Gestiona mejor tu vida Berto Pena, 2009. Libros libres. Con los sueños te inspiras, con las metas te guías y con los objetivos haces

I SER PRODUCTIVO - "Cambio real y definitivo en tu vida" - Sencillo, comprensible. Viene de la experiencia. No un libro académico. - Forjar una relación equilibrada y provechosa de Internet. No caer en la multitud de distracciones que nos presenta. - Objetivos: ser más organizados y eficientes, rendir mejor el tiempo, saber invertir nuestra creatividad y energías, trabajar sin estrés, ir en dirección a nuestros objetivos personales y vitales. - Cuando somos productivos el problema es nuestro, de nuestra mala gestión personal. - Actuar con iniciativa y determinación organizarnos inteligentemente anulando el estrés concentrarnos en lo realx imppte ejecuta con pe pero firmes pasos hacer con éxito todas las tareas diarias eliminar distracciones y pddas de tpo despejar el camino para crear ideas originales. Esto es la toma de tierra, lo que hace que todo lo demás (ideales, carrera universitaria, talentos, compromisos) funciones. Productividad - Capacidad de aplicar hábitos positivos que nos permite sacar lo mejor de la vida y de ntros. No una simple cuestión de dedicar más top o hacer más cosas. - Beneficios: * Creatividad (imaginación, inspiración). Lo primero es liberar la mente de todo lo superfluo, irrelevante e insignificante: concentrarse en lo importante. Filtrar el bombardeo diario de pequeñeces. No desangrar los recursos diarios, limitados. * Relajación. El estrés muy extendido y muy relacionado con la mala gestión personal. Desequilibrios emocionales puntuales tienen poca importancia, pero no así el crónico. Genera: irritabilidad, desorientación, frustración, ansiedad, inseguridad, distracción, agotamiento y pesimismo. Se pierde la estabilidad, la libertad y el equilibrio. Nos impide crecer porque perdemos la confianza. * Crecimiento. Luchar contra la monotonía y la falta de ilusión. La P nos da decisión y seguridad, autoestima y optimismo. * Satisfacción. Por el alto rdto. * Capacidad. Si voy a lo impute, no pierdo el top, elijo de qué me ocupo y sigo un plan de acción para acometer y terminar lo que debo hacer hoy, mi capacidad aumenta. Fluidez. Los días se estirarán y llegaremos a más cosas que antes nos parecían imposibles.

- Beneficios psicológicos, afectivos y materiales. - Se basa en unos pocos ppios, sencillos y básicos pero poderosos, auténticos esteroides mentales. Vienen "de fábrica" casi siempre silenciados por malos hábitos, responsables de que todo parezca más difícil. - Es necesario llevarse bien con la tecnología porque está para quedarse. Internet. Aprovechar sus potencialidades y evitar sus distracciones. Saber qué se lee para que redunde en información relevante. Muchos controlan al milímetro la nat y composición de lo que comen, y no hacen lo mismo con la información y la comunicación que consumen. Tener una "dieta de información". "El éxito consiste en obtener lo que se desea. La felicidad, en disfrutar de lo que se obtiene." EMERSON - Hacer una "declaración de intenciones productivas": las 10 cosas q me gustaría conseguir tras mejorar mi gestión. Buscamos la P no para alcanzarla, sino para acercarnos a nuestros sueños y metas reales, que son los que nos inspiran y tiran de nosotros. Cosas muy concretas, lo impreciso no tirará de nosotros. PARTE II COMO SERLO 7 GIROS PARA SER PRODUCTIVOS 7 leyes de la productividad para gestionar mejor nuestra vida. Todos son prácticos, llevan a la acción, a elegir y a hacer. Ppios (giros) --> repetición de actos (rutina) --> hábitos (espontaneidad). Son los contrapuntos a los malos hábitos. Están interconectados entre si. Los 7 pilares de mi nuevo espíritu productivo. Cada uno se completa en cinco etapas. Es imptte: un solo cambio cada vez. Retos pequeños y asequibles, a la vez reales y tangibles. Que nos motiven. Medir los cambios y avances. Paciencia, determinación y sin reproches. 1) PROACTIVIDAD Predisposición a tomar el control efectivo con iniciativa, anticipación y acción. Primer e indispensable paso. Encarar los problemas, ir en lugar de esperar. Moverse y mover. Hacer que las cosas ocurran. Optimismo. Capacidad constructiva. Lo opuesto: pasividad, inmovilismo, apatía, queja estéril. El sí frente al no. I) Actitud mental positiva. Entusiasmo y pasión en la acción. Serenidad en los problemas. Aceptar como somos hoy pero enamorarnos de la posibilidad real de cambiar mañana. II) Visualizar el éxito. Ver la oportunidad y vislumbrar la recompensa que aguarda tras el esfuerzo. Es la mano que tira de nosotros, la motivación. III) Tú eres la solución. Afrontar un desafío o una sit conflictiva: el optimista siempre tiene un proyecto, el pesimista una excusa. No espectadores. Tomar el control, evitando tanto la precipitación como el inmovilismo. IV) Desterrar el "no se puede". Optimismo no es solo natural, se puede fomentar y hacer crecer. "Si crees que algo es imposible, tú lo harás imposible" (Bruce Lee).

Encontrar todas las cosas buenas que tenemos y las que podemos llegar a sacar de dentro. V) ¿Qué haría tu ídolo? Ahí estará muchas veces el impulso que necesitamos para ponernos en marcha. 2) PERSPECTIVA Los valores determinan nuestras decisiones. ¿Lo que voy a hacer ahora es relevante, merece la pena, va a ser un beneficio para mi vida? a veces elegimos lo más tentador, cómodo, rápido o divertido. La clave es conseguir ese momento de minireflexión. I) Escala de valores No traicionar ntros ppios con elecciones-acciones improductivas. II) Objetivos pnales. Primero tenerlos, definirlos. Luego, movernos por ellos en el día a día (no sólo en el papel). Así sabremos decir NO a otras cosas y terminaremos haciendo lo que de verdad queremos hacer. III) Impacto en tus metas. Están en un nivel superior a los objetivos de II). Al lado de ellas todo lo demás parece secundario. El mapa vital trasciende los objetivos a c/p. IV) Dejar huella. Marcar la diferencia. Somos únicos cada uno. V) Crecimiento personal. Cuanto hacemos tiene un impacto silencios en nosotros. Prestar atención sólo a lo que nos haga crecer. 3) SIMPLICIDAD "Todo es muy difícil antes de ser sencillo" (Thomas Fuller). Pequeños pasos, un solo objetivo a la vez. "Piensa en grande pero ejecuta en pequeño". Sencillez, sin complicaciones ni dificultades. I) Pequeños objetivos. Nada de cambios drásticos en poco tiempo y a grandes pasos. No queremos resultados rápidos y cómodos pero frágiles sino sólidos y de calidad. No hay atajos. Trocear los proyectos y saborear cada pequeño éxito. II) Valora lo pequeño. Hasta el más hermoso cuadro ha sido hecho pincelada a pincelada. III) Haz sólo una tarea. Evitar la dispersión: disciplina. Nuevas tecnologías y sociedad moderna propugnan continuamente la multitarea. Hiperactividad y euforia productiva no siempre es sinónimo de éxito. Salvo para cosas absolutamente mecánicas que requieren poca atención. Evitaremos mediocridad (toda mi energía concentrada en una cosa, la haré mejor), retrasos, ansiedad y precipitación. Nos da: tranquilidad, calidad, eficacia y naturalidad. IV) Define y fija límites. Porque mi yo diario es finito, ver en qué lo empleo. Poner inicio a fin a las tareas repetitivas diarias. Es respeto a las cosas que realmente me interesan. Tener un límite nos impulsa a concentrarnos. V) Suelta lastre. Desengancharnos de cosas o actividades que no nos aportan pero que nos consumen atención. Mi vida no mejora por hacer más cosas o tener más cosas, sino por vivir más y mejor lo que hacemos. Desechar todo lo que no me ayude a sumar. Ej: cancelar todas las suscripciones que no nos aporten.

4) ENFOQUE Estar en lo que estoy. Concentración. Nuestra capacidad de atención es limitada. Tomar conciencia del momento, estar presentes. Saber qué estoy haciendo, por qué y cómo. Nos permite decidir cuando y como aplicamos los tres ppios anteriores. Se dedica al dónde y cuando: el cómo es para las otros tres ppios vistos. "Es el momento de…y con esta intensidad". Lucidez. Poner riendas a nuestra imaginación. Una distracción no es algo en o que no haya que pensar, sino algo inoportuno EN ESE MOMENTO. Los anteriores (tomar la iniciativa y actuar, concentrarte en lo importante, simples objetivos) ayudan a estar presente. I) Enfoque de mañana. Prepararnos y anticipar. Fijar las tareas clave del día, no todas. Es el reloj despertador de la productividad. II) Enfoque de objetivo. Tomar conciencia real de lo q estoy a punto de hacer y eliminar el resto de cosas. III) Enfoque de entorno. Distracciones externas son un fuerte enemigo de la productividad (junto con la imaginación). Hay cosas que no dependen de nosotros pero otras sí: cerrar mi email, recopilar antes todo lo nec,… IV) Enfoque de concentración. Estar totalmente presentes en todo lo que hacemos. Continua los pasos anteriores: ahora concentración MIENTRAS dura la tarea (ya preparada ANTES con los tres momentos de enfoque anteriores). V) Enfoque de elección. ¿Cómo actuar ante lo inspirado? Elegir, despejar 5) METODO El procedimiento y pauta de actuación precisas para lograr hacer las cosas cotidianas. Con los giros anteriores ya estamos preparados para pasar a la práctica. I) Las "dos listas". LISTA DE ENTRADA: añadir todo lo que sale. Todo lo que DEBO hacer en algún momento. Sistema de captura ágil y sencillo: anoto en cuanto aparece y sigo con lo que estaba haciendo. Que sea fácil, q la lleve siempre encima (o accesible desde cualquier sitio). Da igual la herramienta, lo que nos vaya mejor. LISTA DE SALIDA: lo que TENGO hacer hoy. Todo lo demás no existe (al menos, hoy). Revisión, e ir pasando de la primera a la segunda. LISTA PERMANENTE: 3ª lista optativa, complementaria a las anteriores. Lo que PUEDO hacer en algún momento. No tienen fecha de caducidad, no requieren un control diario o constante. Si cambia la prioridad , la pasamos a una de las dos listas anteriores. II) Tareas clave. Las q demandan más de nuestro yo productivo. Muy relacionadas con nuestro Decálogo. Bien identificadas en las dos listas anteriores. Dedicarles los mejores momentos. Distinguir bien entre URGENTE/IMPORTANTE. III) El minuto de oro. Si el Enfoque nos dice sí a la interrupción, no lo convertimos en una tarea sino que lo hacemos YA. Es la regla de los dos minutos de Allen. Siempre que no entorpezca nuestras tareas clave. IV) Tareas periódicas. Colocarlas bien en función de la energía, circunstancias y medios q requieran. Trabajar por parcelas (emails, tlf, reuniones,..). Terminar con cada parcela antes de pasar a otra cosa.

V) Rincones del día. No hay horas muertas para una persona productiva. Usarlo para algo que podamos empezar y terminar. 6) AUTOCONTROL Luchar contra la innata tendencia a la dispersión, distracción e indisciplina. El autocontrol nos llama al orden y nos reconduce. Se me presenta una obligación, analizo la situación y elijo. Pero no es tan sencillo, hay muchos enemigos de nuestra productividad. El autocontrol nos defiende. Veamos los enemigos y cómo vencerlos. I) Procrastinación. Retraso (reiterado) de algo que nos resistimos a hacer por falta de iniciativa. Por pereza, miedo, indecisión. Soluciones: dar sentido a esa tarea, descomponerla en partes, aprovechar cuando más rindo, pensar en el mal que causo a otros, eliminar la modorra con un grito, visualizar el beneficio, dar el primer paso. II) Imprevistos. Calma, son algo normal. No perder tiempo en lamentaciones. No multitarea: sólo una cosa cada vez. III) Decir sí a todo. Ser productivo es básicamente elegir bien. No eres mal compañero por no decir siempre sí a todo lo q te piden. Ver el impacto en lista de salida. IV) Estrés. Cuidar el descanso. Planificar y visualizar por adelantado. Identificar lo que nos estresa y hacerle frente. Párate y no hagas nada en 5 min. V) Desmotivación. Cuidar bien el arranque del día. Darnos un respiro en los malos momentos: mañana será otro día. 7) EVALUACION Revisar y evaluar cómo se está comportando mi yo productivo. Siempre estamos mejorando. Nunca hemos llegado al final del camino. I) Doble evaluación. Diaria y semanal. II) Evaluación, conclusión, acción, mejora. Proponernos pequeñas mejoras. III) Ser honestos pero benévolos. Evaluar sólo para ver las causas y poner soluciones. IV) Celebrar los éxitos. V) El ejercicio de la evaluación. Buscar el momento idóneo. Agilidad (4-5 min máx). Regularidad. Relajación al hacerla. Parte III Productividad y tecnología Sin los 7 giros, la tecnología resta, con ellos es una ayuda a la productividad. Filtrar información, dominar el correo, trabajar online (web apps). 1. Organizar el ordenador Contenidos y aplicaciones. Ojo con la fiebre instaladora de soft (sobre todo si se siguen blogs de tecnología). Informarnos antes. Dominar las que usamos (ejem: atajos de teclado). Mejorar las que tenemos (extras, plu-gins).

Ojo también con la acumulación de ocio digital. Saber bien donde encontrar cada cosa. Orden en el escritorio. Eliminar alertas y notificaciones: distraen. 2. Administrar la información Ojo con los favoritos que tenemos en el navegador. Fijar un tope y poner límite. Evitar a navegación inconsciente: lobo con piel de cordero ("son sólo 2 minutos"). Hay aplicaciones q actúan como licitadores de navegación (te avisan). Lectura de feeds. Elegir muy bien las suscripciones. Tener una carpeta de FAVORITOS. Redes sociales: darles un sentido, poner límites. Soltar lastre de vez en cuando y borrarnos de las cosas que realmente no usamos o no nos sirven. 3. El email Simplificar y unificar direcciones. Unificar todo en un único buzón. Reglas y criterios de filtro de mensajes entrantes. Que pueda acceder desde un dispositivo móvil. Fijar horas para gestionarlo: como si fuera el cartero físico (nadie baja al buzón cada diez minutos). No mirarlo a primerísima hora. Hacer lo previsto para el día. Vaciar por completo la bandeja de entrada y ordenar en carpetas. Contestar es una tarea más: a la bandeja de entrada. Borrar sin miedo. Todos los mensajes importantes terminan volviendo. Eliminar los notificadores. Tres carpetas: A) ACCION. Para contestar, reenviar, hacer algo. Todo lo que iría a mi LISTA DE ENTRADA de tareas. B) EN ESPERA. C) ARCHIVO. Directamente desde bandeja de entrada de mail o desde A) o B). Usar filtros y reglas para asignar etiquetas o mover a carpetas. O destacar un remitente con un color. Ser efectivo y preciso en las contestaciones. Respuestas cortas y directas. Cuidar el "asunto": determina mucho la respuesta del otro. Usar respuestas rediseñadas, ahorran tiempo. 4. La oficina online Hoy la tecnología es sinónimo de ubicuidad. Si tienes los ficheros en la nube, siempre desde todos los ordenadores accedes a la última versión: no hay que sincronizarlos. Usar contactos, calendarios y aplicaciones ofimáticas que podamos tener en la nube. Notas (Evernote). Trabajo en equipo. Fichero en la red y "compartir". Las modificaciones de todos se guardan en un único fichero. No hay posibilidad de confusión ni de perder nada. PARTE IV RECETAS FINALES Descansos frecuentes Libreta siempre a mano Glucosa (energía, concentración) Desconexión real al terminar el trabajo Lo mecánico fomenta lo creativo Disfrutar tb. del camino, no sólo de los éxitos. Al levantarte cada día, elige tres cosas que quieres hacer bien, y hazlas muy bien.