risorse, competenze e formazione del personale · profili professionali_____7 6.2.5. personale...

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PROCEDURA GQ03

File: gq03_form_ed1_12_05_2012.doc – applicativo word/00 pag. 1 di 24

Titolo:

Risorse, competenze e formazione del personale


PROCEDURA

GQ03


Edizione n. 1 data 12.5.12 pag. 2 di 24

INDICE

1. Scopo ______________________________________________________________ 3

2. Campo di applicazione_________________________________________________ 3

3. Riferimenti __________________________________________________________ 3

4. Definizioni __________________________________________________________ 4

5. Competenze e responsabilità ____________________________________________ 5

6. Testo _______________________________________________________________ 5

6.1. Principi generali 5 6.2. Organizzazione delle risorse 5

6.2.1. Organigramma _____________________________________________________________5 6.2.2. Personale esterno____________________________________________________________6 6.2.3. Requisiti della posizione di lavoro ______________________________________________6 6.2.4. Profili professionali __________________________________________________________7 6.2.5. Personale autorizzato per l’esecuzione delle prove _________________________________7 6.2.6. Cartella del dipendente _______________________________________________________7

6.3. Formulazione previsioni annuali di formazione 8

6.4. Gestione attività formative consortili 8 6.5. Gestione attività formative interne 9

6.5.1. Attività svolte nel rispetto del piano annuale ______________________________________9 6.5.2. Attività non prevista nel piano annuale __________________________________________9

6.6. Attività formativa obbligatoria 9

6.7. Gestione Attività Formative Esterne 10 6.8. Attività di Addestramento 10

6.9. Registrazioni 11 6.10. Valutazione dell’efficacia 12

6.11. Consuntivazione periodica 12 6.12. Archiviazione dei documenti 12

7. Deroghe eccezioni e limitazioni_________________________________________ 13

8. Registro delle modifiche ______________________________________________ 13

9. Allegati ____________________________________________________________ 14 9.1. Schema profilo professionale 14

9.2. Modulo budget attività formativa 15 9.3. Piano di formazione 16

9.4. Proposta di Partecipazione a Corsi, Seminari, Convegni e Congressi 17 9.5. Requisiti della Posizione di Lavoro 18

9.6. Scheda personale di addestramento 19 9.7. Scheda di valutazione 20

9.8. Scheda individuale di formazione 21 9.9. Foglio di presenza 22

9.10. Confronto corsi programmati/attuati 23 9.11. Consuntivo formazione svolta 24


PROCEDURA

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1. Scopo

È di:

1. Stabilire modalità e responsabilità per la definizione e l’aggiornamento della

struttura organizzativa del Laboratorio;

2. Definire i compiti e le responsabilità delle Funzioni preposte alla formulazione, alla

pianificazione, alla attuazione dei programmi formativi.

3. Regolare le attività di programmazione, realizzazione e registrazione degli

interventi di formazione e addestramento del personale.

2. Campo di applicazione

La procedura si applica:

Nella definizione ed aggiornamento della struttura organizzativa;

in tutte le occasioni in cui è necessario effettuare interventi formativi rivolti al

personale:

in aula;

in campo;

all’esterno;

per aggiornamento professionale;

per riqualificazione;

per inserimento in nuove posizioni di lavoro;

neo assunto.

3. Riferimenti

Norme UNI EN ISO 9000:2005

UNI EN ISO 9001:2008 punto 6.2

UNI CEI EN ISO/IEC 17025:2005, p. 5.2.


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MQ01 Manuale Qualità del Laboratorio

D.L.vo 30.6.03, n.196 Codice in materia di protezione dei dati personali.

4. Definizioni

Termine Significato

Addestramento Intervento di affiancamento a personale già esperto della mansione, a-

vente lo scopo di fornire le conoscenze tecniche operative.

Formazione Partecipazione a corsi interni o esterni, con lezioni in aula, che possono

avere un seguito sul posto di lavoro, mirate a far conseguire al persona-

le comportamenti e conoscenze in linea con gli obiettivi per lo sviluppo

delle risorse umane del Laboratorio.

Formazione E-

sterna

Partecipazione a corsi presso Terzi.

Formazione In-

terna

Partecipazione a corsi realizzati presso il Laboratorio, con docenza in-

terna o esterna.

Funzione Area organizzativa del Laboratorio coordinata da un Responsabile posto

alle dipendenze della Direzione.

Organigramma Rappresentazione grafica della struttura organizzativa di un’azienda.


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Termine Significato

Piano di forma-

zione

Documento che contiene il programma delle attività formative interne

ed esterne, rivolte al personale, da svolgere nel corso dell’anno cui si

riferisce.

Profilo profes-

sionale

(mansionario)

Documento che riassume compiti e responsabilità di ogni posizione di

lavoro.

Requisiti della

Posizione di La-

voro

Elenco delle conoscenze necessarie per ricoprire adeguatamente la Po-

sizione di Lavoro.

Unità Unità organizzativa del Laboratorio coordinato da un Responsabile po-

sto alle dipendenze di una Funzione.

5. Competenze e responsabilità

Sono riportate nel testo della procedura, in corrispondenza dello sviluppo delle azioni .

6. Testo

6.1. Principi generali

Il Laboratorio adotta i seguenti criteri:

- Tutto il personale va informato sulla rilevanza della propria attività ai fini del

conseguimento degli obiettivi stabiliti dalla Direzione. Tale compito è

responsabilità del diretto Superiore e va attuato attraverso la formazione e la

diffusione, per quanto di pertinenza, degli obiettivi fissati dalla Direzione.

- Eventuali modifiche al piano annuale consolidato di formazione possono essere

apportate solo previa autorizzazione della Funzione GQ.

6.2. Organizzazione delle risorse

6.2.1. Organigramma

La definizione quantitativa delle risorse umane necessarie al Laboratorio e della loro

gerarchia va fatta tenendo in considerazione:

Il volume e la complessità delle determinazioni eseguite;

Degli obiettivi e della politica stabiliti dalla Direzione.


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È compito della Direzione:

Definire, avvalendosi del supporto dei propri collaboratori, l’organizzazione

gerarchica del Laboratorio;

Emettere e distribuire alle Funzioni il corrispondente organigramma;

Definire, avvalendosi della collaborazione dei responsabili di Funzione, il

numero delle risorse necessarie per le varie posizioni di lavoro.

È compito di ogni resp. di Funzione:

Proporre e richiedere, alla Direzione, eventuali aggiornamenti dell’organigramma e delle risorse assegnate sulla base di oggettive necessità e

documentarle;

informare i propri collaboratori e rendere disponibile l’organigramma.

6.2.2. Personale esterno

Di norma il Laboratorio nello svolgimento delle proprie attività si avvale esclusivamente

del personale dipendente.

Qualora si manifestasse l’esigenza di ricorre a personale esterno, per svolgere

temporaneamente compiti del personale dipendente (es. supplenza) nessuna differenza

dovrà essere applicata rispetto al proprio personale dipendente in materia di capacità,

addestramento, istruzione, formazione, in modo da assicurare il pieno rispetto dei requisiti

stabiliti dal sistema di gestione.

È compito di DIR/LAB stabilire le modalità di addestramento e supervisione del personale

esterno, in particolare nella prima fase di inserimento (es.: v. all. 9.6, 9.7)

È compito di DIR formalizzare il rapporto di collaborazione mediante apposito contratto.

Per casi particolari, atipici, è compito di DIR stabilire di volta in volta modalità di rispetto

delle prescrizioni di questa procedura.

6.2.3. Requisiti della posizione di lavoro

È compito del resp. di Funzione:

Definire i requisiti di ogni posizione di lavoro in coerenza con quanto prescritto:

o dalla normativa cogente;

o dalla norma di riferimento UNI EN ISO 9001

avvalendosi della collaborazione del Resp. GQ;

Emettere, dopo autorizzazione di DIR, apposito documento di sintesi (v. all.

9.5);

Valutare il grado di corrispondenza tra requisiti previsti e conoscenze realmente

possedute dal personale coordinato (compilando la voce grado di conoscenza -v. all. 9.5);


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In caso d’incoerenza, predisporre un adeguato intervento formativo nei modi fissati di seguito (v. p. 6.8).

6.2.4. Profili professionali

Sulla base dei requisiti fissati per ogni posizione di lavoro e delle prescrizioni del sistema qualità sono stabiliti i seguenti compiti:

Ordine Resp. Azione Note

1 GQ Formula i corrispondenti profili professionali (v. all. 9.1);

Richiede l’approvazione al Resp. della Funz.

interessata e l’autorizzazione a DIR

li distribuisce alle Funzioni interessate;

2 Funz. Informa il personale interessato e richiede fir-ma di accettazione;

dà copia firmata al personale interessato e a

Resp. GQ;

In caso di non accetta-zione invita il collabo-

ratore a definire

l’accordo con DIR.

3 GQ istituisce la raccolta dei profili professionali;

mantiene aggiornati i profili;

6.2.5. Personale autorizzato per l’esecuzione delle prove

Sulla base dei requisiti della posizione di lavoro, dei profili professionali, per l’inserimento

di nuovi analisti è compito di DIR/LAB:

Formulare apposito piano di addestramento (v. all.9.6);

Valutare oggettivamente la competenza sulla base dei risultati delle tarature (CQI,

v. GQ04) e dei controlli interlaboratorio (VEQ);

Documentare questa valutazione tramite nota sintetica da archiviare nella cartella

del dipendente (v. p. 6.2.6).

Analogo procedimento va applicato per tutti gli analisti nel caso di nuove determinazioni

che il LAB mette in opera.

Nel caso di ripetute non conformità su tarature o VEQ abbinate al singolo analista, è

compito di DIR/LAB stabilire idoneo piano di addestramento e verifica in accordo a questa

procedura.

6.2.6. Cartella del dipendente

È compito del Resp. GQ istituire e mantenere aggiornata, per ogni dipendente, una cartella

ove raccogliere ordinatamente i documenti relativi a:


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o Dati anagrafici;

o Grado di istruzione;

o Attestati di formazione ed esperienze pregresse;

o Valutazione dei requisiti della posizione;

o Ogni altro documento rilevante e di pertinenza;

6.3. Formulazione previsioni annuali di formazione

Ogni Resp. di Funzione entro il 31 dicembre:

- individua i bisogni formativi del personale;

- Formula le previsioni di formazione per l’anno successivo (all. 9.2), distinte in:

attività di addestramento;

attività formative da svolgere lontano dal posto di lavoro;

- Fa pervenire, alla Funzione GQ le richieste, utilizzando l’apposito modulo, (all.

9.2):

Funzione GQ:

valuta le richieste sotto il profilo della coerenza con le politiche fissate dalla

Direzione; in casi particolari, richiede ai Responsabili coinvolti informazioni

integrative per effettuare una valutazione finale;

predispone eventuali accorpamenti delle esigenze comuni a più Funzioni;

Formula la bozza del “piano di formazione” (v. all. 9.3), ripartendo i corsi per

tipologia o area organizzativa, tenendo conto degli aspetti logistici, didattici e

dei piani operativi del Laboratorio;

aggiorna il piano, se necessario, e richiede l’autorizzazione alla Direzione;

distribuisce copia dell’elenco autorizzato alle Funzioni coinvolte.

6.4. Gestione attività formative consortili

In coerenza con il regolamento consortile e nel caso in cui siano individuate attività

formative di interesse comune, la Direzione segnala ai Consociati le attività formative

ritenute utili da attuare. Campi di interesse consortile di esempio sono:

Corsi ECM;

Nuove metodologie;

Nuova organizzazione.


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6.5. Gestione attività formative interne

6.5.1. Attività svolte nel rispetto del piano annuale

Funzione GQ, con la collaborazione di SEGR/AMM provvede a:

Concordare con i responsabili delle Funzioni interessate, ove il caso e in tempo, la

data definitiva d’inizio delle singole attività;

Trasmettere, ove ritenuto opportuno, il materiale didattico necessario all’attività;

Intraprendere tutte le azioni ritenute utili/necessarie per garantire il regolare svolgimento dell’attività formativa;

Assicurare quanto prescritto al punto 6.9 (Registrazioni).

I Responsabili delle Funzioni interessate provvedono ad assicurare e curare:

lo svolgimento delle attività formative sul posto di lavoro,

Quanto prescritto al punto 6.9 (Registrazioni);

per le attività formative da svolgere in aula o all’esterno, la partecipazione del

proprio personale nel rispetto del programma concordato.

6.5.2. Attività non prevista nel piano annuale

Le attività non incluse nel Piano di Formazione e che invece sono ritenute necessarie in

corso d’anno, devono essere determinate da fatti contingenti limitati e difficilmente

prevedibili.

Qualora emergesse questa necessità GQ:

raccoglie l’esigenza;

aggiorna il piano (v. all. 9.3), chiede l’autorizzazione alla Direzione e lo

distribuisce alle Funzioni interessate.

6.6. Attività formativa obbligatoria

Rientrano in questa categoria le attività formative derivanti da leggi dello Stato quali, ad

esempio, quelle sulla sicurezza (SGS) e sull'educazione continua in ambito sanitario

(ECM).

Queste attività formative vanno pianificate negli stessi modi stabiliti in questa procedura. In considerazione della rilevanza dell'argomento sono stabilite le seguenti prescrizioni:

in tutta la documentazione sia di pianificazione, sia di registrazione occorre

identificare l'obbligatorietà (esempio: indicando ECM o SGS);

i consuntivi devono distinguere questa categoria di formazione;


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ogni Responsabile interessato provvede ad una consuntivazione specifica almeno ogni quattro mesi, al fine di prevenire possibili carenze. In caso di ritardi o carenze,

informa la Direzione e provvede ad avviare le opportune azioni.

6.7. Gestione Attività Formative Esterne

Il Responsabile Funzione Richiedente, coerentemente con quanto previsto dal piano

annuale di formazione, richiede a SEGR/AMM l’iscrizione al corso per il personale

coordinato compilando il modulo “Proposta di Partecipazione a Corsi, Seminari, Convegni

e Congressi” (all. 9.4).

SEGR/AMM:

- contatta l’Ente esterno organizzatore del corso per le formalità dell’iscrizione;

- invia richiesta a DIR per il pagamento dell’iscrizione;

- a corso ultimato:

richiede copia della documentazione didattica fornita all’allievo;

provvede a distribuire copia della documentazione didattica, alle altre

Funzioni eventualmente interessate.

6.8. Attività di Addestramento

Il Responsabile Funzione per il personale interessato dal programma di addestramento:

- predispone il programma di addestramento con la collaborazione di. GQ (all.

9.6);

- organizza e svolge l’attività di addestramento all’interno della Funzione/Unità

dove opera il personale;

- registra il regolare svolgimento dell’addestramento (all. 9.6);

- a conclusione dell’attività di addestramento, trasmette a Funzione GQ che

custodirà nei propri archivi, la scheda personale di addestramento (all. 9.6).

- dispone l’affiancamento del personale in addestramento da parte di un supervi-

sore esperto;

- assicura che l’Addestrando posa operare in autonomia solo quando

l’addestramento è stato completato e la sua competenza è stata valutata soddi-

sfacente tramite uno o più dei metodi seguenti:

- giudizio del supervisore;

- verifiche interne;

- eventuali valutazioni esterne;

- misura delle prestazioni.


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6.9. Registrazioni

Tutti i dati relativi alla formazione del personale vanno trattati tenendo conto della

disposizioni del D. L. vo 196/03 sul trattamento dei dati personali.

E’ compito di Resp. GQ istituire, tenere aggiornata ed archiviare una “scheda individuale

di formazione” (v. all. 9.8).

Essa costituisce:

documento di riferimento di valutazione per la programmazione degli interventi

formativi;

evidenza oggettiva della formazione effettuata.

Inoltre sono fissati i seguenti compiti:

Durante lo svolgimento della attività formativa:

Funzione GQ, con il supporto di SEGR/AMM e a seconda che l’attività formativa si svolga

in aula o sul posto di lavoro:

- Predispone, per ogni giornata di svolgimento, relativo foglio di presenza

(all. 9.9) che, per corsi di lunga durata, può essere sostituito da apposito

registro, da cui deve risultare:

titolo del corso;

nome dell’istruttore o degli istruttori;

luogo di svolgimento;

data di svolgimento;

elenco dei partecipanti;

argomenti trattati;

- si assicura che i partecipanti completino la compilazione del foglio con i dati

personali previsti e appongano la propria firma;

- si assicura che vi venga apposta la firma dell’istruttore o degli istruttori.

A conclusione di ogni attività formativa:

Funzione Interessata provvede a far pervenire a Funzione GQ, che custodirà nei propri archivi, il foglio di presenza (all. 9.9)

Funzione GQ provvede ad archiviare tutti i documenti prodotti nelle diverse attività

formative.


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6.10. Valutazione dell’efficacia

Di norma è prevista questa valutazione per l'attività formativa o l’addestramento svolti dal personale dipendente o a contratto. In accordo alla tipologia e dalla complessità della

formazione attuata, la valutazione può essere attuata tramite scheda di valutazione (v. all.

9.7) o mediante altre note o consuntivi appositamente elaborati per ogni intervento di

formazione / addestramento.

6.11. Consuntivazione periodica

Con frequenza annuale ed in occasione del riesame della direzione, Funzione GQ elabora

il consuntivo dell’attività formativa svolta nell’anno precedente. L’elaborato dovrà

evidenziare:

Il confronto tra quanto pianificato e quanto attuato, possibilmente effettuando

quelle aggregazioni (per tipologia, Funzione, tema, ecc.) che facilitino

comprensione e raffronti (a titolo di esempio: v. all. 9.11);

i casi di mancata frequenza da parte del personale e le cause.

Altri consuntivi possono essere richiesti da GQ nel corso dell’anno.

Funzione GQ provvede a distribuire tutti i consuntivi a:

Direzione;

Funzioni interessate.

6.12. Archiviazione dei documenti

I tempi ed i responsabili dell’archiviazione dei documenti generati da questa procedura

sono così fissati:

Documento Funzione All. n. U.M. Val.

Profilo professionale GQ 9.1 anni 5

Budget attività formative Funz. interes-

sata

9.2 anni 1

Piano delle attività formative GQ 9.3 anni 2

Proposta partecipazione a corsi esterni Funz. interes-

sata

9.4 anni 1

Requisiti posizione di lavoro GQ 9.5 anni 5

Scheda personale di addestramento GQ 9.6 anni sempre

Scheda sintetica di valutazione GQ 9.7 anni 1


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Scheda individuale di formazione GQ 9.8 anni sempre

Foglio presenza partecipazione corsi GQ 9.9 anni sempre

Confronto corsi programmati/attuati GQ 9.10 anni 2

Consuntivo formazione svolta GQ 9.11 anni 2

7. Deroghe eccezioni e limitazioni

Non ne sono previste.

8. Registro delle modifiche

Data Punto, pa-

ragrafo Sintesi della modifica

12.5.12 - Prima emissione


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9. Allegati

9.1. Schema profilo professionale


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9.2. Modulo budget attività formativa


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9.3. Piano di formazione


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9.4. Proposta di Partecipazione a Corsi, Seminari, Convegni e Congressi

PROPOSTA DI PARTECIPAZIONE A CORSI, SEMINARI, CONVEGNI E CONGRESSI

Cognome e Nome matr.

Unità di Appartenenza Tit. studio

Sede lavoro

Posiz. Ricoperta

Titolo dell’iniziativa

Contenuto

Soc./Ente organizzatore Località

Motivo della partecipazione

Dati per l’iscrizione:

Data/e di svolgimento

Termine ultimo iscrizione Partec. Gratuita

Importo quota iscrizione Termine rimessa quota

Importo da inviare a

Note

Data Firma

Resp. Funz./Unità

Approv. GQ


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9.5. Requisiti della Posizione di Lavoro


PROCEDURA

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9.6. Scheda personale di addestramento


PROCEDURA

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9.7. Scheda di valutazione


PROCEDURA

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9.8. Scheda individuale di formazione


PROCEDURA

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9.9. Foglio di presenza


PROCEDURA

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9.10. Confronto corsi programmati/attuati


PROCEDURA

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9.11. Consuntivo formazione svolta

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