Syddjurs’ I/(O)-arkitektur- Automatisk distribution og journalisering af henvendelser

Rigsarkivets konference – 4. november 2015

Jon Badstue PedersenAfdelingslederDigitaliseringSyddjurs Kommunejbp@syddjurs.dk

1. KL Emnesystematik – en Syddjurs-forhistorie

2. Løsningsarkitektur

3. Komponent 1: Berigelseskomponent - OS2kle

4. Komponent 2: SOFD (lokalt datavarehus (MDM))

5. Komponent 3: OS2Opgavefordeler

6. Resultater og perspektiver

Agenda

Lidt terminologi:

KLE: KL Emnesystematik er en lovbaseret kommunal taksonomi (journaliseringsnøgle), der bruges til at registrere de kommunale opgaver (emner) og forvaltningshandlingen ift. opgaven (handlingsfacetterne) på den enkelte sag.

Se mere på http://www.kle-online.dk/

KLE

OS2kle : Beriget ”operationel” KLE

• ESDH (højeste indholdsmæssige kvalitet i Danmark).

KLE-forhistorie 1

• Det er obligatorisk at opmærke alle indholdssider i syddjurs.dk med KLE

KLE-forhistorie 2

AUTOOPMÆRKNING VIA OS2KLE

• Alle IT-systemer opmærkes med KLE (opgaver der IT-understøttes af systemet) i Syddjurs’ kontraktdatabase

KLE-forhistorie 3

Deltager i det tværkommunale OS2-projekt OS2KITOS, der bl.a. er baseret på KLE

KLE-forhistorie 4

• KL vedligeholder den ”gratis”

• KLE kendes i forvejen i organisationen

• KLE er moden

• KLE er mappet til FORM (og meget andet)

• Automatisk relation til ESDH-indhold, blanketter og selvbetjeningsløsninger

Hvorfor KLE?

I/O-arkitektur

SOFD(Autoritativ Organisation)

OS2Opgavefordeler(Klassifikation og Organisation)

Digital post

Mail

Virk.dk

Blanket

Fysisk brev

Indskanning

Syddjurs I/O-manager(Beskedfordeler)

OS2kle(Klassifikation)

KLEnr.

Dokumentlager

Pdf + XML

KLEnr.

KLEnr.

Organisation og Medarbejder

Organisation og Medarbejder

Mail(Dokument)

Post i ESDH(Dokument)

Præjournalisering i ESDH

(Sag og Dokument)

Snitflade

Snitflade

Snitflade

KLE(Klassifikation)

Klassifikation

JBoss (applikationsserver), Camel (integrationsframework), Drools

(regelmotor), ActiveMQ (beskedkø)

MS SQL + .Net

Taxon Hub og Taxon Classifier

Acadre CM

Acadre CM

MS Exchange

JBOSS, Apache og PostgreSQL

Kan også være eks. SBSIP fra SBSYSS

Kan også være APOS2 eller OS2MO

Komponent 1: OS2kle

Komponent 1: OS2kle

Komponent 1: OS2kle

DET LOKALE PRÆG

OS2KLE – www.os2kle.dk

Live demo

Komponent 2: SOFD

Sandhedsdatabasen

Komponent 3: Opgavefordeler

Resultatet i ESDH

KLE-opmærkning dikterer automatisk organisationsenhed, ESDH-enhed og medarbejder.

Masser af dejlige metadata

Overblik, styring og kontrol

Resultat

• 80% af al indgående skannet post distribueres automatisk til rette afdeling/medarbejder (Vi vurderer at 85% er grænsen).

• Oplysningsskemaer sender vi automatisk en mail-kopi af til revision.

• Regninger fra TDC journaliserer vi automatisk på en eksisterende sag.

• Ansøgning om dansk pas opretter vi en ny sag på, journaliserer dokumentet, og lukker sagen igen.

• Ændringer vedr. ansøgning om kørekort - opretter vi en ny sag på, journaliserer dokumentet, og lukker sagen igen.

Resultat

• Anmodninger om fritagelse for Digital Post opretter vi en ny sag på, journaliserer dokumentet, og lukker sagen igen.

• Syge- og barseldagpenge Bevillingsbreve som kommer ind via Digital Post til syddjurs@syddjurs.dk bliver præjournaliseret på en ny personalesag.

• Anmodninger om fleksjobrefusion og anmodninger om løntilskudsrefusion som kommer fra KMD via sikker post til syddjurs@syddjurs.dk. Løsningen til disse er lavet og sat i drift teknisk hvor den opretter dem som Dagens Post i Acadre med bilag (men anvendes ikke pga. bilagsproblematik).

• http://www.syddjurs.dk/

• http://www.os2web.dk/

• http://www.os2web.dk/os2kle

• https://os2web.atlassian.net/browse/KLE

• http://kle-online.dk/

• http://taxon.dk/

• http://halibut.dk/

• http://www.datascanning.dk/

Links