rendezvényszervező tételkidolgozás

EFEB Rendezvény- és konferenciaszervező

tanfolyam Modulzáró vizsgafeladat 5T

Faragó Nikolett

2012.04.05.

Pécsi Tudományegyetem H-7622 Pécs Vasvári Pál utca 4.

1 +36 72 501 500 [email protected]

Zágrábi Egyetemmel való szerződéskötés Pécsett

Adatok:

1 EUR = 320 HUF

Szállás reggelivel Pécsett a Hotel Palatinus 3* szállodában 1 ágyas zuhanyzós szobában: 110

EUR/szoba/éj

Idegenforgalmi Adó (IFA): 350 Ft/fő/éj

Tolmács napidíja: 12.000 Ft/nap

Programterv

1. nap - 2012. október 1. (hétfő) Időpont Tevékenység

11:00 A 3 fős delegáció érkezése saját sofőrjükkel Pécsre a Hotel Palatinus City Center*** szállodába. Ott várja őket a Pécsi Tudományegyetem 6 fős delegációja ajándékkal, illetve a hotel frissítőket szolgál fel nekik az aulában. Utána becsekkolás, szálláshely elfoglalása.

12:00 A két delegációt átszállítják a Pécsi Tudományegyetemre, ahol már várják őket hidegtálas ellátással egy utolsó egyeztetésre a másnapi szerződéskötéssel kapcsolatban.

12:30 A Pécsi Tudományegyetemen nekilátnak a másnapi szerződéskötés előkészítésének, megismerik egymást.

13:30 A két küldöttség elmegy egy pécsi városnézésre a tolmács kíséretében, aki mesél a város nevezetességeiről.

14:30 Beülnek egy kávéra és süteményre az egyik cukrászdába. 15:00 Folytatják a városnézést. 16:00 Visszaindulnak a Hotel Palatinusba. 16:30 Visszaérkezés a szállásra.



17:30

Indulás a sofőrrel a Bagolyvár Hotel éttermébe, ahol egy borkóstolásos vacsorán vesznek részt a 6 fős magyar fogadóbizottsággal karöltve. A la cart étkezés lesz, de az egyes borok mellé hozzáillő hideg falatokat is felszolgálnak.

18:00 Érkezés a Bagolyvár Étterembe, vacsora kezdete. 21:00 Borkóstolásos vacsora vége, visszaszállítják a vendégeket a szállásukra.

21:30 Szálláshelyre érkezés, ahol szabadon igénybevehetők a szálloda szauna illetve masszázs szolgáltatásai.

2. nap - 2012. október 2. (kedd) Időpont Tevékenység

8:00 Reggeli a hotel éttermében. 9:00 Készülődés a szerződéskötésre.

9:30 Indulás a Pécsi Tudományegyetemre, ahol a különteremben már várják a vendégeket előre bekészített hideg falatokkal, teával, vízzel és kávéval.

10:00 Érkezés a Pécsi Tudományegyetemre, megnyitó. 11:00 Ceremónia vége, kézfogások és fotózkodás.

11:30 Indulás a magyar delegációval együtt az oktatói csereprogram lezárásaképp egy üzleti ebédre a Fiáker Étterembe.

12:00 Érkezés a Fiáker étterembe. 13:30 A két delegációt visszaviszik a Palatinusba. 14:00 Csomagok összepakolása, kicsekkolás, bőröndök elhelyezése az autóban.

14:30 Indulás egy Pécs környéki túrára, ahol Siklós várát és a Malkocs bej dzsámit mutatják be nekik a tolmács segítségével. A magyar delegáció is megy.

16:00 Korai vacsora a Faló vendéglőben, ahol a 16 féle óriáspalacsintából is válogathatnak desszertnek.

18:00 Hazaindulás Zágrábba.

Forgatókönyv

1. nap - 2012. október 1. (hétfő)

Időpont Helyszín Tevékenység Felelős Megjegyzés

11:00-12:00

Hotel Palatinus City Center***

7622 Pécs, Király utca 5.

(06-72/889-400)

3 fős zágrábi delegáció érkezése. A hotel

személyzete (3 felszolgáló) bekészített frissítőkkel várja

őket a szálloda halljában (víz, szénsavas és mentes üdítők, pezsgő). A 6 fős

pécsi delegáció ajándékkal várja az érkezőket (1-1 üveg

Faragó Nikolett és a hotel helyettes

vezetője, Kiss Máté (06-

30/456-6677)

Az üdítő legyen behűtve, a borra ne felejtsék el rátenni

a nemzeti színű szalagot és egy horvát nyelvű leírást a bor

jellegzetességéről, ízvilágáról, hogy



magyar bor a pécsi/mecsekaljai

borvidékről - Vylyan Villányi Syrah 2008).

mi mellé érdemes elfogyasztani.

12:00-12:30 Pécs Transzfer a hotelből az egyetemre.

Faragó Nikolett és a pécsi delegáció

sofőrje, Kovács Ádám (06-

20/333-1234)

A magyar delegációt egy Audi

A6-os személygépkocsival szállítják, melynek rendszáma: EFG-

456

12:30-13:30

Pécsi Tudományegyetem 7622 Pécs, Vasvári

Pál utca 4. (06-72/889-400)

Másnapi szerződéskötés előkészítése. Faragó Nikolett

Bekészített hideg ételek, üdítők, tea

és kávé.

13:30-14:30 Pécs

Városnézés a tolmáccsal a 3 fős zágrábi delegációnak a 6

fős magyar delegációval együtt gyalog. Úti cél: Pécsi Nemzeti Színház (kívülről az

épületet), Bazilika.

Faragó Nikolett és a tolmács, Farkas Kinga (06-70/931-

2567)

Sétálva néznek várost, a zágrábi

sofőr a Hotel Palatinus elé megy

és ott várakozik vacsoráig. A magyar sofőr elmegy, majd

17:30-ra megy a hotel elé.

14:30-15:00

Virág Cukrászda 7621 Pécs,

Széchenyi István tér 7-8.

(06-72/222-223)

Beülnek egy kávéra és süteményre a híres Virág

Cukrászdába.


2567)

15:00-16:00 Pécs Folytatják a városnézést: Vasarely Múzeum, Kálvária.


2567)

16:00-16:30 Pécs Visszaindulnak a Hotel Palatinusba.


2567)

16:30-17:30



(06-72/889-400)

Visszaérkezés a szállásra, pihenés a vacsora előtt.


2567)

A magyar delegáció is a hotelben marad, nekik a társalgóban

bekészítenek frissítőt és

harapnivalót.



17:30-18:00 Pécs

Indulás a sofőrökkel a Bagolyvár Hotel éttermébe,

ahol egy borkóstolásos vacsorán vesznek részt a 6

fős magyar fogadóbizottsággal karöltve. A la cart étkezés lesz, de az egyes borok mellé hozzáillő

hideg falatokat is felszolgálnak.


2567)

18:00-21:00

Bagolyvár Hotel és Étterem 7627

Pécs, Felsőhavi dűlő 6./1

(06-72/513-213)

Érkezés a Bagolyvár Étterembe, vacsora kezdete.


2567), valamint az

étterem üzletvezetője,

Kelemen Dávid (06-30/586-

6787)

Körasztal, a la cart menüválasztás, a

borokat az étterem borásza ajánlja a vendégeknek és

felszolgálják melléjük a kis

falatkákat. Halk cigányzene

szűrődik át a nagyteremből, de

tudjanak beszélgetni. A tolmácsnak a

vacsorát félretetetni.

21:00-21:30 Pécs

Borkóstolásos vacsora vége, visszaszállítják a vendégeket

a szállásukra, a pécsi egyetemi vezetőket szintén.

Faragó Nikolett A tolmács hazatér,

a vendégek elválnak egymástól.

21:30



(06-72/889-400)

Szálláshelyre érkezés, ahol szabadon igénybe vehetők a

szálloda szauna illetve masszázs szolgáltatásai.



30/456-6677)

2. nap - 2012. október 2. (kedd)

Időpont Helyszín Tevékenység Felelős Megjegyzés

8:00-9:00



(06-72/889-400)

Svédasztalos reggeli a hotel éttermében.



30/456-6677)

Figyelni a vegetáriánus

étkezési lehetőségre is.

9:00-9:30



(06-72/889-400)

Készülődés a találkozóra. Faragó Nikolett



9:30-10:00 Pécs Indulás a Pécsi Tudományegyetemre. Faragó Nikolett A zágrábi autóval.

10:00-11:00


Pál utca 4. (06-72/889-400)

Érkezés a Pécsi Tudományegyetemre,

megnyitó a különteremben, ahol már várja a külföldi

partnereket a magyar delegáció.

Faragó Nikolett Bekészített hideg ételek, üdítők, tea

és kávé.

11:00-11:30


Pál utca 4. (06-72/889-400)

Ceremónia vége, kézfogások és fotózkodás, utolsó

hivatalos kommentárok, rövid interjú az egyetemi újság egyik riporterével.

Faragó Nikolett

11:30-12:00 Pécs

Indulás a magyar delegációval együtt az oktatói csereprogram

lezárásaképp egy üzleti ebédre a Fiáker Étterembe

kocsival.



20/333-1234)

12:00-13:30

Fiáker Étterem 7621 Pécs,

Felsőmalom utca 7.

(06-72/327 859)

Érkezés a Fiáker étterembe.

Faragó Nikolett és az étterem üzletvezetője,

Harmatos Géza (06-70/224-

6576), valamint a

tolmács, Farkas Kinga (06-

70/931-2567)

A la cart étkezés hosszú asztalnál.

13:30-14:00 Pécs A két delegáció visszamegy a Palatinusba. Faragó Nikolett

14:00-14:30



(06-72/889-400)

Csomagok összepakolása, kicsekkolás, bőröndök elhelyezése az autóban.

Faragó Nikolett

Addig a magyar delegáció és a

tolmács a társalgóban helyet

foglal, és a szervező előkészíti a búcsúajándékot.

14:30-16:00 Siklós

Búcsúajándék átadás. Indulás egy Pécs környéki

túrára, ahol Siklós várát és a Malkocs bej dzsámit

mutatják be nekik a tolmács segítségével.



20/333-1234), valamint a

tolmács, Farkas Kinga (06-

70/931-2567)

Búcsúajándék: kis másolat egy

Vasarely festményről

keretben, valamint egy pécsi kitűző.



16:00-18:00

Faló Vendéglő 7800 Siklós,

Dózsa György utca 15.

(06-20/481-8385)

Korai vacsora a Faló vendéglőben, ahol a 16 féle

óriáspalacsintából is válogathatnak desszertnek.

Faragó Nikolett és a vendéglő tulajdonosa,

Kocsis István (06-20/955-

4411)

18:00 Siklós Elbúcsúzás végleg, hazaindulás Zágrábba.


2567)

A magyar delegációt a

sofőrjük visszaviszi Pécs központjába.

Előkalkuláció

Szolgáltatás Helyszín Szolgáltatás neve

Ár (áfát tartalmazza

) ÁFA Összeg Összesen Megjeg

yzés

Szállás Hotel Palatinus***

Reggelivel 1 ágyas zuhanyzós

szobában

110 EUR/szoba/

éj 18%

1 EUR = 320 HUF, 110 EUR =

35.200 HUF, 35.200x4x1 = 140.800 HUF

142.200 HUF

A 3 delegációs tag plusz a zágrábi sofőr =

4 fő. IFA 350 Ft/fő/éj 350x4x1 = 1400 HUF

Étkezés

Virág Cukrászda kávé és sütemény 1500

HUF/fő

27%

15.000 HUF

205.000 HUF

3 fős zágrábi + 6 fős magyar delegáci

ó + 1 tolmács = 10 fő

Bagolyvár Hotel és Étterem

A la cart vacsora és borkóstoltatás hozzáillő hideg

falatokkal.

10.000 HUF/fő 100.000 HUF

Fiáker Étterem A la cart ebéd 5000

HUF/fő 50.000 HUF

Faló Vendéglő

A la cart korai vacsora

4000 HUF/fő 40.000 HUF

Belépők

Pécsi Bazilika

felnőtt belépőjegy

1000 HUF/fő

27%

10.000 HUF

28.000 HUF

3 fős zágrábi + 6 fős magyar delegáci

ó + 1 tolmács = 10 fő

Pécs, Vasarely Múzeum

900 HUF/fő 9000 HUF

Siklós, Malkocs bej

dzsámi 900 HUF/fő 9000 HUF

Személyi költségek

Tolmács napidíj 12.000 HUF/nap

27%

2x12.000 HUF = 24.000 HUF

24.000 HUF

Sofőr napidíj 8000 HUF/nap

2x8000 HUF = 16.000 HUF

16.000 HUF

Transzfer és vonzatai Pécsen belül km díj 200

HUF/km 27% 2 nap alatt: 50

km x 200 HUF/km =

33.500 HUF



10.000 HUF

óradíj 1500 HUF/óra

2 nap alatt: 6 óra + 3 óra = 9 óra x 1500 HUF/óra =

13.500 HUF legcsekélyebb

díjtétel 6000

HUF/nap 2 nap alatt:

12.000 HUF

Pécs-Siklós és vissza

km díj 200 HUF/km

40 km x 200 HUF/ km = 8000

HUF oda. 2x8000 HUF =

16.000 HUF

óradíj 1500 HUF/óra

5 óra x 1500 HUF/óra = 7500

HUF legcsekélyebb

díjtétel 6000


12.000 HUF

Parkolási díjak óradíj 500

HUF/óra 2 nap alatt: 8 óra x 500 HUF/óra =

4000 HUF

A szállodánál és az egyetemnél nem

kell parkolás

i díjat fizetni.

Összesített költségek 448.700

HUF

Vészköltségek 10% 44.870 HUF 493.570

HUF

Utókalkuláció

Szolgáltatás Helyszín Szolgáltatás neve

Ár (áfát tartalmazz

a) ÁFA Összeg Összesen Megjegyzé

s

Szállás Hotel Palatinus***

Reggelivel 1 ágyas zuhanyzós

szobában

110 EUR/szoba/

éj 18%

1 EUR = 320 HUF, 110

EUR = 35.200 HUF,

35.200x4x1 = 140.800 HUF

142.200 HUF

A 3 delegációs tag plusz a

zágrábi sofőr = 4

fő. IFA 350 Ft/fő/éj 350x4x1 =

1400 HUF

Étkezés

Virág Cukrászda

kávé és sütemény

1000 HUF/fő

27%

10.000 HUF

200.000 HUF

3 fős zágrábi + 6 fős magyar delegáció + 1 tolmács =

10 fő, a cukrászdáb

an

Bagolyvár Hotel és Étterem

A la cart vacsora és borkóstoltatás hozzáillő hideg

falatokkal.

10.000 HUF/fő 100.000 HUF

Fiáker Étterem A la cart ebéd 5000

HUF/fő 50.000 HUF



Faló Vendéglő

A la cart korai vacsora

4000 HUF/fő 40.000 HUF

kevesebbet fogyasztottak végül!

Belépők

Pécsi Bazilika

felnőtt belépőjegy

1000 HUF/fő

27%

10.000 HUF

28.000 HUF

3 fős zágrábi + 6 fős magyar delegáció + 1 tolmács =

10 fő

Pécs, Vasarely Múzeum

900 HUF/fő 9000 HUF

Siklós, Malkocs bej

dzsámi 900 HUF/fő 9000 HUF

Személyi költségek

Tolmács napidíj 12.000 HUF/nap

27%

2x12.000 HUF = 24.000

HUF

24.000 HUF

Sofőr napidíj 8000 HUF/nap

2x8000 HUF = 16.000 HUF

16.000 HUF

Transzfer és vonzatai

Pécsen belül

km díj 200 HUF/km

27%

2 nap alatt: 30 km x 200

HUF/km = 6.000 HUF

29.500 HUF

óradíj 1500

HUF/óra

2 nap alatt: 6 óra + 3 óra = 9 óra x 1500 HUF/óra =

13.500 HUF legcsekélyebb

díjtétel 6000


12.000 HUF

Pécs-Siklós és vissza

km díj 200 HUF/km

30 km x 200 HUF/ km = 6000 HUF

oda. 2x6000 HUF = 12.000

HUF

A Pécs-Silós

távolság kevesebb

lett a tervezettnél

. óradíj 1500

HUF/óra

5 óra x 1500 HUF/óra = 7500 HUF

legcsekélyebb díjtétel

6000 HUF/nap

2 nap alatt: 12.000 HUF

Parkolási díjak óradíj 500

HUF/óra

2 nap alatt: 8 óra x 500

HUF/óra = 4000 HUF

A szállodánál

és az egyetemnél

nem kell parkolási

díjat fizetni.

Ajándék

Vylyan Villányi Syrah

5400 HUF/palack 16.200 HUF

31.500 HUF

Ez kimaradt az előkalkulációból, tehát

plusz költség lett.

Vasarely festmény másolata keretben

5000 HUF/darab 15.000 HUF



Pécsi kitűző 100 HUF/darab 300 HUF

Összesített költségek 471.200

HUF

Vészköltségek 10% 47.120 HUF 518.320

HUF

Eltérés az előkalkulációhoz képest

(+) 24.750 HUF

Megrendelőlevél a következő oldalon…



Pécsi Tudományegyetem Rektori Hivatal Pécs

Vasvári Pál utca 4. 7622

[email protected] +36 72 501 500

Harmatos László hotel manager Iktatószám: 2012/19/BD Hotel Palatinus City Center*** Ügyintézőnk: Faragó Nikolett Pécs Hívómellék: 2114 Király u. 5. Hivatkozási szám: 0055/2012/P 7621 Ügyintézőjük: Kiss Kamilla

Tárgy: szállás megrendelése

Tisztelt Harmatos László Úr!

Átnéztem az előző levélváltásunk alkalmával megküldött árajánlatát, és szeretnék lefoglalni a 2012. október 1. hétfőtől október 2. keddig tartó időszakra 3 db 1 fős szobát a zágrábi egyetem vezetői számára, továbbá a szállás mellé svédasztalos reggelit kérnénk, a további étkezéseket a városban fogják elkölteni. A vendégek egyike jelezte, hogy vegetáriánus, ezért kérem, hogy a reggelinél biztosítsanak számára is választékot! A vendégeket a saját sofőrjük fogja személygépkocsival fuvarozni az itt tartózkodásuk alatt, ezért a szálloda szolgálatára nem lesz szükségünk ebben.

A 3 fős delegáció a hétfő késő délelőtti órákban fog érkezni, távozása pedig előre láthatóan kedden késő délután esedékes.

A lemondási feltételekkel tisztában vagyok, ha további kívánságunk lenne, értesítem Önt!

Várom mihamarabbi visszaigazolását!

Szívélyes üdvözlettel

dr. Ferences Ildikó Faragó Nikolett dékán rendezvényszervező

Budapest, 2012. március 30.

mailto:[email protected]



Mellékletek / 2 db:

1 db előzetes árajánlat benne kiemelve a jelen megrendelésre vonatkozó részek

1 db prospektus az egyetem tevékenységeiről

Kapják:

Zágrábi Egyetem, Rektori Hivatal Zágráb, Horvátország Ivana Lucica 3. 10000

rendezvényszervező tételkidolgozás

Documents