sỔ tay hƢỚng dẪn - api.speedlink.vn tay giao nhan v1.01.pdf · bằng chứng để quantium...

Your Asian Fulfilment Partner

SỔ TAY HƢỚNG DẪN

NHÂN VIÊN GIAO NHẬN

Version 1.01

2

@ NỘI DUNG

1.Đồng phục nhân viên

2.Trang bị dụng cụ

3.Cách viết vận đơn

4.Sử dụng điện thoại

5.Qui trình nhận hàng

6.Qui trình giao hàng

7.Giao tiếp khách hàng

3

1 ĐỒNG PHỤC NHÂN VIÊN

1. Tóc ngắn, không nhuộm màu sáng

2. Không đeo bông tai

3. Không nhai kẹo cao su, luôn mỉm cười

4. Râu cạo gọn gàng mỗi ngày

5. Cài ít nhất hai cúc cổ áo

6. Luôn mặc áo đồng phục Quantium tất

cả các ngày làm việc (luôn bỏ áo vào

quần)

7. Luôn đeo thẻ nhân viên Quantium

8. Không xăm hình

9. Có đeo thắt lưng

10.Luôn mang theo sổ tay và bút để ghi

chép

11.Không để móng tay dài

12.Túi Quantium (luôn mang theo: card,

bill, thước, phong bì, áo mưa

13.Điện thoại để cập nhật tình trạng thư/

hàng hóa

14.Quần màu tối, không rách, chắp vá,

không được mặc quần jean

15.Giầy đi làm (bít mũi), mang vớ

2 TRANG BỊ DỤNG CỤ

1. Túi giao hàng: 1

2. Bút: 1

3. Đồ bấm + hộp kim: 1 bộ

4. Đồng phục : 3 áo

5. Cân tay: 1

6. Thƣớc dây: 1

7. Bill : 20

8. Bao thƣ : 20

9. Thùng đựng thƣ xe máy + ổ khóa: 1

10.Tiền lẻ nếu giao hàng và thanh toán tiền tại chỗ

4

5

3 CÁCH GHI VẬN ĐƠN

1. Ý nghĩa & Mục đích của Vận Đơn

2. Hậu quả khi ghi Vận Đơn sai

3. Hình thức thanh toán & bảo hiểm

4. Thông tin người gửi

5. Thông tin người nhận

6. Yêu cầu giao hàng đặc biệt

7. Chi tiết hàng

8. Trọng lượng thanh toán

9. Nội dung hàng

10.Ngưởi gửi xác nhận

11.Sản phẩm dịch vụ

12.Cước phí

13.Giao nhận xác nhận đã nhận hàng từ người gửi

14.Người nhận xác nhận

Vận Đơn (WayBill) là gì?

Ý nghĩa của Vận Đơn: Là Hợp Đồng vận chuyển hàng hóa

giữa Người Gửi và Nhà Vận Chuyển (Công Ty TNHH

Quantium Việt Nam)

Mục đích của Vận Đơn:

Bằng chứng Người Gửi đã giao hàng cho Quantium

Bằng chứng để Quantium thu cước đối với Người Sử Dụng

Dịch Vụ Quantium

Hướng dẫn Quantium trong việc nhận, chuyển tiếp và phát

hàng

Hậu quả do ghi Vận Đơn sai, không đủ thông tin…

Không phát được / Phát không đúng hẹn

Khách hàng khiếu nại

Khách hàng không thanh toán tiền

6


7

Vận Đơn Quantium


1. Hình thức thanh toán và bảo hiểm

Đánh dấu X vào

Ngƣời Gửi : Nếu Người Gửi thanh toán cước và ghi nợ cuối tháng

Ngƣời Nhận : Nếu Người Nhận thanh toán cước

Bên thứ 3 : Nếu Bên Thứ 3 thanh toán cước

Đánh dấu X vào ô □Tiền mặt:

• Nếu Người Gửi thanh toán cước bằng tiền mặt, chưa có mã khách hàng

(chưa ký hợp đồng với Quantium)

8


2. Thông tin Ngƣời Gửi

9

Ghi rõ bằng chữ in TÊN CÔNG TY hoặc HỌ, TÊN

(nếu là cá nhân)

Ghi rõ: Tòa nhà, số nhà , số tầng, tên đƣờng, phƣờng,

quận

tên Thành phố

Số ĐT của Ngƣời Gửi


3. Thông tin Ngƣời Nhận

Bắt buộc phải có Số Điện thoại Ngƣời Nhận.

10

Ghi rõ: tên Công ty / cá nhân Ngƣời nhận

Ghi rõ: tên tòa nhà, số , tên đƣờng, Phƣờng,

Quận

Ghi rõ: tên thành phố

Số ĐT Ngƣời Nhận


4. Yêu cầu giao hàng đặc biệt

KHÔNG GHI

(Chỉ áp dụng cho hàng gửi quốc tế)

11


5. Chi tiết hàng

12

Rộng Tổng số

kiện

(thùng)

hàng

số kiện Dài Cao

cm cm cm


Trọng lƣợng thanh toán Trọng lƣợng thanh toán là trọng lượng để tính cước vận chuyển

hàng gửi

Trọng lƣợng thanh toán có thể là:

• Trọng lƣợng thực: trọng lượng tính theo số cân thực tế

• Trọng lƣợng thể tích: áp dụng cho kiện hàng cồng kềnh, tính

theo số đo 03 chiều (Dài, Rộng, Cao) của kiện hàng:

13

Trọng lƣợng nào có số KG lớn nhất sẽ là

Trọng lƣợng thanh toán


Dài x Rộng x Cao (cm)

CPN Thƣờng + Hỏa tốc (Kg) = ________________________

6,000

[Dài x Rộng x Cao] x 3 (cm)

Dịch vụ đƣờng bộ (Kg) = ________________________

10,000

6. Nội dung hàng

14

Ghi rõ nội dung hàng, bao gồm Tên hàng + số lượng

(sau khi đồng kiểm với Người Gửi


7. Ngƣời gửi xác nhận

15

Ký tên và ghi rõ Họ, Tên <Ngày/ tháng/năm>

(gửi hàng)

Lƣu ý:

Ngƣời Gửi PHẢI KÝ TÊN VÀ GHI RÕ

HỌ TÊN


8. Sản phẩm dịch vụ

16


Standart Express = CPN thường

CPN tiết kiệm = CPN đường bộ

TMĐT = Thương mại điện tử

9. Cƣớc phí

17


GSA xác nhận đã nhận hàng từ Ngƣời Gửi

18

Ghi Giờ / Ngày nhận hàng

trước khi ra khỏi chỗ Người Gửi

Ghi rõ Họ, tên GSA Pick Up


19

GSA ghi Giờ phát

GSA ghi Ngày phát

Ngƣời Nhận Ký tên và

ghi rõ Họ, Tên


Ngƣời Nhận Xác Nhận

4 SỬ DỤNG ĐIỆN THOẠI

Giới Thiệu

Cài đặt phần mềm

Cập nhật lấy hàng

Cập nhật giao hàng

Cập nhật phần mềm

Xem báo cáo trong ngày

20


Cài Đặt Phần Mềm

- Dùng trình duyệt tải phần mềm từ link:

http://api.quantium.vn/mobile/app.apk

- Vào download click chọn file app.apk để cài đặt

- Cần cài đặt thêm phần mềm quét mã vạch và bản đồ

offline từ Google Play

Barcode Scanner (phẩn mềm quét mã vạch)

Map.Me (Bản Đồ offline)

21

VACANT




22

VACANT

Bản Kê Lấy Hàng (PRS)

Vào Menu -> Chọn Lấy Hàng Bản kê Lấy Hàng


Xác Nhận Bản Kê Lấy Hàng (PRS)

Chọn PRS cần xác nhận

Chọn Xác Nhận

Phần mềm tự động cập

nhật về hệ thống thông tin

xác nhận PRS

23


Bản Kê Lấy Hàng (PRS) Những trạng thái của PRS

Mới

Đã Xác Nhận

Đang Xử Lý : đang tiến

hành đi lấy hàng cho những

booking trong PRS

Đã xử lý: đã hoàn thành

việc lấy hàng cho tất cả

booking PRS

24


Danh Sách Đơn Hàng (Booking)

Click vào PRS đã Xác Nhận

để thấy Danh Sách booking

của PRS đó

25

VACANT


Danh Sách Đơn Hàng (Booking)

Chọn Booking:

Xem Và Cập Nhật: xem

thông tin và cập nhật

booking

Tìm Đƣờng: tìm vị trí lấy

hàng của booking trên bản

đồ

Gọi Điện: Gọi liện hệ

Danh Sách Bill: Xem danh

sách bill đã lấy của

booking

26


Cập Nhật Đơn Hàng (Booking)

Chọn Xem và Cập Nhật

27


Cập Nhật Lấy Hàng Sau khi lấy hàng, nhận bill và scan

bill cập nhật về hệ thống

B1. Chọn Lệnh Lấy Hàng

B2. Chọn Trạng Thái là “ Đã lấy

Hàng” , “Giá Trị Cash” (Tiền Vận

chuyển ), “Người Gửi” (Tên

người gửi hàng)

B3. Chọn Cập Nhật hoặc Thêm

Bill có kèm hình (nếu muốn scan

bill và chụp ảnh bill gửi về)

Để cập nhật nhiều bill tick chọn Cập nhật nhiều bill, tùy chọn này chỉ có áp những booking thường

28


Cập Nhật Booking

Chọn Scan Bill Chụp Lại Bill

29

30

Cập Nhật Trạng Thái

Booking

B1. Chọn lệnh

B2. Chọn Trạng Thái

B3. Chọn Lý do :

VD: Chọn Khoảng Thời

Gian lấy hàng và lý do là

Nhận Hàng lần 1 không

thành công

B4: Chọn Cập Nhật


30

31

Cập Nhật Trạng Thái Booking

B1. Chọn lệnh


B3. Chọn Lý do :

VD: Chọn Hoản Thời Gian

lấy hàng và lý do là Nhận

Hàng lần 1 không thành

công

B4: Chọn Cập Nhật


31

32

Tìm Đƣờng

B1. Chọn Tìm Đường

B2. Chọn Route để

thấy thông tin chỉ

đường


32

33

Bản Kê Giao Hàng

Vào Menu -> Chọn Giao Hàng Bản kê Giao Hàng (DRS)


33

34

Xác Nhận Bản Kê Lấy Hàng

+ Click vào DRS cần xác

nhận

+ Chọn Xác Nhận

+ Phần mềm tự động cập nhật

về hệ thống thong tin xác nhận

DRS


34

35

Bản Kê Giao Hàng

Những trạng thái của DRS

Mới

Đã Xác Nhận

Đang Xử Lý : đang tiến

hành đi giao hàng cho

những bill trong DRS

Đã xử lý: đã hoàn thành

việc giao hàng cho tất cả

bill trong DRS


35

36

Danh Sách Bill

Để thấy Danh Sách Bill

của DRS chọn DRS đã

Xác Nhận, lúc này trạng

thái các bill là Đang đi

giao hàng


36

37

B1. Chọn lệnh

B2. Chọn Trạng Thái là “Đã Giao

Hàng” hoặc “Đã Giao Một Phần”

trong trường hợp chỉ mới phát

được một phần.

B3. Nhập COD và tên ngƣời

nhận Hàng

B4. Chọn Cập nhật

Chọn Cập Nhật Hình để gửi hình

về hệ thống

Cập Nhật Giao Hàng


37

38

Cập Nhật Trạng Thái

B1. Chọn lệnh (bill)


và lý do tương ứng

B4. Chọn Cập nhật


38

39

Xác Nhận Bản Kê Lấy Hàng

Vào Menu -> Chọn Cập Nhật Chọn Install


39

40

Vào Menu -> Chọn Báo Cáo Thống Kê Theo Ngày


40

41

Vào Settings -> Chọn Refresh

Dữ liệu để làm mới dữ liệu

Vào Settings -> Chọn Kết Nối

Máy Chủ để thực hiện kết nối

lại với hệ thống


41

5 QUI TRÌNH NHẬN HÀNG

Bƣớc 1

Nhận lệnh pick up từ CS qua điện thoại / tin nhắn / trực tiếp

Có mặt tại địa chỉ gửi trong vòng 45 phút kể từ lúc nhận đƣợc

lệnh để nhận thƣ/hàng

Bƣớc 2

Đến khách hàng theo địa chỉ đƣợc báo

Nhấn chuông hoặc gõ cửa một cách lịch sự

Cân đo hàng hóa bằng công cụ sẵn có, và ghi rõ lên bill từng

kiện. Nếu trọng lƣợng hàng vƣợt quá cân tay có sẵn thì ghi rõ

trên bill là sẽ báo trọng lƣợng chính xác khi về kho khai thác

Ghi cƣớc vận chuyển theo trọng lƣợng vào đúng cột nếu có yêu

cầu của Khách hàng. Giá đó do kinh doanh báo hoặc theo bảng

giá chung của công ty (Phải hỏi CS trƣớc khi ghi nều là KH lần

đầu)

42


Nhân viên giao nhận ghi rõ ngày giờ nhận hàng, tuyến, ký và ghi

họ tên. Sau đó đƣa cho KH ký xác nhận vào mục số 7 trên bill

Đƣa bill cho khách hàng ký tên đã nhận hàng

Đồng thời yêu cầu ghi rõ HỌ VÀ TÊN và số điện thoại liên lạc

Trong trƣờng hợp thanh toán tại chỗ, thu tiền đơn hàng, ghi số

tiền thu lên các cột tƣơng ứng của ô số 9. (Lƣu ý: Chỉ thu tiền

khi có lệnh từ quản lý, mọi khoản tiền thu từ khách hàng khi

không có lệnh xem nhƣ vi phạm công ty và chịu các hình thức

kỷ luật của công ty)

Giao lại liên xanh cho KH

43


Bƣớc 3

Trở về chi nhánh/ Hub

Bàn giao cho Dispatcher (nhân viên điều phối)

Nộp tiền thanh toán tại chỗ thu đƣợc cho Kế toán

Bƣớc 4

GSO/Dispatcher phân tuyến/ hàng nếu đúng khu vực GSA

GSA lại mang đi phát

44

6 QUI TRÌNH GIAO HÀNG

Bƣớc 1

Nhận bản kê giao hàng (bản sao) từ nhân viên điều phối

Đối chiếu số lƣợng hàng nhận đƣợc với thông tin của bản kê

giao hàng

Đối với các đơn hàng thanh toán tại chỗ và hàng có kích thƣớc

lớn, nên liên lạc với ngƣời nhận trƣớc

Liên lạc với ngƣời nhận để giao hàng

Sắp xếp hàng trong túi nhƣ tuyến đƣờng giao hàng. Theo

nguyên tắc vào sau ra trƣớc

Rời khỏi văn phòng đi giao hàng

45

6 QUI TRÌNH GIAO HÀNG

Bƣớc 2

Đến địa chỉ khách hàng theo địa chỉ sẵn có

Nhấn chuông hoặc gõ cửa một cách lịch sự

Hỏi thăm ngƣời nhận hoặc ngƣời thân của ngƣời nhận

Đƣa bản kê giao hàng cho khách hàng ký tên đã nhận hàng

Đồng thời yêu cầu ghi rõ HỌ VÀ TÊN và số điện thoại liên lạc

Trong trƣờng hợp thanh toán tại chỗ, thu tiền đơn hàng

Bƣớc 3

Giao túi hàng cho ngƣời nhận và chào tạm biệt khách hàng

46

7 GIAO TIẾP KHÁCH HÀNG

Luôn mỉm cƣời vui vẻ khi gặp KH

Thân thiện và sẵn sàng giúp đỡ khách hàng những

việc liên quan tới việc gửi thƣ, hàng

Chu đáo, nhiệt tình, nhã nhặn, lịch sự

Ghi nhận ý kiến đóng góp của KH với thái độ tích cực

và về báo lại cho nhân viên hay quản lý CS của công

ty

Với nội bộ: thân thiện, giao tiếp tích cực

47

sỔ tay hƢỚng dẪn - api.speedlink.vn tay giao nhan v1.01.pdf · bằng chứng để quantium...

Documents