Rompere un tabù:

indicizzazione semantica dell’archivio

L'esperienza del Cesvot sugli archivi correnti

Silvia Bruni, Cesvot

20 maggio 2013

Cosa è il Cesvot

Il Cesvot - Centro Servizi Volontariato Toscana - è un'associazione di volontariato che opera dal 1997.

E’ attualmente gestito da 29 associazioni di volontariato a valenza regionale.

Offre servizi di formazione, consulenza, assistenza alla progettazione e svolge attività di ricerca, documentazione, promozione e informazione a favore delle oltre 3.000 associazioni di volontariato presenti nel territorio toscano.

I principi fondamentali su cui si basa l’azione dell’ente sono quelli stabiliti nel DM 8/10/97 che determina la nascita dei Centri di servizio in Italia: “sostenere e qualificare l'attività di volontariato. A tal fine eroga le proprie prestazioni sotto forma di servizi a favore delle organizzazioni di volontariato iscritte e non iscritte nei registri regionali” (art. 4 D.M 8 ottobre 1997).

Non ti scordar di teServizio per la gestione della documentazione nelle associazioni

di volontariato• Un’organizzazione è un sistema

documentale naturale, in cui tutti i documenti, indipendentemente dalla tipologia, nascono o sono acquisiti nel corso dell’attività, in un flusso in cui prevale la spontaneità. Date queste caratteristiche, tutte le tipologie documentali concorrono alla rappresentazione dell’ente stesso.

• L’obiettivo dei servizi del Cesvot è favorire l’evoluzione dei sistemi documentali naturali in sistemi documentali naturali e organizzati, in cui, pur mantenendosi la spontaneità della raccolta di documenti, questi siano ben conservati e descritti.

I servizi

• Sulla base di questi assunti vengono offerti servizi di:

– catalogazione dei fondi documentali; 

– riordino degli archivi storici;

– consulenza per la gestione degli archivi correnti.

L’interfaccia di ricerca Non ti scordar di te

• E’ attiva un’interfaccia di ricerca per la consultazione dei cataloghi  bibliografici e degli archivi storici

< http://oseegenius.cesvot.it/cesvot/home>

• Questi, nel rispetto degli  standard vigenti per le diverse tipologie di documenti (ISBD e Nuovo soggettario per i documenti finalizzati alla circolazione; ISAD G per i documenti di archivio) condividono gli indici degli autori e dei soggetti produttori e dei soggetti (anche se la descrizione semantica dei documenti di archivio è appena avviata).

• L’interfaccia di ricerca consente:– di interrogare la banca dati degli archivi  collettivamente o per

singolo archivio (anche con la navigazione gerarchica);– di interrogare la banca dati delle collezioni dei documenti finalizzati

alla circolazione  collettivamente o per singola biblioteca;– di interrogare collettivamente i cataloghi degli archivi e delle

biblioteche.

Il mantenimento di sistemi documentali naturali e organizzati

• Intervento di professionisti per la catalogazione dei documenti e il riordino degli archivi.

• Formazione di alcuni membri dell’associazione nella gestione dei flussi documentari e nella promozione della collezione dei documenti.

• Supervisione nel tempo.

• Integrazione continua dei nuovi documenti nel sistema.

Il tabù

I documenti di archivio non si soggettano!

Nasce da:• ragioni di storia della disciplina archivistica:

• interpretazione rigida ed utopica del cosiddetto metodo storico (recupero filologico della struttura originaria dell’archivio) visto come operazione oggettiva VS operazione soggettiva di individuazione del soggetto;

• separazione tra archivi storici e correnti;

• pratiche di lavoro: ritardo nell’informatizzazione e nella riflessione sulle sue conseguenze;

• assenza di interscambio professionale tra bibliotecari e archivisti; differenti connotazioni professionali;

• resistenze culturali: difesa dell’identità, enfatizzando e rafforzando le differenze;

• caratteristiche dei documenti trattati.

Caratteristiche dei documenti di archivio

• Nascono spontaneamente.• L’unità di base è un insieme (il fascicolo).• Sono all’interno di una gerarchia a priori

fisicamente e logicamente.• Sono classificati secondo le funzioni dell’ente.• Nella loro fase corrente sono gestiti da

personale con molteplici funzioni e competenze.

Conseguenze sulla semantica

• In uno stesso documento possono essere presenti più focus tematici (es. corrispondenza).

• I documenti nel fascicolo sono classificati uniformemente, ma la descrizione di insieme può comportare una notevole perdita di informazioni.

• La classificazione non è standardizzabile. Può essere condivisa tra tipologie di enti affini.

• Il personale che gestisce i documenti nell’archivio corrente non ha le competenze specifiche, né il tempo necessario per l’analisi e la soggettazione dei singoli documenti.

Gruppo di lavoro Aurora

• Progetto Aurora: amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico (Padova : CLEUP, 2009) : gruppo interistituzionale con sede a Padova.

• Mette al centro della riflessione l’oggetto, come descrizione sintetica del contenuto semantico dei documenti

Le premesse

• L’oggetto è la sintesi dei contenuti di carattere giuridico, amministrativo e narrativo di un documento.

• Garantisce la coerenza e l’efficienza, il supporto di processi decisionali.

• Ha la funzione di contribuire ad identificare il documento e a definirne la relazione con il fascicolo e con gli altri elementi del contesto documentario a cui appartiene.

• La sua redazione scaturisce da un’analisi dell’intero documento.

Riferimento allo standard ISO 59 63:

Metodi per l’analisi dei documenti e per la determinazione del loro soggetto

Progetto Aurora

• Deve consistere in una stringa di testo coerente, essenziale e significativa in modo da permettere a chi accede al registro di protocollo di apprendere agevolmente il contenuto del documento

• Il protocollista deve chiedersi: Quali parole possono essere significative per la ricerca del documento che si sta protocollando?

• Deve memorizzare alcune parole chiave e di riordinarle nella trasposizione scritta con la maggiore coerenza possibile

AIB. GRIS - Gruppo di ricerca sull'indicizzazione per soggetto. Guida

all'indicizzazione per soggetto, 1996

• identificazione, mediante l'analisi del documento, dei concetti che definiscono esattamente il soggetto

• rappresentazione di questi concetti in un'unica formulazione lineare (stringa di soggetto)

• disposizione dei concetti nella stringa secondo un ordine di citazione basato sulla loro diversa funzione logica (ruolo) nella definizione del soggetto

• possibilità di accedere alla stringa di soggetto mediante ciascun termine

Le raccomandazioni

Progetto Aurora

• L’oggetto si redige:• ricercando un equilibrio tra analisi

e sintesi;• scegliendo forme verbali e lessici

condivisi;• secondo i principi di univocità e

uniformità;• individuando le parole chiave che

esprimono l’azione o le azioni, facendo riferimento ad una lista di termini utilizzabili;

• facendo attenzione alla forma grafica dei nomi composti, riportando date, scadenze, luoghi orari

AIB. GRIS - Gruppo di ricerca sull'indicizzazione per soggetto.

Guida all'indicizzazione per soggetto, 1996

Principi • applicazione dei principi di uniformità e

di univocità anche alle stringhe di soggetto, oltre che ai singoli termini

• ridefinizione del principio di "specific entry" in termini di specificità dei concetti

• coestensione delle stringhe • esaustività dell'analisi • definizione dei requisiti di coerenza • predittività

I limiti del modello proposto

• Eccesso di ottimismo nella possibilità di conciliare regola ed espressività, normalizzazione e specificità nel solo oggetto di un documento e nella gestione quotidiana del registro di protocollo.

• Eccesso di fiducia nella natura umana.

Non ti scordar di te:Il lavoro sugli archivi correnti

• Il modello di intervento che il Cesvot propone alle associazioni e che ha applicato nella propria struttura prevede le seguenti attività:

– attività di presentazione e di condivisione degli obiettivi con tutta la struttura;

– analisi dell’organizzazione;

– analisi delle tipologie e dei flussi documentali dell’associazione;

– creazione delle stringhe e degli oggetti rappresentativi del contenuto dei documenti;

– produzione degli strumenti di gestione dell’archiviazione: titolario di classificazione, manuale di gestione, massimario di scarto;

– informatizzazione dei processi di gestione dell’archivio; formazione alla struttura operativa dell’associazione e supervisione nel tempo.

Analisi dell’organizzazione

• Individuazione delle funzioni dell’ente

• Creazione di un titolario di classificazione:

1. Bandi

2. Progetti presentati dalle associazioni

3. Progetti di formazione promossi dal CESVOT

4. Formazione a distanza

VIII - Formazione

Formazione

ClassiTitoloFunzione

Analisi del flussi documentali

• Mappatura della documentazione prodotta o acquisita dall’ente

Scheda di sintesi del colloqui e delle prove

Lettera di assunzione

Contratto

AssunzioneGestione del personale

Convocazione riunione

Verbale

Consiglio direttivo

Organi dirigenti

DocumentiAttivitàFunzione

Descrizione

Classif. II/2 – Cosiglio direttivo regionale

Conservazione: Illimitato

Responsabilità: •Ufficio Segreteria generale •Persona Monica Casotti

Cesvot – Consiglio direttivo regionale – Convocazione•Convocazione riunione del Consiglio direttivo n. X per il GG/MM/AAAA•Spostamento riunione del Consiglio direttivo n. X al GG/MM/AAAA•Annullamento riunione del Consiglio direttivo n. X del GG/MM/AAAA

Convocazione del consiglio direttivo regionale

Class. Infor. gestionaliStringa e oggettiDocumento

Separazione tra contenuti normalizzabili e contenuti specifici di un documento: Stringhe (voci di indice) costruite applicando il Nuovo soggettario BNCF, classificate e corredate da elementi riguardanti la conservazione e la gestione del documentoOggetto predefinito: campo a testo libero con elementi ricorrenti e possibilità di inserimento di informazioni integrative

Il sistema

• Ha al centro il soggetto di un documento

• <http://protocollo.cesvot.it:8080/xway/application/xdocway/engine/xdocway.jsp>

Vantaggi

• Velocità nella protocollazione.

• Massimo contenimento degli errori.

• Tutti i documenti sono soggettati.

Questioni aperte (1)

• Storicizzazione delle carte:– il passaggio dall’archivio corrente a quello storico è da

testare in termini di interoperabilità (separazione tra produttori di software);

– nel passaggio tra corrente e storico si perde il campo oggetto. Dovrà essere integrato nel soggetto?

– Nei casi in cui il contenuto del documento non è prevedibile, potrà essere necessario creare un nuovo soggetto:

• es. Cesvot- Rapporti con enti.

Questioni aperte (2)

• Trasferibilità del modello organizzativo:– Il Cesvot ha la missione di supportare le

associazioni. Chi può svolgere la stessa funzione rispetto agli archivi di altre tipologie di enti?

Questioni aperte (3)

• Difficoltà di coinvolgimento degli archivisti nel lavoro sugli archivi correnti.

• Formazione degli archivisti sulla soggettazione.

Motivi di ottimismo

• Si inizia a discuterne:– Gruppo di lavoro per l'implementazione

dell'interoperabilità fra il Nuovo soggettario e banche dati prodotte dagli archivi;

– nascita del MAB;– oggi;– ...

Grazie!