relatório de eventos
DESCRIPTION
Relatório do Duas Rodas: um estilo de vida! Palavras chaves: planejamento - eventos - relações públicas - relacionamento - bem estarTRANSCRIPT
PONTIFÍCIA UNIVERSIDADE CATÓLICA DO RIO GRANDE DO SUL FACULDADE DE COMUNICAÇÃO SOCIAL
CURSO DE RELAÇÕES PÚBLICAS
RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO DE EVENTO DUAS RODAS: UM ESTILO DE VIDA
Angélica Pentz, Bruno César, Cícero Vieira, Diego Biracy, Eduardo Baldasso, Josiane Azeredo, Pedro Becker, Rafaella Lopes e Mariana Thomé
Porto Alegre 2014
2
PONTIFÍCIA UNIVERSIDADE CATÓLICA DO RIO GRANDE DO SULDE FACULDADE DE COMUNICAÇÃO SOCIAL
CURSO DE RELAÇÕES PÚBLICAS
Angélica Pentz, Bruno César, Cícero Vieira, Diego Biracy, Eduardo Baldasso, Josiane Azeredo, Pedro Becker, Rafaella Lopes e Mariana Thomé
RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO DE EVENTO DUAS RODAS: UM ESTILO DE VIDA
Relatório do evento realizado na disciplina de Planejamento e Produção de Eventos do Curso de Comunicação Social - habilitação em Relações Públicas. Professora Tassiara Baldissera Camatti
Porto Alegre 2014
3
SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO................................................................................................05
2. ESTÁGIO I – BRIEFING E LEVANTAMENTO DE CAMPO..........................06
2.1 OBJETIVO.....................................................................................................08
2.2 JUSTIFICATIVA............................................................................................10
2.3 PÚBLICOS....................................................................................................11
2.4 ESTRATÉGIAS.............................................................................................13
2.5 TEMÁRIO......................................................................................................14
2.6 ANÁLISE SITUACIONAL (CONTEXTO).......................................................14
2.7 ESTUDO DETALHADO DE VIABILIDADE COM PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA..........................................................................................16
2.8 NECESSIDADE DE RECURSOS FINANCEIROS, TECNOLÓGICOS E HUMANOS.....................................................................................................16
2.9 SIMULAÇÃO PESSIMISTA E OTIMISTA......................................................17
2.10 POSSIBILIDADE DE PATROCÍNIO..........................................................18
2.11 CRONOGRAMA GERAL...........................................................................20
3. ESTÁGIO II – PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO...................................21
3.1 PLANEJAMENTO DAS ATIVIDADES APROVADAS...................................21
3.2 ESTRUTURAÇÃO 5W/2H............................................................................30
3.3 DEFINIÇÃO DE RESPONSABILIDADES....................................................30
3.4 COMISSÕES DE TRABALHO......................................................................31
3.5 CHECKLIST.................................................................................................32
3.6 INSTRUMENTOS DE MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO PARA TODOS OS ESTÁGIOS..................................................................................................33
3.7 DIVULGAÇÃO E MATERIAL PROMOCIONAL...........................................34
4. ESTÁGIO III – EXECUÇÃO.........................................................................43
4.1 RELATO DAS ATIVIDADES REALIZADAS................................................44
4
4.2 RELATO E MONITORAMENTO DE OCORRÊNCIAS................................44
4.3 PRESENÇA E A ATUAÇÃO DE CADA MEMBRO DA EQUIPE.................45
4.4 PARTICIPAÇÃO DO PÚBLICO...................................................................45
4.5 ASPECTOS ADVERSOS.............................................................................46
4.6 ATIVIDADES EXTRAS.................................................................................46
5 ESTÁGIO IV – AVALIAÇÃO...........................................................................50
5.1.PROCEDIMENTO DE AVALIAÇÃO..............................................................50
5.2.ANÁLISE E FEEDBACK................................................................................51
6. CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES.........................................................52
REFERÊNCIAS ..................................................................................................53 APÊNDICES APÊNDICE A – Slides do projeto apresentado
APÊNDICE B – Briefing
APÊNDICE C – Planejamento Geral
APÊNDICE D – Checklist
APÊNDICE E - Tabulação do Questionário
ANEXOS ANEXO A - Material Promocional
5
1 INTRODUÇÃO
Com a crescente evolução no mercado de negócios, a área da comunicação
viu, cada vez mais, a importância de organizar, estrategicamente, ações que
trabalhem com quesitos como imagem, reputação e divulgação de marca. Por isto, o
campo de Relações Públicas fomenta uma organização sistemática quando aborda
a temática eventos, não os compreendendo apenas como ferramentas.
Diante destes fatos, desde 2013, os alunos de Relações Públicas da
Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul, através da disciplina de
Planejamento e Produção de Eventos desenvolvem o Famequiando. Um evento
experimental, colaborativo e que permite a aplicação prática de conceitos científicos
da área de eventos.
Sob orientação, desenvolveu-se a estrutura de organização, promoção e
execução do evento “Duas Rodas: um estilo de vida”. Neste, são relatados os
públicos, estratégias, as táticas e operações, repercussão e feedback da ação
desenvolvida pelo grupo.
“Duas Rodas: um estilo de vida” tem como proposta um bate papo animado
e descontraído trazendo experiências de vida motociclistas participantes do
motogrupo HOG, da Harley Davidson, além da possibilidade e da experiência de
poder viver este “estilo de vida”. Intrinsicamente, também serão abordados a
história por trás da marca e do marketing da Harley.
6
2. ESTÁGIO I – BRIEFING E LEVANTAMENTO DE CAMPO
As organizações passaram nos últimos anos por diversas mudanças que
demandam novas posturas no que tange o relacionamento com os seus públicos.
Chiavenato (2010, p.19) afirma que “ficar parado, hoje, significa simplesmente andar
para trás, pois o ritmo da mudança acelera-se a cada dia que passa e torna-se cada
vez mais rápido e prodigioso”. Este novo paradigma está orientado sob a ótica da
globalização e, principalmente, das mudanças socioeconômicas e culturais refletidas
a partir deste movimento, que também impactam os movimentos dos eventos.
A globalização é representada pela disseminação das inovações econômicas em todo o mundo e pelos ajustes políticos e culturais que acompanham essa difusão. A globalização incentiva à integração internacional, a qual se tem desenvolvido substancialmente durante a última geração. (HITT, IRELAND, HOSKISSON, 2005, P.18).
Sob esta perspectiva, torna-se necessário compreender a comunicação de
uma organização com os seus diferentes públicos. É preciso entender os desafios e
dificuldades enfrentadas atualmente, em um cenário onde as empresas necessitam
se relacionar com uma diversidade de receptores. Para Kunsch (2003, p. 72), as
organizações
[...] como fontes emissoras de informações para seus mais diversos públicos, não devem ter a ilusão de que todos os seus atos comunicativos causam os efeitos positivos desejados ou são automaticamente respondidos e aceitos da forma como foram intencionados. É preciso levar em conta os aspectos relacionais, os contextos, os condicionamentos internos e externos, bem como a complexidade que permeia todo o processo comunicativo.
Conforme Kunsch (2003) e corroborando com a autora, identificamos a
necessidade dos atos comunicativos e ações de uma organização serem, cada vez
mais, embasados em uma comunicação estratégica. Diante de um cenário
globalizado, evidenciamos a necessidade de compreender os contextos, alinhar os
objetivos e prever as ações em comunicação.
7
A troca de ideias, o consumo de serviços e produtos, o convívio dos (com os)
públicos internos e os interesses e demandas dos demais públicos impõe aos
gestores da organização e do profissional de relações públicas capacidade de
argumentação e negociação junto a estes agentes inter-relacionais. De acordo com
Gruning (2011, p.72)
A teoria das relações públicas auxilia os gestores a compreenderem seu ambiente, uma vez que grande parte do ambiente consiste essencialmente de públicos de interesse que são familiares aos gestores de relações públicas.
Portanto, neste capítulo apresentam-se o entendimento e análise
do macroambiente, constituído pelas forças sociais que afetam todo o
microambiente (demográficas, econômicas, naturais, tecnológicas, políticas e
culturais). Kunsch (2003, p. 255) afirma que
O ambiente externo ou macroambiente é constituído por um conjunto de variáveis ou fatores externos econômicos, sociais, políticos, legais, demográficos, tecnológicos, culturais e ecológicos que influenciam direta e indiretamente a vida das organizações (...). Já o ambiente interno é formado pelo conjunto de elementos que constituem a organização em si – as pessoas, suas habilidades, suas competências e seus saberes, as condições institucionais de infra-estrutura física e de gestão.
Tais fatores podem ser responsáveis por redefinir toda a logística, operação e
realização de uma ação (neste caso o evento) e podem ocorrer a qualquer
momento, não estando ao alcance dos organizadores a sua premonição. Além disto,
com a abordagem macro em sintonia, consegue-se prever o microambiente, que é
representado pelas forças próximas e que também afetam sua operacionalidade – o
próprio evento, os fornecedores, a equipe e os públicos envolvidos. Com base
nestes levantamentos desenvolvemos uma análise situacional do evento (FIGURA
1).
8
Figura 01 – Análise situacional do evento Duas Rodas: um estilo de vida
Fonte: Elaborado pelos autores com base em Kunsch (2003).
O exercício de um profissional de relações públicas na função estratégica
dentro de uma organização só é possível por meio do planejamento. Este
profissional terá de se valer de teorias de gerenciamento, criando credibilidade para
organização, conquistando a confiança de seus públicos, atuando com
responsabilidade e fortalecendo os propósitos e princípios da organização. Sua
especialização requer conhecimento das melhores estratégias e ações a serem
desenvolvidas. Com este entendimento poderá desenvolver um evento capaz de
fidelizar públicos, gerar retorno financeiro a organização e implementar seus atos
com base nos objetivos da empresa.
2.1 OBJETIVO
Para José Roberto Marques, do Instituto Brasileiro de Coaching, um “objetivo
é o mesmo que alvo. É o fim, o propósito de realizar algo. É quem fornece a direção
do que se deseja fazer. É a posição que se deseja ocupar, o sonho a realizar”. Na
concepção de um evento, o objetivo sintetiza o ápice máximo do mesmo e traz toda
9
a essência do que se deseja a partir dele. Destaca-se que um evento varia o seu
objetivo de acordo com o temário e classificação do mesmo, bem como os fatores
de influência e os ambientes em que ocorre.
Logo, o objetivo geral da edição de 2014 do Famequiando foi “promover a
cultura e a qualidade de vida junto à comunidade acadêmica PUCRS, por meio de
atividades lúdicas e de entretenimento, divulgando o curso de RP e a Famecos”.
Envolto em um plano dimensional amplo, a proposta dos eventos individuais, ao
encontro do objetivo geral.
Na compreensão inicial do grupo houve um ruído de comunicação e o objetivo
abordava diretamente a marca Harley Davidson, com isso acabava por esquecer o
objetivo do Famequiando, logo foi necessária uma readaptação do conteúdo para
que estivesse em conformidade com o estabelecido para o evento. Sendo assim,
para fins didáticos, tratara-se o objetivo do evento “Duas Rodas: um estilo de vida”
como um objetivo específico do Famequiando 2014, isto é, aquele que é
desmembrado a partir do objetivo geral.
O objetivo do evento foi desenvolvido para promover o convívio e a troca de
experiências entre os stakeholders (públicos estratégicos do evento) com o
Motogrupo (grupo que segue a marca Harley Davidson), já que a Harley Davidson é
uma organização que, claramente, fidelizou seus públicos, atingiu um segmento e é
reconhecida no mercado. Tornou-se um estilo de vida. De acordo com Kunsch
(2003, p. 220)
Traçados os objetivos, quando já foram delineados os propósitos ou as pretensões, parte-se, então, para o estabelecimento da melhor maneira de alcançá-los. Isso pode ser definido como a adoção de estratégias (KUNSCH, 2003, p. 220).
Como a proposta geral do evento foi de promover entretenimento e qualidade
de vida, a preocupação do grupo estava em apresentar alternativas para uma
imersão no mundo fantástico que é o dos “Motogrupos” (grifo nosso) e cocriar junto
aos participantes. A partir das faces do evento, que se desmembram nos capítulos
seguintes, pode-se valorizar e tornar visível os diferentes potenciais do profissional
de relações públicas, destacando o relacionamento como base, os valores de uma
10
marca (Duas Rodas), o gerenciamento desta imagem (identidade visual e social), o
cerimonial, a mediação de palestras, o acompanhamento do evento, a fotografia, o
planejamento, a execução e, principalmente, as mediações que eram necessárias
para que estas atividades ocorressem.
De forma ampla e geral, o objetivo do evento diz respeito a promover a
profissão de Relações Públicas sob a ótica política do convívio social e cultural,
abordando implicitamente conceitos de marca e fidelização de públicos.
2.2 JUSTIFICATIVA
A marca Harley Davidson, é hoje, uma das mais consolidadas organizações
mundiais, servindo como estudo de caso para muitos estudantes de comunicação
social – e áreas correlatadas. Ao mesmo tempo em que o espírito de liberdade e
vida selvagem aguça os que por ela são fidelizados, desperta a curiosidade dos que
apenas observam estas relações “que os humanos eternizam com as motos” (grifo
nosso). O diferencial da ação (evento) está em informar que não é só com as motos
que nascem estes relacionamentos, mas elas oportunizam uma série de
acontecimentos que caracterizam relações. Para Oliveira (2007), devemos buscar o
estabelecimento de espaços comuns. No espaço comum gera-se a troca de ideias,
de interesses e de opiniões, o entendimento e a negociação. A comunicação torna-
se a construção de um entendimento entre as partes. A aceitação pelas
organizações de um espaço comum torna os públicos, atores ativos, com
participação em suas escolhas, integrantes do processo.
Assim como os motoqueiros, os estudantes da Faculdade de Comunicação
Social (Famecos), local onde foi realizado o evento, apresentam características
diferenciadas se comparados aos demais cursos oferecidos pela Pontifícia
Universidade Católica do Rio Grande do Sul (PUCRS). Estas dimensões vão desde
a forma de falar, o posicionamento social, o modo de se vestir, os locais que
frequentam e, resumindo-se, ao estilo de vida e a forma como vivem.
Sabe-se que o target de consumo da Harley Davidson não é propriamente os
11
jovens que frequentam a Famecos, mas as emoções são compartilhadas com a
mesma intensidade que as dos motoqueiros quando pilotam seus veículos. Os
jovens vivenciam com mais ardor os movimentos que tem atitude, podendo tornar o
evento uma ação positiva de interação e troca de conhecimento.
Portanto, a justificativa do evento será dar visibilidade as relações oriundas
destes grupos de amigos, fazendo-se comparativos entre a comunicação e os
motogrupos e integrando o papel do profissional de relações públicas nas gestões
organizacionais destes movimentos.
Destaca-se ainda, que mesmo se tratando de um evento aberto, o fato de
poder interagir e vivenciar a cultura destes “pequenos grandes” da estrada permite a
organização de grupos para troca de ideias e dúvidas, orientando e fomentando
futuros cases para o desenvolvimento das ciências da comunicação.
2.3 PÚBLICOS
Além da análise de cenários, entendimento sobre os ambientes do evento, a
identificação e mapeamento de públicos foi importante para a implementação da
ação, pois foi preciso compreender quais os públicos seriam influentes e
participativos durante todo o processo do evento. Tendo por base essas
informações, a organização poderá dispor de parâmetros gerais de quem são seus
públicos e iniciar suas ações com foco no grau de importância estabelecido.
Conforme Grunig (2009) as Relações Públicas são capazes de identificar os
stakeholders e públicos estratégicos de uma organização, de perceber quais os
públicos possuem influência sobre a organização, bem como descrever
consequências de ações sobre estes públicos, aplicar a empresa uma análise de
cenários e o gerenciamento de assuntos emergentes. Para França (2009) o
mapeamento e identificação de públicos será essencial para que uma organização
estabeleça todos os públicos envolvidos, com base no autor identificamos nossos
públicos, frente a organização do evento e sua aplicação (FIGURA 2)
12
Figura 02 – Identificação e listagem dos públicos de interesse do evento Duas Rodas: um estilo de
vida
Fonte: Elaborado pelos autores, com base na obra de França (2009).
Ao descrever a conceituação lógica de públicos em: públicos essenciais,
públicos não-essenciais e públicos de redes de interferência, França (2009) atribui a
essa conceituação, a possibilidade de classificar públicos pelo seu grau de
dependência jurídica, grau de participação e de interferência, ou seja,
[...] Há públicos dos quais a empresa depende para a constituição, viabilização e realização de negócios, e outros que contribuem para sua divulgação e a promoção de seus produtos (FRANÇA, 2009, p.228).
Com base em Grunig (2009) e frente à identificação geral dos públicos do
evento, percebemos os alunos como stakeholders, pois são influenciados pelas
ações implementadas durante o evento e influenciam consideravelmente nos
resultados alcançados.
De acordo com França (2009) após identificar os públicos e listá-los a
organização poderá determinar o tipo de relação existente, os objetivos dessa
relação, quais as expectativas do clube e o grau de envolvimento da organização.
Considerando essa perspectiva, classificamos os públicos do Duas Rodas em:
a) Públicos Essenciais: alunos Famecos, alunos PUCRS, professores,
expositores Harley Davidson participantes do Motogrupo HOG.
13
b) Públicos Não Essenciais: IESA;
c) Públicos de Rede de Interferência: imprensa, funcionários PUCRS.
As tipologias de públicos podem auxiliar as relações públicas a categorizar e
priorizar ações focadas em determinados públicos, auxiliando a organização a tomar
decisões adequadas, pois a etapa sugere uma análise de seus comportamentos e
interesses.
2.4 ESTRATÉGIAS
Para elaboração do evento, o grupo desenvolveu algumas ações com função
estratégica, pois percebeu a necessidade de utilizar os instrumentos certos e a
comunicação mais efetiva ao divulgar o evento, propor a interação com o grupo de
expositores e para envolver os alunos em um bate-papo.
Grunig (2009) reforça que “[...] as estratégias se iniciam com a análise do
ambiente, isto é, com o desenvolvimento de pesquisa estruturada especificamente
para identificar stakeholders (grifo do autor), públicos específicos, problemas e
assuntos emergentes” (GRUNIG, 2009, p.80).
Com base no entendimento sobre públicos, cenários e ambientes elencamos
algumas estratégias utilizadas pelo grupo no planejamento e implementação do
evento:
! Organização de um coffe break para recepção dos expositores do evento;
! Divulgação do evento utilizando as mídias sociais (entendida como de
grande alcance, levando em conta o público alunos);
! Exposição de motos da Harley Davidson para interação dos alunos;
! Exposição do vestuário utilizado pelos motoqueiros do grupo, garantindo a
participação dos alunos, que poderiam utilizar estas vestimentas;
! Fotografia de todos os alunos que estiveram na exposição;
! Divulgação das fotografias;
14
! Bate-papo estruturado para entendimento dos alunos sobre a proposta do
grupo e o que aprender com a Harley Davidson, no sentido de relação e
fidelização, bem como os relacionamentos nos motogrupos.
Esse gerenciamento estratégico, por sua vez, demanda a clareza conceitual
inicialmente sobre estratégia. Oliveira e Paula (2012, p. 72) entendem estratégia
“como um orientação e referência para a tomada de decisões e para a condução de
processos e ações das organizações
2.5 TEMÁRIO
O temário, ou seja, a seleção de um tema para a realização dos objetivos e,
por conseguinte os retornos auferidos a partir dele, como peças e campanhas
publicitárias, foi estabelecido levando-se em consideração duas vertentes
importantes: a comunicação e o estilo de vida.
A comunicação que vem sendo abordada pelo objetivo geral do Famequiando
2014 e o estilo de vida que é um fator crítico de sucesso do Duas Rodas. Com estes
eixos, o temário do evento firmou-se como:
“A influência da comunicação na divulgação de uma filosofia de vida”.
Logo, todas as estratégias pensadas para o evento seguiram o tema e foram
planejadas para que houvesse, se não a plena visualização das familiaridades das
mesmas, uma análise crítica do porque a comunicação nos grupos de motociclismo
(e a sua própria vivência) não é considerada uma filosofia de vida, mas um hobby.
2.6 ANÁLISE SITUACIONAL (CONTEXTO)
Como já abordado no início deste capítulo, os fatores que compõe a análise
situacional impactam diretamente o evento. Aqui, segmenta-se por dois grupos:
macroambiente – e suas variáveis- e microambiente – também com suas variáveis.
15
Macroambiente:
- Fatores climáticos: por se tratar de um evento aberto, onde a previsão é que tenha-
se público, os fatores climáticos podem afetar de formas significativas. O fato de
uma tempestade pode ocasionar consequências no trânsito, ocasionando tanto os
expositores quanto o público de chegarem ao evento. Além disto, ventos podem
atrapalhar na manutenção do espaço físico.
- Fatores políticos: a Universidade não permitir a entrada dos veículos em função de
regulações e do próprio ruído nos horários intermediários as aulas.
- Fatores sociais: paralisações, greves, passeatas e outras ações que possam
inviabilizar o transporte e/ou deslocamento até o local do evento. Além da possível
não aceitação da apresentação de uma nova cultura em um ambiente já
“uniformizado” com um estilo diferente do proposto pela atividade.
Microambiente:
- Produção: o maior desafio para realizar o evento encontra-se neste fator. A
produção, por demandar recursos quase que totalitários externos (motos e
palestrantes), acaba sendo um grande fator de risco, já que podemos através de
mediações regula-lo, porém fazê-lo cumprir-se acaba fugindo de nossa competência
básica. Além disto, ainda destaca-se a logística dos equipamentos nos espaços pré-
determinados e a segurança dos mesmos.
- Recursos Humanos: uma das estratégias propostas pelo evento é o
relacionamento e a troca de ideias entre os públicos envolvidos. Os recursos
humanos podem tornar-se uma ameaça ao ambiente no momento em que algum
dos palestrantes não comparecer e nãopuder ser substituído.
- Participação do público: assim como qualquer evento, seu público é um fator
importante e determinante como forma de mensuração dos resultados. A não
participação do público pode ocorrer por diversas variáveis, como a falta de
identificação com o tema, calendários acadêmicos, eventos pessoais e/ou outras
fores macroambientais que já foram explicitados.
- Disponibilidade dos expositores: o evento só se torna possível com a participação
16
destes agentes. Logo, todas as estratégias e o plano de riscos devem ser pensados
baseados neste público, que é essencial ao evento.
2.7 ESTUDO DETALHADO DE VIABILIDADE COM PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA
Para a viabilidade deste projeto, estima-se um investimento de R$ 200,00.
Neste cenário, a distribuição se dará da seguinte forma:
R$ 130,00 – comunicação visual/gráfica
R$ 50,00 – coffe break
R$ 20,00 – papelaria/impressões
Destaca-se que alguns outros elementos são importantes, mas que não foram
elencados nesta precificação, como a gasolina do transporte, o estacionamento para
as motos e uma reserva de caixa para qualquer tipo de imprevisto que possa
ocorrer.
Além disto, tratando-se de um evento acadêmico não trabalhou-se com a
precificação do retorno de investimento (ROI) que a marca de um possível
patrocinador ou apoiador teria com a realização deste.
Em termos gerais, portanto, o evento é viável nos âmbitos cultural, interativo,
educacional e financeiro, apresentando uma proposta clara de objetivos, metas,
cenários e investimentos. É possível realizá-lo na data prevista (28/05) nas
instalações acadêmicas da Famecos (desde que sejam respeitadas as colocações
da Diretoria da Faculdade) e fará parte da edição de 2014 do Famequiando.
2.8 NECESSIDADE DE RECURSOS FINANCEIROS, TECNOLÓGICOS E HUMANOS
Por se tratar de um evento complexo, no sentido de possuir duas fases
visivelmente perceptíveis (exposição e bate papo) se demandam recursos variados,
17
mas que são fácil aquisição ou empréstimo.
Recursos financeiros: estima-se um investimento em R$ 200,00, no qual o
grupo buscará como forma de investimento o patrocínio para este valor.
Recursos tecnológicos: projetor, sistema de som (caixas e microfones),
câmeras digitais, filmadoras digitais, iluminação.
Recursos materiais: mesas, cadeiras, expositores, separadores de filas, puffs,
porta banners.
Recursos de logística: sala para coffe break, auditório,
entrada/estacionamento de veículos.
Recursos Humanos: seguranças, técnicos de som e comissões de trabalho.
2.9 SIMULAÇÃO PESSIMISTA E OTIMISTA
Em um evento, assim como para qualquer organização, sempre existem
possibilidades. Elas variam conforme as análises de ambientes e podem determinar
o sucesso ou o fracasso de qualquer ação.
Compreendendo o evento Famequiando 2014 e tendo como embasamento o
conteúdo teórico e de produção própria apresentado até então, propõem-se as
possibilidades otimistas e pessimistas.
No campo otimista:
- participação dos públicos: gera envolvimento e dá destaque, permitindo
avaliações e feedbacks. A meta é o auditório lotado e filas para participar da
exposição. É o real motivo da existência de qualquer estratégia.
- aderência dos professores: eles são uma vertente importante, que facilita no
processo de legitimação do evento como estratégia de relações públicas, bem como
fomenta a participação dos acadêmicos. A proposta é que os mesmos possam
contribuir com seu conhecimento e façam o evento ter um crescimento.
18
- Pessoas que se identifiquem com a filosofia de vida da organização: nosso
evento é aberto a comunidade acadêmica, mas nossos esforços estão voltados a
realização desta possibilidade: atingir com mais eficiência as pessoas que se
interessam pelos relacionamentos nos grupos de motociclismo.
- Interesse da imprensa: a imprensa é um grande canal (e parceiro) para a
divulgação desta ação, aprimorando as relações, dando visibilidade e chamando
mais pessoas a participarem. Além do mais, realizando um trabalho pós-evento,
enfatizando o sucesso do mesmo.
Já nas possibilidades pessimistas, encontram-se fatores como:
- Chuva: invariável do tempo que pode indispor qualquer uma de nossas
possibilidades otimistas.
- Paralisação social: impedimento que, assim como a chuva, pode inviabilizar
a participação tanto do público quanto da imprensa, atendendo então os focos atuais
da sociedade (pautas extraordinárias).
- Falta de interação dos públicos: o público não se identificar com o ambiente
e proposta, fazendo com que o mesmo não seja interativo e o bate-papo torne-se
um grande monólogo.
- Desinteresse da imprensa: a imprensa não achar oportuno o conteúdo ou for
de difícil acesso, não gerando conteúdo.
2.10 POSSIBILIDADE DE PATROCÍNIO
Uma das grandes ferramentas que o profissional de Relações Públicas dispõe
é a negociação. Neste aspecto, torna-se visível que um dos desafios de qualquer
evento é a sua parte financeira. Para esta atividade, o custo de investimento é baixo.
Logo, tem-se apenas uma cota de patrocínio, que é destinada ao próprio motogrupo
HOG, pertencente ao grupo IESA, empresa responsável pela comercialização das
motos Harley Davidson no estado do Rio Grande do Sul.
19
Além de patrocinarem o evento, o HOG acaba sendo um promotor do mesmo,
pois através dele se terá todo o suporte para a realização do mesmo, a contrapartida
que há uma exposição de marca.
O histórico do HOG:
HOG (Harley Owner's Group), ou Grupo de Proprietários de Harleys, é
exclusivo para proprietários de motos H-D. Foi fundado em 1983, nos E.U.A., em
resposta ao crescente desejo dos donos das motos de terem uma maneira
organizada para repartirem a paixão e mostrar o seu orgulho. Além disso, a fábrica
queria atrair novos clientes para o estilo Harley-Davidson, que acreditava ser o seu
maior diferencial.
Pregando andar de moto, com a família, como diversão e não apenas como
meio de transporte, sendo uma maneira de se divertir e conhecer novos lugares, o
programa se tornou um diferencial para a marca e uma novidade para o cliente,
levando-o a se envolver mais com a empresa.
Uma lenda sobre duas rodas é apenas uma das definições que se dá sobre
as motos Harley Davidson, ou somente HD. Aliás, sigla incorporada por muitos
proprietários aos seus nomes “de guerra”, como Jorge HD, Marco HD, Chico HD,
etc.
O HOG, Grupo de Proprietários de Harley Davidson, é composto por médicos,
advogados, policiais, aposentados, industriais, estudantes, comerciários. Com tanta
diversidade foi adotada a Caveira como o símbolo da igualdade entre as pessoas,
sem definir raça e classe social. Ela é um ornamento muito presente em acessórios
dos mais variados tipos como: botas, chapéus, lenços, cintos, toucas, bonés e
adesivos.
Andar de moto nos finais de semana, de preferência com frio, é uma
experiência maravilhosa. Viajando de carro olhamos a paisagem, de moto fazemos
parte dela.
20
2.11 CRONOGRAMA GERAL
Considerando apenas o plano estratégico, o cronograma geral do Duas
Rodas: um estilo de vida considerado conforme a figura 3. Destaca-se também que
o avanço para os planos táticos e operacionais se dá nas etapas seguintes deste
relatório, nos estágios de planejamento e organização.
Figura 03 – Cronograma geral
Fonte: elaborado pelos autores
Março Abril Maio Junho
Briefing do Evento Levantamento de RecursosDivisão de TarefasApresentação da Proposta de Evento aos possíveis apoiadoresAnálise da infraestrutura disponível na PUCRSAplicação das tarefas preparatórias ao EventoEventoAvaliação do Evento
21
3 ESTÁGIO II – PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO
A partir do estágio de planejamento e das mudanças propostas pela banca de
avaliação, seguiu-se na linha do planejamento das ações que seriam realizadas.
Para tanto, foram utilizadas importantes ferramentas de gestão, como o 5W2H e
planos visuais e escritos para organizar toda a estrutura física e humana para o
evento.
3.1 PLANEJAMENTO DAS ATIVIDADES APROVADAS
De acordo com o estágio 1 – Briefing e levantamento de informações - ,
no item 2.4 que aborda a temática estratégias, teve-se a aprovação das mesmas
com pequenas alterações. Tais alterações foram executadas no estágio do
planejamento, conforme descritas abaixo.
Pré-evento:
1) Divulgação externa: a partir da distribuição de flyers informativos por prédios
da PUCRS conseguirá-se dar mais visibilidade ao evento e ampliar os canais de
divulgação.
2) Montagem/desmonstagem: será necessário a chegada da equipe por volta
das 16h para organização do espaço físico conforme layout.
Destaca-se, que este layout deve ser respeito, podendo ocorrer a distribuição
de elementos em outros ambientes conforme disponibilidade no local na data
prevista para o evento.
22
Figura 04 – layout do evento – planta baixa
Fonte: elaborada pelos autores
Entendimento da planta baixa/logística do evento:
Serão colados no chão adesivos de marcas de pneus, como estratégia de
mapeamento e indicação do local do evento, além da ambientalização. Já o espaço
em frente à exposição contará com adesivagem expondo o nome do evento.
Como estratégia de interação, os participantes poderão utilizar acessórios, como
jaquetas e capacetes, permitindo a experimentação do estilo de vida proposto pelo
evento. A equipe de comunicação fará a cobertura desta etapa. Para as fotos que
forem tiradas de forma particular, sugere-se a utilização da tag #DuasRodas
23
Em função do espaço, reduziu-se para três o número de motos em exposição, que
ficaram disponíveis para a visitação das 18h30min às 21h30min.
Com a divisão dos espaços entre “Lounge: Estilo de Vida” e “Lounge: Duas Rodas” o
foco dos ambientes pode ser determinado, inclusive aumentando a possível
interação com o target.
No ambiente da exposição o público interage com o equipamento (moto). O espaço
conta com um puff grande, onde estarão os acessórios para foto e a mesa de
informações e materiais institucionais do grupo, além do material de mensuração de
resultados para o relatório final. Como apoio visual, ao fundo tem-se uma exposição
de fotos do grupo.
As janelas do espaço experiência serão cobertas com malhas tencionadas brancas,
onde uma delas será a base para alocação da logomarca do evento. Os spots de
iluminação serão direcionados.
No ambiente de vivência o público interage com alguns integrantes do grupo,
podendo tirar dúvidas, trocar ideias e integrar. Além disto, a proposta é que seja um
teaser para a palestra. O ambiente conta com puff grande e pequenos, criando um
ambiente acolhedor. O ambiente estará sinalizado visualmente nas duas colunas
que dão “acesso” ao espaço.
Todo o ambiente será permeado por som, utilizando as estruturas do Espaço
Experiência. O som remeterá ao contexto do evento.
Evento:
1) Organização de um coffe break para recepção dos expositores do evento;
Antes do início do evento, em um local reservado, será servido o coffe break. Como
forma de interagir com os convidados e recepcioná-los. Será servido chá, café,
bolachas doces e salgadas e água.
24
2) Divulgação do evento utilizando as mídias sociais (entendida como de
grande alcance, levando em conta o público alunos);
Rede social escolhida: Facebook
Justificativa: Primeiramente por se tratar do canal oficial do Famequiando 2014 e o
evento Duas Rodas: um estilo de vida ser parte integrante do mesmo e, pelo fato do
Facebook, ser considerado hoje, uma das maiores plataformas de relacionamento
3.0 do mundo, reunindo milhões de pessoas conectadas ao mesmo tempo, entre
elas os públicos essenciais do evento.
Houve todo o planejamento textual, que estará descrito em capítulos posteriores,
mas define-se como estratégia uma comunicação ampla, possibilitando o
entendimento eficiente do público em relação às postagens.
A determinação dos dias e horários foi realizada a partir de análises dos
horários com maior fluxo de usuários conectados:
23/05 (sexta-feira) - 12h00min
25/05 (domingo) - 22h00min
27/05 (terça-feira) - 12h00min
28/05 (quarta-feira) - 12h00min
29/05 (quinta-feira) - 17h50min
05/06 (quinta-feira) - 21h00min
3) Exposição de motos da Harley Davidson para interação dos alunos;
25
Exposição de três motos de modelos tradicionais da Harley Davidson no saguão da
Faculdade de Comunicação Social da PUCRS (Famecos). No início do evento
(previsto para às 18h30min) os veículos já devem estar expostos para que os
visitantes possam interagir.
- A entrada dos veículos está prevista pelo portão de acesso dos Funcionários, com
entrada pela Av. Ipiranga. Após, as motos devem ser conduzidas em velocidade
reduzida, com o sinal alerta ligado, até chegar no local da exposição. O horário
previsto de entrada no Campus é 17h.
4) Exposição do vestuário utilizado pelos motoqueiros do grupo, garantindo a
participação dos alunos, que poderiam utilizar estas vestimentas;
Todos os visitantes tem a possibilidade de vestir-se conforme o estilo de vida destes
motogrupos. Os motoqueiros levarão acessórios, jaquetas, capacetes e auxiliarão no
processo de vestir, possibilitando uma experiência bacana entre os públicos e uma
total imersão no tema.
5) Fotografia de todos os alunos que estiveram na exposição e posterior
divulgação das fotografias;
Um momento especial e, talvez, único, se torna memorável quando se tem recursos
fotográficos. Assim, propõem-se o registro em foto e vídeo dos participantes,
caracterizados ou não, para posterior publicação no canal do Facebook. Para
controle e feedback, o grupo organizará uma relação de pessoas que passem pelo
stand e tenham tirado fotos.
6) Bate-papo estruturado para entendimento dos alunos sobre a proposta do
grupo e o que aprender com a Harley Davidson, no sentido de relação e
fidelização, bem como os relacionamentos nos motogrupos.
Como a interação no ambiente proposto para a exposição pode ser afetado por
variáveis de barulho externo e, antecipando a não obtenção da resolução da
pesquisa de satisfação, organizou-se um bate-papo com os convidados do
26
motoclube HOG. Os mesmos expositores, a partir das 20h, teriam um momento de
troca de experiências com outros participantes do evento. Para tanto, professores e
alunos serão convidados para esta atividade e, durante a exposição, a equipe
continuará divulgando.
Estrutura da palestra: Cerimonial
DUAS RODAS UM ESTILO DE VIDA
03/06/2014- 20H – AUDITÓRIO FAMECOS
SOLICITAMOS QUE SEUS APARELHOS CELULARES PERMANEÇAM NO MODO
SILENCIOSO OU DESLIGADO. AS REQUISIÇÕES DE HORAS COMPLEMENTARES
DEVEM SER ENTREGUES NO FINAL DA REUNIÃO, NA SAÍDA. SOLICITAMOS A
TODOS QUE COLABOREM COM A PESQUISA DE SATISFAÇÃO ENTREGUE
PELOS ORGANIZADORES DO EVENTO.
//
DURANTE O BATE PAPO ABRIREMOS ESPAÇO PARA PERGUNTAS, POR ISSO,
OS ALUNOS QUE TIVEREM ALGUM QUESTIONAMENTO DEVEM ENTREGAR SUA
PERGUNTA AOS NOSSOS ORGANIZADORES, QUE ENCONTRAM-SE NOS
CORREDORES DO AUDITÓRIO.
//
BOA NOITE ESTUDANTES, PROFESSORES E CONVIDADOS, INICIAREMOS
AGORA UM BATE PAPO SOBRE A COMUNICAÇÃO BASEADA EM UM ESTILO DE
VIDA: SOBRE DUAS RODAS.
//
SAUDAMOS EM ESPECIAL A PRESENÇA DA
DOUTORA, PROFESSORA, CLAUDIA PEIXOTO DE MOURA, COORDENADORA DO CURSO DE RELAÇÕES PÚBLICAS, DA FAMECOS.
//
27
O RONCO DOS MOTORES LENDÁRIOS QUE ACIONAM O VIVER SOB DUAS
RODAS E AS HISTÓRIAS DOS AMIGOS QUE FORMARAM O HOG PORTO
ALEGRE.
//
JÁ PAROU PRA PENSAR QUE LOUCO SERIA DEIXAR MUITAS COISAS PRA
VIVER UMA HISTÓRIA DE PAIXÃO? NÃO, NÃO É UMA SIMPLES PAIXÃO. É UMA
PAIXÃO QUE NÃO ACABA, QUE NÃO ENVELHECE, QUE FICA CADA DIA MAIS
LIVRE PRA SEGUIR NOVOS CAMINHOS. CURIOSO?
//
AS BELAS DESTE RELACIONAMENTO DESFILAM NA FAMECOS, HOJE, E
ESTÃO AQUI PARA UM BATE PAPO. ENTENDA AGORA ESSE ESTILO DE VIDA,
CONFORME RELATOS DO HOG, GRUPO DE MOTOCICLISTAS DA HARLEY
DAVIDSON.
PASSAMOS A PALAVRA PARA: O PROFESSOR FLÁVIO FALCETTA E AOS ALUNOS BRUNO CÉSAR E EDUARDO BALDASSO PARA MEDIAREM O EVENTO
COM O GRUPO HOG
//
Comunicação Motociclismo As marcas atingindo o novo modelo de MKT 3.0, focado no ser humano, nos seus valores. Os mesmos tempos de inovação nos expõe a novos conflitos que nunca imaginávamos nos defrontar. A marca tem mudado e hoje o grande objetivo é atingir o target de forma plena, alma, mente, coração e espírito. (KOTLER)
Conceito Harley Davidson
Um dos motivos fundamentais, segundo o qual as empresas devem ser capazes de
28
preencher as necessidades de seus clientes, é que, em última análise, os retornos auferidos a partir das relações com os clientes consolidam-se quando a empresa assume o compromisso de fornecer valor superior àqueles a quem serve. Este valor geralmente é criado quando o produto da empresa faz com que o próprio cliente realce a vantagem competitiva dela. (HITT, IRELAND, HOSKISSON)
Fidelização dos clientes
-- Com a fidelização dos clientes:
Comunicação Motociclismo Estrutura organizacional: elementos norteadores (Missão, Visão, Valores, Negócio) “as principais características que constroem uma boa missão da marca são divididas em três eixos: criar (práticas inovadoras), difundir (histórias que emocionem as pessoas) e concretizar” Kotler
O que é o Hog? Como são as estruturas?
De onde vem a inspiração?
Identidade: o que realmente somos
A vida na estrada
Paixão pelo que se faz (retorno financeiro)
Paixão pelas motos
Mídias sociais e suas redes sem fronteiras (gafes)
Histórias engraçadas
Relações Públicas: "Existe um mercado fabuloso,mas não é para fazer quadro de avisoou eventos isolados, não é isso. É um mercado de diagnóstico, consultoria, assessoria para o desenvolvimento do relacionamento e da busca da cooperação. Há oportunidade nos mais
Os processos de relacionamento nos
motogrupos e as interações com os ambientes sociais
(família, amigos, filhos)
29
diversos setores, desde a política até os esportes." Roberto Porto Simões
O evento como uma estratégia Relação da vida sobre duas rodas em relação à Cultura,
Qualidade de Vida e entretenimento.
Ferramentas são as habilidades e os recursos de toda a organização necessários para criar, comunicar e oferecer melhores serviços e valores aos clientes. (LAMB, HAIR, MCDANIEL, 2012, p.13)
Passeios, eventos, Rider Program
O RP como profissional estratégico e mediador de conflitos, opinião pública, gerenciamento de imagem, crise.
Segurança nas estradas,
dificuldades diárias. Oportunidade x ameaça
O Comunicador como uma pessoa questionadora. Mudanças de paradigmas, poderes de decisão, influência.
Momentos de perguntas
//
FECHAMENTO
- AGRADECENDO A PRESENÇA DOS EXPOSITORES (CITAR NOMES),
CONVIDAMOS A PROFESSORA TASSIARA CAMATTI PARA ENTREGAR UM
CERTIFICADO DE PARTICIPAÇÃO AO GRUPO.
- EM NOME DA ORGANIZAÇÃO DO EVENTO TAMBÉM GOSTARÍAMOS DE
ENTREGAR UM CERTIFICADO PARA CADA UM DOS PALESTRANTES.
//
AGRADECEMOS EM ESPECIAL TODOS OS PROFESSORES E ALUNOS
30
PRESENTES E DAMOS POR ENCERRADO ESTE BATE PAPO.
(APLAUSOS)
3.2 ESTRUTURAÇÃO 5W/2H
O 5W2H, basicamente, é um checklist de determinadas atividades que
precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível. Ele funciona como
um mapeamento destas atividades. Como o nome da ferramenta é estabelecido
pela união das primeiras letras dos nomes (em inglês), é preciso sinalizar o que elas
representam, já que na estrutura aqui apresentada, desenvolve-se em português.
Esta ferramenta encontra-se no apêndice F.
What – O que será feito
Why – Por que será feito
Where – Onde será feito
When – Quando será feito
Who – Por quem será feito
How – Como será feito
How much – Quanto custará fazer
3.3 DEFINIÇÃO DE RESPONSABILIDADES
Para que não houvesse sobrecarga entre os integrantes do grupo e
objetivando o sucesso do evento, estabeleceram-se responsabilidades básicas que
eram necessárias para a viabilidade do evento. Salienta-se que algumas atividades
tiverem alguns responsáveis, porém o briefing para a execução partia do consenso.
� Estabelecimento de parcerias institucionais: Bruno César, Cícero Vieira e
Eduardo Baldasso
31
� Estabelecimento de parceria com a disciplina de Fotografia e Relações
Públicas: Angélica Pentz
� Estabelecimento de parceria com a disciplina de Produção de mídia impressa
e digital em RRPP: Angélica Pentz
� Estabelecimento de parceria com o motogrupo: Cícero Viegas e Rafaella
Lopes
� Estabelecimento de parceria com agência de publicidade – Bruno Cesar
� Relacionamento direto com a professora: Bruno César e Pedro Becker
� Produção logo e artes para promoção do evento: Bruno César e Angélica
Pentz
� Alinhamento de fala dos palestrantes / mediações : Pedro Becker
� Divulgação do evento: Bruno César, Mariana Lisboa e Rafaella Lopes.
� Gerenciamento das redes sociais: Pedro Becker
� Criação de conteúdos editoriais: Bruno César e Diego Biracy
� Início da montagem da estrutura do evento: todos integrantes do grupo
� Recepção expositores – Mariana Thomé, Angélica Pentz, Cícero, Josiane
� Recepção do público em geral - Todos os integrantes do grupo
� Fotografia: Angélica Pentz e Mariana Thomé
� Palestra com integrantes do motogrupo: todos os integrantes do grupo
� Mediações da palestra: Bruno César e Eduardo Baldasso
� Coordenadoria da palestra: Josiane Azeredo
� Organização do coffe break: Josiane Azeredo
� Desmontagem do evento: todos integrantes do grupo
� Avaliação do evento - Todos os integrantes do grupo
� Divulgação das fotos – Mariana Thomé, Rafaella Lopes, Angélica Penz.
� Avaliação do evento junto a apoiadores e parceiros – Diego Biracy, Cícero
Vieira e Eduardo Baldasso.
3.4 COMISSÕES DE TRABALHO
Uma vez distribuídas responsabilidades, os responsáveis por estas foram
segmentados e alocados em comissões de trabalho, para que através da
32
cooperação pudessem trocar ideias e promover um processo íntegro de gestão das
demandas que surgiam nas áreas. Com isto, surgem as comissões de trabalho, que
foram fracionadas em: Comissão de Divulgação, Comissão de Infraestrutura,
Comissão de recepção, Comissão de Coordenadora.
- Comissão de divulgação: a intenção foi proporcionar maior visibilidade para o
evento, atrair o público, divulgar o curso de Relações Públicas e a faculdade de
Comunicação Social, para tanto utilizar-se-ia canais de comunicação, criação de
materiais, disparo de releases e organizações visuais, linhas editoriais e demandas.
Fez parte deste grupo: Bruno César, Mariana Thomé e Rafaella Lopes.
- Comissão de Recepção: o objetivo foi proporcionar a acolhida aos participantes do
evento, sejam os palestrantes ou o público do evento. A Comissão de Recepção tem
a incumbência de estreitar as relações entre o grupo de trabalho e os públicos.
Fez parte deste grupo: Josiane Azeredo e Cícero Vieira
- Comissão de infraestrutura: teve como objetivo organizar os processos, os espaços
e buscar os recursos para a realização das ações. Além disto, contribuir para o
pleno funcionamento das demais comissões de trabalho.
Fez parte deste grupo: Diego Biracy e Angélica Pentz
- Comissão de coordenadoria: responsável por garantir que todos do grupo
cumprissem suas tarefas e responsabilidades, bem como ser os Relações Públicas
do evento na data de sua realização, respondendo pelo mesmo.
Fez parte deste grupo: Eduardo Baldasso e Pedro Becker
3.5 CHECKLIST
O checklist do evento Duas Rodas: um estilo de vida foi uma das ferramentas
que, assim como o 5W2H serviram de base para a realização de muitas das
atividades aqui dispostas.
Para evento, foi construído dois modelos de Checklist: um para o envio
33
externo – professora e PUCRS (APÊNDICE C) e outro para controle interno da
equipe (APÊNDICE D).
3.6 INSTRUMENTOS DE MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO PARA TODOS OS ESTÁGIOS
ESTÁGIO I – BRIEFING E LEVANTAMENTO DE CAMPO No primeiro estágio foram realizadas diversas atividades, desde a confecção do
briefing até a definição final do cronograma. Definir qual o objetivo foi algo bastante
complexo e demorado, em função da grande diversidade de ideias no início do
trabalho. Após definido o rumo do evento, definimos os públicos com que
trabalharíamos.
Feito isso, enumeramos as estratégias necessárias para definir o contexto em que
seria inserido o projeto, além dos possíveis patrocinadores e apoiadores do evento.
Como todo evento, criamos cenários otimistas e pessimistas, para antecipar
possíveis problemas que poderiam vir a acontecer. Por fim, estruturamos o
cronograma geral das atividades.
ESTÁGIO II – PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO Na fase de planejamento foram divididas as responsabilidades para que todos
pudessem exercer suas qualidades no grande grupo. Criou-se diversas comissões
de trabalho com tarefas delimitadas e com prazos a serem cumpridos. A elaboração
de flyers e banners foram feitas com a aprovação de todo o grupo, para depois
serem encaminhadas à gráfica.
Para organizar e ordenar as necessidades, elaboramos alguns cheklists para definir
os matérias e instrumentos que seriam necessários durante a realização do evento.
ESTÁGIO III – EXECUÇÃO Tivemos como foco cumprir todos os itens, antes combinado entre os integrantes.
Tudo o que foi prometido durante o trabalho foi realizado com sucesso pela
organização do grupo, não deixando de executar nenhum ponto.
34
O que se modificou foi a maneira de se fazer. Em alguns pontos foi preciso usar a
criatividade de seus membros para superar dificuldades surgidas de última hora,
buscando a melhor forma de executar o combinado.
Diante das necessidades que foram acontecendo durante o andamento evento, o
grupo foi buscando soluções que melhor se adequavam com o momento.
ESTÁGIO IV – AVALIAÇÃO A partir das avaliações coletadas conseguimos comprovar as diferentes
possibilidades do profissional de relações públicas, com base nos vários níveis de
relacionamento propostos.
Compreendemos, que nossas ações estratégicas focadas no uso dos instrumentos
certos, na comunicação efetiva da divulgação do evento, na interação com o grupo
de expositores e no envolvimento dos alunos na palestra, foram cruciais e certeiras
no sentido de garantir um "feedback" tão positivo.
3.7 DIVULGAÇÃO E MATERIAL PROMOCIONAL
Para a divulgação, trabalhou-se com algumas ações específicas,
principalmente em redes sociais, gerando um engajamento significativo.
Tabela 01: Dados das publicações
1º Publicação 23/05 18 4 1 1.120 pessoas
35
Fonte: elaborada pelos autores
Como estratégia digital, definiu-se definidos chamadas próximas aos 140
caracteres, com a utilização da tag #duasrodas e relacionando sempre com o evento
maior, o Famequiando. Essa tag além de utilizada para divulgação nas redes sociais
esteve presente em materiais organizados que permitiram a associação destes
conteúdos, gerando buzz, visibilidade e engajamento nas redes. A quantidade de
caracteres ficou restrita, pois o fluxo de informações está cada vez mais abundante
e chamar a atenção, prendendo a leitor, é um desafio.
Ainda assim, para facilitar a compreensão do evento, os textos seguiam
peças gráficas com identidade visual, elas serviam de apoio e ressaltavam a paixão,
o estilo de, além de reforçarem informações básicas, como horários, local e data.
Para as linhas editoriais foram criados:
Release:
Uma lenda sobre duas rodas
Conectar. Esta é uma das palavras que mais gera relacionamento. Aliás, o que
mesmo é relacionamento? Na edição de 2014 do Famequiando, evento organizado
por alunos de Relações Públicas da Faculdade de Comunicação Social da PUCRS,
a resposta vem de uma forma diferente.
A proposta é que os participantes do evento interajam com as plataformas e ações
planejadas pelos estudantes e conheçam na prática o que é a base da profissão de
Relações Públicas.
2º Publicação 25/05 35 21 6 1.430 pessoas
3º Publicação 27/05 10 3 0 988 pessoas
4º Publicação 28/05 11 3 0 565 pessoas
5º Publicação 29/05 5 1 2 293 pessoas
6º Publicação 05/06 4 0 0 592 pessoas
36
Mas sobre o relacionamento, o que era mesmo? Integra a programação do evento, o
“Duas Rodas: um estilo de vida”, que no dia 29/05 propõe uma viagem pelo
universo das “infintas highways”, com direito a fotos, roteiros e muita bagagem.
Com a exposição de motos e acessórios e um bate papo especial com integrantes
do motogrupo HOG, os estudantes pretendem dar significado a novas esferas do
relacionamento.
Para eles, relacionamento significa estar interligado, conectado a algo. Atualmente o
conceito pode ter diferentes significados e é cada vez menos comum encontrar
grandes grupos que se reúnam para compartilhar sentimentos comuns, pedalar até
a orla do Guaíba. Neste caso, pilotar até onde a paixão permitir.
O Duas Rodas traz o ronco dos motores lendários que acionam o viver sob duas
rodas e as histórias dos amigos que formaram o HOG Porto Alegre (Harley Owner's
Group ou Grupo de Proprietários de Harleys).
A exposição das motos inicia às 18h30min e o bate papo é logo após, às 20h, na
Faculdade de Comunicação Social da PUCRS (Avenida Ipiranga, 6681, prédio 7) O
evento é gratuito e aberto à comunidade. Inscrições podem ser realizadas na hora.
Para mais informações, acesse: https://www.facebook.com/famequiando?fref=ts
Teaser do evento nas redes sociais:
“Tá afim de embarcar numa aventura sobre duas rodas, dando voltas pela infinita
highway? Se liga e vem entender um pouco mais do processo de relacionamento
dos grupos de motociclismo. #SobeAí “
Figura 05 – peça publicitária
37
Fonte: elaborada pelos autores
“Partiu dar aquela banda pelo mundo das histórias? Te abastece de ideias e fica
ligado na rota das aventuras: vai ser no auditório da Famecos, dia 29/05, a partir
das 20h. #Estilo #Palestra #Vivências #DuasRodas”
Figura 06 – peça publicitária
Fonte: elaborada pelos autores
“Ei, já parou pra pensar que louco seria deixar muitas coisas pra viver uma história
de paixão? Não, não é uma simples paixão. É uma paixão que não acaba, que não
envelhece, que fica cada dia mais livre pra seguir novos caminhos. Curioso? As
38
belas deste relacionamento desfilam na Famecos no dia 29/05, a partir das
18h30min. Participe da exposição de motos da Harley Davidson. #Famequiando
#DuasRodas”
Figura 07 – peça publicitária
Fonte: elaborada pelos autores
O Duas Rodas traz o ronco dos motores lendários que acionam o viver sob duas
rodas e as histórias dos amigos que formaram o HOG Porto Alegre (HarleyOwner's
Group ou Grupo de Proprietários de Harleys).
A exposição das motos inicia às 18h30min e o bate papo é logo após, às 20h, na
Faculdade de Comunicação Social da PUCRS (Avenida Ipiranga, 6681, prédio 7) O
evento é gratuito e aberto à comunidade. #ÉHOJE#Famequiando2014
Figura 08 – peça publicitária
39
Fonte: elaborada pelos autores
Figura 09: logomarca
Fonte: elaborada pelos autores
Já na divulgação externa foram criados materiais específicos. Destaca-se que
os modelos encontram-se nos anexos deste (ANEXO B).
- 250 flyers impressos e distribuídos entre os estudantes da PUCRS;
- 130 convites a professores;
- 10 cartazes impressos e colocados nos murais da Famecos;
40
- 3 banners;
- 1 adesivo de logomarca;
- 6 adesivos de chão.
Com estas ações, promoveu-se um maior entendimento dos aspectos
comunicacionais, promovendo um impacto de mais de 6mil pessoas atingidas
diretamente. Ainda a partir deste relatório, pode-se perceber o quão importante é a
adequação de uma estratégia digital, uma identidade visual e um tom de
comunicação capazes de atrair target e organizar um evento bacana.
Como retornos positivos, tivemos a geração gratuita de publicações e
comentários positivos, reafirmando a proposta de interação.
Figura 10: interação com o evento
Fonte: disponível no Facebook
Figura 11: interação com o evento
41
Fonte: disponível no Facebook
Figura 12: interação com o evento
Fonte: disponível no Facebook
42
Figura 13: interação com o evento
Fonte: disponível no Facebook
43
4 ESTÁGIO III – EXECUÇÃO
Nenhum estágio pode ser pensado se não para a realização deste. A
execução é, basicamente, quando não existe mais o tempo para o erro e tudo que
fora, anteriormente, planejado deve ser executado.
Neste ambiente, se apresenta, portanto, os relatos sobre a execução do
evento, bem como fotos que ilustram a realização do mesmo.
4.1 RELATO DAS ATIVIDADES REALIZADAS
Montagem do evento: a organização do espaço físico, decoração e logística teve
seu início às 15h do dia do evento (28/05). As motos chegaram às 18h.
Montagem do espaço Coffe Break: organização do espaço e ambientalização.
Exposição de Motocicletas: Na noite do evento, das 18hrs às 21hrs30min, no
saguão da Faculdade de Comunicação Social – FAMECOS realizou-se a exposição
das três motos. As motocicletas ficaram à disposição dos visitantes, durante a
duração do evento para apreciação e possível interação.
Fotos caracterizadas: No local existia um espaço para os visitantes se
caracterizarem e, de fato, vestir este “estilo de vida” que era vendido no slogan do
evento. Ao lado de cada motocicleta contávamos com integrantes auxiliando os
participantes do evento.
Palestra com o Grupo de motociclistas Moto GRUP: Foi realizado durante o evento,
das 20h15min às 21hrs15min. A palestra teve 15min de atraso em função da baixa
concentração de público, fato que com a mediação e apoio da Coordenação do
Curso foi resolvido. A Palestra foi ancorada pelo professor Flávio Falcetta, com o
apoio de membros do grupo de organização do evento. O HOG explicou o
funcionamento da sua instituição, regras, normas do grupo, histórias engraçadas
bem como interagiram com alunos que prestigiavam o evento.
44
4.2 RELATO E MONITORAMENTO DE OCORRÊNCIAS
Barulho na entrada: ao ingressarem nas dependências da Universidade, os
motoqueiros acabaram acelerando os motores, fazendo com que ruídos excessivos
fossem emitidos.
Barulho na Exposição: durante a exposição, foi solicitado por uma aluna que ligasse
uma das motos para ouvir o barulho de sua aceleração, afinal, a mesma queria
experimentar este “estilo de vida”. O fato ocorreu e, ao mesmo tempo, a Comissão
de Coordenadoria, solicitou que não fosse mais realizado.
Quebra do Microfone: durante o bate-papo um dos integrantes do HOG deixou o
microfone cair no chão, quebrando-o, sendo enviado a manutenção.
Perigo na Saída/Barulho: ao final do evento, quando os motociclistas foram sair do
prédio, novamente os ruídos foram ouvidos. Como forma preventiva, solicitamos aos
motociclistas que saíssem das instalações da Universidade com o pisca alerta ligado
para sinalização, com baixa aceleração. Infelizmente nem todos integrantes do HOG
cumpriram com este combinado, gerando riscos ao público que gravava e tirava
fotos durante a saída do mesmo.
4.3 PRESENÇA E A ATUAÇÃO DE CADA MEMBRO DA EQUIPE
Angélica Pentz: participou na criação do projeto, ajudou na divulgação, criou Peças
de artes gráficas, ajudou na montagem, atuou como fotógrafa do evento, como
mestre de cerimônia e ajudou na desmontagem.
Bruno César: participou na criação do projeto, ajudou na divulgação, criou Peças de
artes gráficas, ajudou na montagem, atuou como fotógrafo do evento, atuou na
recepção dos convidados, como mediador na palestra e ajudou na desmontagem.
Cícero Vieira: Participou na criação do projeto, ajudou na divulgação, na montagem,
participou da recepção dos participantes na palestra e ajudou na desmontagem.
45
Diego Biracy: participou na criação do projeto, ajudou na divulgação, participou da
recepção dos participantes e ajudou na desmontagem.
Eduardo Baldasso: participou na criação do projeto, ajudou na divulgação, atuou na
recepção dos convidados, como mediador na palestra e ajudou na desmontagem.
Josiane Azeredo: participou na criação do projeto, ajudou na divulgação, na
montagem, participou da recepção dos participantes na palestra e ajudou na
desmontagem.
Mariana Thomé: participou na criação do projeto, ajudou na divulgação, na
montagem, recepção dos participantes na palestra e desmontagem.
Pedro Becker: Participou na criação do projeto, ajudou na divulgação, ajudou na
montagem, participou da recepção dos participantes na palestra e ajudou na
desmontagem.
Rafaella Lopes: participou na criação do projeto, ajudou na divulgação e na
recepção dos participantes na palestra.
4.4 PARTICIPAÇÃO DO PÚBLICO
A participação do público foi acima do esperado, pois tratava-se de uma
exposição que nem todos os alunos tem apreciação e relação com o tema. Os
alunos se mostraram bastante interessados na exposição das motos e na troca de
informação com os motociclistas presentes. Um grande contingente de expectadores
respondeu a pesquisa de satisfação, elencando diversos aspectos, como uma
segunda edição do evento.
46
4.5 ASPECTOS ADVERSOS
Desde o início das atividades, houve mudanças nos procedimentos. A
alteração de datas e local foram fatores que afetaram, diretamente, e mudaram
alguns posicionamentos do grupo, gerando uma série de conversações entre equipe
e professora. Mesmo diante destes fatores, o foco foi cumprir todos os itens,
anteriormente acordados. Os itens propostos foram realizados com sucesso pela,
não deixando de executá-los.
Destaca-se, porém, que a metodologia foi afetada em alguns pontos, mas
com criatividade e mediação de conflitos, exercendo funções primordialmente de
Relações Públicas, foram superadas, mudando os ritmos, quando necessário.
4.6 ATIVIDADES EXTRAS
Diante das necessidades evidenciadas com a execução do evento, o grupo foi
buscando soluções que melhor se adequavam com o momento que o evento se
encontrava, entretanto, não destacamos atividades extras.
Figura 14: chegada das motos
47
Figura 15: interação do público com o evento
Figura 16: exposição de motos
Figura 17: exposição de motos
48
Figura 18: bate papo
Figura 19: mediação do evento
Figura 19: entrega de certificado ao professor Flávio Falcetta
49
Figura 20: entrega de certificado pela professora Tassiara ao grupo HOG
50
5 ESTÁGIO IV – AVALIAÇÃO
Após a realização de todo o evento, é necessário mensurar seus resultados por alguns motivos:
1º) Para melhorar a atuação em eventos próximos.
2º) Para poder mensurar os resultados e apresentar aos apoiadores.
5.1.PROCEDIMENTO DE AVALIAÇÃO
A principal ferramenta utilizada para mensurar o processo de avaliação, foi
uma pesquisa de satisfação. Baseado neste processo de elaboração de nove
perguntas diretas abrangendo os diversos aspectos, se obteve informações
primordiais que possibilitaram a identificação das fragilidades e acertos.
Segundo Kunsch (1986, p.102) “a importância da realização de um evento
esta, sobretudo, no aproveitamento do instante, do ambiente ou da presença de
pessoas, pois desta atitude resulta a impressão final”.
A pesquisa foi realizada nos dois momentos do evento: exposição e bate-
papo. Para a exposição tivemos um universo de 38 participantes e para a palestra
49 pessoas. Totalizando um retorno de 87 questionários.
Figura x: interação com o evento
Fonte: elaborada pelos autores
51
5.2.ANÁLISE E FEEDBACK
Com o tema bastante específico e lúdico, mas não menos atual, e dentro do
objetivo geral da edição de 2014 do Famequiando, “promover a cultura e a qualidade
de vida junto à comunidade acadêmica PUCRS", o evento "Duas rodas: um estilo de
vida" superou as expectativas do grupo, obtendo uma resposta extremamente
positiva, tanto pelo número de visitantes, quanto pelo elevado índice de aprovação
que ultrapassou a marca dos 70%.
Com números tão significativos, conseguimos comprovar as diferentes
possibilidades do profissional de relações públicas, com base nos vários níveis de
relacionamento propostos, através dos valores de uma marca (Duas Rodas), do
gerenciamento desta imagem (identidade visual e social), do cerimonial, da
mediação de palestras, do acompanhamento do evento, do registro fotográfico e das
mediações que possibilitaram a realização dessas atividades.
Entendemos, em última análise, que nossas ações estratégicas focadas no
uso dos instrumentos certos, na comunicação efetiva da divulgação do evento, na
interação com o grupo de expositores e no envolvimento dos alunos na palestra,
foram cruciais e certeiras no sentido de garantir um "feedback" tão positivo.
Ainda neste cenário, destacamos que houve problemas de execução,
integração de equipe e uma “dose de stress”. Entretanto, os retornos auferidos pela
equipe são de aprendizado e, principalmente, troca de experiências entre a equipe
que organizou o evento, os professores, a coordenação do curso e a equipe do
HOG.
52
6. CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES
Durante a realização do Duas Rodas, um estilo de vida, o grupo pode planejar
a execução de um evento com foco nos alunos da FAMECOS, Faculdade de
Comunicação da PUCRS. Durante a realização do evento foi possível perceber a
importância do planejamento e da execução de ações estratégicas.
Com o desenvolvimento de uma exposição com o HOG (Grupo de
Motoqueiros da Harley Davidson) possibilitando a interação dos alunos com
integrantes do HOG e de um bate-papo que esclareceu as relações estabelecidas
dos motoqueiros com a marca, com as famílias e com os locais visitados, o evento
então divulgou a fidelização da marca Harley Davidson com os seus públicos, o
planejamento do HOG e as ações de segurança em cada viagem preestabelecida.
Os resultados do evento foram positivos, já que observamos um grande
envolvimento dos alunos, a satisfação dos expositores, o apoio de professores na
ida com os alunos ao bate-papo e do grupo em relação à organização de um evento.
53
REFERÊNCIAS FRANÇA, George. Os ambientes de aprendizagem na época da hipermídia e da educação à distância. Perspectivas em ciência da informação, v. 14, n. 1, p. 55-65, 2009. GRUNIG, James E; FERRARI, Maria Aparecida; FRANÇA, Fabio. Relações públicas: teoria, contexto e relacionamentos. 1. ed. São Caetano do Sul: Difusão Editora, 2009. KUNSCH, Margarida Maria Krohling. Planejamento de relações públicas na comunicação integrada. São Paulo: Editora Summus, 2003.
54
LISTA DE APÊNDICES APÊNDICE A – Slides do projeto apresentado
APÊNDICE B – Briefing
APÊNDICE C – Checklist externo
APÊNDICE D – Checklist interno
APÊNDICE E - Tabulação do Questionário
55
APÊNDICE A – Slides do projeto apresentado
56
57
58
59
60
61
SLIDES APRESENTADOS NO EVENTO:
62
63
64
65
66
APÊNDICE B – Briefing
67
APÊNDICE C – Checklist externo
68
APÊNDICE D – Checklist interno
69
APÊNDICE E - Tabulação do Questionário
Anexo 01: PESQUISA DE SATISFAÇÃO -‐ Bate Papo
Questão 01: A atividade realizada proporcionou novos conhecimentos?
Insuficiente Regular Satisfatório Muito bom Excelente
-‐ 2 10 17 20
Questão 02: A atividade ofereceu oportunidade de troca de experiência e conhecimento entre os participantes?
Insuficiente Regular Satisfatório Muito bom Excelente
-‐ 2 7 19 21
2,6%
10,5%
31,6%
55,3%
Insuficiente
Regular
Sa[sfatório
Muito bom
Excelente
70
Questão 03: Quanto a organização da atividade, local e instalações:
Insuficiente Regular Satisfatório Muito bom Excelente
-‐ 1 7 12 29
Questão 04: Classifico, de modo geral, meu grau de satisfação como:
Insuficiente Regular Satisfatório Muito bom Excelente
0,0%
14,2%
38,9%
42,9% Insuficiente
Regular
Sa[sfatório
Muito bom
Excelente
5,2%
15,8%
79,0%
Insuficiente
Regular
Sa[sfatório
Muito bom
Excelente
71
-‐ 3 7 18 21
Questão 05: Meu interesse pelo assunto tratado foi:
Insuficiente Regular Satisfatório Muito bom Excelente
-‐ 6 14 8 21
5,2%
26,3%
68,5%
Insuficiente
Regular
Sa[sfatório
Muito bom
Excelente
12,2%
28,5%
16,3%
42,9% Insuficiente
Regular
Sa[sfatório
Muito bom
Excelente
72
Questão 06: Os palestrantes foram claros em suas explanações:
Insuficiente Regular Satisfatório Muito bom Excelente
-‐ -‐ 3 9 37
Questão 07: A capacidade dos palestrantes para responder os questionamentos foi:
Insuficiente Regular Satisfatório Muito bom Excelente
-‐ -‐ 3 9 34
6,1% 18,3%
75,6%
Insuficiente
Regular
Sa[sfatório
Muito bom
Excelente
73
Questão 08: Os palestrantes foram claros em suas explanações?
Insuficiente Regular Satisfatório Muito bom Excelente
-‐ -‐ 3 13 33
Questão 09: Os palestrantes despertaram interesses dos participantes?
4,0%
26,7%
69,3%
Insuficiente
Regular
Sa[sfatório
Muito bom
Excelente
6,1%
26,7% 67,2%
Insuficiente
Regular
Sa[sfatório
Muito bom
Excelente
74
Insuficiente Regular Satisfatório Muito bom Excelente
-‐ -‐ 6 12 31
-‐ Avaliação geral: bate papo
12,2%
24,5% 63,2%
Insuficiente
Regular
Sa[sfatório
Muito bom
Excelente
3,2% 13,3%
27,5% 56,0%
Insuficiente
Regular
Sa[sfatório
Muito bom
Excelente
75
Anexo 02: PESQUISA DE SATISFAÇÃO – Exposição/interação
Questão 01: A atividade realizada proporcionou novos conhecimentos?
Insuficiente Regular Satisfatório Muito bom Excelente
1 -‐ 4 12 21
Questão 02: A atividade ofereceu oportunidade de troca de experiência e conhecimento entre os participantes?
Insuficiente Regular Satisfatório Muito bom Excelente
1 -‐ 5 8 24
2,6%
10,5% 31,6%
55,3%
Insuficiente
Regular
Sa[sfatório
Muito bom
Excelente
76
Questão 03: Quanto a organização da atividade, local e instalações:
Insuficiente Regular Satisfatório Muito bom Excelente
-‐ -‐ 2 6 30
Questão 04: Classifico, de modo geral, meu grau de satisfação como:
Insuficiente Regular Satisfatório Muito bom Excelente
2,6%
13,1%
21,0%
63,3%
Insuficiente
Regular
Sa[sfatório
Muito bom
Excelente
5,2% 15,8%
79,0%
Insuficiente
Regular
Sa[sfatório
Muito bom
Excelente
77
-‐ -‐ 2 10 26
Questão 05: Meu interesse pelo assunto tratado foi:
Insuficiente Regular Satisfatório Muito bom Excelente
-‐ 1 -‐ 11 26
5,2%
26,3%
68,5%
Insuficiente
Regular
Sa[sfatório
Muito bom
Excelente
2,6%
28,9%
68,5%
Insuficiente
Regular
Sa[sfatório
Muito bom
Excelente
78
Questão 06: Os palestrantes foram claros em suas explanações:
Insuficiente Regular Satisfatório Muito bom Excelente
1 -‐ 3 3 31
Questão 07: A capacidade dos palestrantes para responder os questionamentos foi:
Insuficiente Regular Satisfatório Muito bom Excelente
-‐ -‐ 2 4 32
2,6%
7,9% 7,9%
81,6%
Insuficiente
Regular
Sa[sfatório
Muito bom
Excelente
79
Questão 08: Os palestrantes foram claros em suas explanações?
Insuficiente Regular Satisfatório Muito bom Excelente
-‐ -‐ 3 3 32
Questão 09: Os palestrantes despertaram interesses dos participantes?
5,2% 10,5%
84,3%
Insuficiente
Regular
Sa[sfatório
Muito bom
Excelente
7,9% 7,9%
84,3%
Insuficiente
Regular
Sa[sfatório
Muito bom
Excelente
80
Insuficiente Regular Satisfatório Muito bom Excelente
-‐ -‐ 2 4 32
-‐ Avaliação geral: exposição
5,2% 10,5%
84,3%
Insuficiente
Regular
Sa[sfatório
Muito bom
Excelente
0,3%
6,8%
18,3%
73,7%
Insuficiente
Regular
Sa[sfatório
Muito bom
Excelente
81
LISTA DE ANEXOS ANEXO A - Material Promocional
82
ANEXO A - Material Promocional
83
84
85
86
87
88