regulamentul-cadru publice centrale din …...stema de stat a republicii moldova conform legii cu...

APROBAT

prin Hotărîrea Guvernului

nr. din 2007

REGULAMENTUL-CADRU

cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat în

autorităţile publice centrale şi locale şi în instituţiile

din subordinea acestora

I. Dispoziţii generale

1.1. Prezentul Regulament-cadru stabileşte cerinţele de bază privind

documentarea activităţii, organizarea lucrului cu documentele în cadrul

ministerelor, altor autorităţi administrative centrale, inclusiv în cadrul organelor şi

instituţiilor administrative autonome, serviciilor publice desconcentrate ale

acestora şi în organele administraţiei publice locale (în continuare, denumite

„organele administraţiei publice” (O.A.P.) şi reglementează modul de primire,

evidenţă, ordonare, perfectare şi multiplicare a documentelor, controlul executării,

păstrării şi utilizării acestora.

Cerinţele expuse în compartimentele 2-6 ale Regulamentului-cadru pot fi

utilizate la organizarea lucrărilor de secretariat în instituţiile, organizaţiile şi

întreprinderile din Republica Moldova.

Cerinţele expuse în compartimentele 7, 8 ale Regulamentului-cadru sînt

obligatorii pentru toate instituţiile, organizaţiile şi întreprinderile din Republica

Moldova.

1.2. Regulamentul-cadru se referă la documentele organizatorice

(regulamente interne, statute, fişe de post, scheme de încadrare a personalului,

programe şi planuri de activitate, dări de seamă, note informative, corespondenţă

ş.a.) şi de dispoziţie (ordine, dispoziţii, indicaţii, hotărîri, procese-verbale,

instrucţiuni ş.a.), cu excepţia actelor normative ale Guvernului şi ale altor autorităţi

ale administraţiei publice (reglementate prin Legea privind actele normative ale

Guvernului şi ale altor autorităţi ale administraţiei publice centrale şi locale nr.

317-XV din 18 iulie 2003), petiţiilor (reglementate prin Legea cu privire la

petiţionare nr.190-XIII din 19 iulie 1994 şi Instrucţiuni privind ţinerea lucrărilor de

secretariat referitoare la petiţiile persoanelor fizice, organizaţiilor legal constituite,

adresate organelor de stat, întreprinderilor, instituţiilor şi organizaţiilor Republicii

Moldova, aprobate prin Hotărîrea Guvernului nr. 208 din 31 martie 1995) şi

documentelor secrete, modul de întocmire şi păstrare al cărora este reglementat

prin instrucţiuni speciale.

1.3. Prevederile Regulamentului-cadru se aplică în documentele pe suport de

hîrtie. Tehnica ţinerii lucrărilor de secretariat pe suport electronic va fi prevăzută în

actele normative speciale, aprobate de Guvern, ce reglementează crearea şi

implementarea Sistemului integrat de circulaţie electronică a documentelor.

maria C:\Users\ALIENW~1\AppData\Local\Temp\reg_lucr_secretar.doc

2

1.4. Conducătorii O.A.P. organizează tehnica operaţiunilor de secretariat,

modul de întocmire şi perfectare a documentelor în baza instrucţiunilor cu privire

la ţinerea lucrărilor de secretariat şi a altor documente normativ-metodice,

elaborate de sine stătător în conformitate cu prezentul Regulament.

În cadrul O.A.P. instrucţiunile sînt aprobate de conducător după coordonarea

acestora cu Serviciul de Stat de Arhivă al Republicii Moldova.

1.5. Asigurarea documentară a administrării, exercitarea controlului asupra

respectării sistemului unic al lucrărilor de secretariat în subdiviziunile structurale

ale O.A.P., dirijarea metodică şi instruirea cadrelor în acest domeniu este pusă în

sarcina Serviciului secretariat administrativ al O.A.P.

1.6. Conducătorii subdiviziunilor structurale desemnează persoane

responsabile pentru ţinerea lucrărilor de secretariat, care asigură evidenţa şi

circulaţia documentelor în termenele stabilite, informează conducerea privitor la

executarea acestora, familiarizează personalul cu documentele normative şi

metodice ce ţin de domeniul dat. Drepturile şi obligaţiunile de serviciu ale

persoanelor responsabile sînt prevăzute în fişa de post.

1.7. Funcţionarii încadraţi în O.A.P. şi în instituţiile din subordinea acestora

poartă răspundere personală pentru respectarea cerinţelor instrucţiunilor în cauză şi

pentru integritatea documentelor ce se află în posesia lor. Despre pierderea unor

documente este anunţată imediat conducerea subdiviziunilor structurale şi

Serviciul secretariat administrativ.

1.8. Conducătorii O.A.P. şi ai instituţiilor din subordinea lor sînt obligaţi:

să ia măsurile necesare pentru a reduce volumul documentelor, evitînd

emiterea documentelor privind problemele ce ar putea fi soluţionate verbal sau în

mod direct;

să controleze periodic starea în care se află lucrările de secretariat şi modul

de păstrare a documentelor de arhivă atît în aparatul central, cît şi în subdiviziunile

structurale;

să organizeze instruirea cadrelor responsabile de ţinerea lucrărilor de

secretariat;

să implementeze tehnologiile informaţionale în lucrările de secretariat;

să asigure familiarizarea noilor angajaţi cu instrucţiunile cu privire la ţinerea

lucrărilor de secretariat.

1.9. La schimbarea conducătorilor subdiviziunilor structurale, predarea-

recepţionarea dosarelor şi a documentelor în curs de executare se efectuează prin

întocmirea unui proces-verbal, care se păstrează în serviciul secretariat al

subdiviziunii.

1.10. Dirijarea metodică a modului de organizare şi ţinere a lucrărilor de

secretariat este realizată de către Serviciul de Stat de Arhivă şi instituţiile

arhivistice subordonate acestuia, iar suportul lingvistic se pune în sarcina

Centrului Naţional de Terminologie al Institutului de Filologie al Academiei de

Ştiinţe a Moldovei.


3

II. Întocmirea şi multiplicarea documentelor

Drept cadru legal pentru întocmirea documentelor organizatorice şi de

dispoziţie în activitatea O.A.P. servesc: actele legislative ale Parlamentului,

decretele Preşedintelui Republicii Moldova, ordonanţele, hotărîrile şi dispoziţiile

Guvernului Republicii Moldova; directivele organelor ierarhic superioare,

realizarea activităţii executive şi organizatorice în scopul îndeplinirii de către

O.A.P. a sarcinilor ce ţin de competenţa lor.

În scopul îndeplinirii de către OAP a sarcinilor ce ţin de competenţa lor,

întocmirea documentelor organizatorice şi de dispoziţie urmează a fi efectuată cu

respectarea cerinţelor Regulamentului-cadru.

Pentru ca documentele organizatorice şi de dispoziţie să fie valabile, ele

trebuie să conţină în mod obligatoriu următoarele elemente: denumirea organizaţiei

autor, tipul documentului, data, titlul textului, textul propriu-zis, indicele de

înregistrare, semnătura.

În procesul întocmirii documentelor, componenţa elementelor poate fi

completată în funcţie de destinaţia lor.

Documentele trebuie întocmite în strictă conformitate cu cerinţele

prezentului Regulament-cadru şi să conţină un număr stabilit de elemente

obligatorii, conform Anexei nr. 1.

2.1. Formularele documentelor

2.1.1. Documentele organizatorice şi de dispoziţie, de regulă, se întocmesc

pe formulare executate pe hîrtie formatul A4 (297x210 mm) şi formatul A5

(210x148 mm).

2.1.2. Pe formularele O.A.P., în dependenţă de tipul lor, se imprimă

următoarele elemente:

Stema de Stat a Republicii Moldova;

numărul unic de identificare (codul cu CUIÎO) din Registrul Naţional

Interadministrativ al Republicii Moldova (RENIM);

denumirea completă a O.A.P.;

date informative referitoare la instituţia emitentă;

tipul documentului (pe formulare speciale, cu excepţia celor pentru

scrisori);

semnele distinctive pentru fixarea datei, indicelui de înregistrare a

documentului, trimiterii la indicele de înregistrare şi data documentului de intrare;

locul întocmirii sau editării documentului;

semnele distinctive pentru culegerea adresatului, titlului textului,

finalizarea culegerii textului şi menţiunii de control.

Locurile de amplasare a elementelor şi semnelor distinctive sînt determinate

în Anexele nr. 2 şi nr. 3.

2.1.3. În O.A.P. se utilizează trei tipuri de formulare:

formularul general (Anexele nr. 4, 5 şi 5a);

formularul pentru scrisoare (Anexele nr. 6, 6a şi 7);


4

formularul special - pentru un anumit tip de documente (Anexele nr. 8-12)

(el se multiplică tipografic numai în cazurile în care în O.A.P. se emit mai mult

de 200 documente de acest tip pe an).

Formularele pot fi cu elemente amplasate longitudinal sau unghiular.

În O.A.P. se utilizează o singură variantă de formular: cu elementele

amplasate longitudinal sau cu cele amplasate unghiular.

2.1.4. Formularele documentelor se tipăresc pe hîrtie albă cu gradul de

albeaţă de 85-93%, densitatea de 80g/m2. În cazuri excepţionale se admite

utilizarea hîrtiei puţin colorate în nuanţe deschise.

Formularele documentelor pot fi multiplicate tipografic, cu ajutorul

mijloacelor poligrafice operative sau pot fi reproduse cu ajutorul computerelor, la

elaborarea nemijlocită a documentului dat.

2.1.5. Procesele-verbale ale şedinţelor consiliilor raionale şi locale, precum

şi deciziile lor, dispoziţiile preşedintelui raionului (primarului, pretorului) se

întocmesc pe formulare speciale, executate tipografic (Anexele nr.8,8a, 9 şi 10).

Ordinele şi hotărîrile autorităţilor administraţiei publice centrale, de

asemenea, se întocmesc pe formulare speciale, executate tipografic (Anexele nr. 11

şi nr. 12).

2.1.6. Procesele-verbale ale şedinţelor, hotărîrile colegiilor ministerelor,

informaţiile, notele informative, nomenclatoarele dosarelor, fişele de post,

planurile şi dările de seamă pentru activitatea de bază, schemele de încadrare etc.

se întocmesc pe formularul general (Anexele nr. 4, 5 şi 5a).

Demersurile se întocmesc pe formularul pentru scrisoare (Anexele nr. 6,

6a, 7).

2.1.7. La întocmirea documentelor de acelaşi tip, folosite frecvent, pot fi

utilizate formulare tipizate pe suport electronic.

2.1.8. Documentele organizatorice şi de dispoziţie, emise de către O.A.P. în

comun cu alte organe, nu se întocmesc pe formulare, ci pe hîrtie albă (Anexa

nr. 13).

2.1.9. Se interzice utilizarea formularelor netipizate.

2.2. Elementele constitutive ale documentelor organizatorice şi de

dispoziţie

2.2.1. Stema de Stat a Republicii Moldova

Conform Legii cu privire la Stema de Stat a Republicii Moldova nr. 337-XII

din 3 noiembrie 1990, pe formularele O.A.P. se imprimă Stema de Stat a

Republicii Moldova. Dimensiunile ei nu trebuie să depăşească 20 mm.

Pe formularul cu elementele plasate longitudinal Stema de Stat se plasează

în centru, în partea de sus, iar pe formularul cu elementele plasate unghiular în

partea de sus, la mijloc, deasupra denumirii instituţiei.


5

2.2.2. Marca comercială, emblema organizaţiei

Pe formularul organizaţiei-persoană juridică pot fi plasate marca comercială

sau emblema. Marca comercială se plasează pe formularele organizaţiilor numai în

cazul în care aceasta este înregistrată în ordinea stabilită de legislaţia în vigoare a

Republicii Moldova.

Marca comercială sau emblema organizaţiei nu se reproduce pe formularul

pe care este imprimată Stema de Stat a Republicii Moldova.

Dimensiunile şi locul plasării mărcii comerciale, emblemei organizaţiei sînt

analoage dimensiunilor şi locului plasării Stemei de Stat.

2.2.3. Numărul unic de identificare (codul CUIÎO) din Registrul

Naţional Interadministrativ al Republicii Moldova (RENIM)

Codul CUIÎO al O.A.P. se stabileşte de către Biroul Naţional de Statistică al

Republicii Moldova conform codului CUIÎO din RENIM. Pe formularul O.A.P. el

se plasează sus, în colţul din dreapta.

2.2.4. Denumirea organului administraţiei publice

Denumirea O.A.P. – autorul documentului – se indică complet, în

corespundere cu Regulamentul de activitate a organului respectiv.

Pe formularul cu elementele constitutive plasate longitudinal elementul dat

se plasează la acelaşi nivel, din ambele părţi ale Stemei de Stat a Republicii

Moldova: în stînga se imprimă în limba moldovenească, iar în dreapta – în

limba rusă, conform Legii despre funcţionarea limbilor vorbite pe teritoriul R.S.S.

Moldoveneşti nr. 3465-XI din 1 septembrie 1989 (Anexele nr. 4, 6, 8, 9, 10, 11);

pe formularul cu elementele constitutive plasate longitudinal al unităţii teritoriale

autonome Găgăuzia: în partea stîngă se imprimă în limba moldovenească, în

dreapta – în limba rusă, iar în centru în limba găgăuză (Anexele nr. 6a şi 8a).

Pe formularul cu elementele plasate unghiular, în partea stîngă se imprimă

denumirea completă a O.A.P. în limba moldovenească, iar mai jos – în limba rusă

(Anexele nr. 5, 7, 12); pe formularul cu elementele plasate unghiular al unităţii

teritoriale autonome Găgăuzia denumirea O.A.P. se va indica de asemena în partea

stîngă mai întîi în limba moldovenească, mai jos, în limba rusă, apoi în limba

găgăuză (Anexa nr. 5a).

Pe formularul pentru scrisoare, în cazurile corespondenţei cu organisme

internaţionale, denumirea O.A.P. se va indica în limba străină respectivă.

Dacă documentul se întocmeşte pe hîrtie albă, denumirea completă a O.A.P.

se culege în partea de sus a filei, în limba moldovenească, din poziţia „0” a

tabulatorului, cu majuscule.

2.2.5. Denumirea organizaţiei sau a subdiviziunii structurale

Denumirea subdiviziunii structurale a O.A.P. şi a instituţiilor din subordinea

acestora se plasează mai jos de denumirea organului său ierarhic superior. Modul


6

de imprimare şi plasare a denumirii este analog celui al organului administraţiei

publice. Denumirea subdiviziunii structurale a instituţiei din subordine se imprimă

pe formularul documentului cu caractere mai mari.

Denumirea instituţiei pe formularul documentului trebuie să corespundă

denumirii atestate în documentele de constituire a instituţiei respective.

Abrevierea denumirii se indică doar în cazul în care aceasta este atestată în

documentele de constituire a instituţiei respective. Ea se plasează mai jos de

denumirea completă. Denumirea se indică în limba moldovenească.

Întreprinderile mixte vor indica denumirea în limba străină respectivă în

cazul în care aceasta este atestată în documentele de constituire.

Denumirea filialei şi reprezentanţei se plasează pe formulare mai jos de

denumirea organizaţiei emitente.

2.2.6. Date informative cu privire la organizaţie (codul poştal, adresa

poştală şi telegrafică, numărul de telefon, telefax, adresa electronică, pagina

Web, numărul contului de decontare)

Părţile componente ale acestui element se plasează după cum urmează:

pe formularul pentru scrisoare, cu elementele constitutive plasate

longitudinal, la acelaşi nivel, din ambele părţi ale Stemei de Stat a Republicii

Moldova, mai jos de denumirea completă a O.A.P.: în partea stîngă se imprimă în

limba moldovenească, iar în partea dreaptă – în limba rusă (Anexa nr. 6);

pe formularul pentru scrisoare cu elementele constitutive plasate longitudinal

al UTA Găgăuzia – mai jos de denumirea completă a O.A.P.: în partea stîngă se

imprimă în limba moldovenească, în dreapta – în limba rusă, iar în centru – în

limba găgăuză (Anexa nr.6a);

pe formularul pentru scrisoare cu elementele plasate unghiular, sus, în colţul

din stînga, mai jos de denumirea completă a O.A.P., se imprimă în limba

moldovenească, iar mai jos – în limba rusă (Anexa nr. 7);

pe formularul pentru scrisoare cu elementele constitutive plasate unghiular al

UTA Găgăuzia, sus, în colţul din stînga, mai jos de denumirea completă a O.A.P.,

se imprimă în limba moldovenească, mai jos, în limba rusă, apoi în limba găgăuză.

2.2.7. Tipul documentului

Tipul documentului, întocmit pe formular sau pe hîrtie albă, se indică pe

fiecare document, cu excepţia scrisorii.

De exemplu: proces-verbal, hotărîre, ordin, dispoziţie, informaţie, plan de

activitate, dare de seamă, fişă de post, schemă de încadrare, nomenclator al

dosarelor etc.

Tipul documentului se plasează mai jos de denumirea completă a O.A.P.,

indicată în limba moldoveneacă sau în limba în care este perfectat documentul; se

culege cu majuscule din poziţia „0” a tabulatorului.


7

Tipul documentului pe formularele pentru ordine, dispoziţii, cu elementele

constitutive plasate longitudinal, executat tipografic, se plasează în centru, mai jos

de Stema de Stat a Republicii Moldova, în limba moldovenească, cu majuscule.

Tipul documentului pe formularele pentru ordine, dispoziţii cu elementele

constitutive plasate unghiular, executat tipografic, se plasează sus, în colţul din

stînga, mai jos de denumirea completă a O.A.P., în limba moldovenească, cu

majuscule.

2.2.8. Data documentului

Toate documentele se datează în mod obligatoriu.

Data se indică de către persoana care semnează sau aprobă documentul. Data

documentului se consideră cea a semnării, adoptării şi aprobării lui sau data

desfăşurării evenimentului fixat în el (şedinţei, consfătuirii etc.).

Elementul dat cuprinde ziua, luna şi anul, care se indică prin două metode:

ziua – cu cifre arabe, luna – cu litere, anul – cu cifre arabe. De exemplu: 10

iunie 2005 (astfel se indică data la întocmirea documentelor normative,

financiare şi a celor cu caracter social-juridic);

cu trei perechi de cifre arabe. De exemplu: 10.06.05.

Dacă numărul ce indică ziua sau luna constă dintr-o singură cifră, înaintea ei

se va scrie cifra „0”. De exemplu: 01.06.06.

În cazul documentelor întocmite de O.A.P., în comun cu alte organe, data

documentului se consideră cea a semnării de către ultimul organ.

Pe formularele pentru ordine, dispoziţii şi pe formularul general data

documentului se plasează mai jos de denumirea completă a O.A.P. şi tipul

documentului, indicate în limba moldovenească, şi se culege cu cifre arabe din

poziţia „0” a tabulatorului.

Pe formularul pentru scrisoare data documentului se plasează mai jos de

elementul „Date informative cu privire la organizaţie” şi se culege cu cifre arabe

din poziţia „0” a tabulatorului.

2.2.9. Indicele de înregistrare a documentului

Numărul de înregistrare a documentului se indică pe toate documentele

respective.

Numărul documentului de ieşire al O.A.P. este constituit, de regulă, din:

indicele subdiviziunii structurale care a întocmit documentul;

numărul dosarului conform nomenclatorului dosarelor în care se coase

copia documentului;

numărul curent de înregistrare. De exemplu: 01-06/25.

Primele două perechi de cifre se indică de către executant în procesul

întocmirii documentului, iar numărul curent de înregistrare se indică în cancelarie.

Pe formularul pentru scrisoare elementul „Indicele de înregistrare a

documentului” de ieşire se plasează mai jos de elementul „Date informative


8

referitoare la organizaţie”, în partea stîngă, la acelaşi nivel cu elementul „Data

documentului”, după abrevierea „nr.” (numărul) şi se scrie cu cifre arabe. De

exemplu: nr. 01-06/25 din 01.02.06 .

Indicele de înregistrare a documentelor de dispoziţie şi a proceselor-verbale

ale şedinţelor îl constituie numărul curent al documentului. De exemplu: Ordin nr.

1, 2, 3, 4 etc.

Proces-verbal nr. 1, 2, 3, 4 etc.

Pe formularul pentru ordin indicele (numărul) de înregistrare a documentului

se plasează la acelaşi nivel cu elementul „Data documentului”, în partea dreaptă,

mai jos de denumirea completă a O.A.P., după abrevierea „nr.” şi se indică cu cifre

arabe. De exemplu: 01.02.05 nr. 25

La întocmirea proceselor-verbale ale şedinţelor, a proceselor-verbale de

constatare, a documentelor de dispoziţie pe formular general, indicele (numărul) de

înregistrare a documentului se plasează mai jos de denumirea completă a O.A.P. şi

tipul documentului, în limba moldovenească, la nivelul elementului „Data

documentului”, după abrevierea „nr.”, cu cifre arabe. De exemplu: 01.02.05 nr. 3.

Indicele documentului intern care nu se înregistrează (informaţia, nota

informativă, instrucţiunea de serviciu, planul de activitate, darea de seamă, schema

de încadrare, nomenclatorul dosarelor etc.) se constituie din indicele subdiviziunii

structurale şi numărul dosarului conform nomenclatorului, care se culege mai jos

de denumirea completă a O.A.P. şi tipul documentului, în limba moldovenească, la

acelaşi nivel cu elementul „Data documentului”, după abrevierea „nr.”, cu cifre

arabe. De exemplu: 01.02.05 nr. 01-05

În documentele întocmite de O.A.P., în comun cu alte organe, indicele de

înregistrare a autorilor se separă prin bară în ordinea în care acestea sînt indicate în

document (de la stînga la dreapta).

Pentru ordin (dispoziţie, hotărîre, decizie etc.): 26/58 ...

Pentru scrisoare: 02-10/135 / 01-12/200/...

2.2.10. Referinţă la indicele de înregistrare şi data documentului de

intrare

Referinţa include indicele de înregistrare şi data documentului la care se dă

răspuns.

De exemplu:

„La nr. ______ din ____________”,

unde „La nr. _____” este indicele de înregistrare a documentului de intrare,

„din __________” este data documentului de intrare.

Referinţa la indicele de înregistrare şi data documentului de intrare se indică

numai pe formularul pentru scrisori şi se plasează mai jos de elementele „Data


9

documentului” şi „Indicele de înregistrare a documentului”, se indică cu cifre

arabe; cuvîntul „anul” sau „an” nu se scrie; se culege din poziţia „0” a

tabulatorului. De exemplu: La nr. 03-10/18 din 01.02.98

2.2.11. Locul întocmirii sau editării documentului

Elementul dat se indică pe formularul pentru ordin şi pe formularul general.

Pe formularul pentru ordin elementul dat se plasează în centru, mai jos de

elementul „Denumirea tipului documentului”, în limba moldovenească.

Pe formularul general acest element se plasează în stînga paginii, mai jos de

elementele „Data documentului” şi „Indicele de înregistrare a documentului”, în

limba moldovenească.

Se admit următoarele abrevieri:

municipiul – mun.

oraşul – or.

raionul – r-nul

comuna – com.

satul – s.

2.2.12. Parafa de limitare a accesului la document

Elementul dat se indică prin cuvintele:

- Secret;

- Strict secret;

- De importanţă deosebită;

- Secret comercial.

Această parafă se plasează pe prima pagină a documentului, sus, în colţul

din dreapta, în limba moldovenească (la traducerea documentului în limba rusă sau

în altă limbă, se traduce şi parafa), fără ghilimele, în conformitate cu Legea cu

privire la secretul de stat nr. 106-XIII din 17.05.94 şi Legea cu privire la secretul

comercial nr. 173-XIII din 06.07.94.

2.2.13. Destinatarul

La expedierea documentelor se utilizează mai multe formule de adresare.

Destinatarii documentelor pot fi:

- organizaţii - persoane juridice;

- subdiviziunile acestora;

- persoane cu funcţie de răspundere;

- persoane fizice.

Adresa destinatarului cuprinde:

- denumirea organizaţiei-persoană juridică (subdiviziunii acesteia);

- prenumele, numele destinatarului;

- strada, numărul blocului, apartamentului, codul poştal, localitatea.


10

Dacă documentul este adresat unei organizaţii – persoana juridică sau unei

subdiviziuni a acesteia, fără a se indica persoana cu funcţie de răspundere

concretă, denumirea se scrie la cazul nominativ. De exemplu:

1. Ministerul Economiei şi Comerţului

al Republicii Moldova

Piaţa Marii Adunări Naţionale, 1

MD-2033, mun. Chişinău

2. Ministerul Finanţelor


Direcţia administrativă

str. Cosmonauţilor, 9


Dacă documentul este adresat unei persoane cu funcţie de răspundere

concrete, prenumele şi numele se indică fiind însoţite de abrevierea „dlui”

(domnului) sau „dnei” (doamnei), denumirea organizaţiei - persoană juridică se

scrie la cazul nominativ. De exemplu:

Dlui Ion Moraru,

Ministrul finanţelor



În cazul în care se indică funcţia persoanei şi denumirea organizaţiei -

persoană juridică în care ea îşi desfăşoară activitatea, denumirea funcţiei, şi cea a

organizaţiei - persoană juridică se scriu la cazul nominativ. De exemplu:

Dlui Mihai Botnaru,

specialist principal, Ministerul

Finanţelor al Republicii Moldova



Documentul nu poate fi adresat unui număr mai mare de patru destinatari.

De exemplu:

Ministerul Economiei şi Comerţului


Ministerul Finanţelor


Procuratura Generală

a Republicii Moldova

Biroul Naţional de Statistică



11

Înaintea celui de-al doilea, al treilea şi al patrulea adresant nu se indică

cuvîntul „Copie”.

Dacă documentul se expediază la mai mult de patru destinatari, se

întocmeşte o listă de expediere, iar pe fiecare document se indică destinatarul

concret.

Dacă documentul se expediază în mai multe organizaţii similare, destinatarii

se indică la general. De exemplu:

1. Consiliile raionale (municipale)

2. Procuraturile raionale

3. Centrele de medicină preventivă

Dacă documentul se expediază unei persoane fizice, se indică mai întîi

prenumele şi numele destinatarului, apoi adresa. De exemplu:

Dnei Larisa Plugaru

str. Mioriţa, 12, bl. 1, ap. 10


Elementul „Destinatarul” pe formularul pentru scrisoare se plasează sus, în

colţul din dreapta, între semnele prevăzute pentru scrierea adresantului şi se culege

din poziţia 4 a tabulatorului.

2.2.14. Parafa de aprobare a documentului

De regulă, se aprobă următoarele tipuri de documente: regulamente,

instrucţiuni, planuri şi dări de seamă pentru activitatea de bază, scheme de

încadrare, procese-verbale de constatare, nomenclatoare ale dosarelor etc.

Documentele capătă valoare juridică din momentul aprobării lor de către

conducător sau din momentul emiterii unui document dispozitiv special. Ambele

modalităţi de aprobare au valoare juridică identică.

Parafa de aprobare se plasează sus, în colţul din dreapta al documentului, şi

se culege din poziţia 5 a tabulatorului.

Parafa de aprobare trebuie să conţină cuvîntul APROB (scris cu majuscule,

fără ghilimele), funcţia persoanei de răspundere care aprobă documentul,

semnătura personală, prenumele, numele şi data. De exemplu:

APROB

Ministrul justiţiei

_____________ Vasile Lungu

(semnătura)

20.10.05

La aprobarea documentului prin hotărîre, decizie, ordin, dispoziţie, proces-

verbal, parafa de aprobare trebuie să conţină cuvîntul APROBAT (scris cu


12

majuscule, fără ghilimele), denumirea documentului prin care se aprobă la cazul

nominativ, data şi numărul lui. De exemplu:

1. APROBAT

Ordinul Ministrului finanţelor

20.10.05 nr. 100

2. APROBAT

Procesul-verbal al şedinţei Consiliului

Colegial al Ministerului Finanţelor


10.05.05 nr. 5

La aprobarea documentului de către mai multe persoane cu funcţii de

răspundere de acelaşi rang, semnăturile lor se plasează la acelaşi nivel. De

exemplu:

APROB APROB

Ministrul justiţiei Ministrul finanţelor

___________ Vasile Lungu ___________ Ion Moraru

(semnătura) (semnătura)

20.03.05 20.03.05

2.2.15. Rezoluţia

Indicaţiile conducătorului O.A.P. privind executarea documentului se înscrie

sub formă de rezoluţie care include: prenumele şi numele executantului

(executanţilor), conţinutul misiunii, termenul de executare, semnătura şi data.

De exemplu:

Dlui Tudor Ureche

Rog să prezentaţi spre aprobare, pînă

la 01.12.05, planul privind activitatea

de bază a Direcţiei pentru anul 2006

_______________ 10.09.05

(semnătura)

Rezoluţia se plasează pe prima pagină a documentului, mai jos de parafa

„Destinatarul”, la nivelul textului documentului. Dacă locul respectiv nu permite

plasarea rezoluţiei, ea poate fi plasată în orice alt loc liber, pe prima pagină a

documentului, cu excepţia marginilor.

Plasarea rezoluţiei pe text este inadmisibilă.

Se admite aplicarea rezoluţiei pe o filă aparte.


13

2.2.16. Titlul textului

În toate documentele întocmite pe formulare sau pe hîrtie albă, formatul A4

(297x210 mm), se indică titlul textului, care se plasează mai sus de textul propriu-

zis al documentului, în partea stîngă a paginii, pe formulare – între semnele

distinctive pentru culegerea titlului, pe hîrtie albă se culege din poziţia „0” a

tabulatorului, cu spaţiere la un rînd, cu litere mici, cu excepţia primei litere care

se scrie cu majusculă. Titlul textului nu se subliniază, la sfîrşit nu se pune punct.

Titlul textului reflectă conţinutul succint al documentului şi tipul acestuia.

De exemplu:

1. Ordin (cu privire la ce?) Cu privire la crearea comisiei...

2. Corespondenţă (privind ce?) Privind prezentarea informaţiei...

3. Proces-verbal (al cui?) Al şedinţei Consiliului raional...

Dacă titlul textului depăşeşte 5 rînduri a cîte 28 de caractere, se permite

prelungirea lui pînă la extrema marginii din dreapta.

La textul documentului întocmit pe formularul de formatul A5 (210x148

mm) (scrisori, telegrame, invitaţii etc.) titlul textului nu se indică.

2.2.17. Menţiune cu privire la control

Elementul referitor la control se indică prin simbolul „C”, cuvîntul sau

ştampila „Control” şi se plasează pe marginea stîngă a primei pagini a

documentului, la nivelul elementului „Titlul textului”.

2.2.18. Textul documentului

Textul documentului trebuie să fie formulat clar, laconic, să nu admită

diverse interpretări.

Textul, de regulă, se constituie din două părţi. În prima parte se indică

motivul, temeiul, scopul întocmirii documentului; partea a doua include hotărîri,

concluzii, solicitări, sugestii, recomandări. Uneori textul poate să conţină doar

partea a doua, de exemplu, ordinele, dispoziţiile doar partea dispozitivă, fără

clauza de emitere; scrisorile, cererile – doar solicitarea, fără preambul; informaţiile,

memoriile – doar aprecierea faptelor, concluziile.

În textul documentului întocmit în baza documentelor altor organizaţii sau în

baza documentelor emise anterior se indică următoarele elemente: tipul

documentului, denumirea O.A.P. – organul emitent, data documentului, indicele de

înregistrare a documentului şi titlul textului.

În documentele dispozitive ale O.A.P. care activează în baza principiului

dirijării unipersonale, precum şi în documentele adresate administraţiei,

subdiviziunii structurale, textul se scrie la persoana întîia singular („ordon”,

„propun”, „rog”).

În documentele de dispoziţie ale organelor colegiale textul se redactează la

persoana a treia singular („hotărăşte”, „decide”).


14

În documentele de dispoziţie, elaborate în comun cu mai multe O.A.P.,

textul se redactează la persoana întîia plural („ordonăm”, „am hotărît”).

În textul procesului-verbal cuvintele „s-a audiat”, „s-a decis”, „s-a hotărît”

se scriu la persoana a treia singular, iar „au luat cuvîntul” – la persoana a treia

plural.

În documentele ce stabilesc drepturi şi obligaţiuni ale O.A.P., ale

subdiviziunilor lor structurale, ale persoanelor cu funcţii de răspundere

(regulamente, instrucţiuni), precum şi în cele ce conţin descrieri, aprecieri ale

faptelor sau constatări (procese-verbale de constatare, certificate), textul se

redactează la persoana a treia singular sau plural („secţia exercită funcţiile”, „din

componenţa asociaţiei fac parte”, „comisia a stabilit”).

La întocmirea scrisorilor se utilizează formele de redactare de tipul celor

prezentate mai jos:

- la persoana întîia plural („rugăm să ne expediaţi”, „expediem spre

examinare”);

- la persoana întîia singular („consider necesar”, „rog să alocaţi”);

- la persoana a treia singular („ministerul este de acord”, „serviciul

consideră posibil”).

Textul documentului poate fi plasat pe ambele părţi ale filei (cu excepţia

documentelor care se expediază în organele ierarhic superioare, ordinelor cu

privire la activitatea de bază, proceselor-verbale ale Consiliului raional). În acest

caz, verso filei va avea următoarele dimensiuni:

din dreapta – 35 mm;

din stînga – nu mai puţin de 8 mm;

de sus – 20 mm;

de jos:

pentru formatul A4 – cel puţin 19 mm;

pentru formatul A5 – cel puţin 16 mm.

Cea de-a doua, precum şi următoarele pagini ale textului documentului se

numerotează cu cifre arabe, la mijlocul cîmpului de sus al filei, fără cuvîntul

„pagina” (sau „pag.”), fără semne de punctuaţie.

Numărul filelor se culege cu spaţiere de 10-15 mm de la marginea de sus a

filei.

Pe formulare şi pe hîrtie albă formatul A4 (297x210 mm) textul se culege cu

spaţiere la 1,5 rînduri, iar pe hîrtie formatul A5 (210x148 mm) – cu spaţiere la un

rînd.

2.2.19. Menţiune cu privire la anexe

Anexele documentelor pot fi de trei tipuri:

- aprobate sau puse în circulaţie prin anumite documente de dispoziţie;

- ce explică sau completează conţinutul documentului de bază;

- cu valoare de documente de sine stătătoare, expediate cu o scrisoare de

însoţire.


15

Anexele trebuie să conţină elementele obligatorii ale documentului (titlul,

semnăturile persoanelor responsabile, data, menţiuni cu privire la vizare, aprobare

etc.).

Anexele menţionate în textul documentului de dispoziţie, ce nu sînt aprobate

prin documentul dat, sus, în colţul din dreapta al primei pagini, conţin următoarea

menţiune:

Anexă la ordinul ministrului

______________ nr. ______

În cazul în care documentul de dispoziţie conţine mai multe anexe, fiecăreia

dintre ele i se atribuie un număr: „Anexa nr. 1”, „Anexa nr. 2” etc.

Dacă documentul conţine anexe ce sînt enumerate în text, menţiunea cu

privire la prezenţa lor se scrie sub text, înaintea elementului „Semnătura”, se

culege din poziţia „0” a tabulatorului şi se întocmeşte după cum urmează:

Anexă: pe 10 file în 2 ex.

În cazul în care documentul conţine anexe ce nu sînt enumerate în text,

denumirea lor se scrie indicîndu-se numărul de file în fiecare anexă şi numărul de

exemplare. De exemplu:

Anexă:

1. Inventarul dosarelor cu termen permanent de păstrare pentru anii 2000-

2005, pe 5 file, în 4 ex.

2. Procesul-verbal cu privire la nimicirea documentelor, termenul de

păstrare al cărora a expirat, pentru anii 1989-1999, pe 2 file, în 3 ex.

Dacă la document se anexează un alt document cu anexă, menţiunea despre

prezenţa anexei se indică în modul următor:

Anexă: scrisoarea Serviciului de Stat de Arhivă din 17.01.05 nr. 01-4/52 şi

anexa la ea, în total – 7 file.

În cazul în care anexa nu se expediază pe toate adresele indicate în

document, menţiunea despre prezenţa acesteia se scrie în modul următor:

Anexă: pe 6 file, în 2 ex., în prima adresă.

Dacă anexele sînt sub formă de broşură, numărul filelor nu se indică.

2.2.20. Semnătura

Pentru a da documentului valoare juridică, el trebuie autentificat.

Modalităţile principale de autentificare sînt următoarele: semnarea,

aprobarea şi aplicarea ştampilei.

De regulă, se semnează doar primul exemplar al documentului.

Elementul „Semnătura” conţine:


16

- denumirea funcţiei persoanei care semnează documentul;

- semnătura personală;

- prenumele şi numele (se indică fără paranteze).

Dacă documentul este cules pe formular, denumirea funcţiei semnatarului se

scrie prescurtat (fără denumirea O.A.P.). De exemplu:

Ministru (semnătura personală) Tudor Munteanu

În cazul în care documentul este cules pe hîrtie albă, denumirea funcţiei

semnatarului se scrie complet. De exemplu:

Ministrul apărării (semnătura personală) Andrei Culea

Două semnături vor conţine procesele-verbale ale şedinţelor consiliilor (a

preşedintelui şi a secretarului) şi documentaţia financiară (a conducătorului O.A.P.

şi a contabilului). În aceste cazuri, semnăturile se plasează una sub alta, în

dependenţă de funcţia pe care o deţine semnatarul. De exemplu: (în cazul în care

documentul este cules pe formular):

1. Preşedinte (semnătura personală) Ion Dinu

Secretar (semnătura personală) Maria Ciobanu

2. Ministru (semnătura personală) Tudor Hîncu

Contabil-şef (semnătura personală) Elena Eşanu

La semnarea documentului de către mai multe persoane cu funcţii similare,

semnăturile lor se plasează la acelaşi nivel. Documentele emise de două sau mai

multe organe se întocmesc pe hîrtie albă, indicîndu-se complet funcţiile

conducătorilor şi data semnării. De exemplu:

Ministrul economiei şi comerţului Ministrul finanţelor

___________ Valeriu Botnaru __________ Ion Moraru

(semnătura) (semnătura) _______________ ______________

(data) (data)

La semnarea documentelor elaborate de o comisie nu se indică funcţiile

persoanelor care au întocmit documentul, ci distribuirea funcţiilor în cadrul

comisiei respective. De exemplu:

Preşedintele comisiei (semnătura personală) Mihai Roibu

Membrii comisiei (semnăturile personale ale Alexandru Bordeian

membrilor comisiei) Valentina Roşca

(Lista membrilor

comisiei se scrie în

ordine alfabetică)


17

În cazul în care lipseşte persoana cu funcţie de răspundere, indicată în

elementul „Semnătura” a proiectului documentului, documentul este semnat de

interimarul său indicîndu-se în mod obligatoriu funcţia, prenumele şi numele

semnatarului. Nu se admite aplicarea barei înaintea denumirii funcţiei.

Elementul „Semnătura” se culege din poziţia „0” a tabulatorului.

Semnătura digitală se aplică conform Legii cu privire la documentul

electronic şi semnătura digitală nr. 264-XV din 15 iulie 2004.

2.2.21. Parafa de coordonare a documentului

Proiectele documentelor de dispoziţie ale O.A.P., în unele cazuri, trebuie

coordonate cu alte autorităţi de competenţa cărora ţin problemele abordate în

proiectele respective.

Coordonarea documentelor în afara O.A.P. se efectuează prin aplicarea

parafei respective pe recto documentului, mai jos de elementul „Semnătura”, cu

indicarea cuvîntului COORDONAT (cules din poziţia „0” a tabulatorului, cu

majuscule, fără spaţiu între ele, fără ghilimele şi două puncte) a denumirii funcţiei

persoanei care coordonează documentul (inclusiv denumirea organizaţiei -

persoană juridică) şi a semnăturii personale, urmate de prenumele, numele

semnatarului şi data. De exemplu:

COORDONAT

Directorul Serviciului

de Stat de Arhivă al

Republicii Moldova

__________ Vasile Mocanu

(semnătura)

20.05.05

Dacă documentul se coordonează cu mai multe autorităţi de acelaşi rang,

parafele de coordonare se aplică la acelaşi nivel, după cum urmează:

COORDONAT COORDONAT

Ministrul finanţelor Ministrul economiei şi comerţului

__________ Ion Moraru ___________ Valeriu Botnaru

(semnătura) (semnătura)

20.05.05 22.05.05

În cazul în care documentul se coordonează cu mai multe autorităţi de

ranguri diferite, parafele de coordonare se aplică una sub alta, conform rangului.


18

Dacă documentul este coordonat prin intermediul unei scrisori, printr-un

proces-verbal, parafa de coordonare se întocmeşte în modul următor:

COORDONAT

Scrisoarea Ministerului

Finanţelor al Republicii

Moldova 30.10.05 nr. 07-14/435

sau:

COORDONAT

Procesul-verbal al şedinţei

Comisiei Centrale de Expertiză

şi Control a Serviciului de Stat

de Arhivă al Republicii Moldova

05.04.05 nr. 3/15

În cazul în care documentul necesită coordonarea cu mai multe O.A.P.,

parafa de coordonare poate fi aplicată pe o foaie de hîrtie aparte pentru fiecare

O.A.P. Pe documentul coordonat se face următoarea menţiune: „Foaia de

coordonare se anexează”. Menţiunea se face în limitele marginilor pentru parafa de

coordonare.

2.2.22. Viza

Coordonarea documentelor în cadrul O.A.P. se efectuează prin aplicarea

vizei.

Viza trebuie să conţină semnătura, prenumele, numele semnatarului şi data.

În cazul în care este necesar, se indică şi funcţia semnatarului. De exemplu:

Contabil-şef

__________ Ana Ursu

(semnătura)

01.12.05

Vizele se aplică pe exemplarul documentului ce rămîne în O.A.P., pe recto

ultimei pagini, mai jos de elementul „Semnătura”. În proiectele de ordine, hotărîri

ale consiliilor şi alte documente de dispoziţie viza se aplică pe primul exemplar, pe

recto ultimei file a documentului.


19

În cazurile în care există obiecţii sau completări la documentul respectiv,

viza se perfectează în modul următor:

Observaţiile se anexează

Şef Direcţie Marketing

__________ Marin Cozma

(semnătura)

10.04.05

Aplicarea vizei se admite şi pe o foaie aparte.

2.2.23. Ştampila, sigiliul

Ştampila autentifică semnătura conducătorului. Ea se aplică pe documentele

cu caracter economico-financiar, certificate, adeverinţe, statute, regulamente,

carnete de muncă, procese-verbale de constatare, instrucţiuni, precum şi pe alte

documente, după caz.

Pe documentele prevăzute pentru acte normative speciale, ştampila se aplică

pe locul indicat în documentul-model respectiv, pe celelalte – amprenta ştampilei

trebuie să cuprindă o parte din denumirea funcţiei persoanei care semnează

documentul şi o parte din semnătura personală.

2.2.24. Menţiune cu privire la autentificarea copiei

Copia documentului reprezintă redarea exactă a tuturor elementelor

documentului şi se eliberează numai cu permisiunea conducerii O.A.P. sau a

conducătorului subdiviziunii structurale respective.

Pentru autentificarea copiei documentului, mai jos de elementul

„Semnătura”, se scrie elementul „Pentru conformitate”, precum şi denumirea

funcţiei pe care o deţine persoana care a autentificat copia, semnătura, prenumele,

numele semnatarului şi data. De exemplu:

Pentru conformitate

Contabil-şef (semnătura personală) Dan Buga

25.12.05

Copia documentului poate fi autentificată cu orice ştampilă pe care O.A.P. o

consideră potrivită.

2.2.25. Informaţie despre executant

Pe toate documentele ieşite se indică numele executantului şi numărul de

telefon de serviciu, e-mail (în caz de necesitate) care se plasează pe recto sau, în


20

lipsă de spaţiu, pe verso ultimei file a documentului, jos, în colţul din stînga, sub

elementul „Semnătura”; se culege din poziţia „0” a tabulatorului. De exemplu:

Ţurcanu, 23 24 25 e-mail: ţ[email protected]

Mai jos de menţiunea privind executantul documentului se admite plasarea

iniţialelor prenumelui şi numelui operatorului, numărul de exemplare culese şi

data. De exemplu:

A.F. 3 01.05.05

2.2.26. Menţiune cu privire la executarea documentului şi îndosarierea

lui

Menţiunea dată se plasează pe recto primei file, jos, în colţul din stînga şi

include cuvintele „În dosarul”, urmat de numărul de îndosariere a documentului.

Aceste date se indică în cazul în care documentul de intrare nu cere răspuns sau

atunci cînd la documentul de intrare se anexează documentul-răspuns.

De exemplu:

În dosarul nr. 01-5

20.05.05 _________

(semnătura)

În cazul în care la documentul de intrare nu este anexat documentul-răspuns,

în menţiune se indică informaţii scurte privind executarea documentului în felul

următor:

- a fost emis ordin;

- a fost soluţionat prin telefon etc. De exemplu:

În dosarul nr. 01-5

A fost emis ordinul

01.05.05 nr. 100

_________

(semnătura)

Menţiunea privind executarea documentului şi depunerea lui în dosar se

semnează şi se datează de către executantul documentului sau conducătorul

subdiviziunii structurale în care a fost executat documentul.

2.2.27. Menţiune cu privire la data intrării documentului în organizaţie

– persoană juridică

Menţiunea referitoare la data intrării documentului se efectuează prin

aplicarea ştampilei de înregistrare a O.A.P. pe prima pagină, jos, în colţul din


21

dreapta, indicîndu-se data intrării şi numărul de înregistrare a documentului (Anexa

nr. 14).

2.2.28. Menţiune cu privire la căutarea documentului cu ajutorul

mijloacelor tehnice

Menţiunea pentru căutarea documentului cu ajutorul mijloacelor tehnice

trebuie să includă nota referitoare la trecerea informaţiei pe suport electronic,

numărul fişierului, cifrul operatorului şi alte date stabilite de O.A.P.

2.3. Cerinţele faţă de culegerea documentelor

2.3.1. Documentele prezentate pentru culegere se scriu clar, cu cerneală de

culoare închisă şi se redactează minuţios.

2.3.2. La culegerea documentelor (pe recto filei) trebuie respectate

următoarele dimensiuni ale marginilor:

din stînga – 35 mm;

din dreapta – nu mai puţin de 8 mm;

de sus – 20 mm;

de jos:

pentru foi formatul A4 – cel puţin 19 mm;

pentru foi formatul A5 – cel puţin 16 mm.

2.3.3. Textul documentelor pe formulare de formatul A4 se culege cu

spaţiere la 1,5 rînduri, iar pe formulare de formatul A5 – cu spaţiere la un rînd.

Primul rînd al alineatului se culege lăsîndu-se cinci caractere de la marginea

cîmpului din stînga.

La pregătirea textelor pentru imprimare tipografică se admite culegerea cu

spaţiile la 2 rînduri.

2.3.4. Elementele constituite din cîteva rînduri, cum ar fi „Titlul textului”,

„Destinatarul”, „Parafa de aprobare a documentului”, „Menţiune cu privire la

anexe”, „Semnătura”, „Viza” se culeg cu spaţiere la un rînd, cu litere mici, cu

excepţia cuvintelor „APROB”, „APROBAT”, „COORDONAT”, care se culeg cu

majuscule, fără ghilimele.

Părţile componente ale acestor elemente se culeg cu spaţiere la 1,5-2 rînduri.

2.3.5. Elementele documentului se culeg cu spaţiere la 2-3 rînduri.

2.3.6. Denumirea tipului documentului se culege cu majuscule.

2.3.7. Semnătura în clar în elementul „Semnătura” se culege la nivelul

ultimului rînd ce conţine denumirea funcţiei.

În cazul în care sînt prezente cîteva semnături, dispuse una sub alta,

denumirile funcţiilor şi semnăturile în clar se plasează cu spaţiere la 2-3 rînduri.

2.3.8. La culegerea documentelor se utilizează opt poziţii standard ale

tabulatorului:

0 – extrema marginii din stînga (poziţia „0”);

1 – la spaţiere de 5 caractere de la marginea din stînga;



22





7 – la spaţiere de 56 caractere de la marginea din stînga.

2.3.9. Din poziţia „0” a tabulatorului se culeg următoarele elemente: „Tipul

documentului”, „Data documentului”, „Referinţa la indicele de înregistrare şi data

documentului”, „Titlul textului”, „Textul documentului”, „Menţiunea cu privire la

anexe”, denumirea funcţiei în elementul „Semnătura”, „Parafa de coordonare a

documentului”, „Viza”, „Menţiune cu privire la autentificarea copiei”, „Informaţie

despre executant”, precum şi cuvintele „S-A AUDIAT”, „AU LUAT

CUVÎNTUL”, „S-A HOTĂRÎT”, „AU VOTAT”, „ORDON”, „PROPUN”.

În cazul în care documentul urmează să fie aprobat sau coordonat de mai

multe persoane, parafa respectivă se plasează în două coloane pe verticală, din

poziţiile „0” şi „5” ale tabulatorului.

2.3.10. Din poziţia 1 a tabulatorului începe alineatul în text.

2.3.11. Din poziţia 4 a tabulatorului se culege elementul „Destinatarul”.

2.3.12. Din poziţia 5 a tabulatorului se culege elementul „Parafa de limitare

a accesului la document”, „Parafa de aprobare a documentului”.

2.3.13. Din poziţia 6 a tabulatorului se culege prenumele şi numele

semnatarului în elementul „Semnătura”.

2.3.14. Poziţiile 2, 3 şi 7 ale tabulatorului se folosesc la formarea tabelelor.

2.3.15. În cazul în care textul documentului conţine cuvîntul „Notă” sau

trimiteri la documentul în temeiul căruia a fost întocmit, cuvintele „Notă” şi

„Temei” se culeg din poziţia „0” a tabulatorului, iar textul ce se referă la ele – din

poziţia 1 a tabulatorului, cu spaţiere la un rînd.

2.3.16. La plasarea elementelor şi a textului pe documentele elaborate pe

suport electronic se respectă aceleaşi cerinţe.

III. Întocmirea unor documente organizatorice şi de dispoziţie

3.1. Ordinul

3.1.1. Textul ordinului este alcătuit, de regulă, din clauza de emitere, partea

dispozitivă; anexe, după caz (Anexa nr. 15). În clauza de emitere se expun faptele

ce au servit drept motiv pentru emiterea ordinului, în partea dispozitivă se enumeră

acţiunile preconizate.

Dacă ordinul se emite în baza unui document al organului ierarhic superior,

în clauza de emitere trebuie indicate: denumirea, numărul, data şi titlul

documentului respectiv.

3.1.2. Partea dispozitivă a ordinului începe cu cuvîntul „ORDON”, care se

culege cu majuscule, fără a întrerupe textul, din poziţia „0” a tabulatorului, cu

spaţiere la 2 rînduri, mai jos de textul precedent, după care se pun două puncte.

Acţiunile preconizate se dispun pe puncte ce se numerotează cu cifre arabe. Fiecare


23

punct începe cu indicarea executantului concret: subdiviziunea structurală sau

persoana cu funcţie de răspundere; se indică acţiunile prevăzute şi termenul

executării.

3.1.3. Proiectul de ordin se coordonează cu subdiviziunile structurale

cointeresate, iar în caz de necesitate – cu alte autorităţi.

În proiectul definitivat poate face rectificări doar conducătorul organului

respectiv care semnează şi datează ordinul.

3.1.4. Ordinele se numerotează consecutiv pentru fiecare an calendaristic.

Ordinele cu privire la activitatea de bază, personalul scriptic, deplasări, concedii se

întocmesc separat. La numărul ordinului referitor la personal, se adaugă litera „p”,

referitor la deplasări – „d” etc.

3.2. Dispoziţia

3.2.1. Dispoziţia, de regulă, se constituie dintr-o singură parte dispozitivă.

Partea de constatare poate servi ca parte introductivă a frazei şi începe cu

formule de tipul: „În conformitate cu”, „În scopul”, „În vederea realizării”. În

acest caz, partea dispozitivă trebuie separată de cea de constatare prin alineat.

3.2.2. Partea dispozitivă trebuie să înceapă cu indicarea acţiunii preconizate,

exprimată prin una din sintagmele: se obligă, se indică, se propune etc.

3.2.3. Dispoziţia se semnează de către preşedintele raionului, primar etc.

Dispoziţiile se numerotează consecutiv pentru fiecare an calendaristic (Anexa

nr.16).

3.3. Indicaţia

3.3.1. Indicaţia se emite, de regulă, referitor la probleme cu caracter metodic

şi informativ sau de organizare a executării ordinelor, dispoziţiilor, instrucţiunilor

şi altor acte administrative.

3.3.2. Indicaţia se semnează de către unul din conducătorii O.A.P. sau

conducătorul subdiviziunii structurale de competenţa căruia ţine documentul dat.

3.3.3. Indicaţia se întocmeşte prin analogie cu ordinul.

3.3.4. Partea dispozitivă a indicaţiei începe cu cuvintele „se propune”, „se

obligă”.

3.3.5. Indicaţiile se numerotează consecutiv pentru fiecare an calendaristic.

3.4. Procesul-verbal

3.4.1. Tipurile de procese-verbale

Procesele-verbale sînt de trei tipuri: de şedinţă, de constatare, de predare-

recepţionare. Procesele-verbale, de regulă, se întocmesc pe formular general, pe

formular tipizat sau pe hîrtie albă.

Procesele-verbale se numerotează consecutiv pentru fiecare an calendaristic.


24

3.4.2. Procesul-verbal al şedinţei

3.4.2.1. Procesul-verbal al şedinţei Consiliului colegial al O.A.P. se

întocmeşte pe formular general (Anexa nr.17), iar procesul-verbal al şedinţei

Consiliului raional sau local – pe formular special, executat tipografic (Anexa

nr.18), de către secretarul şedinţei în termen de 5 zile.

3.4.2.2. În titlul procesului-verbal se include şi denumirea autorităţii.

De exemplu:

1. „ ... Al şedinţei Consiliului colegial”;

2. „.... Al şedinţei Consiliului raional”.

3.4.2.3. Procesul-verbal al şedinţei constă din două părţi: de constatare şi de

bază.

3.4.2.4. În partea de constatare se indică prenumele şi numele preşedintelui,

ale secretarului, în ordine alfabetică – ale membrilor Consiliului şi ale invitaţilor la

şedinţă, funcţiile lor (în cazul în care numărul invitaţilor depăşeşte cifra 5, la

procesul-verbal se anexează o listă a persoanelor prezente la şedinţă). În această

parte se indică, de asemenea, ordinea de zi în care sînt enumerate chestiunile ce

urmează a fi discutate în şedinţă, prenumele, numele şi funcţiile raportorilor şi ale

coraportorilor.

3.4.2.5. Partea de bază a procesului-verbal al şedinţei constă din elemente ce

corespund, respectiv, punctelor de pe ordinea de zi.

Textul fiecărui element trebuie să cuprindă următoarele:

S-A AUDIAT,

AU LUAT CUVÎNTUL,

S-A HOTĂRÎT,

AU VOTAT.

3.4.2.6. Înaintea cuvintelor „S-A AUDIAT” se indică numărul punctului de

pe ordinea de zi.

Cuvintele „S-A AUDIAT” se culeg de la extrema marginii din stînga, cu

majuscule, după care se pun două puncte.

În rîndul următor, din alineat, se indică prenumele, numele şi funcţia

raportorului, se pune tireu şi se expune pe scurt conţinutul raportului.

3.4.2.7. Dacă raportul se prezintă în scris, conţinutul lui nu se expune în

procesul-verbal. În acest caz, după prenumele şi numele raportorului se

menţionează: „raportul se anexează”. Cuvintele „S-A AUDIAT” nu se repetă

înaintea textului cuvîntării coraportorului.

După menţiunea „AU LUAT CUVÎNTUL” se pun două puncte, iar mai jos,

din alineat, se indică prenumele şi numele raportorului la cazul nominativ, tireu şi

expunerea succintă a conţinutului cuvîntării.

3.4.2.8. La sfîrşitul expunerii cuvîntărilor se notează hotărîrea privind

chestiunea discutată.


25

Cuvintele „S-A HOTĂRÎT” se culeg din poziţia „0” a tabulatorului, cu

majuscule, cu spaţiere la 2 rînduri de la textul precedent şi două puncte.

În continuare, din alineat, se expune textul hotărîrii.

Cuvintele „AU VOTAT” se culeg analogic cuvintelor „S-A HOTĂRÎT”,

după care se indică rezultatele votării după cum urmează:

„Pentru_____”, „Contra____”, „S-au abţinut_____”.

3.4.2.9. Chestiunile următoare din ordinea de zi se redactează în mod

analogic.

3.4.2.10. Procesul-verbal al şedinţei este semnat de preşedintele şi secretarul

şedinţei (Anexele nr. 17 şi nr. 18).

3.4.2.11. Persoana responsabilă a O.A.P. exercită controlul asupra executării

hotărîrilor Consiliului. Periodic, o dată în trimestru, ea informează conducătorul

O.A.P. şi Consiliul cu privire la rezultatele executării hotărîrilor anterioare.

3.4.3. Procesul-verbal de constatare

3.4.3.1. Textul procesului-verbal de constatare este alcătuit din două părţi:

introductivă şi de constatare.

În partea introductivă se indică motivul întocmirii procesului-verbal şi se

enumeră alcătuitorii şi persoanele prezente. După cuvîntul „Temei” se indică

documentul dispozitiv sau prescripţia orală. După menţiunea „Întocmit” se

enumeră funcţiile, prenumele şi numele persoanelor care au întocmit procesul-

verbal.

Dacă procesul-verbal a fost întocmit de o comisie, se culege prenumele şi

numele preşedintelui.

Prenumele şi numele altor membri ai comisiei se dispun în ordine alfabetică.

După menţiunea „Au participat” se enumeră funcţiile, prenumele şi numele

persoanelor prezente la întocmirea procesului-verbal de constatare.

În partea de constatare se expun scopurile şi sarcinile întocmirii procesului-

verbal, esenţa şi caracterul lucrului efectuat, faptele stabilite, precum şi concluziile

şi propunerile de rigoare.

3.4.3.2. Titlul procesului-verbal trebuie să reflecte laconic conţinutul

faptului sau al evenimentului ce constituie obiectul procesului-verbal.

3.4.3.3. Locul şi data întocmirii procesului-verbal trebuie să corespundă

locului şi datei evenimentului ce constituie obiectul procesului-verbal.

3.4.3.4. La sfîrşitul textului (înaintea semnăturilor) se plasează informaţia cu

privire la numărul de exemplare ale procesului-verbal şi destinaţia fiecăruia.

3.4.3.5. Procesul-verbal este semnat de către toate persoanele care au

participat la întocmirea lui, fără indicarea funcţiilor acestora.

3.4.3.6. În cazul diferendelor de opinii ale alcătuitorilor procesului-verbal

sau ale participanţilor la întocmirea lui, acestea se notează mai jos de semnături sau

pe o filă aparte.

3.4.3.7. Procesele-verbale de constatare au un domeniu de aplicare variat:

procese-verbale de recepţie, de consum, de inventariere, de revizie contabilă

sau control financiar, de constatare a lipsei unor documente sau a deteriorării


26

lor irecuperabile, de nimicire a documentelor, termenul de păstrare al cărora a

expirat (Anexa nr. 31).

3.4.4. Procesul-verbal de predare-recepţionare

3.4.4.1. Procesele-verbale de predare-recepţionare au următoarea structură:

- denumirea O.A.P., a subdiviziunii structurale în cadrul căreia se efectuează

predarea-recepţionarea;

- titlul;

- data;

- temeiul în baza căruia se efectuează operaţiunea de predare-recepţionare;

- menţiuni privind caracterul operaţiunii de predare-recepţionare (temporar,

concediu de odihnă sau medical, definitiv);

- prenumele, numele şi funcţia persoanelor care au participat la

operaţiunea de predare-recepţionare;

- lista completă a obiectelor ce urmează să fie predate-recepţionate. În listă

se descrie starea obiectelor predate-recepţionate, gradul de uzură, elementele lipsă

în cazul predării-recepţionării a unui mobil sau imobil. În situaţia în care lista

obiectelor predate-recepţionate este sub formă de anexă, în procesul-verbal se

consemnează prezenţa anexei;

- semnăturile precedate de cuvintele „a predat”, „a recepţionat”, „a asistat”.

3.5. Nota informativă, memoriul, certificatul

3.5.1. Textul notei informative şi al memoriului se constituie din două părţi.

În prima parte se expun faptele care au condus la întocmirea documentului, iar în

cea de a doua – concluziile şi propunerile autorului (Anexa nr. 19).

3.5.2. Data sau perioada de timp la care se referă faptele, expuse în nota

informativă sau în memoriu, se includ în titlu. De exemplu:

„Cu privire la executarea bugetului O.A.P. pentru anul 2007”.

3.5.3. Notele informative şi memoriile se culeg pe formularele generale ale

O.A.P. şi se semnează de către conducătorii O.A.P. sau ai subdiviziunilor

structurale de competenţa cărora ţine documentul dat. Notele informative şi

memoriile cu caracter intern se culeg pe hîrtie albă şi se semnează de către

executanţi.

3.5.4. Certificatele eliberate la solicitarea cetăţenilor se întocmesc pe

formular general sau pe formular tipizat, se semnează de conducătorul O.A.P. şi se

autentifică cu ştampila.

3.6. Scrisoarea, telegrama, mesajul telefonic

3.6.1. Scrisorile se întocmesc în cadrul O.A.P. pentru a expune un motiv, o

rugăminte, pentru a răspunde la o cerere, precum şi pentru a comunica unele

informaţii.


27

Scrisorile de însoţire se întocmesc doar în cazul în care sînt necesare

explicaţii privind modul de soluţionare a problemelor abordate în document sau

pentru redarea scopului expedierii documentului anexat.

3.6.2. Textul scrisorii se compune, de regulă, din două părţi, în

consecutivitate logică. În prima parte se indică faptele sau evenimentele ce au

servit drept motiv pentru întocmirea scrisorii. În partea a doua se formulează

concluziile, propunerile sau rugămintea.

3.6.3. Scrisorile se întocmesc avînd drept subiect o singură problemă şi se

culeg pe formularul pentru scrisoare.

3.6.4. Datarea, formularea titlului, indicarea adresei, autentificarea şi

semnarea scrisorii se fac în conformitate cu regulile stabilite în punctele 2.2.8,

2.2.16, 2.2.20 ale prezentului Regulament (Anexa nr. 20).

3.6.5. Telegramele se expediază în cazuri excepţionale şi se întocmesc în

două exemplare, adresa indicîndu-se conform punctului 2.2.13 al prezentului

Regulament. Menţiunea despre tipul telegramei (urgentă, cifrată etc.) se indică

înaintea adresei.

3.6.6. Textul telegramei se expune succint, fără conjuncţii şi prepoziţii (dacă

acest fapt nu denaturează conţinutul), fără trecerea cuvintelor dintr-un rînd în altul

şi fără corectări. Semnătura se aplică din rînd nou.

3.6.7. Mesajul telefonic serveşte pentru transmiterea informaţiilor. La

transmiterea mesajului telefonic se indică: destinatarul, funcţia, prenumele şi nu-

mele semnatarului, data şi ora transmiterii, numărul de telefon al O.A.P.

IV. Organizarea circulaţiei documentelor

Circulaţia documentelor trebuie să se exercite operativ, cu un scop bine

determinat şi să se realizeze optimal.

4.1. Circulaţia şi modul de executare a documentelor de intrare

4.1.1. Primirea şi prelucrarea iniţială a corespondenţei de intrare în O.A.P. se

face în mod centralizat în cancelarie.

4.1.2. Prelucrarea iniţială a corespondenţei de intrare se reduce la verificarea

corectitudinii destinaţiei şi integrităţii corespondenţei, fixarea faptului intrării

documentului şi pregătirii corespondenţei pentru a fi transmisă conform destinaţiei.

4.1.3. Scopul verificării corectitudinii destinaţiei corespondenţei este de a

depista corespondenţa expediată greşit. Corespondenţa expediată greşit se

reexpediază pe adresa destinatarului indicat.

Toate plicurile, cu excepţia celor cu menţiunea „personal” şi a celor sosite

pe adresa organizaţiilor obşteşti (comitetul sindical), se deschid, verificîndu-se

conţinutul lor. Dacă se atestă deteriorări, lipsa documentului sau a anexei, precum

şi necorespunderea numărului indicat pe plic cu numărul documentului, se

informează expeditorul. De regulă, plicurile se distrug, cu excepţia cazurilor în

care adresa expeditorului sau timpul expedierii şi primirii documentului pot fi

stabilite numai în baza plicului.


28

4.1.4. În cancelaria O.A.P. documentele se grupează în documente

înregistrabile şi neînregistrabile, în conformitate cu Lista-model a documentelor ce

nu se înregistrează (Anexa nr. 21).

Pe toate documentele de intrare, jos, în colţul din dreapta, pe recto primei

file, se aplică ştampila de înregistrare pe care se fixează data primirii

documentului, iar pe documentele înregistrabile se scrie şi indicele de înregistrare a

lor (Anexa nr. 14).

Indicele de înregistrare a documentului de intrare constă din:

- numărul curent de înregistrare;

- indicele subdiviziunii structurale;

- numărul dosarului conform nomenclatorului dosarelor, în care va fi

îndosariat documentul după soluţionare. De exemplu: 55/01-12, unde 55 este

numărul curent de înregistrare, 01 – indicele subdiviziunii structurale, iar 12 –

numărul dosarului conform nomenclatorului.

Numărul curent de înregistrare şi indicele subdiviziunii structurale se fixează

de către cancelaria O.A.P., iar numărul dosarului – de către subdiviziunea

structurală respectivă.

Pe documente neînregistrabile se fixează doar data primirii lor.

Documentele neînregistrabile, documentele sosite pe adresa organizaţiilor

obşteşti şi cele cu menţiunea „personal” se transmit nemijlocit destinatarului.

4.1.5. Documentele de intrare, după înregistrarea lor pe fişe (în registre de

evidenţă sau pe suport electronic), fixarea parafei de înregistrare, se transmit spre

examinare conducătorilor O.A.P.

4.1.6. Conducătorului O.A.P. i se transmit documentele organelor

guvernamentale, ierarhic superioare, ce conţin informaţii privind problemele vitale

ale activităţii organului respectiv, soluţionarea cărora cere decizia lui. Celelalte

documente se transmit adjuncţilor sau funcţionarilor desemnaţi în acest scop.

4.1.7. Documentele se transmit spre examinare în ziua primirii lor.

Telegramele, mesajele telefonice şi alte documente urgente se transmit spre

examinare şi soluţionare în primul rînd.

Dacă în documentul primit se fac trimiteri la alte documente, acestea se

selectează şi se transmit conducerii O.A.P. împreună cu documentele primite sau

cu nota informativă.

4.1.8. Rezultatele examinării documentelor se reflectă în rezoluţiile aplicate,

de regulă, pe documente, pe prima filă, deasupra textului, sus, în dreapta.

Rezoluţia trebuie să conţină indicaţii clare şi exhaustive privind modul şi caracterul

executării documentelor, nominalizarea executantului şi termenul de executare a

documentului. Fiecare document trebuie să conţină o singură rezoluţie. Rezoluţia

ulterioară este necesară în cazul în care concretizează procedura executării

documentelor. Examinarea documentelor trebuie să se facă într-un termen cît mai

scurt, de regulă, în ziua primirii documentului.

4.1.9. Documentele primite, după examinarea lor de către conducătorul

O.A.P., se restituie cancelariei pentru înregistrarea textului rezoluţiei în fişa de


29

înregistrare (în registrul de evidenţă sau pe suport electronic) şi pentru a fi luate la

control, în caz de necesitate, după care se repartizează conform destinaţiei.

4.1.10. Responsabil de executarea documentului este prima persoană

nominalizată în rezoluţie. Responsabilului de executare i se acordă dreptul de a

implica coexecutanţi.

Coexecutanţii documentului trebuie să prezinte, la cererea responsabilului,

toate materialele necesare. Ei poartă responsabilitate pentru prezentarea la timp a

proiectelor de documente şi pentru calitatea acestora.

4.1.11. Documentele de intrare se execută în termenele stabilite în document

sau în rezoluţie. Dacă documentul a fost executat în mod direct (prin telefon, în

discuţii personale, la consfătuire etc.), responsabilul face o menţiune pe prima filă

a documentului, jos, în colţul din stînga, indicînd modul şi data executării

documentului şi o autentifică prin semnătură şi dată.

4.1.12. Documentele executate se transmit pentru a fi îndosariate în

subdiviziuni sau funcţionarilor care constituie dosarele în problemele respective.

4.2. Circulaţia documentelor de ieşire şi a celor interne în procesul

pregătirii lor

4.2.1. Circulaţia documentelor de ieşire include: întocmirea proiectului

documentului, vizarea, confirmarea (în cazurile necesare), semnarea (aprobarea),

înregistrarea (documentelor înregistrabile) şi expedierea.

În scopul încunoştinţării şi vizării prealabile, proiectul documentului poate fi

multiplicat şi transmis concomitent tuturor persoanelor şi unităţilor participante la

întocmirea lui.

Pînă la transmiterea documentului întocmit spre semnare, executantul

trebuie să verifice conţinutul lui, corectitudinea perfectării, prezenţa parafelor de

confirmare şi de vizare, prezenţa anexelor. Documentul prezentat spre semnare

este însoţit de documentele în baza cărora a fost elaborat.

4.2.2. Documentele de ieşire sînt semnate de către conducătorul O.A.P.,

adjuncţii săi, şefii subdiviziunilor structurale ale O.A.P. în limitele împuternicirilor

lor. Documentele semnate se transmit în cancelarie pentru înregistrare şi expediere.

4.2.3. Prelucrarea corespondenţei expediate include: sortarea, adresarea,

împachetarea, stabilirea costului de expediere şi predarea ei la oficiul poştal. Pentru

corespondenţa recomandată se întocmeşte un borderou de expediere.

Cancelaria verifică corectitudinea perfectării documentelor şi prezenţa

anexelor indicate în documentul de bază. Documentele întocmite greşit se restituie

executanţilor.

Documentele expediate concomitent pe aceeaşi adresă se pun într-un singur

plic.

Documentele transmise pentru expediere trebuie prelucrate şi expediate în

aceeaşi zi.


30

4.2.4. Documentele interne se întocmesc şi se execută în cadrul O.A.P.

Circulaţia documentelor interne, la etapele întocmirii lor, se organizează în

corespundere cu regulile generale de circulaţie a documentelor de ieşire, iar la

etapa de executare (utilizare) – cu cele privind documentele de intrare.

4.2.5. Proiectele documentelor de dispoziţie, după întocmirea şi vizarea lor

de către persoanele şi organizaţiile interesate, se transmit spre examinare şi

semnare conducerii O.A.P. Fiind semnate, documentele menţionate se

înregistrează, se multiplică (după caz) şi se transmit sau se expediază spre

executare.

4.2.6. Specificul circulaţiei proceselor-verbale ale şedinţelor constă în lipsa

etapelor de pregătire a proiectului documentului, de vizare şi confirmare a lui.

Procesele-verbale ce conţin dispoziţii pentru persoane cu funcţii de răspundere sau

organizaţii din subordine se transmit destinatarilor în forma unor exemplare

multiplicate sau a unor extrase din procesele-verbale.

4.2.7. Memoriile remise conducerii O.A.P., notele informative, comunicatele

şi alte documente interne cu caracter operativ se examinează de către persoanele cu

funcţii de răspundere cărora le-au fost adresate, după care se transmit în modul

stabilit pentru executare în subdiviziunile corespunzătoare sau se îndosariază.

4.2.8. Distribuirea documentelor în cadrul O.A.P. o efectuează cancelaria

sau persoanele responsabile de asigurarea documentară.

4.3. Modul de primire şi remitere a documentelor

4.3.1. Primirea, expedierea şi remiterea documentelor de intrare, ieşire şi a

celor interne, la toate etapele circulaţiei lor, se fac cu menţiuni speciale pe fişa de

înregistrare (în registrul de evidenţă sau pe suport electronic). Sub semnătură se pot

remite documentele luate la control sau alte documente importante.

4.3.2. Despre remiterea documentelor în cadrul subdiviziunii structurale sau

dintr-o subdiviziune structurală în alta se informează în mod obligatoriu cancelaria.

Pe fişa de înregistrare (în registrul de evidenţă sau pe suport electronic) se face

menţiunea respectivă privind transmiterea documentului.

V. Înregistrarea documentelor şi constituirea aparatului informativ

5.1. Regulile de înregistrare a documentelor

5.1.1. Înregistrarea documentelor se face în mod centralizat în cancelarie.

5.1.2. Fiecare document se înregistrează o singură dată. Documentele de

intrare se înregistrează în ziua primirii lor, iar cele de ieşire şi cele interne – în ziua

semnării lor.

5.1.3. Se înregistrează, în mod obligatoriu, documentele de intrare ale

organelor ierarhic superioare sau cele expediate în adresa lor, documentele interne

de importanţă majoră (ordine, dispoziţii, hotărîri, procese-verbale, memorii etc.),

precum şi petiţiile cetăţenilor.

Documentele recepţionate de la alte organe sau expediate pe adresa lor, se

înregistrează numai în cazul, în care acestea cer soluţionare sau răspuns.


31

5.1.4. O.A.P. trebuie să aibă la dispoziţie lista documentelor ce nu se

înregistrează (Anexa nr. 21), aprobată de către conducătorul O.A.P.

5.1.5. Indicele de înregistrare a documentelor de intrare, ieşire şi a celor

interne constă, de regulă, din indicele de înregistrare, a dosarului conform

nomenclatorului şi numărul curent de înregistrare.

Drept indice de întregistrare a documentelor de dispoziţie şi a proceselor-

verbale sînt numerele lor de înregistrare, care se atribuie în limitele fiecărui tip de

document.

5.1.6. Pentru înregistrarea documentelor de intrare, ieşire şi interne în O.A.P.

se utilizează fişele de înregistrare (Anexa nr. 22), registrele (în cazurile în care

circuitul documentelor în O.A.P. nu depăşeşte numărul de 500-600 documente pe

an) (Anexele nr. 23 şi nr. 24) şi computerul.

De regulă, fişele de înregistrare şi registrele de evidenţă se execută în

condiţii tipografice.

5.2. Completarea elementelor pe fişele de înregistrare

5.2.1. Pentru înregistrarea documentelor pe fişe se folosesc fişe executate

tipografic, formatul A5 (210x148 mm) sau formatul A6 (148x105 mm).

5.2.2. La înregistrarea scrisorilor pe fişe, de regulă, se înregistrează

independent numai documentul de iniţiativă (solicitare), întocmit în cadrul O.A.P.

sau primit din alt organ. Menţiunile privind documentul-răspuns se notează ca o

completare la menţiunile de înregistrare pe aceeaşi fişă. Documentului-răspuns de

ieşire i se atribuie indicele de înregistrare a documentului de iniţiativă respectiv, iar

pe documentul-răspuns de intrare se aplică parafa de înregistrare pe care se indică

doar data recepţionării.

5.2.3. În fişa de înregistrare, la rubrica „Corespondent”, se înscrie denumirea

expeditorului sau a destinatarului.

5.2.4. La rubrica „Termen de executare” se indică data la care documentul

trebuie să fie executat.

5.2.5. La rubrica „Data intrării şi indicele documentului” se indică data

primirii documentului şi indicele atribuit în O.A.P.

5.2.6. La rubrica „Data şi indicele de înregistrare a documentului” se scrie

data şi indicele acestuia de către unitatea care l-a elaborat.

5.2.7. La rubrica „Numărul filelor” se indică numărul de file ale

documentului de bază şi ale celui anexat.

5.2.8. La rubrica „Tipul documentului şi conţinutul succint” se indică tipul

documentului, titlul şi conţinutul succint al acestuia.

La înregistrarea hotărîrilor şi a dispoziţiilor autorităţilor administrative de

specialitate, a ordinelor emise de organizaţiile ierarhic superioare, pe lîngă titlul

sau conţinutul succint al documentului se notează şi indicaţia primită.

5.2.9. La înregistrarea pe fişă a conţinutului rezoluţiei se indică autorul ei şi

data.

5.2.10. La rubrica „Confirmarea de primire a documentului” se pune

semnătura executantului şi data primirii documentului.


32

5.2.11. Nota cu privire la executarea documentului trebuie să reflecte

soluţionarea în esenţă a chestiunii, data şi indicele de înregistrare a documentului

de răspuns. În cazul în care nu se cere un răspuns în scris, se indică data, autorul şi

modul de soluţionare a problemei abordate în documentul de iniţiativă.

5.2.12. Pe verso fişei, la rubrica „Menţiuni privind controlul” se fixează

notele vizînd controlul termenelor de executare a documentului, în care se indică

data efectuării controlului şi etapa de executare a documentului. Rubrica poate fi

folosită pentru note privind circulaţia documentului.

5.2.13. Rubricile fişei de înregistrare „Fondul nr. ”, „Inventarul nr. ”,

„Dosarul nr. ” se completează în arhiva O.A.P.

5.2.14. Pentru atribuirea numerelor curente de înregistrare pe fişe a

documentelor de iniţiativă de intrare şi de ieşire se foloseşte baremul unic (Anexa

nr. 25).

Numerele atribuite documentelor se taie cu două linii încrucişate, numerele

de intrare – cu culoare neagră, iar cele de ieşire – cu culoare roşie.

5.2.15. Elementele în registrele de intrare, de ieşire se completează în mod

analogic.

5.3. Constituirea fişierului informativ

5.3.1. Fişierul informativ de înregistrare constă din trei părţi: pentru

documentele de intrare neexecutate (prima parte); pentru documentele de ieşire la

care se aşteaptă răspuns (partea a doua); pentru documentele executate (partea a

treia).

Drept compartimente ale primei părţi a fişierului sînt datele lunii. Fişele se

distribuie conform termenelor lor de executare.

Drept compartimente ale părţii a doua a fişierului sînt de asemenea datele

lunii. Fişele se distribuie conform datelor la care se aşteaptă primirea răspunsului.

Compartimentele părţii a treia trebuie să corespundă Clasificatorului

corespondenţilor, subdiviziunilor structurale sau anumitor direcţii de activitate a

O.A.P. Fişele se distribuie în ordinea numerelor de înregistrare.

5.3.2. Fişele din compartimentele întîi şi al doilea, după executarea

documentelor sau primirea răspunsurilor, se distribuie în rubricile respective ale

compartimentului al treilea al fişierului, cu înscrierea menţiunilor necesare. Tot în

compartimentul al treilea se distribuie fişele de înregistrare a documentelor

organizaţiilor ierarhic superioare, expediate pentru informare.

5.3.3. Fişele de înregistrare a ordinelor, dispoziţiilor, deciziilor şi hotărîrilor

se clasifică într-un fişier aparte.

VI. Controlul executării documentelor

6.1. Cerinţele de bază privind organizarea controlului executării

documentelor

6.1.1. Controlul asupra executării documentelor, a dispoziţiilor ce se conţin

în ele este realizat de către conducătorii O.A.P. şi ai subdiviziunilor în procesul


33

semnării sau aprobării acestora. Controlul asupra termenelor de executare a

documentelor se pune în seama cancelariei sau a persoanelor desemnate în acest

scop.

6.1.2. Categoriile documentelor ce urmează a fi monitorizate sînt stabilite în

conformitate cu legislaţia în vigoare în instrucţiuni cu privire la ţinerea lucrărilor

de secretariat, fiind incluse în Lista documentelor monitorizate cu indicarea

termenelor de executare.

La indicaţia conducerii pot fi monitorizate şi documente ce nu sînt incluse în

Lista-model (Anexa nr. 26).

6.1.3. Controlul asupra executării actelor legislative, decretelor Preşedintelui

Republicii Moldova, hotărîrilor, dispoziţiilor şi însărcinărilor Guvernului se

reglementează prin Instrucţiunea-tip asupra organizării şi derulării controlului

asupra executării actelor legislative, decretelor Preşedintelui Republicii Moldova,

hotărîrilor, dispoziţiilor şi însărcinărilor Guvernului în autorităţile administraţiei

publice centrale şi locale, aprobată prin Hotărîrea Guvernului nr.287 din

28.03.2000.

6.2. Termenele de executare a documentelor

6.2.1. Termenele de executare a documentelor se clasifică în: termene tip şi

termene individuale.

6.2.2. Termenele tip de executare se stabilesc, de regulă, pentru categoriile

generale de documente ce urmează a fi monitorizate conform Listei-model.

În celelalte cazuri, termenele de executare a documentelor nu vor depăşi 10

zile lucrătoare. Un termen mai lung poate fi stabilit pentru executarea

documentelor dificile prin caracterul executării lor.

6.2.3. Termenele individuale de executare se stabilesc în rezoluţiile

conducătorilor O.A.P. şi ai subdiviziunilor acestora sau se indică direct în

document.

La stabilirea termenului de executare se ţine cont de complexitatea

conţinutului documentului şi de posibilităţile practice ale O.A.P. Dacă termenul

individual de executare a documentului diferă de termenul tip, stabilit pentru

categoria respectivă de documente, timpul executării se consideră termenul

individual.

6.2.4. În cazul în care în documentul de intrare este indicat termenul la care

se aşteaptă răspuns, acest termen trebuie respectat.

6.2.5. Termenul de executare a documentului de intrare se calculează

începînd cu momentul intrării lui în O.A.P.

6.2.6. Termenul de executare a documentului poate fi prelungit numai de

către persoana sau instituţia care l-a stabilit. Prelungirea termenului de executare

trebuie efectuată cu cel puţin 2-3 zile înainte de expirarea termenului de executare,

în cazurile în care se constată imposibilitatea respectării termenului indicat. În caz

contrar, se consideră că documentul nu a fost executat în termenul stabilit.

6.2.7. În cazul tergiversării executării documentului, conducătorii O.A.P. şi

ai subdiviziunilor lor structurale sînt obligaţi să ia măsuri pentru a elucida şi a


34

înlătura cauzele tergiversării şi pentru a asigura executarea în termen

a documentului.

6.3. Efectuarea controlului asupra termenelor de executare a

documentelor

6.3.1. Controlul asupra termenelor de executare a documentelor şi

însărcinărilor conducătorului se face în baza fişelor (registrelor de evidenţă,

suportului electronic) în care au fost înregistrate documentele.

6.3.2. Pe fişele şi pe documentele de control (în registre de evidenţă, pe

suport electronic) se aplică simbolul controlului „C” sau parafa „Control”.

6.3.3. Documentul se consideră executat numai în cazul în care sînt

soluţionate toate problemele abordate în el şi s-a expediat răspunsul. Dacă

executarea nu a fost documentată, atunci pe documentul-solicitare şi pe fişa de

control (în registrul de evidenţă, pe suport electronic) se face menţiunea cu privire

la executare.

6.3.4. După executare, controlul asupra documentelor se ridică. Ridicarea

controlului poate fi dispusă numai de conducătorul care a luat documentul la

control. Datele privind executarea documentului şi ridicarea controlului se

includ în fişă (în registrul de evidenţă, pe suport electronic).

6.4. Generalizarea şi analiza datelor cu privire la executarea

documentelor

6.4.1. Datele privind executarea documentelor monitorizate se generalizează

conform situaţiei la data de întîi a fiecărei luni şi se raportează conducătorilor

O.A.P. şi ai subdiviziunilor acestora.

În cadrul O.A.P. se fac bilanţuri lunare privind executarea documentelor

monitorizate (Anexa nr. 27).

6.4.2. Datele cu privire la rezultatele controlului executării documentelor se

analizează periodic. În baza acestor analize se elaborează propuneri privind

urgentarea executării documentelor, mărirea responsabilităţii executanţilor şi

perfecţionarea organizării controlului.

VII. Întocmirea nomenclatorului dosarelor şi constituirea dosarelor

7.1. Întocmirea nomenclatorului dosarelor

7.1.1. După executare, documentele ce se referă la o anumită problemă sau

la un domeniu de activitate a O.A.P. se îndosariază.

7.1.2. În scopul îndosarierii corecte, ce ar asigura găsirea rapidă a

documentelor conform conţinutului şi categoriilor lor, se întocmeşte nomenclatorul

dosarelor, care reprezintă o listă sistematizată a titlurilor dosarelor, cu indicarea

termenelor de păstrare, în conformitate cu Indicatorul documentelor-tip şi al

termenelor lor de păstrare pentru organele administraţiei publice, pentru instituţiile,

organizaţiile şi întreprinderile Republicii Moldova, aprobat de Serviciul de Stat de

Arhivă în anul 1997.


35

7.1.3. Nomenclatorul dosarelor serveşte la repartizarea şi clasificarea în

dosare a documentelor executate, ca indicator al indicelor de înregistrare a

documentelor şi al termenelor de păstrare a dosarelor, ca schemă pentru întocmirea

fişierului informativ al documentelor executate şi ca document de evidenţă a

dosarelor cu termen temporar de păstrare (pînă la 10 ani inclusiv) în arhiva O.A.P.

7.1.4. Nomenclatoarele dosarelor pentru anul următor se întocmesc sau se

concretizează de către subdiviziunile structurale ale O.A.P. la sfîrşitul anului în

curs.

În baza nomenclatoarelor dosarelor subdiviziunilor structurale, cancelaria

întocmeşte nomenclatorul dosarelor O.A.P., care se culege pe blanchetă generală

după un model stabilit (Anexa nr. 28).

Nomenclatorul O.A.P. se examinează de către Comisia Centrală de

Expertiză a O.A.P., se coordonează cu arhiva de stat respectivă şi se aprobă de

către conducătorul O.A.P.

Nomenclatorul dosarelor se pune în aplicare începînd cu 1 ianuarie a fiecărui

an.

7.1.5. Nomenclatorul dosarelor aprobat este valabil pentru mai mulţi ani şi

este supus reîntocmirii şi aprobării numai în cazul în care intervin schimbări în

structura O.A.P. şi în componenţa documentelor. Dacă asemenea modificări nu au

intervenit, nomenclatorul dosarelor, la sfîrşitul fiecărui an, se concretizează şi se

culege din nou şi se reaprobă de către conducător.

7.1.6. În nomenclatorul dosarelor O.A.P. se include toată documentaţia, atît

cea elaborată în procesul activităţii lor, cît şi cea de intrare.

În nomenclatorul dosarelor, de regulă, nu se includ publicaţiile: broşurile,

îndrumarele, buletinele şi alte ediţii similare.

7.1.7. Nomenclatorul dosarelor se întocmeşte pe scheme structurale (în cazul

în care există o structură bine definită) sau pe direcţii de activitate (în

subdiviziunile fără structură).

La întocmirea nomenclatorului dosarelor pe schema structurală drept

compartimente figurează denumirile subdiviziunilor structurale, plasate în

conformitate cu schema de încadrare (Anexa nr.29). Drept compartimente ale

nomenclatoarelor dosarelor în subdiviziunile fără structură figurează subdiviziunile

sau direcţiile de activitate.

7.1.8. Fiecărui dosar inclus în nomenclator i se atribuie un indice. Indicele

dosarelor constă din simbolul subdiviziunilor structurale sau direcţiilor de

activitate şi din numărul de ordine al dosarelor în cadrul subdiviziunii sau direcţiei

de activitate respective. Indicele dosarelor se notează cu cifre arabe.

De exemplu: 01-12, unde 01 indică subdiviziunea structurală, iar 12 –

numărul de ordine al titlului dosarului conform nomenclatorului.

7.1.9. Titlurile dosarelor se înscriu în compartimentele respective ale

nomenclatorului în funcţie de gradul de importanţă al documentelor.

Titlurile dosarelor se stabilesc în dependenţă de conţinutul documentelor

grupate în dosare, indicîndu-se tipul lor (ordine, dispoziţii, procese-verbale etc.),

precum şi alte date care precizează conţinutul dosarului: informaţii referitoare la


36

autor şi la data evenimentului, indicaţii cu privire la autenticitatea documentului

sau prezenţa copiilor.

7.1.10. Dacă pe parcursul anului în cadrul O.A.P. se creează subdiviziuni noi

de muncă documentate şi se constituie dosare neprevăzute, aceste dosare se includ

adăugător în nomenclator. În acest scop în compartimentele nomenclatorului se

rezervează cîteva numere.

7.1.11. Rubrica „Numărul dosarelor (volumelor)” a nomenclatorului

dosarelor se completează la sfîrşitul anului calendaristic.

7.1.12. La rubrica „Menţiuni” se fac însemnări cu privire la constituirea

dosarelor, întocmirea dosarelor transmisibile, selectarea dosarelor pentru nimicire,

persoanele responsabile de gruparea dosarelor, transmiterea dosarelor în altă

unitate pentru a fi continuate etc.

7.1.13. La sfîrşitul anului, nomenclatorul se încheie cu o înscriere de

totalizare privind numărul dosarelor la momentul respectiv (Anexa nr.28,

continuare).

7.2. Constituirea dosarelor

7.2.1. Constituirea dosarelor în conformitate cu nomenclatorul dosarelor se

efectuează în subdiviziunile structurale în care au fost executate documentele. Nu

se admite păstrarea dosarului la executant.

7.2.2. La constituirea dosarelor se înlătură duplicatele, maculatoarele, filele

nescrise, precum şi acele, agrafele, clamele.

În procesul grupării documentelor se verifică corectitudinea perfectării lor

(prezenţa semnăturii, datei, indicelui, menţiunii „În dosarul nr. ...”, semnăturii de

certificare etc.).

Documentele neperfectate sau întocmite greşit se restituie executantului spre

finalizare.

Documentele cu termen permanent şi temporar de păstrare se clasifică în

dosare separate.

Fiecare dosar trebuie să conţină cel mult 250 de file (cu grosimea de 30-40

mm).

7.2.3. În dosare se clasifică documentele acumulate pe parcursul unui an.

Excepţie fac dosarele transmisibile.

7.2.4. Anexele de volum mare se îndosariază separat. Anexele de volum mic

se anexează la documentele la care se referă.

7.2.5. Gruparea documentelor în dosar se efectuează în ordinea soluţionării

problemelor, în ordine cronologică, alfabetică sau a indexării (numerotării)

documentelor. Aceste principii pot să varieze sau pot fi îmbinate.

O importanţă primordială o are principiul sistematizării documentelor

conform problemelor abordate, principiu ce prevede gruparea documentelor în

consecutivitatea logică a soluţionării unei sau altei probleme (conform datei

semnării, intrării documentului, executării lui).


37

7.2.6. Controlul asupra corectitudinii constituirii dosarelor este exercitat de

către persoanele cu funcţii de răspundere.

7.3. Sistematizarea unor categorii de documente

7.3.1. Documentele de dispoziţie (legile, decretele, hotărîrile, dispoziţiile,

deciziile etc.) ale Parlamentului, Preşedintelui Republicii Moldova, Guvernului

etc. se clasifică în ordine cronologică, conform numerelor şi se păstrează în

Serviciul secretariat administrativ.

7.3.2. Documentele de dispoziţie ale O.A.P. (ordinele, dispoziţiile,

procesele-verbale etc.) ce îndosariază pe categorii, în ordine cronologică, conform

numerelor, împreună cu anexele referitoare la ele.

7.3.3. Regulamentele, instrucţiunile aprobate prin documente de dispoziţie

se consideră anexe ale acestora şi se unesc. Dacă au fost aprobate în mod separat,

atunci se grupează separat.

7.3.4. Documentele referitoare la procesele-verbale se îndosariază, în

dependenţă de volumul lor, împreună cu procesul-verbal sau aparte şi se

sistematizează în ordinea numerelor proceselor-verbale.

7.3.5. Ordinele, dispoziţiile cu privire la activitatea de bază, la personalul

scriptic, la deplasări şi concedii se grupează separat.

7.3.6. Planurile şi devizele de cheltuieli aprobate se grupează separat de

proiectele lor.

7.3.7. Planurile şi dările de seamă anuale se grupează separat de cele

trimestriale, semestriale.

7.3.8. Fişele conturilor analitice ale funcţionarilor şi alte documente similare

se îndosariază separat, pentru fiecare an, în ordinea alfabetică a numelor de familie.

7.3.9. Corespondenţa se clasifică în dosare pentru perioada anului

calendaristic şi include toate documentele ce apar în procesul soluţionării

problemei abordate. Corespondenţa se sistematizează în ordine cronologică:

documentul-răspuns se ataşează la documentul-cerere.

La reluarea corespondenţei într-o anumită problemă, documentele se includ

în dosarul anului în curs, atribuindu-le indicele dosarului din anul precedent, în

care se păstrează documentele anterioare ce vizează problema respectivă.

Corespondenţa cu organele administrative de specialitate şi cele ierarhic

superioare se grupează conform problemelor concrete abordate.

7.3.10. Petiţiile cetăţenilor şi documentele privind examinarea lor se

grupează separat de corespondenţa generală.

VIII. Pregătirea documentelor pentru păstrare de stat şi valorificarea

lor ulterioară

8.1. Pregătirea documentelor pentru păstrare de stat şi valorificarea lor

ulterioară constă în expertiza valorii documentelor, perfectarea dosarelor,

întocmirea inventarelor dosarelor, asigurarea integrităţii documentelor, depunerea

documentelor spre păstrare la arhiva departamentală.


38

8.2. Expertiza valorii documentelor

8.2.1. Expertiza valorii documentelor constă în stabilirea valorii ştiinţifice,

istorice, economice şi socioculturale a documentelor în scopul selectării lor pentru

păstrare de stat şi fixarea termenelor lor de păstrare.

8.2.2. Expertiza valorii se efectuează de către Comisia Centrală de Expertiză

(în continuare – C.C.E.) care activează permanent în cadrul O.A.P. şi de către

comisiile de expertiză (în continuare – C.E.) care activează în cadrul instituţiilor

subordonate şi în consiliile locale.

8.2.3. C.C.E. şi C.E. se constituie prin ordinul, dispoziţia conducătorului şi

includ în componenţa lor cel puţin cîte 5 membri sub preşedinţia unui adjunct al

conducătorului sau secretarului consiliului local respectiv. În activitatea lor, C.C.E.

şi C.E. se conduc de îndrumările, instrucţiunile şi indicaţiile Serviciului de Stat de

Arhivă al Republicii Moldova privind organizarea lucrului cu documentele, de

indicatoarele documentelor-tip şi al termenelor lor de păstrare, de nomenclatorul

dosarelor şi regulamentul lor aprobat, elaborat în baza Regulamentului-tip (Anexa

nr. 30).

8.2.4. C.C.E. şi C.E. exercită următoarele funcţii:

- examinează proiectele nomenclatoarelor dosarelor;

- organizează anual selectarea documentelor pentru păstrare permanentă sau

pentru nimicire;

- examinează inventarele dosarelor cu termen permanent de păstrare, ce

urmează a fi transmise la păstrare de stat, inventarele dosarelor cu termen lung de

păstrare, iau hotărîri de prezentare a inventarelor dosarelor spre aprobare

Comisiilor de Expertiză şi Control (în continuare – C.E.C.) ale instituţiilor

arhivistice din Republica Moldova;

- examinează procesele-verbale de nimicire a documentelor, termenul de

păstrare al cărora a expirat;

- examinează propunerile privind schimbarea termenelor de păstrare a unor

categorii de documente, stabilite de indicatoarele documentelor şi

nomenclatoarele dosarelor în vigoare, iau hotărîri de a prezenta aceste propuneri

spre aprobare Comisiei Centrale de Expertiză şi Control (în

continuare – C.C.E.C.) a Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova;

- C.C.E. a O.A.P. exercită controlul şi dirijează metodic activitatea C.E.

ale instituţiilor din subordinea O.A.P.

8.2.5. Membrii C.C.E. şi C.E., în comun cu alţi specialişti ai instituţiilor,

verifică corectitudinea selectării documentelor pentru păstrare permanentă sau

pentru nimicire examinînd inventarele dosarelor, procesele-verbale de nimicire a

documentelor, termenul de păstrare al cărora a expirat.

Selectarea nemijlocită a documentelor se efectuează de către persoanele

responsabile ale subdiviziunilor structurale ale instituţiilor.

8.2.6. Selectarea documentelor şi a dosarelor pentru nimicire se perfectează

într-un proces-verbal de nimicire a documentelor, termenul de păstrare al cărora a

expirat (Anexa nr. 31).


39

Procesele-verbale sînt examinate de către C.C.E. sau C.E, sînt semnate de

către preşedintele şi membrii comisiei, coordonate cu arhiva de stat respectivă şi

aprobate de către conducători.

Nimicirea documentelor incluse în procesele-verbale se efectuează numai

după aprobarea inventarelor dosarelor cu termen permanent de păstrare şi

coordonarea celora cu termen lung de păstrare pentru perioada de timp respectivă

de către arhivele de stat ale Republicii Moldova.

8.3. Perfectarea dosarelor

8.3.1. La finele fiecărui an, O.A.P. şi instituţiile subordonate acestora sînt

obligate să pregătească documentele pentru a fi predate la arhivă. În acest scop se

definitivează şi se perfectează dosarele constituite pe parcursul anului. Perfectarea

dosarelor include un complex de lucrări: completarea datelor pe prima copertă a

dosarelor, îndosarierea, numerotarea filelor şi certificarea dosarelor.

8.3.2. Dosarele cu termen permanent şi lung de păstrare se îndosariază în

coperte tari şi filele dosarelor se numerotează, sus, în colţul din dreapta, cu creion

simplu. În dosarele compuse din mai multe volume, filele fiecărui volum se

numerotează separat.

Fila de orice format, cusută dintr-o margine, se numerotează ca o singură

filă; fila îndoiată şi cusută la mijloc urmează a fi descusută şi numerotată ca o

singură filă.

Dacă la o filă sînt anexate alte documente, acestea se numerotează separat.

Fila cu o fotografie lipită pe ea se numerotează ca una singură.

Plicurile îndosariate, avînd inscripţii pe ele sau conţinînd documente de

asemenea se numerotează, după care se numerotează fiecare document din plic în

ordine consecutivă.

La sfîrşitul dosarului, pe o filă adăugită sau pe ultima pagină rămasă nescrisă

a registrelor şi condicelor, se face următoarea certificare: „În prezentul dosar

(registru, condică etc.) sînt numerotate şi cusute ... file” (numărul de file se indică

cu cifre şi litere). Se indică data cînd a fost efectuată certificarea şi se pune

semnătura executantului.

Dosarele cu termen temporar de păstrare (pînă la 10 ani inclusiv) nu sînt

supuse perfectării. Evidenţa lor se ţine conform nomenclatorului dosarelor.

8.3.3. Completarea datelor pe coperta dosarului se efectuează conform

modelului stabilit (Anexa nr. 32).

8.3.4. La sfîrşitul anului calendaristic pe copertele dosarelor se concretizează

următoarele:

- dacă a fost schimbată denumirea subdiviziunii structurale sau dacă dosarul

a fost transmis pentru finalizare în altă subdiviziune structurală, se introduc

modificările respective;

- pe dosarele ce conţin documente de dispoziţie (ordine, dispoziţii, procese-

verbale etc.) se indică numerele lor, se fac menţiuni cu privire la originalul

documentelor sau prezenţa cópiilor;

- dacă dosarul ce conţine corespondenţa este constituit din cîteva volume,

titlul dosarului conform nomenclatorului se completează, pentru fiecare volum, cu


40

menţiunile privind corespondentul, autorul, teritoriul vizat, data (ziua, luna, anul)

începerii şi încheierii lui. Datele concrete se înscriu şi pe copertele altor dosare,

dacă acest fapt este necesar pentru operativitatea căutării documentelor pe viitor;

- dacă dosarul conţine documente-anexe pentru anii ce preced începutul

dosarului, pe coperta lui, sub dată, se face menţiunea: „Conţine documente pentru

anii ...”;

- pe coperta dosarului se scrie numărul de file, indicat în inscripţia de

certificare a lui;

- după includerea dosarului în inventar, pe coperta lui se scrie numărul

inventarului şi numărul dosarului în inventarul respectiv.

8.3.5. Inscripţiile pe copertele dosarelor cu termen permanent şi lung de

păstrare trebuie făcute cu cerneală rezistentă la lumină sau cu tuş şi să fie scrise

clar, citeţ. La apariţia unor dificultăţi privind perfectarea dosarelor ce vor fi

transmise la păstrare de stat, se va consulta Serviciul de Stat de Arhivă sau arhivele

de stat respective.

8.4. Întocmirea inventarelor dosarelor

8.4.1. La finele fiecărui an calendaristic, persoanele responsabile de lucrările

de secretariat ale instituţiilor întocmesc inventare de predare a dosarelor cu termen

permanent şi lung de păstrare la arhiva departamentală a O.A.P.

Persoana responsabilă de arhiva departamentală (lucrătorul titular) a O.A.P.

întocmeşte compartimente anuale, separat, pentru documentele cu termen

permanent şi pentru cele cu termen lung de păstrare (de la 15 pînă la 100 ani

inclusiv).

Inventarul dosarelor este un ghid arhivistic, un document de evidenţă ce

reprezintă o listă sistematizată a titlurilor dosarelor, a componenţei şi a conţinutului

documentelor îndosariate.

Inventarele dosarelor cu termen permanent şi lung de păstrare necesită a fi

aprobate de către C.E.C. ale arhivelor de stat cel mult peste doi ani după scoaterea

dosarelor din lucrările de secretariat curente.

8.4.2. Inventarele se întocmesc în mod separat pentru dosarele:

- cu termen permanent de păstrare;

- cu termen lung de păstrare;

- personalului scriptic.

Pentru dosarele cu termen temporar de păstrare (pînă la 10 ani) nu se

întocmesc inventare.

Compartimentele anuale ale inventarelor dosarelor se numerotează

consecutiv pe parcursul a mai multor ani. Inventarele se închid numai cu acordul

arhivelor de stat respective.

8.4.3. La întocmirea inventarelor dosarelor se ţine cont de următoarele

cerinţe:

- în inventar se includ numai dosarele închise (scoase din lucrările de

secretariat);

- titlurile dosarelor se ordonează pe compartimente, în ordinea în care sînt

incluse în nomenclator;


41

- documentele personalului scriptic se sistematizează în inventar în ordine

alfabetică sau cronologică;

- fiecare dosar este inclus în inventar sub un număr aparte. Dacă dosarul

este constituit din 2-3 volume, fiecare volum se numerotează separat;

- numerotarea dosarelor în inventar se efectuează consecutiv pentru mai

mulţi ani;

- dacă în inventar sînt incluse cîteva volume ale aceluiaşi dosar, se scrie

deplin doar titlul primului volum, pe celelalte volume se indică menţiunea

„idem”, celelalte date se completează deplin;

- dosarele transmisibile se includ în inventar în anul încheierii lor;

- rubrica „Menţiuni” din inventar se foloseşte pentru indicarea stării fizice a

dosarului, documentelor, datelor referitoare la primirea sau transmiterea

documentelor etc.

8.4.4. Compartimentele anuale ale inventarelor se întocmesc conform unui

model stabilit (Anexa nr. 33). Pentru dosarele cu termen permanent de păstrare, ele

se întocmesc în patru exemplare, pentru dosarele cu termen lung de păstrare şi cele

privind personalul scriptic – în trei exemplare. Inventarele şi istoricul fondului,

semnate şi verificate, se expediază spre aprobare C.E.C. ale arhivelor de stat

respective.

În corespundere cu inventarele dosarelor cu termen permanent de păstrare

aprobate, instituţiile sînt obligate să transmită în termenele stabilite la păstrare de

stat (cu excepţia instituţiilor care în conformitate cu legislaţia în vigoare îşi

păstrează permanent documentele în depozitele speciale de stat), iar arhivele de

stat ale Republicii Moldova sînt obligate să primească la păstrare de stat dosarele

incluse în inventare.

Dosarele personalului scriptic se păstrează în arhiva departamentală a O.A.P.

timp de 75 ani, după care se nimicesc în ordinea stabilită.

8.4.5. La transmiterea documentelor spre păstrare de stat, inventarele trebuie

să conţină: cuprinsul, lista abrevierilor, prefaţa, indicatoarele, foaia de titlu.

8.4.6. Foaia de titlu a inventarului se întocmeşte la prima transmitere a

dosarelor în arhivele de stat ale Republicii Moldova şi se completează de fiecare

dată în cazurile în care intervin schimbări în denumirea instituţiei sau în a

organului ei ierarhic superior.

8.5. Asigurarea integrităţii documentelor

8.5.1. Conducătorii subdiviziunilor structurale şi persoanele responsabile de

lucrările de secretariat poartă răspundere pentru păstrarea documentelor.

Din momentul începerii dosarelor şi pînă la predarea lor în arhiva

departamentală, acestea se păstrează în birourile subdiviziunilor structurale.

8.5.2. Dosarele se păstrează în birourile de lucru sau în încăperi amenajate

special pentru arhivă, dotate cu mijloace adecvate de păstrare, pentru a preveni

degradarea, distrugerea sau sustragerea documentelor.

8.5.3. Dosarele se păstrează în dulapuri de cancelarie ce se încuie, pentru a

le proteja de praf, razele solare şi pentru a asigura integritatea documentelor.


42

8.5.4. Constituirea şi păstrarea dosarelor conform nomenclatorului

facilitează căutarea şi utilizarea acestora. Extrasul din nomenclator se afişează pe

partea de dinăuntru a uşii dulapului, iar pe cotoarele dosarelor se notează indicele

lor din nomenclator.

8.5.5. Ridicarea şi eliberarea unor documente din dosarele cu termen

permanent de păstrare este interzisă. În cazuri excepţionale (de exemplu, la

solicitarea organelor judiciare) o asemenea ridicare se poate face doar cu

permisiunea conducătorilor instituţiilor, lăsînd o copie a documentului ridicat şi un

proces-verbal privind cauzele ridicării originalului.

8.5.6. Eliberarea dosarelor în interes de serviciu funcţionarilor altor

subdiviziuni structurale se face numai cu permisiunea conducătorilor instituţiilor.

Menţiunea despre eliberarea dosarelor se fixează într-un registru sau pe o

fişă specială, indicîndu-se denumirea subdiviziunii structurale, indicele dosarului,

data eliberării şi restituirii, prenumele, numele şi semnătura persoanei căreia i-a

fost eliberat dosarul.

8.6. Depunerea documentelor spre păstrare în arhiva departamentală a

O.A.P.

8.6.1. În scopul păstrării documentelor Fondului Arhivistic al Republicii

Moldova şi a documentelor cu termen lung de păstrare şi de însemnătate practică

(inclusiv documentele personalului scriptic), ţinerii evidenţei, utilizării, selectării şi

pregătirii documentelor cu termen permanent de păstrare pentru transmitere la

păstrare de stat, în O.A.P. există arhiva departamentală.

8.6.2. În activitatea sa, arhiva departamentală se călăuzeşte de legislaţia în

vigoare a Republicii Moldova, de ordinele, dispoziţiile şi indicaţiile O.A.P., de

documentele normative şi metodice ale Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii

Moldova, de regulamentul arhivei departamentale a O.A.P.

8.6.3. În arhivă se depun dosarele cu termen permanent şi lung de păstrare,

precum şi cele ale personalului scriptic, conform inventarelor dosarelor. Dosarele

cu termen temporar de păstrare nu se depun în arhivă, ci se păstrează în

subdiviziunile structurale ale O.A.P., iar după expirarea termenului de păstrare

fixat se nimicesc în modul stabilit.

8.6.4. În arhivă, împreună cu dosarele, se transmit şi fişele de înregistrare a

documentelor pentru completarea fişierului informativ al arhivei.

8.6.5. Predarea dosarelor din subdiviziunile structurale la arhiva

departamentală se face personal de către reprezentantul subdiviziunii conform

graficului stabilit, întocmit de persoana responsabilă de arhiva departamentală

(lucrătorul titular), coordonat de către conducătorii subdiviziunilor structurale şi

aprobat de către conducătorul O.A.P.

8.6.6. În subdiviziunile structurale, procesul pregătirii dosarelor pentru

păstrare în arhiva departamentală se verifică de către persoana responsabilă de

arhiva departamentală (lucrătorul titular). Lacunele depistate sînt înlăturate de

subdiviziunile structurale.


43

8.6.7. Preluarea dosarelor în arhiva departamentală se execută de către

persoana responsabilă de arhiva departamentală (lucrătorul titular), în prezenţa

lucrătorului din subdiviziunea structurală respectivă, conform inventarului alcătuit

în 2 exemplare.

În ambele exemplare ale inventarelor se fac menţiuni despre prezenţa sau

lipsa fiecărui dosar. La sfîrşitul inventarului se indică (cu cifre şi cu litere) numărul

dosarelor preluate la păstrare, numerele dosarelor ce lipsesc, data primirii şi

semnăturile persoanelor ce au predat-recepţionat dosarele.

8.6.8. Dosarele cu termen permanent şi lung de păstrare şi dosarele

personalului scriptic se transmit în arhiva departamentală după expirarea unui an

de la scoaterea lor din lucrările de secretariat.

Dacă în cadrul lucrărilor de secretariat curente este necesară utilizarea unor

dosare din arhiva departamentală, persoana responsabilă de arhiva departamentală

(lucrătorul titular) le înregistrează în registrul de evidenţă a dosarelor eliberate

pentru utilizare temporară.

8.6.9. Persoana responsabilă de arhiva departamentală (lucrătorul titular),

este obligată să ţină permanent evidenţa dosarelor ce se păstrează în arhiva

departamentală.

8.6.10. Documentele pot fi scoase din evidenţa arhivei în cazul selectării

spre nimicire, deteriorării irecuperabile, predării la păstrare de stat sau constatării

lipsei dosarelor.

În toate cazurile menţionate mai sus, persoana responsabilă de arhiva

departamentală (lucrătorul titular) este obligată să întocmească un proces-verbal

care va fi prezentat conducătorului O.A.P. spre aprobare, fiind mai întîi coordonat

cu arhiva de stat respectivă.

8.6.11. După expirarea termenelor de păstrare provizorie a documentelor

O.A.P., stabilite de Regulamentul cu privire la Fondul arhivistic de stat, ele se

predau pentru păstrare permanentă în arhivele de stat.

8.6.12. Serviciul de Stat de Arhivă al Republicii Moldova stabileşte

categoriile instituţiilor subordonate O.A.P. de la care se recepţionează documente

în arhivele de stat şi indică categoriile de documente ce urmează a fi depuse la

păstrare de stat.

regulamentul-cadru publice centrale din …...stema de stat a republicii moldova conform legii cu...

Documents