“Ruta Para el Cambio”

CONFERENCIA CONCEPTUALIZACIÓN Y DISEÑO DE

INDICADORES

Toda organización persigue tres objetivos: -Supervivencia.-Rentabilidad: generación de excedentes-Crecimiento.

LINEA DE BASE:

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

MERCADEO Y GESTION DE RELACIONES GESTIÓN DE

RECURSOS

LA RUTA

El ciclo de Planeación, Evaluación y Retroalimentación —PER—, es un proceso directivo y administrativo que anualmente debe seguir la institución para definir y elaborar sus planes, realizar el seguimiento adecuado a su cumplimiento, hacer los ajustes que se requieran y verificar los logros alcanzados de acuerdo con lo planeado.

Permite además recoger y entregar información oportuna y veraz a los diferentes públicos de la institución, fortaleciendo los vínculos de éstos con los programas y servicios que ofrece.

CICLO -PER-

Planeación Es la forma de organizar los recursos y definir las actividades para lograr un propósito, un deseo, un cambio. Es pensar y decidir qué hacer en el futuro. Para planear se debe definir un propósito, identificar con claridad lo que se desea alcanzar, determinar la forma de conseguirlo, las capacidades y recursos que se tienen y definir la forma de lograrlo. La planeación es la forma más segura de llegar a la sostenibilidad integral de la organización en el largo plazo; es importante tener en cuenta que los planes son de corto, mediano y largo plazo, siendo todos de gran importancia para el crecimiento y desarrollo de la organización.

Seguimiento Es un proceso continuo de observación, recolección, utilización y análisis de información, que se realiza teniendo en cuenta el plan operativo. La finalidad del seguimiento es: • Observar el avance de la ejecución del plan. • Descubrir anomalías durante la ejecución. • Realizar correcciones oportunas.

El seguimiento debe ser: • Ágil: que no demande mucho tiempo ni recursos. • Orientado: debe determinar claramente la información necesaria y los indicadores que se requieren. • Participativo: se realiza con la participación de todos los implicados.

Evaluación Es un proceso recolección de información que permite medir los resultados del plan. Tiene como objetivos: • Determinar si se cumplieron los objetivos. • Si hubo eficiencia en el uso de recursos. • Si hay impacto o cambio. Retroalimentación

Proceso de compartir información, observaciones, preocupaciones y sugerencias, con la intención de alcanzar nueva información, para mejorar o modificar diversos aspectos del funcionamiento de una organización.

SISTEMA DE INDICADORES

Los indicadores, son la herramienta principal para poder cumplir el ciclo PER. Son instrumentos que permiten verificar el cumplimiento de lo planeado y los logros obtenidos; son un sistema de información y por lo tanto están compuestos de datos que ayudan a tomar decisiones.

OBJETIVOS METAS INDICADORES

Aluden al cambio que se quiere lograr

Productos deseados ¿Cuánto?, ¿Cuán bueno?, ¿Cuándo?, ¿Quién?, ¿Dónde?

Medidas específicas del progreso alcanzado en el cumplimiento de las metas y el logro de los objetivos

Distinciones y claridades

Los indicadores se deben construir cuando se formula el plan, inclusive esto permite visualizar desde un principio, si es posible aplicarlos y si es necesario se pueden reformular, sin que esto afecte el plan.

Momentos en que se deben aplicar los indicadores:

1. Antes de iniciar el plan y es lo que se denomina LINEA DE BASE, responde a las preguntas ¿Cómo está hoy la situación? ¿Qué hay hoy?; se denominan Indicadores Basales.

2. Durante la ejecución del plan, es lo que se denomina seguimiento, monitoreo, acompañamiento (antes denominado control); responde a las preguntas ¿Cómo vamos? ¿Qué se ha logrado?. Requiere de indicadores que permitan medir el avance de las actividades programadas y la calidad de los recursos; se denominan en algunas metodologías Indicadores de Gestión. Con la información obtenida en el seguimiento se puede modificar o ajustar el plan operativo.

3. Después de concluir el plan, se denomina evaluación; responde a las preguntas ¿Cómo quedó? ¿Qué pasó?. Permite verificar los logros del plan en el corto, mediano y largo plazo y se denominan Indicadores de Logro.

INDICADORES BASALES

Información relevante que se refiere a los valores iniciales al comienzo de un plan, programa o proyecto (socioeconómico, sectorial, organizacional). Son los referentes para la medición de los avances y de los resultados.

Método para su construcción: Según los propósitos del plan se levanta información sobre la situación que se quiere mejorar. Para ello se utilizan técnicas como encuestas, observación, entrevistas, evaluaciones; la información recolectada se registra y se convierte en los indicadores de base.

Ejemplo:

Plan lúdico para los adultos mayores. Objetivo: Favorecer las relaciones interpersonales entre los adultos mayores del CBA “La Dulce Sonrisa”.

Indicador basal: 40% de los adultos mayores participan de los servicios recreativos programados.

Meta a un año: El 80% de los adultos institucionalizados participan activamente en las actividades recreativas.

INDICADORES DE GESTIÓN O SEGUIMIENTO

Con estos indicadores se evalúan los recursos humanos, físicos, económicos y el tiempo, además las actividades programadas y realizadas en el plan; en estos factores se evalúa:

Cumplimiento: Hacer aquello que se planeó hacer, teniendo en cuenta los requerimientos establecidos para obtener un resultado. Calidad: Propiedades de los recursos y los procesos que permiten apreciarlos como iguales, mejores o peores. Pertinencia: Adecuación de los procesos y recursos para el desarrollo de las acciones propuestas y los resultados esperados. Duración: Tiempo en que suceden las acciones. Plazos, permanencia, periodos. Suficiencia: Cantidad proporcionada para el desarrollo de las acciones. Oportunidad: Realización en el momento preciso. Puntualidad.

Con estos indicadores podemos realizar: • Control de la ejecución de actividades. • Control a la ejecución del presupuesto. • Seguimiento al equipo de trabajo. • Seguimiento a la población beneficiaria. • Reajustes y retroalimentación.

Ejemplo.

En un programa de capacitación se evalúan aspectos como:

• Capacidad del lugar escogido para la capacitación. • Conocimiento de los expositores. • Claridad de los expositores para desarrollar lo temas. • Asimilación del conocimiento por parte de los participantes. • Asistencia de las personas invitadas.

INDICADORES DE EVALUACIÓN O DE LOGRO

Llamados también de éxito porque verifican el cumplimiento de los objetivos del plan, programa o proyecto. En este tipo de indicadores se habla de resultados inmediatos, efectos e impactos. • Indicadores de resultado: Miden el logro inmediato de los objetivos o metas del plan o proyecto. Se van midiendo en la medida que el plan avanza. • Indicadores de efecto: Miden los logros a mediano plazo, medibles principalmente a nivel del individuo. El efecto es consecuencia de los resultados. • Indicadores de impacto: Miden los logros a largo plazo, medibles principalmente en los comportamientos grupales. El impacto es consecuencia del efecto.

Método para la construcción de Indicadores:

En la elaboración de Indicadores se deben tener en cuenta los objetivos y metas de corto, mediano y largo plazo. La construcción del indicador debe incluir cuatro aspectos:

1. Cantidad o dimensión, número, tasa, índice etc. 2. El objeto, que se expresa en personas, animales, grupos etc. 3. Calidad, características o atributos que se deben medir. 4. Tiempo en el cual se espera tener el resultado o cambio esperado.

Ejemplo

Objetivo Capacitación a 120 maestros para el desarrollo de competencias conceptuales y metodológicas, para abordar los problemas familiares de los adolescentes

Indicador de resultado:El 90% de las 120 maestros que iniciaron la capacitación, culminan el proceso y adquieren nuevos conocimientos que les permite abordar los conflictos familiares de los adolescentes. Indicador de efecto:El 100% de los maestros que culminaron el proceso de capacitación, implementan acciones preventivas y de intervención individual y grupal con los jóvenes y sus familias. Indicador de impacto: El 90% de los jóvenes y familias que son intervenidos por los profesores formados, mejoran sus relaciones interpersonales, realizan actividades familiares en forma conjunta y se apoyan en el manejo de las situaciones familiares que se presenten.

CONCLUSIÓN

Es importante tener en cuenta que los indicadores permiten construir conocimiento. No son control, permiten comparaciones, facilitan el aprendizaje de los propios procesos operativos, administrativos y actuaciones.

A las organizaciones sociales les debe interesar medir los resultados, efectos e impactos de sus propuestas, para estar seguros que realmente están contribuyendo al cambio social.