11

22

ÉÉRTEKEZLETSZERVEZRTEKEZLETSZERVEZÉÉS S TECHNIKTECHNIKÁÁJAJA

Keszmann JKeszmann Jáánosnos

33

A tantA tantáárgy oktatrgy oktatáássáának a cnak a céélja:lja:

A hallgatA hallgatóók k ismerjismerjéék meg az k meg az éértekezletszervezrtekezletszervezéés sors soráán n kköövetendvetendőő szabszabáályokat, s ezek lyokat, s ezek ééppüüljenek be ljenek be vezetvezetőői munki munkáájukba.jukba.

44

KKöövetelmvetelméények:nyek:

A tantA tantáárgy oktatrgy oktatáássáának befejeztnak befejeztéével a hallgatvel a hallgatóó::a tanta tantáárgy keretrgy keretéében tanultakat ismerje ben tanultakat ismerje éés tudja s tudja alkalmazni a gyakorlatban alkalmazni a gyakorlatban ..

55

TTéémakmaköörröök:k:Az Az éértekezletrtekezlet

FajtFajtááiiRendeltetRendeltetééssüükk

Az Az éértekezlet elrtekezlet előőkkéészszííttééseseA hely A hely éés ids időőpont meghatpont meghatáározrozáásasaA rA réésztvevsztvevőők meghatk meghatáározrozáása sa éés meghs meghíívváásasaA dokumentA dokumentáácicióó elelőőkkéészszííttééseseA terem berendezA terem berendezééseseA napirend A napirend öösszesszeáállllííttáásasa

Az Az éértekezlet levezetrtekezlet levezetééseseBeszBeszáámoltatmoltatáássDDööntntéés els előőkkéészszííttééseseDDööntntééshozshozáássFeladatkiosztFeladatkiosztáássA moderA moderáálláás s ááltalltaláános szabnos szabáályailyaiSzerepek Szerepek éés azok kezels azok kezeléésese

Az Az éértekezlethez kapcsolrtekezlethez kapcsolóóddóó ututóómunkmunkáákkDokumentDokumentáálláássAz Az éértekezlet rtekezlet éértrtéékelkelééseseUtUtóókköövetvetééss

66

EGYEGYÉÉNI FELADATNI FELADAT

Havonta hHavonta háány ny éértekezleten vesz rrtekezleten vesz réészt?szt?EbbEbbőől hl háányat tart nyat tart ÖÖn?n?Mekkora a legrMekkora a legröövidebb videbb éés leghosszabb s leghosszabb ididőőtartam, tartam, áátlagosan htlagosan háány percig tartanak?ny percig tartanak?Mekkora a legkisebb Mekkora a legkisebb éés legnagyobb rs legnagyobb réésztvevsztvevőői i lléétsztszáám, m, áátlagosan htlagosan háányan vesznek rnyan vesznek réészt?szt?

25.

77

EREDMEREDMÉÉNYEK KINYEK KIÉÉRTRTÉÉKELKELÉÉSESE

ÖÖsszessszesííttéés, szs, széélslsőő éértrtéékek, kek, áátlagoktlagokA munkaidA munkaidőő hháány szny száázalzaléékkáát teszik ki az t teszik ki az éértekezletek?rtekezletek?

25.

A Wall Street Journal A Wall Street Journal ááltal kltal köözzzzéétett felmtett felméérréés s szerint egy szerint egy áátlagos munkahelyen az tlagos munkahelyen az alkalmazottak munkaidejalkalmazottak munkaidejüük 30 szk 30 száázalzaléékkáát t ttööltik ltik éértekezleten, mrtekezleten, mííg ez az arg ez az aráány egy ny egy vezetvezetőő esetesetéében elben eléérheti a 70 szrheti a 70 száázalzaléékot is. kot is.

88

MIKOR VAN SZMIKOR VAN SZÜÜKSKSÉÉG G ÉÉRTEKEZLETRE?RTEKEZLETRE?

Ha:Ha:a leheta lehetőő leggyorsabban kell tleggyorsabban kell tööbb emberhez bb emberhez eljuttatni bizonyos informeljuttatni bizonyos informáácicióókat,kat,ddööntntéésre van szsre van szüükskséég, g, áám nincs idm nincs időő „á„átntnéézni az zni az egegéész anyagotsz anyagot””,,mindenkihez egy idmindenkihez egy időőben kell eljuttatni ugyanazt ben kell eljuttatni ugyanazt az informaz informáácicióót, hogy t, hogy öösszehangoltan tudjunk sszehangoltan tudjunk dolgozni,dolgozni,kküüllöönbnböözzőő nnéézzőőpontokat kell megvizsgpontokat kell megvizsgáálni lni ugyanabban a tugyanabban a téémmáában,ban,egyegyüüttmttműűkkööddéésre van szsre van szüükskséég.g.

25.

99

MIKOR NINCS SZMIKOR NINCS SZÜÜKSKSÉÉG G ÉÉRTEKEZLETRE?RTEKEZLETRE?

Ha:Ha:nincs semmi knincs semmi küüllöönnöösebb tennivalsebb tennivalóó,,valvalóószszíínnűűleg nem jutnleg nem jutnáánk semmire,nk semmire,bbáárki brki báármit mond, a vezetrmit mond, a vezetőőnek kell nek kell ddöönteni,nteni,a ta tööbbiek bevonbbiek bevonáása msa méég jobban g jobban öösszezavarnsszezavarnáá a dolgokat.a dolgokat.

25.

1010

AZ AZ ÉÉRTEKEZLETEK TRTEKEZLETEK TÍÍPUSAIPUSAI•• TervmegbeszTervmegbeszééllőő, eligaz, eligazííttóóFeladata a munkFeladata a munkáához szhoz szüüksksééges informges informáácicióók eljuttatk eljuttatáása az sa az éérintettekhez, valamint a rintettekhez, valamint a vezetvezetőősséég informg informáálláása az elsa az eléért eredmrt eredméényekrnyekrőől vagy hatl vagy hatááridridőőkrkrőől. l. •• ProblProbléémamegoldmamegoldóóValamilyen problValamilyen problééma megoldma megoldáássáára hra híívjvjáák k öössze. Fontos, hogy megoldssze. Fontos, hogy megoldáást keressenek, ne st keressenek, ne bbűűnbakot! nbakot! •• InformInformáállóó, t, táájjéékoztatkoztatóóEzen Ezen ááltalltaláában a munkatban a munkatáársakat trsakat táájjéékoztatjkoztatjáák a vk a váállalaton belllalaton belüül tl töörtrtéént vnt vááltozltozáásokrsokróól vagy l vagy a va váállalatot llalatot éérintrintőő hhíírekrrekrőől. Haszna, hogy elejl. Haszna, hogy elejéét veszi a talt veszi a taláálgatlgatáásoknak soknak éés az ebbs az ebbőől fakadl fakadóóbizonytalansbizonytalansáágoknak. goknak. •• VVéégrehajtgrehajtóó, igazgat, igazgatóóssáágigiÁÁltalltaláában arra vban arra váálasztjlasztjáák, hogy rendszeresen talk, hogy rendszeresen taláálkozzanak, lkozzanak, éés ints intéézzzzéék valamely k valamely szervezet szervezet üügyeit gyeit -- ppééldldáául ul ááthelyezthelyezéések, levsek, levááltltáások, szabsok, szabáályok mlyok móódosdosííttáása tekintetsa tekintetéében. ben. •• MotivMotiváácicióóssCsCsöökkenti a munka egyhangkkenti a munka egyhangúússáággáát, fontos szerepe van a munkatt, fontos szerepe van a munkatáársak jrsak jöövvőőkkééppéének nek úújrajraéértrtéékelkeléésséében vagy felelevenben vagy felelevenííttéésséében. Egybekben. Egybekööthetthetőő az eredmaz eredméények bemutatnyek bemutatáássáával val is.is.

25.

1111

TTÍÍPUSVPUSVÁÁLASZTLASZTÁÁSS

A következő esetekbenmilyen értekezlettípust választmilyen teremberendezést választmilyen technikai eszközöket választkik a meghívottakmilyen időtartamot tervez?

25.

1212

MIRE FIGYELJMIRE FIGYELJÜÜNK EGY NK EGY ÉÉRTEKEZLET KAPCSRTEKEZLET KAPCSÁÁN?N?

TervezTervezééssElElőőkkéészszííttééssLebonyolLebonyolííttáássÉÉrtrtéékelkelééss

A tervezA tervezééskor a program cskor a program cééljljáán kn kíívvüül, a helyet, idl, a helyet, időőpontot, a pontot, a rréésztvevsztvevőők nk néévsorvsoráát kell meghatt kell meghatáározni. Az elrozni. Az előőkkéészszííttéés s keretkeretéében biztosben biztosíítani kell a sztani kell a szüüksksééges szemges szeméélyi lyi éés ts táárgyi rgyi feltfeltéételeket, amelybe az is beletartozik, hogy a rteleket, amelybe az is beletartozik, hogy a réésztvevsztvevőőket ket felkfelkéészszíítstsüük a kijelk a kijelöölt tlt téémmáákbkbóól (ismertetl (ismertetőő kiadkiadáás, els, előőadadóói i megbeszmegbeszéélléés). A lebonyols). A lebonyolííttáásnsnáál az idl az időőterv betartterv betartáása, a sa, a hathatéékony levezetkony levezetéés, a dokuments, a dokumentáálláás az elss az elsőődleges dleges kköövetelmvetelméény. Idny. Időőt kell szakt kell szakíítani a lebonyoltani a lebonyolííttáás uts utáán a n a program program éértrtéékelkeléésséére, a tapasztalatok leszre, a tapasztalatok leszűűrréésséére. re.

25.

1313

MIRE FIGYELJMIRE FIGYELJÜÜNK EGY NK EGY ÉÉRTEKEZLET KAPCSRTEKEZLET KAPCSÁÁN?N?

•• Legyen az Legyen az éértekezletnek konkrrtekezletnek konkréét ct céélja, amelynek alapjlja, amelynek alapjáán n kidolgozzuk napirendjkidolgozzuk napirendjéét.t.

•• HatHatáározzuk meg a rrozzuk meg a réésztvevsztvevőők megfelelk megfelelőő lléétsztszáámmáát!t!•• Csak az Csak az éérintetteket hrintetteket híívjuk meg a megbeszvjuk meg a megbeszéélléésre. sre. •• KKéészszüüljljüünk fel rnk fel ráá elelőőzetesen, zetesen, éés erre a rs erre a réésztvevsztvevőőket is kket is kéérjrjüük k

meg.meg.•• MMáár elr előőzetesen hatzetesen hatáározzuk meg, hogy kinek milyen feladata rozzuk meg, hogy kinek milyen feladata

lesz az lesz az éértekezleten. rtekezleten. •• Pontosan kezdjPontosan kezdjüünk, nk, éés az els az előőzetesen megtervezett idzetesen megtervezett időőhhööz z

tartsuk magunkat!tartsuk magunkat!•• KoncentrKoncentrááljunk a problljunk a problééma megoldma megoldáássáára. ra. •• Ne hagyjuk, hogy a rNe hagyjuk, hogy a réésztvevsztvevőők feleslegesen hosszan fejezzk feleslegesen hosszan fejezzéék k

ki magukat ki magukat éés az s az éértekezleten rtekezleten ééljljéék ki szereplk ki szerepléési vsi váágyukat. gyukat. •• Az Az éértekezlet eredmrtekezlet eredméénynyéét ne hagyjuk elveszni, kt ne hagyjuk elveszni, kééssőőbbi bbi

vvéégrehajtgrehajtáássáára is fordra is fordíítsunk kelltsunk kellőő figyelmet.figyelmet.

25.

1414

AZ AZ ÉÉRTEKEZLET LEVEZETRTEKEZLET LEVEZETŐŐJEJE

Az Az éértekezlet vezetrtekezlet vezetéésséét olyan szakemberre bt olyan szakemberre bíízzuk, aki a zzuk, aki a szakmailag felkszakmailag felkéészszüült lt éés emberi tulajdonss emberi tulajdonsáágai alapjgai alapjáán n kkéépes hatpes hatáározottan irrozottan iráánynyíítani az esemtani az eseméényeket. A nyeket. A levezetlevezetőőnek bizonyos rnek bizonyos réésztvevsztvevőőket ket öösztsztöönnööznie kell a znie kell a megszmegszóólallaláásra, msra, máásokat korlsokat korláátozni kell terjengtozni kell terjengőős s mondanivalmondanivalóójuk miatt.juk miatt.Az Az éértekezlet vezetrtekezlet vezetőőjjéének az alnek az aláábbi szabbbi szabáályokat kell lyokat kell betartania:betartania:

ererőős ks kéézzel kell vezetni a megbeszzzel kell vezetni a megbeszéélléést,st,folyamatosan ellenfolyamatosan ellenőőrizni kell, hogy az rizni kell, hogy az éértekezlet a krtekezlet a kíívváánt nt

iriráányba haladnyba halad--e,e,üügyelni kell az gyelni kell az áárulkodrulkodóó jelekre (unalom, a figyelem jelekre (unalom, a figyelem

lanyhullanyhuláása),sa),gondolni kell az emberek gondolni kell az emberek éérzelmeire is.rzelmeire is.

25.

1515

A PREZENTA PREZENTÁÁCICIÓÓ SZABSZABÁÁLYAILYAI

Sötét háttér és világos betű

Háttér és betűk jó kontrasztban legyenek

Talp nélküli betűk (pl.: Arial) jobban olvashatók

Ne legyen zsúfolt egy dia (általában 4-5 pont

legyen rajta, de max. 7)

Ne legyen túl kicsi a betűméret

Fekvő tájolású diákat használjunk

25.

1616

A PREZENTA PREZENTÁÁCICIÓÓ SZABSZABÁÁLYAILYAI

Dia alaptípusa (mi és hol lesz rajta?)

Megjelenési sorrendek

Egységes animálási effektusok

Hangeffektusok???

Áttűnési effektusok?

Színtervezés

25.

1717

PROBLPROBLÉÉMMÁÁS EMBEREK KEZELS EMBEREK KEZELÉÉSESE

Szituációs gyakorlat: kb. 25 percEgy önként vállalkozó – facilitátor (levezető)4 csoport alakul problémás emberekre:

örök pesszimistaötletgyilkosértetlenkedőlusta, motiválatlan

Kb. 15 perces értekezlet szabadon választott témában

25.

1818

AZ AZ ÉÉRTEKEZLET DOKUMENTRTEKEZLET DOKUMENTÁÁLLÁÁSASA

JEGYZJEGYZŐŐKKÖÖNYV KNYV KÉÉSZSZÍÍTTÉÉSESEtartalmatartalmaformai kformai köövetelmvetelméényenyehiteleshitelesííttéésese

EMLEMLÉÉKEZTETKEZTETŐŐtartalmatartalmaöösszesszeáállllííttáása, egyeztetsa, egyeztetéésesekikkiküüldldéésese

25.

1919

KKÖÖSZSZÖÖNNÖÖM A FIGYELMET!M A FIGYELMET!