reservation systems

RESERVATIONRESERVATIONSYSTEMSSYSTEMS

2

RESERVATION

PANDANGAN UMUM

Reservation merupakan proses kegiatan awal sebelum pelanggan menggunakan jasa yang disediakan oleh perusahaan-perusahaan yang bergerak dibidang jasa pelayanan, umumnya angkutan dan atau jasa terkait dengannya.

Proses Reservation dapat dijadikan indikator atas mutu pelayanan selanjutnya.Bila pelayanan Reservation baik, maka dapat diperkirakan pelayanan selanjutnyapun akan baik pula .

3

RESERVATION

Manfaat Reservation Systems antara lain untuk mencapai ;

“Maximum Load Factor & Revenue”

yang dapat berhasil bila, perusahaan jasa angkutan dan perusahaan jasa terkait dengannya menerapkan sistim reservasi yang dikelola dengan baik.

4

RESERVATION

Dua kelompok kerja yang sangat berperan menangani sistim Reservations :

Reservation Sales; yang langsung melayani pelanggan.

Reservation Controller; yang dengan segala teknik dan kebijaksanaanya membantu

meningkatkan penjualan “reservation sales” .

5

Reservation - Sales Proses I : BOOKING

Bkng / Tkt Offc

Bkng space

ChangeRes.

BkngCnld

Req.infoschd/avail

Recfm

Retrieve

Create

Space avail Enter Name / itinerary

Other Info.

Space not avail Enter Name / Itinerary, alternative, Other Info

- CHK DATAS- CHANGE ITIN- RECFM- CANCEL ON PSGRS REQ TLT - EXPRD

Consult systems OAG ABC HOST Time TBL

INFO CALLERS/VISITORS

NameRecord File

6

Reservation - Sales

Bagi Reservation Sales ada tiga kelompok Pelanggan yang perlu dicermati dan dilayani

dengan baik :

Pelanggan yang akan melakukan Transaksi Reservasi ( Booking ) Pelanggan yang akan melakukan perubahan atau peninjauan ulang atas booking-

nya. Pelanggan yang sekedar mencari informasi untuk merencanakan perjalanan dan

wisatanya.

Sarana penunjang kerja yang diperlukan :

Reservation Systems ( Mechanize Res. Offices )

Buku O A G

Buku A B C

Time Table

Buku A V S ( availability status )

Buku Tarif

“Sales Technique” yang tinggi bagi semua petugas di Reservation Sales, untuk mencapai tujuan utamanya memperoleh hasil penjualan yang maksimal (to obtain maximum sales), sangat diperlukan.

Non mechanize Res. offices

7

Reservation - Sales

Tkt issueance

- Read back Res. Issues that was taken- Complete Trans.- Adv. Name record addr .

RETRIEVING

Name Record

CREATED

FIRM (ing)

Time Limit

Siap release

ke A/P

Proses II : FIRM - ing.

8

Reservation - Sales

Proses II : FIRM (-ing ):

Suatu kebijaksanaan yang diterapkan oleh hampir semua perusahaan jasa, khususnya jasa angkutan udara.

Tujuan utama dari kebijaksanaan ini untuk memperoleh kepastian / ketegasan bagi pengguna dan penyedia jasa.

Bagi pengguna jasa akan merasa pasti bahwa semua yang akan dilakukannya sesuai dengan rencana, sedangkan bagi penyedia jasa, hampir dapat memastikan bahwa produk yang dipasarkan memenuhi keinginan pasar.

Kegiatan Firm (-ing) yang umum dilakukan adalah “pre flight check” .

Kegiatan ini dilakukan secara berkala, dan sangat penting, mengingat bahwa transaksi reservasi atau yang lebih dikenal dengan “booking”, dapat dilakukan jauh hari sebelum hari keberangkatan ; pada hari H sampai H -341 bahkan H - 2 tahun atau lebih .

“Pre Flight Check” dilakukan pada H - 60, H - 28, H - 21, H - 14, H - 10, H - 7, H - 3.

9

Reservation - Sales

Proses III : Finalizing. (dilakukan h-1)

Penyelesaian akhir proses Reservation, harus diyakini bahwa pekerjaan Reservation telah dilakukan dengan benar, dan data Reservation siap untuk dialihkan ke station keberangkatan sebagai bahan dalam melaksanakan proses

pemberangkatan. Name Record Name List

Manifest

Check in

- 24 hours

10

Automated - Reservation - System

O/A SYSGA/SYS B

K NG

OFFC‘s

CRS

C R CReservation Controller

• INVENTORY CONTROLLER• SALES CONTROLLER• SPECIAL RES. COORD.• YIELD Control.

• INVENTORY HOLDER• RES. MSGS DISPATCHER• PSGR DATA HOLDER• etc

11

Flight Inventory

CAP. Y CLS

SOLD

REQ.

C CLSCAP.SOLD

REQ.

F CLSCAP.SOLD

REQ.

Inventory Controlling

12

RESERVATION - CONTROLLER (RC)

Sebagai pengendali penjualan diberi wewenang dan tanggung jawab untuk bertindak sebagai pelaku kebijaksanaan pimpinan perusahaan.

Mengatas namakan pimpinan perusahaan reservation controller melakukan langkah2 kebijaksanaan antara lain :

13

Reservation - CONTROLLER (RC)

1 Tutup penjualan saat tingkat utilisasi mencapai 90%

2 Membatasi penjualan sektor pendek, mengutamakan sektor panjang.

3 Bekerjasama dg. Unit lain menyiapkan pengadaan “permintaan khusus”. (Spec. meal, Med. Cases etc).

4 Kelak menjadi pemantau “high yield” dan “ low yield “ passengers.

5 Pelaku kebijaksanaan “flexible response” dan “overbooking policy “ .

14


Butir : 1 , 2 , 3 , 4 , cukup jelas.5 Flexible Response.

Y CLS

Capacity plan

Actual capacity

Kebijaksanaan untuk “increasing / decreasing capacity” sesuai perkembangan / fluktuasi pasar.

Pelaksanaan : seasonalPertimbangan : market strength

market area market segment

Hasil dari : market analysisSaat peluncuranproduct : pada kesempatan

pertama, lebih dini

lebih baik.Data pendukung lain yang memperkuat pelaksanaankebijaksanaan ini.

15


Y CLS SOLD

Salah satu upaya mencapai “maximum load factor & revenue

Seat Sold > Capacity

Pelaku harus sudah sangat berpengalaman sebagai ” Reservation Controller” .

Pertimbangan : Noshow rate tinggi: Last minute cnld rate tinggi: back up capacity tersedia

: disinyalir terdapat praktek “blocking seats for expecting demand”.

Note. Kasus Noshow amat sangat sulit untuk dihindarkan.

5 Overbooking Policy.

CAP.

16

COMPUTER RESERVATION SYSTEMS

MEGA CRS

GLOBAL DISTRIBUTION SYSTEMS

17

Computer Reservation Systems

• Adalah Sistim komputerisasi yang menyajikan jasa kemudahan melakukan publikasi, promosi dan distribusi bagi perusahaan jasa yang menjadi anggota dan yang berpartisipasi dengannya.

• Meningkatkan efektifitas, efisiensi dan produktifitas agen-agen perjalanan yang menjadi pelanggannya.

18


KEBERADAAN CRS DI INDONESIA.

Penandatanganan Code of Conduct ICAO.

Indonesia membuka diri bagi jenis usaha Teknologi Informasi .

Tujuan.Memperkenalkan Teknologi Informasi kepada para

pelaku usaha khususnya jasa angkutan dan yang terkait dengannya. ( Hotel, Car Rental, Tours )

Membantu Pemerintah dlm upaya meningkatkan arus wisman, sebagai salah satu penghasil devisa negara bagi Indonesia.

19


Tujuan (lanj)Berusaha membantu Pemerintah mewujudkan program, angkutan publik yang terpadu (darat, laut, udara).

Memberikan kemudahan kepada perusahaan jasa angkutan dan pariwisata di Indonesia, untuk melakukan promosi bahkan distribusi produknya ke wilayah yang sangat luas , meliputi wilayah TC1, TC2, TC3.

Dengan perluasan wilayah pemasaran, diharapkan wisman yang datang akan lebih mengenal Indonesia serta mandapat pelayanan yang lebih baik selama berada, atau melakukan perjalanan di Indonesia .

20

JARINGAN KERJA CRS

ABACUS

T/A TC3

T/A TC2

T/A TC1

SUBSCRIBERS

HOTELS

AIRLINES

CAR RENTAL

TOURS

V E N D O R S

C R S

21

MEGA CRS

Kewajiban / tanggung jawab Vendors :

• Menyimpan informasi produknya dalam CRS• Menjamin aktualisasi informasi produknya• Tunduk pada isi perjanjian dengan CRS ( Airline

ParticipatingAgreement )

• Memenuhi kewajiban ADM. KEU . • Menerima setiap transaksi Reservasi yang terjadi

diTravel Agencies walaupun mengakibatkan flight overbooked.

22

MEGA CRS

Kewajiban / tanggung jawab Subscriber :

• Patuh pada perjanjian dengan pelaku usaha CRS di Indonesia PT. Abacus Distribution Systems Indonesia.

• Menjaga kelestarian penggunaan perangkat terpasang milik PT. Abacus DSI

• Perangkat milik PT. Abacus DSI hanya digunakan untuk keperluan Booking danTicketing.

• Patuh pada peraturan yang dikeluakan oleh para Vendors ( Airlines,Hotels, Car Rental dan penyelengara Tours).• Kerusakan pada perangkat milik PT. Abacus DSI agar

dilaporkan untuk dapat segera dilakukan upaya perbaikan.• Memenuhi kewajiban ADM / KEU terhadap PT. Abacus DSI.

23

MEGA CRS

Profil PT, Abacus Distribution Systems Indonesia.Didirikan pada April 1995

Perangkat PT. Abacus.

Display Terminals : 1288

Ticket Printers : 343

Message Printers : 479

Lokasi : 544 di 21 kota JKT, BDO, TIM, SUB, SRG, MES, PKU, BDJ, Bogor / Tangerang/Bekasi, DPS, AMI, UPG, JOG, BPN, BTH, PLM,SOC,MDC,PDG,SRI,BIK. (Data Jan. 2001)

Pelayanan terhadap Subscribers : Perbaikan pada perangkat lunak dan

perangkat keras dilakukan oleh

PT. Abacus DSI tanpa biaya.

Users course bagi Staff Travel AGT. di dan oleh PT. Abacus DSI .

24

MEGA CRS

Pengembangan Systems.• Sejak 2 MARET 1998 Abacus “hosted” ke Sabre, CRS

terbesar saat ini• Tidak kurang dari 450 Airlines menjadi anggota atau

berpartisipasi dalam CRS ini.• Jaringan Abacus/Sabre meliputi wilayah TC1- TC2 - TC3 ,

(Eropa, Amerika dan Asia Pacific).

Lembar DRS.• Adalah fasilitas yang terdapat dalam Abacus Systems

untuk menyebar luaskan berbagai informasi keseluruh jaringan Abacus .

• Fasilitas ini sangat penting bagi para pelaku usaha perjalanan & pariwisata sebagai sarana publikasi & promosi.

reservation systems

Documents