Digitalizar, una alternativa al derroche de papel Una asesoría, la evaluación del software y hardware, así como una realineación de los procesos de la organización son, en opinión de los expertos, algunas de las claves para garantizar el éxito de un sistema de gestión de documentos. Por ALEJANDRA ORD6ÑEZ

Incremento en la eficiencia y producti­vidad, así como la reducción del tiem­po dedicado a la búsqueda y archivo

de documentos, y una baja en los costos de copiado son solo algunos de los bene­ficios que esperan obtener las empresas al momento de implementar un sistema de gestión documental.

El tema de la digitalización y almacena­miento de documentos ha cobrado tanta notoriedad que muchas firmas se han de­dicado a investigar el impacto del uso del papel en el mundo comercial.

Firmas como Ernst & Young, Coopers & Lybrand, Nolan Norton Institute y Nu­c1eus Research han publicado estadísti­cas que revelan que el 90% de las tareas típicas de una empresa giran alrededor de la búsqueda y distribución de información

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en papel y que un documento promedio es copiado hasta 19 veces. Los estudios tam­bién resaltan que el 50% de los documen­tos que archivan las empresas son copias o fotocopias de sus fuentes originales y que casi el 10% de los papeles archivados en físico se extravían.

Para Sergio )uárez, gerente comercial de GSI, la digitalización de documentos es una alternativa informática para el acceso estructurado y el respaldo de la informa­ción en su forma tradicional. Según )uárez, la necesidad de digitalización y estructura­ción de la información está directamente relacionada con la cantidad de archivos fí­sicos y la rapidez con que se desea consul­tarlos. "Mientras mayor sea el volumen de documentos, más difíc il es obtener infor­mación inmediata y estructurada. De ahí

que sea necesario establecer un sistema de gestión", explica.

Por su parte, Randall Rojas, director co­mercial de Codisa, explica que la digitali­zación y gestión de documentos tiene un alto impacto en las organizaciones, pues promueve la disponibilidad inmediata de la información, así como la optimización de procesos al disminuir en gran medida los tiempos de búsqueda de los datos, con lo que se mejora así el servicio al cliente (externo e interno) y la toma de decisiones oportunas.

También, asegura, este sistema repre­senta un ahorro en gastos de papelería y la disminución del espacio físico requeri­do, además de que la compañía disminu­ye casi por completo el riesgo de pérdida o deterioro de documentos físicos, ya sea por mano criminal, accidentes, desastres

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"Los ec s d son un esfuerzo con el cual se busca mejorar los procesos existentes, cumplir con las reglamentaciones gubernamentales y ahorrar dinero". - ADRIA'N RODRíGUEZ, RICOH

naturales o mala indexación. Los expertos coinciden que también se

debe considerar el beneficio que se logra para el medio ambiente como resultado de la reducción del uso de papel.

o 9 Uno de los principales factores que pue­

den jugar a favor o en contra de un proceso de digitalización tiene que ver con la parti­cipación de todos los involucrados dentro de la empresa.

De acuerdo con Guillermo Bran, presiden­te ejecutivo de Infile, las entidades que en la actualidad utilizan más este tipo de procesos son las gubernamentales, bancarias y finan­cieras, debido al volumen de transacciones y la cartera de clientes que manejan.

Para los expertos, Centroamérica es un mercado en proceso de maduración a nivel informático y consideran que está invirtiendo cada vez más en tecnología para optimizar los procesos internos de las empresas, así como en regulaciones nacionales y estándares internacionales. "Tanto en la iniciativa privada como en el sector público se ven proyectos de cual­quier tamaño, tanto en digitalización de documentos como en automatización de procesos de negocios que interactúan con las imágenes y que, en conjunto con acce­so web, brindan una solución integral de compartición de información denominada Enterprise Content Manager (E C M)", afir­ma Juarez, de GSI.

Sumado a lo anterior, Juan Manuel Soto, gerente de ventas de Canon, asegura que las aplicaciones de gestión de documentos aplican para todo tipo de negocio, aun­que es necesario tomar en cuenta que hay ciertas áreas donde manejar información digital aún no es posible por cuestiones legales, debido a que la legislación vigen­te -prácticamente en todos los países del mundo- sigue requiriendo la existencia de documentos en papel como respaldo.

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"La cultura digital está siendo arrollado­ra y nos está empujando a todos a utilizar­la y aprovechar sus beneficios. Por eso, los procesos que requieren documentos físi­cos cada vez son menos", enfatiza.

Sobre este aspecto, los especialistas coin­ciden en que, una iniciativa de digitalización no debe verse como un tema estrictamente de 11; y que idealmente, el proyecto no debe­ría ser tecnológico, sino del negocio.

"Los proyectos de digitalizacion son un esfuerzo de toda la empresa con el cual se busca mejorar los procesos existentes, cum­plir con las reglamentaciones gubernamen­tales, garantizar la continuidad del negocio, optimizar el espacio de oficina, maximizar la productividad del empleado, mejorar el servicio al cliente y ahorrar dinero", asegura Adrian Rodríguez, coordinador de mercadeo y sistemas de gestión de Ricoh.

De acuerdo con el ejecutivo, este tipo de iniciativas se deben trabajar mediante un comité interdepartamental que evalúe las necesidades de cada departamento indivi­dualmente y de toda la empresa en gene­ral. Dicho comite debe de estar compuesto por directores de departamento, usuarios, representantes legales y personal encarga­do del manejo de expedientes en la empresa.

s h mien apro iada De acuerdo con los especialistas, entre

los elementos a considerar para encami­nar un proyecto de digitalización y alma­cenamiento de documentos se encuentran los escáneres, de los cuales existe una gran variedad en cuanto a características y pre­cios y su elección dependerá de las necesi­dades específicas de cada empresa,

"La gran mayoría de escáneres traen cierta tecnología, la cual se puede aprove­char para crear la interfaz necesaria para que se puedan resguardar los documentos escaneados de forma directa entre el escá­ner y el sistema de gestión de documen­tos", explica Rojas, de Codisa.

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PARA TOMAR EN CUENTA

Algu nas recomendaciones que los expertos hacen para garantizar el éxito del proceso de gestión documental son :

• Buscar asesoría de una empresa especia lizada en la materia, que cuente con suficiente experiencia y que tenga a su haber va rios casos de éxito demostrados.

• Realizar una eva luación del software y hardware que se va a utilizar.

• La empresa debe rea linear sus procesos para digitalizar, pues se necesita tener puntos ún icos de concentración. Es necesario que todos los documentos ingresen por un sólo punto para proceder a digitalizarlos, y que luego fluyan electrónicamente adentro de la empresa. Lo mismo con los documentos que egresan.

• General mente el departamento IT de las organizaciones es el que impulsa este tipo de proyectos. Sin embargo, es vital que este cuente con el apoyo del resto de áreas fu ncionales de la empresa. Es necesario que exista una directriz y convencimiento desde arriba para que pueda irse traduciendo en una cu ltura en la organización. La cultura del papel debe cambiar y para ello se requiere compromiso de la dirección de la compañía.

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Otro de los elementos necesarios es la instalación de un software para admi­nistración de documentos, que permita manejar la información de la empresa al integrar los archivos en papel. los archivos electrónicos, las fotografías, los emails y las bases de datos.

También se requiere de un servidor con suficiente espacio en el disco duro para al­macenar los documentos, indica Christian Bradna, miembro de la Comisión de Soft­ware de Exportación de la Asociación Guatemalteca de Exportadores (Sofex) y vicepresidente de BDG.

Sin embargo, los expertos consideran que la tendencia mundial es disminuir la compra de hardware y software, sustitu­yéndola por la adquisición de un servicio SaaS (Software como Servicio, por sus si­glas en inglés), bajo el cual las empresas se despreocupan por la compra, manteni­miento y contratos de soporte recurrentes de las herramientas.

"Bajo un servicio SaaS, las empresas únicamente definen en conjunto con el proveedor el SLA (Acuerdo de Nivel de Servicio, por sus siglas en inglés) que se requiere para la efectiva operación de su compañía", explica.

e ras e ado as Una de las ventajas de la digitalización y

almacenamiento de documentos que resal­tan los expertos es el ahorro para las orga­nizaciones, tanto en términos económicos como de tiempo. "Definitivamente mejora la eficiencia operativa en las empresas, porque los tiempos para localizar un archivo o expe­diente se reduce de días u horas, a minutos'; asegura Bradna, de Sofex.

Por su parte, Rojas, de Codisa, concuerda con lo dicho anteriormente y asevera que la relación de tiempo de trabajo dedicado a tareas de gestión documental por parte de profesionales que basan su trabajo en el co­nocimiento, supone entre un 30% y 40% del

total de trabajo, mientras que cuando de uti­liza un sistema de gestión documental, este tiempo se reduce a 10%.

"Los profesionales pierden hasta 500 horas laborales al año buscando documen­tos, esto sin contemplar el costo que con­lleva cuando están mal clasificados. Pero, ¿cuánto tiempo se invierte en buscar un documento hasta que se decide que está perdida la información? Esto nos lleva a otro ahorro que es difícil de cuantificar, consiste en la disminución del riesgo de extravío de papeles, ya que el almacena­miento seguro evita tener que generar de nuevo el archivo", indica.

Bradna también hace énfasis en el ahorro en costos de almacenamiento. De acuerdo con el ejecutivo, al digitalizarse los documentos, por ejemplo, de una ins­titución financiera o de gobierno, lo que probablemente eran 60 metros cuadrados de archivo, se convierte en un metro cua­drado, que es lo que ocupa un servidor.

y es que el precio del metro cuadrado para almacenamiento de documentos fí­sicos en las empresas puede resultar bas­tante oneroso. De acuerdo con el represen­tante de Sofex, un archivo de 200 metros cuadrados tiene un costo aproximado de US$3200, sólo en concepto de renta men­sual del espacio. "Si se multiplica eso por cinco años, ese archivo le estará costando a la empresa cerca de $200 000", dice.

"El I de este tipo de soluciones es perfectamente medible, ya que existen una serie de parámetros que podemos cuantificar, en cuanto a productividad, uso de consumibles, entre otros". - NATACHA ABREU , HP

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En contraposición, un servidor que ten­ga la capacidad de almacenar lo corres­pondiente a esa cantidad de documentos, tiene un precio que oscila entre los US$12 000 Y US$15 000, con tecnología de discos duros SATA.

"Mientras tanto, los documentos físicos se pueden enviar a bodegas en otras áreas de la ciudad, donde el costo de almacenaje sea mucho más bajo" asevera.

LJ a sol C' p ra cad n es "Id En la actualidad, las compañías pueden

optar por realizar el proceso de gestión do­cumental con recursos de la empresa y den­tro de sus instalaciones, o bien, encargarle la tarea a una compañía externa. Qué resulta más conveniente dependerá de las necesi­dades muy específicas de cada organización.

Los especialistas entrevistados, coinciden en que generalmente se hace una diferencia­ción entre el archivo histórico, el cual resulta más económico tercerizar; y el proceso de digitalización diario que, dependiendo de las circunstancias, puede realizarse con recur­sos internos o también puede trabajarse por medio de outsourcing.

Sobre este aspecto, Guillermo Bran, de Infile, recomienda hacerlo por medio de outsourcing. "Es importante que este pro­ceso se pueda delegar en personas que tienen experiencia en este tipo de acti­vidades. Al tener un presupuesto fijo, el cliente puede controlar su gasto. Estas son variables que no se pueden controlar si el proceso se hace in house".

Rojas concuerda con lo expuesto y resalta que, a través de la tercerización, la empresa no va a requerir invertir en hardware, soft­ware o en personal adicional técnico para el mantenimiento de la aplicación; además, se da una optimización de los procesos de digitalización, ya que personal capacitado realiza los procesos de digitalización de la manera más eficiente. "De esta forma, las

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"Para asegurarse que se cumpla el objetivo trazado, debemos ye supervisar calidad, tiempo, cumplimiento de expectativas, alcance de metas, establecer limitaciones y medir los beneficios a lograr". - FRANKLI CORDERO, PBS

empresas se dedican a su negocio y no a ve­lar por el funcionamiento y crecimiento del hardware. Eso le corresponde a quien brinda el servicio de SaaS'; asevera

Sea cual sea la decisión que se tome, los expertos aseguran que con este tipo de procesos la empresa fácilmente podrá cal­cular el retorno de la inversión (ROl, por sus siglas en inglés). "Hay modelos estruc­turados de análisis del ROl para proyectos de digitalización de documentos. Depende mucho del alcance del proyecto, sin em­bargo, la inversión comúnmente puede recuperarse en aproximadamente 18 me­ses", asegura Juárez, de GSI.

Por su parte, Natacha Abreu, gerente de canal y ventas para Centroamérica, el Ca­ribe y Venezuela de HP, considera que el ROl de este tipo de soluciones es perfec­tamente medible, ya que existen una serie de parámetros que podemos cuantificar, en cuanto a productividad, uso de consu­mibles, entre otros.

"Si yo imprimo menos y hago más pro­cesos basados en lo digital, vaya tener me­nos gastos de almacenamiento de papel y menos gastos de transporte, por ejemplo. También mis gastos van a reducirse por­que los departamentos de IT no van a estar dando tanto soporte a equipos de impre­sión pequeños y mal distribuidos, sino que van a concentrarse en dar soporte a los multifuncionales y de digitalización.

De acuerdo a Franklin Cordero, gerente de soporte a ventas de PBS, para asegurar­se que se cumpla el objetivo trazado, debe­mos documentar el plan del proyecto, para indicar responsabilidades de cada miem­bro del equipo, supervisar calidad, tiempo, cumplimiento de expectativas, alcance de metas, establecer limitaciones, medición de beneficios a lograr y generar reportes del avance del proyecto.

Para los especialistas, cuantificar el ROl bajo la modalidad SaaS es mucho más sen­cillo, ya que no hay inversión inicial, solo

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una mensualidad que abarca todo o que la compañía requiere para satisfacer su ne­cesidad de digitalización y resguardo de documentos.

En la era de los ataques cibernéticos, una de las razones que muchas empresas aducen para no implementar un sistema de gestión documental es el temor a per­der su información a manos de criminales de la red. Sin embargo, los expertos ase­guran que la información no corre ningún riesgo, siempre y cuando la compañía in­vierta en establecer las medidas de seguri­dad necesarias para este fin.

"Un proveedor con experiencia trasla­da a cada uno de sus clientes las mejores prácticas en seguridad de la información. Esto permite plantear recomendaciones para labores preventivas que eviten la pérdida de los documentos digitalizados, definan procesos para un plan de recupe­ración de desastres (DR, por sus siglas en inglés) exitoso y aseguren la continuidad de acceso a los datos", detalla Juárez.

Claro que, sean las características de la plataforma informática adquirida, esta debe incluir aspectos de seguridad, como perfiles de acceso, encriptación de índices e imágenes, firma electrónica y optimiza­ción de servidores de almacenamiento.

Para Rojas, de Codisa, la garantía de la seguridad de la información radica en la infraestructura física donde estén res­guardados los documentos. "Las empresas deben asegurarse de que sus documentos estén almacenados en un datacenter de ca­lidad mundial", dice.

Por otro lado, la plataforma debe tener los niveles de seguridad de acceso y resguardo de los archivos para garantizar la accesibili­dad e integridad de los archivos. "Para esto se necesita un software desarrollado espe­cíficamente para el resguardo y administra­ción de los documentos", indica . •

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El Banco BBVA Panamá entró en un proceso de digitali zación, con una solución de Lexmark, la cual captura e indexa los documentos de soporte que presentan los clientes al solicitar un préstamo y los convierte en imágenes digitales que flu yen hacia el repositorio documental del banco, para luego ser consultados y autori zados por el comité de crédito.

De acuerdo con Ricardo Bacilli , subgerente de sistemas del banco, a través del proceso de digitalización y almacenamiento de documentos, los pasos requeridos para aprobar un crédito se han reducido dramáticamente, además de que se ha logrado eliminar costosos procesos manuales y de mensajería.

Según la empresa, a un año de implementar este proceso, se ha logrado reducir en un 30% los costos totales de impresión.

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