rencontre annuelle 2009 feuilles de temps et autres transactions présenté par : bruno fournier
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RENCONTRE ANNUELLE2009
Feuilles de temps et autres transactions
Présenté par :Bruno Fournier
Lors de cet atelier, nous vous présenterons : le plan d’implantation du nouveau module, les écrans de cette nouvelle interface ainsi que les contrôles qui seront implantés.
Un outil unique qui pourra être utilisé par l’employé lui-même, le supérieur immédiat ou le responsable des ressources humaines et de la paie.
Feuilles de temps et autres …Introduction
Banques
Catégories
Disciplines
Revenus
Services
Statuts
Feuilles de temps et autres …En n’oubliant pas que …
Employé
Préposé
Supérieur immédiat
Responsable de l’autorisation finale
Responsable du traitement et du paiement
Feuilles de temps et autres …Intervenants
DéfinitionL’employé est l’intervenant qui enclenche le processus.
Suite à un évènement, un employé qui veut être rémunéré pour cet évènement doit demander à son employeur d’être rétribué.
Cette demande peut se présenter sous la forme d’un formulaire ou par une transaction informatique.
En plus de sa rémunération, l’employé peut se déclarer absent, saisir ses demandes de vacances, demander un congé et demander le paiement d’un compte de dépenses.
ResponsabilitésDéclarer son temps, ses absences, ses demandes et ses réclamations
Feuilles de temps et autres …Employé
DéfinitionLe préposé est l’intervenant qui reçoit la demande de l’employé. Cette demande peut prendre la forme d’un formulaire ou peut être verbale. Selon ses tâches, le préposé peut avoir à vérifier et valider les informations qui se retrouvent sur les formulaires ou sur les transactions électroniques avant de les acheminer, pour signature, au supérieur immédiat.Le préposé est un employé, donc il peut, pour lui-même, remplir des formulaires ou saisir des transactions électroniques.
ResponsabilitésVérifier le revenu, la classe d’emploi, les heures, le poste budgétaireCompléter certaines informations pour justifier la transaction, s’il y a lieu
Feuilles de temps et autres …Préposé
DéfinitionLe supérieur immédiat signe les formulaires que le préposé lui a remis ou autorise à l’écran les transactions électroniques. Si les informations qui se retrouvent sur les formulaires ou sur les transactions électroniques n’ont pas été vérifiées et validées par le préposé, le supérieur immédiat devra effectuer ces opérations.
ResponsabilitésVérifier le revenu, la classe d’emploi, les heures, le poste budgétaireVérifier les informations pour justifier la transaction, s’il y a lieuSigner la transaction
Feuilles de temps et autres …Supérieur immédiat
DéfinitionLe responsable de l’autorisation finale des transactions ratifie les formulaires signés ou les transactions électroniques autorisées par un supérieur immédiat. Cet intervenant n’est pas obligatoire dans le traitement de certaines transactions. Il est possible que certains supérieurs immédiats n’aient pas à faire ratifier leurs transactions.
ResponsabilitésVérifier le revenu, la classe d’emploi, les heures, le poste budgétaireVérifier les informations pour justifier la transaction, s’il y a lieuRatifier la transaction
Feuilles de temps et autres …Responsable de l’autorisation finale
DéfinitionLe responsable du traitement et du paiement des transactions traite les transactions signées (par le supérieur immédiat) et ratifiées, s’il y a lieu (par le responsable de l’autorisation finale des transactions).
Certaines vérifications et validations peuvent être effectuées par cet intervenant.
Feuilles de temps et autres …Responsable du traitement et du …
Responsabilités:Geler les transactions signées / ratifiées pour éviter les modifications
Retenir le traitement d’une transaction
Répartir le traitement d’une transaction sur plusieurs paiements
Vérifier le revenu, la classe d’emploi, les heures, le poste budgétaire
Feuilles de temps et autres …Responsable du traitement et du …
Responsabilités (suite):Vérifier les informations pour justifier la transaction, s’il y a lieu
Vérifier les heures lors des jours fériés
Vérifier les dépassements par jour / par semaine
Payer les transactions signées, ratifiées et vérifiées
Feuilles de temps et autres …Responsable du traitement et du …
Le groupe est l’élément central du modèle de décentralisation des employés.
Les groupes sont utilisés dans le module « Feuilles de temps et autres transactions ».
Ils contiennent tous les critères qui sont utilisés pour regrouper des employés selon des conditions définies.
De plus, les différents intervenants qui auront à gérer, contrôler, signer et ratifier les transactions saisies par les employés, doivent être associés à leur(s) groupe(s) respectif(s)
Feuilles de temps et autres …Groupes
En créant ainsi des groupes, vous dissociez l’utilisateur des critères de sélection, vous « dépersonnalisez » les éléments de la chaîne de saisie, de signature, d’autorisation et de traitement. La gestion et le suivi se limitent à l’assignation d’un groupe d’employés à un utilisateur. Si plusieurs utilisateurs doivent avoir accès au même groupe d’employés, vous n’avez qu’à répéter l’assignation du groupe aux utilisateurs concernés. Si un critère doit être modifié, vous n’aurez qu’à apporter la modification au groupe sans intervenir au niveau des utilisateurs.
Feuilles de temps et autres …Groupes
Feuilles de temps et autres …Groupes
Feuilles de temps et autres …Groupes
Permet d’associer les différents intervenants qui auront à effectuer des opérations sur les transactions saisies par les employés.
Les employés qui saisissent leurs transactions ne sont pas considérés comme des intervenants.
Feuilles de temps et autres …Groupes
Il est important de distinguer les rôles qui sont associés à un utilisateur du type d’intervenant qui est spécifique à un rôle particulier.Dans le modèle de décentralisation des feuilles de temps et des autres transactions, nous devons distinguer les trois (3) rôles suivants lors de l’assignation de rôle dans les « Fondations SRIC » :
Responsable des feuilles de temps ;Intervenant sur les feuilles de temps ;Employé.
Feuilles de temps et autres …Groupes
Feuilles de temps et autres …Groupes
Feuilles de temps et autres …Groupes
La gestion du babillard permet de communiquer certaines informations aux employés et aux différents intervenants qui utilisent les modules libre-service.
Ces messages s’affichent dès que l’utilisateur accède aux modules libre-service.
Feuilles de temps et autres …Babillard
Feuilles de temps et autres …Babillard
Feuilles de temps et autres …Interface
Un utilisateur peut cumuler plusieurs rôles.
Feuilles de temps et autres …Interface
Feuilles de temps et autres …Interface
Feuilles de temps et autres …Interface
Feuilles de temps et autres …Interface
L’intervenant ne voit que les employés qui font partie de son groupe.
Feuilles de temps et autres …Interface
Feuilles de temps et autres …Interface
Le responsable voit tous les employés sans égard aux groupes auxquels ils appartiennent.
Employé SoumettreRécupérer ma transaction
Préposé TraiterRemettre à l’employéRefuser et remettre à l’employé
Supérieur immédiat SignerRemettre au préposéRefuser et remettre au préposéRefuser et remettre à l’employé
Feuilles de temps et autres …Actions par intervenant
Responsable de l’auto. ... RatifierRemettre au supérieur
immédiatRefuser et remettre au supé. … Refuser et remettre au préposéRefuser et remettre à l’employé
Feuilles de temps et autres …Actions par intervenant
Responsable du paie. Procéder au paiementRemettre au resp. …
Refuser et remettre au resp. … Refuser et remettre au préposéRefuser et remettre à l’employéRépartir le paiementRetenir le paiementRelâcher le paiementPayer
Feuilles de temps et autres …Actions par intervenant
Feuilles de temps et autres …Interface
Feuilles de temps et autres …Interface
Feuilles de temps et autres …Interface
Feuilles de temps et autres …Interface
Cet onglet est accessible à tous mais seul l’employé peut modifier le contenu.
Feuilles de temps et autres …Interface
Cet onglet est accessible uniquement aux responsables.
Feuilles de temps et autres …Interface
Feuilles de temps et autres …Interface
Feuilles de temps et autres …Outils de gestion
Transactions
Transactions - Documents attendus non reçus
Transactions - Contrôle
Employés et leurs fonctions
Employés en absence
Employés et leurs soldes de banque
Fins d’emploi et atteinte du nombre d’heures maximum prévu aux contrats
Feuilles de temps et autres …Plan d’implantation
Ce document présente les activités qui doivent être effectuées par le collège pour l’implantation du module « Feuilles de temps et autres transactions».
Ce document contient toutes les activités qui doivent être effectuées pour assurer une implantation efficace et efficiente du nouveau module.
Certaines de ces activités sont obligatoires mais il se peut que certaines autres ne soient pas applicables dans votre collège.
Feuilles de temps et autres …Plan d’implantation
Les activités ont été regroupées par type de transaction.
En fonction des types de transaction que vous voulez déployer dans votre collège, certaines activités devront être effectuées.
Par contre, la première section regroupe les activités préalables à l’ensemble des types de transaction.
Cette section doit être complétée avant de poursuivre les activités pour le déploiement d’un type de transaction.
Feuilles de temps et autres …Plan d’implantation
Il est important d’être le plus clair et le plus significatif possible au niveau des descriptions, de l’assistance et des directives puisque ces informations seront visibles par l’ensemble des employés et des intervenants.
Vous devez utiliser des mots qui sont reconnus par l’ensemble du personnel de votre collège.
Si vous offrez les services aux employés dans les deux (2) langues officielles, vous devez compléter les champs appropriés.
RENCONTRE ANNUELLE2009
Questions ?Merci !