Resultado de la RefleXarxa IITaller Casa del Alumno

Noviembre 2008

¿Qué es este documento?

• Este documento contiene los resultados del II taller estratégico de la Xarxa de asociaciones de la UPV

• En el 1er taller dirigido por Andrés Hueso: Se redactaron la misión, visión y objetivos de la Xarxa

• En el 2º taller dirigido por Juan M. Rodilla: Se decidieron los 10 temas importantes relacionados con el funcionamiento actual y futuro de la Xarxa.

Puntos tratados*

1. Organización2. Contacto con el CCD3. Hasta cuanto está abierta la Xarxa a otras asociaciones4. Representante frente a la UPV5. Comunicación interna y externa6. Local y Becario7. Gestión del Conocimiento8. Inestabilidad (no se renuevan las personas)9. Interiorización de las decisiones de la Xarxa por las

ONG y asociaciones10.Relaciones entre las asociaciones*Para cada punto de los tratados se incluye la decisión tomada y las tareas que hay que realizar ahora para llevarlos a cabo

1. Organización I

• Las reuniones de la Xarxa: – Se realizará una reunión fija al mes – La convocatoria se hará rotatoria. Al principio de año

se asignara un mes a cada asociación.– Se enviará el orden del día con un margen mínimo de

una semana.– Cada persona que acuda representará a a su

asociación– Existirán dos personas por asociación que

representes en la Xarxa. (será decisión interna de cada asociación asignarlos)

Tareas

Realizar el calendario con los meses y la asociación que le toca cada mes.

• Las actividades que realice la Xarxa:– Se asignarán dos coordinadores por actividad– Aparte de la reunión fija al mes, se realizarán

reuniones de las diferentes actividades– En la Web de la Xarxa aparecerán los

responsables de cada actividad con su foto y teléfono.

1. Organización II

Tareas

Subir a la Web las actividades que se desarrollen y los responsables y datos de contacto

2. Contacto con el CCD

• Se requiere y acepta la presencia de un representante del CCD en las reuniones de la Xarxa 1 vez al mes.

• Esta persona tendrá voz pero no voto en las reuniones

• El objetivo será:– Estar al corriente de las actividades de la Xarxa– Apoyar con las necesidades institucionales de la

Xarxa hacia la UPV– Hacer llegar las novedades, informaciones y

necesidades del CCD hacia las asociaciones.Tarea

Reunión con el CCD. Un representante de la Xarxa deberá reunirse con el Director y técnico del CCD (Llanos) y solicitarle que exista siempre entre los técnicos del CCD una persona que acuda regularmente a las reuniones de la Xarxa actuando como representante.

3. Hasta cuanto está abierta la Xarxa a otras asociaciones

• Participación fija: Podrán participar en la Xarxa de manera continua ONG y asociaciones de la UPV que compartan sus objetivos y que tengan como uno de sus ámbitos de actuación la Universidad.

• Participaciones puntuales: Podrán participar en la Xarxa de manera puntual organizaciones de la UV y externas proponiendo acciones o participando en acciones propias de las organizaciones de la UPV.

4. Representante frente UPV

• Representante frente a los medios de Comunicación: Según proyecto

• Representante frente a la UPV:– Un representante de CSU o ISF dado que

están contratados. Así habrá un teléfono y un correo propio de la Xarxa donde poder contactar o enviar información.

Tareas

Decidir quien será el representante de la

Xarxa

Tareas

Crear el mail de la Xarxa y redireccionarlo

al responsable

Tareas

Insertar su contacto en la Web de la Xarxa y en

la del CCD

5. Comunicación interna y externa

• Comunicación Interna: Se acepta la creación de un GoogleApps. Para la comunicación dentro de la Xarxa, colgar actas, proyectos en marcha,etc.

• Comunicación Externa: – Si es una comunicación de toda la Xarxa la realizará el

representante de la Xarxa, una persona seleccionada de entre los miembros. Preferiblemente uno de los técnicos de ISF o CSU por tener sede propia.

– Si la comunicación deben realizarla uno de los proyectos que están en marcha en la Xarxa, será el responsable de ese proyecto el que la realice.

Tarea

Creación de un GoogleApps: Un/a responsable deberá ocuparse crear el grupo de google y habilitar después a el responsable de cada organización

Tarea

Consensuar el representante general de la Xarxa: Decidir por consenso un representante general de la Xarxa para asuntos generales no ligados a un grupo de trabajo.

6. Local y Becario

• Se acepta la propuesta de ASM de conseguir un local para la Xarxa y las asociaciones que no tienen local. Para trabajar y almacenar material.

• Se presentará un proyecto en mayo a las “Acciones de Cooperación al Desarrollo” que concede el CCD solicitando un becario de apoyo a la Xarxa de asociaciones de la UPV en nombre de todas las asociaciones.

Tarea

Búsqueda de Local: Un/a responsable deberá ocuparse de gestionar los trámites que requiera el local que proponía ASM para la Xarxa. Si ese local no es posible, otra solución sería que el responsable puede reunirse con el Servicio de Infraestructuras de la UPV y solicitarles un local.

Tarea

Redacción de proyecto “Acciones de cooperación del CCD”: Un/a responsable deberá ocuparse de redactar el pequeño formulario de solicitud de las acciones del CCD solicitando un becario para el apoyo y estructuración de la Xarxa de asociaciones. La convocatoria sale en Mayo

7. Gestión del Conocimiento

• Herramientas de gestión del conocimiento:– Las actas se realizarán esquemáticas y bien organizadas (con

índice, autor y contacto,etc)– En la Web se colgará para cada actividad:

• Información de la actividad realizada• Fotos• Contacto de los autores• Una memoria de cada actividad con:

– Preparación– Desarrollo– Evaluación

– La información útil para organizaciones se enviará al CCD para que sea incluido en las preguntas frecuentes de su Web

– Se realizará una memoria del curso académico a final de añoTareas

Hacer una plantilla para el acta

Tareas

Colgar en la web las diferentes actividades

Tareas

Decidir que información útil debe aparecer en la

web del CCD

Tareas

Decidir cómo y quién realizará la memoria a

final de año

8. Inestabilidad (no se renuevan las personas)

• Fortalecer la importancia de la Xarxa dentro de cada asociación. Darle más participación, implicación y continuidad de los voluntarios. Darla a conocer también a los nuevos.

• Hacer los próximos años difusión conjunta al principio de curso de todas las asociaciones.

• Realizar en cada asociación una charla sobre la Xarxa por alguien de otra organización.

Tareas

Realizar los power point conjuntos

Tareas

Asignar cuando y quienes son los encargados de realizar las charlas en

cada asociación.

9. Interiorización de las decisiones de la Xarxa por las ONG y asociaciones

• Que cada asociación se busque la vida para buscar el método para interiorizar y publicitar las decisiones e informaciones de la Xarxa.

Tareas

Si a alguien se le ocurre una idea maravillosa que se la cuente al resto

10. Relaciones entre las asociaciones

• Subir un documento de información base de cada asociación a la Web

• Contar en 5 minutos novedades de cada asociación en la reunión mensual.

Tareas

Que cada asociación redacte un documento base sobre quien la compone, que hace y como y donde lleva a cabo sus acciones y lo

suba a la Web

¿Y ahora qué?

• El representante de cada asociación debería hacer llegar este documento a sus respectivas asociaciones para ser aceptado por cada una.

• En la siguiente reunión de la Xarxa en Febrero debería aceptarse estos 10 puntos por los representantes de cada asociación ya con el consentimiento de sus asociaciones.

• Por último una vez aceptados, deberán asignarse responsables para cada una de las tareas a realizar en cada punto.

Documento realizado por Juan Manuel Rodilla: juanmanuelrodilla@gmail.com