risk management
DESCRIPTION
Risk Management. Pertemuan 11 PPSI. Learning Objectives. Resiko dan manajemen resiko Elemen dan konten plan manajemen resiko Sumber resiko dalam proyek IT Proses identifikasi resiko , tools dan teknik identifikasi resiko Risk register Analisa resiko yang kualitatif - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
PERTEMUAN 11 PPSI
Risk Management
2
Learning Objectives
- Resiko dan manajemen resiko- Elemen dan konten plan manajemen resiko- Sumber resiko dalam proyek IT- Proses identifikasi resiko, tools dan teknik identifikasi
resiko- Risk register- Analisa resiko yang kualitatif- Faktor resiko, probability/impact matrix- Analisa resiko yang kuantitatif- Monitoring resiko- Software bantu untuk manajemen resiko
Manajemen resiko proyek
Adalah sebuah manajemen atau cara mengatur bagaimana mengidentifikasi , analisa dan menrespon sebuah resiko dalam sebuah proyek
Manajemen resiko dapat membantu kesuksesan proyek dengan cara membantu memilih proyek yang baik, menentukan scope proyek dan membuat estimasi yang real
4
Lanjutan..
Riset oleh IBBS dan KWAK menunjukkan resiko memiliki tingkat kepastian yang paling rendah dari semua knowledge areas.
KLCI menunjukkan keuntungan menggunakan software manajemen resiko yang baik
KPMG menemukan 55% dari overrun project (proyek yang memiliki biaya yang tinggi dan overtime) disebabkan karena tidak menggunakan manajemen resiko samasekali*Cole, Andy, “Runaway Projects—Cause and Effects,” Software World, Vol. 26,
no. 3, pp. 3–5 (1995).
5
Tingkat kepastian proyekKEY: 1 = LOWEST MATURITY RATING 5 = HIGHEST MATURITY RATING
Knowledge AreaEngineering/ Construction
Telecommunications Information Systems
Hi-Tech Manufacturing
Scope 3.52 3.45 3.25 3.37
Time 3.55 3.41 3.03 3.50
Cost 3.74 3.22 3.20 3.97
Quality 2.91 3.22 2.88 3.26
Human Resources 3.18 3.20 2.93 3.18
Communications 3.53 3.53 3.21 3.48
Risk 2.93 2.87 2.75 2.76
Procurement 3.33 3.01 2.91 3.33
*Ibbs, C. William and Young Hoon Kwak. “Assessing Project Management Maturity,” Project Management Journal (March 2000).
6
Keuntungan penggunaan software manajemen resiko
80%
60%47% 47% 43%
35%
6%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
*Kulik, Peter and Catherine Weber, “Software Risk Management Practices – 2001,” KLCI Research Group (August 2001).
Resiko yang negatif
Resiko : adalah kemungkinan untuk kekalahan atau luka
Mengetahui resiko negatif, berarti mencari potensial masalah yang mungkin muncul dalam proyek dan cara menghindarinya
Manajemen resiko negatif ibarat seperti form asuransi, yang berarti sebuah investasi
Resiko bisa positif
Resiko positif : adalah resiko yang muncul berupa sesuatu yang bagus, biasanya disebut opportunities (kesempatan)
Definisi umum dari resiko proyek bisa berarti resiko positif maupun negatif untuk mencapai tujuan proyek
Goal utama dari manajemen resiko adalah meminimalkan resiko negatif dan memperbesar resiko positif
Risk utility
Disebut juga risk tolerant adalah jumlah kepuasan atau kesenangan yang dapat diterima dari hasil mengatasi resiko Risk utility akan menurun untuk orang yang anti
resiko Orang yang senang mencari resiko memiliki toleransi
resiko yang besar terhadap resiko dan kepuasannya akan bertambah jika berhasil menghadapi resiko yang lebih besar
Risk-neutral berusaha menyeimbangkan antara resiko dan hasil yang dicari
10
Figure 11-2. Risk Utility Function and Risk Preference
Manajemen resiko proyek
1. Plan manajemen resiko2. Identifikasi resiko3. Analisa resiko kualitatif4. Analisa resiko kuantitatif5. Plan response resiko6. Monitoring dan kontrol resiko
Beberapa sumber resiko dalam proyek IT
The Standish Group membuat sebuah scoring potensi dan resiko potensial IT
Beberapa kategori resiko dalam IT yang lain : Market risk Financial risk Technology risk People risk Structure/process risk
1. Plan manajemen resiko
Output utamanya adalah dokumen yang menggambarkan prosedur menghadapi resiko dalam proyek
Tim proyek harus terus mengevaluasi dokumen dan bagaiman sikap organisasi dan sponsor terhadap resiko yang muncul
Leval yang dibutuhkan akan bervariasi dari berbagai tipe proyek
Beberapa yang diperlukan dalam plan manajemen resiko
Methodology
Roles and responsibilities
Budget and schedule
Risk categories
Risk probability and impact
Risk documentation
15
Scoring resiko potensial IT
Success Criterion Relative Importance
User Involvement 19
Executive Management support 16
Clear Statement of Requirements 15
Proper Planning 11
Realistic Expectations 10
Smaller Project Milestones 9
Competent Staff 8
Ownership 6
Clear Visions and Objectives 3
Hard-Working, Focused Staff 3
Total 100
2. Identifikasi resiko
Sebuah proses untuk mengetahui apa saja potensi yang menghambat atau mendukung proyek
Tool yang digunakan Brainstorming Teknik delphi Interviewing SWOT
Brainstorming
Adalah teknik mempertemukan semua anggota tim dan penyampaian ide untuk memecahkan masalah
Fasilitator yang berpengalaman dibutuhkan dalam sesi brainstorming
Jangan sampai terlalu berlebihan atau kurang dalam brainstorming karena: Ketika sendiri orang akan lebih mudah mengutarakan
ide daripada ketika dalam forum Tetapi forum lebih memberi hasil yang lebih baik
dalam pemecahan masalah
Teknik delphi
Teknik yang digunakan untuk mencapai kesepakatan oleh para pakar memprediksi kemungkinan-kemungkinan dalam proyek
Menggunakan beberapa putar pertanyaan dan respon tertulis dan menghindari kondisi bising seperti di brainstorming
interviewing
Adalah teknik untuk mencari fakta dengan cara mengumpulkan informasi face-to-face, by phone, email atau diskusi
Interviewing beberapa orang dengan pengalaman yang sama akan membantu penyelesaian proyek
Analisa SWOT
SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, and threats) juga dapat digunakan untuk identifikasi resiko
Dapat mengidentifikasi resiko baik dan buruk yang mungkin menimpa proyek
3. Analisa resiko kualitatif
Menghitung resiko dan impact-nya untuk menentukan prioritas dan besarnya
Risk quantification tools and techniques : Probability/impact matrixes The Top Ten Risk Item Tracking Expert judgment
22
Sample Probability/Impact Matrix
23
Chart Showing High-, Medium-, and Low-Risk Technologies
24
Example of Top Ten Risk Item Tracking
Monthly Ranking
Risk Item This
Month
Last
Month
Numberof Months
Risk ResolutionProgress
Inadequateplanning
1 2 4 Working on revising theentire project plan
Poor definitionof scope
2 3 3 Holding meetings withproject customer andsponsor to clarify scope
Absence ofleadership
3 1 2 Just assigned a newproject manager to leadthe project after old onequit
Poor costestimates
4 4 3 Revising cost estimates
Poor timeestimates
5 5 3 Revising scheduleestimates
25
Expert Judgment
Banyak organisasi bergantung pada perasaan intuitif dan pengalaman masa lalu dari para ahli untuk membantu mengidentifikasi risiko proyek potensial.
Para ahli dapat mengkategorikan risiko tinggi, sedang, atau rendah dengan atau tanpa teknik yang lebih canggih.
Bisa juga membantu menciptakan dan memantau daftar watch, daftar risiko yang prioritas rendah, tapi masih diidentifikasi sebagai risiko potensial.
26
Quantitative Risk Analysis
Sering mengikuti analisis risiko kualitatif, namun keduanya bisa dilakukan bersama-sama.
Proyek besar dan rumit yang melibatkan teknologi terdepan sering memerlukan analisis risiko kuantitatif yang luas.
Teknik utama meliputi: Decision tree analysis Simulation Sensitivity analysis
27
Risk Monitoring and Control
Melibatkan melaksanakan proses manajemen risiko untuk merespon kejadian risiko.
Output utama pemantauan risiko dan pengendalian adalah: Requested changes. Recommended corrective and preventive actions. Updates to the risk register, project management
plan, and organizational process assets.