resmî yazışmalar

Resmî YazışmalarResmî Yazışmalar

T.CÇİĞLİ KAYMAKAMLIĞI

İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü

Yazışma işlemlerini düzenleyen mevzuatYazışma işlemlerini düzenleyen mevzuat

Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik (2/12/2004 tarihli ve 25658 sayılı RG)Yönetmelik (2/12/2004 tarihli ve 25658 sayılı RG)

Valilik ve Kaymakamlık Büroları Kuruluş, Görev ve Çalışma Valilik ve Kaymakamlık Büroları Kuruluş, Görev ve Çalışma YönetmeliğiYönetmeliği

Valilik Ve Kaymakamlık Büroları Kuruluş, Görev Ve Çalışma Valilik Ve Kaymakamlık Büroları Kuruluş, Görev Ve Çalışma Yönetmeliği Uygulama YönergesiYönetmeliği Uygulama Yönergesi

İçişleri Bakanlığı Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğiİçişleri Bakanlığı Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi

Hakkında KanunHakkında Kanun Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında YönetmelikDevlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik Devlet Arşivlerinde Araştırma ve İnceleme Yapmak İsteyen Türk ve Devlet Arşivlerinde Araştırma ve İnceleme Yapmak İsteyen Türk ve

Yabancı Uyruklu Gerçek veya Tüzel Kişilerin Tabi Olacakları Esaslar Yabancı Uyruklu Gerçek veya Tüzel Kişilerin Tabi Olacakları Esaslar hakkında Bakanlar Kurulu Kararıhakkında Bakanlar Kurulu Kararı

Başbakanlık tarafından yayımlanan genelgelerBaşbakanlık tarafından yayımlanan genelgeler Standart Dosya PlanlarıStandart Dosya Planları İmza Yetkileri Yönergeleriİmza Yetkileri Yönergeleri

02 Aralık 200402 Aralık 2004 Sayı: 25658Sayı: 25658

Resmî Yazışmalarda Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Uygulanacak Esas ve Usuller

Hakkında YönetmelikHakkında Yönetmelik

RESMİ YAZIŞMA TÜRLERİRESMİ YAZIŞMA TÜRLERİ

1- Normal Yazılar1- Normal Yazılar

2- Acele ve Günlü Yazılar2- Acele ve Günlü Yazılar

3- Gizlilik Derecesine Göre Yazılar3- Gizlilik Derecesine Göre Yazılar

TanımlarBu Yönetmelikte geçen;

a) Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,

b) Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri,

c) Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgileri,

d) Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini,

e) Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi,

İçişleri Bakanlığı Web Sitesinde duyurulmuş ve 02/01/2007 tarihinden itibaren tüm bakanlık teşkilatında uygulanmaya başlanmıştır.

STANDART DOSYA PLANISTANDART DOSYA PLANI

Ana

Dosya

1. Alt Konu

2. Alt Konu

3. Alt Konu

GENEL İŞLER (000 - 099)

010 Mevzuat İşleri

01 Kanunlar

01 Kanun Tasarılarına verilen görüşler

02 Tüzükler

01 Tüzük Tasarılarına verilen görüşler

03 Yönetmelikler

01 Yönetmelik Tasarılarına verilen görüşler

04 Yönergeler

05 Tebliğler

06 Genelgeler

01 İç Genelgeler

02 Dış Genelgeler

07 Talimatlar, Duyurular, Sirkülerler

99 Diğer

020 Olurlar, Onaylar

030 Anlaşma, Sözleşme ve Protokoller

01 Anlaşmalar

02 Sözleşmeler

03 Protokoller

99 Diğer

040 Faaliyet Raporları

01 Haftalık faaliyet raporları

f) Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeyi,

2,5 cm

2,5 cm

2,5 cm

2,5 cm

g) Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,

h) Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,

ifade eder.

NÜSHA SAYISINÜSHA SAYISI Resmi yazıların en az (Resmi yazıların en az (22) iki nüsha olarak ) iki nüsha olarak

düzenlenmesi gerekir.düzenlenmesi gerekir.

E-Posta AdresiE-Posta [email protected]@izmir.gov.trHer kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler adına resmî Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu adresler arasında yapılır.bu adresler arasında yapılır.

Elekronik Ağ AdresiElekronik Ağ Adresi www.cigli.gov.trwww.cigli.gov.tr

• Resmi yazışmalarda

A4

A5210 mm

210 mm

148 mm

297 mm

BELGE BOYUTUBELGE BOYUTU

• Bilgisayarla yazılan yazılarda “Times New Roman” yazı tipi ve 12 karakter boyutunda kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

YAZI TİPİ VE KARAKTER YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTUBOYUTU

RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİRESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ BAŞLIKBAŞLIK SAYISAYI BİRİM KOD NUMARASIBİRİM KOD NUMARASI KONUKONU TARİHTARİH GÖNDERİLEN MAKAMGÖNDERİLEN MAKAM İLGİİLGİ METİNMETİN İMZAİMZA EKEK DAĞITIMDAĞITIM PARAFPARAF

T.C. ÇİĞLİ KAYMAKAMLIĞI İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü

(2 aralık)

Sayı : B.05.4.VLK.4.33.03.00-491.04/ Konu : .......................................................... .........................

(2 -4 aralık)

KAYMAKAMLIK MAKAMINA (2 aralık)

İlgi : a) ....................................................................................................................................... ...........................................

b) ................................................................ (2 aralık)

..........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................

(2 -4 aralık) (1-2 aralık Ayşe AKTAŞ

İlçe Yazı İşleri Müdürü (1-2 aralık)

(2 aralık)

O L U R …/10/2012

(2 aralık)

Dr.Mustafa ARI Kaymakam

(1-2 aralık)

T.C. ÇİĞLİ KAYMAKAMLIĞI İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü

(2 aralık)

Sayı : B.05.4.VLK.4.33.03.00-491.04/ …/10/2012

Konu : .......................................................... .........................

(2 -4 aralık)

……………… BAKANLIĞINA ( ……. ………. Genel Müdürlüğü)

(2 aralık)

İlgi : a) ....................................................................................................................................... ...........................................

b) ................................................................ (2 aralık)

..........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... ..............................................................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................

(2 -4 aralık)

Adı Soyadı Vali a. Unvanı

(1-2 aralık)

EKLER: 1- Dilekçe (1 sayfa)

(2-3 aralık)

DAĞITIM : Gereği : Bilgi : İzmir Valiliğine Garnizon K.lığına Kaymakamlıklara Kamu Kurum ve Kuruluşlarına

(1-2 aralık)

… /10/2012 V.H.K.İ. : .......

…/10/2012 Şef …

… /10/2012 İlçe Yazı İşleri Müdürü.: A.AKTAŞ

ÜST YAZIÜST YAZI ONAYONAY

• Başlık, yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adının belirtildiği bölümdür.

• İlk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra KURUM VE KURULUŞUN ADI büyük harflerle, üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır.

T.CÇİĞLİ KAYMAKAMLIĞIİlçe Yazı İşleri Müdürlüğü

BAŞLIK BÖLÜMÜBAŞLIK BÖLÜMÜ

• Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçmez.

• Bakanlıklar ile bağlı ve ilgili kuruluşların taşra teşkilatlarında kullanılan başlıklar 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu hükümlerine uygun olarak düzenlenir.

• Bölge müdürlüklerinde ise bakanlığın adının altına hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır.

T.C. BAYINDIRLIK VE İSKAN BAKANLIĞI

Karayolları Genel Müdürlüğü 4. Bölge Müdürlüğü

SAYI VE KAYIT BÖLÜMÜ:SAYI VE KAYIT BÖLÜMÜ: Dosya planına göre verilen kod numarası, Dosya planına göre verilen kod numarası,

Standart Dosya Planına göre verilecek klasör Standart Dosya Planına göre verilecek klasör numarası ve kayıt numarası, başlığın son numarası ve kayıt numarası, başlığın son satırından iki aralık aşağıya ve yazı alanının en satırından iki aralık aşağıya ve yazı alanının en soluna yazılan sayı yan başlığından sonra soluna yazılan sayı yan başlığından sonra yazılmaktadır.yazılmaktadır.

ÖRNEKÖRNEK::Sayı: Sayı: B.05.4.VLK.4.33.03.00 -B.05.4.VLK.4.33.03.00 - 665.01 / 665.01 / 888888 Birim Haberleşme Kod noBirim Haberleşme Kod no SDPSDP KayıtKayıt

NoNo NoNo

• Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki “Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.

• Bu ifadeden sonra kod numarası verilir. Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak standart dosya planındaki dosya numarası, dosya numarasından sonra ( / ) işareti konularak evrak kayıt numarası yazılır.

T.C.ÇİĞLİ KAYMAKAMLIĞIİlçe Yazı İşleri Müdürlüğü

XXSayı: B.05.4.VLK.4.33.03.00- 665.01/

SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASISAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI

Evrak kayıt numarası, yazıyı gönderen birimde ve / veya

kurumun genel evrak biriminde aldığı

numaradır (Örnek: 2).Resmî yazışmalarda

Başbakanlık tarafından belirlenen kodlama sistemine ve

dosya planına uyulması zorunludur.

Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır.

Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına ( / ) işareti konularak yazılır.


XXSayı:B.05.4.VLK.4.33.03.00- /06/2012

TARİHTARİH

4- KONU BÖLÜMÜ4- KONU BÖLÜMÜ:: Yazının konusu, sayı yan başlığının bir aralık Yazının konusu, sayı yan başlığının bir aralık

altına "Konu" yan baş-lığından sonra altına "Konu" yan baş-lığından sonra yazılmaktadır. Yazının konusunun başlık yazılmaktadır. Yazının konusunun başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde kısa ve özlü bir biçimde geçmeyecek biçimde kısa ve özlü bir biçimde ifade edilmesi gerekmektedir. Sonunda “hk.” ifade edilmesi gerekmektedir. Sonunda “hk.” “dair”gibi kısaltmalar yazılmayacaktır.“dair”gibi kısaltmalar yazılmayacaktır.

Konu başlık bölümündeki TC. kısaltması Konu başlık bölümündeki TC. kısaltması hizasını geçmeyecektir.hizasını geçmeyecektir.

ÖRNEK:ÖRNEK:Konu: ......................Konu: ...................... ..............................

Konu, sayının bir aralık altına “ Konu: " yan başlığından sonra, başlık bölümündeki “ T.C. " kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır. Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir.


XXSayı : B.05.4.VLK.4.33.03.00-

Konu: XXXXXXXXXXX /10/2012

KONUKONU

Gönderilen makam; yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir. Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.


XXSayı : B.05.4.VLK.4.33.03.00-Konu: XXXXXXXXXXX

/10/2012

İÇİŞLERİ BAKANLIĞINA(Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü)

2 – 4 aralık

GÖNDERİLEN MAKAMGÖNDERİLEN MAKAM

Kişilere yazılan yazılarda; “ Sayın " kelimesinden sonra

Adı SOYADIUnvanı

yazılır


XXSayı : B.05.4.VLK.4.33.03.00-

Konu: XXXXXXXXXXX…/10/2012

Sayın Prof. Dr. Recep TOPARLI

Türk Dil Kurumu Başkan Danışmanı

2 – 4 aralık



/10/2012

-2-

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxx

SONRAKİ SONRAKİ SAYFADA SAYFADA

BAŞLIKBAŞLIK



/10/2012

İZMİR VALİLİĞİNE(İl Yazı İşleri Müdürlüğü)

T.C.T.C.

ÇİĞLİ KAYMAKAMLIĞIÇİĞLİ KAYMAKAMLIĞIİlçe Yazı İşleri Müdürlüğüİlçe Yazı İşleri Müdürlüğü

Sayı : B.05.4.VLK.4.33.03.00-......../....... Sayı : B.05.4.VLK.4.33.03.00-......../....... .../10/2012 .../10/2012Konu : Hizmet İçi EğitimKonu : Hizmet İçi Eğitim

Sayın Ayşe AKTAŞSayın Ayşe AKTAŞ

İlçe Yazı İşleri Müdürü İlçe Yazı İşleri Müdürü 35630 Çiğli-İZMİR35630 Çiğli-İZMİR

Resmi Yazışma Kuralları ile ilgili olarak …………………………………………Resmi Yazışma Kuralları ile ilgili olarak …………………………………………......................................................................................................................................................................................................................................................................................

İLGİ BÖLÜMÜİLGİ BÖLÜMÜ• İlgi bölümü, hazırlanan resmi yazının önceden yazılan bir

yazıya cevap veya başka bir yazıyla ilgisi olduğunu belirtmektedir.

• “İlgi:” yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılmaktadır.

• İlgide yer alan bilgilerin bir satırı geçmesi durumunda “İlgi:” kelimesinin altının boş bırakılması gerekmektedir.

İlgi: 15/03/2005 tarihli ve B.05.4.VLK.4.33.03.00-İlgi: 15/03/2005 tarihli ve B.05.4.VLK.4.33.03.00-916.01/236 sayılı yazı.916.01/236 sayılı yazı.

İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti “ ) " konularak kullanılır.

İlgide, " tarihli ve sayılı" ibaresi kullanılır.

Sayı : B.05.4.VLK.4.33.03.00-01.01-314/Konu: XXXXXXXXXXX

…/10/2012

İZMİR VALİLİĞİNE(İl Yazı İşleri Müdürlüğü)

2 – 4 aralık

İlgi: a) 13/02/2007 tarihli ve B.05.4.VLK.4.33.03.00-542/263 sayılı yazı.

b) 17/02/2007 tarihli ve B.05.4.VLK.4.33.03.00-03/281 sayılı yazı.

c) 27/06/2007 tarihli ve B.05.4.VLK.4.33.03.00-03/945 sayılı yazı.

2 aralık

METİN BÖLÜMÜMETİN BÖLÜMÜ Planlı anlatım olmalıdır.Planlı anlatım olmalıdır. Olumlu, doğal ve içten anlatım tarzı kullanılmalıdır.Olumlu, doğal ve içten anlatım tarzı kullanılmalıdır. Açık yazılmalıdır.Açık yazılmalıdır. Doğruluk ilkesine göre yazılmalıdır.Doğruluk ilkesine göre yazılmalıdır. Saygılı dil kullanılmalı ve okuyucuya hitaben yazılmalı.Saygılı dil kullanılmalı ve okuyucuya hitaben yazılmalı. Yalın ve kısa olmalı.Yalın ve kısa olmalı. Resmi yazılarda, metindeki kelime aralarında ve nokta, virgül, Resmi yazılarda, metindeki kelime aralarında ve nokta, virgül,

soru işareti gibi yazı unsurlarının sonrasında bir boşluk soru işareti gibi yazı unsurlarının sonrasında bir boşluk bırakılmalı. bırakılmalı.

Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanmalı.Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanmalı. Metin içinde veya çizelgelerde üçlü gruplara ayrılarak yazılan Metin içinde veya çizelgelerde üçlü gruplara ayrılarak yazılan

büyük sayılarda gruplar arasına nokta (22.465.660) büyük sayılarda gruplar arasına nokta (22.465.660) sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise virgül (25,33 - sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise virgül (25,33 - yirmi beş tam yüzde otuz üç) kullanılmalı.yirmi beş tam yüzde otuz üç) kullanılmalı.

Arz ve ricaArz ve rica Alt makama yazılan yazılar “Alt makama yazılan yazılar “… rica ederim… rica ederim”, üst ve aynı ”, üst ve aynı

düzey makamlara yazılan yazılar “düzey makamlara yazılan yazılar “… arz ederim… arz ederim”, üst ve ”, üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar “… arz ve “… arz ve rica ederimrica ederim” biçiminde bitirilmektedir.” biçiminde bitirilmektedir.

* Örnekler; * Örnekler;

BilgilerinizBilgilerinize arze arz ederim. ederim.

BilgilerinizBilgilerinizi ricai rica ederim. ederim.

BilgilerinizBilgilerinizi arz ve ricai arz ve rica ederim. ederim.

BilgilerinizBilgilerinizi ve gereğini arz ve ricai ve gereğini arz ve rica ederim. ederim.

Bilgi Bilgi ve gereğini arz ve ricave gereğini arz ve rica ederim. ederim.

İMZAİMZA İmza bölümünde yazıya imza atacak olanın adı, soyadı İmza bölümünde yazıya imza atacak olanın adı, soyadı

ile makam ve ünvanı bulunur. ile makam ve ünvanı bulunur.

Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı ve soyadı yazı alanının en sağına kendi satırları ve soyadı yazı alanının en sağına kendi satırları arasında ortalı yazılır.arasında ortalı yazılır. İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.

Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile imzalar.imzalar.

Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.

…………………………………………………………………………………….…………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………

(imza)2- 4 AralıkAdı SOYADI

Ünvanı

İMZAİMZA

Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda yer alır

……………………………………………………………………………………..………..

…………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………..………………………………

(imza)

Adı SOYADI

Genel Müdür

Adı SOYADI

Genel Müdür Yardımcısı

(imza)

İMZAİMZA

Atama kararnamelerinde imza bölümü ise

……………………………………………………………………………………..………..

…………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………..………………………………

(imza)

Başbakan Bakan

(imza)

CUMHURBAŞKANI

(imza)

İMZAİMZA

ONAYONAY Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra dört satır aralığı Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra dört satır aralığı

bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle “OLUR” yazılır. bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle “OLUR” yazılır. ““OLUR”un altında onay tarihi yer alır.OLUR”un altında onay tarihi yer alır. Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk (2 satır) bırakılarak Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk (2 satır) bırakılarak

onaylayanın adı soyadı ve altına da unvanı yazılır.onaylayanın adı soyadı ve altına da unvanı yazılır.

…..’nın görevlendirilmesini olurlarınıza arz ederim.

Ayşe AKTAŞ

İlçe Yazı İşleri Müdürü

OLUR

…/10/2012

Dr. Mustafa ARI

Kaymakam

Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili Uygun görüşle arz ederim ifadesiyle onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır

Elektronik ortamda hazırlanan yazıya onay verecek yetkili kişi resmî yazıyı güvenli elektronik imzası ile imzalar.

…………..MAKAMINA

……………………………………………………………………………… ……..………..…………………………………………………. ………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………… ……..………..…………………………………………………. ………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………

Ayşe AKTAŞİlçe Yazı İşleri Müdürü

O L U R…./10/2012

İsmail KAYAVali A.

Vali Yardımcısı

Uygun görüşle arz ederim.…../10/2012

Dr. Mustafa ARIKaymakam

ONAYONAY

Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan "EKLER:" ifadesinin altına yazılır.

Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.

Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir.

EKLEREKLER

Yazı eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmediği durumlarda, "Ek konulmadı" ya da "Ek-.... konulmadı", bazı eklerin konulması durumunda ise, "Ek-.... Konuldu" ifadesi yazılır.

EKLEREKLER

Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür. “ EKLER "den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna “ DAĞITIM:" yazılır. Ek yoksa dağıtım EKLER'in yerine yazılır.

DAĞITIMDAĞITIM

Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır.Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar elektronik onay yoluyla alınır.Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır, (:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş harfi ve soyadı yazılır.El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır

PARAFPARAF

Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak “ Koordinasyon: " yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir

KOORDİNASYONKOORDİNASYON

Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır

ADRESADRES

Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik dereceleri; çok gizli, gizli, özel, hizmete özel şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir

GİZLİ YAZILARGİZLİ YAZILAR

İVEDİ ve GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISIİVEDİ ve GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi

gereken tarih metin içinde, gereken tarih metin içinde,

yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir.harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir.

Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür

Resmi bir yazının tekit edilmesi o yazının gereğinin süresi içinde Resmi bir yazının tekit edilmesi o yazının gereğinin süresi içinde yapılmadığı anlamını taşır.yapılmadığı anlamını taşır.

Yazıya uygun sürede cevap vermeyenYazıya uygun sürede cevap vermeyen kurum ve kuruluşlara tekit kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.yazısı yazılır.Birinci tekitte hatırlatmada bulunulur,Birinci tekitte hatırlatmada bulunulur,

İkinci tekitte gecikme nedenleri sorulur,İkinci tekitte gecikme nedenleri sorulur, Üçüncü tekitte ise sorumlular hakkında yasal işlem yapılır.Üçüncü tekitte ise sorumlular hakkında yasal işlem yapılır.

Sayfa numarası, yazı alanının sağ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir

1/9

2/9

9/9

SAYFA NUMARASISAYFA NUMARASI

Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır" ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir.

Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik tedbirleri alır.

ASLINA UYGUNLUK ONAYIASLINA UYGUNLUK ONAYI

1- KAYIT KAŞESİ1- KAYIT KAŞESİ Gelen evraklar uygun bir kaşe hazırlanarak kaydedilir.Gelen evraklar uygun bir kaşe hazırlanarak kaydedilir. Bu kaşeler evrakın ARKA yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve Bu kaşeler evrakın ARKA yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve

sayısı yazılır.sayısı yazılır.

ÇİĞLİ KAYMAKAMLIĞIÇİĞLİ KAYMAKAMLIĞI İlçe Yazı İşleri Müdürlüğüİlçe Yazı İşleri Müdürlüğü

KAYITKAYITTARİHTARİH

SAYISAYI

HAVALEHAVALE GEREĞİGEREĞİ

BİLGİBİLGİ

DOSYA NODOSYA NO

EKLEREKLER

RESMİ YAZILARIN RESMİ YAZILARIN GÖNDERİLMESİ VE ALINMASIGÖNDERİLMESİ VE ALINMASI

Normal yazılar, normal iletişim vasıtasıyla herhangi bir Normal yazılar, normal iletişim vasıtasıyla herhangi bir özellik belirtilmeden gönderilir. Gizli ve çok gizli özellik belirtilmeden gönderilir. Gizli ve çok gizli yazılarda yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt yazılarda yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik derecesi ise sağ üst köşeye gelecek ortasına, ivedilik derecesi ise sağ üst köşeye gelecek şekilde kırmızı renkle belirtilir. Çok gizli yazıların çift şekilde kırmızı renkle belirtilir. Çok gizli yazıların çift zarfla gönderilmesi gerekmektedir. zarfla gönderilmesi gerekmektedir.

Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve kuruluşların Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve kuruluşların elektronik posta adresi üzerinden yapılır. Elektronik elektronik posta adresi üzerinden yapılır. Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve gönderilen belgelerin ortamda yapılan yazışmaların ve gönderilen belgelerin gizli olması durumunda bunlar bir iletinin ekinde gizli olması durumunda bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.gönderilir ve iletinin konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.

İç zarf ve Örnek 14'te gösterilen iki suret evrak senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilir.Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.

GÖNDERENGÖNDEREN ALANALAN TARİHTARİH SENEDİ HAZIRLAYANSENEDİ HAZIRLAYAN

Sıra Sıra NoNo

Belgenin Konusu Belgenin Konusu

(Tarih ve Sayısı)(Tarih ve Sayısı)Kopya Kopya AdediAdedi

Kopya Kopya NoNo EklerEkler DilDil

SENEDİ İADE EDENİN:SENEDİ İADE EDENİN:

Adı ve Soyadı :Adı ve Soyadı :

Görevi :Görevi :

İmzası :İmzası :

TarihTarih

SaatSaat

EVRAKEVRAK SENEDİSENEDİ

"Çok gizli" gizlilik dereceli yazıların alınması

"Çok gizli" gizlilik dereceli yazılarda, dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli" ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.

Çok gizli ve gizli yazıların Çok gizli ve gizli yazıların alınmasıalınması

Zarfların sol üst Zarfların sol üst köşelerine gönderen köşelerine gönderen makamların kaşeleri makamların kaşeleri

basılır ve yazının sayısı basılır ve yazının sayısı yazılır.yazılır.

Zarfın ortasına Zarfın ortasına gideceği makam ve gideceği makam ve

adresi posta koduyla adresi posta koduyla birlikte açıkça yazılır.birlikte açıkça yazılır.

Acelelik derecesi Acelelik derecesi zarfın sağ üst zarfın sağ üst

köşesine köşesine kırmızı kırmızı mürekkep ile mürekkep ile damgalanır.damgalanır.

ÖRNEKÖRNEK T.C. T.C. GİZLİGİZLİ İVEDİİVEDİ Çiğli KaymakamlığıÇiğli Kaymakamlığıİlçe Yazı İşleri Müdürlüğüİlçe Yazı İşleri Müdürlüğü Posta Kodu:35630Posta Kodu:35630 Sayı :Sayı :

ÇİĞLİÇİĞLİ İLÇE EMNİYET MÜDÜRLÜĞÜNEİLÇE EMNİYET MÜDÜRLÜĞÜNE

GİZLİGİZLİ

Faks’la gönderilen Faks’la gönderilen yazılara(mesaj) göre hemen yazılara(mesaj) göre hemen işlem yapılmakla birlikte, söz işlem yapılmakla birlikte, söz konusu yazı ancak teyidinin konusu yazı ancak teyidinin yapılmasından sonra resmi yapılmasından sonra resmi evrak özelliğindedir,evrak özelliğindedir,

Fax’ la gönderilen yazıların(mesaj) Fax’ la gönderilen yazıların(mesaj) beş gün içindebeş gün içinde resmi yazı ile resmi yazı ile teyidinin yapılması gerekir.teyidinin yapılması gerekir.

VALİLİK VE KAYMAKAMLIK VALİLİK VE KAYMAKAMLIK BÜROLARI KURULUŞ, GÖREV BÜROLARI KURULUŞ, GÖREV

VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİVE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

Resmi Gazete:08.06.2011 Resmi Gazete:08.06.2011

Sayısı: 27958 Sayısı: 27958

Evrak, bu Yönetmelik acısından Evrak, bu Yönetmelik acısından aşağıda belirtilen türlere ayrılır;aşağıda belirtilen türlere ayrılır;

a) Özellik taşıyan evraka) Özellik taşıyan evrak b) Değerli evrakb) Değerli evrak c) Normal evrakc) Normal evrak

Özellik taşıyan evrakÖzellik taşıyan evrak; Üzerinde ayrı bir gizlilik veya ivedilik ; Üzerinde ayrı bir gizlilik veya ivedilik derecesi bulunan çok gizli, gizli, özel, hizmete özel, kişiye derecesi bulunan çok gizli, gizli, özel, hizmete özel, kişiye özel, çok ivedi, ivedi ve günlü işareti taşıyan evraktır.özel, çok ivedi, ivedi ve günlü işareti taşıyan evraktır.

1) 1) Çok gizli evrakÇok gizli evrak; izinsiz olarak açıklandığı takdirde ; izinsiz olarak açıklandığı takdirde Milletimize ve Müttefiklerimize hayati bakımdan son derece Milletimize ve Müttefiklerimize hayati bakımdan son derece zarar verecek olan, güvenlik bakımından son derece önemli zarar verecek olan, güvenlik bakımından son derece önemli bilgileri kapsayan ancak, belirli yetkideki görevlilerce bilgileri kapsayan ancak, belirli yetkideki görevlilerce bilinmesi ve görülmesi gereken ve el değiştirmesi ile saklan bilinmesi ve görülmesi gereken ve el değiştirmesi ile saklan ması özel bir usule tabi olan evraktır.ması özel bir usule tabi olan evraktır.

2) 2) Gizli evrakGizli evrak; izinsiz olarak açıldığı takdirde Ulusal ; izinsiz olarak açıldığı takdirde Ulusal güvenliğimiz, saygınlık ve çıkarlarımızı ciddi biçimde güvenliğimiz, saygınlık ve çıkarlarımızı ciddi biçimde bozacak olan ve kapsadığı konu itibariyle yetkisiz bozacak olan ve kapsadığı konu itibariyle yetkisiz kimselerce bilinmesi sakıncalı görülen evraktır.kimselerce bilinmesi sakıncalı görülen evraktır.

3) 3) Özel evrakÖzel evrak; izinsiz olanak açıklandığı takdirde Milletimizin ; izinsiz olanak açıklandığı takdirde Milletimizin veya bir şahsın zarar görmesine sebep olacak ve muhatabı veya bir şahsın zarar görmesine sebep olacak ve muhatabı olan makam sahiplerine güvenlik içinde ulaşması gereken olan makam sahiplerine güvenlik içinde ulaşması gereken evraktır.evraktır.

4) 4) Hizmete Özel evrakHizmete Özel evrak; ihtiva etliği bilgi itibariyle çok gizil, gizli ve özel ; ihtiva etliği bilgi itibariyle çok gizil, gizli ve özel gizlilik dereceleri ile korunması gerekmeyen, fakat hizmeti yürütmesi gizlilik dereceleri ile korunması gerekmeyen, fakat hizmeti yürütmesi gerekenlerden başkası tarafından bilinmesine ihtiyaç duyulmayan gerekenlerden başkası tarafından bilinmesine ihtiyaç duyulmayan evraktır.evraktır.

5) 5) Kişiye özel evrakKişiye özel evrak; gizlilik dereceli olmayıp ancak, gittiği yerde, ve ; gizlilik dereceli olmayıp ancak, gittiği yerde, ve önceki İşlemlerinde belirli şahısların, amir veya sadece onun yetki önceki İşlemlerinde belirli şahısların, amir veya sadece onun yetki verdiği personelin açabileceği evraktır. Mokam sahibinin adıma gelen verdiği personelin açabileceği evraktır. Mokam sahibinin adıma gelen evrak, üzerinde ayrı bir işaret taşımasa dahi kişiye özel evrak sayılır.evrak, üzerinde ayrı bir işaret taşımasa dahi kişiye özel evrak sayılır.

6) 6) Çok ivedi evrakÇok ivedi evrak; kapsam bakımından derhal ve hiç bekletilmeden ; kapsam bakımından derhal ve hiç bekletilmeden muhatabı olan birime veya görevliye teslimi gereken evraktır.muhatabı olan birime veya görevliye teslimi gereken evraktır.

7) 7) İvedi evrakİvedi evrak; kapsamı bakımından süratle muhatabı olan birime ; kapsamı bakımından süratle muhatabı olan birime veya görevliye teslimi gereken evraktır.veya görevliye teslimi gereken evraktır.

8) 8) Günlü evrakGünlü evrak; belirli bir zamanda veya evrakta belirtilen süre içinde ; belirli bir zamanda veya evrakta belirtilen süre içinde bitirilerek muhatabı olan makama cevap verilmesini gerektiren bitirilerek muhatabı olan makama cevap verilmesini gerektiren evraktır.evraktır.

9) Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreterliği, TBMM Başkanlığı Genel 9) Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreterliği, TBMM Başkanlığı Genel Sekreterliği ve Başbakanlık Makamlarından gelen evrakla, Bakan Sekreterliği ve Başbakanlık Makamlarından gelen evrakla, Bakan imzasını taşıyan evrak özellik taşıyan evrak gibi işlem görür.imzasını taşıyan evrak özellik taşıyan evrak gibi işlem görür.

10) Telgraf, teleks, faks, telefaks yazıları.10) Telgraf, teleks, faks, telefaks yazıları.

Genel İdare Kuruluşlarının YazışmalarıGenel İdare Kuruluşlarının Yazışmaları

A- Merkezi A- Merkezi iidarenin merkez kuruluşlarının il ve darenin merkez kuruluşlarının il ve ilçelerdeki kuruluşları ile ilgili haberleşme ve yazışmaları ilçelerdeki kuruluşları ile ilgili haberleşme ve yazışmaları valilik,valilik,

B- İl genel idare kuruluşlarının il ve ilçe kademeleri B- İl genel idare kuruluşlarının il ve ilçe kademeleri arasındaki yazışmaları valilik ve kaymakamlık,arasındaki yazışmaları valilik ve kaymakamlık,

C- Bir ilin merkez ilçesindeki genel idare kuruluşları C- Bir ilin merkez ilçesindeki genel idare kuruluşları arasındaki yazışmalar valilik,arasındaki yazışmalar valilik,

D- Aynı ilçedeki genel idare kuruluşları arasındaki D- Aynı ilçedeki genel idare kuruluşları arasındaki yazışmalar kaymakamlık,yazışmalar kaymakamlık,

E- Ayrı ayrı illere ait merkez ilçelerdeki genel idare E- Ayrı ayrı illere ait merkez ilçelerdeki genel idare kuruluşları arasındaki yazışmalar ilgili valilikler,kuruluşları arasındaki yazışmalar ilgili valilikler,

F- Bir ilin veya diğer illerin ayrı ayrı ilçelerindeki genel F- Bir ilin veya diğer illerin ayrı ayrı ilçelerindeki genel idare kuruluşları arasındaki yazışmalar kaymakamlıklar,idare kuruluşları arasındaki yazışmalar kaymakamlıklar,

Kanalı ile yapılır.Kanalı ile yapılır.

HazırlayanHazırlayan

Ayşe AKTAŞ Ayşe AKTAŞ İlçe Yazı İşleri Müdürü İlçe Yazı İşleri Müdürü

RESMİ YAZIŞMA KURALLARINA UYACAĞINIZ İÇİN

TEŞEKKÜR EDERİM.

resmî yazışmalar

Documents