• Kup książkę• Poleć książkę • Oceń książkę

• Księgarnia internetowa• Lubię to! » Nasza społeczność

Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całościlub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione.Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanieksiążki na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym powoduje naruszeniepraw autorskich niniejszej publikacji.

Wszystkie znaki występujące w tekście są zastrzeżonymi znakami firmowymibądź towarowymi ich właścicieli.

Autor oraz Wydawnictwo HELION dołożyli wszelkich starań, by zawartew tej książce informacje były kompletne i rzetelne. Nie biorą jednak żadnejodpowiedzialności ani za ich wykorzystanie, ani za związane z tym ewentualnenaruszenie praw patentowych lub autorskich. Autor oraz Wydawnictwo HELIONnie ponoszą również żadnej odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikłez wykorzystania informacji zawartych w książce.

Redaktor prowadzący: Barbara Gancarz-WójcickaProjekt okładki: Jan Paluch

Wydawnictwo HELIONul. Kościuszki 1c, 44-100 GLIWICEtel. 32 231 22 19, 32 230 98 63e-mail: onepress@onepress.plWWW: http://onepress.pl (księgarnia internetowa, katalog książek)

Drogi Czytelniku!Jeżeli chcesz ocenić tę książkę, zajrzyj pod adreshttp://onepress.pl/user/opinie/rewiekMożesz tam wpisać swoje uwagi, spostrzeżenia, recenzję.

ISBN: 978-83-246-3371-5

Copyright © Helion 2012

Printed in Poland.

http://onepress.pl/rt/rewiekhttp://onepress.pl/rf/rewiekhttp://onepress.pl/ro/rewiekhttp://onepress.plhttp://ebookpoint.pl/r/JH8P6

Spis tre�ci

Zamiast wst�pu 5

1. Rozpocz�cie pracy z Rewizorem 91.1. Wprowadzenie podstawowych informacji o firmie 9

Od czego zacz��? 101.2. �rodki trwa�e oraz warto�ci niematerialne i prawne

i ich dotychczasowe umorzenie 141.3. Konta ksi�gi g�ównej i ksi�g pomocniczych oraz ich powi�zanie 251.4. Kartoteki kontrahentów, pracowników, instytucji 34

Kartoteka kontrahentów 34Kartoteka pracowników 35Kartoteki instytucji 36

1.5. Rejestry ksi�gowe 381.6. Pozosta�e parametry i s�owniki Rewizora 42

2. Bie��ce ksi�gowania operacji gospodarczych 472.1. Wprowadzenie wybranych danych do bilansu otwarcia

dla bie��cej kontroli poprawno�ci ksi�gowa 472.2. Dekretacja i ksi�gowanie dokumentów 562.3. Rejestry VAT — ewidencja i rozliczanie podatku 772.4. Wprowadzanie rozrachunków i ich rozliczanie 842.5. Wykorzystanie zestawie do samokontroli

— poprawianie b��dów w ewidencji ksi�gowej 95W jaki sposób zbudowa� system samokontroli? 95

2.6. Kopie zapasowe — cz�stotliwo�� tworzenia,miejsca przechowywania i sposób wykorzystania 105

3. Bilans zamkni�cia w „starym” programiei bilans otwarcia w Rewizorze 1113.1. Definicja bilansu w Rewizorze 1113.2. Wprowadzenie B.O. na podstawie B.Z. minionego roku 1193.3. Zatwierdzenie bilansu otwarcia po przyj�ciu sprawozda za rok ubieg�y 121

4. Rozliczenie okresu sprawozdawczego— deklaracje podatkowe i sprawozdania finansowe w Rewizorze 1254.1. Tworzenie deklaracji rozliczaj�cej podatek VAT 1254.2. Definiowanie i obliczenie deklaracji rozliczaj�cej podatek dochodowy

od osób prawnych CIT-2 1404.3. Definiowanie rachunku zysków i strat 146

4 Rewizor GT. Ewidencja ksi�gowa bez tajemnic

4.4. Tworzenie sprawozda finansowych za bie��ce okresy 1494.5. Zamkni�cie miesi�ca — wydruk obowi�zkowych zestawie 1534.6. Storno czarne i czerwone — poprawianie b��dów ksi�gowych

w zamkni�tych okresach sprawozdawczych. Czysto�� zapisów ksi�gowych 157

5. Inwentaryzacja i jej rozliczenie 1595.1. Dokumentacja inwentaryzacji 1595.2. Ksi�gowanie niedoborów i nadwy�ek 1615.3. Rozliczenie ró�nic inwentaryzacyjnych 163

6. Zamkni�cie roku 1696.1. Odpisy aktualizuj�ce i rezerwy 1696.2. Ksi�gowania zamykaj�ce rok obrotowy 1736.3. Ustalenie wyniku bilansowego i podatkowego 1776.4. Utworzenie i wydruk sprawozda finansowych 1826.5. Archiwizacja roku obrotowego 1846.6. Otwieranie nowego roku obrachunkowego 187

Podsumowanie 191

Rozdzia� 2.

Bie��ce ksi�gowaniaoperacji gospodarczych

2.1. WPROWADZENIE WYBRANYCH DANYCHDO BILANSU OTWARCIA DLA BIE��CEJ KONTROLIPOPRAWNO�CI KSIGOWA�

Pocz�tek roku w ksi�gowo�ci zawsze powoduje spi�trzenie prac, a nowy program finansowo--ksi�gowy nie u�atwia tych zada. Najlepszym jednak rozwi�zaniem, mimo wszystko, jestwprowadzenie go od pocz�tku roku obrotowego. Jest to w dziale ksi�gowym okres wzmo�onejpracy zwi�zanej z zamkni�ciem poprzedniego roku oraz sporz�dzaniem sprawozda finan-sowych. Jednocze�nie nale�y prowadzi� bie��c� ewidencj� dokumentów. Zak�adaj�c, �e uda�onam si� wprowadzi� do tej pory niektóre elementy z poprzedniego programu (kartoteki kontra-hentów, �rodków trwa�ych, pracowników i inne), musimy przygotowa� si� do otwarcia nowychksi�g rachunkowych. W my�l Ustawy o rachunkowo�ci najdalej 15 stycznia (w przypadku zrów-nania roku obrotowego z kalendarzowym) musi nast�pi� to otwarcie. Zapewne przyjdzie namu�ywa� przez pewien czas obydwu programów: poprzednio wykorzystywanego oraz Rewizora.Mam nadziej�, �e poni�sze wskazówki pomog� Pastwu przebrn�� przez ten etap pracy bezwi�kszych komplikacji.

Zacznijmy od wprowadzenia bilansu otwarcia (B.O.). Poniewa� poprzedni rok nie jest jesz-cze zamkni�ty, nie dysponujemy pe�nymi danymi zwi�zanymi z bilansem zamkni�cia — niemo�emy wi�c wprowadzi� wszystkich informacji. Niektóre z nich s� jednak ju� dost�pnei stanowi�, bior�c pod uwag� otwierane ksi�gi, newralgiczne dane. Do takich zaliczy� trzebasalda rachunków bankowych, prowadzonych w firmie kas, stanów magazynowych oraz rozra-chunków. One bowiem s� wykorzystywane na bie��co do wewn�trznej kontroli (samokontroli)poprawno�ci ksi�gowa. Program Rewizor pozwala na wprowadzenie niepe�nych danych doB.O. i uzupe�nienie ich póniej. Ostateczne zatwierdzenie bilansu otwarcia nast�pi po zamkni�ciu

48 Rewizor GT. Ewidencja ksi�gowa bez tajemnic

poprzedniego roku, po wprowadzeniu wszystkich bilansuj�cych si� stanów kont. Operacja tajest nieodwracalna — nale�y wi�c podej�� do niej z rozwag�. Opis tej procedury zostanie za-mieszczony w trzecim rozdziale. Dla uspokojenia jednak dodam, �e skorygowanie B.O., koniecznenp. ze wzgl�du na b��dy ujawnione w bilansie zamkni�cia starego roku, jest mo�liwe.

Mechanizm wprowadzania bilansu otwarcia zostanie zaprezentowany na przyk�adzie da-nych znanej nam ju� firmy BUD-MAR. Tabela 1.1 (rozdzia� 1.) wskazuje stany pocz�tkowe orazdotychczasowe umorzenie �rodków trwa�ych — mo�emy zatem wprowadzi� te informacje naodpowiednie konta analityczne. Wykorzystujemy do tego celu funkcj� Plan kont/Bilans otwarcia.Okno z przygotowanym polem do wprowadzania warto�ci pokazane jest na rysunku 2.1.

Rysunek 2.1. Funkcja Plan kont/Bilans otwarcia

Funkcja ta jest oczywi�cie dost�pna równie� z innego poziomu, np. z rozwini�tej Listymodu�ów/Konta/Plan kont/Bilans otwarcia. Do u�ytkownika programu b�dzie nale�a�o wybranieodpowiedniej �cie�ki.

W oknie Bilans otwarcia nie nale�y od razu wczytywa� wszystkich kont bilansowych, a jedy-nie te, których salda chcemy obecnie wprowadzi�, np. �rodków trwa�ych, umorze �rodkówtrwa�ych, rachunków bankowych i kas oraz rozrachunków z kontrahentami. Po zaznaczeniupola Konto nale�y wpisa� znany numer konta analitycznego lub wywo�a� list� kont klawiszemfunkcyjnym F2 i wybra� odpowiednie, akceptuj�c ostatecznie klawiszem Enter lub podwójnymklikni�ciem lewym klawiszem myszy. Saldo konto nale�y wpisa� do odpowiedniej kolumnyKwota Wn lub Kwota Ma.

Warto w tym miejscu przypomnie�, �e warto�ci na kontach mo�na wpisa� tylko na ostatnimpoziomie analityki. Je�eli konto 071 ma konta analityczne, to nie mo�na (program na to niezezwoli) wprowadzi� stanu pocz�tkowego na koncie syntetycznym. Do Bilansu otwarcia mo�e-my wraca� wielokrotnie, zmieniaj�c lub uzupe�niaj�c odpowiednie salda w miar� uzyskiwaniainformacji p�yn�cych z zamkni�cia poprzedniego roku obrotowego. Nie nale�y przy tym przej-mowa� si� brakiem bilansowania si� wprowadzanych danych, a po ka�dorazowym uaktualnieniuBilansu otwarcia powinno si� wykorzysta� funkcj� Zapisz. Rysunek 2.2 obrazuje t� sytuacj�.

Bie��ce ksi�gowania operacji gospodarczych 49

Rysunek 2.2. Wprowadzanie danych do Bilansu otwarcia

Po wprowadzeniu danych do bilansu otwarcia mo�na sprawdzi� poprawno�� zapisów, wy-korzystuj�c do tego zestawienie obrotów i sald, które w programie Rewizor przyjmuje symbolZSO. Raport ten mo�emy uzyska� drog� Dekretacja i ksi�gowanie/Operacje/Zestawienia/ZSO lubpoprzez rozwini�cie Listy modu�ów i wybranie funkcji Zestawienia. Spo�ród parametrów umiesz-czonych w górnej cz��ci okna ZSO nale�y wybra� zakres kont, klikaj�c wszystkie konta,oraz poziom kont, wskazuj�c konta analityczne. Nast�pnie w prawym górnym rogu okna nale�ywybra� funkcj� Wylicz. Efekt naszych poczyna zobaczymy w postaci zestawienia prezentowa-nego na rysunku 2.3.

Rysunek 2.3. Prezentacja danych z B.O. w zestawieniu obrotów i sald (ZSO)

Elementem samokontroli w zakresie poprawno�ci wprowadzanych danych mo�e by� rów-nie� raport Zapisy na koncie dost�pny tak jak ZSO. Rysunek 2.4 przedstawia sposób wprowa-dzania informacji o ch�ci wyboru wszystkich kont aktywnych w tym zestawieniu. Jak wida�,nale�y u�y� znaku specjalnego * (klawisz z gwiazdk�) zast�puj�cego dowolny ci�g znaków— w tym przypadku numery wszystkich kont, których obroty chcemy zobaczy�. Znak tenw opisanym powy�ej znaczeniu jest powszechnie wykorzystywany w programach komputero-wych, a jego funkcja zosta�a przej�ta z systemów operacyjnych komputerów typu PC. Najpierwby� to system DOS, a póniej przej�� go w tym znaczeniu równie� system Windows.

50 Rewizor GT. Ewidencja ksi�gowa bez tajemnic

Rysunek 2.4. Wybór zakresu kont do zestawienia Zapisy na koncie

Raport ten domy�lnie uwzgl�dnia zapisy z bilansu otwarcia, wystarczy zatem wybra�wszystkie konta i wskaza� funkcj� Wylicz, aby uzyska� efekt widoczny na rysunku 2.5. Do Zapisówna koncie jako podstawowego narz�dzia samokontroli b�dziemy wraca� jeszcze wielokrotnie.Oprócz wspomnianego znaku specjalnego * b�dziemy mogli pos�u�y� si� tak�e innymi u�atwia-j�cymi nam wybór kont do zestawienia.

I tak:

� % — dowolny ci�g o d�ugo�ci zero lub wi�cej znaków, np. 2% znajdzie wszystkie kontazaczynaj�ce si� od 2, z kolei %3 znajdzie wszystkie konta kocz�ce si� na 3.

� _ (podkre�lnik) — dowolny pojedynczy znak, np. 40_ znajdzie wszystkie konta, którezaczynaj� si� od 40 i maj� d�ugo�� 3 znaków.

� [ ] — dowolny znak wewn�trz zadanego zakresu, np. 010-0000[2-3] znajdzie zapisyna kontach analitycznych do konta 010 z zakresu 2 – 3.

Rysunek 2.5. Prezentacja danych z B.O. w zestawieniu Zapisy na koncie

Bie��ce ksi�gowania operacji gospodarczych 51

W odmienny sposób wprowadza si� do bilansu otwarcia dane pochodz�ce z rozrachunków,np. niezap�acone faktury z grudnia do dostawców czy nale�no�ci, których termin p�atno�ciprzypada na stycze bie��cego roku. Na rysunku 2.6 prezentowane s� przyk�adowe kontaanalityczne dostawców (Alfa) oraz odbiorców (ZETA). Przypomnijmy, �e dodawanie nowegokonta analitycznego dla kontrahenta odbywa si� poprzez funkcj� Kontrahenci, a wskazaniew karcie kontrahenta na jego typ (odbiorca/dostawca) powoduje przy��czenie do konta synte-tycznego Rozrachunki z dostawcami tylko dostawców, natomiast do konta Rozrachunki z odbior-cami — tylko odbiorców. Wcze�niej oczywi�cie nale�y przy��czy� odpowiednie kartoteki dokont syntetycznych, co zosta�o opisane w pierwszym rozdziale.

Rysunek 2.6. Struktura kont analitycznych dla rozrachunków z kontrahentami

Firma BUD-MAR posiada nierozliczone rozrachunki z tymi kontrahentami na dzie31.12.2010 r.

W oknie Bilans otwarcia, analogicznie jak w przypadku wcze�niejszych zapisów dotycz�cych�rodków trwa�ych, nale�y uzupe�ni� wybrane konta bilansowe, dla których chcemy wprowadzi�stany pocz�tkowe. Pojawi� si� zatem konta 201-00001 oraz 202-00002 (rysunek 2.7). Przy-pomnie� nale�y, �e numeracja kont analitycznych dla dostawców mo�e by� prowadzona od-r�bnie i wtedy otrzymamy konta z tymi samymi numerami analitycznymi dla ró�nych kontra-hentów albo numeracja dostawców i odbiorców b�dzie wspólna, co wykluczy pojawienie si�ró�nych kontrahentów na kontach 201 i 202 z tymi samymi numerami. Ten sam numer analitykimo�e w takim przypadku wyst�pi� tylko dla kontrahenta, który jest naszym dostawc�, ale i rów-nocze�nie odbiorc�, a karta kontrahenta jest tylko jedna, ze wskazaniem typu firmy dostawca/odbiorca. O przyj�tych zasadach numerowania analityk kontrahentów zdecydujemy, wybieraj�cList� modu�ów/Parametry/Analityki kontrahentów. Liczb� znaków w symbolu kontrahentamo�emy ograniczy� lub zwi�kszy� w stosunku do proponowanych 5 znaków. Ten parametrodnajdziemy w funkcji Lista modu�ów/Parametry/Kontrahenci.

Próba wprowadzenia warto�ci w bilansie otwarcia dla kontrahenta spowoduje wy�wie-tlenie komunikatu potwierdzaj�cego, �e tego rodzaju dane mog� by� wprowadzone tylkopoprzez zmodyfikowanie rozrachunków. Jednocze�nie program proponuje przekierowanie doodpowiedniego okna programu celem wprowadzenia warto�ci nierozliczonych transakcji(rysunek 2.8).

52 Rewizor GT. Ewidencja ksi�gowa bez tajemnic

Rysunek 2.7. Uzupe�nianie danych w B.O. o konta kontrahentów

Rysunek 2.8. Komunikat przy próbie wprowadzenia warto�ci rozrachunkówbezpo�rednio w B.O.

Rysunek 2.9 przedstawia okno z danymi dotycz�cymi nierozliczonej transakcji, któr� chce-my wprowadzi� do bilansu otwarcia. Okno odnosi si� do wskazanego w Bilansie otwarciakontrahenta.

PRZYK�AD

Firma BUD-MAR dokona�a w grudniu zakupu od przedsi�biorstwa Alfa. Kolejno nale�y uzupe�ni�wszystkie najwa�niejsze informacje dla nierozliczonego dokumentu:

� numer dokumentu — FVS 123/12/2010,� rodzaj transakcji — zakup towarów,� dat� powstania — 31/12/2010,� termin p�atno�ci — 14/01/2011,

Bie��ce ksi�gowania operacji gospodarczych 53

Rysunek 2.9. Wprowadzanie danych o nierozliczonych zobowi�zaniachna koniec roku obrotowego

� typ rozrachunku — zobowi�zanie,� kwot� i walut� — 12 200,00 PLN,� oraz opcjonalnie: kategori�.

Analogicznie nale�y wprowadzi� dane do bilansu otwarcia, modyfikuj�c rozrachunkidla nierozliczonych nale�no�ci (rysunek 2.10). Firma BUD-MAR sprzeda�a w grudniu towaryfirmie ZETA. Kolejno nale�y uzupe�ni� wszystkie najwa�niejsze informacje dla nierozliczonegodokumentu:

� numer dokumentu — FS 1442/12/2010,� rodzaj transakcji — sprzeda� towarów,� dat� powstania — 29/12/2010,� termin p�atno�ci — 06/01/2011,� typ rozrachunku — nale�no�ci,� kwot� i walut� — 6100,00 PLN,� oraz opcjonalnie: kategori�.

Obraz poprawnie wprowadzonych do bilansu otwarcia danych o rozrachunkach na koniecroku obrotowego przedstawia rysunek 2.11. Zwró�my uwag� na kolumn� Nazwa, w którejpojawiaj� si� nazwy kont, w tym np. nazwy kontrahentów. Napisy s� wyszarzone — s� niedo-st�pne do edycji i pojawiaj� si� tylko po prawid�owym wybraniu istniej�cego konta bilansowego.

54 Rewizor GT. Ewidencja ksi�gowa bez tajemnic

Rysunek 2.10. Wprowadzanie danych o nierozliczonych nale�no�ciach na koniecroku obrotowego

Rysunek 2.11. Wprowadzone do bilansu otwarcia dane dotycz�ce kont rozrachunkowych

Próba wprowadzenia niew�a�ciwego konta zawsze zostanie rozpoznana i program zapropo-nuje przej�cie do planu kont w celu dodania nowego konta. Jak wida�, dane do bilansu otwarciamog� by� wprowadzane nawet wtedy, gdy jeszcze nie uzupe�nili�my wszystkich danych w na-szym planie kont.

Zastosowanie opisanego sposobu wprowadzania danych o stanach pocz�tkowych zobo-wi�za i nale�no�ci da prawid�owy rezultat pod warunkiem, �e konta 201 i 202 zostan� zdefi-niowane jako rozrachunkowe. Brak tego parametru w definicji konta da co prawda mo�liwo��wprowadzenia warto�ci bezpo�rednio w oknie Bilans otwarcia, ale nie b�dziemy dysponowa�raportami o nierozliczonych transakcjach. Nie wygenerujemy równie� w programie monitówi not odsetkowych. Do konta, do którego istniej� ju� zapisy, np. pochodz�ce z bilansu otwarcia,

Bie��ce ksi�gowania operacji gospodarczych 55

nie b�dzie mo�na ju� pod��czy� kartoteki po to, by móc korzysta� z raportów o zobowi�zaniachi nale�no�ciach w ci�gu roku. Musieliby�my wi�c mie� odr�bne konta na potrzeby B.O. i zapisóww ci�gu roku dotycz�ce tych samych rodzajów zdarze — np. rozrachunków z kontrahentami,pozosta�ych rozrachunków z pracownikami i innych rozrachunków. Nie nale�y jednak, moimzdaniem, przesadza� z liczb� kont rozrachunkowych. Ksi�gowanie bie��ce dokumentów i takzwi�zane b�dzie z konieczno�ci� wprowadzenia wielu elementów, takich jak: numery, daty,opisy zdarze, warto�ci, odniesienia do rejestrów VAT, terminy p�atno�ci. Nale�y si� zastanowi�,czy konieczne jest wprowadzenie jeszcze jednej informacji o rozrachunkach. Pomimo �eistnieje mo�liwo�� skorzystania z kartotek ró�nych instytucji (urz�dy skarbowe, ZUS) i mo�naby w zwi�zku z tym uzna� konta syntetyczne rozliczaj�ce podatki czy sk�adki ZUS za kontarozrachunkowe, to jednak wydaje si�, �e w tym przypadku gra nie jest warta �wieczki. Ze-stawienia z tych kont, na pewno cz�sto wykonywane dla sprawdzenia poprawno�ci zapisów,porównywane ponadto z odpowiednimi deklaracjami, daj� nam pogl�d na temat nierozliczo-nych p�atno�ci bez potrzeby wprowadzania rozrachunków. Niektóre programy finansowo--ksi�gowe popularne na naszym rynku pozwalaj� na przypisanie salda Wn i salda Ma doodpowiednich pozycji bilansu tylko wtedy, gdy konto jest rozrachunkowe. Przyk�adem mo�eby� konto Rozliczenie zakupu, które mo�e wykazywa� zarówno saldo Wn, jak i Ma. Rewizor po-zwala na odpowiednie zdefiniowanie pozycji bilansu bez potrzeby okre�lania tego konta jakorozrachunkowego. Liczba tzw. pozosta�ych transakcji jest czasami tak znikoma, �e uznaniekonta Pozosta�e rozrachunki w�a�nie za konto rozrachunkowe mija si� z celem. Prosz� jednakprzyj��, �e jest to pogl�d autora, a przyzwyczajenie jest drug� natur� — je�eli kto� u�ywa�do tej pory wielu kont rozrachunkowych i nast�pnie rozlicza� transakcje z wykorzystaniemfunkcji rozrachunków, to pewnie b�dzie tak robi� dalej.

Aby sprawdzi� poprawno�� danych wprowadzonych w B.O. na kontach rozrachunko-wych, nale�y wybra� funkcj� Lista modu�ów/Rozrachunki/Rozrachunki wg kontrahentów(rysunek 2.12).

Rysunek 2.12. Wybór funkcji Rozrachunki wg kontrahentów

http://program-partnerski.helion.pl

Przycisk1: Przycisk2: