rena – samfunnet · web view2017/01/01 · høgskolen i hedmark, avd rena 2450 rena e-post:...

Post: ARENA

Høgskolen i Hedmark, avd Rena2450 RENA

E-post:[email protected]

Web: www.renasamfunnet.no

SakspapirerGeneralforsamling 1 (GF1)2017

Møtested: Høgskolen I Hedmark, Campus RenaRom M102

Møtetid: Kl. 12:05

Sakspapirer Studentsamfunnet på Rena

Innholdsfortegnelse

VELKOMMEN TIL GENERALFORSAMLINGSMØTE (GF)!.....................................................................3

OM GENERALFORSAMLINGEN.................................................................................................................... 4

SAK 00-GF3 KONSTITUERING..................................................................................................................... 5

SAK 01-GF1 VALG AV REPRESENTANTER TIL VERV I SAMFUNNSSTYRET................................13

SAK 02-GF1 VEDTEKTSENDRINGER.......................................................................................................15

SAK 02.01-GF1 VEDTEKTSENDRINGSFORSLAG OM Å ENDRE KONTINGENT...........................16

SAK 02.03-GF1 ENDRINGSFORSLAG STILLINGSINSTRUKSER.......................................................17

VEDLEGG 1: FORSLAG TIL FORRETNINGSORDEN..............................................................................17

VEDLEGG 2: FORSLAG TIL SAKSLISTE................................................................................................... 20

VEDLEGG 3: FORSLAG TIL STILLINGSINSTRUKSER..........................................................................21

LEDER............................................................................................................................................................... 21

NESTLEDER.................................................................................................................................................... 23

ØKONOMIANSVARLIG................................................................................................................................. 24

MARKEDSFØRINGS- OG INFORMASJONSANSVARLIG.......................................................................26

DRIFTSLEDER................................................................................................................................................ 28

KULTURLEDER.............................................................................................................................................. 30

UKA-LEDER..................................................................................................................................................... 31

FADDERUKA-LEDER.................................................................................................................................... 32

LEDER FOR RENASTUDENTENES IDRETTSLAG (IDRETTSLEDER)..............................................33

KONTROLL OG KONSTITUSJONSUTVALGET (KKU)..........................................................................35

VEDLEGG 4 – RAPPORT FRA KKU........................................................................................................... 36

GF1

12

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

2122

3

Studentsamfunnet på Rena Generalforsamling 1 (GF1)

Velkommen til generalforsamlingsmøte (GF)!Som medlem av Hedmarks beste studentsamfunn inviteres du til ordinært møte nr.1 i generalforsamlingen. Din mening og stemme er veldig viktig, og vi i Samfunnsstyret er avhengig av å vite at vi jobber mot medlemmenes ønsker.De viktigste sakene som skal opp på GF1 er valg av nye representanter til vervene i Samfunnsstyret. For mer informasjon om sakene kan du lese her i sakspapirene.Møtet vil være 4. Oktober kl 12.05 i rom M102. Møtet er antatt til å vare ca 60 minutter.

Vi gleder oss til å se deg på GF!

GF1

4

5


Om generalforsamlingenGeneralforsamlingen (GF) er Studentsamfunnet på Rena sitt høyeste beslutningsorgan, og defineres i §5 i vedtektene. Videre setter §3-4 retningslinjene for hvordan GF og EGF skal organiseres. Vedtektene krever at GF samles ordinært tre ganger i løpet av året, hvor to avholdes i høstsemesteret og det siste i vårsemesteret. Dato for GF skal offentligjøres minst tre uker før GF, med unntak av ekstraordinær generalforsamling (EGF), da dato, dagsorden og sakspapirer skal offentliggjøres så tidlig som mulig ut ifra sakens art. Dagsorden og sakspapirer til ordinær generalforsamling skal offentligjøres minst sju dager før GF avholdes.Hvem deltar på GF?GF består av alle som er ordinære medlemmer og støttemedlemmer av organisasjonen. Ordinære medlemmer har fulle rettigheter, mens støttemedlemmer har forslags- og møterett. Det er også anledning for andre studenter ved Høgskolen i Hedmark å delta med observasjonsstatus.Hva behandles av GF?GF behandler normalt disse sakene gjennom året:GF1 (høstsemester) Valg til ledige verv i Samfunnsstyret eller KKU Innkommende sakerGF 2 (høstsemester) Valg til ledige verv Fremleggelse/godkjenning av forslag til budsjett for kommende år Fremleggelse/godkjenning av regnskap for UKA gjellende år Rapport fra KKU Valg av revisor for årsregnskapet for gjellende år Innkommende sakerGF3 (vårsemester) Årsmelding Fremleggelse/godkjenning av årsregnskap (med revisorberetning) for foregående år Fremleggelse/godkjenning av målhierarki Fremleggelse/godkjenning av handlingsplan (gjellende ett år) Rapporter fra Samfunnsstyremedlemmene Rapport fra KKU Fastsettelse av kontingent Valg til ledige verv Innkommende sakerHvem legger frem saker for GF?Normalt sett pleier det å være Samfunnsstyret som legger frem saker for GF, men alle kan legge frem problemstillinger eller komme med endringsforslag. Dette kan gjøres ved å sende inn dette til Samfunnsstyret på forhånd. GF behandler normalt ikke andre saker enn de som er på dagsorden.Saker til GF kan sendes inn via e-post til. [email protected].

GF1

67

8


Sak 00-GF3 Konstituering

GF1

9

10


Sak 00.01-GF1 Godkjenning av innkallingFormålBehandle godkjenning av innkallingen til GF1 2017.SakspresentasjonVedtektene sier følgende om innkalling til GF:§ 3 Generalforsamlingen”…Innkallingen til GF skal være offentliggjort minst tre uker før GF avholdes. Saksliste/dagsorden og saksdokumenter skal offentliggjøres minst sju dager før GF avholdes, og på grunn av dette skal saker være styret i hende minst ti dager før GF avholdes. Alle hoved- og undergrupper må være representert ved GF…”VurderingInnkallingen til GF1 har funnet sted i henhold til vedtektene.InnstillingSamfunnsstyret innstiller på at innkallingen godkjennes.

GF1

1112

2324252627282930313233343536

13


Sak 00.02-GF1 Valg av møteledelseFormålVelge møteledelse for GF1 2017

InnstillingSamfunnsstyret innstiller på at: Mailèn Leithe er ordstyrer Martin Boga er protokollfører Tina Dårstad Jacobsen (KKU 1) og Mikael Netskar (KKU 2) er medlem av tellekorpset

GF1

14

37383940414243444546

15


Sak 00.03-GF1 Godkjenning av forretningsordenVedlegg i saken:1. Forslag til forretningsordenFormålVedta forretningsorden for GF1 2017.SakspresentasjonForretningsorden regulerer gjennomføringen av GF. Denne kommer i tillegg til Studentsamfunnet på Rena sine vedtekter, og er underlagt disse.VurderingDet foreslås noen tillegg til foregående års forretningsorden. En av endringene er å skriftlig nevne bruken av voteringsskilt, en annen er at endringsforslag må fremmes skriftlig via en standardmal til den fristen de til enhver tid gjellende vedtektene setter.InnstillingSamfunnsstyret innstiller på at forretningsorden for GF1 2017 vedtas.

GF1

1617

4748495051525354555657585960

18


Sak 00.04-GF1 Godkjenning av sakslisteVedlegg i saken:2. Forslag til sakslisteFormålVedta saksliste for GF1 2017SakspresentasjonVedtektene behandler GF sine oppgaver:§ 3, fjerde ledd.” Dagsorden på generalforsamlingene i løpet av året bør inneholde … valg til ledige verv...”SaksgangSamfunnsstyret har jobbet mot og produsert de dokumenter og rapporter som skal legges frem for GF1.VurderingSiden det ikke er fremlagt forslag innen fristen, tas saker som kommer inn etter fristen kun til etterretning jf forretningsorden.InnstillingSamfunnsstyret innstiller på at saksliste og forretningsorden (sak 00.03-GF1) vedtas.

GF1

19

6162636465666768697071727374757677

20


Sak 00.05-GF1 Valg av tellekorpsFormålVelge to personer som skal bistå og kontrollere at teller riktig stemmer for og i mot forslag.SakspresentasjonForslaget til forretningsorden til GF1 sier:”KKU1 og KKU2 velges til tellekorps»VurderingPå denne måten får man kontrollert at det blir oppfattet korrekt antall stemmer ved votering.InnstillingSamfunnsstyret innstiller på at forslag til forretningsorden og at KKU1 og KKU2 velges til tellekorps.

GF1

2122

78798081828384858687888990

23


Sak 00.06-GF1 Godkjenning av medlemmer og rettigheter FormålGodkjenne medlemmene som er møtt opp til GF1 og de rettighetene de innehar under GF1 2017.Sakspresentasjon§ 2.1 MedlemsrettAlle studenter ved Høgskolen i Hedmark avdeling Rena og Evenstad har full medlemsrett i Studentsamfunnet på Rena så lenge de betaler den til en hver tid gjeldende kontingenten. Som medlem av Samfunnet har man stemmerett på GF og muligheten til å stille til styreverv eller andre tillitsverv i Samfunnets regi. Med styreverv menes verv i et hvilket som helst styre i Samfunnets regi. Som medlem har man også rett til å benytte seg av andre fremforhandlede goder med eksterne partnere.

De som ikke har rett til ordinært medlemskap kan allikevel bli støttemedlemmer av Samfunnet, forbeholdt at de betaler den til en vær tid gjeldene kontingenten. Støttemedlemmer har de samme rettighetene som et ordinært medlem med unntak av stemmerett ved generalforsamling og muligheten til å stille til verv i Samfunnet.

Medlemmer ved andre studentsamfunn i Norge har tilgang til arrangementer i regi av Samfunnet med samme vilkår som medlemmene av Studentsamfunnet på Rena.

Studenter og andre som ikke er medlem av noe studentsamfunn kan lukkes ute fra arrangementer i regi av Studentsamfunnet på Rena. Studentsamfunnet på Rena kan velge å prioritere sine egne medlemmer og kan velge å differensiere priser mellom medlemmer og ikke-medlemmer.

VurderingDet foreslås at alle medlemmer som har dokumentert sitt oppmøte hos KKU før generalforsamlingen blir åpnet blir godkjent med fulle rettigheter. Videre at de oppmmøtende som ikke er medlemmer har observatørstatus, og da ikke tale- forslags- eller stemmerett.InnstillingSamfunnsstyret innstiller på at forslag vedtas.

GF1

24

919293949596979899

100101102103104105106107108109110111112113114115116117118119120121122

25


Sak 00.07-GF1 Valg av protokollunderskrivereFormålÅ velge to representanter til å skrive under protokoll fra GF og sjekke at protokollteksten stemmer med bestemmelsene gjort av GF.SakspresentasjonVedtektene sier følgende:§3, femte ledd:”Etter hver GF skrives det protokoll som undertegnes av to oppmøtte medlemmer.”InnstillingSamfunnsstyret innstiller på at KKU1 og KKU2 velges som protokollunderskrivere

GF1

2627

123124125126127128129130131132

28


Sak 01-GF1 Valg av representanter til verv i Samfunnsstyret

GF1

29

30


Sak 01.01-GF1 Valg av representanter til verv i SamfunnsstyretFormålVelge nye representanter til vervene i Samfunnsstyret. SakspresentasjonDet har blitt utlyst på nettsiden og Facebook om at alle verv skal skiftes ut. Medlemmer av generalforsamlingen som ønsker å stille til valg får mellom 3-5 minutter til å holde valgtale. Valget gjennomføres med stemmeseddel, og simpelt flertall.Vervene som skal velges er: Leder Nestleder Økonomiansvarlig Info- og markedsføringsansvarlig Driftsleder Leder for Arena idrett Kulturleder UKA-leder FadderUKA-leder Kontroll og Konstitusjon ansvarlig (KKU 2)

GF1

3132

133134135136137138139140141142143144145146147148149150

33


Sak 02-GF1 VedtektsendringerVedlegg i saken:2.

Vedlagt ligger alle endringsforslag som er sendt inn i forkant av GF. Forslagene stemmes over en etter en, og er ikke sortert på forhånd.

GF1

34

151152153154155156

35


Sak 02.01-GF1 Vedtektsendringsforslag om å endre KontingentFormålSamfunnsstyret ønsker å kunne gi medlemskap etter endt verv for kr 0,-, i stedet for å tilbakebetale kontingenten på kr 500,-. De ønsker også at fremtidige utvekslingsstudenter kan tilbys to halvtårs-medlemskap i stedet for helårs-medlemskap. Opprinnelig tekst«Styreverv i Samfunnsstyret er fritatt fra å betale medlemskap i Samfunnet. Med Samfunnsstyret menes alle med verv som gir studiepoeng. De Samfunnsstyremedlemmene som allerede har betalt årets kontingent får dette refundert etter å ha sittet i sitt verv hele perioden på et år. Dette utbetales slik det blir ansett best regnskapsmessig, og leder må godkjenne alle utbetalinger.»

EndringForslaget er lagt frem av hele Samfunnsstyret for å gjøre prosessen enklere for både Økonomiansvarlig og Samfunnsstyremedlemmer.

Ny tekst«Styreverv i Samfunnsstyret er fritatt fra å betale medlemskap i Samfunnet. Med Samfunnsstyret menes alle med verv som gir studiepoeng. De Samfunnsstyremedlemmene som allerede har betalt årets kontingent får dette refundert etter å ha sittet i sitt verv hele perioden på et år. Dette utbetales slik det blir ansett best regnskapsmessig, og leder må godkjenne alle utbetalinger. Medlemskontingenten kan gis for kr 0,- i stedet for utbetaling av beløpet på 500,- dersom Samfunnsstyremedlem ønsker dette. Dersom Samfunnsstyremedlemmer skal på utveksling påfølgende år kan to halvtårs-medlemskap gis i stedet for ett helårs-medlemskap.»

BegrunnelseSamfunnsstyremedlemmene mener det er mer hensiktsmessig at medlemskap for påfølgende år gis ut for kr 0,- dersom de ønsker dette, i stedet for å få tilbakebetalt beløpet på 500,- etter å ha betalt medlemskontingenten. Dette skaper mindre arbeid for økonomiansvarlig, og gjør prosessen enklere for både medlem og økonomiansvarlig. Det er også ønskelig at Samfunnsstyremedlemmene kan benytte seg av to halvtårs-medlemskap i stedet for ett helårs-medlemskap, ettersom noen studenter drar på utveksling påfølgende år.

GF1

3637

157158159160161162163164165166167168169170171172173174175176177178179180181182183184185186187188189190191

38


Sak 02.03-GF1 Endringsforslag stillingsinstrukser

Vedlegg i saken:3. forslag til stillingsinstrukser

FormålVedtektsendringsforslaget går ut på at stillingsinstruksene for de forskjellige verv i samfunnsstyret skal bli fornyet og oppdatert.

BegrunnelseStillingsinstrukser ble vedtatt på GF3 2014 og etter at styret hadde sett over de, følte vi at det var et behov for noen små endringer. Grunnen til dette er for å gjøre det enklere for de neste som tar over vervene.

InnstillingSamfunnsstyret innstiller på at forslaget blir vedtatt.

Ny tekst

«UKA-leder har ansvaret for at UKA gjennomføres på maksimum 5 dager.»

GF1

39

192193194195196197198199200201202203204205206207208209210211

212213214215216217218219220221222223224225226227228229230231232233

40


Vedlegg 1: Forslag til forretningsordenForretningsorden for Studentsamfunnet på Rena under GFGeneralforsamlingenGeneralforsamlingen er Studentsamfunnet på Rena sitt øverste besluttende organ. GF-ene reguleres av vedtektenes § 3-4, samt forretningsorden for møtet.MedlemmeneAlle har rett til å være medlem og støttemedlem av organisasjonen, og hvilke rettigheter de har ved GF, reguleres av § 2 i vedtektene. ObservatørerAlle som er studenter ved Høgskolen i Hedmark har rett til å delta på GF med status som observatør. Samfunnsstyret kan i forkant av GF invitere andre som ikke er noe form for medlem til GF. GF, eller Samfunnsstyret hvis GF tillater det, med flertall kan velge å stenge ute alle som ikke har medlems- eller støttemedlemsrett fra møte.Rettigheter og plikter i møtetOrdinære medlemmer som har registrert sitt oppmøte hos Samfunnsstyret før møtestart har fulle rettigheter ved møtet (forslags-, møte-, tale- og stemmerett). Støttemedlemmer som har registrert sitt oppmøte hos Samfunnsstyret før møtestart har forslags- og talerett ved møtet.Gjester (de som ikke har noen form for medlemsrett) har observatørrett og taleplikt hvis de blir bedt om å uttale seg i en sak. Gjester har ikke tale- eller stemmerett, men kan ytre ønske om å uttale seg ved å gi taletegn (en eller to fingre i luften).BeslutningsdyktighetGF er i all hovedsak beslutningsdyktig slik det til en hver tid reguleres i vedtektene.GF er vedtaksdyktig når minst 5 % (1/20) av de ordinære medlemmene er tilstede. Samfunnsstyremedlemmene telles ikke med i denne 5 %-en. Vedtak fattes normalt ved simpelt flertall. Unntak gjelder ved endring av sakslisten, som krever 2/3 flertall, og endringer i vedtektene hvor det kreves oppmøte på minst 20 % ( 1/5) av medlemmene og 2/3 flertall.MøteledelseLeder av Samfunnsstyret er ordstyrer ved GF. Møteprotokoll skrives av enten nestleder eller informasjonsansvarlig. Møteledelsen velges under konstituering etter innstilling fra Samfunnsstyret.TellekorpsKKU1 velges til tellekorps mens KKU 2kontrollerer tellingen. KKU1 velges til tellekorps etter innstilling fra Samfunnsstyret. ForhandlingeneAlle innlegg, replikker og forslag må fremmes fra talerstolen. Forslag må også fremmes skriftlig til møteledelsen. Det gis adgang til to replikker til hvert innlegg, med anledning til svarreplikk. Replikk må tegnes under innlegget, det åpnes ikke for replikk til replikk.Taletiden på hvert innlegg må ikke være på mer enn tre minutter. Replikker må ikke være på mer en to minutter. Møteledelsen og medlemmer kan foreslå å korte ned på taletidenMøteledelsen, KKU, Samfunnsstyret og alle medlemmer kan fremsette forslag om strek og kontantstrek.Forslag om endring til forretningsorden bryter saksdebatten. Disse forslagene skal det ikke debatteres over, men tas til votering med det samme.Alle stemmeberettigede (ordinære medlemmer) må oppholde seg i salen under hele møtet. Ordstyrer eller referent kan be om pause dersom det er nødvendig for det videre møtet. Protokolltilførsel kan forlanges hvis dette ønskes.Å fremme forslag

GF1

4142

234235236237238239240241242243244245246247248249250251252253254255256257258259260261262263264265266267268269270271272273274275276277278279280281282

43


Alle forslag må leveres skriftlig til Samfunnsstyret til den fristen vedtektene setter jf. § 3, tredje ledd, andre punktum. Forslagene skal leveres via e-post til den på forhånd oppgitte e-postadresse. Alle forslag skal være offentligjort før møtestart. Under møtet skal alle forslag fremmes fra talerstolen i tillegg til at skriftlig forslag skal leveres til Samfunnsstyret etter de standarder Samfunnsstyret setter.VoteringDefinisjoner:Simpelt flertall (allment flertall) er oppnådd hvis det er flere stemmer for enn mot forslaget. Absolutt flertall er oppnådd når mer enn 50 % av de tilstedeværende stemmeberettigede på møtet stemmer for forslaget.Kvalifisert flertall er oppnådd når minst 2/3 av de tilstedeværende stemmeberettigede på møtet stemmer for forslaget.3/4 kvalifisert flertall er oppnådd når minst 3/4 av de tilstedeværende stemmeberettigede stemmer for forslaget.Avholdende (blanke) stemmer regnes som stemmer mot forslaget.Votering skjer ordinært ved håndsopprekning av stemmeskilt.Votering over flere forslag under ett (bolkvotering) kan foreslås, og godkjennes gjennom voteringsordenen.Når votering foregår må alle som ikke er medlemmer med stemmerett forlate møtesalen og dørene lukkes.FlertallVotering resultatet avgjøres etter reguleringer de til en vær tid gjeldende vedtektene setter til krav til flertall. Dersom ikke annet er nevnt avgjøres voteringen med simpelt flertall.ValgAlle personvalg skjer ved votering. Når personvalget skjer skal kandidatene forlate møterommet. Akklamasjon kan benyttes. Kandidater kan alltid fremmes, både før og under møtet. Hvis kun en kandidat stiller til valg til et verv kan møteledelsen, Samfunnsstyret, KKU eller 5 representanter fra GF utsette et personvalg uten nærmere begrunnelse.Kandidater som stiller til verv kan holde en valgtale hvis det ønskes.

SluttbestemmelserEndring av forretningsorden krever 2/3 flertall for å bli vedtatt.Saker som ikke står på sakslisten tas kun til etterretning. (Det vil si som ankommer etter frist og eventuelle saker).Hvis et spørsmål ikke er regulert i forretningsorden eller vedtektene kan Generalforsamlingen med simpelt flertall avgjøre hvilken praksis som skal gjelde.

GF1

44

283284285286287288289290291292293294295296297298299300301302303304305306307308309310311312313314315

316317318319320321

45


Vedlegg 2: Forslag til sakslisteSak 00-GF1 Konstituering

00.01-GF1 Godkjenning av innkalling00.02-GF1 Valg av møteledelse00.03-GF1 Godkjenning av forretningsorden00.04-GF1 Godkjenning av saksliste00.05-GF1 Valg av tellekorps00.06-GF1 Godkjenning av medlemmer og rettigheter

00.07-GF1 Valg av protokollunderskrivereSak 01-GF1 Valg av representanter til verv i Samfunnsstyret01.01-GF1 Valg av representanter til verv i SamfunnsstyretSak 02-GF1 Styringsdokumenter

03.01-GF1 VedtektsendringerSak 03-GF1 Innkomne saker

04.01-GF1

GF1

4647

123456789

10111213141516

48


Vedlegg 3: Forslag til stillingsinstrukser

Leder

Mål for stillingenLeder skal lede selskapet på en slik måte at overlevelsesevnen sikres og styrkes og at trygghet kan utvikles både for selskapets eksistens og for organisasjonens medarbeidere.

Organisatorisk plasseringHar øverste ansvar og beslutningsmyndighet mellom Samfunnsstyremøtene. Nærmeste overordnede til Leder er Samfunnsstyret. Leder sitter også i Samfunnsstyret med fulle rettigheter.

Ansvar og myndighetLeders oppgaver omfatter ikke saker som etter selskapets forhold er av uvanlig art eller stor betydning. Slike saker skal forelegges Samfunnsstyret.

Leder har ansvaret for forvaltningen av selskapets menneskelige og materielle ressurser. Han/hun skal lede organisasjonen i samsvar med lovbestemmelser, forskrifter, vedtekter og beslutninger truffet i generalforsamlingen og/eller styret.

Leder skal i samarbeid med styret fastsette organisasjonens mål og strategier, for deretter å ta ansvaret for en effektiv ledelse av alles innsats for å innfri disse.

Leder har ansvaret for at styret får seg forelagt alle saker som på grunn av sitt prinsipielle forhold, økonomiske betydning eller av andre grunner er av en slik art at de bør forelegges styret. Leder plikter å informere styret om viktige forhold i og utenfor organisasjonen som kan påvirke organisasjonens stilling og utvikling.

Leder har ansvaret for forberedelse av styresaker og innkalle til styremøtene minst to dager før møtet avholdes. Leder fungerer som ordstyrer ved styremøter og generalforsamling.

Leder har ansvar for at hovedgruppestyrene koordinerer sitt arbeid, og at de kommuniserer god seg imellom mellom Samfunnsstyremøtene.

Leder har myndighet til å delegere generelle arbeidsoppgaver i hele organisasjonen, og kan overprøve avgjørelser tatt av andre i organisasjonen, med unntak av KKU, hvis det ses nødvendig for den daglige drift eller for å sikre kvalitet.

Leder har møteplikt ved Samfunnsstyremøter og generalforsamlinger med fulle rettigheter.

Leder skal rapportere til Samfunnsstyret om det Samfunnsstyret ønsker så ofte som Samfunnsstyret ønsker det.

Leder skal påse at rapporter blir skrevet, og skal drive overlapping i to måneder etter endt verv, og være tilgjengelig for spørsmål og hjelp for det nye Samfunnsstyret og Leder.

Leder har myndighet til å endre og opprette administrative systemer for internkontroll.

GF1

49

12

3

4567

89

1011

121314

151617

1819

20212223

242526

2728

293031

3233

3435

363738

39

40

50


FullmakterLeder er tildelt individuell signaturrett for styret og har fullmakt til å ta alle nødvendige beslutninger og inngå alle nødvendige avtaler knyttet til den daglige driften.

Avtaler av strategisk art skal legges fram for styret til informasjon.

Strategiske samarbeidsavtaler som binder selskapet utover operativt prosjektsamarbeid, skal legges fram for styret til beslutning.

Eventuelle tillitsverv skal godkjennes av Samfunnsstyret.

Generelle arbeidsoppgaver Sørge for at styrets og egne beslutninger iverksettes. Forberede organisasjonens styremøter, sørge for at styrets medlemmer får

tilsendt nødvendig materiale og regnskapsrapporter innen to dager før møtene, samt sørge for grundig og rask protokollutsendelse.

Sørge for at selskapets budsjetter nås og lede og disponere selskapets ressurser på en slik måte at lønnsomhet over tid kan vise en kontinuerlig forbedring.

Kontrollere resultatet av organisasjonen i sin helhet og virke for at et for organisasjonens riktig totalresultat oppnås.

Følge opp nye metoder og utviklingstendenser, samt orientere styret og andre berørte om forhold av interesse.

Så langt det synes nødvendig, informere underordnede om styrets og egne beslutninger.

Sørge for at trivsel og samarbeid råder blant personalet, samt arbeide med planmessig utvikling av alle medarbeidere for å nå organisasjonens mål på kort og lang sikt.

Holde kontakt med og utvikle samarbeidet med organisasjonens kunder, leverandører og andre forretningsforbindelser samt offentlige myndigheter.

Sørge for at det drives utadrettet markedsføring så vel overfor eksisterende som potensielle kunder.

I tillegg til nevnte arbeidsoppgaver, arbeide med de prioriterte sakene som styret til enhver tid har spesifisert og som er dokumentert i styreprotokollene.

Ha en helhetlig oversikt over organisasjonens aktiviteter. Skal være organisasjonens ansikt utad, og være blid og hyggelig for å påse at

organisasjonens renommé er så godt som mulig. Leder skal også være organisasjonens kontaktperson ovenfor samarbeidspartnere og andre eksterne aktører.

Skal opprettholde et godt samarbeid med Stinn, SKILS, Studentrådet på campus og studentsamfunnene i Hedmark.

Skal være tilgjengelig for spørsmål og praktisk hjelp for de andre medlemmene av Samfunnsstyret hvis dette er praktisk mulig i forhold til den daglige driften.

GF1

5152

41424344

45

4647

48

49505152535455565758596061626364656667686970717273747576777879

80

53


Nestleder

Mål for stillingenNestleder skal være Leders stedfortreder der dette er nødvendig, og skal hjelpe Leder med hans/hennes arbeidsoppgaver.

Organisatorisk plasseringNærmeste overordnede til Nestleder er Leder. Nestleder sitter også i Samfunnsstyret med fulle rettigheter.

Ansvar og myndighetNestleder skal hjelpe Leder med hans/hennes arbeidsoppgaver, og har derfor et ansvar for å koordinere med Leder om dette. Nestleder har samme myndighet som Leder, men er underlagt Leders avgjørelser.

Nestleder skal rapportere til Leder om det Leder ønsker, så ofte som Leder finner dette nødvendig. Nestleder skal også gi nødvendig informasjon og oppdateringer til Leder.

Nestleder har møteplikt ved alle Samfunnsstyremøter og generalforsamlinger. Hvis Nestleder er forhindret til å komme skal han/hun gi beskjed til Leder minst en – 1 – dag før møtet avholdes, og sende nødvendige saksopplysninger til sakene som skal tas opp til Leder.

FullmakterFor at Nestleder skal kunne avlaste Leder på en god måte har han/hun på lik linje med Leder individuell signaturrett for styret.

Generelle arbeidsoppgaver Nestleder har ansvaret for arkivet og at møteinnkallelser, sakspapirer og andre

forretningsdokumenter blir arkivert på en forsvarlig måte i samsvar med organisasjonens beslutninger og norsk lov. Nestleder skal derfor også kreve referat fra protokollskrivere.

Nestleder har det overordnede ansvaret for materialforvaltningen i Studentsamfunnet på Rena, og skal påse at materialet blir forsvarlig lagret og brukt av hoved- og undergruppene.

Nestleder skal holde oversikt over medlemsregisteret, har ansvaret for å utstede medlemsbevis til nye medlemmer.

Nestleder har ansvaret for at sakspapirer til generalforsamlingene blir skrevet og offentligjort sammen med informasjons- og markedsføringsansvarlig.

Nestleder skal være tilgjengelig for spørsmål og praktisk hjelp for de andre medlemmene av Samfunnsstyret hvis dette er praktisk mulig i forhold til den daglige driften.

Ved endt verv skal han/hun være tilgjengelig for spørsmål og praktisk hjelp for de nye medlemmene av Samfunnsstyret hvis dette er praktisk mulig.

Har ansvar for "Fylla på hylla" og at dette arrangeres jevnlig.

GF1

54

81

828384

858687

88899091

9293

94959697

9899

100

101102103104105106107108109110111112113114115116117118

119

120

121

55


Økonomiansvarlig

Mål for stillingenØkonomiansvarlig har det overordnede ansvaret for at organisasjonen drives på en sikker og lønnsom måte i forhold til økonomien. Økonomiansvarlig skal være rådgivende ovenfor Samfunnsstyret i økonomiske beslutninger og skal påse at alle som sitter i Samfunnsstyret har den nødvendige økonomiske informasjonen de har behov for.

Organisatorisk plasseringØkonomiansvarlig sin nærmeste overordnede er Leder og Nestleder. Økonomiansvarlig sitter også i Samfunnsstyret med fulle rettigheter.

Ansvar og myndighetØkonomiansvarlig skal holde kontinuerlig oversikt over Samfunnets samtlige bankkontoer, og skal rapportere til Samfunnsstyret om alle inn- og utbetalinger gjort i perioden ved vært møte. Hvis økonomiansvarlig mener at driften vil føre til tap skal han/hun umiddelbart informere Leder, eller Nestleder hvis dette ikke er mulig, og videre innkalle til ekstraordinært styremøte for Samfunnsstyret.

Økonomiansvarlig har myndighet til å nekte transaksjoner som han/hun mener ikke er forsvarlig, eller hemmer den daglige driften.

Økonomiansvarlig har møteplikt ved alle Samfunnsstyremøter og generalforsamlinger. Hvis han/hun er forhindret til å komme skal han/hun gi beskjed til Leder minst en – 1 – dag før møtet avholdes, og sende nødvendige saksopplysninger til sakene som skal tas opp til Leder.

FullmakterSelskapets konti disponeres av økonomiansvarlig ved at han/hun signerer alle utbetalinger. Økonomiansvarlig kan delegere bort deler av denne myndigheten til underlagte økonomiansvarlige eller leder for en hovedgruppe. Alle bilag skal i tillegg kontrolleres og signeres av fungerende KKU. Økonomiansvarlig skal foreta alle transaksjoner i nettbanken, med mindre vedtektene eller økonomiinstruksen gir myndighet til annet.

Generelle arbeidsoppgaver Økonomiansvarlig skal sette opp økonomiske kalkyler og oversikter slik at

organisasjonen drives forsvarlig, etter de internkontrollrutinene som er satt og etter norsk lov.

Økonomiansvarlig skal lage forslag til budsjett i samarbeid med Leder eller Nestleder.

Økonomiansvarlig skal rapportere til Leder om det Leder ønsker så ofte Leder ønsker det.

Økonomiansvarlig skal holde jevnlige møter med økonomiansvarlig for hoved- og undergrupper. Hvis det ikke er en representant for økonomien i en hovedgruppe

GF1

5657

122123124

125

126127128129130131

132133134

135136137138139140

141142

143144145146

147148149150151152153

154155156157158159160161162163

58


har Økonomiansvarlig automatisk ansvar for denne hovedgruppen. Økonomiansvarlig skal opprettholde den gode kontakten med regnskapsfører, og

informere regnskapsfører om det han/hun har behov for å kunne føre regnskapet på en forsvarlig og riktig måte.

Økonomiansvarlig skal sørge for at selskapet til enhver tid er à jour med sine økonomiske forpliktelser og informere styret om eventuelle avvik fra dette, og holde seg regnskapsmessig à jour og sørge for at myndighetenes krav til gjeldende bestemmelser og oppgaveplikt blir ivaretatt.

Skal være tilgjengelig for spørsmål og praktisk hjelp for de andre medlemmene av Samfunnsstyret hvis dette er praktisk mulig i forhold til den daglige driften.

Ved endt verv skal han/hun være tilgjengelig for spørsmål og praktisk hjelp for de nye medlemmene av Samfunnsstyret hvis dette er praktisk mulig.

GF1

59

164165166167168169170171172173174175

176

177178

60


Markedsførings- og informasjonsansvarlig

Mål for stillingenMarkedsførings- og informasjonsansvarlig skal ha det overordnede ansvaret for organisasjonens markedsføring og interninformasjon. Markedsførings- og informasjonsansvarlig skal være tilgjengelig for Samfunnsstyret og alle hovedgruppene slik at de slipper å drive markedsførende tiltak til arrangementer og aktiviteter.

Organisatorisk plasseringMarkedsførings- og informasjonsansvarligs nærmeste overordnede er Leder og Nestleder. Sitter også i Samfunnsstyret med fulle rettigheter.

Ansvar og myndighetHar det øverste ansvaret for markedsføring og internkommunikasjon i organisasjonen, og skal passe på at det blir markedsført på en forsvarlig og god måte for alle aktiviteter som organisasjonen holder.

Ha en administrativ rolle ovenfor webansvarlig og marked- og sponsoransvarlig.

Ansvar for informasjon innad i samfunnsstyret, informasjon ut til studentene, og for å samle inn tilbakemelding fra studentene

Har ansvar for at informasjon fra samfunnsstyret og hovedgruppene skal bearbeides og gis videre til studentene på en hensiktsmessig måte

Har ansvar for å samle inn tilbakemeldinger fra medlemmene og presentere disse for Leder, Nestleder og Samfunnsstyret.

Markedsførings- og informasjonsansvarlig skal rapportere til Leder om det Leder ønsker så ofte Leder ønsker det.

Markedsførings- og informasjonsansvarlig har møteplikt ved alle Samfunnsstyremøter og generalforsamlinger. Hvis han/hun er forhindret til å komme skal han/hun gi beskjed til Leder minst en – 1 – dag før møtet avholdes, og sende nødvendige saksopplysninger til sakene som skal tas opp til Leder.

FullmakterMarkedsførings- og informasjonsansvarlig kan fritt benytte den summen som er satt av til markedsføring i budsjettet, men må forholde seg til Samfunnsstyrets, Leders og Nestleders avgjørelser.

Generelle arbeidsoppgaver Markedsførings- og informasjonsansvarlig har ansvar for at alt det praktiske

angående markedsføring og informasjon blir gjennomført; deriblant:o Snakke med folk, promotere og gjøre stillingsinstruksene tilgjengelige for

flest mulig studenter.o Skal skrive pressemeldinger når dette ses nødvendig.o Skal skrive referat fra Samfunnsstyremøter og sende det ut via mail til alle

medlemmer av Samfunnsstyret og de andre tilstedeværende under møtet. Markedsførings- og informasjonsansvarlig skal også prøve å finne nye måter å

profilere Studentsamfunnet på, bl.a. ulike nettsteder, og passe på at

GF1

6162

179

180181182183184

185186187

188189190191

192

193194

195196

197198

199200

201202203204

205206207208

209210211212213214215216217218

63


markedsføringsmetodene er moderne. Markedsførings- og informasjonsansvarlig har hovedansvar for infobrosjyre med høstprogrammet som sendes ut til nye studenter. Har ansvar for å skaffe alt av innhold til denne når det gjelder tekst, bilder og annonser.

Skal passe på at organisasjonen har en helhetlig profil utad. Markedsførings- og informasjonsansvarlig skal sammen med nestleder lage

innkalling til GF, publisere dette slik Samfunnsstyret ser det best, og informere om denne i klassene.

Han/hun skal sørge for at Studentsamfunnet har en helhetlig profil utad overfor sine medlemmer, og prøve å engasjere studentene til å påta seg verv i organisasjonen.

Markedsførings- og informasjonsansvarlig skal også hjelpe Leder og Nestleder med å opprettholde samarbeidene med eksterne parter, som for eksempel samarbeidspartnere og andre studentsamfunn.

Ved endt verv skal han/hun være tilgjengelig for spørsmål og praktisk hjelp for de andre medlemmene av Samfunnsstyret hvis dette er praktisk mulig i forhold til den daglige driften.

Han/hun har overordnet ansvar for de ulike informasjonskanalene som studentsamfunnet bruker.

GF1

64

219220221222223224225226227228229230231232233234235236237

238

65


Driftsleder

Mål for stillingenDriftsleder har det øverste ansvaret for Biblioteket Pøbb og Scene, og er Samfunnsstyrets representant i hovedgruppen DRIFT. Han/hun er kontaktperson ovenfor eksterne parter for Biblioteket Pøbb og Scene, og skal ta seg av alt fra bygg, drift og medarbeidere. Han/hun skal passe på at Biblioteket Pøbb og Scene drives forsvarlig, etter de bestemmelsene organisasjonen har satt og etter norsk lov.

Organisatorisk plasseringDriftsleders har øverste ansvar og beslutningsmyndighet over hovedgruppen DRIFT mellom styremøtene. Nærmeste overordnede er Leder og Nestleder. Driftsleder sitter også i Samfunnsstyret med fulle rettigheter, og er leder av driftsstyret.

Ansvar og myndighetDriftsleders oppgaver omfatter ikke saker som etter hovedgruppens forhold er av uvanlig art eller stor betydning. Slike saker skal forelegges driftsstyret eller Samfunnsstyret.

Driftsleder er ansvarlig ovenfor Leder og Samfunnsstyret i saker som angår hovedgruppen DRIFT.

Driftsleder er ansvarlig for at hovedgruppen DRIFT fungerer, og har derfor også ansvaret for å rekruttere medlemmer til driftsstyret. Driftsleder har og så ansvaret for at det er et variert tilbud på Biblioteket Pøbb og Scene. Dette innebærer blant annet at han/hun har ansvar for at noen til en hver tid er bevilgningshaver på Biblioteket, Pøbb og Scene, og at Biblioteket Pøbb og Scene følger de retningslinjene som er satt av organisasjonen og myndighetene. Driftsleder er også ansvarlig for at alle som skal har tatt alle prøver som de ansatte på Biblioteket Pøbb og Scene er pålagt av myndighetene å ta. Dette innebærer blant annet at han/hun har tatt etableringsprøven, og at han/hun og pøbbsjef har tatt sjenkeprøven.

Som leder av driftsstyret har Driftsleder ansvar for å: Innkalle til driftsstyremøter minst to dager før møtet avholdes Lede driftsstyremøtene Påse at det skrives referat fra driftsstyremøtene og at dette sendes til Leder og

Nestleder Påse at avgjørelser gjort av driftsstyret gjennomføres

Driftsleder har øverste ansvar for at budsjettet som bestemmes av driftsstyret blir overholdt, og at ikke hovedgruppen DRIFT bruker mer penger enn det de kan forsvare.

Driftsleder skal rapportere til Leder om det Leder ønsker så ofte Leder ønsker det.

Driftsleder har møteplikt ved alle Samfunnsstyremøter og generalforsamlinger. Hvis han/hun er forhindret til å komme skal han/hun gi beskjed til Leder minst en – 1 – dag før møtet avholdes, og sende nødvendige saksopplysninger til sakene som skal tas opp til Leder.

GF1

6667

239

240241242243244245

246247248249

250251252253

254255

256257258259260261262263264

265266267268269270

271272

273

274275276277

68


FullmakterDriftsleder, underordnet driftsstyret, Leder, Nestleder og Samfunnsstyret, forvalter og bestemmer hvordan pøbbygget skal brukes.

Driftsleder disponerer den kapital som er på DRIFT sin bankkonto, men er underlagt det budsjettet som er vedtatt av driftsstyret eller Samfunnsstyret.

Driftsleder har også den myndighet som behøves for å kunne drive pøbbdriften. Dette innebærer prokura rett gjeldende avtaler angående driften av Biblioteket Pøbb og Scene, forsikringer og lignende. Driftsleder tar også avgjørelser i straffesaker gjellende Biblioteket Pøbb og Scene, og har myndighet til å utestenge kunder fra bygget på vegne av Studentsamfunnet på Rena, også i saker der skjønn er avgjørende.

Kan krever rapporter etter behov fra medlemmene av driftsstyret.

Generelle arbeidsoppgaver Driftsleder skal gjøre alle administrative oppgaver i hovedgruppen DRIFT, eller

delegere oppgavene videre. Skal arbeide for å få frem DRIFT sine synspunkter i Samfunnsstyret. Skal skrive rapporter fra arrangementer i regi av DRIFT. Ved endt verv skal han/hun være tilgjengelig for spørsmål og praktisk hjelp for

de andre medlemmene av Samfunnsstyret hvis dette er praktisk mulig i forhold til den daglige driften.

GF1

69

278279280

281282

283284285286287

288

289290291292293294295296

297298

299

300

301302303

70


Kulturleder

Mål for stillingenKulturleder skal påse at medlemmene har et rikt og variert kulturtilbud og skal lede dette arbeidet med unntak av UKA og FADDERUKA.

Organisatorisk plasseringKulturleder har øverste ansvar og beslutningsmyndighet over hovedgruppen KULTUR mellom styremøtene. Kulturleder er leder for kulturstyret, og nærmeste overordnede er Leder og Nestleder. Han/hun sitter også i Samfunnsstyret med fulle rettigheter.

Ansvar og myndighetKulturleders oppgaver omfatter ikke saker som etter hovedgruppens forhold er av uvanlig art eller stor betydning. Slike saker skal forelegges kulturstyret eller Samfunnsstyret.

Kulturleder har ansvar for at hovedgruppen KULTUR fungerer, og derfor også ansvaret for å rekruttere medlemmer til kulturstyret. Han/hun har også ansvar for at det lages og iverksettes et kulturprogram i god tid før hvert semester.

Kulturleder har øverste ansvar for at budsjettet som bestemmes av kulturstyret blir overholdt, og at ikke hovedgruppen KULTUR bruker mer penger enn det de kan forsvare

Kulturleder, som leder av kulturstyret, skal: Innkalle til kulturstyremøter minst to dager før møte avholdes Holde jevnlige møter for kulturstyret Påse at referat fra møter skrives og sendes Leder og Nestleder Påse at avgjørelser gjort av kulturstyret gjennomføres Skrive rapporter fra alle større arrangementer

Kulturleder skal rapportere til Leder om det Leder ønsker så ofte Leder ønsker det.

Kulturleder har møteplikt ved alle Samfunnsstyremøter og generalforsamlinger. Hvis han/hun er forhindret til å komme skal han/hun gi beskjed til Leder minst en – 1 – dag før møtet avholdes, og sende nødvendige saksopplysninger til sakene som skal tas opp til Leder.

Generelle arbeidsoppgaver Skal påse at avgjørelser gjort av organisasjonen gjennomføres. Skal påse at det gjennomføres studentrevy hvis det er interesse og nok ressurser

til det. Ved endt verv skal han/hun være tilgjengelig for spørsmål og praktisk hjelp for


GF1

7172

304

305306307

308309310311

312313314315

316317318

319320

321322323324325326

327

328329330331

332333334335336337338

339340341

73


UKA-leder

Mål for stillingenUKA-leder, med UKA-styret, har det øverste ansvaret for at UKA arrangeres på en forsvarlig måte ovenfor Samfunnsstyret.

Organisatorisk plasseringUKA-leder leder UKA-styremøtene, og har det øverste ansvaret og myndighet over UKA mellom styremøtene. Øverste overordnede er Leder og Nestleder. Han/hun sitter også i Samfunnsstyret med fulle rettigheter fra prosjektarbeidet starter til prosjektarbeidet er fullført.

Ansvar og myndighetUKA-leders oppgaver omfatter ikke saker som etter prosjektets forhold er av uvanlig art eller stor betydning. Slike saker skal forelegges styret.

UKA-leder har ansvar for å rekruttere medlemmer til UKA-styret, og videre gjennomføre UKA.

UKA-leder har myndighet til å delegere arbeidsoppgaver til andre medlemmer av UKA-styret.

UKA-leder har øverste ansvar for at budsjettet som bestemmes av UKA-styret blir overholdt, og at ikke hovedgruppen UKA bruker mer penger enn det de kan forsvare

Som leder av UKA-styret skal UKA-leder: Innkalle til UKA-styremøte. Sende ut sakspapirer og innkallelse minst to dager før møtet avholdes. Skal også påse at det skrives referat fra disse møtene og sende de til Leder og

Nestleder.

UKA-leder skal rapportere til Leder om det Leder ønsker så ofte Leder ønsker det.

UKA-leder har møteplikt ved alle Samfunnsstyremøter under prosjektarbeidet, og generalforsamlinger. Hvis han/hun er forhindret til å komme skal han/hun gi beskjed til Leder minst en – 1 – dag før møtet avholdes, og sende nødvendige saksopplysninger til sakene som skal tas opp til Leder.

Generelle arbeidsoppgaver UKA-leder skal kvalitetssikre og koordinere arbeidet i UKA-styret, fremme god

kommunikasjon innad i styret og mellom hovedgruppene, Han/hun skal påse at avgjørelser gjort av organisasjonen gjennomføres. Ved endt verv skal han/hun være tilgjengelig for spørsmål og praktisk hjelp for


GF1

74

342

343344345

346347348349350

351352353

354355

356357

358359

360361362363364

365

366367368369

370371372373374375376

377

75


FADDERUKA-leder

Mål for stillingenFADDERUKA-leder, med FADDERUKA-styret, har det øverste ansvaret for at FADDERUKA arrangeres på en forsvarlig måte ovenfor Samfunnsstyret.

Organisatorisk plasseringFADDERUKA-leder leder FADDERUKA-styremøtene, og har det øverste ansvaret og myndighet over FADDERUKA mellom styremøtene. Øverste overordnede er Leder og Nestleder. Han/hun sitter også i Samfunnsstyret med fulle rettigheter fra prosjektarbeidet starter til prosjektarbeidet er fullført.

Ansvar og myndighetFADDERUKA-leders oppgaver omfatter ikke saker som etter prosjektets forhold er av uvanlig art eller stor betydning. Slike saker skal forelegges styret.

FADDERUKA-leder har ansvar for å rekruttere medlemmer til FADDERUKA-styret, og videre gjennomføre FADDERUKA.

FADDERUKA-leder har myndighet til å delegere arbeidsoppgaver til andre medlemmer av FADDERUKA-styret.

FADDERUKA-leder har øverste ansvar for at budsjettet som bestemmes av fadderukastyret blir overholdt, og at ikke hovedgruppen FADDERUKA bruker mer penger enn det de kan forsvare

Som leder av FADDERUKA-styret skal UKA-leder: Innkalle til FADDERUKA-styremøte. Sende ut sakspapirer og innkallelse minst to dager før møtet avholdes. Skal også påse at det skrives referat fra disse møtene og sende de til Leder og

Nestleder.

FADDERUKA-leder skal rapportere til Leder om det Leder ønsker så ofte Leder ønsker det.

FADDERUKA-leder har møteplikt ved alle Samfunnsstyremøter under prosjektarbeidet, og generalforsamlinger. Hvis han/hun er forhindret til å komme skal han/hun gi beskjed til Leder minst en – 1 – dag før møtet avholdes, og sende nødvendige saksopplysninger til sakene som skal tas opp til Leder.

Generelle arbeidsoppgaver FADDERUKA-leder skal kvalitetssikre og koordinere arbeidet i FADDERUKA-

styret, fremme god kommunikasjon innad i styret og mellom hoved hovedgruppene,

Han/hun skal påse at avgjørelser gjort av organisasjonen gjennomføres. Ved endt verv skal han/hun være tilgjengelig for spørsmål og praktisk hjelp for


GF1

7677

378

379380381

382383384385386

387388389

390391

392393

394395396

397398399400401

402403

404405406407

408409410411412413414415

416

417

78


GF1

79

418

80


Leder for Renastudentenes Idrettslag (Idrettsleder)

Mål for stillingenIdrettsleder, med Idrett-styret, har det øverste ansvaret for at medlemmene har et idretts-/aktivitetstilbud, og dermed ansvaret for Idretten sine aktiviteter.

Organisatorisk plasseringIdrettsleder leder Idrett-styremøtene, og har det øverste ansvaret og myndighet over Idretten mellom styremøtene. Øverste overordnede er Leder og Nestleder. Han/hun sitter også i Samfunnsstyret med fulle rettigheter.

Ansvar og myndighetIdrettleders oppgaver omfatter ikke saker som etter hovedgruppens forhold er av uvanlig art eller stor betydning. Slike saker skal forelegges driftsstyret.

Idrettsleder er ansvarlig ovenfor Leder og Samfunnsstyret i saker som angår hovedgruppen Idrett.

Idrettsleder er ansvarlig for at hovedgruppen Idrett fungerer, og derfor også ansvaret for å rekruttere medlemmer til Idrett-styret. Idrettsleder er også ansvarlig for at Idretten følger de retningslinjene som er satt av organisasjonen og myndighetene.

Idrettsleder har øverste ansvar for at budsjettet som bestemmes av RSI-styret blir overholdt, og at ikke hovedgruppen Idrett bruker mer penger enn det de kan forsvare.

Som leder av Idrett-styret skal Idrettsleder: Innkalle til Idrett-styremøte minst to dager før møtet avholdes Leder Idrett-styremøte Påse at det skrives referat fra Idrett-styremøtene og at dette sendes til Leder og

Nestleder Påse at avgjørelser gjort av Idrett-styremøte gjennomføres

Idrettsleder skal rapportere til Leder om det Leder ønsker så ofte Leder ønsker det.

Idrettsleder har møteplikt ved alle Samfunnsstyremøter og generalforsamlinger. Hvis han/hun er forhindret til å komme skal han/hun gi beskjed til Leder minst en – 1 – dag før møtet avholdes, og sende nødvendige saksopplysninger til sakene som skal tas opp til Leder.

FullmakterIdrettsleder, underordnet Idrett-styret, Leder, Nestleder og Samfunnsstyret, forvalter og bestemmer hvordan Idretten sitt utstyr skal brukes.

Driftsleder har også den myndighet som behøves for å kunne drive hovedgruppens daglige drift. Dette innebærer prokura rett gjeldende avtaler angående driften av Idretten, forsikringer og lignende.

Generelle arbeidsoppgaver Skal arbeide for å få frem Idretten sine synspunkter i Samfunnsstyret. Skal sette opp en oversikt over møtetider og treningssteder i god tid før hvert

semester. Har ansvar for at forsikringer angående skader etc. for medlemmene er

GF1

8182

419

420421422

423424425426

427428429

430431

432433434

435436

437438439440441442443

444445446447

448449450

451452453

454455456457458

83


gjellende. Har ansvar for å informere medlemmene om at de er forsikret og hjelpe dem med

å hjelpe medlemmene å komme i kontakt med forsikringsselskapet om nødvendig.

Ved endt verv skal han/hun være tilgjengelig for spørsmål og praktisk hjelp for de andre medlemmene av Samfunnsstyret hvis dette er praktisk mulig i forhold til den daglige driften.

GF1

84

459460461462463464465

466

85


Kontroll og Konstitusjonsutvalget (KKU)

Mål for stillingenKontrollere at organisasjonen drives etter styrenes og generalforsamlingens vedtak, og etter de lover og retningslinjer myndighetene setter.

Organisatorisk plasseringNærmeste overordnede er generalforsamlingen.

Ansvar og myndighetKKU sitt hovedansvar er at organisasjonen drives etter vedtak gjort av Samfunnsstyret, generalforsamlingen og lover og retningslinjer gjort av myndighetene.

KKU har også et overordnet ansvar for å rekruttere folk til ledige verv i organisasjonen.

KKU skal stille seg tilgjengelig for å hjelpe med praktiske oppgaver, men skal ikke ha andre tillitsverv i organisasjonen samtidig som de innehar KKU-vervet.

FullmakterHvis KKU oppdager feil eller overtredelser organisasjonens ledelse har gjort har de myndighet til å reversere vedtaket hvis dette er praktisk mulig. KKU skal umiddelbart gi beskjed skriftlig og muntlig til Leder om dette, og hvis nødvendig innkalle til ekstraordinær generalforsamling.

KKU-representantene har rett til å delta på alle organisasjonens møter, og har innsynsrett i alle dokumenter. De har talerett under møtene, men ikke forslags- og stemmerett.

Generelle arbeidsoppgaver En representant må stille på hvert Samfunnsstyremøte som avholdes.

Representantene skal hvis nødvendig dele på arbeidsbelastningen, men hver representant må delta på minst 1/3 av alle Samfunnsstyremøtene.

KKU skal holde fraværsstatistikk ved alle Samfunnsstyremøter. KKU skal holde jevnlige egne møter for å sikre internkontrollen. KKU skal være godt synlig og være til praktisk hjelp under UKA og FADDERUKA. KKU skal jobbe aktivt med å rekruttere folk til ledige verv i organisasjonen.

KKU skal attestere på fakturaer som kommer til organisasjonen før betaling.

GF1

8687

467

468469470

471472

473474475

476

477478

479480481482483

484485486

487488489490491492493494

495

88


Vedlegg 4 – Rapport fra KKU

Rapporten handler om hva som har skjedd fra mars – september 2017.

I mars valgte tidligere leder for Samfunnet, Ingrid Martinsen å tre ut av sitt verv som Leder. Dermed ble det arrangert EGF den 28.mars hvor stilling ble utlyst. Det var ingen som viste interesse til stillingen, og dermed ble daværende Nestleder, Mathias Helland Olsen stemt inn som Leder for samfunnet. Styret ble dermed sittende uten nestleder, men har fått dette til å fungere på en god måte. Alle har bidratt litt ekstra slik at nestleders oppgaver er blitt gjennomført. Samfunnsstyret har hatt mange oppgaver i løpet av disse månedene, noe som har ført til tett samarbeid. Styret er blitt gode på å jobbe i team og mot samme mål.

Styret har arbeidet med oppussing av Arena Bar, og har på veien måtte ta diverse avgjørelser for å få gjennomført en fremtidig oppussing på best mulig måte.

Fadderuke ansvarlig Jens Bendik Grande gjennomførte fadderuken på en god måte i samarbeid med fadderstyret. I år var onsdagen den største dagen hvor det ble holdt utekonsert med Postgirobygget. Her var det om lag 400 besøkende.

Kulturansvarlig Ken Winjar Holsted har fremstilt kulturplan i samarbeid med driftsleder. Det er også blitt lagt ut arrangementer på Facebook. Fylla På Hylla er blitt gjennomført -8- ganger.

Driftsleder Julie Wilhelmine Helgaas og barsjef Malin Hanstad har brukt mange timer i sommerferien for å forbedre jentetoalett og underetasje i baren, noe som har vært godt tatt imot blant studenter. De har etter sommerferien fått inn mange nye frivillige ansatte, og har startet opplæring.

Idrett ved Sondre Hauvik har -6- idretter gående. Oppmøte er noe variert, men alt i alt går idretten meget bra.

Økonomiansvarlig Caroline Ventzel har betalt regninger og forholdt seg til oppgaver gitt av Samfunnsstyret og understyrer, og har hatt meget god kontroll på sine arbeidsoppgaver.

UKA-ansvarlig Joachim Kristensen har i ettertid av UKA jobbet med å fremstille fullstendig regnskap, arbeidet med rapporter som fremtidig UKA-leder skal få slik at opplæringen skal gå enklere. Joachim har også vært effektiv med søknader til ulike formål for å få støtte.

Markedsførings -og informasjonsansvarlig Martin Boga har jobbet med oppdatering av informasjon på den nye nettsiden, samt opplastning av dokumenter. Han har også jobbet med sakspapirer til GF, samt skrevet referater etter hvert styremøte.

GF1

89

123456789

10111213141516171819202122232425262728293031323334353637383940414243444546474849

90


Leder Mathias Helland Olsen fortsatte med tidligere arbeid når han overtok vervet som Leder. Han har innkalt til styremøter og gitt all nødvendig informasjon til Styret. Mathias har skapt et godt forhold til både kommune og skole. Det har også vært arbeid med en fusjonsprosess mellom alle samfunn i Høgskolen i Innlandet, men denne ble avsluttet før sommerferien. Nå arbeides det om en samarbeidsavtale, i stedet for en fusjon.

Hvert av styremedlemmene har fulgt sine stillingsinstrukser, og gjort sine oppgaver. KKU har delvis blitt invitert til understyrenes møter.

Studentsamfunnet har per dags dato 257 medlemmer, noe som er en liten nedgang fra september 2016.

Tina Dårstad Jacobsen - KKU1Mikael Netskar - KKU2

GF1

9192

505152535455565758596061626364

65

6667

93

rena – samfunnet · web view2017/01/01 · høgskolen i hedmark, avd rena 2450 rena e-post:...

Documents