rmk sia chapter 5 siklus pengeluaran bag

7/26/2019 RMK SIA Chapter 5 Siklus Pengeluaran Bag

1/10

Chapter 5: Siklus Pengeluaran bagian 1: Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas

A. SISTEM K !SEPT"A#1. #angkah$#angkah Pembelian dan Akti%itas Pengeluaran Kas

a. Prosedur Pemrosesan Pembelian Memonitor Pen&atatan Persediaan. Ketika persediaan menurun hingga ketitik

dimana diputuskan untuk memesan kembali' maka permintaan pembeliandisiapkan dan dikirim ke departemen pembelian untuk memproses pembelian.Men(iapkan Pesanan Pembelian dan salinann(a dikirim ke %endor )pemasok*'

sta+ hutang dagang' penerimaan barang' dan ke sta+ pengendali persediaan.,epartemen pembelian men(iapkan permintaan pembelian untuk setiap

pemasok dan salinann(a dikirim ke departemen pengendali persediaan' utang

dagang' dan penerimaan.Menerima -arang. -arang (ang diterima akan diperiksa kualitas dan umlahn(a

kemudian dikirim ke gudang. #aporan penerimaan disiapkan dan salinann(a

dikirim ke gudang' departemen pembelian' pengendali persediaan' dan sta+

hutang dagang.Memperbaharui &atatan persediaan. Perusahaan (ang menggunakan sistem

bia(a standar akan men&atat persediaann(a dengan nilai standar (ang telah

ditetapkan berapapun harga sesungguhn(a (ang diba(ar kepemasok' disini'

in+ormasi (ang dibutuhkan han(alah menganai umlah barang (ang diterima.

Sedangkan' pemaaruan buku besar persediaan bia(a aktual membutuhkan

in+romasi keuangan tambahan' seperti salinan +aktur pemasok ketika barang tiba.

-agian /utang "saha )set up A0P*. Sta+ A0P menerima dokumen$dokumen )P 'P ' re&ei%ing report' and the supplier2s in%oi&e*' kemudian merekonsiliasi

dokumen tersebut dan memposts urnal pembelian' dan menambahkan

ke3a iban di buku pembantu A0P. Se&ara periodik' sta+ A0P akan meringkas a(at

urnal pembelian kemudian men(iapkan %ou&her urnal (ang akan dikirim ke

departemen 40#.Pembelian0Persediaan$pengendali "tang "saha$PengendaliMen&atat ke buku -esar. Sta+ buku besar men&atat dari %ou&her urnal ke akun

pengendali persediaan dan dan utang usaha serta merekonsiliasi akun

pengendali persediaan dan ringkasan buku besar persediaan.b. Sistem Pengeluaran Kas

Mengidenti+ikasi Ke3a iban atuh tempoh. Setiap hari' sta+ A0P menin au +ile A0P

terbuka atau +ile %ou&her utang usaha untuk setiap item (ang akan atuh tempoh da

mengirim %ou&her dan dokumen pendukung ke departemen pengeluaran kas.Men(iapkan pengeluaran kas. "ntuk tiap pengeluaran' sta+ men(iapkan &ek tiga

salinan dan men&atat nomor &ek' umah uangn(a' nomor %ou&her' serta data lain

(ang terkait dalam da+tar &ek )check register)' (ang uga disebut sebagai 6urnal

MA78A!"S TA "K # - 2 )A9111 ;


2/10


pengeluaran Kas )Cash Distribusments journal). -agian Cek (ang dapat

dipertukarkan kemudian dikirim ke pemasok. Sta+ tersebut kemudian menandai

berbagai dokumen dalam paket %ou&her dengan tulisan sudah diba(ar dan

mengembalikann(a ke sta+ "tang "saha )A0P*. Setelah itu' sta+ kemudianmeringkas berbagai a(at )entri* (ang dimasukkan dalam da+tar &ek serta mengirim

%ou&her ournal ke departemen buku besar."tang "saha

KasMemperbaharui &atatan A0P. Setelah menerima paket %ou&her' sta+ A0P menutup

%ou&her terbuka dengan men&atat nomor &ek dalam da+tar &ek serta men(impan

paket %ou&her ke dalam +ile %ou&her tertutup )&losed %ou&her +ile*. Selain itu'

rangkuman0ikhtisar akun disiapkan dan dikirim ke sta+ bagian buku besar.

Mempost ke buku besar. Sta+ 40# menerima %ou&her urnal pengeluaran kas danikhtisar akun dari sta+ A0P. Sta+ 40# menggunakan %ou&her urnal untuk men&atat

ke akun pengendali utang usaha dan akun kas dalam buku besar serta

merekonsiliasi akun pengendali utang usaha dengan ikhtisar buku pembantu utang

usaha.&. Pengendali Siklus Pengeluaran.

Akti%itas

Pengendali

Sistem Pemrosesan Pembelian Sistem Pengeluaran Kas

torisasiTransaksi

Pengendalian Persediaan -agian "tang "saha MengotorisasiPemba(aran

Pemisahan

Peker aan

Pengendalian persediaan dipisahkan

dari bagian pembelian dan

pen(impanan persediaan. -uku besar

utang usaha terpisah dari buku besar.

Pisahkan bagian buku besar

pembantu utang usaha'

pengeluaran kas' dan buku besar.

Super%isi -agian penerimaanCatatan

akuntansi

-uku pembantu utang usaha' buku

besar' +ile permintaan pembelian' +ile

pesanan pembelian' +ile laporan

penerimaan

=ile %ou&her utang' buku pembantu

utang usaha' urnal pengeluaran

kas' akun kas dibuku besar.

Akses Keamanan +isik akti%a. -atasi akses

han(a ke&atatan akuntansi diatas.

Keamanan (ang memadai atas kas.

-atasi akses ke berbagai &atata

akuntansi diatas.>eri+ikasi

independen

-agian utang usaha merekonsiliasi

berbagai dokumen sumber sebelum

men&atat ke3a iban. -agian buku

besar merekonsiliasi akurasi umum

Penin auan akhir oleh bagian

pengeluaran kas. ekonsiliasi

keseluruhan oleh bagian buku

besar. ekonsiliasi bank se&ara

MA78A!"S TA "K # - 2 )A9111 ;


3/10


proses tersebut. berkala oleh kontroler.

-. Sistem =isik1. Sistem Manual

Tu uan dari bagian ini adalah untuk mendukung perlakuan konseptual dari sistem

(ang dipaparkan pada bagia sebelumn(a. Ini seharusn(a membantu untuk

mengetahui hubungan antara unit organisasi' pemisahan tugas' dan arus in+ormasi

(ang perlu dalam operasinal dan pengendalian internal (ang e+ekti+.=igur berikut akan menampilkan +lo3&hart dari sistem pembelian manual:

. Sistem Pengeluaran Kas,etail sistem +lo3&hart dari sistem pengeluaran kas se&ara manual akan dipaparkan

dalam +igur diba3ah:

MA78A!"S TA "K # - 2 )A9111 ;


4/10


C. Pembelian -erbasis Komputer dan Aplikasi Pengeluaran Kas1. tomatisasi Prosedur Pembelian dengan Menggunakan Teknologi Pemrosesan -at&h.

a. ,epartemen Pemrosesan ,ata: Tahap IKetika persediaan kurang karena pen ualan ke pelanggan atau penggunaan dalam

produksi' sistem akan menentukan apakah barang (ang dalam +ile buku besar

pembantu persediaan telah menurun sampai titik pemesanan ulangn(a. 6ika

demikian' maka akan dibuatkan &atatan dalam +ile permintaan terbuka. Catatan buku

pembantu persediaan kemudian akan ditandai ?sedang diproses@ untuk men&egah

barang tersebut dipesan kembali sebelum barang datang. Pada akhir hari ker a'

sistem akan men(ortir berbagai +ile permintaan terbuka berdasarkan nomor pemasok

dan mengosolidasikan beberapa barang dari pemasok (ang sama ke satu

permintaan. Kemudian' in+ormasi surat$men(urat pemasok akan ditarik dari +ile

pemasok (ang %alid )valid vendor file) untuk membuat dokumen permintaan

pembeliaan' (ang akan dikirim ke departemen pembelian.

b. ,epartemen PembelianSetelah menerima permintaan pembelian' ,epartemen pembelian membuat

pesanan pembelian (ang terdiri atas beberapa bagian. Sailinan tersebut dikirm ke

pemasok' utang usaha' penerimaan' pemrosesan data' dan +ile utuk departemen

pembelian sendiri.

MA78A!"S TA "K # - 2 )A9111 ;


5/10


-erikut adalah beberapa pendekatan alternati+ untuk otorisasi dan memesan

persediaan.Sistem membuat dokumen pesanan pembelian dan dikirim ke departemen

pembelian untuk ditin au' ditandatangani dan mendistribusikann(a ke pemasokdan pengguna internal lainn(a. -erikur adalah +igur untuk alternati+ pertama.

Sistem (ang ditun ukkan dalam alternati+ dua mempersingkat proses

pemesanan melalui distribusi pesanan pembelian se&ara langsung ke para

pemasok dan pengguna internal' hingga benar$nebenar mele3ati bagian

pembelian

Alternati+ tiga men(a ikan teknologi rekasa(a ulang (ang disebt pertukaran data

elektronik )E,I*. Metode ini tidak menghasikan dokumen +isik )pesanan

pembelian*. Sebagai gantin(a' sistem komputer dari perusahaan (ang membeli

dan men ual dikoneksikan melalui saluran telekomunikasi khusus.

MA78A!"S TA "K # - 2 )A9111 ;


6/10


&. ,epartemen Pemrosesan ,ata: Tahap Pesanan pembelian digunakan untuk membuat &atatan pesanan pembelian terbuka

dan untuk mentrans+er &atatan (ang terkait dalam +ile permintaan pembelian ke +ile

permintaan pembelian tertutup.d. ,epartemen Penerimaan

Ketika barang tiba dari pemasok' sta+ penerimaan membuat laporan penerimaan.

Salinann(a akan dikirim pen(impanan )bersama dengan barang*' pembelian' "tang

"saha' dan pemrosesan data.e. ,epartemen Pemrosesan ,ata: Tahap 9

,epartemen pemrosesan data membuat +ile laporan penerimaan berddasarkan data

dari dokumen laporan penerimaan. Kemudian program bat&h memperbarui +ile

pembantu persediaan dari +ile laporan penerimaan dan menhapus tanda ?sedang

diproses@ dari &atatan persediaan' kemudian sistem akan menghitung total bat&h

penerimaan persediaan utuk prosedur pembaruabn buku besar umum da kemudian

menutup &atatan (ang terkait dalam +ile pesanan pembelian terbuka ke +ile pesanan

pembelian tertutup.+. "tang "saha

Ketika sta+ penerimaan menerima +aktur dari pemasok' dia akan men&o&okkan n(a

dengan +ile pendukung (ang sebelumn(a dimasukkan kedalam +ile tunda utang

usaha. Sta+ kemudian men(iapkan %ou&her' men(impann(a dalam +ile %ou&her

terbuka dan mengirim salinan %ou&her ke pemrosesan data.g. ,epartemen Pemrosesan ,ata: Tahap

=ile %ou&her dibuat dari dokumen %ou&her. Program bat&h mem%alidasi berbagai

&atatan %ou&her denag +ile pemasok %alid' menambahkann(a ke da+tar %ou&her )=ile

pembantu A0P terbuka*. Pada akhirn(a' total bat&h disiapkan untuk di&atat keakun

pengendali utang usaha dalam buku besar.. Prosedur Penerimaan Kas

a. ,epartemen Pemrosesan ,ataTiap hari' sistem akan memindai +ile tanggal atuh tempoh dalam da+tar %ou&her untuk

men&ari (ang telah atuh tempoh. Cek akan di&etak untuk setiap item (ang telah atuh

tempoh' dan tiap &ek akan di&atat dalam da+tar &ek ) urnal pengeluaran kas*. !omor

MA78A!"S TA "K # - 2 )A9111 ;


7/10


&ek di&atat dalam da+tar &ek untuk menutup %ou&her dan mentrans+ern(a ke +ile utang

usaha tertutup. Cek$&ek tersebut bersama dengan da+tar transaksi akan dikirim ke

pengeluaran kas. Terakhir total bat&h dari akun utang usaha dan pengeluaran kas

akan dibuat untuk memperbarui buku besar.b. ,epartemen Pendistribusian Kas

Sta+ pendistribusian kas merekonsiliasi berbagai &ek dengan da+tar transaksi dan

men(erahkan bagian &ek (ang dapat dipindahtangankan kepihak mana emen untuk

ditandatangani. Sta+ kemudian mengirim &ek tersebut ke pemasok. Satu salinan dari

setiap &ek dikirm ke A0P' dan salinan lainn(a disimpan dalam bagian pengeluaran kas

bersama dengan da+tar transaksi.&. ,epartemen "tang "saha

Setelah menerima bebagai salinan &ek' sta+ administrasi "tang usaha

men&o&okkann(a dengan %ou&her terbuka dan mentrans+er berbagai &ek ini ke +ile%ou&her tertutup.

9. Mereka(asa "lang Sistem Pembelian0Pengeluaran Kasa. Pemrosesan ,ata

-erbagai peker aan berikut ini dilakukan se&ara otomatis:=ile persediaan akan diteliti untuk men&ari barang (ang sudah sampai dititip

pemesanan kembali.Tiap barang akan diisi kembali di&atat kedalam +ile perminataan pembelian'Permintaan akan dikonsolidasikan berdasarkan nomor pemasokIn+ormasi kontak pemasok akan ditarik dari +ile pemasok (ang %alidPesanan pembelian akan dibuat dan ditambahkan kedalam +ile pesanan

pembelian terbuka.,a+tar transaksi berbagai pesanan pembelian dikirim ke departemen pembelian

untuk ditin au.b. ,epartemen Penerimaan

Ketika barang tiba' sta+ penerimaan membuka +ile pesanan pembelian terbuka

se&ara real time dengan memasukkan nomor pesanan pembelian (ang dilhat dari

slip pengepakan. #a(ar dibagian penerimaan akan meminta sta+ untuk memasukkan

umlah (ang diterima untuk tiap barang dalam pesanan pembelian.&. Pemrosesan ,ata

-erbabagai peker aan berikut ini dilakukan se&ara otomatis oleh sistem.6umlah barang (ang diterima akan di&o&okkan dengan &atatan pesanan

pembelian terbuka' dengan nilai ?8@ akan dimasukkan dalam +ield (ang terkait

untuk menun ukkan penerimaan persediaan tersebut.Sebuah re&ord akan ditambahkan ke +ile laporan penerimaan.

e&ord buku pembantu persediaan diperbarui untuk men&erminkan penerimaan

barang persediaan tersebut.Akun pengendali persediaan buku besar akan diperbaharui

e&ord dari +ile pesanan pembelianterbuka akan dipindahkan dan ditambahkan

ke +ile utang usaha terbuka' dan tanggal atuh tempoh pemba(aran akan dibuat.

MA78A!"S TA "K # - 2 )A9111 ;


8/10


Tiap hari' =ield atuh tempoh dalam re&ord utang usaha akan diperiksa untuk melihat

item (ang sudah harus diba(ar. -erbagai prosedur berikut akn dilakukan untuk item

terpilih:Cek akan di&etak' ditandatangani' dan diteruskan keruang surat untuk dikirim ke

pemasok. E,I para pemasok menerima se&ara elektronik.Pemba(aran tersebut akan di&atat dalam +ile da+tar &ek.-arang (ang diba(ar akan ditrans+er dari +ile utang usaha terbuka ke +ile utang

usaha tertutup.Akun utang usaha dan akun kas di buku besar akan diperbarui.

e&ord (ang memerin&i berbagai transaksi ini akan ditransmisikan melalui

terminal ke bagian utang usaha dan pengeluaran kas untuk diti au oleh pihak

mana emen dan sisimpan.Karena in+ormasi keuangan mengenai berbagi pembelian telah diketahui

sebelumn(a dari kesepakatan mitra dagang' +aktur dari pemasok tidak memberikan

in+ormasi penting (ang tidak dapat diambil dari laporan penerimaan.. Impliksi Pengendali

a. Sistem tomatisPerbaikan Pengendalian PersediaanKeuntungan terbesar dari sistem otomatis )bat&h* ika dibandingkan dengan

sistem manual adalah perbaikan kemampuan untuk mengelola kebutuhan

persediaan. Kebutuhan persediaan dideteksi ketika mun&ul' dan dirposes

se&ara otomatis. Sebagai hasiln(' risikomengakumulasi kelebihan persediaan

atau kehabisan persediaan akan berkurang. Akan tetapi' selain keuntungan

tersebut uga ada masalah pengendalian. Pengaturan otorisasi (ang mengatur

transaksi pembelian akan dikonsolidasi dalam program komputer. Kesalahan

program atau model persediaan (ang tidak sempurna akan men(ebabkan

perusahaan tiba$tiba kelebihan atau bahkan benar$benar kekurangan

persediaan.Pengelolaan Kas (ang lebih baikSistem (ang oromatis mendukung pengelolaan kas (ang e+ekti+ dengan

memindai +ile %ou&her per hari untuk melihat barang (ang harus diba(ar' hinggamenghindarkan dari pemba(aran dini dan terle3atn(a tanggal atuh tempo.

Selain itu' dengan menulis &ek se&ara otomatis akan mengurangi bia(a tenaga

ker a' menhemat 3aktu pemrosesan' dan meningkatkan akurasi.,alam sistem ini' mana er bagian pengeluaran kas akan menandatangani &ek'

sehingga memberikan pengendalianatas engeluaran kas. Akan tetapi' ban(ak

sistem komputer dapat mengotomatiskan penandatangana &ek dengan

perlengkapan &etak khusus' (ang akan lebih e+isien ketika umlah &ek ban(ak'

tetapi akan meniadakan beberapa pengendalian.

MA78A!"S TA "K # - 2 )A9111 ;


9/10


6eda BaktuTerdapat eda 3aktu antara datangn(a barang dibagian penerimaan dengan

pen&atatan penerimaan persediaan di +ile persediaan. Tergantung dari enis

sistem pemesanan pen ualan (ang digunakan' eda 3aktu ini memengaruhipen ualan se&ara negati+.Kema&etan dalam Pembelian,alam sistem otomatis ini' bagian pembelian akan se&ara langsung terlibat

dalam semua keputusan pembelian. /al ini' akan berti peker aan tambahan

(ang memperpan ang 3aktu tenggang dalam proses pemesanan. -an(ak

sekali pembelian rutin (ang dapat diotomatiskan. ,engan membebaskan sta+

pembelian dari peker aan rutin' seperti membuat pesanan pembelian dan

mengirimn(a kepada pemasok' maka perhatian dapat di+okuskan kepada

masalah pemesanan )seperti barang khusus atau barang (ang kurang

persediaann(a*' dan sta+ pembelian dapat dikurangi.,okumen Kertas (ang berlebihan-an(ak bia(a (ang berhubungan dengan dokumen kertas' karena kertas harus

dibeli' dokumen harus disimpan' diarsipkan' ditandatangani' oleh bagian

distribusi internal dan dikon%ersi oleh para personel pemrosesan data.

Perusahaan dengan transaksi (ang sangat ban(ak akan mendapatkan ban(ak

keuntungan dari pengurangan atau peniadaan dokumen kertas dalam

sistemn(a.b. Sistem (ang ,ireka(asa "langSe&ara khusus' bagian penting dari sistem ini adalah )1* sistem ini menggunakan

prosedur real$time dan +ile akses langsung untuk mempersingkat 3aktu tenggang

dalam pen&atatan' ) * sistem ini meniadakan berbagai prosedur manual rutin melalui

otomatisasi' )9* sistem ini me3u udkan pengurangan dokumen kertas se&ara

signi+ikan dengan menggunakan komunikasi elektronik antara berbagai departemen

dan dengan men(impan berbagai re&ord dalam media akses langsung. Akan tetapi'

berbagai perbaikan opersasional ini memiliki implikasi pengendalian berikut ini.

Pemisahan TugasSistem ini menghilangkan pemisahan mendasar antara pemrosesan otorisasi

dengan transaksi. ,isini' berbagai komputer akan mengotorisasi dan memroses

pesanan pembelian' serta mengotorisasi dan menerbitkan &ek untuk para

pemasok.Pengendalian &atatan Akuntansi dan AksesSistem ini melihat &atatan akuntansi se&ara ekslusi+ dalam disket magnetis.

"ntuk mempertahankan intergritas berbagai re&ord ini' perusahaan harus

mengimplementasikan pengendalian (ang membatasi akses ke disket tersebut.

MA78A!"S TA "K # - 2 )A9111 ;


10/10


Perusahaan dapat menggunakan se umlah teknik +isik dan peranti lunak untuk

men(ediakan pengendali akses (ang memadai.

MA78A!"S TA "K # - 2 )A9111 ;

rmk sia chapter 5 siklus pengeluaran bag

Documents