Reunião de Trabalho Inventário e migração para o SIGA

Vitória – 26 de abril de 2011.

Inventário e Migração para o SIGA

REGULAMENTAÇÃO:•Lei 9.372/2009;•Portaria SEGER/SEFAZ/SECONT 001/2010;•Instrução Normativa SEGER/SEFAZ/SECONT 001/2010;

SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO ADMINISTRATIVA

MÓDULO DE CADASTRO DE FORNECEDORES

MÓDULO DE CATÁLOGO DE MATERIAIS E SERVIÇOS

MÓDULO DE COMPRAS E LICITAÇÕES

MÓDULO DE GESTÃO DE CONTRATOS

MÓDULO DE ALMOXARIFADO

MÓDULO DE PATRIMÔNIO

PROJETO SIGA NO ÂMBITO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO

MÓDULO DE GESTÃO DE CONVÊNIOS

Módulos do SIGA

Exigência LegalLei 9.372- 27 de dezembro de 2009Autoriza o Poder Executivo, por meio dos

órgãos e entidades competentes, a regularizar as inconsistências dos saldos dos inventários físicos dos bens patrimoniais permanentes e dos registros contábeis correspondentes, visando à implantação do Sistema Integrado de Gestão Administrativa - SIGA.

Exigência LegalA Lei nº 9.372 determina em seu artigo 2º que:“A Gestão dos bens patrimoniais permanentes

móveis e imóveis (patrimônio) e de consumo (almoxarifado) dos órgãos do Poder Executivo Estadual, da Administração Direta, das Autarquias, Fundações e Órgãos de Regime Especial será realizada, obrigatoriamente, por meio do Sistema Integrado de Gestão Administrativa – SIGA, instituído pelo Decreto 2.340-R de 26.8.2009”.

Exigência LegalA Lei nº 9.372 determina em seu artigo 3º que:“A inserção, no SIGA, das informações relativas aos

bens permanentes (patrimônio) e de consumo (almoxarifado) deverá ser precedida de realização de inventário físico dos bens efetivamente existentes e de conciliação dos saldos com os respectivos registros contábeis do Sistema de Administração Financeira dos Estados e Municípios – SIAFEM”.

Diante do exposto, é obrigatória a realização de inventários de bens permanentes e de consumo para migração das informações para o SIGA.

Criação do Comitê de Gestão PatrimonialPortaria SEGER/SEFAZ/SECONT n°. 001-R/2010.

Institui o Comitê Gestor de Trabalho formado pelos servidores da Secretaria de Estado de Gestão e Recursos Humanos – SEGER, da Secretaria de

Estado da Fazenda – SEFAZ e da Secretaria de Estado de

Controle e Transparência - SECONT, para acompanhamento

e Suporte técnico aos trabalhos, definidos pela Lei nº. 9.372 de 28/12/2009.

Portaria SEGER/SEFAZ/SECONT n°. 001-R/2010.Art. 2° O Comitê Gestor de Trabalho terá por finalidade exercer o suporte técnico, conduzir, acompanhar e subsidiar a atuação das Comissões Especiais, no desenvolvimento dos trabalhos de identificação e correção de inconsistências entre

os saldos dos inventários físicos e dos registros contábeis, relativos aos bens permanentes e de consumo, conforme determinado pela Lei nº. 9.372, de 28/12/2009.

Formalização das Comissões EspeciaisINSTRUÇÃO NORMATIVA SEGER/SEFAZ/SECONT N.º

001/2010 (de 06/01/2010 )Art. 1º Instituir providências e procedimentos com o

objetivo de identificar e corrigir por ato oficial inconsistências existentes entre as informações contábeis das contas patrimoniais e os respectivos inventários físicos de bens permanentes e de consumo .

Art. 2º A autoridade competente de cada Unidade Gestora deverá, no prazo de até 10 (dez) dias, a contar da publicação desta Instrução Normativa, constituir Comissão Especial, composta, preferencialmente, pelos responsáveis técnicos das áreas de Patrimônio, Almoxarifado e Financeira.

INSTRUÇÃO NORMATIVA SEGER/SEFAZ/SECONT N.º 001/2010 (de 06/01/2010 )

Art. 3º A Comissão Especial terá por objetivo sanear as inconsistências entre os saldos físicos e contábeis adotando os seguintes procedimentos:I. Realizar o inventário físico de todos os bens com base no

controledo patrimônio existente.II. Identificar os respectivos saldos contábeis registrados no

SIAFEM em nível de sub-elementoIII. Havendo divergências entre os saldos físicos e contábeis,identificar as possíveis causas e propor os ajustes pertinentes.IV. Elaborar planilha evidenciando as inconsistências

identificadas.

Fluxograma de atividades para realização do inventário de almoxarifado e migração para o SIGAETAPA ATIVIDADE RESPONSÁVEIS

1Reunir com grupos de órgãos para apresentação das atividades a serem desenvolvidas e do cronograma de trabalho.

Equipe SIGA e Comitê de Gestão Patrimonial

2

Indicar responsável para acompanhamento dos trabalhos de inventário de bens de consumo executados pelo Órgão (encaminhar para o e-mail rodrigo.sattler@seger.es.gov.br – contato: Rodrigo 3636-5255); Até 03/05/11

Órgão/Entidade

3

Preencher e encaminhar ao Comitê de Gestão Patrimonial, por meio eletrônico ou salvo em pen drive, quando solicitado: e-mail: comitegestaopatrimonial@seger.es.gov.br Relatório de bens em almoxarifado por itens na posição até a data a

ser definida pra cada órgão; Planilha de Comparativo por subelemento (Físico e Contábil) e nota

técnica da Comissão Especial do Órgão com as possíveis diferenças e separadas por subelemento na posição até a data a ser definida pra cada órgão;

Planilha de Migração para o SIGA.

Órgão/entidade

Atividades para realização do inventário de almoxarifado e migração para o SIGA

ETAPA ATIVIDADE RESPONSÁVEIS

4

Analisar os documentos encaminhados pelo Órgão e em caso de aprovação homologar através de formulário próprio e relacionar para uma possível migração. Comitê de Gestão

Patrimonial

5Migrar planilha de Migração para o SIGA (Sistema).

Equipe SIGA

6Entregar relatórios dos itens migrados para o SIGA ao Comitê e ao órgão/entidade, colhendo assinatura do Termo de Aceite da migração. Equipe SIGA

7 Iniciar utilização do SIGA. Órgão/entidade

Atividades a serem realizadas pelos Órgãos:Atualizar a relação dos membros das

Comissões Especiais e comunicar ao Comitê Gestor comitegestaopatrimonial@seger.es.gov.br;

Indicar responsável pelo acompanhamento do inventário do Almoxarifado (Nome, e-mail e telefone) para rodrigo.sattler@seger.es.gov.br;

Manter atualizados e equilibrados os saldos físicos e contábeis dos bens de consumo e bens permanentes do Almoxarifado, e apurar as divergências caso necessário.

Para acessar as informaçõeswww.seger.es.gov.br no Menu Informações

> Inventário > Formulários e Documentos

Fluxograma de atividades para realização do saneamento dos bens permanentes e migração para o SIGAETAPA ATIVIDADE RESPONSÁVEIS

1Contratação de empresa para levantamento, emplaquetamento e cadastramento dos bens móveis.Empresa vencedora: IBIAEON

SEGERRegistro de Preços

2

Preencher, até 04/05, e encaminhar à Subgerência de Patrimônio Mobiliário – SUPAM , por meio do e-mail: supam@seger.es.gov.br:• Planilha de localização e quantitativo de bens, necessária para subsidiar o trabalho de campo da empresa contratada, que pode ser encontrada no site da SEGER, no Menu Informações > Inventário > Formulários e Documentos> Planilha de Localização de Bens;• Indicação do servidor que fará o acompanhamento dos trabalhos no Órgão, bem como de seus contatos (e-mail e telefone).

Órgão/Entidade

3

Assinatura dos contratos pelos Órgãos participantes e Adesão pelos Órgãos que não participaram.Encaminhar à contratada, no ato da assinatura do contrato, os seguintes documentos, em meio digital:• Organograma do Órgão• Relação de bens existentes no sistema de controle de patrimônio

Órgão/Entidade

Fluxograma de atividades para realização do saneamento dos bens permanentes e migração para o SIGA

ETAPA ATIVIDADE RESPONSÁVEIS

4Início do trabalho de campo;Prazo: 210 (duzentos e dez) dias a partir da assinatura do contrato para a finalização dos trabalhos.

Órgão/Entidade e empresa contratada

5 Entrega de 03 (três) relatórios ao final do levantamento. Empresa contratada

6Com base nas informações apresentadas pela empresa, deverão ser propostas medidas de saneamento das possíveis inconsistências apuradas.

Comissão de Inventário do Órgão/Entidade

7Em caso de inconsistências, apresentar os relatórios parciais e as propostas de saneamento para apreciação do Comitê de Gestão Patrimonial

Comissão de Inventário do Órgão/Entidade

8 Homologação do inventário pelo Comitê de Gestão PatrimonialComitê de Gestão

Patrimonial

Desincorporação de bensO Comitê de Gestão Patrimonial editou a Nota

Técnica nº. 001/2011, que trata da desincorporação de material de consumo que está entremeado aos bens permanentes nos inventários. Exemplos: Garfos, telefones, grampeadores, perfuradores, tesouras, serrote, dentre outros.

A nota técnica pode ser encontrada no sítio: www.seger.es.gov.br no Menu Informações > Inventário > Nota Técnica

ContatosComitê de Gestão Patrimonial:e-mail: comitegestaopatrimonial@seger.es.gov.br

Gestão dos Inventários de AlmoxarifadoRodrigo Pires Sattler – 3636-5255e-mail: rodrigo.sattler@seger.es.gov.br

Coordenação do levantamento de Bens MóveisLuciano Ribeiro Pereira – 3636-5249e-mail: luciano.pereira@seger.es.gov.br

SIGAJúlia Sasso Alighieri - 3636-5263 siga@seger.es.gov.br ou julia.alighieri@seger.es.gov.br