Ś c i e ż k a k a r i e r y:Ś c i e ż k a k a r i e r y:

S E K R E T A R K AS E K R E T A R K A

Sekretarka Sekretarka

jest pracownikiem, który pomaga swoim jest pracownikiem, który pomaga swoim przełożonym w organizacji pracy, a w przełożonym w organizacji pracy, a w

szczególności w sprawach administracyjnych, w szczególności w sprawach administracyjnych, w korespondencji, w sporządzaniu notatek, korespondencji, w sporządzaniu notatek, umawianiu spotkań, opiece nad gośćmi, umawianiu spotkań, opiece nad gośćmi,

pośredniczy w kontaktach między szefem i pośredniczy w kontaktach między szefem i personelem oraz między szefem i interesantami, personelem oraz między szefem i interesantami, nadzoruje zgodnie z ustalonym harmonogramem nadzoruje zgodnie z ustalonym harmonogramem przebieg dnia pracy, a także zajmuje się innymi przebieg dnia pracy, a także zajmuje się innymi

czynnościami pomocniczymi. Dzięki bliskiej czynnościami pomocniczymi. Dzięki bliskiej współpracy często z najważniejsza osobą w firmie współpracy często z najważniejsza osobą w firmie

jest osobą bardzo dobrze poinformowaną.jest osobą bardzo dobrze poinformowaną.

W zależności od miejsca pracy zakres czynności W zależności od miejsca pracy zakres czynności sekretarki może się różnić. Sekretarka najczęściej sekretarki może się różnić. Sekretarka najczęściej

czyta, segreguje i przekazuje korespondencję, czyta, segreguje i przekazuje korespondencję, pilnuje obiegu dokumentów zgodnie z instrukcją pilnuje obiegu dokumentów zgodnie z instrukcją

kancelaryjną, pisze pod dyktando, przepisuje kancelaryjną, pisze pod dyktando, przepisuje notatki, tworzy i archiwizuje korespondencję, notatki, tworzy i archiwizuje korespondencję,

odbiera telefony i przekazuje informacje odbiera telefony i przekazuje informacje dzwoniącym lub kieruje rozmowy do odpowiednich dzwoniącym lub kieruje rozmowy do odpowiednich

urzędników, ustala daty spotkań pracodawcy. urzędników, ustala daty spotkań pracodawcy. Może także ustalać program podróży i dokonywać Może także ustalać program podróży i dokonywać

rezerwacji, nadzorować urzędników, pilnuje rezerwacji, nadzorować urzędników, pilnuje terminowości w załatwianiu spraw, przygotowuje terminowości w załatwianiu spraw, przygotowuje materiały i dokumenty związane ze spotkaniami i materiały i dokumenty związane ze spotkaniami i

wyjazdami. wyjazdami.

Warunki podjęcia pracy

W Polsce umiejętności potrzebne W Polsce umiejętności potrzebne do pracy w zawodzie sekretarki do pracy w zawodzie sekretarki

można zdobyć w szkołach można zdobyć w szkołach policealnych lub na policealnych lub na

specjalistycznych kursach. specjalistycznych kursach. Trwają one od kilku do Trwają one od kilku do

kilkunastu miesięcy. Osoby kilkunastu miesięcy. Osoby uczestniczące w nich zdobywają uczestniczące w nich zdobywają

podstawową wiedzę na temat podstawową wiedzę na temat organizacji i funkcjonowania organizacji i funkcjonowania

sekretariatu, a także konkretne sekretariatu, a także konkretne umiejętności jak np. obsługa umiejętności jak np. obsługa komputera, szybkiego pisania komputera, szybkiego pisania

itp. itp.

Nie ma formalnych wymagań co do wykształcenia sekretarki. W praktyce jednak pracodawcy szukają nie tylko

wykształconych, ale także doświadczonych, które zapewnią sprawne działanie sekretariatu.

Istotną umiejętnością jest także znajomość języków obcych.

Najchętniej zatrudniane są kobiety do 35 lat.

Idealna sekretarka

Musi być świetnym organizatorem,posiadać umiejętności negocjacyjne

i public relations.

Musi być przygotowana na nieoczekiwane sytuacje,

czasami musi zastąpić szefa.

W większości firm sekretarka jest pierwszą osobą,

z którą styka się klient.

Od jej profesjonalizmu zależy wizerunek firmy.

Cechy osobowości dobrej sekretarki

Sekretarka musi mieć bardzo dobry kontakt z ludźmi, dlatego osoba pracująca w tym

zawodzie musi potrafić współpracować z ludźmi, a także wykazywać opanowanie

oraz odporność emocjonalną.

Zawód ten jest trudny, gdyż często wymaga pracy w bardzo szybkim tempie i przerzucania się z

jednej czynności na drugą. Nieoceniona jest dobra pamięć, która często stanowi najlepsze „archiwum”

firmy.

Ze względu na dostęp do wielu ważnych spraw sekretarka musi być osobą dyskretną

i taktowną.

Panuje przekonanie, że dobra sekretarka to połowa sukcesu firmy. Jest w tym wiele prawdy,

gdyż dobrze zorganizowany sekretariat zapewnia komfort pracy dyrektorowi,

prezesowi czy innej osobie kierującej przedsiębiorstwem.

W pracy sekretarki bardzo ważne są dobry wzrok i słuch,

dlatego poważne wady tych zmysłów są przeciwwskazaniem do

wykonywania tego zawodu.

Podobnie jak poważne wady wymowy. W praktyce rzadko spotyka się osoby niepełnosprawne pracujące

w sekretariacie.

Możliwość zatrudnienia

Sekretarka może znaleźć pracę wszędzie tam, gdzie istnieje potrzeba prowadzenia

sekretariatu. Mogą to być małe firmy, duże przedsiębiorstwa, instytucje, urzędy itp. W

niektórych przypadkach sekretarka może także pełnić rolę asystentki swojego szefa.

Czy będąc sekretarką, można zrobić karierę?

Oczywiście, że tak. Trzeba tylko dobrze wykonywać swoją

prace.

Początkowo praca sekretarki ogranicza się do wykonywania rutynowych czynności. Kiedy

narodzi się prawdziwe zaufanie miedzy szefem a sekretarka to zostaje ona

wtajemniczana stopniowo w tajniki firmy. Jeśli jest to

dziewczyna obrotna i potrafi wykorzystać wszystkie

możliwości jakie daje jej ta praca to być może za jakiś czas ona sama będzie miała swoją

sekretarkę :)

THE END