Palkkadokumenttien sähköinen arkistointi Mepcon Palkka-arkisto -ratkaisulla

Mepco HRM

Dokumenttien arkistointi

Kirjanpitovelvollisen on lain mukaan säilytettävä suorituksia koskeva palkkakirjanpitonsa vähintään kuusi vuotta. Osa tästä kirjanpidosta on säilytettävä jopa 10 vuotta.

Haluamme tarjota Mepco HRM -järjestelmän käyttäjille helpon ja luotettavan ratkaisun hoitaa tämä lain vaatima arkistointivelvollisuus

Mepco Palkka-arkisto ratkaisun avulla varmistat palkkakirjanpidon ja raporttien turvallisen säilytyksen, helpon hallittavuuden ja nopean tiedonhaun.

Sähköisen arkistoinnin hyödyt

Sähköinen arkistointi on lain asettamat vaatimukset täyttävä ekologinen vaihtoehto Dokumentista/raportista otetaan tuloste vain

tarvittaessa Asiakirjojen haku on nopeaa ja paikasta riippumatta Korkea tietoturva ja joustava käyttöoikeuksien hallinta Aineistojen muuttumattomuus on varmistettu Säästöä arkistointitilassa ja kustannuksissa

Organisaatiosi henkilöstöltä säästyy aikaa!!

Demo

Kirjautuminen ”Googlemainen” pikahaku

Haut otsikkotiedoilla ja tiedoston sisällöllä Dokumenttien käsittely

Tulostus, dokumentin lähetys sähköpostin liitteenä Kommentointi ja liitteen lisäys

Aineistotyyppikohtainen haku Tallennetut kyselyt

Manuaalinen arkistointi Käyttäjäoikeudet

Ohjelma on täysin selainkäyttöinen

Arkistoitujen dokumenttien haku on nopeaa ”Googlemaisen” pikahaun avulla.

Hakusanoja etsitään otsikkotiedoista ja dokumentin sisällöstä.

Dokumentti aukeaa selaimessa ja halutessasi voit tulostaa sen paperille tai

lähettää sähköpostilla eteenpäin

Arkistoituihin dokumentteihin voi lisätä kommentteja ja liitteitä myöhempää tarkastelua varten.

Tarkennetulla haulla dokumentteja voi hakea otsikkotietojen avulla.

Usein käytettyjä kyselyjä voi tallentaa malleiksi.

Dokumentteja voi arkistoida myös manuaalisesti,esim. päiväkirja, pääkirja tai työsopimus

Käyttäjä voi pysyväisarkistoida aineistot vuosittain CD/DVD:lle.

CD/DVD sisältää myös pienimuotoisen hakuohjelman.

Palkka-arkisto pilvipalveluna tai asiakaskohtaisena asennuksena

1. Mepco Palkka-arkisto pilvipalveluna

Mepco vastaa tuesta ja ylläpidosta, sekä sovelluksen

päivityksistä

Asiakaskohtaiset parametroinnit voidaan tehdä nopeasti

Järjestelmän käyttö on huoletonta ja minimoi käyttöönottoon

liittyviä alkuinvestointeja

Arkisto-sovelluksen hinnoittelu perustuu työntekijä- ja

käyttäjämääräpohjaiseen hinnoitteluun

Vakioratkaisu nopeasti käyttöösi. Ratkaisu on myös

räätälöitävissä asiakaskohtaisten tarpeiden mukaan

2. Mepco Palkka-arkisto asiakaskohtaisena asennuksena

Ratkaisu räätälöidään asiakastarpeiden mukaan

3. Palkka-aineistojen arkistointi yrityksen jo käytössä

olevalla arkistointijärjestelmällä

Yritys hankkii Mepco HRM:ään arkistointilisenssin ja

toteuttaa integroinnin arkistointijärjestelmään itse11

Mepco Palkka-arkisto pilvipalveluna

12

Ajo-jonot

Mepco HRM

Suojattu tiedostojen siirto

Palkka-arkisto on laajennettavissa kokonaisvaltaiseksi taloushallinnon arkistoksi.

Muut arkistoitavat taloushallinnon aineistot: Ostolaskut, myyntilaskut, matkalaskut, päiväkirjat, jne…

Palautteetsähköpostilla

Aineistojen haku, selailu ja tulostus Internetselaimella

Arkistointi palkkajärjestelmässä

Mepco HRM

Arkistoitavat aineistot

Palkkakausittain: Kirjanpitotosite Palkkalaskelma Palkkalista Maksuluettelo Maksuluettelo

työkorvaukset Tapahtumat

henkilöittäin kaudelta

Kuukausittain: Ay-tilitys Lomapalkka-

varaustosite Lomavarausten

erittely TyEL-kuukausi-

ilmoitus Työnantajasuoritus-

ten valvontailmoitus Ulosottotilitys

Neljännesvuosittain: Ay-selvitys Ay-selvitys yli

ryhmien TyEL-

työsuhdeilmoitukset

Vuosittain: Palkkakortti Tapaturmavakuu-

tuksen vuosi-ilmoitus

TyEL-vuosi-ilmoitus

Vael-ilmoitus Verottajan vuosi-

ilmoitus Vuosiloma-

laskelma

Aineistojen arkistointi

Tarvittavat määritykset, Mepco HRM

Ohjaustieto Arkiston kansiopolku Arkistoinnista vain PDF- tulosteet

Tiedostojen nimet Tiedostotyyppikohtainen nimeäminen

Arkistoinnin ajojonot ja arkistointirytmi Palkkajaksoittain Kuukausittain

Kiitos!