SALES PROCESS

Quy trình bán hàng

Table of Contents

Objectives (Mục tiêu) .................................................................................................................................. 2

Scope (Phạm vi tài liệu) ............................................................................................................................... 2

Reference (Tham chiếu) .............................................................................................................................. 2

Definitions (Định nghĩa) ............................................................................................................................... 2

1 Giới thiêu ............................................................................................................................................3

2 Điều kiện cần ......................................................................................................................................3

3 Một số chứng từ trong quy trình Sales ..............................................................................................3

4 Ảnh hưởng đến hàng tồn kho và kế toán. ..........................................................................................3

5 Cách lập chứng từ bán hàng trên hệ thống .......................................................................................3

6 Hủy chứng từ bán hàng ......................................................................................................................6

6.1 Giới thiệu........................................................................................................................................... 6

6.2 Điều kiện cần ..................................................................................................................................... 6

6.3 Quy trình ........................................................................................................................................... 6

6.3.1 Hủy chứng từ không sinh ra chứng từ Cancellation.......................................................................... 6

6.3.2 Hủy chứng có sinh ra chứng từ Cancellation ................................................................................... 6

6.4 Một số trường hợp đặc biệt ................................................................................................................. 8

6.4.1 Hủy chứng từ có ghi nhận hàng hóa được quản lý theo số batch/serial ............................................. 8

6.4.2 Hủy chứng từ có ghi nhận hàng hóa được quản lý theo vị trí lưu kho ................................................ 9

6.4.3 Hủy chứng từ liên quan đến A/R Down Payment ........................................................................... 10

6.4.4 Hủy chứng từ có ghi nhận Tài sản cố định ................................................................................... 11

6.4.5 Hạch toán kế toán khi hủy chứng từ ghi nhận hàng hóa quản lý theo phương pháp FIFO .................. 14

6.5 Báo cáo liên quan đến chứng từ hủy và chứng từ bị hủy ....................................................................... 14

7 Sao chép các chứng từ bán hàng .....................................................................................................15

7.1 Chức năng Copy To .......................................................................................................................... 15

7.2 Chức năng Copy From....................................................................................................................... 15

8 Ký gửi hàng hóa ...............................................................................................................................17

Objectives (Mục tiêu)

Tài liệu này nhằm mục đích giới thiệu với người sử dụng khái quát quy trình bán hàng trong hệ thống SAP Business One

Scope (Phạm vi tài liệu)

Tài liệu này sử dụng cho phòng bán hàng

Reference (Tham chiếu)

- Tham khảo tài liệu “System Initialization”

Definitions (Định nghĩa)

Các khái niệm định nghĩa trước, các từ viết tắt

Định nghĩa Viết tắt Giải thích

Business Partner BP Đối tác (khách hàng, nhà cung cấp)

Item Mặt hàng

Sales Bán hàng

1 Giới thiêu

Quy trình bán hàng được tính từ khi báo giá sản phẩm đến lúc giao hàng và lập hóa đơn bán hàng cho sản phẩm đó.Mỗi

bước tương ứng với một phiếu/chứng từ (document). SAP Business One hỗ trợ sao chép những dữ liệu quan trọng từ

bước trước sang bước sau.

2 Điều kiện cần

Trước khi tạo các chứng từ bán hàng, cần có một số điều kiện tiên quyết như sau:

- Business Partner Master Data: Dữ liệu về khách hàng (như mã, tên…)

- Item Master Data: Dữ liệu về mặt hàng (như mã, tên…)

3 Một số chứng từ trong quy trình Sales

Một số chứng từ bán hàng trong hệ thống SAP Business One như sau:

- Sales Quotation: Trước khi nhận được đơn hàng, người dùng phải báo giá trước cho khách hàng tham khảo và

lựa chọn.

- Sales Order: Đơn đặt hàng của khách hàng. Đây có thể coi là cam kết mua một lượng sản phẩm nhất định của

khách hàng, và là căn cứ để người dùng đưa ra kế hoạch sản xuât, mua sắm cho kịp thời.

- Delivey: Phiếu giao hàng, xác nhận số hàng đã giao cho khách hàng

- A/R Invoice: Hóa đơn bán hàng, là căn cứ để ghi nhận công nợ phải thu đối với khách hàng.

- A/R Credit Memo: Hóa đơn trả hàng, ghi nhận hàng bán bị trả lại và ghi giảm công nợ phải thu đối với khách

hàng.

- A/R Reserve Invoice: Hóa đơn xuất trước để ghi nhận doanh thu và công nợ trong trường hợp công ty yêu cầu

khách hàng phải trả tiền trước khi giao hàng,

- Return: Phiếu nhận hàng bán trả lại trong trường hợp mới xuất hàng ghi nhận giảm hàng tồn kho và tăng giá

vốn mà chưa ghi nhận hóa đơn.

- A/R Invoice and Payment: Hóa đơn và thanh toán ngay (áp dụng cho một số khách hàng). Công ty yêu cầu

khách hàng thanh toán ngay lập tức khi xuất hóa đơn bán hàng.

4 Ảnh hưởng đến hàng tồn kho và kế toán.

Sales Documents

Phiếu/Chứng từ

Ảnh hưởng đến hàng tồn kho Ảnh hưởng đến kế toán

Tăng

Instock

Giảm

Instock

Tăng

commited Hàng tồn kho + Giá vốn Doanh thu + Công nợ

Sales Order x

Delivery x Nợ 632/ Có 15x

Return x Nợ 15x/Có 632

A/R Invoice x Nợ 632/ Có 15x Nợ 131/Có 511

A/R Reserve Invoice Nợ 131/Có 511

A/R Credit Memo x Nợ 15x/Có 632 Nợ 521/Có 131

A/R Down Payment Invoice Nợ 131/Có 3387

Trường hợp A/R Invoice copy from Delivery hoặc A/R Credit Memo copy from Return,hệ thống sẽ không hạch toán hàng

tồn kho nữa.

5 Cách lập chứng từ bán hàng trên hệ thống

Các chứng từ bán hàng trên hệ thống nhìn chung sẽ được lập theo những các bước hướng dẫn dưới đây:

1. Từ SAP Business One Main Menu Sales-A/R và chọn một loại chứng từ muốn tạo, Ví dụ: Sales Order.

2. Trên form chứng từ đã lựa chọn, xác định cụ thể nhà cung cấp: mã, tên và các thông tin liên quan khác.

3. Nhập liệu thông tin trên các Tab:

- Contents

- Logistics

- Accounting

4. Nhấn Add để lưu vào hệ thống

5. Để xác nhận với hệ thống và tạo ra một chứng từ bán hàng mới, chọn Add.

Nếu tạo ra A/R invoice, A/R Credit Memo, hoặc A/R Reserve invoice không ghi nhận giá trị, hệ thống hiển thị

một thông báo đưa ra các lựa chọn trong việc tạo ra chứng từ có tổng giá trị bằng không. Nếu đồng ý muốn tạo

chứng từ như vậy, chọn OK. (Sau khi Add xong, chứng từ tự động chuyển sang trạng thái Closed)

6 Hủy chứng từ bán hàng

6.1 Giới thiệu

Nếu một chứng từ bán hàng đã được lưu bị sai sót hoặc trở lên không hợp lệ hoặc không có bất kỳ nghiệp vụ cụ thể

nào liên kết đến nó nữa, người dùng có thể hủy chứng từ đó nhưng nó vẫn được lưu giữ trên hệ thống.Đối với một số

chứng từ việc hủy sẽ thay thế cho việc đóng chúng hoặc xóa hẳn chúng ra khỏi hệ thống.

6.2 Điều kiện cần

- User đăng nhập được quyền hủy chứng từ (tham khảo tài liệu “Initializing the System” phần 4. Authorization)

- Vẫn còn thời gian để hủy chứng từ (tham khảo tài liệu “Initializing the System” phần 6. Document Settings)

6.3 Quy trình

6.3.1 Hủy chứng từ không sinh ra chứng từ Cancellation

Người dùng tìm và mở lại chứng từ cần hủy, sau đó click chuột phải chọn Cancel.

Hệ thống sẽ hiển thị màn hình yêu cầu người dùng xác nhận:

Nếu người dùng muốn tiếp tục hủy chứng từ (chứng từ sẽ không xuất hiện trên các báo cáo Sales/Purchase Analysis),

click Yes. Nếu không thì click No.

Khi sử dụng cách này, chứng từ bị hủy sẽ có trạng thái “Canceled”.

Cách hủy này được áp dụng cho những chứng từ dưới đây:

Sales Document Purchasing Document

Sales Quotation Purchase Quotation

Sales Order Purchase Order

A/R Down Payment Request A/P Down Payment Request

Purchase Request

6.3.2 Hủy chứng có sinh ra chứng từ Cancellation

Người dùng tìm và mở lại chứng từ cần hủy, sau đó click chuột phải chọn Cancel.

Hệ thống sẽ sinh ra phiếu hủy gọi là Cancellation (thông tin giống hệt chứng từ gốc nhưng có ý nghĩa đảo ngược lại

hoàn toàn)

Để hoàn tất việc hủy chứng từ, người dùng click Add để nhập chứng từ hủy vào hệ thống

Để hủy toàn bộ chứng từ và làm cho việc xem báo cáo dễ dàng hơn, người dùng không nên tự ý thay

đổi bất kỳ thông tin nào trên chứng từ Cancellation.

Cách hủy này áp dụng cho những chứng từ dưới đây:

Sales Document Purchasing Document

Delivery Goods receipt PO

Return Goods return

A/R invoice A/P invoice

A/R reserve invoice A/P reserve invoice

A/R credit memo A/P credit memo

Kết quả:

- Chứng từ gốc sẽ chuyển trạng thái sang Cancelled

- Chứng từ Cancellation có trạng thái Closed và không thể can thiệp.

- Hệ thống sẽ tạo ra bút toán đảo với giá trị tương ứng so với chứng từ bị hủy đồng thời làm thay đổi ngược lại giá

trị và số lượng hàng tồn kho.

- Hệ thống xóa bỏ sự cấn trừ tự động giữa chứng tự bị hủy với Base Documents của nó nếu có, Base Documents

sẽ có trạng thái “Open” trở lại, từ đó có thể tạo Target Documents mới.

Theo dõi VD minh họa dưới đây khi hủy A/R Invoice đã lập dựa trên Delivery

6.4 Một số trường hợp đặc biệt

6.4.1 Hủy chứng từ có ghi nhận hàng hóa được quản lý theo số batch/serial

- Nếu một chứng từ có ghi nhận hàng hóa được quản lý theo batch, theo serial thì khi hủy chứng từ đó, hệ thống sẽ thực

hiện theo quy tắc sau:

- Sau khi hàng hóa đã thực hiện nghiệp vụ xuất kho trên hệ thống, dù cho đã có thực hiện nghiệp vụ Nhập hàng trả lại

hay không thì khi hủy phiếu, hệ thống vẫn hiểu mặc định là nhập hàng trở lại batch, serial đó nên người dùng không thể

can thiệp vào số batch, số serial trong trường hợp này.Đồng thời hệ thống tự động sinh ra bút toán đảo so với nghiệp vụ

xuất.

- Trường hợp số batch, serial nào đó đã được tạo ở nghiệp vụ nhập hàng bán trả lại nhưng đã bị xuất ra khỏi kho, khi

hủy phiếu nhập hàng bán trả lại đó, người dùng sẽ phải chọn thêm số batch/serial khác hiện có (chuyển chế độ hiển thị

Display Available Batches sang All) cho đủ số lượng nhập về như sau:

- Nếu thẻ bảo hành – Customer Equipment Card được sinh ra khi làm phiếu giao hàng Delivery hoặc xuất hóa đơn

cho những mặt hàng được quản lý theo Serial, thì việc hủy chứng từ sẽ lưu vết trên thẻ bảo hành. Quy tắc này

không liên quan đến việc A/R Invoices được tạo có tham chiếu từ các phiếu xuất kho Delivery hay không – Những

A/R invoices này cũng không được tự động tạo ra Customer Equipment Card.

6.4.2 Hủy chứng từ có ghi nhận hàng hóa được quản lý theo vị trí lưu kho

Nếu chứng từ chứa các hàng hóa được quản lý theo Bin Location thì khi hủy chứng từ đó hệ thống sẽ thực hiện theo quy

tắc sau:

- Các Bin Location trên chứng từ bị hủy sẽ tự động được chọn cho chứng từ hủy đồng thời có thể thay đổi phương

pháp phân bổ của Bin Location cho những hàng hòa nhập kho thường xuyên và đều đặn.

- Khi hủy chứng từ của nghiệp vụ xuất kho, một hoặc nhiều Bin Location không thể chứa thêm hàng do được thiết

lập nhiều giới hạn khác nhau. Trong TH này, hệ thống sẽ không tự động chọn Bin Location mà người dùng phải tự

chọn lại Bin Location để nhận hàng tái nhập.

Sau đó người dùng nhấn Update ở các cửa số và Add ở màn hình phiếu hủy để kết thúc quá trình hủy phiếu.

6.4.3 Hủy chứng từ liên quan đến A/R Down Payment

Phụ thuộc quy định ở từng nơi sử dụng SAP B1, người dùng có thể thanh toán A/R Down Payment

Invoice bằng cách tạo nghiệp vụ thanh toán ngay trên A/R Down Payment Invoice hoặc trên A/R Down

Payment Request.

A/R Down Payment Invoice chưa thanh được thanh toán có thể hủy bằng cách lập A/R Credit Memo

tham chiếu từ đó, tuy nhiên trong phạm vi tài liệu này sẽ không đề cập tới cách đó. (Tham khảo tài liệu

A/R Credit Memo để biết chi tiết).

Chứng từ A/R Down Payment Invoice không thể hủy được bằng cách tạo ra A/R Cancellation.Tuy nhiên bảng dưới đây

sẽ tổng hợp các trường hủy chứng từ có liên quan đến Down Payment Invoice:

Chứng từ

được hủy Chứng từ cơ sở Quá trình hủy phiếu Trạng thái Down Payment

Invoice Thỏa mãn 1 trong 2 điều kiện sau:

- Invoice được tạo độc lập.

- Trường hợp Invoice đã được điều chỉnh thì các

Target Documents của Invoice đó cần được hủy.

Đồng thời hủy nghiệp vụ thanh toán cho Down

Payment Invoice.

Re-open

Credit memo Invoice Trên Credit Memo: Trường Total Down Payment

cần bỏ chọn tất cả Down Payment Invoice đã xác

định trên Invoice

Closed

Credit Memo Down Payment

Invoice được trả gián

tiếp

Thỏa mã cả 2 điều kiện sau:

- Down Payment Request không được copy

sang bất kỳ một Down Payment Invoice nào

khác

- Down Payment Requset không được link tới

bất kỳ một hóa đơn hay hóa đơn hủy nào đó.

Re-open

6.4.4 Hủy chứng từ có ghi nhận Tài sản cố định

- Hủy các chứng từ khai tăng, khai giảm, thanh lý nhượng bán

SAP Business One từ phiên bản 9.0, người dùng có thể tạo các Marketing document liên quan đến tài sản cố định,

cũng như có thể hủy các chứng từ đó. Kết quả là các chứng từ Fixed Assets documents sẽ được sinh ra tự động.Vì vậy,

khi hủy Marketing documents thì kéo theo Fixed Assets documents cũng bị hủy.Dưới đây là tổng hợp Fixed Asset

Documents được tạo ra tự động khi Marketing Documents được tạo.

Marketing Document Fixed Asset Document

A/P invoice Capitalization

A/P credit memo Capitalization credit memo

A/R invoice Retirement

Nếu hủy Marketing documents với Fixed Assets thì sẽ làm thay đổi trạng thái của Fixed Assets.Ví dụ, một TSCĐ

được thanh lý bằng AR Invoice, sau đó hủy AR Invoice này thì trạng thái của Fixed Asset sẽ thay đổi từ Inactive sang

Active.

- Đồng thời, Fixed Asset document được sinh ra tự động cũng bị hủy:

Quy tắc hủy:

Người dùng chỉ được phép hủy Marketing Document với Fixed Asset sau khi hủy tất cả các document có liên quan

đến Fixed Asset phát sinh sau thời điểm Add marketing document đó.

Ví dụ A/P Invoice số 1 của mã A phát sinh trước A/P Invoice số 2 của cùng mã A đó.Bây giờ phát hiện A/P Invoice

số 1 bị sai, cần hủy -> Phải hủy A/P Invoice số 2 trước.

- Hủy khấu hao tự động

Sau khi chạy khấu hao tự động, nếu phát hiện ra sai sót, người dùng có thể click chuột phải và chọn Cancel để hủy ->

Hệ thống sẽ sinh ra các bút toán đảo tương ứng với các bút toán đã hạch toán trước đó.

6.4.5 Hạch toán kế toán khi hủy chứng từ ghi nhận hàng hóa quản lý theo phương pháp FIFO

6.5 Báo cáo liên quan đến chứng từ hủy và chứng từ bị hủy

Trong cửa số Document Settings, NSD có thể chọn hoặc bỏ chọn mục “Display Cancelled and Cancellation

Marketing Documents in Reports” để hiển thị hoặc không hiển các chứng từ hủy và bị hủy trên báo cáo.Tuy nhiên, khi lựa

chọn mục này thì một số báo cáo luôn hiển thị các chứng từ hủy và bị hủy nhưng một số báo cáo sẽ không hiển thì 2 loại

chứng từ này (tham khảo tài liệu “Initializing the System”)

Các báo cáo được liệt kê dưới đây không bị ảnh bởi lựa chọn “Display Cancelled and Cancellation Marketing

Documents in Reports”

Báo cáo hiển thị cả chứng từ hủy và chứng từ bị hủy

- Balance Sheet

- Balance Sheet Budget Report

- Balance Sheet Comparison

- Budget Report

- Cash Flow Reference Report

- Document Journal

- General Ledger

- Inventory Aging Report (Available for Poland)

- Inventory Audit Report

- Inventory Posting List

- Inventory Valuation Simulation Report (Inventory Valuation Report nếu quản lý hàng tồn kho theo phương pháp

kiểm kê định kỳ)

- Locate Exceptional Discount in Invoice

- Locate Journal Transaction by Amount Range

- Locate Journal Transaction by FC Amount Range

- Profit and Loss Statement

- Profit and Loss Statement Budget Report

- Profit and Loss Statement Comparison

- Purchase Analysis

- Sales Analysis

- SP Commission by Invoices in Posting Date Cross-Section

- Statement of Cash Flows

- Transaction Journal Report

- Transaction Report by Projects

- Trial Balance

- Trial Balance Budget Report

- Trial Balance Comparison

Báo cáo không hiển thị cả chứng từ hủy và chứng từ bị hủy

- Backorder

- Customer Receivables Aging

- Dunning History Report

- Open Items List

- Vendor Liabilities Aging

7 Sao chép các chứng từ bán hàng

7.1 Chức năng Copy To

- Áp dụng trong trường hợp một chứng từ được copy sang một chứng từ khác.

- Chỉ những chứng từ còn trạng thái Open mới được copy to.

- Tại màn hình của chứng từ, người dùng click chọn nút Copy To ở góc cuối bên phải.

Sau khi chọn nút Copy To và chọn target document, một số thông tin cơ bản sẽ được copy sang.

7.2 Chức năng Copy From

- Áp dụng trong trường hợp một chứng từ được copy từ nhiều chứng từ khác nhau

- Chỉ copy from được từ những chứng từ còn trạng thái Open.

- Tại màn hình nhập liệu (tạo mới) của chứng từ, người dùng click chọn nút Copy From ở góc cuối bên phải.

Sau đó hệ thống sẽ đưa ra màn hình lựa chọn:

- Use Row Exchange Rate from Base Doc: Sử dụng t giá từ dòng tài liệu gốc (người sử dụng click vào lựa chọn

này nếu muốn copy t giá trên từng dòng ở base document sang targtet document)

- Use Doc and Row Exchange Rate from Base Doc: Sử dụng t giá chung của tài liệu và t giá từ dòng base

document (người sử dụng click vào lựa chọn này nếu vừa muốn copy t giá chung của base document đồng thời

copy t giá trên từng dòng ở base document sang targtet document)

- Use currency Exchange Rate from the Exchange Rate Table: Sử dụng t giá tiền tệ từ bảng t giá

- Draw all Data ( reight and ithholding tax): Nhận toàn bộ dữ liệu

- Customize: tùy chỉnh

Sau đó người dùng chọn các dòng tương ứng (có thể sửa lại số lượng) từ base document và nhấn Finish để hệ thống

copy những thông tin đó sang.

8 Ký gửi hàng hóa

Khi người dùng làm một phiếu Sales Order từ kho drop-ship (kho ký gửi – không quản lý số lượng và giá trị hàng tồn kho),

hệ thống ngay lập tức sẽ sinh ra màn hình Procurement Confirmation Wizard yêu cầu người dùng lập Purchase Order

cho số hàng đó với một nhà cung cấp cụ thể.

Sau khi Add xong, sẽ thấy sự liên kết giữa Sales Order và Purchase Order

Và mỗi khi cập nhật Sales Order hệ thống sẽ sinh ra màn hình: