réussir son salon : les règles d'or !

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Quelles sont les méthodes de Pros pour réussir votre participation à un salon ou à un événement ?

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Vous voulez réussir votre salon ? Nous avons rassemblé nos meilleurs conseils pour réussir votre salon, vos journées portes ouvertes, votre tour de France, votre salon virtuel, votre Web Séminaire...

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Page 1: Réussir son salon : les Règles d'Or !

Quelles sont les méthodes de Pros pour réussir votre participation à un

salon ou à un événement ?

Page 2: Réussir son salon : les Règles d'Or !

Avant d’investir…

• Les différents types de salons :– Professionnels, particuliers, spécialisés/généralistes…

• Se rendre sur le salon en tant que visiteur

• Voir la liste des exposants– Concurrents ?– Fournisseurs / Partenaires / … : les contacter

• Obtenir des chiffres sur le visitorat– Vos prospects ?– Combien sont ils ? – Combien vous en faut t’il ?

Page 3: Réussir son salon : les Règles d'Or !

Analyser le trafic Internet d’un salon…

• Google Ad Planner (https://www.google.com/adplanner)– Valable uniquement s’il y a des publicités Adsense…

• Les Backlinks (Yahoo site Explorer)• Alexa.com : le rang• Une requête au sens stricte « nom du salon » et noter le nb de requêtes• …

Page 4: Réussir son salon : les Règles d'Or !

Participer à un salon, mais pourquoi ?

• Se fixer un objectif précis, et comparer par rapport à N-1 :– Faire des ventes ?– Recruter des prospects ?– Faire du lobbying ?– Faire une annonce ?– Recruter des prescripteurs ?– Faire venir vos clients ?– Attirer des distributeurs ?– …

Cela déterminera votre stratégie… mais attention - 1 an pour préparer un gros salons (SME, SDE…)- 3 mois pour les salons classiques (DEVcom… )- 1 mois mini pour les Journées Portes Ouvertes / TDF.

Page 5: Réussir son salon : les Règles d'Or !

Cas des salons « obligatoires » pour l’image…

• Parce que les concurrents sont là• Parce que c’est un fournisseur important• Parce que c’est pas cher (offre dernière minute)• Parce que vous pouvez être présent via une conférence• …

Page 6: Réussir son salon : les Règles d'Or !

Avant le salon…

• La Check List avant le salon :– Ecrire tout ce qui doit être fait et lister ce qu’il faut pour cela– Préparer un planning de présence, de déjeuner…– Plus il y a d’intervenants, plus c’est compliqué !– Rassembler tous les éléments dans des (GROS) cartons pour ne rien oublierEt penser à la logistique à la place des autres : les déjeunes, les photocopies, le

dépannage, les fournitures de secours… et le champagne pour la fin du salon !

• Le jour du Montage– Aller tôt… mais pas trop… et prévoir des allers et retours– Peaufiner le matin du salon en arrivant plus tôt !

Page 7: Réussir son salon : les Règles d'Or !

Travailler l’accueil…

• Votre stand doit être ouvert et accueillant– OUVRIR LE STAND : faire de l’espace et inviter à rentrer– Ecran PC tournés vers l’extérieur– Ne pas faire une barrière en vous tenant devant le stand– La PLV doit être accessible sans qu’on vous la demande (les gens sont timides !)– …

Faites une maquette… attention aux plans et à la réalité

• Valoriser votre image– Couleurs liés à votre charte graphique– Meubles, pourquoi pas de l’Ikea, mais pas dépareillé !– …

Page 8: Réussir son salon : les Règles d'Or !

Le Multimédia

• Ecran TV– Un simple écran Plan + un PC

• Démonstration avec un micr-casque– Récepteur HF + PC + des piles de rechange !!

• Sièges pour les spectateurs– Pour regarder… et pour se reposer !

• Animer ses animations :– Prévoir deux intervenants qui se relaient– Faire des démos même quand il n’y a personne– Projeter un film quand on ne peut rien faire– Mais ne pas faire des démo 1 to 1 à l’écran… mais prendre des cas concrets pour

personnaliser la démo

Page 9: Réussir son salon : les Règles d'Or !

L’aménagement

• Exemple de Check List Aménagement– 1 Accueil : docs, présentoirs, urne…– 2 Fauteuils hauts (si PC)– 1 Table et 2 chaises basses pour les RDV– 1 Présentoir pour les plaquettes– 2 Porte-documentations pour les meubles– 1 support de doc en plexi sur les meubles– 2 Affiches (au minimum une impression A3)– Des Goodies grand nombre si salon Pro– PLV : boires géantes (100 €), kakémono (500 €)…

Et dans certains salons : gâteaux, café, thé… et alcool !

Page 10: Réussir son salon : les Règles d'Or !

La mise en avant par le salon

• Qu’est-ce que propose le salon ?– Affichage aux alentours– Distribution de PLV– Goodies remis dans un sac à la sortie– …

Mais attention, tout n’est pas permis et tout à un prix !

Page 11: Réussir son salon : les Règles d'Or !

La visibilité du stand

• L’emplacement : obtenir le plan et réserver la bonne place… sinon il faudra attirer !– OK : Près de l’entrée, près de la sortie des conférences, près des WC/Café/Restaurant,

à côté de votre concurrent (Challenger)– KO : à côté de votre concurrent (leader), au fond du salon, dans une zone froide ou

peu attractive…

• La visibilité du stand :– A 3 mètre, que voient les passants ? Vous avez 7 secondes maxi ! – Les messages doivent être EVIDENTS : Bénéfices, USP, ciblage…– Mettre les promotions en avant

• Il est essentiel de réfléchir à l’aménagement… – Mieux vaut un petit stand bien réfléchi qu’un grand stand peu attirant…

Page 12: Réussir son salon : les Règles d'Or !

Prévoir l’imprévu…

• Préparer un Kit d’Urgence:– Multiprise– Crayons– Papier blanc– Imprimante– Scotch (double place)– Patafix– PC de secours– Brochures– Bonbons menthés– …

• Imprimer un document récap remis aux participants pour leur rappeler l’essentiel…

Page 13: Réussir son salon : les Règles d'Or !

Avant le salon…

• Inviter ses Contacts :– Faire le tour de ses fichiers Prospects pour les convaincre– Inviter ses Prescripteurs– Inviter les journalistes régionaux ou de son secteur d’activité– Inviter ses clients… une fausse bonne idée ?

• Communiquer et en faire un évènement !– Le lancement d’un produit ou d’une offre spéciale– Faire un communiqué de presse

Page 14: Réussir son salon : les Règles d'Or !

Avant le salon…

• Mettre en place un programme d’animation :

– J – 3 mois• Prévenir ses commerciaux, préparer le recrutement…

– J – 2 mois : • Mailing avec l’invitation + Remise de la main à la main

– J – 1 mois : • Emailing + Faxing + Phoning sur cœur de • Message sur les emails de service, devis…• Répondeur téléphonique & Site internet

– J-1 à 17h :• Email avec le plan

– Jour J à 8h :• SMS avec relance et rappel actualité

Page 15: Réussir son salon : les Règles d'Or !

• Moins de papier… mais du qualitatif :– Kit de Presse– Invitations originales

• Du numérique pour plus d’interactivité :– CD-Rom : films, démos Flash…– Widgets– Plaquettes PDF– Réalité virtuelle

Le mailing papier pour annoncer un salon…

Page 16: Réussir son salon : les Règles d'Or !

La Pub sur Web

• Capitaliser sur vos communautés– Relai sur vos contacts : Facebook, Twitter– Proposer un parrainage ou de l’affiliation (ex: Amiando)– Forums & communautés spécialisées et les y ASSOCIER !

• Utiliser les outils de Promotions viraux– Créer un évènement sur Facebook, Viadeo, Linkedin…– Faire du Teasing : vidéo, livre blanc…– Publier de l’info en temps réel (Foursquare, Tweets…)– Tribunes d’experts : Journaldunet.com, Blogs…

• Faire de la publicité– Sur le site de l’évènement : Bannière, sponsoring de newsletter, logo…– Sponsoring de l’évènement (Trophées Action Commerciale)– Google Adwords

Page 17: Réussir son salon : les Règles d'Or !

Se faire connaitre sur le salon

• Vos outils Marketing– Le GRAND sac / le sac Solide– Cartes de visites– Catalogues & mini catalogues– Flyers Promo– Plaquettes– Crayons– Autocollants– Cartes postales– …

Page 18: Réussir son salon : les Règles d'Or !

La conférence

• Pour attirer les prospects– Ne pas avoir un discours commercial– Préparer une intervention de qualité– Préparer les contre-arguments concurrence– ….

• Proposer une promo, un guide…• Filmer pour une réexploitation : slideshare, youtube…

Page 19: Réussir son salon : les Règles d'Or !

Attirer via ses Promos

• Les Promos Salon sont indispensables :– Avoir du Stock… – Faire plus intéressant que les promo régulières– Mais demander un achat immédiat (48h)– Offrir des Bonus– Promo Flash dans la journée / clôture– …

Page 20: Réussir son salon : les Règles d'Or !

Pendant le salon…

• Qualifier la nature du prospect– Froid / Chaud / Tiède– Lui accorder le temps selon sa catégorie :

• Froid : ne pas perdre de temps (Cd-rom, plaquette…)• Chaud : analyser ses besoins… et prendre RDV !

– Saisir les informations dans votre CRM• Préparer la qualification• Préparer la relance le plus tôt possible• Eviter les ressaisies :

– Iriscan– iPhone Scan Contacts

Page 21: Réussir son salon : les Règles d'Or !

La formation des équipes

• Où sont concurrents et comment les contrer• Le Pitch, l’USP, les Promos, les produits…• La tenue recommandée

– Collective • cravate de couleur & chemise blanche• Tshirt aux couleurs de l’entreprise (ex: Dolist)

– Individuelle

• Le code de bonne conduite : – Ne pas manger sur le stand– Ne pas téléphoner – Se relayer pour aller déjeuner– L’apparence compte !– Ne pas discuter entre vous– Ne pas surfer sur le Web ou travailler… vous êtes là pour bosser !

Page 22: Réussir son salon : les Règles d'Or !

Les bons réflexes

• Ne pas attendre le client… aller le chercher – Le regard– Les timides– …

• Attirer sans repousser :– Le positif :

• Bonjour !• Vous connaissez nos produits ?• …

– Le négatif :• Je peux vous aider ?• Vous voulez des informations ?

• …• Aller vers le prospect… et sourire… et s’amuser !

Page 23: Réussir son salon : les Règles d'Or !

Sur les autres stands

• Partenariat avec les autres exposants– Déposer de la doc– Organiser un concours commun– Organiser des conférence en dehors– …

Un espace ACT! Dans un salon Ciel

Page 24: Réussir son salon : les Règles d'Or !

Le jeu-concours

• Attirer des prospects :– Offrir des cadeaux liés à votre produit– Récupérer des informations : emails, tél…– Qualifier un besoin lors du questionnaire– Proposer un rappel– Offrir un diagnostic– …

• Mais ne pas attirer des joueurs !– Ne pas proposer vos produits… ni des cadeaux plaisirs… sauf si votre

objectif est de maximiser le nombre de participants !

Page 25: Réussir son salon : les Règles d'Or !

Les VIP et la presse

• Proposer un espace VIP– En Teasing our inciter à venir sur votre salon

• Rencontre avec la direction• Négociation• Présentation en avant première aux journalistes• Proposer une conférence• …

– Pour discuter tranquillement sans être dérangé

• Proposer un post évènement VIP– Déjeuner / soirée

Page 26: Réussir son salon : les Règles d'Or !

Après le salon

• Le travail ne fait que commencer !– Travailler son fichier prospect le plus tôt possible

• Prolongation Promos Salon• Démonstrations• …

• Acheter le fichier de l’évènement– Sponsoriser les bases d’emails– Faire un communiqué de presse

• Utiliser son CRM pour suivre ses leads !– Nb de devis / Factures– Nb de contacts / avancement de l’affaire

Page 27: Réussir son salon : les Règles d'Or !

Comment Organiser et réussir sa Journée Portes Ouvertes ?

Page 28: Réussir son salon : les Règles d'Or !

Se donner les moyens

• Un Lieu– Flêchez l’endroit… attention aux coordonnées GPS !– Choisissez toujours un lieu accessible plutôt que prestigieux ou difficilement

accessible (centre ville)– Attention aux places de Parking– Prévoyez PC + Vidéo projecteur + Micro

• Un contenu– Conférence, présentation, table ronde

• Un Bonus :– Dégustation de vins, animation…– Ne négligez pas la nourriture… ni le petit cadeau Bonus

• Un horaire adapté– Tôt le matin, tard le soir…– Pas les mercredis et vendredis (ni les vacances !)

• Prevenir en avance… et relancer !– Tenir un fichier à jour… pour prévoir la logistique !

Page 29: Réussir son salon : les Règles d'Or !

Planning prévisionnel

8h30 : Accueil avec café et viennoiseries 9h15 : début réel de la matinée (9h sera annoncé dans le programme) avec le sommaire de la matinée, la présentation des intervenants…9h20 : début de la présentation (avec 2 personnes pour plus de dynamisme)10h20: fin de la première intervention (séance de questions/réponses et éventuellement interventions de vos partenaires) et pause de 15 minutes.10h35 : Deuxième intervention.11h35 : Conclusion de la matinée.11h40 : Animation.12h15 : Cocktail de clôture.13h30 : Fin de la matinée de démonstration.

Page 30: Réussir son salon : les Règles d'Or !

Budget

• Matériel à utiliser pour 1 présentateur et 2 démonstrateurs : 1 console de mixage (entrée de gamme), 2 enceintes sur pied, 2 micros sans fil et & micro-cravate (ou micros sur pied), 1 écran (2,25m sur 3), 1 vidéo-projecteur (1024 x 768 mini), 1 zapette pour PC (pour passer les slides sans toucher au PC), 1 appareil photo numériqueEn option : un pupitre (pratique pour poser ses notes ou pour les personnes peu habituées à parler en public) et une urne pour un jeu-concours.

• Le budget : Location de la salle (1000 à 1500 €), nuit d’hôtel (70 € mini), train/avion (100 €), taxi (45 €), goodies clients (2 € x personnes, par exemple un bloc et un stylo), un beau cadeau avec tirage au sort…

Page 31: Réussir son salon : les Règles d'Or !

Le temps des clients est précieux…

• Capitaliser sur son salon pour l’exploiter à 100%– Utiliser le salon comme catalyseur

• Témoignages clients• Web TV• Evènementiel• Apporter de la valeur ajoutée : conférences…

• Changer le format de sa Journée Porte Ouverte– Petit déjeuners, déjeuners…– Speed Meeting– Ateliers– …

Page 32: Réussir son salon : les Règles d'Or !

Mutualiser les Coûts

• Participer en partenaire à d’autres évènements– Tour de France– Sous locations d’espaces– …

• Organiser en commun des évènements– Thématiques, régionaux, ville…– Avec ses concurrents, mais avec des règles

Page 33: Réussir son salon : les Règles d'Or !

Salons Virtuels

• Les plus : – Toutes l’année– Présence virtuelle– Richesse du contenu

• Les moins– Génération de trafic– Manque de communication– C’est de la « Distribution de flyers »

Page 34: Réussir son salon : les Règles d'Or !

Le Web Séminaire

• La JPO virtuelle, un nouvel outil :– Economiser (paiement à la minute, au forfait…)– Enregistrer le déroulé– Pas de limite de place– Rapidité de mise en oeuvre– Maximiser les présences

• Mais qui a ses limites– Taux de désinscription– Qualité de diffusion– Peu d’interactivité et de relationnel

• De nombreux prestataires : Webex, Genesys, Acrobat…

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