rie bau lassen & ole krarup - seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015

Fremhæv tekst/ord ved at markere teksten/ord

og klik på kursiv knappen på fanen Start.

Tekst farve kan også ændres til klarblå

Vælg først design Den hvide forside er primært til

brug hvis du forventer at præsentationen også skal

udskrives på papir.

Version 2014-09-03

Gevinstrealisering i projektledelse - Er der gevinster ved gevinstrealisering?

Dansk IT 25.juni 2015

RIE BAU LASSEN, ALM. BRAND OLE KRARUP, RAMBØLL MANAGEMENT CONSULTING

Niveau 1 = Almindelig tekst Niveau 2 = Punktopstilling For at få punktopstilling brug

‘Forøg listeniveau’

For at få almindelig tekst,

brug ‘Formindsk listeniveau’

Sidefod og/eller dato 1. Vælg ’Indsæt’ i topmenuen

2. Vælg ’Sidehoved og Sidefod’ 3. Sæt Check ved dato og/sidefod 4. Skriv titel på præs. i tekstfeltet

5. Tryk ’Anvend på alle’

Maks. højde på teksten som automatisk bevæger sig op nedefra

efterhånden som der skrives.

Punktopstilling (Bullets) For tydeliggørelse og af

pædagogiske grunde, samt god læsbarhed, bør der ikke anvendes

mere end 3 niveauer ved punktopstilling.

Hvad var udgangspunktet? Et afsluttet projekt blev drøftet i direktionen – hvorfor fejlede det? Vi må ha’ styr på det her!

2

Hvorfor overhovedet starte gevinstrealisering?

http://www.google.co.uk/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0CAcQjRxqFQoTCJncvsHuk8YCFQYQLAodp5wB3w&url=http://www.richsmanagementblog.com/five-things-to-do-when-you-screw-up/management-principles/&ei=Xud_VZm1NoagsAGnuYb4DQ&bvm=bv.96041959,d.bGg&psig=AFQjCNGljl1zrGBocL_rwHb0HrdB5g3Sqw&ust=1434532036489533













• “Med anvendelsen af gevinstrealisering er det sandsynligt, at organisationer kan realisere op imod 75 % af gevinsterne ved en given forandring, hvor de før kun realiserede 25 %”

• “Omkring 40 % af alle projekter og programmer fejler i den henseende, at

de aldrig opnår de planlagte gevinster…” • “Projekters succesrate er ikke steget de sidste 15 år. Kun omkring 5% af

alle projekter høster deres fulde gevinstpotentiale”

3

Er der noget at komme efter?

Kilder: Bradley G.: Benefit Realisation Management (2010) og Strategic Management Consultancy (sigma) og Steve Jenner: Managing Benefits (2012)













Hvad var udgangspunktet? • Et afsluttet projekt blev drøftet i direktionen

– hvorfor fejlede det? Vi må ha’ styr på det her! • Et heldagsseminar om gevinstrealisering med Rambøll Management inspirerede os

- Det må vi da også kunne gøre noget ved! • Modenheden i projektarbejdet i Alm. Brand på et højt niveau

- naturligt at bygge videre på Det var starten på udviklingen som vi forventede kunne give os styr på: - At igangsætte de rigtige projekter - At realisere de identificerede gevinster i projekterne

4

Hvorfor overhovedet starte gevinstrealisering?













Bevidsthed om proces

Gentagelig proces

Defineret proces

Styret/ledet proces

Optimeret proces

1

2

3

4

5

Portfolio, Programme, and Project Management Maturity Model

5













6

Tid

Kvalitet Pris

Gevinst- realisering

Basisorganisation

Projekt

Idé/behov

Idéfase Projekt-opstart

Projekt-gennem-førelse

Afslutning/-overlevering

Implementering/-gevinstrealisering

Leverancer

Idé-beskrivelse

• Er der tilstrækkeligt attraktive gevinster i ideen?

• Er ideen bæredygtig? • Er der urimelige risici? • Mere attraktiv end andre

ideer?

Gevinstfokus’ betydning for: • Interessentanalyse • Risikoanalyse • Planlægning • Organisering • Rapportering

Retningslinjer for: • Implementerings-

planer • Overlevering til

drift • Gevinstplanlægning

• Styringsgrundlag • Opfølgning og

rapportering • Vurdering af

projektets fortsatte værdi

• Realisering af gevinster

• Justering og supplerende tiltag

Overordnet generisk model - Fra idé til gevinst i faser













7

Gevinster som styringsmæssigt omdrejningspunkt i projekter

Gevinster

Kvalitet

Tid

Pris

Risici













8

Fra teori til handling i Alm Brand Hvordan kan de leve og eksekveres i vores egen virksomhed?

Hvor/Hvordan? Hvad giver det os? Hvad er svært?

Idéfasen: På alle ”projekt” idéer gennemføres en faciliteret gevinstnedbrydning. - 2-3 timer -Projektejer (idéejer) + gevinstejer

Trykprøvet idé – Hvad vil vi opnå? Er det realistisk? Idéen og forretningen udfordres. Fælles formuleret udgangspunkt Dårlige idéer kan skydes ned - Giver bedre beslutningsgrundlag

At få Forretningen i en driftsorienteret/salgsorienteret organisation til at forpligte sig til konkrete økonomiske gevinster At få tiden til at deltage!

Foranalyse:

Bygge Business Casen og nedbryde gevinsterne

yderligere:

-Hvor sætter den sig? Er den økonomisk? Er den

”blød”.

En business Case der bygger på fakta

Forretningen enige om hvad der skal medtages i budgetter

At beregne hvor mange kroner /ører det giver! Baseline

Projektopstart: Hvor og hvordan kan vi måle?

Målingen er etableret når der skal følges op At få tid/fokus på dette i en travl fase At pålægge ekstra ansvar på forretningen – de skal hjælpes

Projektgennemførsel: Bruge gevinstkortet aktivt. Sammenhæng ml. aktivitet og gevinst Udarbejde plan for opfølgningen

Fokus på gevinsten frem for løsningens farve! Opfølgningen er mulig og ”i system”

At beholde fokus på gevinsterne i ”kampens hede”.

Efter projekt: Opfølgning efter planen og korrigerende handlinger

Løbende følge gevinsterne og kan korrigere bedre realisering

Hvem skal hjælpe forretningen? Sikre at gevinstrealisering holdes aktiv Tid til at kigge bagud?













9

Kilder til baseline- og måldata

Kategorier

Produktivitet / effektivitet Kvalitet Direkte finansielle "Bløde"

Lø

sn

ing

er

Bestand Bestand

Intern NPS

Tia Sag (KIT) Tia Sag (KIT)

Nationalbanksrapportering Nationalbanksrapportering

Rabat

Tilgodehavender

Skade

Tid / Fravær

Provision Provision

Skade Skadeservice

Marketingsdata (Unica) Marketingsdata (Unica)

Salg Salg

Prissammenligning (Forretningsudvk. Privat)

Telefoni Telefoni

Ekstern NPS (MDS) (Kundetilfredshed)

Kørsel (HR) (Autolog)

Konkurrentsammenligning (MDS)

Engagementsmåling (HR)

Digitaliseringsgrad













10

Gevinstprofiler S

T

A

T

U

S

Gevinstnavn/nr.

HUSK at udfylde status

på etablering af måling

hver gang

Beskrivelse

Uddybning af den

gevinst Forretningen

opnår, f.eks. ”Højere

indtjening/toplinie,

idet…”

Hvordan måles?

Skal der etableres

rapportering/udtræk

mm. i projektet og

hvem er ansvarlig for

etableringen

Tidspunkter for

måling

Med hvilket

interval skal

målingerne

foretages?

Gevinstudvikling

Hvad er status på

gevinsten(økonomisk,

kvalitet, effektivitet,

tilfredshed) efter

projektets

gennemførsel? F.eks.

år 1 = 1,5 mio, år 2= 2

mio etc.

Baseline

Hvad er status på

gevinsten før

projektet

implementeres?

Den nuværende

situation?

Gevinstansvarlig

Den person, der er

ansvarlig for

realiseringen af

gevinsten og ejer

denne efter

projektets

afslutning

Bedre lønsomhed/ G1

Indtjeningen på disse

kunder vil stige, idet

kunden vil blive indtegnet

med den korrekte risiko,

hvorfor AB også vil…..

Der skal laves udtræk på..

XXX

(Pia taler med Lisbeth P.

og undersøger om CFR på

storskader er en

mulighed)

Halvårligt,

startende 01/06-

2016

AB risiko vil formindskes

med X %

I dag udbetales xx kr

ifm. skader, der

skulle have tegnet

under andre

betingelser

Privatdirektør

Højere effektivitet/ G2 Effektiviteten vil

forbedres, idet der vil

være tidsbesparelser for

såvel Support som Ass.,

men den helt store

tidsbesparelse vil være

hos SC Erhverv, der ikke

vil fremover skal foretage

oprettelser og ændringer

for E-ass. på disse

kunder.

Der skal etableres….

(Evt. kigge på KSC proces,

der er besværlig og

tidskrævende)

Kvartårligt,

startende xx/xx-

2016

SC Erhverv vil spare xx

timer svarende til….

I dag bruges der xx

timer på….

SC leder













11

Governance i gevinstperspektiv

Idé Pipeline Foranalyse Projekt

Gennemførsel Projekt-

afslutning Opfølgning

implementering Opfølgning Gevinster

Fase

Drive

r In

volve

rede

Aktivite

ter

Ou

tpu

t B

eslu

tnin

gsen

hed













Gevinstnedbrydning i idéfase og foranalyse er efterspurgt - Det giver overblik og hjælper til Business Casen Gevinstrealiseringen stopper i de fleste tilfælde efter foranalysen -Der er fokus på projektets leverancer Gevinsterne ”slippes” ikke. Gevinster lægges i budgetter og der følges op efter projektets nedlukning i år 1,2,3. - Det er langt fra alle gevinster som realiseres efter planen Pilotprojekt som havde tæt samarbejde mellem projekt, implementering og seniorbruger gav værdi - Det skal vi overføre til noget fast værdifuldt på alle projekter

12

Hvor er vi nu?













• Vi vil etablere en rolle der støtter/understøtter forretningen i hele processen. Lige fra

gevinstnedbrydningen til implementeringen og måling/opfølgning Målet er: at metoden opleves som vigtig og vi værdiopleves • Vi vil finde ambassadører i styregrupperne og få hjælp via ”det gode eksempel”. • Der etableres netværk Målet er: at inspirere til god adfærd om gevinstrealisering samt sikre sparring om emnet • Løbende vurdere behov for kompetenceløft og tilpasning af metoden efter vores erfaringer Målet er: at processen ikke opleves for tung og at de rette kompetencer er til stede.

13

Hvad er de næste skridt?













• Skalér processen så den passer til Jeres virksomhed og modenhed • Sørg for opbakning i ledelsen og arbejd på at gøre det til en integreret del af processen • Skab ambassadører i blandt de udførende (projektledere, forretning) fx via pilotprojekter • Sørg for, at der er støtte til arbejdet • Hav tålmodighed og forståelse for at forretningen skal følge med

14

Hvad har vi lært?













15

Spørgsmål?













16

Workshop 1 og 2

# Tema Formål Indhold Forberedelse Output

1 Metoder og teknikker

Opbygning af stærkere metodesikkerhed med henblik på kompetenceløft og operational anvendelig viden om bedste praksis.

• Generel metodegennemgang.

• Presentation af teknikker, introduktion af templates, og gennemgang af bedste praksis indenfor BRM som samlet disciplin

• Erfaringer og eksempler fra brug af BRM I AB

• Udviklede skabeloner • Case fra relevant AB

projekt

• Tilrettede skabeloner med vejledning til brug af værktøjer I AB

• Forslag til gevinstkort-lægning for udvikling af BRM I AB

2 GevinstGover-nance

Etablere et afsæt for, at gevinster indgår i Alm.Brand som omdrejningspunkt for projekt- og forandringsledelse når der ledes, organiseres og træffes beslutninger

• Roller og ansvar • Ledelse og

organisering • Styringsprincipper,

beslutningsfora og godkendelsesprocesser i et BRM perspektiv

• Nuværende rolle- og ansvarsbeskrivelser

• Nuværende governance retningslinjer for projekter

• BRM relaterede rolle- og ansvarsbeskrivelser

• Retningslinjer for organisering af BRM arbejdet i AB

• Konkrete anbefalinger til styrket gevinst-drevet ledelse og organisering













17

Workshop 3 og 4

# Tema Formål Indhold Forberedelse Output

3 Måling og opfølg-ning

Udvikling af praksisskab i forhold til opstilling af baselines og indikatorer. Konkrete tilgange til opfølgning og reaktion på baggrund af observationer.

• Principper bag målbarhed.

• Udvikling af baselines, indikatorer og target values.

• Ledelsesrapportering og korrigerende handlinger på baggrund af målinger

• Oversigt over tilgængelige informationer til brug for baselines og KPI’er

Retningslinjer for: • etablering af baselines

og KPI’er • Måling af og

opfølgning på gevinster

• Ledelsesrapportering • Korrigerende

handlinger

4 Lede og drive foran-dringer

Opbygning af principper for løbende samspil mellem midlertidig organisation og basisorganisation. Praktisk guide til gennemførelse af forandringer og specifikation inklusive timing og ansvar

• Løbende samspil med basisorganisation

• Udvikling af Blueprints • identifikation og

specifikation af forandringer

• Samspil mellem projekter (enablers) og tilhørende forandringstiltag (business changes)

• Klargøring af et eller flere relevante projekter i AB som caseoplæg

• Erfaringsbaseret inspiration til løbende samspil mellem midlertidig organisation og basisorganisation i forskellig kontakt

• Praktisk guide til gennemførelse af forandringer og specifikation inklusive timing og ansvar

rie bau lassen & ole krarup - seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015

Technology