rektorat univerze je del univerzitetne uprave in je organiziran tako, … · 2013. 5. 23. ·...

SAMOEVALVACIJSKO POROČILO

REKTORATA

UNIVERZE V MARIBORU

Januar 2013

2

KAZALO VSEBINE

Uvod

I. Oddelek za izobraževanje in študentske zadeve

I. I Služba za izobraževanje in študijske zadeve

I. II Visokošolska prijavno-informacijska služba

I. III Služba za študentske zadeve

II. Oddelek za raziskovalno in umetniško dejavnost

II. I Pisarna za projekte UM

II. II Služba za podporo raziskovalcem in projektom članic UM

II. III Služba za mednarodno sodelovanje in programe mobilnosti

III. Oddelek za pravne, kadrovske in splošne zadeve

III. I Služba za pravne in kadrovske zadeve

III. II Služba za habilitacije

IV. Oddelek za računovodstvo in finance

IV. I Računovodska služba UM

IV. II Služba za finance, plan in analizo UM

V. Oddelek za nabavo in javna naročila

VI. Oddelek za gospodarjenje in investicije

VI. I Služba za gospodarjenje UM

VI. II Služba za investicije UM

VI. III Enota za vzdrževanje

VII. Računalniški center UM

VII. I Služba za informacijski sistem

VII. II Služba za razvoj in vzdrževanje računalniškega sistema

VII. III Služba za e-izobraževanje

VIII. Kabinet in samostojni centri in službe

VIII. I Kabinet rektorja

3

VIII. II Center za promocijo

VIII. III Center za razvoj kakovosti

VIII. III. I Služba za razvoj kakovosti

IX. Center za vodenje infrastrukturnih objektov

IX. I Univerzitetni športni center Leona Štuklja

IX. II Dom podiplomcev in gostujočih profesorjev

X. Tajništvo glavnega tajnika

XI. Analiza akcijskega načrta korektivnih ukrepov za študijsko leto 2010/2011

XII. Akcijski načrt korektivnih ukrepov za študijsko leto 2012/2013

XIII. Anketa o zadovoljstvu zaposlenih 2012

4

Rektorat Univerze v Mariboru (v nadaljevanju: Rektorat) je del univerzitetne uprave in je organiziran tako, da je zagotovljeno smotrno, učinkovito, pravočasno in racionalno izvajanje odločitev organov univerze in zakonskih ter drugih upravnih nalog Univerze v Mariboru (v nadaljevanju: UM) in njenih članic. Rektorat organizira in strokovno usklajuje izvajanje in opravljanje naslednjih nalog: - znanstvenoraziskovalno, izobraževalno in umetniško delo, - razvojne naloge in program univerze, - integrirano finančno-računovodsko funkcijo univerze, - splošne pravne in kadrovske zadeve univerze, - meduniverzitetno in mednarodno sodelovanje univerze, - informacijsko infrastrukturo in informacijski sistem univerze, - vzdrževanje, investicije in prostorski razvoj univerze, - razvoj notranjega sistema kakovosti na rektoratu in UM. Rektorat opravlja tudi druga strokovna, organizacijska, finančna, administrativna, tehnična, pomožna in druga podobna dela in naloge, ki so skupnega pomena za UM in njene članice oz. druge članice. Univerzitetna uprava Rektorata, ki jo vodi glavna tajnica UM, ima sedež na Slomškovem trgu 15 v Mariboru, sestoji pa se iz oddelkov oz. strokovnih služb, ki so razvidni iz kazala vsebine tega poročila. Glavna tajnica univerze ima svoje pomočnike za posamezna delovna področja, vsi pa imajo posebna pooblastila in odgovornosti. Strokovne službe Rektorata usklajujejo izvajanje in opravljajo delovne naloge definirane v Statutu UM. Rektorat je organiziran znotraj oddelkov in centrov, kabineta rektorja in tajništva glavnega tajnika. Oddelke vodijo pomočniki glavnega tajnika. Zasedenost delovnih mest je v skladu z veljavno sistemizacijo ter opisi del in nalog. Strokovne službe vodijo vodje strokovnih služb, ki koordinirajo in izvajajo strokovno delo v službah ter za svoje delo neposredno odgovarjajo vodji oddelka. V nadaljevanju so prikazani nekateri kadrovski podatki o zaposlenih na Rektoratu (stanje na dan 16. januar 2013):

Število zaposlenih: 186 (od tega 3 dopolnilno delovno razmerje)

Zaposleni po spolu: ženske – 138 moški – 48

Izobrazbena struktura zaposlenih:

Strokovna izobrazba Število zaposlenih Odstotek zaposlenih

doktor znanosti 9 4,84%

magister znanosti 11 5,91%

visoka 60 32,26%

višja 10 5,38%

srednja 20 10,75%

nižja 76 40,86%

5

Starostna struktura zaposlenih

Starostna kategorija Število zaposlenih

do 25 1

od 25 do 30 let 19

od 31 do 35 let 25

od 36 do 40 let 29

od 41 do 45 let 30

od 46 do 50 let 36

nad 50 let 46

Samoevalvacijsko skupino Rektorata so od decembra 2011 do decembra 2012 sestavljali predsednica (mag. Pika Radmilovič) ter šest članov (mag. Andrejka Golob, mag. Miha Pauko, dr. Marko Kežmah, mag. Brigita Horvat Krsnik, Iztok Slatinek in Gorazd Ropoša).

6

V skladu z ustreznimi sklepi Komisije za ocenjevanje kakovosti univerze z njene 7. redne seje (22. novembra 2012) glede izvedbe samoevalvacije članic in drugih članic UM je Samoevalvacijska skupina Rektorata v sodelovanju s strokovnimi službami oz. oddelki Rektorata izvedla samoevalvacijo Rektorata za študijsko leto 2011/2012. Na podlagi omenjenega so posamezne organizacijske enote Rektorata izvedle samooceno (vodenje, izvajanje delovnih nalog, komuniciranje, osebje, ustreznost delovnih obremenitev …), podali ocene nekaterih parametrov, ki so bili predmet samoevalvacije, ter predloge za izboljšanje. Na osnovi tako zbranih delnih poročil in ocen je nastalo pričujoče poročilo. Na tem mestu se zahvaljujemo vsem, ki so sodelovali pri nastajanju tega dokumenta. Namen samoevalvacijskega poročila je izboljšanje kakovosti posameznih strokovnih služb oz. oddelkov Rektorata, predvsem pa:

ocena delovnih področij strokovnih služb oziroma oddelkov,

prikaz bistvenih vsebinskih, kadrovskih in organizacijskih sprememb,

ugotovljene prednosti,

ugotovljene pomanjkljivosti ter

priporočila za odpravo pomanjkljivosti, kjer so bili pozvani, da posebej izpostavijo, kako si predstavljajo sodelovanje s fakultetami, članicami oz. kakšna naj bo njihova vloga v prihodnje.

Samoevalvacijsko poročilo Rektorata je obravnaval in potrdil kolegij glavnega tajnika UM 24. januarja 2013. Sprejeti so bili naslednji sklepi: SKLEP 1: Kolegij glavne tajnice UM sprejme Poročilo o delu

Samoevalvacijske skupine Rektorata UM za študijsko leto 2011/2012.

SKLEP 2: Kolegij glavne tajnice UM sprejme Načrt dela Samoevalvacijske

skupine Rektorata UM za študijsko leto 2012/2013. SKLEP 3: Kolegij glavne tajnice UM sprejme Samoevalvacijsko poročilo

Rektorata UM za študijsko leto 2011/2012. SKLEP 4: Kolegij glavne tajnice UM opravi analizo Akcijskega načrta

korektivnih ukrepov za študijsko leto 2011/2012. SKLEP 5: Kolegij glavne tajnice UM sprejme Akcijski načrt korektivnih

ukrepov za študijsko leto 2012/2013.

7

I. ODDELEK ZA IZOBRAŽEVANJE IN ŠTUDENTSKE ZADEVE Oddelek za izobraževanje sestavljajo tri službi, in sicer:

Služba za izobraževanje in študijske zadeve,

Visokošolska prijavno-informacijska služba,

Služba za študentske zadeve.

Na oddelku je skupaj 12 zaposlenih, od tega je eno delovno mesto v celoti financirano iz projekta, eno pa delno. Število zaposlenih (razen projektnega dela) že več kot desetletje ostaja enako, a obseg dela pa se je enormno povečal . Oddelek za izobraževanje in študentske zadeve vsebinsko pokriva celotno področje izobraževanja na UM, ki obsega tako dodiplomski kot podiplomski študij in podporo delu Študentskega sveta UM. Poleg strokovnega in razvojnega dela opravljajo tudi različna organizacijska, tehnična, pomožna in druga podobna dela ter naloge, ki so skupnega pomena za UM in njene članice. Pri delu dnevno sodelujejo s strokovnimi službami in vodstvi članic UM ter študenti in bodočimi študenti. Služba za izobraževanje in študijske zadeve je v preteklem letu namenila veliko časa pripravi vloge za ponovno akreditacijo Univerze v Mariboru. Zaradi uveljavitve Zakona o uravnoteženju javnih financ se je poenostavil, predvsem pa skrajšal postopek akreditacije sprememb študijskih programov (ni več potrebno soglasje NAKVISa), hkrati pa se je zaradi racionalizacije bistveno povečal obseg večjih sprememb študijskih programov in drugih aktivnosti, povezanih z izvajanjem varčevalnih ukrepov. V letu 2012 se je znatno povečal tudi obseg projektnega dela, saj je služba hkrati izvajala tri projekte evropskega socialnega sklada, in sicer Gostujoči učitelji ter Inovativna shema za sofinanciranje doktorskega študija za spodbujanje sodelovanja z gospodarstvom in reševanja aktualnih družbenih izzivov – UM generacija 2010 in UM generacija 2011, pripravljena in odobrena pa je bila tudi vloga za projekt za generacijo 2012. Visokošolska prijavno-informacijska služba je v letu 2012 zraven rednih delovnih nalog, opredeljenih v Pravilniku o razpisu za vpis in izvedbi vpisa v visokem šolstvu ter v Pravilih o delovanju visokošolske prijavno-informacijske službe, veliko časa namenila izvajanja posameznih opravil pri uvajanju evidenčnega in analitskega informacijskega sistema visokega šolstva v Republiki Sloveniji (eVŠ), še posebej vodja službe. V letu 2012 je služba prevzela nadziranje in nudenje informacijske podpore procesu prenosa podatkov iz podatkovne baze študentske evidence Univerze v Mariboru v podatkovno bazo eVŠ. S prihodom novega vodstva UM je bila v letu 2011 oddelku priključena tudi Služba za študentske zadeve. Služba za študentske zadeve v osnovi zagotavlja podporo Študentskemu svetu UM in prodekanom študentom, hkrati pa izvaja vedno več izobraževalnih, humanitarnih in drugih študentskih aktivnosti. V Službi poleg zaposlenega pomagajo študenti, ki delo opravljajo glede na potrebe in so plačani po študentskih napotnicah. Sami delo oddelka ocenjujejo kot strokovno ustrezno in učinkovito, kar večkrat poudarijo tudi predstavniki članic UM ter drugi, s katerimi sodelujejo. Učinkovito delo zaposlenih skušajo doseči s skupnim reševanjem strokovnih vprašanj, timskim

8

delom, poznavanjem več vsebin s področja dela služb, obveščanjem članic UM o novostih, strokovnim izobraževanjem ipd.

I. I. Služba za izobraževanje in študijske zadeve Zaposleni v Službi za izobraževanje in študijske zadeve opravljajo različne naloge s področja izobraževanja. Med pomembne stalne naloge sodi priprava gradiva za seje Senata UM ter njegovih komisij (Komisija za dodiplomski študij, Komisija za podiplomski študij), promocije novih doktorjev znanosti, priprava razpisa za vpis na podiplomski študij ter analiza vpisa v podiplomske študijske programe, sofinanciranje podiplomskega študija, promoviranje UM doma in v tujini (sejemske prireditve), pa tudi prenova študijskih programov, spreminjanje študijskih programov, ustanavljanje novih institucij, članic UM, priprava pravilnikov in mnenj s področja izobraževanja.

Vsebinske, kadrovske in organizacijske spremembe:

Sodelavka na delovnem mestu vodje Službe za izobraževanje in študijske zadeve je bila v letu 2012 na porodniškem dopustu, zaradi česar so dobili nadomestilo. Pri zaposlitvi na projektu Inovativna shema za sofinanciranje doktorskega študija je poleti prišlo do zamenjave sodelavke, saj je dotedanja prekinila delovno razmerje.

Komentar k akcijskemu načrtu Rektorata:

– Nekatere članice še vedno prepozno oddajajo gradivo za obravnavo na komisijah senata. Sankcije niso bile uvedene.

Uresničevanje lastnega akcijskega načrta:

Kot celoten akcijski načrt Rektorata je bil njihov v delu neuresničljiv, ker se je nanašal na celotno organizacijo Rektorata. Izobraževanja za zaposlene so izvajali.

Ugotovljene prednosti:

Dobro sodelovanje med zaposlenimi, veliko timskega dela in sprotnega prerazporejanja dela glede na obremenitve posameznih zaposlenih.

Ažurne informacije na spletnih straneh UM, ki se nanašajo na področje dela službe.

Delovne naloge so izvedene pravočasno, strokovno in kakovostno.

Stalnost in strokovna ter interdisciplinarna usposobljenost zaposlenih.

Objava najpogosteje zastavljenih vprašanj in odgovorov.

Dobro sodelovanje z drugimi visokošolskimi zavodi in oddelki.

Dobro sodelovanje z referati članic UM.

Zaradi uveljavitve Zakona o uravnoteženju javnih financ se je poenostavil postopek akreditacije sprememb študijskih programov.

Predstavitev/promocija študijskih programov UM na spletnih portalih in v publikacijah ter na izobraževalnih sejmih v tujini, ki jih v celoti izvajajo sami.

9

Ugotovljene pomanjkljivosti:

Prelaganje odgovornosti drugih oddelkov Rektorata na ta oddelek.

Kratki časovni roki, zaradi katerih včasih ni možno izvajati predvidenega sistema kontrole.

Opravljanje nekaterih nalog, ki ne sodijo v področje dela službe (lektoriranje, prevajanje, izvajanje projektov evropskega strukturnega sklada ipd., skrbništvo pogodb).

Občasni pritiski vodstev članic UM, zaradi katerih ni mogoče dela opraviti natančno, strokovno in v časovnem okvirju, ki ga postavlja strokovna služba.

Nejasnost pri dajanju navodil pristojnega ministrstva in NAKVIS za opravljanje različnih nalog (razpisi, tolmačenje pravnih aktov ipd.).

Funkcionalna nepismenost in neupoštevanje navodil zaposlenih na nekaterih članicah UM.

Decembra je odstopil prorektor za izobraževanje.

Na željo novega vodstva in zaradi izvajanja varčevalnih ukrepov je oddelek moral zbrati veliko podatkov (z nekaterimi smo razpolagali in smo jih zgolj prepisovali v drugačno obliko) in izdelati veliko analiz, ki pri odločitvah niso imele večjega učinka in s tem je trpelo redno delo in obremenjenost sodelavcev.

Zaradi prenove spletne strani UM je prišlo do težav pri iskanju informacij, posledično pa so tudi spletne povezave v vlogah za akreditacije in ponovne akreditacije, ki so na NAKVIS-u, postale neaktualne.

Priporočila za odpravo pomanjkljivosti:

Vsak oddelek na Rektoratu naj prevzame odgovornost za svoje področje in delo.

Izobraževanje in usposabljanje za zaposlene na članicah UM.

Spodbujanje k pravočasnosti oddajanja gradiva in zagotavljanje vsebinske ustreznosti oz. ukrepi ob neupoštevanju.

I. II. VISOKOŠOLSKA PRIJAVNO-INFORMACIJSKA SLUŽBA Temeljne naloge Visokošolske prijavno-informacijske službe so izvedba prijavno-sprejemnih postopkov za vpis slovenskih in tujih državljanov na dodiplomski študij. Služba v povezavi s temeljnimi nalogami pripravlja tudi razpis za vpis v dodiplomski študij in analizo prijave in vpisa na UM ter vse ostale naloge, opredeljene v Pravilih o organizaciji in delovanju visokošolske prijavno-informacijske službe ter v Pravilniku o razpisu za vpis in izvedbi vpisa v visokem šolstvu. Spremljajoče dejavnosti so tudi svetovanje dijakom, študentom in zunanjim institucijam o študiju na UM, o štipendiranju in poletnih šolah. Ena od temeljnih nalog službe je postalo tudi svetovanje in informiranje referatov članic UM glede pravnega tolmačenja posameznih pravnih aktov, promocijske aktivnosti univerze ter nadzor in sodelovanje pri prenosu podatkov v podatkovno bazo eVŠ.

Vsebinske, kadrovske in organizacijske spremembe: - Ena delavka službe je bila do oktobra 2012 na porodniškem dopustu,

nadomestilo zanjo smo prejeli januarja 2012.

10

Komentar k akcijskemu načrtu Rektorata UM: - Tretja točka Akcijskega načrta korektivnih ukrepov za študijsko leto

2011/2012 navaja kot zadano nalogo »izboljšati potek informacij od zgoraj navzdol«. Menimo, da smo zaposleni o posameznih zadevah (še posebej iz naših delovnih področij) še vedno pomanjkljivo informirani.

- Četrta točka predvideva združitev promocijskih aktivnosti …,vendar so le-te iz vidika opravljanja posameznih zadolžitev še vedno razpršene po strokovnih službah.

- V zvezi z osmo točko akcijskega načrta bi bilo smiselno razmisliti o izobraževanju zaposlenih na temo medsebojne komunikacije, sodelovanja in skupnega reševanja problemov, in sicer za vse zaposlene.

Ugotovljene prednosti: - Vse delovne naloge so izvedene pravočasno, strokovno in kakovostno. - Strokovna in interdisciplinarna usposobljenost strokovne službe. - Udeležba na različnih zunanjih oblikah dodatnega izobraževanja z namenom

poglobitve obstoječih znanj. - Dobro sodelovanje s članicami UM in zunanjimi institucijami (MVZT, Univerza

v Ljubljani, srednje šole, Zavod za zaposlovanje RS, Andragoški zavod RS). Zaradi korektnega in prijaznega odnosa sodelavcev službe do kandidatov,

študentov, predstavnikov referatov za študentske zadeve visokošolskih zavodov, svetovalnih delavcev srednjih šol in predstavnikov drugih zunanjih institucij je služba ustvarila dobro ime in ugled v strokovni in širši javnosti.

Urejena in ažurirana spletna stran službe, za katero sami skrbijo Z javnimi nastopi v medijih (televizija in radio), pripravo sestavkov za javna

tiskana občila, pripravo lastnih publikacij, pripravo odgovorov na novinarska vprašanja in s sodelovanjem na tiskovnih konferencah služba skrbi za prepoznavnost Univerze v Mariboru v slovenskem prostoru.

Z ustrezno komunikacijo in s predstavitvami študijskih programov Univerze v Mariboru na srednjih šolah in drugih zunanjih institucijah ter sejemskih prireditvah, služba aktivno skrbi za informiranje o možnosti študija na Univerzi v Mariboru.

Informativno gradivo, ki ga pripravljajo za namen predstavitve prijavno-sprejemnega postopka, je postalo prepoznavno na nacionalnem nivoju.

Ugotovljene pomanjkljivosti: Ovirana izmenjava podatkov in dokumentov kandidatov, ki so v postopku

priznavanja, in sicer med strokovnimi službami Rektorata UM, kakor tudi med univerzami.

Vsakoletno spreminjanje zakonodaje, ki ureja področje delovanja službe, in njenega tolmačenja s strani pristojnih institucij, kar otežuje kakovostno in pravilno informiranje zunanjih institucij, kandidatov in študentov.

Pomanjkljiva informiranost zaposlenih o spremembah zakonodaje in drugih aktov iz delovnega področja službe.

Priporočila za odpravo pomanjkljivosti: Oblikovanje skupne baze podatkov kandidatov v postopku priznavanja med

strokovnimi službami Rektorata UM in med univerzami. Ažurno in sprotno informiranje zaposlenih o spremembah zakonodaje s strani

pristojne službe, lahko samo preko elektronske pošte o spremembi ali nastanku novega akta.

11

I. III. SLUŽBA ZA ŠTUDENTSKE ZADEVE Služba za študentske zadeve nudi podporo Študentskemu svetu UM in študentskim svetom članic UM, študentom v komisijah in drugih organih na UM ter njenih članicah, vodi razpis za sofinanciranje študentskih svetov članic UM, nudi pomoč pri delu prorektorja za študentska vprašanja in njegovega sekretarja ter pripravlja gradiva za Študentsko volilno komisijo UM. Strokovni delavec, zaposlen v službi, pripravlja razpise volitev in nadomestnih volitev Študentskega sveta UM in študentskih svetov članic ter volitev v organe UM. Pripravlja tudi poročila o delu študentov, podaja informacije in nudi podporo prodekanom za študentska vprašanja članic UM, vodi korespondenco, vodi in izvaja projekte in sodeluje ter pomaga pri drugih aktivnostih na UM. Služba skrbi tudi za izvajanje oglaševanja na UM (sprejema prošnje za oglaševanje, pripravlja ponudbe in soglasja za oglaševanje ter pogodbe o uporabi oglasnih prostorov). V Službi poleg zaposlenega pomagajo študenti, ki delo opravljajo glede na potrebe in so plačani po študentskih napotnicah.


Kadrovska okrepitev službe.

Razširitev delovanja službe (predvsem nadgradnja promocijske dejavnosti (PR), ki jo izvajajo študenti medijskih komunikacij in vzpostavitev modela izobraževanja študentskih predstavnikov za različna področja).


Uspešnost na vsebinskem in organizacijskem področju (vsakoletne evalvacije za vzpostavljen model sofinanciranja študentskih svetov, skladno s tem pa izboljšave pri pozivu za sofinanciranje).

Porast projektov Študentskega sveta UM, ki pokrivajo različna vsebinska področja.

Večja prepoznavnost in uspešnost Študentskega sveta UM ter njegovih projektov med študenti UM.

Izvedba volitev v Študentski svet UM, študentske svete članic UM in v komisije in druge organe na UM, na transparenten način, brez dvomov v demokratičnost izvedbe postopka

Vzpostavitev spletnega portala ssum.um.si, ki ga je izdelala skupina študentov in le ta tudi zbira in objavlja informacije o novostih iz študijskega in obštudijskega področja.

Uspešno izvedeni projekti športnih in delovnih vikendov za študente.

Uspešno izvajanje aktivnosti sektorja za oglaševanje, ki je sestavljen iz študentov (pridobivanje oglaševalcev in organizacija sistema).

Dobro sodelovanje s študenti (uporabniki službe).

Utrjevanje občutka pripadnosti študentov UM.

Možnosti razvoja novih aktivnosti.


Kljub povečanju obsega dela je v službi zaposlena samo ena oseba.

12

Zaradi velike količine administrativnega dela in le ene zaposlene osebe se ni moč posvetiti razvoju aktivnosti in izvajanju projektov.

Študentom (prodekanom, študentom v študentskih svetih, študentom v komisijah in drugih organih UM) se kljub vestnemu delu in strokovno opravljenemu delu zaposlene osebe, ne nudi dovolj usmerjanja in pomoči oz. podpore, kot bi bilo potrebno in želeno.

Zaradi kadrovske pomanjkljivosti je oslabljeno ukvarjanje z vsebinskimi vprašanji (spremljanje izvajanja študentske ankete, študijska baza, ipd.).

Ob odsotnosti zaposlene ni nadomestne osebe, ki bi opravila nujno sprotno delo.


Zagotoviti primerno nagrajevanje za uspešno opravljeno delo.

Intenzivno izobraževanje zaposlenih (jezikovni tečaji, projektno delo …).

Večje število zaposlenih in strokovno usposobljenih oseb bi omogočilo večji napredek v študentskem organiziranju in delovanju, saj so študenti na funkcije voljeni in po izteku funkcije le to predajo nasledniku, ki nima izkušenj in bi ga bilo potrebno za uspešno opravljanje funkcije primerno izobraziti.

Dodatna priporočila oddelka za odpravo pomanjkljivosti:

Tisti, ki dajejo naročila za delo, naj bodo pri tem bolj eksplicitni in realni, upoštevajo naj načelo proporcionalnosti (vloženo delo – učinek), predvsem pa naj razmislijo, kaj bodo na osnovi pripravljenega gradiva naredili. Energija naj se usmeri v razvojno delo.

Vodstvo naj natančno definira podatke in kazalnike, s katerimi želi letno razpolagati, nato pa se temu ustrezno nadgradi informacijska podpora, ki bo omogočala zbiranje, vpogled in obdelavo podatkov/kazalnikov.

Zagotovi naj se profesionalizacija in združitev promocijskih aktivnosti.

Jasneje naj se definira, za kaj so odgovorni posamezni oddelki. Vodstvo naj pripravi in na organih potrdi strateški načrt za ključna področja delovanja, da bodo zaposleni vedeli, v katero smer se bo institucija razvijala, ker bodo lahko samo na ta način pri tem bolj učinkovito pomagali.

Kako si predstavljate sodelovanje s fakultetami, članicami oz. kakšna naj bo vaša vloga v prihodnje?

- Oddelek je že sedaj v veliki meri povezan s službami na področju

izobraževanja na fakultetah (skupen prijavno-sprejemni postopek za dodiplomski študij, svetovanje in podpora referatom članic Univerze v Mariboru o prijavnih in vpisnih postopkih ter študijskih procesih na univerzi, reševanje odprtih vprašanj in tolmačenja pravnih aktov s področja visokošolskega izobraževanja itd.) in s študentskimi funkcionarji oz. organi članic (Služba za študentske zadeve za vse članice ureja vrsto zadev v zvezi s plačili prodekanom in drugim študentom, izvedbo različnih volitev, skupne projekte itd.). Pri ostalih aktivnostih pa se večkrat pojavi problem, ker rektorat formalno nima pristojnosti, da bi lahko karkoli zahteval od fakultet.

13

Lahko zgolj predlagamo in prosimo, vodstvo fakultete pa se odloči, ali bo to upoštevalo ali ne. Z drugačno ureditvijo bi lahko bila univerza bolj fleksibilna in uspešna (seveda ob pogoju, da bi tisti, ki sprejemajo odločitve, imeli dovolj znanja in izkušenj, institucija pa jasno strategijo).

- Predlagamo, da bi oddelek formalno postal koordinator služb s področja izobraževanja in študentskih zadev na članicah.

14

II. ODDELEK ZA RAZISKOVALNO IN UMETNIŠKO DEJAVNOST

Organiziranost Oddelka za raziskovalno in umetniško dejavnost Oddelek za raziskovalno in umetniško dejavnost je bil vzpostavljen z reorganizacijo na področju raziskovalne, mednarodne in projektne dejavnosti ter spremenjeno sistemizacijo oddelkov, služb in delovnih mest na rektoratu, ki je stopila v veljavo 27. oktobra 2011. Oddelek sestavljajo, kot prikazuje shema 1, Vodstvo oddelka in tri službe Pisarna za projekte UM, Služba za podporo raziskovalcem in projektom članic UM ter Služba za mednarodno sodelovanje in programe mobilnosti. Vodstvo oddelka sodeluje s prorektorico za znanstvenoraziskovalno dejavnost, ki strateško usmerja delo celotnega oddelka.

Shema 1: Organigram Oddelka za raziskovalno in umetniško dejavnost

V Oddelku za raziskovalno in umetniško dejavnost je bilo v letu 2012 skupaj zaposlenih 19 oseb, in sicer: v vodstvu oddelka pomočnica glavne tajnice za raziskovalno dejavnost, mednarodne projekte in razvoj, ki je odgovorna za vodenje in organiziranje dela v Pisarni za projekte UM ter Službi za podporo raziskovalcem in projektom članic UM; pomočnik glavnega tajnika za mednarodno sodelovanje in programe mobilnosti, ki je odgovoren za vodenje in organiziranje dela v Službi za mednarodno sodelovanje in programe mobilnosti; ter dve administrativni in strokovni referentki. V Pisarni za projekte UM je bilo v letu 2012 redno za polni delovni čas zaposlenih 7 oseb ter 3 osebe v dopolnilnem delovnem razmerju (1 celo leto, 2 za obdobje nekaj mesecev v letu 2012 glede na potrebe izvajanja projektov) v obsegu do 20% dopolnilne zaposlitve. V okviru Pisarne za projekte UM deluje tudi Karierni center UM. V Službi za podporo raziskovalcem in projektom članic UM so bile v letu 2012 zaposlene 4 osebe za polni delovni čas ter 1 oseba v dopolnilnem delovnem razmerju v obsegu do največ 20% zaposlitve. Večina navedenih oseb je zaposlena in financirana iz projektnih virov ter v skladu s potrebami izvajanja tekočih in novo pridobljenih projektov. V Službi za mednarodno sodelovanje in programe mobilnosti so bile v letu 2012 zaposlene 3 osebe.

Oddelek za raziskovalno in umetniško dejavnost

Vodstvo oddelka

Pisarna za projekte UM

Služba za podporo

raziskovalcem in projektom

članic UM

Služba za mednarodno sodelovanje in

programe mobilnosti

15

Strokovno področje izvajanja delovnih nalog in aktivnosti Oddelka za raziskovalno in umetniško dejavnost Oddelek za raziskovalno in umetniško dejavnost strokovno pokriva področja znanstvenoraziskovalne, razvojne in umetniške dejavnosti, mednarodnega sodelovanja in projektne dejavnosti. Poleg strokovnega dela posamezne službe opravljajo tudi različna organizacijska, tehnična in druga podobna dela ter naloge, ki so skupnega pomena za UM in njene članice. Pri delu sodelujejo s strokovnimi službami in vodstvi članic UM ter študenti. Oddelek za raziskovalno in umetniško dejavnost prav tako sodeluje pri pripravi strokovnih, vsebinskih in organizacijskih podlag v okviru dveh komisij Senata UM, in sicer Komisiji za znanstveno-raziskovalno dejavnost in Komisiji za mednarodno in meduniverzitetno sodelovanje, katerima predseduje prorektorica za znanstvenoraziskovalno dejavnost. Vizija, poslanstvo in cilji znanstvenoraziskovalne dejavnosti

- Raziskovalna in inovacijska strategija Republike Slovenije 2011-2020, - Program dela raziskovalne in razvojne dejavnosti UM 2009-2013, - Program dela UM za leto 2012, - Kadrovska strategija za raziskovalce UM 2010-2014, ki vključuje načela

Evropske listine za raziskovalce in Kodeksa ravnanja pri zaposlovanju raziskovalcev,

- Strategija razvoja raziskovalne dejavnosti UM, sprejeta in potrjena na senatu UM v januarju 2012,

- Analiza znanstvenoraziskovalnega dela UM, predstavljena na senatu UM aprila 2012.

Vizija znanstvenoraziskovalne dejavnosti UM: po znanstveno raziskovalnih dosežkih vse bolj razpoznavna univerza, ki bo v mandatnem obdobju 2011-2014 konstantno napredovala v primerjavi z drugim univerzam doma in po svetu. Poslanstvo znanstvenoraziskovalne dejavnosti UM: oblikovanje interdisciplinarnih timov raziskovalcev, sposobnih dosegati vrhunske znanstvene rezultate, voditi in sodelovati v znanstvenoraziskovalnih projektih, se vključevati v mednarodne integracije ter centre odličnosti in s tem omogočiti aktivno vključevanje študentov v znanstvenoraziskovalno delo. Glavni cilj: vzpostavitev kreativnega delavnega okolja, ki spodbuja akademsko svobodo z namenom doseganja trajnostnega razvoja in vrhunskih znanstvenih rezultatov, ki bodo zagotavljali večjo prepoznavnost UM v domačem in mednarodnem prostoru. Dejavnosti posameznih služb skozi prizmo samoevalvacije, torej uresničevanja zastavljene vizije, poslanstva in ciljev so predstavljene v nadaljevanju.

16

II. I. Pisarna za projekte UM

Pisarna za projekte UM je zadolžena in odgovorna za: - spremljanje tekočih domačih in mednarodnih razpisov programov in

projektov ter informiranje raziskovalcev in drugih deležnikov na članicah UM o odprtih razpisih in napovedih le-teh,

- vodenje in skrb za centralno evidenco projektov Univerze v Mariboru (bazo projektov, kjer so evidentirani vsi projekti v fazi izvajanja (ON – ongoing), v fazi prijave (PL – planned) in fazi preteka/zaključeni projekti (EN – ended), ki jih izvajajo članice Univerze v Mariboru,

- spremljanje novosti na področju raziskovalne, razvojne in projektne dejavnosti v domačem in mednarodnem prostoru (npr. Obzorje 2020, strukturni skladi v prihodnji finančni perspektivi 2014-2020 ipd.),

- prijave, pridobivanje in izvajanje projektov, ki so v skupnem interesu UM (npr. projekt razvoja kariernih centrov, projekti trajnostnega razvoja in spodbujanja družbene odgovornosti različnih deležnikov, projekt tretje misije univerz ipd.),

- nudenje pomoči raziskovalcem in drugim zaposlenim na UM pri pridobivanju informacij o nacionalnih in mednarodnih razpisih programov ter svetovanje pri prijavi in izvedbi projektov,

- v sodelovanju s članicami UM oz. glede na njihov izražen interes in potrebo tudi prevzemanje nalog vodenja in administriranja projektov, ki so jih pridobile članice UM oz. instituti ter na tak način prispevati k razbremenitvi raziskovalcev pri administrativnih projektnih opravilih,

- izvajanje delavnic za učinkovito vodenje in prijavo projektov (v letu 2011/2012 smo izvedli 5 delavnic in predstavitev programov ter odprtih razpisov – na kolegiju tajnikov, FKBV, FS in ostalih tehniških fakultetah, MF in UKC), skrb za mednarodna projektna partnerstva in mreženje,

- strokovna podpora pripravi in izvajanju projektnih ter drugih aktivnosti Raziskovalno-razvojnega in umetniškega središča Univerze v Mariboru (RAZ:UM),

- profesionalno izvajanje aktivnosti Kariernega centra UM v okviru projekta Vzpostavljanje, razvoj in zagotovitev pogojev dolgoročnega delovanja mreže kariernih centrov na Univerzi v Mariboru 2010-2013.

V tabeli 1 izpostavljamo nekatere projekte, ki jih je v letu 2012 izvajal Oddelek za raziskovalno in umetniško dejavnost, Pisarna za projekte UM, v sodelovanju s članicami Univerze v Mariboru in drugimi partnerji. Tabela 1: Nacionalni in mednarodni projekti v izvajanju Oddelka za raziskovalno in umetniško dejavnost UM, Pisarne za projekte UM, v letu 2012

Zap. št.

Program Naslov projekta Trajanje projekta

Vloga UM (koordinator/partner)

1. South East Europe

SEETechnology 2012 - 2014 Koordinator

17

Programme

2. Evropski socialni sklad (ESS): Implementacija bolonjskega procesa – vključevanje zunanjih strokovnjakov v pedagoški proces

Poletna šola Od ideje do inovacije

2012 Koordinator

3. Evropski socialni sklad (ESS): Implementacija bolonjskega procesa – vključevanje zunanjih strokovnjakov v pedagoški proces

Poletna šola davčnega prava

2012 - 2013 Koordinator

4. Evropska prestolnica mladih (EPM) – pripravljalne aktivnosti 2012

Na poti od ideje do uresničitve in zaposlitve

2012 Koordinator

5. Evropski socialni sklad (ESS): Sofinanciranje razvoja in izvajanja dejavnosti kariernih centrov v visokem šolstvu

Vzpostavitev, razvoj in zagotovitev pogojev dolgoročnega delovanja mreže kariernih centrov na Univerzi v Mariboru


6. Med Programme

R&D Industry 2010 - 2013 Koordinator

7. Central Europe (CE)

Re-Turn 2011 - 2014 Partner

8. Evropski socialni sklad (ESS): MDDSZ

Stres na delovnem mestu


9. MED Programme Operational Programme 2007-2013

Losamedchem 2010 - 2013 Partner

10. LdV, Multilateral projects - Development of innovation

Corporate Sustainability Information and Training in Europe


18

(CSI)

11. Erasmus Multilateral project

RUCHIN 2010 - 2012 Partner

12. Teritorialno sodelovanje SI-HR

City Volunteers 2011 - 2013 Partner

13. Teritorialno sodelovanje SI-HU

OCR – Implementacija naprednih tehnologij (Energy efficiency public lighting)

2012 - 2014 Partner

14. E3M

European Indicators and Ranking Methodology for University Third Mission (E3M)

2009 - 2012

V okviru Pisarne za projekte UM deluje tudi Karierni center UM in sicer v okviru projekta, sofinanciranega iz sredstev Evropskega socialnega sklada (ESS) in Ministrstva za izobraževanje, znanost, kulturo in šport (MIZKŠ) z naslovom »Vzpostavitev, razvoj in zagotovitev pogojev dolgoročnega delovanja mreže kariernih centrov na Univerzi v Mariboru« z obdobjem trajanja 1. 10. 2010 do 30. 6. 2013. V obdobju od pričetka trajanja projekta do konca leta 2012 je karierni center izvedel število dogodkov z vključenimi udeleženci in izvajalci, kot opredeljuje tabela 2. Tabela 2: Število izvedenih dogodkov, udeležencev (študentov in diplomantov) ter vključenih izvajalcev pri dogodkih, ki so bili izvedeni v okviru projekta Kariernega centra UM po letih

Leto Število dogodkov

Število udeležencev (študentov in diplomantov UM)

Število vključenih izvajalcev

Stroški izvedbe dogodkov v EUR

2010* 0 0 0 0

2011 29 749 38 9.806,82

2012 112 3220 133 33.200,69

Skupaj 141 3969 171 Opomba: *Datum pričetka izvajanja projekta je 1. 10. 2010.

Karierni svetovalci UM izvajajo za študente ter diplomante Univerze v Mariboru osebna in skupinska karierna svetovanja, ki so vezana na razvoj njihove kariere in informiranje ter svetovanje o načinih iskanja zaposlitve (tabela 3).

19

Tabela 3: Število svetovanj, ki so jih izvedli karierni svetovalci UM po letih

Leto 2010 2011 2012

Število svetovanj* 0 10 210

Opomba: *Gre za skupinska in individualna svetovanja študentom na področju razvoja kariere in iskanja zaposlitve s pričetkom izvajanja le-teh v mesecu decembru 2011. Spletna stran Kariernega centra UM deluje na spletni povezavi http://www.kc.uni-mb.si/. Prav tako bi želeli izpostaviti R&R transnacionalno virtualno platformo, ki se izvaja v okviru projekta Mediteran »R&D Industry« z obdobjem izvajanja 1. 9. 2010 do 31. 8. 2013, in bo olajšala management raziskovanja in projektov ter podpirala mreženje, inovacijsko kulturo in diseminacijo ustreznih informacij. Za čim učinkovitejšo delovanje bodo v platformo vključeni obstoječi sistemi SICRIS (Informacijski sistem o raziskovalni dejavnosti v Sloveniji), KIS (Kadrovski informacijski sistem), FIPS (Finančno-informacijski poslovni sistem) in baza mednarodnih projektov, s katero v pisarni tudi upravljajo. V bazi so zavedeni mednarodni projekti od leta 2004 dalje, prizadevajo pa si razširiti in posodobiti obstoječo evidenco projektov v bazi tudi na nacionalne programe in projekte. Zaposleni občasno organizirajo tudi predstavitve programov zaposlenim na UM, bodisi samostojno bodisi v sodelovanju s predstavniki programa ter predstavitve rezultatov projektov v izvajanju.


V primerjavi z letom 2010/11 so v letu 2011/12 v Pisarni dodatno zaposlene 1 polno zaposlena oseba (zaradi potreb izvajanja novo pridobljenega projekta ter v celoti projektno financirana) in 2 v dopolnilnem delovnem razmerju. Še zmeraj pa je potrebna dodatna kadrovska okrepitev Pisarne za projekte UM.


Uspešno pridobivanje in izvajanje projektov – v letu 2012 so pridobili oz. izvajajo 14 projektov, v katerih UM nastopa bodisi kot koordinator ali pa partner v projektu.

V letu 2012 so pripravili prijave še dodatno več kot 10 projektov, kjer rezultatov izbora projektov še ni.

Intenzivna in učinkovita strokovna podpora vzpostavitvi in delovanju Raziskovalno-razvojnega in umetniškega središča Univerze v Mariboru (RAZ:UM) pri projektnih aktivnostih ter drugem poslovanju.

Na podlagi izkušenj zaposlenih v pisarni in vzpostavljenega sodelovanja z informacijskimi pisarnami posameznih programov so zaposlenim na UM posredovane kakovostne informacije in storitve.

Vzpostavljeno kakovostno partnerstvo in mreženje za prijave na razpise programov, ki se z leti še krepi.

Dobro sodelovanje s sekretariati programov in predstavniki vladnih ministrstev.

http://www.kc.uni-mb.si/http://www.kc.uni-mb.si/

20

Učinkovita, celovita in transparentna delujoča centralna evidenca/baza projektov celotne univerze.

Izvedene predstavitve programov in delavnice za učinkovito prijavo in izvajanje projektov zaposlenim na UM (npr. na kolegiju tajnikov, raziskovalni zajtrki po članicah UM ipd.).


Potreba po okrepitvi kadrov za kakovostne storitve vsem zaposlenim na UM na področju projektne dejavnosti.

Potreba po izboljšanju motivacijskih mehanizmov oz. nagrajevanja zaposlenih na področju projektne dejavnosti.

Potreba po oblikovanju premostitvenih sredstev/sklada za premagovanje likvidnostnih težav pri izvajanju projektov.

Potreba po vzpostavitvi profesionalne centralne projektne pisarne, ki bi v celoti nadomestila in združila fragmentirane pisarne po članicah in zadostila potrebam članic UM pri projektnem delovanju.


Za kakovost storitev vsem zaposlenim na UM na področju projektne dejavnosti in nemoteno izvajanje projektov, odobrenih v letih 2010, 2011 in 2012 bi bila potrebna zaposlitev najmanj ene dodatne osebe.

Posodobitev baze mednarodnih projektov z možnostjo dodajanja elektronskih dokumentov.

Okrepitev lobističnih aktivnosti za pridobivanje projektov.

Možnost usposabljanja zaposlenih s področja prijav, vodenja in administriranja mednarodnih projektov ter certificiranih managerjev za projekte.

Kreiranje »Sklada premostitvenega kapitala« ter pravil črpanja za pomoč članicam UM pri izvajanju projektov.

Redno usposabljanje sodelavcev doma in v tujini.

Vloga Pisarne za projekte UM v prihodnje in sodelovanje s članicami ter drugimi deležniki:

- Vloga Pisarne za projekte UM naj bi še naprej ostajala v tem, da se zaposlenim na UM nudijo izčrpne, pravočasne in kakovostne informacije s področja aktualnih programov in razpisov, koristni napotki in profesionalna pomoč pri pripravi projektnih prijav, implementaciji projektov, pisanju poročil in podobno.

- Zgoraj opisane aktivnosti zahtevajo nenehno izobraževanje in pridobivanje informacij, kar pa je zaradi statusa zaposlenih v Pisarni za projekte UM (vsi zaposleni so v celoti financirani iz projektnih virov) nemalokrat težko izvedljivo oz. nemogoče. V skladu z izkušnjami in praksami na drugih institucijah bi za nemoteno, kvalitetno in še učinkovitejše delo morali neposredno na projekte zaposliti najmanj 2 osebi le deloma, preostanek delovnega časa pa bi ti osebi porabili za ustrezno stalno izobraževanje in pridobivanje informacij, kar je nujno za kakovostno nudenje pomoči in svetovanje prijavljalcem in izvajalcem projektov na UM.

- Prav tako bi želeli okrepiti vlogo Pisarne za projekte UM kot centralne profesionalne projektne pisarne, ki bi presegla dosedanjo razpršenost po

21

članicah in povezala posamezne projektne sodelavce po članicah v profesionalno in visoko učinkovito projektno pisarno ali mrežo projektnih pisarn s centralno koordinacijo na rektoratu s ciljem doseganja večje profesionalizacije in učinkovitosti dela ter ekonomske racionalnosti delovanja projektnih služb.

- Nadalje bi želeli aktivneje nastopiti kot »izobraževalci« strokovnih služb in ostalih deležnikov znotraj in izven univerze na področju priprave projektnih prijav ter vodenja in izvajanja projektov (za kar bi potrebovali, kot omenjeno že zgoraj, dodatno kadrovsko okrepitev).

- Služba si v prihodnje prizadeva nadgraditi in razširiti centralno evidenco projektov, ki jih vodi za celotno Univerzo v Mariboru, tudi z možnostjo dodajanja elektronskih dokumentov, kar bi pomenilo učinkovitejše in skupno (na enem mestu) vodenje podatkov o projektih in e-arhiviranja projektne dokumentacije.

- V večji meri bi si tudi želeli vključevanja študentov v raziskovalno, razvojno in projektno delo (za kar bi primarno morali poskrbeti visokošolski učitelji in sodelavci na članicah), pri čemer je Pisarna za projekte UM v letu 2011/2012 omogočila, da so se v izvedbo poletne šole aktivno vključili študenti (ne le kot udeleženci, temveč tudi kot aktivni izvajalci nekaterih aktivnosti), prav tako so študenti vključeni v projekt Evropske prestolnice mladih kot pomembni nosilci dela programa.

II. II. Služba za podporo raziskovalcem in projektom članic um

V Službi za podporo raziskovalcem in projektom članic UM izvajajo:

- administrativno podporo znanstvenoraziskovalni dejavnosti UM v okviru raziskovalnih programov in projektov ter drugih projektov Javne agencije za raziskovalno dejavnost RS,

- opravljajo skrbništvo na nivoju UM za portal eObrazci Javne agencije za raziskovalno dejavnost RS ter skupaj z Računalniškim centrom UM sodelujejo pri vpeljavi digitalnih podpisov raziskovalcev,

- izvajajo podporo pri prijavah in izvajanju drugih mednarodnih raziskovalnih projektov s poudarkom na 7. okvirnem programu,

- vodijo in izvajajo projekt Noč raziskovalcev (vsako leto od leta 2006 naprej), - nudijo strokovno in administrativno podporo Komisiji za

znanstvenoraziskovalne zadeve in po potrebi drugim organom UM, - pripravljajo analize financiranja in članstva v Javni agenciji za raziskovalno

dejavnost RS,

- v sodelovanju s Centrom RS za mobilnost in evropske programe izobraževanja in usposabljanja (CMEPIUS) sodelujejo pri izvedbi podpornih aktivnosti za mobilnost raziskovalcev (EURAXESS),

- vsako leto vodijo Javni razpis za izbor mladih raziskovalcev, - v sodelovanju z Evropsko komisijo (EK) opravljajo naloge zakonitega

administrativnega predstavnika, kot so posredovanje administrativnih informacij o UM, posredovanje pri predstavnikih EK v primerih zaustavitve pogajanj, kjer sodelujejo članice UM v projektih 7. okvirnega programa,

- na povabilo direktorata za raziskave EK sodelujejo pri Nacionalnem promotorstvu za Evropsko listino za raziskovalce in Kodeks ravnanja pri

22

zaposlovanju raziskovalcev ter sodelujejo v delovni skupini EK za oblikovanje kadrovske strategije za raziskovalce (implementacija načel Evropske listine za raziskovalce in Kodeks ravnanja pri zaposlovanju raziskovalcev v prakso).

V okviru Službe za podporo raziskovalcem in projektom članic UM se je v letu 2011/2012 izvajal infrastrukturni program ter projekt Noč raziskovalcev 2012, kot prikazuje tabela 4. Tabela 4: Projekti v izvajanju Oddelka za raziskovalno in umetniško dejavnost, Službe za podporo raziskovalcem in projektom članic UM v sodelovanju s članicami UM v letu 2012

Zap. št.

Program Naslov projekta Trajanje projekta

Vloga UM (koordinator/partner)

1. Infrastrukturni program; Javna agencija za raziskovalno dejavnost RS

Infrastrukturna dejavnost Univerze v Mariboru IP- 0552

2009 - 2014 RCUM Botanični vrt FS UCEM

2. 7. okvirni program

Noč raziskovalcev 2012

2012 Koordinator


Izvajanje Evropske listine za raziskovalce in Kodeks ravnanja pri zaposlovanju raziskovalcev. Članstvo v delovni skupini EK za pripravo kadrovske strategije za raziskovalce, ki jo je EK evalvirala in sprejela, kar pomeni, da lahko UM za štiriletno obdobje uporablja logotip »HR Excellence in Research«.

Članstvo v nacionalnem projektnem timu EURAXESS.

Uspeh pri kandidiranju na javni razpis 7. Okvirnega programa za prireditev Noč raziskovalcev v štirih zaporednih letih (2006-2011).

Sodelovanje z direktoratom za raziskave EK (7. Okvirni program, posebne podporne aktivnosti), CMEPIUS in drugimi uporabniki službe.

Z novembrom 2011 se je služba kadrovsko okrepila s čimer nudi podporo izvajanju višjemu številu projektov (kot pred tem letom) ne glede na fazo izvajanja (prijava, izvedba, poročanje).


Za izvajanje kadrovske funkcije v duhu implementacije načel Evropske listine za raziskovalce in Kodeks ravnanja pri zaposlovanju raziskovalcev v prakso po zgledu urejenosti kadrovskega področja, priporočenega s strani EK (University of Bristol) je na rektoratu premajhna kadrovska zasedba.

Potreba po izboljšanju transparentnosti in obveščenosti o kandidaturah visokošolskih učiteljev in sodelavcev UM za izvajanje analize uspešnosti prijav članic UM za članstvo v telesih in javnih razpisih Javne agencije za raziskovalno dejavnost RS in resornega ministrstva, posebnih

23

znanstvenoraziskovalnih dosežkov in podeljenih priznanj z namenom promocije UM.


Za imenovanje članov v organe ministrstev, agencij, podeljenih posebnih priznanj in znanstveno raziskovalnih dosežkov ipd. predlagajo, da članice UM posredujejo vloge (v vednost ali izključno) strokovni službi, da se lahko vzpostavi centralna evidenca o prijavah ter uspešnih članstvih.

Z vzpostavitvijo baze oz. programske opreme, ki se razvija v okviru programa MED R&D Industry bodo odpravljene dolgoletne pomanjkljivosti na področju evidenc in pregleda izvajanja na področju znanstvenoraziskovalne dejavnosti UM, kakor tudi drugih področij (princip spremljanja prijav, pogodb in financiranja je podoben tudi na drugih področjih).

Redno usposabljanje sodelavcev doma in v tujini.

Vloga Službe za podporo raziskovalcem in projektom članic UM v prihodnje ter sodelovanje s članicami in drugimi deležniki:

Služba za podporo raziskovalcem in projektom članic UM želi še naprej aktivno sodelovati v delovni skupini Evropske komisije za pripravo kadrovske strategije za raziskovalce ter skrbeti za učinkovito implementacijo le-te na Univerzi v Mariboru (2010-2014) v skladu z načeli Evropske listine za raziskovalce ter Kodeksa ravnanja pri zaposlovanju raziskovalcev. Služba prav tako želi v sodelovanju z RCUM-om celostno urediti sistem digitalnega podpisovanja za potrebe prijav raziskovalnih programov in projektov, poročanja idr. Javne agencije za raziskovalno dejavnost RS za vse raziskovalce Univerze v Mariboru.

II. III. Služba za mednarodno sodelovanje in programe mobilnosti

Služba za mednarodno sodelovanje in programe mobilnosti koordinira akademsko mednarodno in meduniverzitetno sodelovanje in podpira vse mednarodne aktivnosti UM s poudarkom na izvajanju aktivnosti programov mobilnosti Erasmus, Erasmus Mundus, EGP in Leonardo da Vinci (Gradex) praktično usposabljanje.


Razširitev področij delovanja službe (predvsem usmerjenost v aktivnosti povečevanja mobilnosti v Erasmus območju in priprave strategije za aktivnosti na področju mobilnosti izven Erasmus območja in promocijsko dejavnost).

Prerazporeditev dela znotraj službe zaradi porodniške odsotnosti sodelavke.

Pridobitev novega obsega del in nalog na področju univerzitetnih mrež, kot je razvoj in vodenje evidence za eVŠ, urejanje dodatnih sredstev za štipendije iz Javnega sklada RS za štipendije in kadrovski razvoj, kar pomeni povečanje dela v segmentu štipendiranja za 100% in pa tudi pri poročanju, za ca. 15%.

24


Uspešnost na področju koordiniranja programov mobilnosti Erasmus, Erasmus Mundus, EGP in Norveški Finančni Mehanizem ter Leonardo da Vinci.

Porast vseh tipov mobilnosti programa Erasmus za ca. 3%

Večja prepoznavnost službe in njenih aktivnosti pri članicah UM.

Večja prepoznavnost službe in njenih aktivnosti pri partnerskih univerzah v tujini.

Redna udeležba na mednarodnih konferencah, kar je bilo oteženo zaradi finančnih okvirjev, tako da UM ni sodelovala na jesenskih srečanjih DRC in AARC ter Konferenci univerz iz majhnih držav EU.

Redno usposabljanje v tujini v okviru Erasmus usposabljanja zaposlenih.

Dobro sodelovanje z nacionalno agencijo (CMEPIUS).

Aktivno nastopanje znotraj univerzitetnih mrež (Podonavska rektorska konferenca, Rektorska konferenca univerz regij Alpe-Jadran).

Fleksibilnost delavcev službe in želja po novem znanju.

Oblikovanje promocijskega gradiva UM, posebej tretji del »Information Package«.

Možnosti razvoja novih aktivnosti, predvsem v mednarodnem sodelovanju EU in drugih celin (Erasmus Mundus), okrepljeno sodelovanje s slovanskimi univerzami, predvsem iz regije Rusije in bivših republik Sovjetske zveze (TEMPUS, FP7 – sodelovanje z industrijskimi državami izven EU).

UM je pristopila k strategiji internacionalizacije, kar bo pripomoglo k ureditvi in umestitvi mednarodnega sodelovanja in aktivnosti v sistem delovanja univerze.


Premajhna prisotnost UM v mednarodnem visokošolskem prostoru, kjer bi se tuji študenti lahko redno vpisovali, saj nimamo študijskih programov v tujih jezikih, kar otežuje promocijo UM v mednarodnem prostoru in s tem zmanjšuje učinek dela na promociji UM.

Veliko administrativnega dela in kratki roki za izvedbo le-tega. Predvsem prenos dela za dodelitev dodatnih štipendij študentom Erasmus programa na univerze, brez zagotovitve sredstev za delo na teh nalogah, (zgoraj omenjeni javni sklad) in uvedba eVŠ v tem letu povzroča veliko dodatno delo, saj je treba vse procese dela za študente opraviti še enkrat za sredstva sklada.

Občasne »zamašitve« pri komunikaciji med službo in članicami UM.

Težave pri razvijanju skupnih študijskih programov s tujimi univerzami, zaradi togih pravil za akreditacijo v RS in mnogih zahtev, ki jih akreditacija v RS postavlja tujim partnerjem (morajo posredovati veliko podatkov), ki nimajo tako obsežnih pogojev.

Premajhna vključitev službe v internationalizacijo UM, posebej zaradi pomanjkanja sredstev, potrebnih za udeležbo na sestankih mednarodnih univerzitetnih mrež ob koncu leta.


Še večja prisotnost službe na članicah UM in ohranitev kakovosti storitev s periodičnimi predstavitvami Evropskih programov in procesov, povezanimi z realizacijo projektov.

25

Povečanje prisotnosti UM v evropskem visokošolskem prostoru z udeležbo na ključnih rektorskih konferencah in mednarodnih visokošolskih sejmih ter obnovitvijo usposabljanj za mednarodne službe partnerskih univerz.

Spodbujanje članic, da razvijejo programe v tujih jezikih in prisotnost na treh vodilnih mednarodnih sejmih za visoko šolstvo bi povečalo število tujih študentov za večkratnik, kot kažejo izkušnje iz nekaterih partnerskih univerz iz regije.

Racionalizacija porabe sredstev (izdelava prioritetnega seznama aktivnosti).

Intenzivno izobraževanje zaposlenih pri poznavanju pogojev evropskih programov ter organizaciji dela (racionalizacija procesov). Obisk delavnic, ki jih organizira EK in CMEPIUS v sklopu usposabljanj za programe EU.

Primerno nagrajevanje za samoiniciativno, kakovostno in hitro opravljeno delo.

Primerno motiviranje zaposlenih.

Nadaljevanje promocije UM na nacionalnem in mednarodnem nivoju, vendar na bolj kreativen, profesionalen način – morda z večjo pomočjo lastnih kadrov – študenti, fakultete….

Vpeljava in uporaba sistema FIPS za pripravo/izdajo (in obračun) potnih nalogov.

Vključevanje službe v program internacionalizacije UM. SMPM lahko prispeva primere dobre prakse, svetuje pri sprejemanju strategije internacionalizacije, pomaga pri prenosu dobrih tujih primerov v prakso na UM.

SMPM mora izboljšati sodelovanje s koordinatorji programov EU na članicah, jim pomagati pri lastnem izobraževanju za delo na programih EU, pridobiti organizacijo usposabljanj na UM in s tem zmanjšati stroške in napore za usposabljanje ter svetovati članicam pri odločitvi o sodelovanju ter obsegu sodelovanja na posameznih programih oz. projektih. Za racionalizacijo procesov bo SMPM poskušal s pomočjo eVŠ poenostaviti proces pridobivanja in posredovanja podatkov za namene načrtovanja, spremljanja in poročanja.

26

III. ODDELEK ZA PRAVNE, KADROVSKE IN SPLOŠNE ZADEVE

Oddelek za pravne, kadrovske in splošne zadeve sestavljata dve službi, in sicer Služba za pravne in kadrovske zadeve in Služba za habilitacije. Oddelek za pravne, kadrovske in splošne zadeve pokriva zelo široko področje delovanja, in sicer pravnih ter kadrovskih zadev za celotno UM, kamor sodi vse od sistemizacije delovnega mesta do področja izvolitev v naziv, področje arhiviranja ter splošne zadeve, priprava pravnih mnenj, priprava amandmajev in predlog sprememb zakonov, priprava zemljiškoknjižnih zadev, priprava in vodenje postopkov volitev organov UM, priprava gradiv in dokumentacije za sodne in upravne postopke, vodenje izvršilnih postopkov ... Oddelek je zadolžen za organiziranje in pripravljanje sej Senata UM, Statutarne komisije UM, Komisije za sistemizacijo in organizacijo ter Habilitacijske komisije. V oddelku je zaposlenih 16 delavcev, od tega je ena delavka na bolniški odsotnosti/porodniškem dopustu. V oddelku ni več velike fluktuacije zaposlenih, kar pomeni, da je delo veliko lažje opravljati. Oddelek tudi sodeluje pri pripravi osnutkov pravnih aktov, pri pripravi navodil za delo članic UM, še posebej v primeru, ko članice UM takšna navodila za svoje delo zahtevajo. Oddelek tudi vodi postopke za Komisijo za pritožbe študentov in postopke za Disciplinsko sodišče 2. stopnje, kjer je povečan obseg dela v času vpisa, kar predstavlja količino okoli 400 izdanih odločb v roku treh mesecev. V navedenem času je povečano delo tudi na področju izvedbe postopkov priznavanja izobraževanja, kar prav tako sodi v Oddelek za pravne, kadrovske in splošne zadeve. Oddelek poleg navedenega nudi vso podporo članicam tako na področju pravnih, kadrovskih zadev, kot tudi habilitacijskih postopkov, ki poteka na zadovoljivi ravni. Oddelek od novembra 2012 organizira tudi pripravo gradiv za seje Rektorske konference RS ter spremlja izvajanje sklepov le-te in o njih ustrezno informira pristojne institucije.

III. I. Služba za pravne in kadrovske zadeve Kadrovska struktura v službi je izoblikovana tako, da delo poteka nemoteno in da so posamezni zaposleni specializirani za določena pravna področja. Delo v službi je redno in tekoče opravljeno, pri tem so upoštevani določeni oz. predpisani časovni roki pri pripravi gradiv za organe UM in zunanje institucije. Izvajanje delovnih nalog službe je odvisno od trenutnih prioritet, na splošno pa je delo v celoti urgentno in kakovostno opravljeno. Služba še zmeraj preveč časa potroši za razne razlage in pravna mnenja, dopise in obrazložitve, kronologije in poročila, tudi zato, ker članice UM ne zaposlujejo dovolj strokovno usposobljenega kadra (glede strokovnosti in delovnih izkušenj). Namesto z naštetim bi se morali v službi več ukvarjali s pravno problematiko UM.

27

Komunikacija s članicami UM je odvisna od posamezne članice UM in posameznika. Komunikacija z Zavodom RS za zaposlovanje, Zavodom za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije, Zavodom za zdravstveno zavarovanje Slovenije, Davčno upravo RS (DURS) in podobnimi institucijami poteka na zadovoljivi ravni.


Sodelavci v službi imajo delo razporejeno tako, da so zadolženi za posamezna področja, vendar pa morajo poznati tudi večino dela svojih sodelavcev z izjemno nekaterih področji, ki so ozko specializirana.


Služba se trudi ažurno obveščati o novih zaposlitvah na rektoratu.

Uresničevanje lastnega akcijskega načrta oddelka:

Lastni akcijski načrt služba letno izpolni na področjih, kjer je vezan samo na delo v lastni službi, težje je na področjih, kjer je delo vezano na več oddelkov.


Splošni akti in izdana navodila na različnih področjih se po ugotovitvi potreb ažurno spreminjajo in dopolnjujejo, s tem pa prihaja do manj nastalih napak pri izpeljavi postopkov.

Sproti ažurirana in relativno dobro je urejena spletna stran za aktualne zadeve (volitve, razpisi, javne obravnave).

Vzpostavitev in uporaba nove celostne informacijske podpore za kadrovsko področje (kadrovsko informacijski sistem - KIS).


Delo službe je še vedno oteženo z zastavljanjem pogostih vprašanj s strani članic UM za že znane in utečene postopke.

Nov kadrovsko informacijski sistem – KIS še vedno ne omogoča izpisa soglasij za delo, kar pomeni, da se še vedno uporablja stara kadrovska baza.

Problem podvajanja dela se pojavlja tudi pri vnosu sistemizacije in organizacije UM, saj se le-ta z uvedbo novega kadrovsko informacijskega sistema vnaša v dva različna programa.


Glavni problem službe so preobilica dela, premalo časa in preveč zadev, ki jih je potrebno opraviti hkrati. Z boljšo organiziranostjo in večjim poudarkom prioritet ter prenosom informacij bi zadeve lahko hitreje reševali.

Več komunikacije naj bi potekalo z elektronsko pošto, potrebno bi bilo vzpostaviti baze za vsa področja, tako bi se lahko vršila kontrola predvsem na zelo pomembnem pravnem področju.

Izvajanje izobraževanj za zaposlene na članicah UM po ustreznih strokovnih področjih.

Čim prejšnje sprejetje signirnega načrta.

Čim prejšnje sprejetje Klasifikacijskega načrta za članice UM.

28

Priprava internega akta o upravljanju z dokumentarnim gradivom in arhiviranju.

Priprava notranjih pravil za elektronsko arhiviranje v skladu z Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih.

Odprava pomanjkljivosti nove kadrovske baze in ukinitev stare baze, s čemer bi se odpravilo podvajanje dela.

III. II. Služba za habilitacije Kadrovska zasedba je zastavljena na način, da delo poteka nemoteno, saj je potrebna učinkovita podpora celotni UM v vseh fazah postopka izvolitve v naziv.


Na ravni službe je bila izdelana računalniška podpora za vodenje postopkov izvolitev v nazive, ki se uspešno uporablja pri vsakodnevnem delu. Za vzdrževanje skrbi služba sama, zato je mogoče po potrebah sproti in v rokih dodajati morebitne nove funkcije ali izboljšave.

Opravljen je bil popis arhive vseh odločb o izvolitvah na rektoratu, ki je sedaj dostopen v računalniški bazi.

Uresničevanje lastnega akcijskega načrta službe:

– Služba je nudila podporo delovni skupini za pripravo novih univerzitetnih habilitacijskih meril. Nova merila so pripravljena in sprejeta. V nadaljevanju je potrebno uskladiti še ostale pripadajoče pravilnike in akte, ki pa so odvisni tudi od sprememb Statuta UM.

– Skladno s smernicami vodstva UM pripravljamo predlog novega postopka izvolitve v naziv, ki bo zmanjšal obremenjenost različnih organov ter skrajšal čas postopka izvolitve. Ker je postopek izvolitve določen v Statutu UM smo pri implementaciji odvisni od sprememb Statuta.

– Služba nudi podporo pri uskladitvi habilitacijskih področij na ravni celotne univerze.


Dobri odnosi in sodelovanje na večini delovnih relacij.

Enakopravno obravnavanje vseh vlagateljev postopka izvolitve v naziv.

Računalniška podpora omogoča dober nadzor nad postopki ter pravočasno izpeljavo postopkov za izvolitve v naziv.


Trenutno se po zaključeni habilitaciji arhivirajo celotne mape kandidatov v fizični in elektronski obliki. Dokumentacija se hkrati objavlja za potrebe sej senata UM ter habilitacijske komisije senata UM, dodatna kopija dokumentacije se posreduje na ustrezno članico. Na ta način se ena in ista dokumentacija hrani vsaj na petih različnih mestih.

Čeprav se vsa dokumentacija ob prevzemu digitalizira in se v elektronski obliki pripravljajo vsi dopisi in dokumenti, se večina dokumentacije v postopku še zmeraj pošilja po pošti v fizični obliki.

Informacijska podpora postopka ni dostopna s strani članic.

29

Obseg dela je zaradi racionalizacije procesov in ker služba hkrati opravlja naloge s kadrovskega in pravnega področja tako povečan, da ga ni mogoče vedno opraviti v rednem delovnem času.

Zaradi prostorske stiske (sedem delavcev v enem prostoru), velikega števila nujnih telefonskih dogovorov ter pogostih delovnih obiskov učiteljev in sodelavcev UM, je pogosto onemogočeno zbrano in natančno opravljanje dela.

Pri popisu arhiva odločb je bilo ugotovljeno, da na rektoratu manjkajo nekatere starejše odločbe o izvolitvah iz določenih članic.


Določitev seznama dokumentov, ki jih je po izvolitvi potrebno hraniti v arhivu.

Vzpostavitev sistema elektronskega vročanja večine dokumentacije v postopku izvolitve v naziv.

Dostop do informacijske podpore za vodenje postopkov tudi s strani članic.

Pridobitev dodatnih prostorov za odpravo prostorske stiske in sprejema delovnih obiskov učiteljev in sodelavcev UM.

Pridobitev seznama manjkajočih odločb s članic univerze v Mariboru.

30

IV. ODDELEK ZA RAČUNOVODSTVO IN FINANCE

Organizacijska struktura Oddelka za računovodstvo in finance je ob koncu leta 2012 sledeča: vodenje oddelka po pooblastilu rektorja od junija 2012 izvaja pomočnica glavne tajnice za gospodarjenje in investicije, Računovodska služba UM (vodja in štirje zaposleni), Služba za finance, plan in analizo UM (vodja in trije zaposleni). Oddelek dobiva navodila za delo v največji meri od prorektorja za finančne zadeve in glavne tajnice UM; ugotavljajo, da so navodila za delo in s tem pretok informacij večinoma zadostna za izvedbo nalog, vendar pa je zaradi širokega delokroga oddelka in s tem tudi količine relevantnih informacij za delo nujno potrebno vzdrževanje in stalno izboljševanje tega področja. Zaradi velikega števila nalog, ki zadevajo strokovne službe oddelka je določanje prioritet odločilnega pomena. To poteka usklajeno z navodili glavne tajnice UM. Vzdrževanje in nadgrajevanje finančnega informacijskega sistema (FIPS) se je v juniju 2012 premestilo iz RCUM v Računovodsko službo s prezaposlitvijo sistemskega analitika. Že oblikovane delovne skupine, ki strokovno spremljajo spremembe in določajo prioritete izpolnjevanja zahtev se sestajajo po potrebi. Konec leta 2012 se je vodstvo UM odločilo, da bomo v okviru notranjih zmožnosti pristopili k posodobitvam programa FIPS, ki se že izvaja. Nagrajevanje zaposlenih je vezano na zakonske možnosti in do polletja 2012 so bile izplačana tudi vsa nadurna dela. Zaradi varčevalnih ukrepov, ki so še v izvedbi, se nadurno delo izplačuje le, če ima rektorat za to posebna projektna sredstva, prav tako pa se zaradi izvedbe varčevalnih ukrepov od polletja ne izvajajo strokovna izobraževanja. • Vsebinske, kadrovske in organizacijske spremembe:

- Junija 2012 je oddelek na svojo željo zapustila vodja oddelka in na podlagi predhodnih izkušenj z vodenjem tega področja je vodenje po pooblastilu in do priprave nove sistemizacije, s katero se bodo funkcije računovodstva in financ ponovno združile z gospodarjenjem in investicijami, prevzela pomočnica glavnega tajnika za gospodarske in finančne zadeve;

- V maju 2012 sta se oddelku pridružila dva zaposlena iz RCUM in sicer sistemski analitik za področje plač in področje FIPS, kar je bil že kar neko obdobje načrt za kadrovsko izpopolnitev oddelka, ki je pripomogel k celostnemu pokrivanju obeh področij;

• Ugotovljene prednosti:

- Urejena in ažurirana spletna stran s pravilniki in navodili z delovnega področja oddelka.

- Trimesečna poročila o poslovanju so izboljšala stalni pregled nad izvajanjem finančnega načrta in nad poslovanjem članic UM in Rektorata.

- Obe strokovni službi imata zelo kvaliteten vodstveni kader in tudi ostale zaposlene so sposobne samostojnega dela po navodilih.

31

• Ugotovljene pomanjkljivosti:

- Občasno izjemno kratki časovni roki, zaradi katerih ni možno natančno izvajati predvidenega sistema notranjih kontrol.

- Onemogočena stimulacija za samoiniciativno, kakovostno in hitro opravljeno delo.

- Potrebno je enotno obravnavanje problemov članic UM in oblikovanje enotnih stališč pri odpravi problemov.

- Pretok potrebnih informacij za učinkovito, strokovno in ažurno delo. • Priporočila za odpravo pomanjkljivosti:

- Vzpostavitev centralnega informacijskega finančnega sistema – ali z obnovitvijo starega ali z vzpostavitvijo novega

- Vzpostavitev sistema, ko so kontrole s strani centralne FRS UM omogočene tudi med letom – določitev pristojnosti za vpogled v posamezne fin. inf. sisteme članic

- Odgovornost za računovodsko poslovanje ostaja na članicah, vendar se ji doda obveza za upoštevanje navodil in popravkov centralne FRS UM

- Izboljšati pretok informacij, ki bo omogočal bolj učinkovito in strokovno izvajanje nalog.

- Uvajanje sestankov z računovodji članic UM, na ta način doseči bolj strokovno delo, predvsem na tistih področjih, kjer obstajajo nejasnosti.

IV. I RAČUNOVODSKA SLUŽBA UM IV. II SLUŽBA ZA FINANCE, PLAN IN ANALIZO UM

Osnovni dejavnosti obeh služb sta knjigovodsko in finančno poslovanje Rektorata in priprava zbirnih poročil za celotno UM na vseh področjih poročanja: Davčna uprava RS, Agencija RS za javnopravne evidence in storitve (AJPES), MVZT, vodstvo UM in drugim. Naloge Računovodske službe in Službe za finance, plan in analizo se močno prepletajo z nalogami teh služb na članicah UM. Ker je na tem področju vedno bolj pomembno ažurno poslovanje, ki je osnova za pripravo raznih pregledov, obračunov, planiranja, je pomembnost teh dveh služb pridobila na veljavi. Pomembno vlogo pri delu služb ima dobro podprt informacijski program. Vsakoletni revizijski pregledi na Rektoratu in članicah UM so tisti, ki zahtevajo odpravo in poročila o odpravi korektivnih ukrepov. V letu 2012 je bila opravljena revizija izvedbe korektivnih ukrepov, ki je pokazala, da so članice večinoma odpravile zaznane nepravilnosti. • Vsebinske, kadrovske in organizacijske spremembe:

- V obeh službah je bilo zaposlenih devet delavcev (dva prezaposlena iz RCUM).

- Obseg dela v službah se je v zadnjih letih povečal predvsem na področju usklajevanja dela s članicami UM in zaradi vedno novih zahtev pri poročanju o izvajanju projektov.

32

• Ugotovljene prednosti: - Vse delovne naloge službe so bile, kljub povečanemu obsegu, opravljene v

predpisanem roku. Dela in naloge, ki se nanašajo na vodenje računovodstva in financ Rektorata, izvajajo tekoče, s sprotnim izvajanjem notranjih kontrol.

- Delavke so tekoče seznanjene s spremembami na področju financ in računovodstva.


- Pogosto neupoštevanje dogovorjenih rokov za izvedbo nalog s strani članic UM.

- Računalniški program FIPS je še v posodabljanju, ker je prišlo zaradi uveljavljanja novega sistema za obračun plač do dodatnih zahtev. Poenotenje šifrantov in kontnega okvirja bi omogočalo hitrejše preglede in analize. V programu FIPS še vedno ni mogoče narediti nekaterih zahtevanih poročil npr.: Poročila o statistiki finančnih računov, bilance stanja,

• Priporočila za odpravo pomanjkljivosti:

- Upoštevanje dogovorjenih rokov za izvedbo nalog (predvsem s strani članic UM).

- Posodobitev računalniškega programa FIPS za lažje in hitrejše vodenje poslovnih knjig.

- Čimprejšnja vzpostavitev sprememb sistemizacije in organizacije, ki so bile sprejete koncem leta 2012;

V. ODDELEK ZA NABAVO IN JAVNA NAROČILA Organizacijska struktura Oddelka za nabavo in javna naročila je ob koncu leta 2012 sledeča: vodja oddelka - pomočnica glavnega tajnika (od julija 2013 na bolniškem staležu), en samostojni strokovni delavec VII/2, ki izvaja dela vodje službe in dva strokovna delavca V. • Vsebinske, kadrovske in organizacijske spremembe: - Področje dela je pokrito v dveh oddelkih, kar je neracionalno in otežuje delo, poleg tega pa tak sistem organizacije dela pomeni razpršitev odgovornosti in pristojnosti. Mnoge pritožbe zaposlenih na rektoratu, da so s tako organizacijo dela vsi postopki izjemno zbirokratizirani in dolgotrajni ter otežujejo delo vsem zaposlenim, se predvideva za boljšo organizacijo dela in s tem učinkovitost strokovnih služb s spremembo sistemizacije ponovna združitev v enoten oddelek. • Ugotovljene prednosti:

- Fleksibilnost zaposlenih in njihova želja po izobraževanju. - Strokovna usposobljenost zaposlenih


- Pogosto ni pravočasnega pretoka potrebnih informacij za učinkovito, strokovno in ažurno delo.

- Neodzivnost članov komisij pri postopku javnega naročanja.

33

• Priporočila za odpravo pomanjkljivosti: - Jasna, natančna in pravočasna navodila za izvedbo nalog. - Pravočasen pretok potrebnih informacij za učinkovito, strokovno in ažurno

delo. - Člani strokovnih komisij pri izvedbi posameznega javnega naročila naj bodo

strokovno usposobljeni iz predmetnega postopka, saj zaposleni v oddelku niso strokovnjaki s posameznih področij nabave.

- S spremembo internih navodil za naročanje bi olajšali veliko birokratskega delo, ki v tem trenutku meji na popolno degradacijo sistema javnega naročanja, saj v nobenem primeru ni pomembna vsebina, važna je le forma in prevečkratne notranje kontrole, ki zavirajo postopke in otežujejo delo, vsekakor pa ne pripomorejo k cilju javnega naročanja – gospodarnemu obnašanju.


VIII ODDELEK ZA GOSPODARJENJE IN INVESTICIJE Organizacijska struktura Oddelka za gospodarjenje in investicije je bila ob koncu leta sledeča: - vodstvo oddelka (pomočnica glavnega tajnika in tajnica oddelka), - Služba za gospodarjenje (dva zaposlena), - Služba za investicije (dva zaposlena), - Enota za vzdrževanje (sedem zaposlenih) - Enota za čiščenje (strokovni sodelavec prerazporejen iz RCUM kot vodja +

cca 55 zaposlenih čistilk) Oddelek dobiva navodila za delo v največji meri od glavnega tajnika, seveda pa tudi direktno od vodstva UM in sicer: - predsednika Upravnega odbora UM, - univerzitetnega arhitekta, - prorektorja za finančne zadeve. Ugotavljajo, da so navodila za delo in s tem pretok informacij večinoma zadostna za izvedbo nalog, vendar pa je zaradi širokega delokroga oddelka in s tem tudi količine relevantnih informacij za delo nujno potrebno vzdrževanje in stalno izboljševanje tega področja. Zaradi zelo širokega spektra nalog, ki zadevajo posamezne strokovne službe oddelka je določanje prioritet odločilnega pomena. To poteka usklajeno z navodili glavnega tajnika UM. Nagrajevanje zaposlenih je vezano na zakonske možnosti in tudi letos so bili stimulirani v skladu z možnostmi finančnih sredstev Rektorata UM. • Vsebinske, kadrovske in organizacijske spremembe:

- S spremembo organizacije in sistemizacije se je oddelek povečal za enoto, ki zagotavlja čiščenje na UM – s tem se je iz RCUM v oddelek prestavil strokovni sodelavec, ki skrbi za vodenje enote, ki skrbi za organizacijo čiščenja na celotni UM; to je vsekakor pomenilo velik organizacijski zalogaj, ki smo ga

34

nekako uspeli vzpostaviti in deluje nemoteno in brez pripomb s strani članic UM, vsekakor pa je to pomenilo veliko vloženega dela in truda s strani vseh zaposlenih v oddelku;

- Služba za investicije deluje usklajeno s pomočjo pravne pomoči iz oddelka za pravne, kadrovske in splošne zadeve, ki nam jo je omogočila glavna tajnica, poleg tega pa aktivno sodeluje tudi s pravnikom iz Oddelka za javna naročila in nabavo;

- Služba za gospodarjenje je zaradi izvedbe projekta EPK pridobila novo sodelavko (za čas izvajanja projekta), ki skrbi izključno za projekt in je tudi zaposlena za čas trajanja projekta; Celoten projekt pomeni izrazito povečano delo na vseh oddelkih rektorata, saj smo zaradi sistema izvajanja odvisni od vodij posameznih podprojektov, ki so na članicah UM, ki se večinoma ne držijo pravil, ki smo jih določili za izvedbo in nam to povzroča ogromno dodatnega usklajevanja in ad hoc reševanja problematike.

- Oddelek ima izrazito povečano delo zaradi spremljanja investicije »Novogradnja Medicinske fakultete UM« in spremljanja ter izvajanja programov vodstva UM, predvsem univerzitetnega arhitekta.

- Oddelek še naprej spremlja in vodi seje Upravnega odbora UM in Kolegija dekanov, vodi celotno korespondenco gradbenih odborov za posamezne investicije in vseh projektov univerzitetnega arhitekta.

• Ugotovljene prednosti:

- Urejena in ažurirana spletna stran Upravnega odbora UM z zapisniki sej. - Urejena in ažurirana spletna stran s pravilniki in navodili z delovnega

področja oddelka. - Investicijska dela se izvajajo v skladu s programom dela; koordinacija z

MVZT, projektnim inženiringom, izvajalci del in članicami UM je dobra. - Redno vlaganje v strokovna izobraževanja zaposlenih v oddelku pomenijo

njihovo dobro strokovno usposobljenost in izkušenost. - Izjemna pripadnost vseh zaposlenih ciljem in nalogam oddelka, kar zelo

dobro vpliva na klimo v oddelku. • Ugotovljene pomanjkljivosti:

- Slab pretok informacij in dokumentov med posameznimi oddelki, ki onemogoča učinkovito, strokovno in ažurno delo.

- Nepotrebno podvajanje del med posameznimi oddelki. - Povečevanje birokratskih postopkov, ki podaljšuje čas za izvedbo nalog in

povzroča neučinkovitost. - Občasno izjemno kratki časovni roki, zaradi katerih ni možno natančno

izvajati predvidenega sistema notranjih kontrol. - Onemogočena stimulacija za samoiniciativno, kakovostno in hitro opravljeno

delo. • Priporočila za odpravo pomanjkljivosti:


35

VIII.I SLUŽBA ZA GOSPODARJENJE UM VIII.II SLUŽBA ZA INVESTICIJE UM VIII.III ENOTA ZA VZDRŽEVANJE

S spremembami sistemizacije junija in septembra 2011 se je v Službo za gospodarjenje prerazporedil nov sodelavec, ki je poleg ostalih nalog prevzel še vodenje in spremljanje projektov univerzitetnega arhitekta, ki se mu je v začetku leta pridružila še sodelavka, ki je prevzela administrativno vodenje projekta EPK. Služba deluje v okviru svojih zmožnosti, po potrebi se poslužuje pomoči iz oddelka za računovodstvo in finance ter oddelka za pravne, kadrovske in splošne zadeve. Projekt EPK se izvaja skladno s pogodbo in pričakujemo, da ga bomo ob koncu leta tudi uspešno zaključili. Z marcem 2012 se je Enoti za vzdrževanje priključila Enota za čiščenje, ki skrbi za celotno dejavnost čiščenja na UM. To je pomenilo kar velike spremembe v organizaciji dela, zato smo pridobili s prerazporeditvijo iz RCUM dodatno kadrovsko okrepitev – strokovnega sodelavca, ki je vso leto skrbel za precej problematično področje, saj članice UM tega ukrepa UO UM niso ravno »vzele za svojega«. Sistem smo vzpostavili in s ponosom lahko rečemo, da področje čiščenja deluje urejeno in brez večjih pripomb, je pa res, da smo se za to morali zelo potruditi vsi zaposleni v oddelku, predvsem pa vodja tega področja. Skladno s tem se je pripravila tudi nova sistemizacija, ki ureja to področje na način, da strokovni sodelavec dejansko tudi postane vodja tega področja, kar si več kot zasluži. Vse službe so izvajale svoja dela in naloge skladno s potrebami in navodili.

• Vsebinske, kadrovske in organizacijske spremembe: - Število delavcev v strokovnih službah se je povečalo skladno z zgoraj

navedenim; - Zaradi pripravljenih sprememb sistemizacije ob koncu leta 2012 so se

zaposleni iz Oddelka za javna naročila in nabavo preselili v mansardo, da je olajšano skupno delo;

• Ugotovljene prednosti: - Predvsem na področju investicij in investicijskega vzdrževanja UM je

potrebno upoštevati dolgoletne izkušnje s področja dela, tehničnih predpisov;

- Neodvisno od danih nalog se službe še naprej trudijo dajati pobude za izboljšanje poslovanja, vse naloge pa skušajo opraviti korektno, ažurno in z veliko mero odgovornosti ter z upoštevanjem racionalizacije oz. ekonomičnosti poslovanja.

• Ugotovljene pomanjkljivosti: - Obe strokovni službi sta v trenutni situaciji kadrovsko podhranjeni, vendar se

trudijo z delitvijo dela in tesnim sodelovanjem uspešno izvajati vse zadane naloge.

- Oddelek bi nujno potreboval stalno pravno pomoč, saj sodelovanje med oddelki ni zadostno in mnogokrat otežuje delo in onemogoča učinkovito izvajanje nalog, vendar pa se je v letu 2012 situacija poboljšala v toliko, da nam je glavna tajnica namenila stalno pomoč s strani oddelka za pravne,

36

kadrovske in splošne zadeve, poleg tega pa s prerazporeditvijo sodelavcev iz oddelka za nabavo in javno naročila poboljšala tudi pravno pomoč v našem oddelku;

• Priporočila za odpravo pomanjkljivosti: - Čimprejšnja vzpostavitev sprememb sistemizacije in organizacije, ki so bile

sprejete koncem leta 2012; - Nujno je stalno posodabljanje računalniške opreme (software) zaradi

možnosti spremljanja in spreminjanja dokumentov, ki se nanašajo na projektno dokumentacijo; primer avtocad.dwg program.

37

VII. RAČUNALNIŠKI CENTER UM

Računalniški center UM (RCUM) kot infrastrukturni center zagotavlja vsem zaposlenim na UM - raziskovalnim, pedagoškim in ostalim delavcem ter študentom - dostop do sodobne informacijsko komunikacijske tehnologije (IKT) in informacij. Zmogljiva podvojena povezava v omrežje Internet omogoča UM enostavno in hitro komunikacijo s partnerji po vsem svetu, sodelovanje pri uporabi raziskovalne opreme na daljavo, videokonferenčne zveze ipd. Z združitvijo osrednjih IKT storitev na enem mestu so zagotovljeni ekonomsko najugodnejši pogoji za nabavo in vzdrževanje sicer drage tehnološko zmogljive opreme in storitev. Dvig kakovosti infrastrukturnega centra in hitrejše uvajanje novih storitev je možno doseči z dvigom motivacije zaposlenih, reorganizacijo zaposlenih v centru in predvsem strateško opredelitvijo in zadolžitvijo vsakodnevnih opravil. Učinkovitejše delo zaposlenih RCUM zagotavljamo s posodabljanjem opreme in informacijskega sistema UM. Pri svojem delu RCUM izvaja koordinacijo aktivnosti z zunanjimi izvajalci. Najpomembnejše izvedene aktivnosti in projekti za leto 2012 so navedeni v tabeli na dnu dokumenta.


Odhod pomočnice vodje RCUM in ukinitev tega delovnega mesta

Poleg sprememb, ki so navedene v okviru posameznih služb (gl. spodaj) je bila zaposlena strokovna sodelavka


Razmeroma jasne zadolžitve nad opravili med zaposlenimi

Vzpostavljen je nadzor nad obstoječo infrastrukturo

Uvajanje metode projektnega dela: pripravljanje projektnih okolij, priprava povzetkov projektov, definiranje projektnih skupin, priprava planov projekta, izvedba nadzora nad izvajanjem aktivnosti projekta – sledenje aktivnostim, izvajanje preventivnih in korektivnih akcij. Sestajanje projektnih skupin za uspešnejšo realizacijo projektov.

Pripravljen je portfelj vseh storitev in rešitev, ki jih RCUM ponuja članicam in drugim subjektom UM.

dostop do portala Gartner omogoča kvalitetnejše odločanje

Uvedba sistema podpore za uporabnike (vsem članicam UM, njenim zaposlenim).

Zaposleni uspešno prestajajo tudi industrijsko certificiranje, s čemer se potrjuje kompetentnost ter zmožnosti kadrov. V letu 2012 sta bili pridobljeni 2 certifikaciji (industrijski CCNA ter PRINCE 2 Foundation)


po mnenju nekaterih zaposlenih prenizko vrednotenje posameznih delovnih mest, kar se kaže v nezadovoljstvu in slabi motiviranosti za delo.

Pomanjkanje stabilnega finančnega okvira za delovanje RCUM

V postopku vodenja projektov manjka tudi celovit in informacijsko podprt pristop k upravljanju sprememb.

38

Ni identificiranih tveganj poslovanja centra in postavljenih prioritet za odpravo le-teh.

Pomanjkanje kapacitet (ljudi). RCUM je verjetno edini oddelek na rektoratu, ki je v preteklih letih nazadoval pri številu zaposlenih. V primerjavi s stanjem pred slabimi tremi leti (primerjava je bila opravljena glede na stanje s 1. 5. 2010) je na RCUM za 133 plačnih razredov (PR) manj kapacitet, kar ob povprečnem PR, ki je na RCUM 31,6 PR, pomeni dobre 4 ljudi (4,2 FTE), pri čemer sta že upoštevani prestavitvi dveh zaposlenih v drug oddelek na rektoratu. Posledica je preobremenjenost posameznikov.

Za določena ozka strokovna področja ni dovolj dobrega znanja, kar je posledica nezmožnosti poglobiti se v področje zaradi preobremenjenosti ali pa tudi nemotiviranosti.

Uporabniki še vedno premalo dosledno uporabljajo storitve podpore.


Za vodenje projektov (tako tistih s področja informacijske tehnologije kot tudi drugih) bi bilo potrebno definirati postopek (v skladu z obstoječimi metodologijami za vodenje splošnih oz. IT projektov), ki omogoča nadzor nad vodenjem in izvajanjem projektov ter spremljanje napredka posameznega projekta.

Tveganja je potrebno identificirati, zapisati, dodeliti skrbništvo in spremljati njihovo stanje.

Zaposlitev novih ljudi, nujno za področje zagotavljanja varnosti, sistemske analize ter podpore mobilnim napravam.

Potrebna je določitev ali pregled dobrih praks procesa razvoja programske opreme (metodični ali ametodični pristop).

Nujno je redno izobraževanje zaposlenih, sicer so zaradi dinamike razvoja informacijsko-komunikacijske tehnologije v nekaj letih zaposleni brez uporabnih znanj.

Izboljšanje sodelovanja in komunikacije med zaposlenimi in z uporabniki.

VII.I. SLUŽBA ZA RAZVOJ IN VZDRŽEVANJE RAČUNALNIŠKEGA SISTEMA

Služba je zadolžena za vzdrževanje in razvoj mrežne in strežniške infrastrukture univerze, obenem pa:

- skrbi za primerno tehnično opremljenost posameznega delovnega mesta (Rektorat, Univerzitetni športni center Leona Štuklja, Dom podiplomcev in gostujočih profesorjev, Študentski domovi) v obliki podanih predlogov, pripravi specifikacij za nakup in fizičnem nameščanju primerne opreme,

- nudi podporo uporabnikom (na omenjenih lokacijah in širše) pri odpravljanju težav s programsko in strojno opremo,

- skrbi za tehnično nemoten delovni proces,

- nudi tehnično podporo ob raznih dogodkih, V letu 2012 je bilo delo službe dobro, saj večjih izpadov storitev, za katere služba skrbi ne beležimo.

39

• Vsebinske, kadrovske in organizacijske spremembe: - odhod zaposlenega in zaposlitev dveh novih sodelavcev na delovni mesti, ki

sta se »sprostili« v letu 2011 (sistemski inženir - 1001270, J01720 in sistemski vzdrževalec - 1001336, J037009), s čimer se je služba kadrovsko in strokovno kvalitetno okrepila.

- Z namenom zagotovitve neprekinjenega poslovanja, prenosa svežega znanja na lastno ekipo in dviga kvalitete storitev, ki jih ponuja, je služba sodelovala tudi pri izvedbi razpisa za zunanjega izvajalca. Razpis je bil uspešno izpeljan, sodelovanje pa trenutno poteka s podjetjem Comtron d.o.o..

• Uresničevanje lastnega akcijskega načrta

Vpeljava nadzornega sistema (NAGIOS), ki uspešno pomaga pri zaznavanju napak in težav na področju programske, strojne in omrežne opreme, s tem pa omogoča pravočasno in hitrejše posredovanje v primeru nastopa težav ter preprečevanje le teh.

Ureditev sistemskega prostora (potrebno je bilo odstraniti nepotrebne in nedelujoče naprave in kable, urediti odpis le teh, očistiti prostor in nabaviti novo klimatsko napravo).

Izpeljan prehod uporabnikov na novo domeno um.si na rektoratu in širše (trenutno preko 1.200 uporabnikov).

Izvedena prenova in posodobitev DNS strežnikov.

Izvedena prenova in posodobitev VMWARE okolja.

• Ugotovljene prednosti: - Stabilna osrednja omrežna in strežniška infrastruktura, ki je deležna rednega

nadzora (nadzorni sistem), posodobitev (programska in strojna oprema) in sprotnega vzdrževanja,

- Stabilno in vzdrževano delovno okolje uporabnikov na rektoratu, Študentskih domovih, UŠC in DPGP,

- Neposreden stik z uporabniki, - Dobro poznavanje lokalnega in globalnega okolja, kar pripomore k hitremu in

kakovostnemu odpravljanju težav. - Primerna tehnična opremljenost posameznih delovnih mest in predavalnic na

Rektoratu (nabava kakovostne opreme, EDUROAM, fiksna postavitev projektorjev in platen).

• Ugotovljene pomanjkljivosti: - Kljub napredku je potrebno še veliko postoriti na dokumentiranosti

posameznih področij dela, predvsem v smislu rednega in sprotnega posodabljanja dokumentacije.

- Nevarnost odpovedi storitev v večjem obsegu v primeru katastrofe (potres, požar ipd.) zaradi neobstoja primerne dodatne lokacije.

• Priporočila za odpravo pomanjklj

rektorat univerze je del univerzitetne uprave in je organiziran tako, … · 2013. 5. 23. ·...

Documents