rolf-jürgen krome, bbs verden 1 einführung in das projektmanagement die vier phasen: phase 1:...
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Rolf-Jürgen Krome, BBS Verden 1
Einführung Einführung in dasin das
ProjektmanagementProjektmanagement
Die vier Phasen:Die vier Phasen:
Phase 1: DefinitionPhase 1: Definition
Nach: A. Beiderwieden: Projektmanagement
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Einführung in das Projektmanagement2
Phase 1:Phase 1:Definition des ProjektsDefinition des Projekts
1. Problembeschreibung und Analyse
2. Klärung der Projektziele
3. Projektauftrag
4. Projektorganisation
5. Kick-Off-Meeting
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Einführung in das Projektmanagement3
1.1. Problembeschreibung1.1. Problembeschreibung
Welches Problem tritt konkret auf? Auf welche Weise kann die derzeitige
Situation dargestellt werden? Seit wann tritt das Problem auf? Welche Personen sind beteiligt?
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Einführung in das Projektmanagement4
1.1. Analyse1.1. Analyse
Wie konnte es zu der Abweichung zwischen „Ist“ und „Soll“ kommen?
Hängen die Ursachen mit den beteiligten Personen zusammen?
Liegt die Ursache in der Organisation des Unternehmens?
Liegen Ursachen in den verwendeten Sachmitteln, Verfahren oder technischen Hilfsmitteln?
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Einführung in das Projektmanagement5
1.2. Projektziele I1.2. Projektziele I
„Wer nicht weiß, wo er hin will, darf sich nicht wundern, wenn er nicht ankommt.“
(Volksweisheit)
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Einführung in das Projektmanagement6
1.2. Projektziele II1.2. Projektziele II
Auftraggeber und Auftragnehmer müssen gleiche Vorstellungen von den Projektzielen haben, um am Ende böse Überraschungen zu vermeiden.
Die Übereinstimmung der Ziele wird konkret über die Formulierung und Vereinbarung von Projektzielen erreicht.
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Einführung in das Projektmanagement7
1.2. Projektziele III1.2. Projektziele III
Bei den Zielen unterscheidet man in drei Gruppen:
Sachziel(was soll erreicht werden?)
Kostenziel(was darf das Projekt kosten?)
Terminziel(wann sind die Ergebnisse vorzulegen?)
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Einführung in das Projektmanagement8
1.2. Checkliste zur Formulierung der 1.2. Checkliste zur Formulierung der Projektziele:Projektziele:
Das Ziel muss verständlich und klar formuliert werden (keine undeutlichen Formulierungen, hinter denen sich weitere Ziele verstecken können)
Das Ziel muss tatsächlich erreichbar sein
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Einführung in das Projektmanagement9
1.2. Checkliste zur 1.2. Checkliste zur Formulierung der Projektziele:Formulierung der Projektziele:
Das Ziel soll positiv formuliert werden(„Was wollen wir erreichen“ statt „Was wollen wir vermeiden?“)
Das Ziel muss objektiv messbar sein.Das Ziel darf keine Lösungswege vorwegnehmen(nicht das „wie“ sondern das „was“ muss geklärt werden.
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Einführung in das Projektmanagement10
Übung: Internet-AuftrittÜbung: Internet-Auftritt
Darstellung einer Schulform im Internet - unter Einbezug der betroffenen SchülerInnen
Formulieren Sie die möglichen Projektziele.
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Einführung in das Projektmanagement11
Lösung: Projektziele InternetauftrittLösung: Projektziele Internetauftritt
Sachziel- Informationssammlung- Vorbereitung, Durchführung und Auswertung einer Befragung der entsprechenden Klassen- Veröffentlichung in Form einer Website auf der Schulhomepage. (Details im Lastenheft).
Kostenziel(mit der Schulleitung abzustimmen)
TerminzielDie website soll am 22. November hochgeladen werden.
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Einführung in das Projektmanagement12
LastenheftLastenheft
In einem Lastenheft werden die Projektziele genauer definiert.
Übung:
Formulieren Sie die Sachziele differenzierter aus.
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Einführung in das Projektmanagement13
Lösung: Sachziele im LastenheftLösung: Sachziele im Lastenheft Mindestens 8 Seiten Durchgehende Verlinkung der Seiten Einheitliches Lay-Out Eigene Buttons Mindestens ein thumb-nail Mindestens ein selbst animiertes gif Sprachausgabe SchülerInnen-Befragung Die Seiten haben Informationscharakter und sollen
dynamisch gestaltet werden Die Seiten sollen an Hand von Fotos die Lebendigkeit
der Schulform widerspiegeln Abgabe auf CD
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Einführung in das Projektmanagement14
1.3. Projektauftrag1.3. Projektauftrag
Er wird von beiden Beteiligten unterschrieben und ist für alle verbindlich!
Größtmögliche Genauigkeit! Beim Abschluss des Projektes wird später
überprüft, ob dieser Auftrag erfüllt worden ist.
Bsp. eines Formulars:
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Einführung in das Projektmanagement15
Formular: ProjektauftragFormular: Projektauftrag
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Einführung in das Projektmanagement16
1.4. Projektorganisation1.4. Projektorganisation
Wie ist das Projekt in das Unternehmen integriert?
Wer leitet das Projekt? Wer hält den Kontakt zum Auftraggeber? Wer arbeitet am Projekt mit? Wer informiert wen? Welche Arbeitsbedingungen sind erforderlich?
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Einführung in das Projektmanagement17
Wer informiert wen wann Wer informiert wen wann wie worüber?wie worüber?
Klärung der Informationswege(e-mail, Protokolle, ...)
Wo werden die bisherigen Informationen gesichert?(Einrichtung eines Projektordners)
Festlegung von festen Besprechungsterminen Terminfestlegung für das Darstellen von
Zwischenergebnissen
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Einführung in das Projektmanagement18
Kick-Off-MeetingKick-Off-Meeting
= Erste gemeinsame Sitzung des gesamten Projektteams
Kennenlernen der Teilnehmer Rolle und Erwartungen untereinander Vereinbaren von Spielregeln Verteilung von Aufgaben und
Qualifizierungsmaßnahmen
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Einführung in das Projektmanagement19
Übung: Internet-AuftrittÜbung: Internet-Auftritt
Treffen Sie sich als Projektgruppe „Internetauftritt“ zum Kick-Off-Meeting:
Erarbeiten Sie in 3er-Gruppen Antworten auf die Fragen zur Projektorganisation.
Vereinbaren Sie dann die notwendigen Spielregeln.
Verteilen Sie die Aufgaben und legen Sie die notwendigen Qualifizierungen fest.