para além disto, cabe ao Gabinete de Comunicação e

Imagem, a responsabilidade pelo desenvolvimento do design gráfico em torno das edições impressas ou

eletrónicas do município, nomeadamente a elaboração centralizada de dípticos, trípticos, guias, catálogos,

cartazes e lonas de grandes dimensões, não esquecendo a paginação de livros e revistas, criação de capas

de livros, convites e demais artefactos necessários à atividade da Câmara.

Serve também o presente documento para regulamentar a utilização do correio eletrónico por parte dos

colaboradores do município. Assim, cabe ao Gabinete de Comunicação e Imagem a responsabilidade de

garantir que todos os colaboradores do município utilizam apenas o email institucional como plataforma

comunicacional (fins profissionais) com qualquer parte interessada no contacto com o município (outros

colaboradores, fornecedores, instituições, etc).

Prática Comunicacional de Gestão de Eventos

Dada a importância da estrutura organizacional do Município em promover o fluxo da informação nos

processos de comunicação compete ao Gabinete de Comunicação e Imagem a realização das seguintes

tarefas no âmbito da realização de qualquer evento organizado pelo Município:

1. Definir as necessidades de Comunicação do Evento;

2. Definir o público alvo;

3. Elaborar o plano de meios de comunicação;

4. Elaborar os suportes de comunicação;

5. Avaliar a comunicação do Evento.

Afixação de publicidade em Edifícios Municipais

Todos os suportes informativos a publicitar em Edifícios Municipais carecem de autorização do Executivo

Municipal.

A coordenação e afixação dos referidos suportes é da responsabilidade do Gabinete de Comunicação e

Imagem.





4.2. A práxis da comunicação

A dimensão comunicativa em que devemos intervir para a construção de um estilo próprio tem a ver com

as práticas de comunicação.

Os aspetos concretos que merecem ser regulados e geridos são:

1. A intervenção dos Representantes do Município;

2. As relações com os meios de comunicação;

3. As normas de atuação do pessoal de contacto;

4. O código deontológico da comunicação.

Os Representantes do Município procuram difundir publicamente a personalidade corporativa do Município

de Fornos de Algodres, na perspetiva de consolidar um determinado estilo de comunicação.

A preparação do discurso deve incidir em duas ou três ideias-chave, capazes de serem argumentos a

explorar pelos jornalistas. Durante as intervenções públicas, devemos apresentar as ideias de forma

serena, cuidada e confiante, sem cair na linguagem técnica ou demasiada elaborada. Por isso, convém

destacar informações e aspetos importantes e, sempre que possível, utilizar exemplos para incrementar a

sua compreensibilidade.

As relações com os meios de comunicação assentam nas rotinas profissionais e nos princípios gerais que

regulam qualquer relação institucional. Neste caso concreto, o Município de Fornos de Algodres tem todo

o interesse em estabelecer uma relação fluida e transparente, pois só assim conseguiremos que o meio

difunda a informação que transmitimos via comunicados ou atenda as nossas convocatórias e conferências

de imprensa.

É importante centralizar os contactos com os meios de comunicação e corresponder com uma solução

rápida a qualquer solicitação. A gestão dinâmica e inteligente deste alvo estratégico é um ativo importante

na comunicação institucional do Município.





Os formatos informativos previstos neste plano de comunicação são:

1. o comunicado de imprensa

2. a conferência de imprensa

3. a entrevista

4. as comunicações telefónicas.

COMUNICADOS DE IMPRENSA

O comunicado de imprensa deverá ser:

5. Breve. - A extensão média de um comunicado é de uma página.

6. Conciso. - O comunicado de imprensa deve ser escrito com frases simples e curtas.

7. Claro. - O comunicado de imprensa deve ser redigido num estilo afirmativo e direto.

8. Objetivo. - O comunicado de imprensa é construído usando a terceira pessoa, descartando expressões

enfáticas, superlativos e declarações polémicas.

No plano dos conteúdos, o comunicado de imprensa inclui:

1. Títulos. - O título do comunicado deve ser sucinto e entusiasmante. Um recurso poderoso é oferecer

algum valor contundente no título do comunicado.

2. Lead. - O subtítulo da notícia deve criar expectativa por forma a estimular a leitura integral da notícia.

3. Ideia principal. - O comunicado deve iniciar-se com a ideia principal do ato comunicativo. O

comunicado segue a regra da pirâmide invertida.

4. Ideias complementares. - O parágrafo seguinte desenvolvem a ideia principal.

5. Conclusão. - O último parágrafo apresenta as conclusões ou as repercussões futuras do facto

noticiado.

No plano da redação, o comunicado de imprensa...

1. deve incluir a menção “COMUNICADO DE IMPRENSA” por cima do título.

2. deve ser impresso em papel oficial com todos os endereços pertinentes.

3. deve ser sempre datado e mencionar as horas em que foi lavrado.

4. devem ser redigidos para ocupar uma única página com uma entrelinha dupla.





5. tem títulos escritos em maiúsculas de tamanho 16 e o texto em tamanho 14.

6. deve mencionar e incluir os possíveis anexos como fotografas, gráficos, etc.

No plano da difusão, o comunicado de imprensa...

7. deve ser enviado a todos os meios de comunicação, salvo difusão seletiva para a imprensa

especializada.

8. a enviar para os meios audiovisuais deve ser sempre acompanhado pelo material audiovisual referente

à notícia.

CONFERÊNCIAS DE IMPRENSA

No plano da convocatória, a conferência de imprensa deve...

9. ser convocada quando esteja plenamente justificada. Se o assunto não tem transcendência pública,

devemos optar por outro tipo de difusão pública.

10. ser convocada com método. As convocatórias fazem-se uma semana antes e, no dia anterior da

conferência de imprensa, é comum contactar todos os jornalistas convidados para confirmar a sua

presença e informá-los do local e da hora.

11. ser aberta a todos os meios de comunicação.

12. ser um ato público esclarecedor e precedido do envio de um documento para as redações sobre as

questões a tratar, pessoas que vão assistir, contactos dos seus promotores e data, lugar e hora da

conferência.

No plano da celebração, a conferência de imprensa implica...

13. agradecer no início a presença dos jornalistas e registar o momento para posteriores tratamentos

informativos.

14. uma preparação exaustiva dos participantes. Convém que não sejam mais que três pessoas do

Município no ato público.

15. uma duração máxima de 25 a 30 minutos. O ato no seu conjunto não deve ultrapassar os 60 minutos.

16. guardar premeditadamente informação complementar para responder em plenitude às questões

formuladas pelos jornalistas.





17. deixar a perceção que conseguimos responder a todas as questões.

18. gerir o tempo na fase do comunicado e na etapa das questões para que se consiga um justo equilíbrio

e satisfação na comunidade dos jornalistas.

Terminada a conferência de imprensa...

19. devemos enviar um resumo das intervenções aos jornalistas que não assistiram à conferência.

20. devemos seguir rigorosamente o tratamento informativo da conferência de imprensa e os resultados

obtidos com o ato público, classificando e arquivando toda a produção jornalística.

ENTREVISTAS AO EXECUTIVO

No plano da concertação, as entrevistas...

21. devem ser concertadas sempre através do Gabinete de Comunicação e Imagem do Município.

22. devem ser preparadas quando estamos perante meios especializados ou meios de referência

generalistas.

No plano da preparação da entrevista...

23. devemos solicitar ao jornalista informação sobre os temas a tratar.

24. devemos fornecer ao jornalista informação sobre o perfil biográfico do entrevistado.

25. devemos conhecer as condições da entrevista e os contextos de publicação e difusão das peças

jornalísticas.

No plano da celebração da entrevista...

26. devemos gerir os contextos e os planos visuais.

27. deve ocorrer em ambiente relaxado.

28. devemos conseguir uma cópia da entrevista do meio ou do jornalista.





COMUNICAÇÕES TELEFÓNICAS

Atualmente, o telefone é um canal de comunicação estratégico para criar e otimizar a imagem das

instituições. O cliente conforma uma ideia precisa da eficiência e da eficácia institucional quando interage

com o pessoal de contacto da organização. Por isso, é importante pôr em prática um conjunto de

recomendações.

No momento do atendimento...

29. as chamadas devem ser atendidas com brevidade.

30. é essencial identificar-se no momento inicial da conversação.

No momento da conversação...

31. devemos falar com amabilidade e respeito, sendo o tom de voz uma variável fundamental para a

criação do clima de bom entendimento.

32. é essencial conseguir identificar a pessoa com quem falamos.

33. devemos saber rapidamente qual é a razão da chamada telefónica.

Na transferência de chamadas...

34. devemos conseguir chegar ao interlocutor desejado pelo cliente.

35. é conveniente informar o cliente do nome e nível hierárquico a quem a chamada vai ser transferida.

36. é importante informar a pessoa a quem vai ser transferida a chamada das intenções/necessidades do

cliente.

No momento da despedida...

37. devemos ser cordiais e respeitosos, porque normalmente as últimas palavras são as mais recordadas.

38. se houver alguma promessa prévia, é importante corresponder no momento ou com a maior brevidade

ao solicitado.





Aprovado na reunião da Câmara Municipal realizada em 21 de julho de 2017

O Presidente da Câmara Municipal

António Manuel Pina Fonseca



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