revisiÓn por la direcciÓn ii semestre 2012 fondo pasivo social
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REVISIÓN POR LA DIRECCIÓNREVISIÓN POR LA DIRECCIÓN II SEMESTRE 2012 II SEMESTRE 2012
FONDO PASIVO FONDO PASIVO SOCIALSOCIAL
INSUMOS REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN II SEMESTRE 2012
1. Resultado de auditorías Auditorías Internas de Seguimiento y Evaluación Independiente Auditorías Médicas Resultados Auditorías Educación Especial
2. Retroalimentación del Usuario3. Desempeño de los Procesos4. Estado de Las Acciones Correctivas y Preventivas5. Conformidad del Producto y/o Servicio 6. Cambios que podrían afectar el Sistema Integral de Gestión 7. Política y Objetivos de Calidad8. Necesidad de Recursos9. Oportunidades de Mejora o Casos de Éxito10. Recomendaciones para la Mejora
RESULTADOS RESULTADOS AUDITORÍASAUDITORÍAS
AUDITORÍAS INTERNAS DEL FPS II AUDITORÍAS INTERNAS DEL FPS II SEMESTRE DE 2012.SEMESTRE DE 2012.
PERIODONo. AUDITORIAS PROGRAMADAS
No. AUDITORIAS
EJ ECUTADAS CUMPLIMIENTO
44 44 100,00%
16 16 100%
II SEMESTRE
2012INFORMES EXTERNOS E INTERNOS
PROCESO
No. AUDITORIAS PROGRAMADAS Y
EJ ECUTADAS
Proceso Gestion de Cobro 2
Proceso Gestión de Sevicios Administrativos 3
Gestion de Bienes Transferidos 2
Gestion de Compras y Contratación 2
Proceso Gestión de Talento Humano 5
Proceso Gestión Gestión Documental 2
Proceso de Asistencia J urídica 4
Proceso Gestión TIC S 2
Proceso Gestión Prestaciones Economicas 2
Proceso Gestión Servicios de Salud 2
Proceso Gestión Atención al Usuario 2
Proceso Gestión Medición y Mejora 1
Proceso Gestión Recursos Financieros 8
Subdirección de Prestaciones Sociales 1
Proceso Direccionamiento Estrategico 4
Seguimiento y Evaluación Independiente 2
TOTAL 44
PROCESONO
CONFORMIDADES
NO CONFORMIDADES
POTENCIALES
Proceso Gestion de Cobro 2 8Proceso Gestión de Sevicios
Administrativos 5 1Gestion de Bienes Transferidos 1Gestion de Compras y Contratación 4 3
Proceso Gestión Gestión Documental 2 1
Proceso de Asistencia J urídica 5 2Proceso Gestión TIC S 1Proceso Gestión Atención al Usuario 2Proceso Gestión Medición y Mejora 1Proceso Gestión Recursos
Financieros 14 4Proceso Direccionamiento
Estrategico 1Seguimiento y Evaluación
Independiente 2TOTAL 39 20
HALLAZGOS DETECTADOS
INFORMES PRESENTADOS
No. INFORMES PRESENTADOS
3
2
2
1
2
2
1
1
1
1
16TOTAL INFORMES PRESENTADOS
INFORME DE DESEMPEÑO I SEMESTRE 2012
INFORME EJ ECUTIVO DE RIESGO
INFORMES A ENTES EXTERNOS
INFORME DE EFICACIA DE AC Y AP
INFORME CONSOLIDADO DE AUDITORIAS DEL FPS
INFORME PLAN FORTALECIMIENTO SIG - PRESIDENCIA
REPORTE EN LINEA DAFP - SUIP
INFORME P.D.A. MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION
REPORTE SIRECI - CGR
INFORME DE AUSTERIDAD EN EL GASTO - MINISTERIO
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO - LEY
REALIZADOS
3
2
2
2
1
1
11
SEGUIMIENTO A PLANES
AUDITORIA DE SEGUIMIENTO PLAN DE FORTALECIMIENTO SIG
AUDITORIA DE SEGUIMIENTO AL P.D.A.
AUDITORIA SEGUIMIENTO PLAN DE MEJ ORAMIENTO INSTITUCIONAL
(CGR, CALIDAD Y CONTROL INTERNO)
AUDITORIA SEGUIMIENTO PLAN DE MANEJ O DE RIESGOS
AUDITORIA SEGUIMIENTO MATRIZ AGREGADA DE INDICADORES POR
PROCESOS Y ESTRATEGICOSMEDIR LA GESTION DE LOS PROCESOS A TRAVES DEL SEGUIMIENTO AL
PLAN DE ACCION DEL PRIMER SEMESTRE.
TOTAL
AUDITORÍAS MÉDICASAUDITORÍAS MÉDICAS
CONSOLIDADO RESULTADO DE AUDITORIAS MÉDICASII SEMESTRE DE 2012
TRIMESTRE No. MUNICIPIOS AUDITADOS
RESULTADO EVALUACION
No. INDICADORES EVALUADOS
No. INDICADORES CALIFICACION
ADECUADA
No. INDICADORES CALIFICACION INADECUADA
% INDICADORES CALIFICACION INADECUADA
III 38 789 559 230 29,15
IV 28 492 445 47 9,55
CONSOLIDADO RESULTADO DE AUDITORIAS MÉDICASII SEMESTRE DE 2012
DATOS INDICADORES NO CUMPLIERON
III TRIMESTRE
BARRANQUILLA 1
BUENAVENTURA 17
ARMENIA 19
CALI 19
CARTAGO 10
DAGUA 3
BUGA 19
MANIZALES 19
PALMIRA 19
PASTO 21
PEREIRA 15
POPAYAN 20
TULUA 19
YUMBO 8
ZARZAL 21
IV TRIMESTRE
MEDELLIN 1
BELLO 1
BUENAVENTURA 20
TUMACO 2
CALI 23
AUDITORÍAS EDUCACIÓN AUDITORÍAS EDUCACIÓN ESPECIALESPECIAL
EDUCACIÓN ESPECIALEDUCACIÓN ESPECIAL
•Se programaron 10 auditorías a las instituciones que prestan educación especial en las ciudades de Cartagena, Barranquilla, Santa Marta y Bogotá.
Las actividades desarrolladas en la auditoria fueron las siguientes:
•verificación requisitos esenciales: Según formato de calidad No. MIGPEGPEF001 establecido.
•reunión padres de familia: (Aplicación formato de encuesta No. MIGPEGPEFO02).
•verificación plan de tratamiento inicial evolución y seguimiento a cada estudiante:
• reunión con los contratistas de los servicios médicos con la participación de los prestadores del servicio de educación.
RETROALIMENTACIÓN DEL RETROALIMENTACIÓN DEL USUARIOUSUARIO
TOTAL QUEJAS PRESENTADOS AL FPS TOTAL QUEJAS PRESENTADOS AL FPS FNC II SEMESTRE 2012FNC II SEMESTRE 2012
TOTAL QUEJAS QUEJAS RESUELTAS QUEJAS EN TRAMITE
2615 2215 400
ANTIOQUIA CENTRAL MAGDALENA PACIFICO SANTANDER SUPERSALUD
41 18 166 1617 477 296
SERVICIOS QUE PRESENTARON QUEJAS SERVICIOS QUE PRESENTARON QUEJAS II SEMESTRE 2012.II SEMESTRE 2012.
SERVICIO TOTAL QUEJAS RESUELTAS QUEJAS EN TRAMITE %CONSULTA EXTERNA 509 360 149 47%
HOSPITALIZACIÓN 27 22 5 3%CIRUGÍA 118 80 38 11%
URGENCIAS 18 14 4 2%MEDICAMENTOS 1604 1508 96 106%
COMPLEMENTO DIAGNÓSTICO Y TERAPÉUTICO 237 158 79 23%
ADMINISTRATIVAS 30 30 0 3%QUEJAS SERVICIOS DE SALUD 21 5 16 1%
ATENCIÓN A LOS USUARIOS POR PARTE DE FUNCIONARIOS
DEL FPS26 16 10 2%
AFILIACIONES 5 5 0 0%
RECONOCIMIENTO DE AUXILIO EDUCATIVO PUERTOS 1 1 0 0%
RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS 3 3 0 0%
OTRO 16 13 3 2%
La principal causa de reclamos fue inconsistencias en la peritación por parte de las IPS asociadas.
PORCENTAJE DE RECLAMOS POR PORCENTAJE DE RECLAMOS POR DIVISIÓN DIVISIÓN
La división que concentra el mayor número de reclamos que prosperaron por inconsistencias en la peritación por parte de las IPS asociadas, fue división pacifico con 151 peticiones vencidas, correspondiente 64% del total de los reclamos recibidos en el II semestre por este motivo.
ANTIOQUIA CENTRAL MAGDALENA PACIFICO SANTANDER64 53 340 1673 485
NÚMERO DE QUEJAS NÚMERO DE QUEJAS DURANTE EL II SEMESTRE 2012 DURANTE EL II SEMESTRE 2012 DEL APLICATIVO DE SISTEMA DE GESTIÓN PQR DEL APLICATIVO DE SISTEMA DE GESTIÓN PQR
(SUPERSALUD )(SUPERSALUD )
QUEJAS RECIBIDAS POR SERVICIO DURANTE EL II SEMESTRE 2012 QUEJAS RECIBIDAS POR SERVICIO DURANTE EL II SEMESTRE 2012 DEL APLICATIVO DE SISTEMA DE GESTIÓN PQR (SUPERSALUD )DEL APLICATIVO DE SISTEMA DE GESTIÓN PQR (SUPERSALUD )
SERVICIO DIVISION ANTIOQUIA DIVISION CENTRAL DIVISION MAGDALENA DIVISION PACIFICO DIVISION SANTANDER
CONSULTA EXTERNA 9 13 28 8 1HOSPITALIZACIÓN 3 1 3 1 0
CIRUGÍA 5 5 5 6 0URGENCIAS 0 3 3 1 0
MEDICAMENTOS 2 7 98 20 1COMPLEMENTO DIAGNÓSTICO Y
TERAPÉUTICO 3 3 14 8 2ADMINISTRATIVAS 1 0 6 7 1
VALORACIONES MÉDICO LABORALES0 0 0 0 0
QUEJAS SERVICIOS DE SALUD 0 0 0 0 0ATENCIÓN A LOS USUARIOS POR PARTE DE
FUNCIONARIOS DEL FPS 0 1 8 2 3AFILIACIONES 0 0 4 0 0
CARNETIZACIÓN 0 0 0 0 0CONTROL DE RECAUDOS 0 0 0 0 0
PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE EDUCACIÓN ESPECIAL PUERTOS 0 0 0 0 0
RECONOCIMIENTO DE AUXILIO EDUCATIVO PUERTOS 0 0 0 0 0
RECONOCIMIENTO DE AUXILIO FUNERARI A PENSIONADOS Y SUSTITUTOS PUERTOS
0 0 0 0 0
RECONOCIMIENTO DE AUXILIO FUNERARIO A BENEFICIARIOS DE PUERTOS
0 0 0 0 0PAGOS 0 0 0 0 0
REGISTRO DE NOVEDADES EN LA NÓMINA DE PENSIONADOS 0 0 0 0 0
RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS 0 1 2 0 0
DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA0 0 0 0 0
EXPEDICIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS PARA RECONOCIMIENTO DE BENEFICIOS
0 0 0 0 0OTRO 0 1 3 3 0
TOTAL QUEJAS 23 35 174 56 8
SERVICIOS CON QUEJA PRESENTADAS EN SERVICIOS CON QUEJA PRESENTADAS EN DIVISIÓN ANTIOQUIA II SEMESTRE 2012 DIVISIÓN ANTIOQUIA II SEMESTRE 2012
SERVICIO
DIVISION ANTIOQUIA
MEDELLIN BELLO COPACABANA PUERTO BERRIO
CONSULTA EXTERNA 12 5 0 1
HOSPITALIZACIÓN 4 0 1 1
CIRUGÍA 16 3 0 0
MEDICAMENTOS 6 6 0 0
COMPLEMENTO DIAGNÓSTICO Y TERAPÉUTICO
4 4 0 0
ADMINISTRATIVAS 1 0 0 0
TOTAL QUEJAS 43 18 1 2
SERVICIO
DIVISION CENTRAL
BOGOTA LA DORADA ZIPAQUIRACHIQUINQUI
RAMONIQUIRA FACATATIVA GIRARDOT IBAGUE
CONSULTA EXTERNA 11 1 0 2 0 2 2 2
HOSPITALIZACIÓN 1 0 0 0 0 0 0 0
CIRUGÍA 6 0 1 0 0 0 0 0URGENCIAS 5 0 0 0 0 0 0 0
MEDICAMENTOS 5 0 0 0 1 0 1 4
COMPLEMENTO DIAGNÓSTICO Y TERAPÉUTICO
3 0 0 1 0 0 0 1
ADMINISTRATIVAS 0 1 0 0 0 0 0 0
ATENCIÓN A LOS USUARIOS POR PARTE DE FUNCIONARIOS DEL FPS
1 0 0 0 0 0 0 0
RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS
1 0 0 0 0 0 0 0
OTRO 1 0 1 0 0 0 0 0
TOTAL QUEJAS 34 0 0 3 0 2 3 7
SERVICIOS CON QUEJA PRESENTADAS EN SERVICIOS CON QUEJA PRESENTADAS EN DIVISIÓN CENTRAL DIVISIÓN CENTRAL
SERVICIOS CON QUEJA PRESENTADAS EN SERVICIOS CON QUEJA PRESENTADAS EN DIVISIÓN MAGDALENA II SEMESTRE 2012 DIVISIÓN MAGDALENA II SEMESTRE 2012
SERVICIO
DIVISION MAGDALENA
SANTA MARTA BARRANQUILLA CARTAGENA CIENAGA VALLEDUPARPUERTO
COLOMBIA
CONSULTA EXTERNA 13 30 25 1 1 1
HOSPITALIZACIÓN 1 5 6 0 0 0
CIRUGÍA 1 3 7 0 0 0
MEDICAMENTOS 11 38 132 0 0 2
COMPLEMENTO DIAGNÓSTICO Y TERAPÉUTICO 3 7 15 1 0 0
ADMINISTRATIVAS 1 2 4 0 0 0
ATENCIÓN A LOS USUARIOS POR PARTE DE FUNCIONARIOS DEL FPS
1 1 6 0 0 0
RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS
1 0 1 0 0 0
TOTAL QUEJAS 32 92 210 2 1 3
SERVICIOS CON QUEJA PRESENTADAS EN DIVISIÓN SERVICIOS CON QUEJA PRESENTADAS EN DIVISIÓN PACIFICO II SEMESTRE 2012 PACIFICO II SEMESTRE 2012
SERVICIODIVISION PACIFICO
ARMENIABUENAVEN
TURACALI CARTAGO DAGUA BUGA MANIZALES PALMIRA PEREIRA POPAYAN TULUA TUMACO
CONSULTA EXTERNA 2 52 104 0 1 0 1 3 0 2 2 3HOSPITALIZACIÓN 0 0 6 0 0 0 0 0 0 0 0 0
CIRUGÍA 0 13 23 0 0 0 0 0 1 0 0 0URGENCIAS 0 1 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0
MEDICAMENTOS 2 827 481 0 0 1 0 1 5 0 12 6
COMPLEMENTO DIAGNÓSTICO Y TERAPÉUTICO 0 40 50 0 0 0 0 1 1 2 1 0
ADMINISTRATIVAS 1 0 4 0 0 0 1 2 1 0 2 9
VALORACIONES MÉDICO LABORALES 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
QUEJAS SERVICIOS DE SALUD 0 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0
ATENCIÓN A LOS USUARIOS POR PARTE DE FUNCIONARIOS DEL FPS
0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0
OTRO 0 0 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0
TOTAL QUEJAS 5 933 676 0 1 1 3 7 8 4 17 18
SERVICIO
DIVISION SANTANDER
AGUACHICA BARRANCABERMEJAGAMARR
APELA
YAPUERTO WILCHES
SABANA DE TORRES
SAN GIL OCAÑA CUCUTA
CONSULTA EXTERNA 6 69 0 0 1 7 9 3 6HOSPITALIZACIÓN 0 1 0 0 0 0 0 0 0
CIRUGÍA 2 23 0 0 2 0 0 0 0URGENCIAS 1 0 0 0 0 0 0 0 0
MEDICAMENTOS 12 7 2 0 0 0 3 1 3COMPLEMENTO DIAGNÓSTICO Y
TERAPÉUTICO 4 30 0 0 0 2 10 0 0
ADMINISTRATIVAS 0 0 0 0 0 0 0 0 0VALORACIONES MÉDICO LABORALES 0 0 0 0 0 0 0 0 0
QUEJAS SERVICIOS DE SALUD 0 9 0 2 0 0 0 0 2ATENCIÓN A LOS USUARIOS POR
PARTE DE FUNCIONARIOS DEL FPS4 2 0 0 0 0 2 0 0
TOTAL QUEJAS 29 141 3 2 3 9 24 4 11
SERVICIOS CON QUEJA PRESENTADAS EN SERVICIOS CON QUEJA PRESENTADAS EN DIVISIÓN SANTANDER II SEMESTRE 2012 DIVISIÓN SANTANDER II SEMESTRE 2012
ENCUESTAS DE ENCUESTAS DE SATISFACCIÓN DEL SATISFACCIÓN DEL
USUARIOUSUARIO
Se recepcionaron tres mil doscientos treinta y seis (3236) de las cuales (27) de servicios de pensiones, (1409) de servicio médico, (1662) de afiliaciones, (20) de bienestar puerto y (118) de otros.
ENCUESTAS DE SATISFACCIÓNII SEMESTRE 2012
INDICADOR DEL II SEMESTRE DE 2012INDICADOR DEL II SEMESTRE DE 2012
ENCUESTAS REALIZADAS II SEMESTRE DE 2012ENCUESTAS REALIZADAS II SEMESTRE DE 2012
DERECHOS DE PETICIÓNDERECHOS DE PETICIÓN
CONSOLIDADO DE DERECHO DE PETICION DEL CONSOLIDADO DE DERECHO DE PETICION DEL II SEMESTRE DEL 2012II SEMESTRE DEL 2012
PROCESO O DEPENDENCIA ENCARGADO
TOTALDERECHO DE
PETICIÓN RESUELTAS
DERECHO DE PETICIÓN EN TRAMITE
OAJ 9 9 0
GSS 20 16 4
INCORA 30 25 5
COORDINACIÓN DE TESORERIA 4 4 0
ARCHIVO GENERAL 949 906 43
GESTIÓN TALENTO HUMANO 1 1 0
AFILIACIONES 19 19 0
GSSC 12 12 0
SANTA MARTA 18 17 1
DIV CALI 1 1 0
DERECHOS DE PETICION
1063
1010 53
DESEMPEÑO DE LOS DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSPROCESOS
CUMPLIMIENTO OBJETIVOS DE CALIDAD
INSATISFACTORIO MINIMO ACEPTABLE SATISFACTORIO
<50 >=50 y <75 >=75 y <95 >=95 y <=100
CUMPLIMIENTO OBJETIVOS DEL PROCESO
INSATISFACTORIO MINIMO ACEPTABLE SATISFACTORIO
<50 >=50 y <75 >=75 y <95 >=95 y <=100
RESULTADO DE LOS INDICADORES OPERATIVOS DEL PLAN DE ACCIÓN
El Plan de Acción de la Entidad, para II semestre del 2012 mostró un cumplimiento del 86%, ubicándose dentro de un rango de calificación “Aceptable”; correspondiente a la ejecución de 171 productos programados.
ESTADO DE LAS ESTADO DE LAS ACCIONESACCIONES
CORRECTIVAS Y CORRECTIVAS Y PREVENTIVASPREVENTIVAS
Estado Plan de Mejoramiento Institucional.
PROCESONo conformidades
identificadasAcciones correctivas(Metas
Programadas)Abiertas Cerradas
Cumplimiento del plan
Direccionamiento E 5 7 2 5 88,28%
Atención al usuario 15 18 10 8 69%
G Documental 18 29 5 24 90,5%
G TIC´S 4 6 3 3 88%
Medición y Mejora 4 4 0 4 100%
Gestión Bienes 12 18 13 5 60%
Servicios Administrativos 15 22 15 7 67,5%
Compras y C. 9 12 3 9 89,72%
G Talento Humano 3 6 4 2 52%
Recursos Financieros 31 24 9 15 83,16%
Gestión de Cobro 10 12 6 6 60%
G servicios Salud 1 1 1 0 75%
Prestaciones Económicas 5 3 2 1 60%
Asistencia Jurídica 10 10 5 5 86%
Evaluación Independiente 2 3 1 2 100%
TOTAL 144 175 79 96 77,94%
Fuente: Plan de mejoramiento institucional - Oficina Asesora de Planeación y Sistemas
Estado Plan de Manejo de Riesgos
PROCESONo de Riesgo en
el Plan de ManejoAcciones Preventivas Abiertas Cerradas
Cumplimiento del plan
Direccionamiento E 2 2 0 2 100%
Atención al usuario 6 6 3 3 72,66%
G Documental 5 7 3 4 63,14%
G TIC´S 0 0 0 0 0%
Medición y Mejora 2 2 2 0 72%
Gestión Bienes 0 0 0 0 0%
Servicios Administrativos 5 5 5 0 N/A
Compras y C. 1 1 1 0 70%
G Talento Humano 3 3 1 2 66,66%
Recursos Financieros 4 4 3 1 42,5%
Gestión de Cobro 9 9 7 2 100%
G servicios Salud 0 0 0 0 0%
Prestaciones Económicas 3 3 2 1 N/A
Asistencia Jurídica 6 6 2 4 41,33%
Evaluación Independiente 0 0 0 0 0%
TOTAL 46 48 29 19 69,81%
ESTADO DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS O PLAN DE MANEJO DE RIESGOS
No de acciones preventivas implementadas oportunamente /
No de acciones preventivas vencidas.
RESULTADO
9% 18 50%
(Σ de los porcentajes de avance en la para el periodo
ejecución de Acciones Preventivas) \ No.de Acciones Preventivas programadas
para el periodo
RESULTADO
628,29% 9 69,81%
CONFORMIDAD DEL CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O PRODUCTO Y/O
SERVICIOSERVICIO
5. Conformidad del producto y/o servicio
PROCESO SERVICIO NO CONFORME TRATAMIENTOOCURRE
NCIA
GESTIÓN DOCUMENTAL
La Dirección registrada en el programa de correspondencia “Orfeo” no coincide con la
indicada por el usuario
Se realizó corrección de la dirección en el programa de correspondencia Orfeo.
40
No existen imágenes de la documentación en los radicados
Se digitalizaron los documentos soportes del trámite en el programa de correspondencia Orfeo
3
Los datos del municipio y/o departamento registrado en el programa Orfeo no coinciden con
los informados por el usuario en la solicitud
Se realizó corrección de los datos del municipio o departamento en el programa de correspondencia
Orfeo.9
TOTAL DE SERVICIOS NO CONFORMES DEL FPS 52
RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA
RECOMENDACIONES PARA LA RECOMENDACIONES PARA LA MEJORAMEJORA
No. PROCESO RECOMENDACIONES
1 Atención al Usuario
* Socializar fechas de entrega de los informes con los funcionarios encargados alinterior del proceso.* Investigar la normatividad, para actualizar la Guía de P articipación Ciudadana.*Enviar recordatorios a cada una de las divisiones fomentando la entrega oportuna delos reportes de quejas y reclamos mensuales.* Difundir a los funcionarios del Fondo P asivo Social Ferrocarriles Nacionales,instructivo sobre los cambios generados al aplicativo ORFEO
2 Gestión Documental
* Solicitud de personal a oficina de Gestión Talento Humano.* Solicitud de equipos de cómputo y escaneo para digitalizar las unidadesdocumentales del archivo central a la oficina de Gestión De Servicios Administrativos*Adecuaciónde espacio físico para digitalizar las unidades documentales del archivocentral
3Direccionamiento
Estrategico• Actualización del procedimiento Elaboración y Control de Documentos Internos(ESDESOP SP T07).• Redefinición y aprobación DOFA 2013.
RECOMENDACIONES PARA LA MEJORANo. PROCESO RECOMENDACIONES
4 Medición y Mejora
•Actualización de las hojas de vida de los indicadores de gestión(estratégicos yporproceso) correspondientes a los 15 procesos de la Entidad con el fin de lograr lamedicion correcta de la gestion.• Redefinición de la matriz de Riesgos detectados en la autoevaluación de losprocesos con el fin de lograr el seguimiento de manera oportuna y eficaz.• Actualización de los procedimientos de Riesgos.
5 Talento Humano
•Solicitar la reprogramación de las acciones correctivas y/o preventivas que no sepudieron adelantar dentro del plazo establecido.•Revisar con la asesoría de la Oficina de P laneacióny Sistemas, los Indicadores porP roceso y Estratégicos y solicitar su actualización a que haya lugar.•Contarcon personal necesario ycompetente durante toda la vigencia para asegurarel desarrollo de las actividades propias del proceso.• Desarrollar propuesta de ajuste a los mecanismos, herramientas y recursosnecesarios para el control de la jornada laboral, así evitar desgaste administrativo ysobre cargas de trabajo.•Desarrollar una estrategia conjunto con los integrantes del Comité CoordinadordeControl Interno y calidad para asegurar el compromiso de los evaluadores deevaluación de desempeño laboral de los funcionarios de planta y de los acuerdos degestión del nivel directivo.•P resentarpara aprobacióndel Comité Coordinador del Sistema de Control Interno yCalidad, la modificaciónde los procedimientos ymetodologías relacionadas conP lanInstitucional de Capacitación e Incentivos P ecuniarios (Equipos de Excelencia) ypromover la aplicación de los mismos al interior de la entidad.
RECOMENDACIONES PARA LA MEJORANo. PROCESO RECOMENDACIONES
6 Compras y Contratación
* Realizar seguimiento y generar la culminación de la totalidad en un 100% lasactividades indicadas e individualizados en la matriz P LAN DE MEJ ORAMIENTOdurante el I semestre de la vigencia 2013.*Terminarde documentar las acciones pertinentes en los hallazgos detectados por laoficina de control interno respecto último trimestre auditado.* Continuar con la actualización del software de la evaluación de los proveedores yactualizar una base de datos en línea para los reportes respectivos ycertificacionespertinentes. * Revisar técnicamente, y liquidar oportunamente los contratos faltantes.* P resentación oportuna de los informes teniendo en cuenta las fechas establecidasen la Matriz P rimaria y Secundaria.
7 Gestión de Cobro
• Retomar las capacitaciones pendientes de ejecución que permitan garantizar elcumplimiento de lo establecido en el SIG para minimizar los riesgos y atender demanera oportuna la gestión a cargo del P roceso.• Actualizar y articular la transversalidad de los procedimientos que conforman lasentradas o el insumo al proceso Gestión de Cobro, para gestionar en tiempo real uoportuno, las actividades requeridas o productos a entregar.
8 Recursos Financieros
• P ara registrar la comercialización de bienes muebles e inmuebles que afectan lareserva financiera de acuerdo conel procedimiento indicado por la CGN,se acatará loestablecido en el procedimiento remitido por la CGN instructivo 015de Diciembre 16de 2011 según ítem 2,3,8 "operaciones reciprocas con entidades liquidadas".•Armonizar los procedimientos contables,de presupuesto yde Tesorería existentes ala implementación y normatividad del Sistema Integrado de Información FinancieraSIIF.•Culminar con el levantamiento de la información susceptible de seranalizada porelcomité de sostenibilidad, procediendo a documentar actividades para darcumplimiento a la normatividad existente, en donde se compromete a llevar saldosantiguos para ser estudiados por parte del Comité, y reclasificarlos.•Elaborar un procedimiento de conciliación entre procesos que permita la veracidadde la información suministrada garantizando la razonabilidad de los estadosfinancieros.
RECOMENDACIONES PARA LA MEJORANo. PROCESO RECOMENDACIONES
9Prestaciones Economicas
• Ajustar y presentar nuevamente para su revisión y posterior aprobación lossiguientes procedimientos:"Mesadas retroactivas,Nomina de pensionados San J uande Dios, Reconocimiento Mesadas P ensionales a Herederos y Atención TutelasP restaciones Económicas".•Realizar ejercicio de socialización de los procedimientos actualizados y aprobadosmediante acto administrativo.•Establecer cronograma que permita realizar la actualización de los procedimientosexistentes enel SIP ,para efectos de darcumplimiento a las diferentes peticiones bajola nueva normatividad del Código de P rocedimiento Administrativo.• Cumplimiento del cronograma establecido para la entrega de las transferenciasdocumentales.
10Seguimiento y Evaluación
Independiente.
• Realizar ajuste en la metodología aplicada para las diferentes auditorias.• Realizar la programación de las auditorias en periodos no muy largos, que empiecen y terminen en el mismo mes.•Se requiere a los procesos mayor colaboraciónen el cumplimiento de las fechas deentrega de insumos al proceso de Seguimiento y evaluación Independiente, al igual que la disponibilidad para atender las auditorias programadas en el programa anual deauditorías.•Cumplimiento enel reporte yavance de las actividades establecidas en los diferentesplanes institucionales (Acciones Correctivas y preventivas).•Realizaroportunamente la documentaciónde los hallazgos detectados por la oficinade control interno y entes externos en el plan de mejoramiento y plan de manejo deriesgos (P ara todos los procesos).
11 Servicios Administrativos
• P ara el primer semestre de 2013 tener actualizadas el 100% de las cuentaspersonales.• Enviar la base de Datos del inventario de cuentas personales de bienes devolutivos y solicitar la publicación en la página intranet de la entidad.• Realizar la baja de los bienes antes de finalizar el primer semestre de 2013.• Realizar los ajustes requeridos por parte de la Oficina Asesora de P laneación ysistemas de los procedimientos de: "Constitución y ejecución de caja menor" conuna actividad de control para el recibo del original de la factura de pago, "Actualización de cuentas personales" y "Reembolsos de caja menor".•Elaborar el 100%de las hojas de vida de los indicadores del proceso y someterlas aaprobación.
RECOMENDACIONES PARA LA MEJORANo. PROCESO RECOMENDACIONES
12 Bienes Transferidos
* P ara el primer semestre de 2013 elaborar el 100% de las hojas de vida de losindicadores del proceso y someterlas a aprobación.* P resentar de manera oportuna, teniendo en cuenta las fechas establecidas en laMatriz P rimaria y Secundaria los informes requeridos.*Llevara cabo la gestiónen el momento oportuno para que sea asignado a la entidadlos recursos para los pagos de impuestos.* Reunirse semanalmente con el M inisterio de Transporte.
13 TIC´S* Realizar actualización de los procedimientos para custodia de los Backup.* Realizar informe del estado de los P C al primer semestre de 2013.* Dar cumplimiento a los lineamientos establecidos en el manual 3.1de gobierno enlínea a más tardar el primer semestre 2013.
14 Asistencia Juridica
*Documentar los hallazgos oportunamente enel plande mejoramiento y enel plandemanejo de riesgos.*Cumplir con la liquidaciónde contratos del 100% en cumplimiento a ley1150 del 2007articulo 11.* Realizar seguimiento y generar la culminación de la totalidad en un 100% lasactividades indicadas e individualizados en la matriz P LAN DE MEJ ORAMIENTOdurante el I semestre de la vigencia 2013.* Cumplir con las fechas establecidas en la matriz primaria y segundaria.
15 Servicios de Salud No presento Acciones de Mejora.