Volume 16, numéro 3, 2001 PRINTEMPS

INFO-RAR

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BULLETIN D'INFORMATION

R]R~ REGROUPEMENT DES ARCIIlVISTES RELIGIEUX

Protocole de rédaction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

ln Memoriam 21

Bonnes nouvelles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Suggestions de lectures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Notre patrimoine, un présent du passé - Rapport du groupe-conseil, présidé par monsieur Roland Arpin, sur la politique du patrimoine culturel du Québec . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Étude en cours : L'avenir des archives religieuses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Congrès de l'AAQ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Assemblée annuelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Informations

Ce que vous devez et ne devez pas faire [en matière de préservation] Nancy Marelli . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Politiques et procédures en archivistique : la préservation Hélène Charbonneau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Les Soeurs de la Charité de Saint-Louis Colette Richard, s.c.s.l. 6

Les Soeurs du Christ Seigneur, 50 ans de grâces! Diane Poirier, s.c . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Articles

Marie Marchand, o.s.u., présidente 2

Mot de présentation

Présentation

SOMMAIRE

2

Puis, une collègue, archiviste à la ville de Montréal, présente une étude importante sur l'une des

fonctions archivistiques : la préservation. Ce terme, qui s'est substitué peu à peu à celui de

conservation, met déjà en évidence le souci, l'obligation même, des professionnels de veiller au bon

traitement physique des pièces qu'ils manipulent, rangent, diffusent et conservent. Le texte de

madame Charbonneau expose clairement, exemples à l'appui, la "raison d'être des politiques et

procédures" en matière de préservation, leur contenu et l'implication du personnel, facteur essentiel

au succès de cet outil de gestion.

Dans le second écrit, les Soeurs de la Charité de Saint-Louis, sous la plume de soeur Colette

Richard, nous invitent à partager un "moment historique" de la congrégation, soit le premier

congrès-chapitre la rassemblant à la source bretonne même. Rencontre vivifiante, telle celle des

disciples d'Emmaüs, qui témoigne de l'actuel caractère international de la fondation de Mère Saint-

Louis, au début du XIXe siècle, dans le diocèse et la cité de Vannes.

Textes historiques, avons-nous dit. Le premier de ceux-ci présente la Société du Christ Seigneur qui

célèbre cette année son jubilé d'or. Le fondateur, Ludger Brien, s.j., grand apôtre marial, a sagement

bâti la société en s'inspirant d'une école de spiritualité universelle, celle de saint Ignace de Loyola ..

En puisant aux Exercices spirituels, il façonne l'armature spirituelle de cette société de vie

apostolique reconnue dans l'Église comme nouvelle forme de vie consacrée et dont fait partie

l'auteure de cet article, madame Diane Poirier.

Son contenu est axé sur des textes historiques, archivistiques et sur des nouvelles familiales. Il saura,

croyons-nous, plaire, enrichir, entretenir ou resserrer les liens avec le Regroupement.

Avec le retour du printemps apparaît le troisième et dernier numéro de notre bulletin pour l'année

et pour le présent volume seizième.

Présentation

-

3

A l'automne, le premier numéro du dix-septième volume vous apportera une agréable

surprise!

Merci à nos généreuses et compétentes collaboratrices et à tous ceux et celles qui, durant

l'année, ont écrit des articles, fourni des informations, etc. Participation précieuse,

appréciée et toujours bienvenue. Bonne lecture!

Enfin, la dernière tranche de cet INFO-RAR réitère l'invitation à l'assemblée annuelle et au

congrès de l'AAQ, présente des informations d'actualité, des suggestions de lecture, de

bonnes nouvelles et, hélas! des départs que nous regrettons.

En complément à la théorie, des règles guident la pratique; directives utiles à rappeler car, selon

l'expérience de chacun, les personnes à l'interne d'un service d'archives sont davantage exposées que

les chercheurs à endommager les documents ou à leur causer des bris parce que les manipulant plus

souvent ou avec plus de hâte. Nos gestes quotidiens importent et doivent donc s'inspirer de quelques

énoncés simples, clairs, impératifs même, en vue de l'objectif final de nos efforts : mettre en valeur

et diffuser. Ce qui passe par un incontournable "préserver". Nous reproduisons cette partie avec

l'obligeante autorisation de son auteure et spécialiste dans le domaine, madame Marelli, responsable

des archives de l'Université Concordia.

Marie Marchand, o.s.u.

Présidente

4

Au cours des années, à mesure que les vocations se présentent et que son intuition se

précise, le Père Brien continue son œuvre de fondation en ouvrant la Société aux hommes,

aux couples mariés, puis aux prêtres. La formation des membres, la manière de vivre les

conseils évangéliques autant que l'orientation de l'apostolat sont marqués par le discernement spirituel, point essentiel de la spiritualité ignatienne. Le charisme du

Fondateur, véritable jésuite, en embrasse d'ailleurs les aspects fondamentaux en une belle

synthèse: invitation à marcher généreusement à la suite du Christ, attention aimante à la

présence divine en toute chose, personne et événement, contemplation dans l'action,

recherche de l'équilibre de toutes les valeurs, amour de l'Église, ingéniosité apostolique au

service des âmes. Le tout pour «travailler à la consécration du monde au Christ ressuscité

en témoignant de l'amour de Dieu pour tous les hommes afin de les amener à y répondre»

(ConstituOons,arl.2).

Aussi prudent qu'audacieux, le fondateur vérifie, après cinq ans d'expérimentation, la

pertinence de son projet. Il charge deux membres de la Société de présenter à Pie XII de

brefs extraits des Constitutions de la Société, accompagnés d'une lettre où il explicite sa

pensée et pose la question suivante: «Pouvons-nous présenter ce genre de vie comme

une vocation véritable et espérer qu'il recevra un jour l'approbation de l'Église?" La

réponse qu'il reçoit dépasse ses attentes: La Sacrée Congrégation des Religieux reconnaît

la Société Leunis comme «une Association qui a tout le contenu ascétique et apostolique

d'un véritable Institut séculier», mais consent à ce qu'elle n'en prenne pas la forme juridique,

tout en affirmant qu'elle relève de sa compétence. Le Père Brien a donc carte blanche.

Il y a 50 ans, naissait dans l'Église la Société Leunis (aujourd'hui Société du Christ

Seigneur). Le P. Ludger Brien, jésuite, proposait à de jeunes congréganistes de former, au

sein même de la Congrégation mariale, une section dont les membres consacreraient toute

leur vie au Seigneur tout en restant laïques, s'engageant en même temps à vivre les

conseils évangéliques et à travailler au renouveau des Congrégations.

La Société du Christ Seigneur, 50 ans de grâces!

5

La Bible entièrement traduite (Ancien et Nouveau Testa ment) est maintenant disponible en 2233 langues, soit 21 de plus que l'an dernier. Le Nouveau Testament a été publié pour la première fois en créole de Sainte-Lucie et présenté le 1 O octobre dernier. Ces éditions sont !'oeuvre de sociétés bibliques nationales. Cependant, leur travail est encouragé et soutenu par l'alliance biblique universelle. Information extraite du Rapport de traduction biblique de 1999 qui compile les statistiques des éditions bibliques imprimées. Le Rapport de /'ABU comprend tous les dialectes et langues dans lesquels la Bible ou une partie de celle-ci a été traduite depuis l'invention de

l'imprimerie.

Un best-seller

Diane Poirier, S. C. S.

En 1993, la Congrégation pour les Instituts de Vie Consacrée et les Sociétés de Vie Apos- tolique confirme ainsi la première approbation pontificale accordée à la Société en 1958 et lui accorde le statut canonique de «nouvelle forme de vie consacrée» (CDC 605). Bien qu'encore petite, la Société du Christ Seigneur a acquis une certaine maturité et, grâce aux vocations qui arrivent modestement mais régulièrement, et à l'aide promise par son Fondateur maintenant retourné vers le Père, elle peut entreprendre dans l'espérance une autre étape de sa vie. le monde a grand besoin d'elle car, aujourd'hui encore, «la moisson est abondante et les ouvriers sont peu nombreux» (cf Mt 9, 37)!

Depuis sa jeunesse le Père Brien est convaincu de l'appel universel à la sainteté. Il

s'emploie donc à la promouvoir. Par la publication de la revue Signes, par les Exercices spirituels accompagnés individuellement (avec toute une gamme d'activités qui peuvent y

préparer), la Société du Christ Seigneur cherche avant tout à promouvoir l'esprit de l'Évangile et la sainteté dans le monde. Elle le fait principalement par l'animation de communautés évangéliques enracinées dans l'Église : les Fraternités Foi et Vie, les Équipes Pierres Vivantes et les Étoiles Mater Christi.

6

Le Chapitre-Congrès avait pour objectifs de traiter des affaires importantes de la Congrégation et

de faire le point sur la vie religieuse, communautaire et apostolique, des Soeurs de la Charité de

Saint-Louis, dans une vision commune de leur mission pour le XXIe siècle. Le récit de la rencontre

des disciples d'Emmaüs avec le Seigneur Ressuscité (Le 24,13-35) a inspiré le processus utilisé

pendant les deux années de préparation de ces assises et en soutient tout le déroulement.

Telles des disciples en marche racontant leur histoire sacrée, «Alors, ils racontèrent ce qui leur était

arrivé», les soeurs, pendant cette préparation, se sont rencontrées en petits groupes informels, ont

échangé de la correspondance avec des compagnes de divers continents, ont partagé rêves et visions

d'avenir et ont ensuite participé aux chapitres provinciaux ouverts à toutes. «Et nous, nous

Processus du Chapitre-Congrès

~ L'année jubilaire 2000 est l'occasion pour les Soeurs de la Charité de Saint-Louis de vivre un

premier congrès de la Congrégation depuis la fondation en 1803. Toutes les soeurs étant invitées

à s'y inscrire, 260 acceptent de revenir à la source pour un nouveau départ et de participer activement

au Chapitre-Congrès, du 4 au 24 août, à Vannes en Bretagne, ville qui a vu naître leur Institut,

maintenant implanté dans 10 pays sur 3 continents.

À la cathédrale de Vannes, l'évêque Mgr F-M. Gourdès accueille cordialement les Soeurs de la

Charité de Saint-Louis. Il présente aux fidèles l'historique de la congrégation et célèbre l'Eucharistie

avec le calice même de Mgr M. de Pancemont qui, en 1803, faisait appel à Madame Molé pour

prendre charge d'une oeuvre dans son diocèse. Mère Saint Louis fonde alors à Vannes un atelier de

filature où l'on accueillait, dès l'âge de 10-12 ans, les jeunes filles de familles pauvres, dont celles

qui «traînaient» sur le port et à qui elle procure instruction et éducation. De son vivant, elle ouvre

trois autres communautés en France: Auray, Pléchâtel et Saint-Gildas de Rhuys, autant de lieux où

les congressistes se rendront en pèlerinage avec dévotion et grande émotion.

Premier congrès

Moment historique chez les Soeurs de la Charité de Saint-Louis

7

Colette Richard, s.c.s.l.

La Congrégation s'oriente alors vers une vision commune où la spécificité du charisme légué par

Mère Saint-Louis et demeuré vivant au coeur de chacune, la lance avec audace clans la recherche

de pistes d'avenir. Vie consacrée et théologie contemporaine des voeux, styles de vie

communautaire. nouvelles formes d'appartenance à la Congrégation, travail en partenariat,

expérimentation progressive de divers chemins de croissance personnelle dans le respect des cultures

et de l'internationalité sont autant de défis proposés aux soeurs, pour continuer d'annoncer au monde

la Bonne Nouvelle de la Résurrection, à la suite de leur Vénérable Fondatrice.

L'événement Chapitre-Congrès qui aura marqué l'histoire des Soeurs de la Charité de St-Louis les

invite à marcher, éclairées par l'Esprit, sur la route empruntée hier dans la foi et à la poursuivre

aujourd'hui dans l'amour, remplies d'espérance pour demain.

espérions ... » Puis, poursuivant leur route pendant les trois semaines du Chapitre-Congrès, elles

feront une relecture du vécu de la Congrégation en le considérant comme le Chemin d Emmaüs

SCSL pour un retour à Jérusalem. «Ils partirent et retournèrent à ]érusalem.»

Venues de divers horizons pour cet événement unique de leur histoire, les soeurs se réjouissent de

découvrir davantage le visage international de la Congrégation. Activités culturelles et sociales,

kiosques et expositions, liturgies marquées par une spiritualité incarnée dans différentes cultures

favorisent la connaissance réciproque des soeurs, resserrent les liens fraternels qui les unissent et

expriment une même orientation apostolique. Voilà qui prépare les esprits et les coeurs à considérer

l'Évangélisation dans la mission éducative de /'Église pour le 3e millénaire, à partir de sujets

proposés par les soeurs, tels que: charisme et prophétisme, formation et communauté, justice et

option pour les pauvres.

Pistes d'avenir

Le programme de préservation est un outil de gestion. En élaborant les politiques et les procédures, le service

d'archives est en mesure d'énoncer ses orientations. Puisque l'analyse des résultats de l'évaluation globale

permet l'inventaire des besoins, les politiques et procédures vont contribuer à l'établissement des priorités. De

cette manière, les interventions à effectuer sont mieux préparées. Au surplus, en développant les procédures, le

Les politiques et les procédures ne sont pas issues d'une génération spontanée. Elles s'inscrivent dans le

processus de mise en place d'un ensemble de mesures conduisant à une gestion efficace de la préservation des

archives. Ce processus prévoit trois étapes incontournables : ÉVALUER - PLANIFIER - AGIR. Ces étapes

constituent l'équation fondamentale de la Stratégie de préservation des archives canadiennes telle qu'adoptée,

en 1994, par le Conseil canadien des archives. L'amorce de la stratégie se réalise par l'évaluation. Celle-ci

permet de faire un bilan critique tant des installations que des pratiques du service d'archives. Les résultats

fournissent la matière brute à partir de laquelle tout le programme s'échafaudera. L'aboutissement se concrétise

par les actions que le service d'archives a identifiées et dont il a structuré l'application. Entre les deux se situe la

planification grâce à laquelle seront définis les objectifs visés.

Raison d'être des politiques et des procédures

Les politiques et les procédures représentent le noeud de tout le processus de gestion de la préservation. Elles

viennent préciser les aspects importants constituant le programme de préservation. Les politiques énoncent ce

que le service d'archives veut faire, alors que les procédures indiquent le comment. L'ensemble favorise

l'implantation du programme et encourage l'adoption de méthodes et d'attitudes nouvelles, propices à la

réalisation des objectifs. Les résultats les plus probants se révèlent dans les pratiques quotidiennes.

La préservation

Les politiques et les procédures sont les lignes directrices d'un service d'archives en matière de préservation tout

comme dans les autres fonctions archivistiques. Elles constituent les assises sur lesquelles se fonde toute la

structure des actions ultérieures. Elles permettent au service d'archives de déterminer les orientations qu'il

entend prendre dans la poursuite de son mandat. Chacune constitue donc un outil de référence sur lequel il est

avantageux de s'appuyer quand vient le temps d'entreprendre une quelconque activité comme, par exemple, en

matière de préservation dont il sera ici question.

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POLITIQUES ET PROCÉDURES EN ARCHIVISTIQUE

·-

Le premier élément à paraître est nécessairement l'objectif. Chaque politique comporte son objectif propre. Celui-ci énonce l'orientation poursuivie par le service d'archives dans une activité donnée. Il rappelle l'objet de

Contenu d'une politique et de ses procédures

En préparant ses politiques et ses procédures un service d'archives entreprend un exercice de réflexion qui le

conduit à adopter des orientations claires et précises. Le contenu et la composition du produit final peuvent

certes varier, mais le fond comportera toujours des éléments invariables. Les politiques et les procédures se

construisent en définissant les enjeux globaux d'abord pour terminer avec des considérations particulières.

Chacune des composantes se subordonne à la précédente pour y ajouter de la substance.

Planification : Organisation, selon un plan, des moyens à déployer et des objectifs visés. La

planification est stratégique et l'attention qui y est portée détermine la valeur accordée à

l'opération.

Politique : Manière concertée d'atteindre un but précis. La politique résume les orientations

choisies puisqu'elle constitue un énoncé des principes généraux d'une action. Elle représente, en

quelque sorte, la conception que se fait le service d'archives de son action.

Objectif : But précis à atteindre par le moyen d'actions ou d'interventions déterminées. L'objectif

est aussi l'amorce de toute une série de mesures qui convergent.

Directive : Indication déterminant la conduite à adopter ou l'action à poser. La directive situe

l'intervention dans le contexte de la politique.

Procédures : Ensemble des actions concrètes à observer ou à accomplir dans le but d'atteindre

des résultats précis. Les procédures sont des règles adoptées qui régissent les actions.

éfinitions

'laborer des politiques et des procédures requiert une démarche rigoureuse. Il est d'autant plus important de

ien reconnaître les concepts qui s'y rattachent. Pour ce faire il est utile de s'attarder aux définitions. Quelques

ermes semblent en effet indispensables pour mieux saisir les distinctions essentielles et faire de l'ensemble un

out cohérent et significatif. Voici les principaux :

ervice d'archives se donne les moyens d'intégrer une approche de préservation dans l'exercice quotidien des

ctivités. Une affectation plus judicieuse des différentes ressources en découle incontestablement.

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Viennent ensuite les directives qui énoncent les considérations du service d'archives à l'égard de l'action envisagée. Les directives peuvent être générales et spécifiques selon la complexité ou encore l'étendue de l'objet visé par la politique. Les directives générales servent d'amorce aux procédures. Elles déterminent les attitudes et les façons de faire, consignent les responsabilités des intervenants et détaillent l'action. Elles sont généralement développées lorsque des actions multiples sont à prévoir et que celles-ci ont avantage à être structurées selon qu'elles s'appliquent à l'ensemble ou à des parties de l'ensemble.

Ex. 1, en matière d'accès: «Référer les demandes particulières ou les cas problématiques au responsable de la référence.»

Une fois l'objectif énoncé, la politique générale vient préciser l'engagement du service d'archives. Y sont énoncés les principes généraux qui régiront l'action développée. La politique générale se rattache nécessairement à la politique de préservation, sinon au mandat du service d'archives. La politique générale définit l'activité dont elle est le sujet.

Ex. 1 : «En regard de son mandat, le service d'archives prend les mesures de sécurité nécessaires pour la protection constante de son personnel et des documents dont il a la garde.» Ex. 2 : «En accord avec sa politique de préservation, le service d'archives adopte les mesures appropriées pour assurer la sécurité et la protection de ses documents lors du transport, de la conservation et de la manipulation des pièces dans le cadre d'une exposition ou d'un prêt.» Ex. 3 : «De manière à respecter son mandat de conserver en permanence le patrimoine documentaire dont il a la garde, le service d'archives manipule et entrepose avec soin les documents en respectant les principes reconnus en matière de préservation»

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la politique ainsi que le but visé par celle-ci. Il peut même indiquer à qui la politique et les procédures

s'adressent. Le libellé doit être bref, précis et concis. Ex. 1 : «La politique et les procédures d'exposition et de prêts visent à concilier les conditions nécessaires à la protection des documents et les contraintes de la mise en valeur des pièces. » Ex. 2 : «En adoptant une politique et des procédures d'accès aux documents qu'il conserve, le service d'archives se donne les moyens de mieux garantir la consultation. La politique et les procédures définissent les conditions de l'accès, ainsi que les droits et les devoirs tant du service d'archives que de l'utilisateur.» Ex. 3 : «La politique et les procédures de sécurité adoptées visent à assurer un environnement sécuritaire tant au personnel qu'aux documents.»

Ex. 1, en matière d'accès: «Les copies fournies ne doivent être utilisées que pour la recherche privée et qu'à des fins de référence.»

«Une liste des procédés de reproduction et des coûts afférents doit être disponible.» Ex. 2, en matière de manipulation : «Manipuler les documents de grandes dimensions seulement s'ils peuvent être entièrement supportés.»

«Ranger les albums fragiles ou endommagés dans des contenants de format approprié et posé à plat sur du rayonnage.» Ex. 3, en matière de sécurité : «Ne pas laisser des ouvriers, du personnel d'entretien ou autre personne non autorisée circuler seuls et sans surveillance dans les magasins.»

«Détruire ou déchiqueter tous les documents non conservés lors des traitements ou lors de l'application des délais de conservation.»

Le dernier élément constituant une politique sont les procédures. Elles constituent la portion à caractère pratique étant donné qu'elles se rapportent davantage aux règles à respecter en toute matière faisant partie des activités du service d'archives. Il est judicieux de les développer avec discernement puisqu'elles sont garantes des activités de préservation. Elles doivent également être le reflet des orientations poursuivies par le service d'archives.

Ex. 1, en matière d'accès: «L'inscription du chercheur est obligatoire. Elle se fait sur place.» Ex. 2, en matière de manipulation : «Le personnel vérifie les documents que les chercheurs retournent après la consultation.» Ex. 3, en matière d'exposition: «Le service d'archives respecte les normes d'exposition établies pour chaque type de document exposé.»

L'énoncé de directives n'est toutefois pas obligatoire. Il est laissé à la discrétion du service d'archives qui pourrait préférer ne définir que des procédures.

Quant aux directives spécifiques, elles sont facultatives. Elles s'attardent aux particularités de l'action et les

détaillent.

Ex. 2, en matière de manipulation: «Demander de l'aide lors de la manipulation, du rangement ou du transport des documents fragiles, lourds, de grands formats, pliés ou enroulés.» Ex. 3, en matière d'exposition: «Le service d'archives enregistre les déplacements de ses documents et tient à jour ses dossiers d'exposition et de prêt.»

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12

Des politiques et des procédures préparées avec som auront pour effet de modifier les comportements,

d'améliorer l'utilisation des installations et du matériel comme de développer la curiosité et la responsabilité du

personnel.

Les politiques et les procédures sont des outils développés pour le bénéfice du personnel travaillant avec les

documents d'archives. En conséquence, elles doivent être rédigées dans un langage clair et précis. Le libellé de

chacun des éléments doit être bref et sans équivoque. La présentation doit être sobre et permettre de repérer

rapidement l'information recherchée. Enfin, le tout ne devrait tenir qu'en quelques pages de manière à en

encourager l'utilisation.

Implication du personnel

Tout au long de l'élaboration des politiques et des procédures, il est indispensable de consulter le personnel afin

de vérifier auprès de lui la justesse des observations faites, de se familiariser avec les pratiques et d'obtenir des

démonstrations. L'implication du personnel dans la démarche contribue à l'échange de connaissances. Cette

dynamique favorise la discussion conduisant à l'énoncé de solutions adaptées aux situations particulières du

service d'archives. On s'assure ainsi une meilleure adhésion aux changements proposés car chacun aura eu

l'occasion de faire la démonstration des avantages perçus.

Hélène Charbonneau

Chef de la Section des archives

Ville de Montréal

Les politiques et procédures sont souvent accompagnées d'annexes. Celles-ci sont développées soit pour

répondre aux besoins spécifiques d'une activité, soit pour servir à l'exécution de la procédure, soit pour

constituer un complément de celle-ci. Les annexes peuvent comprendre des documents tels qu'un tableau des

conditions environnementales générales, un formulaire de rapport d'état, les règlements de la salle de

consultation, une méthode de fabrication d'un contenant sur mesure, etc.

......

Droit d'auteur: Nancy Marrelli Condensé reproduit avec la permission du Service des archives de 1 'Université Concordia pour la publication INFO-RAR (volume 16, numéro 3).

1994

NE DEVEZ PAS FAIRE CEQUEVOUSDE~ZET

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• Expliquer aux chercheurs et aux chercheuses les raisons pour lesquelles ils ou elles doivent respecter certaines pratiques de préservation.

• Appliquer les règles touchant les chercheurs et les chercheuses. L'objectif de ces règles est d'assurer la protection à long terme des documents.

• Humidifier les documents solidement enroulés afin de pouvoir les consulter à plat.

• Savoir ce que vous faites lorsque vous manipulez des documents fragiles, enroulés ou pliés et leur porter une attention particulière.

Vous devez ...

• Vous laver les mams fréquemment quand vous manipulez des documents d'archives.

• Vous assurer que tous les déchets alimentaires sont sortis du service des archives chaque jour.

• Tout nettoyer soigneusement après avoir mangé.

• Conserver toute la nourriture dans des contenants hermétiques.

• En cas de doute sur la façon de procéder, demander de l'aide.

• Vous servir uniquement de crayons à mine pour annoter les documents d'archives et lorsque vous travaillez à proximité de ceux-ci.

• Vérifier les nouveaux versements ou dépôts pour voir s'il y a des moisissures, des insectes, des objets pointus ou des documents mal placés. Au besoin, rangez-les dans des contenants protecteurs appropriés.

• Vous assurer que tous les documents sur les tables et les étagères sont rangés dans des contenants protecteurs appropriés.

• Vous rappeler que les documents d'archives sont des objets physiques qui doivent être protégés ainsi que des sources de renseignements.

• Manipuler tous les documents d'archives avec soin.

VOUS DEVEZ ...

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• Fermer tous les tiroirs des classeurs avant de quitter le bureau pour la journée.

• Le soir, ranger tous les documents d'archives dans le magasin.

• Aligner les feuilles dans les chemises avant de ranger celles-ci dans une boîte. Alignez les feuilles manuellement et non pas en frappant la chemise sur la table.

• Utiliser des marqueurs en papier alcalin afin d'indiquer d'où les articles ont été retirés et lesquels doivent être photocopiés.

• Garder soigneusement l'ordre initial.

• Vous servir uniquement d'un crayon noir à mine tendre pour annoter les documents, lorsque des annotations sont essentielles.

• Lorsque c'est nécessaire, porter des gants. Portez-en toujours quand vous manipulez des photographies qui ne sont pas dans des pochettes de mylar.

• Utiliser les documents à plat sur une table et non pas empilés les uns sur les autres.

• Vous assurer que tous les documents sont rangés dans les boîtes et dans le magasin le plus tôt possible afin de réduire leur exposition à la lumière.

• Lorsque c'est possible, manipuler les contenants plutôt que les documents eux- mêmes.

• Agir rapidement si vous découvrez des traces d'humidité, de la moisissure ou des insectes près des documents d'archives.

• Inscrire au dossier la présence de dommages ou de détérioration inhabituelle des documents d'archives.

• Vous assurer que les pratiques de rangement pour les articles inhabituels comme le cuir, les tissus, les métaux, le bois, etc. sont appropriées. Faites une vérification.

• Trouver des contenants dont les dimensions conviennent à celles des documents de formats particuliers.

• Vous assurer que les documents d'archives sont insérés dans des contenants appropriés.

Vous devez ...

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Mars 2001

Renseignez-vous auprès de DANS LE DOUTE, NE FAITES RIEN. quelqu'un ou faites les recherches nécessaires.

• Utiliser des notes "Post it" sur les documents d'archives, car elles laissent des résidus.

• Utiliser du ruban adhésif ou des autocollants sur les documents d'archives.

• Manipuler les documents d'archives sans réfléchir.

VOUS NE DEVEZ PAS ...

AU BESOIN, DEMANDEZ DE L'AIDE. Personne n'a toutes les réponses. Dans le doute, prenez les moyens nécessaires pour vous renseigner.

Si vous n'êtes pas certain que ce que vous faites est sans danger pour les documents dont vous êtes responsable, NE FAITES RIEN.

• En cas de doute sur la façon de procéder en toute sécurité, consulter les ouvrages de référence ou demander de l'aide.

• Trouver des solutions sécuritaires pour régler les problèmes de manipulation afin de ne pas endommager les documents d'archives.

• Humidifier les documents solidement enroulés afin de les dérouler plus facilement.

• Au besoin, obtenir de l'aide pour manipuler les documents de grandes dimensions.

• Manipuler les documents de grandes dimensions seulement s'ils peuvent être entièrement supportés.

• Manipuler les reliures avec soin.

• Utiliser des copies, s'il y en a, plutôt que les originaux.

• Éteindre tous les ordinateurs et appareils électriques avant de sortir du service des archives.

Vous devez .••

17

Cette étude a marqué de grands pas. Merci à vous tous pour les minutes consacrées au questionnaire et également pour votre ponctualité dans le retour des réponses. La

ȃtude en cours : L'avenir des archives religieuses.

En effet, vu la disponibilité d'une plage dans l'horaire, les organisateurs ont gracieusement offert aux différentes associations présentes une heure de rencontre. Nous les remercions de cette amabilité. J'invite donc les membres du RA. R présents à Jonquière à cette "rencontre de famille". Il sera agréable de nous revoir, de nous saluer, de fraterniser et d'échanger entre nous.

L'assemblée annuelle du RA. R sera suivie, les 31 mai, Ier et 2 juin, du congrès de l'AAQ, à Jonquière. L'encart ci-joint fournit les informations tant pour le contenu détaillé des communications ou des activités que pour l'hébergement. Belle occasion de perfectionner nos connaissances, de les mettre à jour - le thème nous y invite ! - et de nous rencontrer.

»Congrès de J'AAQ

Excellente occasion pour humer l'air de fête de Cap-de-la-Madeleine qui célèbre son 350e anniversaire. Comme les origines de cette paroisse se lient intimement avec celles du lieu de pèlerinage, en fin de journée, nous nous rendrons à la basilique. Là, après une visite guidée, un fervent hymne marial pourrait exprimer notre joie et notre gratitude envers la Madone et clore la journée tout autant que notre année de travail. Avec toute notre reconnaissance à notre hôte fort dévoué dans l'organisation de cette rencontre.

Grâce à l'aimable invitation de frère André Boucher, omi, les assises de notre assemblée annuelle se tiendront dans le magnifique site de Notre-Dame du Cap. Nous vous y attendons nombreux à la Maison de la Madone, vendredi le 27 avril prochain.

»Assemblée annuelle

Informations

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Préposée aux renseignements Téléphone: (418) 380-2300 Télécopieur: (418) 380-2364 Matte@mcc. og uv.dc.ca http://www.mcc.gouv.qc.ca/

Direction des communications 225, Grande Allée Est, RC, Bloc A Québec (Québec)

Nicole Matte

Il faut lire ce Rapport du Groupe-conseil, noter ses observations et exprimer ses réactions à qui de droit. Le document est disponible dans sa version abri et intégrale à l'adresse suivante : Ministère de la Culture et des Communications

Madame Maltais affirmait dans sa communication, lors du congrès au Mont Sainte- Anne, que "les archives sont les piliers de la culture". De tels fondements du patrimoine québécois méritent un traitement sérieux et éclairé. En regard d'une politique du patrimoine culturel du Québec, ils exigent que les archivistes soient invités, consultés, et partie prenante dans les études à venir.

Ce rapport, en vue de la définition d'une future politique du patrimoine culturel québécois, identifie de nouveaux objets de protection, le patrimoine paysager ou naturel, par exemple, et formule des recommandations. Cependant, il élabore peu quant aux archives. Aucune définition ni solution immédiate consignées, sauf la création d'un comité ad hoc pour l'évaluation, la gestion et la conservation de ce secteur particulier du patrimoine. Cette recommandation (p. 149 dans la version intégrale) est, en un sens, appréciable si elle permet que des archivistes, premiers spécialistes en la matière, participent au travail du dit comité.

»Rspoott du groupe-conseil, présidé par monsieur Roland Arpin, à la ministre de la Culture et des Communications, madame Agnès Maltais : Notre patrimoine, un présent du passé.

Lors de l'assemblée annuelle, nous serons en mesure de brosser un tableau final de la situation et de poursuivre notre réflexion commune.

compilation de celles-ci a été effectuée par des équipes que nous remercions également.

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A l'occasion du centenaire de la canonisation de Jean-Baptiste de La Salle, l'auteur

A noter, dans le même numéro de cette revue (p. 292-302), un article d'un ami du R.A.R., Frère Gilles Beaudet, f.é.c., ancien président.

Frère Raymond Boutin, notre trésorier, présente une biographie très documentée du Missionnaire apostolique qu'on connaît déjà quelque peu par le texte précédent (INFO-

RAR, no 2) du même auteur. Pour un fondateur dont les archives conservent 1800 lettres, que de connaissances à puiser dans ce nouvel article!

Cette société a été officiellement nommée Institut de vie consacrée de droit pontifical. Le texte évoque les distinctions entre les différentes formes de vie consacrée; les références de l'auteure au Code de Droit canonique favorisent un approfondissement personnel d'une question que le dernier concile a précisée et nuancée. L'édition annotée du Code est ici très éclairante. Pour le Père Guillaume Chaminade et la société marianiste, voir aussi La Vie des

communautés religieuses, vol. 58, no 5, novembre-décembre 2000, p. 279-291.

Madame Lise Racicot, membre de cet Institut, rappelle la genèse de la Société Leunis, de son nom originel. Elle identifie les fondements scripturaires de sa "spiritualité d'une providentielle actualité" (p. 81), car tout à fait adaptée à des laïcs et partagée avec tout chrétien. Ainsi cette "nouvelle forme de vie consacrée" et reconnue comme telle, "ouverte à toutes classes de fidèles", permet à un "grand nombre de chrétiens de s'engager sûrement sur le chemin de ta sainteté" (p. 92).

Ainsi, pour en savoir davantage sur la Société du Christ Seigneur, référer à La Vie des

communautés religieuses, vol. 57, no 2, mars-avril, 1999, p. 78-94.

INFO-RAR présente souvent des écrits sur les communautés et leurs fondateurs. L'ampleur des textes est cependant restreinte par rapport à une histoire généralement étendue dans le temps et l'espace. Pour suppléer à cette limite, nous indiquons ci-après quelques articles qui développent davantage des sujets déjà traités.

»tectuœ»

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Les Soeurs de Sainte-Anne vivront une grande joie dimanche le 29 avril prochain : la béatification, à Rome, de leur fondatrice, Esther Blondin (Mère Marie-Anne). Evénement d'Église dont nous nous réjouissons avec elles. Félicitations à cette méritante communauté à l'occasion de l'entrée de leur mère spirituelle dans la grande famille des bienheureuses et bienheureux.

s-Bonnes nouvelles

Pour les lecteurs du cyberespace, consulter le site dynamique et attrayant des Soeurs de la Charité de Saint-Louis. Il fait connaître davantage le charisme de la congrégation, son oeuvre apostolique et son implantation dans divers continents (http://www.soeursdelacharitestlouis.qc.ca). Y figure une québécoise oeuvrant en Haïti, soeur Evelyne Tremblay, dont l'oeuvre sociale lui mérita la médaille de l'Ordre du Canada.

La spiritualité de La Salle s'inscrit aussi dans "le courant de spiritualité marial français". Quiconque s'intéresse à ce thème référera à "Saint Jean-Baptiste de La Salle et le culte marial". Même titre de revue (vol. 57, no 4, septembre-octobre 1999, p. 239-248) et même auteur. Merci, Frère Beaudet, pour ces richesses dévoilées et partagées.

Particulièrement intéressante, l'explication détaillée de la "théologie de l'éducation" (p. 298) formulée par le "saint chanoine rémois" dans : Méditations pour le temps de Retraite que les Frères doivent faire pendant les vacances (1730). Qui possède ce titre dans sa bibliothèque détient un trésor de spiritualité et de pédagogie chrétienne.

identifie des retombées de la grâce de la canonisation : nouvelles biographies traduites dans une quinzaine de langues, films, dédicaces d'églises, nombreux groupes de laïcs (voir l'adresse du site Internet) dont la vie et l'action s'inspirent de la spiritualité du fondateur et un Institut lasallien de sciences religieuses et catéchétiques (Haïti) affilié à l'Université LaSalle (Mexico). Cette "spiritualité de force héroïque" ( p.299), édifie des "pierres vivantes" dans l'Eglise universelle. Ces témoignages jusqu'au martyre dépassent ceux inscrits "dans les pierres" des églises locales (p. 295).

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i Avec regret, nous vous faisons part du décès de Soeur Yvette labrecque, s.c.i.m, survenu le lundi 26 février dernier, après une courte maladie. La messe des funérailles, a été célébrée en la chapelle des Soeurs du Bon Pasteur, Chemin Sainte-Foy, Québec. S. Yvette a consacré les dernières années de sa vie aux archives de sa Congrégation, rue Marie-Fitzbach. À ses collaboratrices, à sa communauté, nous offrons nos plus sincères condoléances. Qu'elle repose dans la paix de son Dieu pour une éternité de bonheur!

i Un membre de notre regroupement, le Père Romuald Boucher, o. m. i. est décédé le 19 janvier 2001. Avec nos sympathies que nous offrons à sa communauté, à sa famille, à ses collaborateurs, nous manifestons notre regret pour un tel départ et nous soulignons l'apport important réalisé au centre Deschâtelets, Ottawa, dont il a été le responsable, en ce qui concerne les archives amérindiennes. Notre bulletin. lnfo-Rar d'automne-hiver 1992 a consigné la communication du Père Boucher, lors du congrès des archivistes religieux: et nous montre l'importance de la tâche réalisée. Que Notre-Seigneur accorde à notre confrère le repos et la paix sans fini

ln memoriam

À Québec, une archiviste a été l'heureuse élue de l'Université Laval pour assumer une haute responsabilité. Madame Martine Cardin a, en effet, été nommée directrice du tout nouvel Institut sur le patrimoine culturel officiellement inauguré le 7 mars dernier. L'Institut accueille la Chaire Unesco sur le patrimoine. Madame Cardin, diplômée des universités de Montréal et de Laval, professeure en archivistique au Département d'histoire de la Faculté des lettres de cette dernière université, honore donc aussi la profession. Félicitations et bons voeux!

Peut-être l'aurez-vous appris lorsque cette revue vous parviendra : l'archiviste et bibliothécaire de l'Eglise, monseigneur Jorge Maria Mejia, a été créé cardinal de la Sainte Eglise romaine lors du consistoire du 21 février dernier. Fait éminent à consigner dans l'histoire de l'Église et dans les annales de la profession. Félicitations et assurance de prières de la part des membres de notre Regroupement pour les heureux fruits de cet exigeant ministère. L'Osservatore Romano, (no 7, 13 février 2001, p. 6) donne la biographie de ce nouveau membre du Collège cardinalice.

-

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Le lendemain, le groupe est invité à effectuer un discernement communautaire sous la

direction des deux visiteuses. Vers 18 heures, au terme des rencontres, les religieuses

se mettent en route pour leurs couvents respectifs après des salutations joyeuses.

Bientôt, une triste nouvelle circule: une des voitures est accidentée. Après un Pater qui

appuie sur le passage "que ta Volonté soit faite", Soeur Angelina, Supérieure

provinciale, les Soeurs visiteuses et le curé de Pontmain prennent la route vers le lieu

indiqué, Un spectacle peu rassurant se présente À leurs yeux. La voiture, dans un fort

mauvais état, laisse craindre le pire. Les Soeurs blessées ont déjà été conduites à

l'hôpital alors que demeure sur place un corps inanimé tellement défiguré que personne

n'arrive à l'identifier. A l'hôpital, nos Soeurs consternées retrouvent une autre Soeur

Au début de janvier dernier, plus précisément au jour de !'Épiphanie, 7 janvier 2001,

tous les coeurs sont en liesse chez nos Soeurs africaines du Lesotho, province qui

compte quelque cent religieuses toutes autochtones. En présence de Soeur Claire

Malette, notre Supérieure générale, et de Soeur Lorraine Desjardins, une de ses

conseillères, de passage au pays pour une visite canonique, les événements joyeux se

succèdent. Le matin, six jeunes novices prononcent leurs premiers voeux. Pour

rehausser la fête, les jubilaires qui célèbrent cinquante ou soixante ans de vie. religieuse

sont honorées ce même jour.

'Û' Au sein de notre association, il n'est pas rare de partager entre nous une expérience

professionnelle ou de nouvelles connaissances acquises. Pourtant, en vertu de la

chaleureuse proximité qui existe entre les membres, j'ose aujourd'hui vous

communiquer une grande épreuve subie récemment par ma Congrégation des Soeurs

de la Charité d'Ottawa.

UNE LOURDE PEINE À PARTAGER

Les Soeurs de la Charité d'Ottawa furent aussi éprouvées par un deuil très particulier.

Merci à soeur Huguette Bordeleau pour sa relation émouvante.

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Requiescant in pace!

Notre sympathie et notre prière vous accompagnent en cette peine indicible. Sincères

condoléances à votre chère communauté.

Soeur Huguette Bordeleau,

s.c.o.

Merci de m'avoir entendue, merci de prier pour toutes ces compagnes qui demeurent

inconsolables.

Voici l'essentiel de l'événement douloureux que nous venons de vivre. Il nous est

apparu d'autant plus sensible que trois Soeurs de ce pays, profondément affectées,

vivent actuellement avec nous à la Maison mère d'Ottawa.

Selon l'enquête, il semble que l'éclatement d'un pneu serait la cause de cette

douloureuse épreuve. Le chauffeur aurait-il paniqué et commis une erreur humaine ?

Quoi qu'il en soit, le mal est fait et il est irréparable. Quel est le message du Seigneur en

tout cela? Six nouvelles vocations acquises, trois vies fauchées. Mystère.

défunte. Peu après, une des cinq blessées rend l'âme suite à des hémorragies internes.

Et qui plus est, les trois Soeurs défuntes et deux des blessées appartiennent à un

même couvent où seule une compagne demeurée à la maison est indemne. La visite

canonique en cours prend l'allure d'une visite de réconfort et de consolation.

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N.B. Dans ce bulletin, le générique masculin est utilisé dans le but d'alléger le texte et non dans une intention discriminatoire.

Merci de prendre note de ces contraintes matérielles en vue d'une facture visuelle uniforme. Comme chacun l'a expérimenté, une bonne présentation matérielle prédispose favorablement à aborder l'écrit. Merci surtout d'enrichir, par vos précieux écrits et/ou illustrations, le contenu D'INFO-RAR.

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- Présentation du texte

Les archivistes sont des adeptes de la normalisation. Aussi, par souci, d'une part, de clarté ou de lisibilité du texte et, d'autre part, d'économie de temps pour les membres d'INFO-RAR., les auteurs obligeraient beaucoup s'ils voulaient bien porter attention aux désirs suivants:

Protocole de rédaction